Informe 2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y
utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo
tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un
paradigma de la documentación.
1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada
al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación
actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,

guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la
dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la

Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la

información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor
profundidad y detalle.
 DOCUMENTO
ASOCIADO
Política
Mapa de procesos
Procedimientos -
Instructivos
Manuales - Matrices
protocolos -
programas
Formatos - fichas - Guías

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

  Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

 
INICIO

Identifica necesidad de creación Elaborar borrador del documento y

o mejora de documento enviar por correo a la Directora del
1 Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia
al Profesional de Apoyo de corrección
de estilo para su respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y

sintaxis se hacen de manera directa
en la documentación en los casos
donde la mejora sea evidente. Sin
Revisa la adecuación de la embargo, en los casos problemáticos
documentación para la interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
2 Corrector de Estilo comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de
su envío como versión final al
Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

En caso de requerir ajustes en partes

SI Modifica y envía
La problemáticas para la interpretación
documentació nuevamente al el líder del proceso hará las
3 n requiere corrector Líder del proceso modificaciones en las partes indicadas
ajustes? por el corrector y le enviará
nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO

Solicita y justifica creación, documentos

Enviar por correo al Coordinador de
Salud, Seguridad e Higiene en el
trabajo con copia a la Profesional de
Apoyo del SG-QHSE el formato
4 Líder del proceso Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-OH-12
junto con el documento sometido a
consideración (Resultado de la
revisión del corrector de estilo)
1

1
Profesional de Apoyo Revisar la solicitud y evaluar la
SG-QHSE necesidad de crear, modificar o
5 Revisa solicitud y verifica anular el documento.
necesidad Auxiliar del
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área de
Aprobada líder del Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Solicitud? Cuando se considere necesario define
la intervención de un experto a fin de
6 retroalimentar el documento antes de
SI 3 su aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Anulación de Documento F-SO-OH-
7 Mejora o Anulación de
Auxiliar del 12, marcando la casilla de aprobado,
Documentos diligenciando la fecha de
SG-QHSE
implementación del cambio.

8 Profesional de Apoyo Para el caso de creación de

SG-QHSE documentos se realiza la respectiva
codificación y para mejora se
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Codifica y/o actualiza la

versión
Auxiliar del
actualiza la versión.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben

registrar las firmas de elaboró, revisó
Emite y Aprueba Coordinador del Área de y aprobó, si aplica. El coordinador del
Documento Salud, Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa al
Higiene en el Trabajo líder sobre la aprobación del
documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE identifican con Copia No Controlada,
se graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG-QHSE formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.

 
Se publican los nuevos documentos
en la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos Profesional de Apoyo
10 Al documento físico se le coloca el
SG-QHSE
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda
y se destruye la versión anterior.

Profesional de Apoyo
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de SG-QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2
Coordinador del Área de
Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo documento se encuentra liberado y
proceso y/o funcionario se autoriza su uso.
que realizó solicitud

Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los participantes del
proceso correspondiente Líder del proceso proceso.
13
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

 1
INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestion Los líderes de proceso con apoyo del
controlar en Salud, Seguridad e coordinador del Área de salud,
Higiene en el Trabajo seguridad e Higiene en el trabajo
2
identifican los registros incorporados
en el sistema de gestión en salud,
Líderes de procesos seguridad e Higiene en el trabajo

Enviar por correo al Coordinador de

NO Gestion en Salud, Seguridad e
Hay solicitud Higiene en el Trabajo con copia a la
o 1 Profesional de Apoyo del SG-QHSE
3 necesidades
Líderes de procesos
el formato Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de Documento
SI
F-SO-OH-12 junto con el documento
sometido a consideración

Coordinador de Gestion Revisar la solicitud y evaluar la

4 Revisar solicitudes o en Salud, Seguridad e necesidad de crear, modificar o
necesidades de registros Higiene en el Trabajo anular el documento.

Si es una solicitud de anulación, se

NO
Aprobación de solicitud
o necesidad de
5 registros
registra y el proceso termina.
Informa al
Cuando se considere necesario define
líder del
Coordinador de Gestion la intervención de un experto a fin de
proceso
en Salud, Seguridad e retroalimentar el documento antes de
Higiene en el Trabajo su aprobación final.

SI Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en Salud,

Se autoriza y controla los Seguridad e Higiene en el Trabajo
registros Coordinador de Gestion actualiza los registros que se
6 en Salud, Seguridad e generaron cambios y controla los
Higiene en el Trabajo cambios o nuevos documentos
relacionados con la estructura de los
documentos del SG-QHSE

El Coordinador de Gestion en Salud,

7 1 Seguridad e Higiene en el Trabajo
establece criterios de control sobre
Establecer criterios de los registros del SG-QHSE
control de registros
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

Actualización del listado
8 maestro
Listado Maestro
de Control de
Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos
Coordinador de Gestion Documentos F-SO-OH-013
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Se comunica al líder que el

9 Coordinador de Gestion documento se encuentra liberado y
se autoriza su uso.
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
1

Aplica documento en el Informar los cambios de la

proceso correspondiente documentación a los participantes del
Líder del proceso proceso.
13
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
 Coordinador de Gestion en
SOLICITUD DE CREACIÓN, Intranet /Proceso Gestión en Salud,
Salud, Seguridad e Higiene
F-SO-OH-012 MEJORA O ANULACION DE Seguridad e Higiene en el Trabajo
en el Trabajo/ Líder del
DOCUMENTOS y/o Aplicativo del Sistema
Proceso

Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,

LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Higiene Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
en el Trabajo/ Profesional y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
de Apoyo