¿Qué es una cotización?

Una cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o

servicio para el proceso de compra o negociación. A este proceso también se le conoce

como presupuesto, y es cuando un cliente pide a cierta empresa que le indique el valor de

un pedido de mercancía.

Este documento informativo lo utiliza el área de compras de una empresa para entablar una

negociación. Su importancia se da a nivel administrativo, debido a que una

cotización permite la generación de informes que comparan los productos cotizados con los

facturados.

Si bien se determina como uno de los tipos de documentos contables, no quiere decir que

este sea un ingreso, es decir no es un registro contable, ya que cuando un cliente solicita

una cotización, este está en el derecho de decidir aceptar, modificar o rechazar, en ningún

momento está obligado a pagar.

Si por el contrario, el cliente acepta dicha cotización, el empresario entra a pasar esa

cotización a factura, para que el usuario continué con el pago

Partes de la Cotización:

 El producto, bien o servicio de interés.

 Referencia del producto

 Descripción del producto o del servicio.

 Precio por unidad y por el número deseado.

 Fecha de expedición de la cotización

 Logo, número de identificación y nombre de la empresa.

 Fecha, ciudad y lugar de la sucursal o centro de costes.

 Nombre de la persona a quién va dirigida.

 Notas adicionales (dependiendo)

¿Qué es una factura?

según la ley 1231 del 2008

1ARTÍCULO 1o. El artículo 772 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, quedará así:

Factura: es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o

remitir al comprador o beneficiario del servicio.

es un documento legal que constituye y autentifica que se ha prestado o recibido un servicio

o se ha comprado o vendido un producto. En la factura se incluyen todos los datos

referentes a la operación y, la emisión de la misma, es de obligado cumplimiento en

operaciones mercantiles.

Los requisitos básicos y obligatorios que, como mínimo, debe contener una factura son los

siguientes: según el estatuto tributario nacional art 617

 Número de factura y, si corresponde, serie.

 Fecha de emisión.

 Fecha de operación en el caso de ser diferente a la de emisión.

 Datos del emisor de la factura: NIF, nombre y apellidos y/o denominación social.

 Descripción de los bienes entregados y/o servicios prestados.

 Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido".

 Contraprestación total.

 En facturas rectificativas, referencia a la factura rectificada.

 Cuando se produzcan las siguientes circunstancias:

      - Operaciones exentas: referencia a la norma.

      - Mención "facturación por el destinatario".

      - Mención "inversión del sujeto pasivo".

      - Mención "Régimen especial de Agencias de viajes".

      - Mención "Régimen especial de bienes usados".

Para que una factura sea considerada válida a efectos legales, debe contener, al menos, los

datos descritos anteriormente y será calificada como "Factura simplificada".

Factura completa:

Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin

perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de

incluir cualesquiera otras menciones:

a. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será

correlativa.

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas

siguientes:

o Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para

cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.

o Las rectificativas.
 o Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de

empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales

de ejecución forzosa.

b. La fecha de su expedición.

c. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a

expedir factura como del destinatario de las operaciones.

d. Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española

o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha

realizado la operación el obligado a expedir la factura.

Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del

destinatario en los siguientes casos:

o Que se trate de una entrega intracomunitaria de bienes exenta.

o Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del

Impuesto.

o Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de

aplicación del Impuesto (TAI), y el empresario o profesional obligado a la

expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.

e. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las

operaciones.

f. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la

determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio

unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja

que no esté incluido en dicho precio unitario.

g. El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

h. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por

separado.

i. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que,

en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha

distinta a la de expedición de la factura.

j. En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del

Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva

2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el

Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o

indicación de que la operación está exenta.

 Lo dispuesto en esta letra se aplicará asimismo cuando se documenten varias

operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran

únicamente a parte de ellas.

k. En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en

servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su

entrega.

l. En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien

expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención «facturación por el

destinatario».

m. En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de

la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».

n. En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención

«régimen especial de las agencias de viajes».

o. En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte,

antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes

usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las

antigüedades y objetos de colección».

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra o pedido de compra, es un documento financiero que acredita una

negociación entre proveedor (empresa) y cliente. Este documento acredita la relación

comercial entre ambas partes. En dicho documento consta el interés de compra por un

producto o servicio y compromete al cliente a pagar el precio correspondiente.

Para que la orden de compra tenga validez es necesario que su estructura sea clara y

contenga una información específica.

