GESTIÓN DE SISTEMAS INTEGRADOS

FUNDAMENTOS HSEQ
Directrices para auditorias sistemas de gestión
Directrices para auditorias sistemas de gestión

Auditoría Criterios de auditoría

Proceso sistemático, independiente y Conjunto de requisitos usados
documentado para obtener evidencias como referencia frente a la cual
objetivas y evaluarlas de manera se compara la evidencia
objetiva con el fin de determinar el objetiva
grado en que se cumplen los criterios
de auditoría

Evidencia Objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo

Generalmente se compone de registros, declaraciones de hechos y otra información

que son pertinentes para los criterios de auditoria y verificables.
Directrices para auditorias sistemas de gestión

TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria Combinada Auditoria Conjunta

Único auditado Único auditado

2 o más sistemas de gestión 2 o más organizaciones
auditoras
 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

1. Integridad Actuar con honestidad, diligencia y responsabilidad.

La comunicación debería ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y

2. Presentación Imparcial completa.

3. Debido cuidado La aplicación de diligencia y juicio al auditar. Capacidad de hacer juicios

profesional razonados en todas las situaciones de auditoría.

4. Confidencialidad Discreción en el uso y la protección de la información adquirida

5. Independencia Comportamiento imparcial y objetivo. No influenciado

6. Enfoque basado en la Método racional para llegar a conclusiones fiables

evidencia

7. Enfoque basado en Un enfoque de auditoría que considera los riesgos y las oportunidades

riesgos
Directrices para auditorias sistemas de gestión

Programa de auditoría: Acuerdo para un conjunto de una o más

auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específico.
 Directrices para auditorias sistemas de gestión

PLANIFICAR HACER VERIFICAR ACTUAR

5.2 Establecimiento
de los objetivos del
programa auditoría
5.7 Revisión del
programa auditoría
5.3 Determinación y
evaluación de los
riesgos y
oportunidades del
programa auditoría

5.4 Establecimiento 5.5 Implementación 5.6 Seguimiento del

del programa del programa programa auditoría
auditoría auditoría
 Directrices para auditorias sistemas de gestión

Programa de auditoría debería incluir:

• Objetivos del programa de auditoria

• Riesgos y oportunidades asociados con el programa
• Alcance
• Calendario
• Tipo de auditoría
• Criterios de auditoría
• Métodos de auditoría a emplear
• Criterios para seleccionar el equipo auditor
• Información documentada pertinente

Tener en cuenta:
• Objetivos organizacionales
• Cuestiones externas e internas
• Necesidades y expectativas de las P.I pertinentes
• Requisitos de seguridad y confidencialidad
información
5.2 Establecimiento de los objetivos del Programa
de Auditoria
Deben ser coherentes con la dirección estratégica del clientes de la
auditoría y servir de apoyo a la la política y objetivos del sistema de
gestión:

Basados en:

❑ Necesidades y expectativas P.I pertinentes (externas e internas)

❑ Características y requisitos de los procesos, productos, servicios, proyectos y
cualquier cambio en ellos.
❑ Requisitos del sistema de gestión
❑ Necesidad de evaluar proveedores externos
❑ Nivel de desempeño y nivel de madurez del S.G
❑ Riesgos y oportunidades identificados para el auditado.
❑ Resultados de auditorias previas
5.2 Establecimiento de los objetivos del
programa de auditorias
Ejemplos:

• Identificar las oportunidades para la mejora del sistema de gestión y de

su desempeño.

• Evaluar la capacidad del auditado para determinar su contexto

• Evaluar la capacidad del auditado para determinar los riesgos y

oportunidades, y para identificar e implementar acciones eficaces para
tratarlos

• Determinar la idoneidad, adecuación y la eficacia continua del del su

sistema de gestión auditado.
5.3 Determinación y evaluación de los riesgos y
oportunidades del programa de auditoría

Relacionados con el contexto del

auditado que pueden afectar el
alcance de los objetivos del programa
de auditorías

Responsable del programa de

auditorías
5.4 Roles y responsabilidades de las personas
responsables de la gestión del programa de auditoría

• Establecer el alcance del programa de auditoría de acuerdo con los

objetivos pertinentes y cualquier restricción conocida

• Determinar cuestiones externas e internas, riesgos y oportunidades que

puedan afectar el programa, e implementar acciones para tratarlos

• Asegurar la selección del equipo auditor y la competencia general para

la actividades, asignando roles, responsabilidades y autoridad, y
respaldando al liderazgo, según sea apropiado

• Establecer procesos pertinentes, incluyendo: coordinación, calendario,

evaluación auditores, resolución de disputas, seguimiento al programa,
entre otros

• Determinar y asegurar provisión de todos los recursos necesarios.

