Levantamiento de Procesos

Siniestros y Liquidación Fletes

MÉXICO
Contenido

1. Objetivos....................................................................................................................................2
2. Descripción General...................................................................................................................3
3. Responsables (nombre y cargo).................................................................................................3
4. Diagrama....................................................................................................................................4
4.1 Siniestros................................................................................................................................4
4.2 Liquidacion Fletes...................................................................................................................5
5. Detalle de las actividades...........................................................................................................6
5.1 Siniestros................................................................................................................................6
5.2 Liquidación Fletes...................................................................................................................8
6. Políticas, KPI’s y Controles........................................................................................................10
6.1 Siniestros..............................................................................................................................10
6.2 Liquidacion de Fletes............................................................................................................12

1. Objetivos

Mantener los controles

2. Descripción General
Siniestros

xxxxxxxxx.

Liquidación Fletes

xxxxxxxxx.

3. Responsables (nombre y cargo)

Responsable Funcional:

Responsable Operacional:
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4. Diagrama

4.1 Siniestros

4
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4.2 Liquidacion Fletes

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5. Detalle de las actividades

Inputs/Tiempos esperados/Sistemas-Transacciones/Indicadores de cumplimiento/Outputs

5.1 Siniestros

Actividad Descripción Responsable/Sistema

Informar sobre siniestro Transportista
sucedido
Solicitar via correo Coordinador CeDis
antecedentes sobre siniestro
Recopilar informacion de N° Transportista
Facturas, clientes, destino, acta
informativa y detalle de lo
sucedido
Recibir informacion y coordina Coordinador CeDis
reagenda con area segun
corresponda
02 Logistica Distribucion Interna Planificador Abastecimientos
03 Venta y Facturacion Area Comercial
Enviar antecedentes de Coordinador CeDis
siniestro a Aseguradora
Recepcionar antecedentes de Aseguradora
siniestro
Enviar asignacion N° de Aseguradora
siniestro y solicitud de
antecedentes y documentacion
Recopila informacion solicitada Coordinador CeDis
por aseguradora
Enviar documentacion a Coordinador CeDis
encargada adm. Logistica
Gestionar y enviar Acta Transportista
certificada ante el ministerio
publico
Recepcionar acta y enviar Coordinador CeDis
antecentes de siniestro
Recepcionar acta certificada Apoderado legal
Gestionar con MInisterio Apoderado legal
Publico para acreditar la
propiedad
Recepcionar de MP doc. Apoderado legal
certificacion de la propiedad
Generar NC a cliente segun Cierre de Ciclo
antecedentes recibidos
Stock queda bloqueado en Cierre de Ciclo
almacen de devolucion
Documento queda con motivo Cierre de Ciclo

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devolucion (D16 siniestro)

Enviar antecedentes de Cierre de Ciclo
siniestro ingresado via NC
Revisar documentacion Encargada Administrativa
recepcionada y verificar Logistica
Enviar documentacion a Encargada Administrativa
seguradora (digitalizada) Logistica
Verifica y valida informacion Aseguradora
¿Ok Documentos? NO
Solicitar aclaraciones Aseguradora
Enviar documentacion a Encargada Administrativa
seguradora (digitalizada) Logistica
Verifica y valida informacion Aseguradora
¿Ok Documentos? SI
Enviar aviso y carta con Aseguradora
antcedentes de calculo de
reembolso
Recepcionar y validar Encargada Administrativa
documentacion (carta Logistica
indemnizacion)
Aprobar y firmar carta Apoderado legal
indemnizacion
Enviar V°B° de reembolso Encargada Administrativa
Logistica
Recepcionar V°B° Aseguradora
Programar pago (fecha de Aseguradora
pago) e informar
Recepcionar correo e informar Encargada Administrativa
sobre indemnizacion Logistica
Identificar reembolso de Credito y Cobraza
depositito tranferencia
Informar sobre deposito Credito y Cobraza
realizado
Generar reclasificacion del Contabilidad
ingreso
Recepcionar antecedentes Area de Inventarios Nacional
Siniestro
Genear Pedido (salida por Area de Inventarios Nacional
siniestro)
Contabilizacion salida Area de Inventarios Nacional
mercancia (valor costo)
Generacion Factura Vta Area de Inventarios Nacional
Compensar contablemente Contabilidad
Indemnizacion con salida
varias