En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha de entrega,

cantidad, entre otros campos que veremos más adelante.

Es posible que, algunos clientes que quieren hacer un gran pedido, te pidan primero un

presupuesto donde les informes del coste final de tus servicios o venta de tus productos.

La orden de compra se emite por duplicado, de este modo el comprador y el proveedor

tiene una copia del documento.

Las partes de la orden de compra son las siguientes:

 Datos de contacto y dirección de la empresa que emite la orden de compra. Se trata

del comprador que solicita la mercancía.

 Datos de contacto y dirección del proveedor que entregará la mercancía.

  Lugar y fecha de emisión del pedido.

 Términos de entrega del pedido. Se estipula cuándo y cómo el cliente recibirá los

productos.

 Términos de pago. Se estipula el modo de pago, si será por transferencia

bancaria, cheque u otro.

 Cantidad de productos demandados.

 Nombre y descripción de los productos que se compran.

 Precio por unidad de cada tipo de producto incluido en la orden de compra.

 Coste de envío o derivados.

 Coste total del pedido.

 Firma autorizada.

¿Qué es una licitación?

LEY 1150 DE 2007 Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 066

y 2474 de 2008, Reglamentada por el Decreto Nacional 2473 de 2010,

Reglamentada por el Decreto Nacional 734 de 2012

adicionado por el art. 94, Ley 1474 de 2011

art 3.1.2, Decreto Nacional 734 de 2012

Las licitaciones son un proceso participativo por medio del cual se busca adquirir las

mejores condiciones de compra para un determinado proyecto u obra.  Esto se hace por

medio de un concurso o convocatoria entre diferentes proveedores, para otorgarse la

adquisición o contratación de un bien o servicio requerido por una organización

Existen dos tipos de licitación: Pública y privada

Licitaciones privadas:

En el caso de las licitaciones privadas, el Estado hace un llamado específico a algunas

empresas o personas para que participen de la licitación. Esta invitación tiene un mínimo de

3 proveedores por rubro, los cuales deben realizar sus ofertas para que el Estado, una vez

finalizado el plazo de postulación, abra públicamente los sobres y otorgue la adjudicación a

quién considera ofrece las mejores condiciones.

Tipos de licitación privada:

(UTM) UNIDAD TRIBUTARIA MENSUAL

  E2: Licitaciones menores a 100 UTMs, con plazo de publicación de 5 días

corridos, las cuales no exigen cumplimiento obligatorio en las garantías ni en seriedad de la

oferta.

 CO: Licitaciones que tienen un rango entre 100 a 1.000 UTMs, con un plazo de

publicación de 10 días corridos que pueden reducirse a 5 días, sus garantías no

exigen seriedad de la oferta y no tienen como requisito ser fiel al cumplimiento

obligatorio.

 B2: Licitaciones que tienen un rango entre 1.000 a 2.000 UTMs, con un plazo de

publicación de 20 días corridos que pueden reducirse a 10 días, donde la seriedad de

la oferta no es obligatoria, pero debe tener un cumplimiento obligatorio a las

garantías.

 H2: Licitaciones que tienen un rango entre 2.000 a 5.000 UTMs, con un plazo de

publicación de 20 días corridos que pueden reducirse a 10 días. A diferencia de las

licitaciones B2, la seriedad de la oferta es obligatoria y debe hacer cumplimiento

obligatorio a las garantías.

  I2: Licitaciones que tienen un rango igual o superior a las 5.000 UTMs, con un

plazo de publicación de 30 días. Este tipo de licitación exige el cumplimiento

obligatorio de las garantías.

Licitaciones Públicas:

El marco legal de la contratación pública en Colombia se encuentra previsto en las leyes 80 de

1993 y 1150 de 2007, y el decreto 1510 de 2013.  Estas normas establecen los procedimientos

para contratar y las modalidades de selección del contratista.

Las licitaciones públicas por otro lado, son aquellas donde un organismo comprador hace

una invitación abierta a todos los proveedores que estén interesados en proporcionar un

bien o servicio a través de Mercado Público. Por ley, los organismos compradores están

obligados a licitar cuando requieren contrataciones superiores a las 1.000 UTM.

En este caso, es importante que los proveedores se fijen en las bases de la licitación para

conocer cuáles son los requisitos, condiciones y especificaciones del producto o servicio

que el organismo comprador necesita contratar. En este sentido, es clave leer bien la
descripción, cantidad y plazos exigidos, además de entender todos los criterios de

evaluación, cláusulas de condiciones y garantías requeridas para postular.