• Asegurarse de que se prepara y mantiene la información documentada

pertinente
5.4 Roles y responsabilidades de las personas
responsables de la gestión del programa de auditoría

• Hacer el seguimiento, revisión y mejora del programa de

auditoría

• Comunicar el programa de auditoría al cliente de la auditoría y,

según sea apropiado, a las partes interesadas pertinentes.

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría

debería solicita su aprobación al cliente de auditoría.

Competencias:
• Principios, métodos y procesos de auditoría
• Normas de SG, otras normas pertinentes y documentos de
referencia/ orientación
• Información relativa al auditado y su contexto
• Requisitos legales y reglamentarios aplicables y otros requisitos
pertinentes a las actividades de negocio del auditado
• Según sea apropiado, gestión de riesgos, gestión de proyectos,
TIC.
 Elementos básicos de un programa de auditorias

5.4.3 Establecer el alcance del programa deauditoría

❑ Depende del tamaño, naturaleza y complejidad

de la organización auditada.
❑ Duración de cada auditoría y el número de
auditorías a llevar a Cabo.
❑ Las inquietudes de las partes interesadas como
quejas de clientes
❑ Cumplimiento de requisitos legales.
❑ Disponibilidad de la información y tecnologías de
comunicación para soportar las actividades de
auditoría. Ejemplo métodos
❑ Resultados de auditorías internas o externas
previas y revisiones por la dirección previas, si es
apropiado.
❑ Los cambios significativos en el contexto del
auditado o sus operaciones y los riesgos y
oportunidades asociados
 Elementos básicos de un programa de auditorias

5.4.4 Determinación recursos de l programa

Se debe considerar:
❑ los recursos financieros necesarios para desarrollar,
implementar, gestionar y mejorar el programa de
auditorias.
❑ EPP
❑ Herramientas, la tecnología y los equipos
requeridos.
❑ Disponer de auditores y expertos técnicos
competentes
❑ Disponer del tiempo necesario
❑ costos de traslado, hospedaje, entre otros.
 5.5 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA AUDITORÍA

5.5.1 Generalidades
• Comunicar a las partes interesadas pertinentes,
incluyendo riesgos y oportunidades implicados.

• Asegurarse de la realización de las auditorias de

acuerdo con el programa de auditoria,
gestionando los riesgos operacionales,
oportunidades y cuestiones que surjan durante el
despliegue del programa.

5.5.2 Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de una

auditoría individual
Cada auditoría individual debería basarse en unos
objetivos, un alcance y unos criterios de auditoría
definidos, Deben ser coherentes con los objetivos
globales del programa auditoría.
Elementos básicos de un programa de auditorias

5.5.3 Métodos de auditorias aplicables

interacción entreel Ubicación Grado de interacción entre el del auditor
auditor y el En sitio Remota
auditado
Conducirentrevistas. A través de mediosde
comunicación interactiva
Completar listas de verificacióny
cuestionarios con laparticipación entrevistas
del auditado.
Interacciónhumana Revisión documentalcon completar listas de chequeoy
participación del auditado. cuestionarios
Muestreo revisión documental con
participación del auditado

Revisión documental (ej.registros, Revisión documental(ej.

análisis dedatos). registros,
análisis dedatos).
Observación de trabajo através
de medios de vigilancia,
Observación del trabajo realizado. teniendo
Sin interacción Visita a sitio. en cuenta requisitoslegalesy
humana sociales.
Completar listas deverificación. Análisis dedatos
Muestreo (ej.productos).
Elementos básicos de un programa de auditorias

Auditor líder
5.5.4 Selección equipo de auditores Auditor
Experto Técnico
7. Competencia y evaluación de los auditores
Elementos básicos de un programa de auditorias

5.5.4 Selección equipo de auditores

Auditor líder
Auditor
Experto técnico

5.5.5 Asignación de responsabilidades al líder equipo

auditor

5.5.6 Gestión de los resultados del programa auditoría

Evaluación cumplimiento objetivo

Revisión y aprobación de informes de auditoría
Revisión eficacia acciones tomadas
Distribución informe a P.I pertinentes
Determinación necesidad auditoria seguimiento
 Elementos básicos de un programa de auditorias