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5.2 Liquidación Fletes

Actividad Descripción Responsable/Sistema

Cierre de operaciones por Coodinador de Cedis
unidad (asignacion de
transportista y tarifas)
Generar ruta de entrega a Coordinador Transportista
clientes y Abastecimientos
Entregar de relacion Coordinador Transportista
documentos originales de la
conclusion de las entregas
realizadas
¿Coordinador en Cedis? SI
Validar documentos y Coodinador de Cedis
evidencias, comprobantes
incidencias y gastos adicionales
¿Coordinador en Cedis? NO
Realizar validacion de las Mesa Control Credito
evidencias
Informar via correo a Mesa Control Credito
Coordinador sobre recepcion
Validar documentos, Coodinador de Cedis
comprobantes incidencias y
gastos adicionales
¿Discrepancias por aclarar?
SI
Justificar incidencias no Coordinador Transportista
devueltas
¿Cuenta con respaldos? SI
Enviar respaldos faltantes Coordinador Transportista
¿Cuenta con respaldos? NO
Declarar falta de respaldo Coordinador Transportista
incidencias
Generar carta de Cobro (con Coodinador de Cedis
detalle de acreditacion)
Generar NC segun carta de Coordinador Transportista
cobro recibido
¿Discrepancias por aclarar?
NO
Enviar V°B Prefacturador Coodinador de Cedis
Generar factura y/o NC por Coordinador Transportista
servicios realizados y aprobados
Enviar factura con respaldo Coordinador Transportista
y/o NC por evidencias no
comprobables
Revisar documentos con Coodinador de Cedis
prefacturador y cumpla
requisitos
Actualizar carpeta compartida Coodinador de Cedis
Enviar correo informando Coodinador de Cedis

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Revisar prefacturador (N° Encargada Administrativa

Transporte + costo flete + logistica
adicionales)
Generar N° de documento Encargada Administrativa
Gasto logistica
Validar Gastos y/o actualizar Encargada Administrativa
suplementos en SAP logistica
¿OK Validacion? NO
Enviar discrepacionas para Encargada Administrativa
correccion en SAP logistica
Realizar correccion doc. Coodinador de Cedis
Transportes en SAP
¿OK Validacion? SI
Generar liquidacion del gasto Encargada Administrativa
(HES) logistica
Generar liquidacion por Encargada Administrativa
adicionales(HES) logistica
Ingresar a GDoc para vincular Encargada Administrativa
documentos de proceedor logistica
Generar registro preliminar Encargada Administrativa
para gestionar pago a logistica
proveedor

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6. Políticas, KPI’s y Controles

Seleccionar en que parte del proceso aplica una política o debería establecerse algún kpi.

Indicar los controles de este proceso y etapas de seguimiento. Qué actividad deber estar
asociada a algún control, quién lo haría y con qué periodicidad.

6.1 Siniestros

Actividad Política KPI Control Responsable/Sistema

Informar sobre siniestro sucedido Transportista

Solicitar via correo antecedentes Coordinador CeDis

sobre siniestro
Recopilar informacion de N° Transportista
Facturas, clientes, destino, acta
informativa y detalle de lo
sucedido
Recibir informacion y coordina Coordinador CeDis
reagenda con area segun
corresponda
02 Logistica Distribucion Interna Planificador Abastecimientos

03 Venta y Facturacion Area Comercial

Enviar antecedentes de siniestro a Coordinador CeDis

Aseguradora
Recepcionar antecedentes de Aseguradora
siniestro
Enviar asignacion N° de siniestro y Aseguradora
solicitud de antecedentes y
documentacion
Recopila informacion solicitada Coordinador CeDis
por aseguradora
Enviar documentacion a encargada Coordinador CeDis
adm. Logistica
Gestionar y enviar Acta certificada Transportista
ante el ministerio publico
Recepcionar acta y enviar Coordinador CeDis
antecentes de siniestro
Recepcionar acta certificada Apoderado legal

Gestionar con MInisterio Publico Apoderado legal

para acreditar la propiedad
Recepcionar de MP doc. Apoderado legal
certificacion de la propiedad
Generar NC a cliente segun Cierre de Ciclo
antecedentes recibidos
Stock queda bloqueado en almacen Cierre de Ciclo