Tipos de licitación pública:

L1: Licitaciones menores a 100 UTMs, con plazo de publicación de 5 días

corridos, las cuales no exigen cumplimiento obligatorio en las garantías ni en seriedad de la

oferta.

 LE: Licitaciones que tienen un rango entre 100 a 1.000 UTMs, con un plazo de

publicación de 10 días corridos que pueden reducirse a 5 días, sus garantías no

exigen seriedad de la oferta y no tienen como requisito ser fiel al cumplimiento

obligatorio. En estos casos, queda al criterio de cada entidad exigir que se ingrese la

solicitud de garantías.
 LP: Licitaciones que tienen un rango entre 1.000 a 2.000 UTMs, con un plazo de

publicación de 20 días corridos que pueden reducirse a 10 días, donde la seriedad de

la oferta no es obligatoria, pero debe tener un cumplimiento obligatorio a las

garantías. Al igual que en las licitaciones LE, queda al criterio de cada entidad

exigir que se ingrese la solicitud de garantías.

 LQ: Licitaciones que tienen un rango entre 2.000 a 5.000 UTMs, con un plazo de

publicación de 20 días corridos que pueden reducirse a 10 días. En estas licitaciones

la seriedad de la oferta es obligatoria y se debe hacer cumplimiento obligatorio a las

garantías.

 LR: Licitaciones que tienen un rango igual o superior a las 5.000 UTMs, con un

plazo de publicación de 30 días. Este tipo de licitación exige el cumplimiento

obligatorio de las garantías.

Requisitos para una licitación

Estos documentos son los siguientes:

1. Solicitud de clasificación de la empresa, en la que se incluyen los datos de la

compañía y los subgrupos en los que quiere clasificarse.

2. Acreditación de la personalidad jurídica y de la capacidad de obrar en las personas

jurídicas.

3. Declaración responsable, por la cual la empresa asegura que no concurre alguna de

las causas de prohibición de contratar establecidas en el artículo 60 de la Ley (ver

recuadro en la página 22), que se encuentra al corriente en sus obligaciones tributarias y

de Seguridad Social y que dispone de unos determinados títulos y/o autorizaciones que

le habilitan para realizar los trabajos de los subgrupos en que ha solicitado la

clasificación.

4. En las solicitudes presentadas por personas jurídicas cuyo capital esté dividido en

acciones o participaciones de carácter nominativo, se necesitará una declaración del

secretario del Consejo de Administración o del Administrador sobre la distribución del

capital social y su titularidad.

5. Declaración sobre la composición y los integrantes de los órganos de Dirección y de

Administración.

6. Justificación de la representación y del apoderamiento.

7. Para las sociedades, las cuentas anuales de los dos últimos ejercicios presentados en

el Registro Mercantil o en el correspondiente Registro oficial. Para los empresarios

individuales, las cuentas anuales de los dos últimos ejercicios cerrados. Si existe

obligación formal, se presentarán las declaraciones del Impuesto sobre el Patrimonio,

 correspondiente a los tres últimos años, y en defecto de alguna de estas declaraciones,

las del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

8. Volumen de negocio en los tres últimos ejercicios, tanto de la totalidad de la empresa

como de las actividades para las que se solicita la clasificación; habrá que indicar las

obligaciones contraídas que se han cumplido en esos tres años y las que se encuentran

en ejecución.

9. Relaciones de personal técnico profesional, tanto con titulación universitaria como

sin ella, vinculado a la ejecución de los contratos.

10. Declaración de los efectivos personales medios que ha tenido la empresa en los tres

últimos años.

11. Relación de maquinaria, material y equipos a disposición de la empresa, en

propiedad, en arrendamiento o en arrendamiento financiero, para la ejecución de las

actividades de los subgrupos de clasificación solicitados.

12. Documentación que acredite la experiencia en la ejecución de trabajos relacionados

con las actividades de los subgrupos de clasificación que se han solicitado.

¿Qué es una MISIÓN?

El concepto de misión es entendido como la facultad o el poder que se le es dado a una o

varias personas para realizar cierto deber o encargo. Otras veces es definido como la razón

de ser de algo o alguien. Y, por otro lado, esta palabra se relaciona con la acción de enviar.

La misión, en el ámbito empresarial, hace referencia a los objetivos de una empresa, sus

actividades y la manera en que funciona la misma. En las misiones empresariales quedan

establecidas:

 Planificaciones

 Funciones

 Medios

 Fines perseguidos.