5.5.7 Gestión y mantenimiento de los registros del

programa de auditorias

5.5.6 Seguimiento del programa

Evaluación cumplimiento objetivo y calendario

Desempeño equipo auditor
Suficiencia y adecuación de información
documentada en todo el proceso

Algunos factores pueden indicar necesidad de

ajustes programa:
• Hallazgos
• Nivel de eficacia y madurez del sistema
• Eficacia programa auditorías
• Normas y otros requisitos
• Conflictos de interés identificados
 REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

6.2.1 Generalidades

6.2.2 Establecimiento del contacto con el auditado

6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoría

6.3 PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA

6.3.1 Realización de la revisión de la información documentada

6.3.2 Planificación de la auditoría

6.3.2.1 Enfoque basado en riesgos para la planificación
6.3.2.2 Detalles de la planificación de la auditoría
 REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

6.3.3 Asignación de las tareas al equipo auditor

6.3.4 Preparación de la información documentada para la auditoría

6.4 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

6.4.2 Asignación de roles y responsabilidades de los guías y los
observadores
6.4.3 Realización de la reunión de apertura
6.4.4 Comunicación durante la auditoría
6.4.5 Disponibilidad y acceso de la información de auditoría (muestra)
6.4.6 Revisión de la información documentada durante la auditoría
6.4.7 Recopilación y verificación de la información
Elementos básicos de un programa de auditorias

Tipos de preguntas

• Preguntas abiertas
• Preguntas de sondeo
• Preguntas cerradas
Elementos básicos de un programa de auditorias

Preguntas abiertas

• Cuales son los mecanismos

de participación y consulta
establecidos por la
organización?
Elementos básicos de un programa de auditorias

Preguntas de sondeo

• Por qué estos recipientes no

se encuentran etiquetados?
• Me podría dar algunos
ejemplos?
• Cual es su responsabilidad en
el procedimiento de gestión
del cambio?
Elementos básicos de un programa de auditorias

Preguntas cerradas

• Usted diligenció este

formato?

• Quién trabajo con usted en

esta inspección?

• Qué elementos de protección

personal debe utilizar el
trabajador para realizar
actividades de oxicorte?
 REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

6.4.8 Generación de hallazgos de la auditoría

6.4.9 Determinación de las conclusiones de la auditoría

6.4.9.1 Preparación de la reunión de cierre
6.4.9.2 Contenido de las conclusiones de la auditoría

• Grado de conformidad con los criterios de auditoria

• Implementación, mantenimiento y mejora del SG
• Logro de los objetivos auditoría
• Hallazgos sistemáticos

6.4.10 Realización de la reunión de cierre

 Realización de la auditoría

Etapas

Reportecompleto
Objetivosyalcance
Participantes
6.5 PREPARACIÓNY Criteriosyhalazgos
DISTRIBUCIÓN Opinionesdivergentes sinresolver.
Aspectosrelevantes
DEL REPORTEDEAUDITORIA
Fechado, revisado yaprobado
Distribuido enlostiempospactadosenel programade auditoria

La auditoria finaliza cuando se hayan realizado todas las

6.6 FINALIZACIÓN DELA actividades de auditoria planificadas, o si se ha acordado de
AUDITORIA otro modo con el cliente de auditoria

Acciones, correcciones, oportunidades para la mejora

6.7 REALIZACIÓN ACTIVIDADES Seguimiento eficacia
SEGUIMIENTO AUDITORIA
 Redacción de no conformidades

Aspectos claves
❑ Tenerclaro cual esel problema.
❑ El correcto enunciado de la NClleva al análisis de la causa y a la acción
correctiva.
❑ Expresarse en términosmedibles: números, fechas, porcentajes serauto explicativa.
❑ No serambigua, gramaticalmente correcta lo másprecisa posible.

❑Cuenta con tres elementos: requisito, evidencia y enunciado

1.- El requisito contra el cual la no conformidad se detecta.

2.- El enunciado de la no conformidad.

3- La evidencia objetiva de la auditoría, que soporta loshallazgos del auditor:

 Redacción de no conformidades

Elementos de redacción y documentación de no conformidades

Descripcióndeunhechobajo
Evidencia observación.
Documento,registrosu otros. Permite sustentar la NC.
de la NC Le imprime carácter
UnaDeclaración
objetivo

DOCUMENTACIÓN DE Requisito Procedimientos, criterios de

UNA NO que se auditoria, requerimientos
CONFORMIDAD cumple legales

Explicita y relacionadaconel
Enunciado sistema. Permite conducir al
de la NC No serambiguay concisa, adecuado análisis de
comoseaposible
la causa y la acción
correctiva