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de devolucion
Documento queda con motivo Cierre de Ciclo
devolucion (D16 siniestro)
Enviar antecedentes de siniestro Cierre de Ciclo
ingresado via NC
Revisar documentacion Encargada Administrativa Logistica
recepcionada y verificar
Enviar documentacion a Encargada Administrativa Logistica
seguradora (digitalizada)
Verifica y valida informacion Aseguradora
¿Ok Documentos? NO
Solicitar aclaraciones Aseguradora

Enviar documentacion a seguradora Encargada Administrativa Logistica

(digitalizada)
Verifica y valida informacion Aseguradora

¿Ok Documentos? SI
Enviar aviso y carta con antcedentes Aseguradora
de calculo de reembolso
Recepcionar y validar Encargada Administrativa Logistica
documentacion (carta
indemnizacion)
Aprobar y firmar carta Apoderado legal
indemnizacion
Enviar V°B° de reembolso Encargada Administrativa Logistica

Recepcionar V°B° Aseguradora

Programar pago (fecha de pago) e Aseguradora

informar
Recepcionar correo e informar Encargada Administrativa Logistica
sobre indemnizacion
Identificar reembolso de Credito y Cobraza
depositito tranferencia
Informar sobre deposito realizado Credito y Cobraza

Generar reclasificacion del ingreso Contabilidad

Recepcionar antecedentes Siniestro Area de Inventarios Nacional

Genear Pedido (salida por siniestro) Area de Inventarios Nacional

Contabilizacion salida mercancia Area de Inventarios Nacional

(valor costo)
Generacion Factura Vta Area de Inventarios Nacional

Compensar contablemente Contabilidad

Indemnizacion con salida varias

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6.2 Liquidación de Fletes

Actividad Política KPI Control Responsable/Sistema

Cierre de operaciones por Coodinador de Cedis
unidad (asignacion de
transportista y tarifas)
Generar ruta de entrega a Coordinador
clientes y Abastecimientos Transportista
Entregar de relacion Coordinador
documentos originales de Transportista
la conclusion de las
entregas realizadas
¿Coordinador en Cedis?
SI
Validar documentos y Coodinador de Cedis
evidencias, comprobantes
incidencias y gastos
adicionales
¿Coordinador en Cedis?
NO
Realizar validacion de las Mesa Control Credito
evidencias
Informar via correo a Mesa Control Credito
Coordinador sobre
recepcion
Validar documentos, Coodinador de Cedis
comprobantes incidencias y
gastos adicionales
¿Discrepancias por
aclarar? SI
Justificar incidencias no Coordinador
devueltas Transportista
¿Cuenta con respaldos?
SI
Enviar respaldos faltantes Coordinador
Transportista
¿Cuenta con respaldos?
NO
Declarar falta de respaldo Coordinador
incidencias Transportista
Generar carta de Cobro Coodinador de Cedis
(con detalle de
acreditacion)
Generar NC segun carta de Coordinador
cobro recibido Transportista
¿Discrepancias por
aclarar? NO
Enviar V°B Prefacturador Coodinador de Cedis
Generar factura y/o NC por Coordinador
servicios realizados y Transportista

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aprobados
Enviar factura con Coordinador
respaldo y/o NC por Transportista
evidencias no
comprobables
Revisar documentos con Coodinador de Cedis
prefacturador y cumpla
requisitos
Actualizar carpeta Coodinador de Cedis
compartida
Enviar correo informando Coodinador de Cedis
Revisar prefacturador (N° Encargada Administrativa
Transporte + costo flete + logistica
adicionales)
Generar N° de documento Encargada Administrativa
Gasto logistica
Validar Gastos y/o Encargada Administrativa
actualizar suplementos en logistica
SAP
¿OK Validacion? NO
Enviar discrepacionas Encargada Administrativa
para correccion en SAP logistica
Realizar correccion doc. Coodinador de Cedis
Transportes en SAP
¿OK Validacion? SI
Generar liquidacion del Encargada Administrativa
gasto (HES) logistica
Generar liquidacion por Encargada Administrativa
adicionales(HES) logistica
Ingresar a GDoc para Encargada Administrativa
vincular documentos de logistica
proceedor
Generar registro Encargada Administrativa
preliminar para gestionar logistica
pago a proveedor

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Nombre del o los Aprobadores Cargo Firma y Fecha

Usuario Clave México

Gerente Responsable
México

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