La misión que establezca la empresa deberá ser motivadora, concreta, amplia, y posible

(realista, no utópica).

La misión es cumplir con la finalidad para la cual fue creada la organización y está

vinculada con los valores centrales.

¿Qué es una VISION?

La visión de una empresa. por otro lado, se refiere a una imagen que la organización

plantea a largo plazo sobre cómo espera que sea su futuro, una expectativa ideal de lo que
espera que ocurra. La visión debe ser realista, pero puede ser ambiciosa, su función es guiar

y motivar al grupo para continuar con el trabajo.

La visión es la situación en la que se pretende que se encuentre la organización en un futuro

a largo plazo.

La visión es “externa”, orientada al mercado, y debería expresar de una manera colorida y

visionaria cómo quiere la organización ser percibida por el mundo. 

Por ejemplo:

 “Su visión como funcionario es encontrar una manera novedosa y eficiente de

administrar los recursos estatales”.

 “La visión de la compañía es convertirse en la productora de automóviles de mejor

calidad del mercado local”.

La visión depende de la situación presente, de las posibilidades materiales presentes y

futuras tal y como las perciba la organización, de los eventos inesperados que puedan

ocurrir y de la propia misión que ya se haya planteado.

Deben formularse conjuntamente, ya que es importante que sean coherentes entre sí, y

que prevean las situaciones que pueden ocurrir dentro del plazo propuesto. No debe
olvidarse que ambas son parte de una estrategia, y sirven al propósito de realizar un mismo

objetivo.

 El objetivo

es la declaración que realiza la organización para enunciar de manera cualitativa y

cuantitativa lo que se propone lograr en el futuro. Es la definición concreta de la misión y la

visión.

¿QUE ES UNA COMPRA?

Es la acción de adquirir un producto ofrecido por un vendedor, a través de un contrato de

compra-venta, a cambio de un precio en dinero, cierto y no simulado, Las operaciones de

compra son realizadas por los consumidores finales de los productos, en las empresas, es

necesario adquirir ciertos insumos o materias primas, para poder funcionar, Para ello existe
generalmente un área, llamada gestión de compras, que detecta las necesidades, y planifica

mediante un plan de compras, qué comprar, cuánto, cuándo donde, y a qué precio.

Para ello, solicita presupuestos, los examina, comparando la calidad de los productos y su

precio, para lo cual se requerirá contar con conocimientos técnicos. Evalúa el plazo y las

condiciones de entrega, la forma de pago, las garantías; negocia con los proveedores, emite

las órdenes de compra una vez decidida la operación, recibe los productos comprados, los

registra y almacena, y finalmente, los entrega al sector que los necesita. Una vez recibida la

mercadería o servicio adquirido, en la forma convenida, se emite la factura de pago. Las

compras pueden ser locales, en la misma localidad o ciudad donde se halla radicada la

empresa, o puede hacerse en otras localidades o en el exterior. Pueden hacerse también por

licitación (postulaciones abiertas y competitivas) que pueden ser públicas o privadas.

¿QUE ES UN SUMINISTRO?

Son los productos, bienes, equipos, material médico o de aseo, medicamentos, papelería, y

demás... necesarios para garantizar el funcionamiento de una empresa o servicio de salud.

Conjunto de bienes o mercancías que se requieren para realizar un proceso.

Una de las funciones del sistema de suministros en una empresa, es el abastecimiento de lo

que se considera necesario.  Proveer lo necesario para realizar las funciones de las

diferentes áreas de una empresa.

¿QUE ES UN RECIBO?

Un recibo es un documento firmado que da fe del cumplimiento de pago de una persona por

un bien o servicio recibido. Al completar la transacción, el cliente se queda con el recibo

original y el vendedor se queda con una copia para sus archivos y control.

Los recibos son, por lo tanto, documentos legales, que sancionan la relación comercial entre

las partes. Sin embargo, pueden ser de dos naturalezas: recibos públicos y recibos privados.

Para que un recibo tenga validez, debe constar de los siguientes datos:

 lugar y fecha de emisión;

 datos del cliente;

 concepto de bien o servicio recibido;

 monto recibido (impuestos de ley incluidos);

 firma del prestador del servicio.

Sin embargo, puede haber variantes según la diagramación por la que opte el particular o la

empresa emisora.
CADENA DE SUMINISTRO (SCM) O RED DE SUMINISTRO (SC)

Una cadena de suministro se compone de todas las partes involucradas, directa o

indirectamente, para satisfacer la

petición de un cliente. La cadena de suministro incluye no sólo al fabricante y los

proveedores, sino también a los trans-

portistas, almacenistas, vendedores al detalle (menudeo), e incluso a los clientes mismos.

Dentro de cada organización,

supongamos un fabricante, la cadena de suministro incluye todas las funciones implicadas

en la recepción y satisfacción

del pedido de un cliente. Estas funciones incluyen, sin limitarse, el desarrollo de un nuevo

producto, el marketing, las

operaciones, la distribución, las finanzas y el servicio al cliente.

La cadena de suministros o supply chain Management (SCM), llamada también cadena de

abastecimiento o supply chain (SC), o red de suministros (RS), incluye todas las acciones y

actividades relacionadas con la adquisición de materiales, transformación de bienes y

productos y entrega al consumidor final, autores como Mora, LA (2008) Y Ballou, Rh

(2004), afirman respectivamente que la cadena de suministro o abastecimiento se puede

definir de diversas maneras, el primero lo hace en términos de como la SCM hace

referencia al esfuerzo organizacional por la búsqueda de avances y crecimientos en lo que

concierne a los procesos relacionados con diseños de productos y la prestación del servicio,

tomando la impactante influencia de las adquisiciones o compras, las áreas de facturación y

mantenimiento de inventarios a la fecha.

El objetivo fundamental de la cadena de suministro (SCM), es generar efectividad,

eficiencia y eficacia en las adquisiciones, proceso de transformación y entrega del producto

final, mejorando no solo en calidad en las adquisiciones y en producción, si no también

reduciendo costos y tiempo, cimentando una firme y constante interrelación entre

proveedores, productores y distribuidores.

SISTEMA DE INVENTARIOS

Cuando se hable de inventarios, lo mínimo que debemos tener de punto de partida, es el

área física llamada almacén o bodega, que entre otro cumple con Las siguientes funciones:

Recepción.

Stock.

Comprobación periódica.

Expedición.

Control administrativo de existencias.

Promoción de aprovisionamiento.

Surtido y relación de productos.

Heredia, Viveros, Nora Ligia. Gerencia de compras: la nueva estrategia competitiva (2a. Ed), Ecoe

Ediciones, 2013. ProQuest Ebook Central,

http://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/detail.action?docID=3212158.

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¿QUÉ ES UN INVENTARIO?

De manera general, se puede definir inventario como: la existencia de todo tipo de material, sin

procesar o transformar, procesado total o parcialmente, artículos y productos, que se utilizan de

manera directa o indirecta dentro de las organizaciones manufactureras o de servicio.

El inventario, representa la existencia, tanto de bienes muebles como inmuebles, que pertenecen

a la empresa, susceptibles de acciones comerciales, generando ingresos económicos directa o

indirectamente relacionados con el ejercicio o actividad básica de la empresa.

Heredia, Viveros, Nora Ligia. Gerencia de compras: la nueva estrategia competitiva (2a. Ed), Ecoe

Ediciones, 2013. ProQuest Ebook Central,

http://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/detail.action?docID=3212158.

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TIPOS DE INVENTARIOS

1. Inventario inicial

2. Inventario final

3. Inventario físico

4. Inventario mixto

5. Inventario de productos terminados

6. Inventario en transito

7. Inventario de materiales y suministros

8. Inventario de materia prima

9. Inventarios de productos en proceso

10. Inventario en consignación

11. Inventario máximo

12. Inventario mínimo

13. Inventario disponible

14. Inventario en línea

15. Inventario agregado

16. Inventario en cuarentena

17. Inventario de previsión

18. Inventario de seguridad

19. Inventario de anticipación

20. Inventarios de lote o tamaños de lote

21. Inventarios estacionales

22. Inventarios intermitentes

23. Sistema de inventarios permanente

24. Inventarios clínicos

25. Inventarios intermitentes

METODOS DE REGISTROS DE INVENTARIO
BIBLIOGRAFIA

https://concepto.de/mision-y-vision/

https://www.point.bi/blog/tipos-de-licitacion-en-mercado-publico

https://denegocios.cl/blog/que-es-una-orden-de-compra-y-para-que-sirve/

https://www.reviso.com/es/que-es-una-factura

https://www.siigo.com/blog/contador/que-es-una-cotizacion/