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658562S211D Anexo
658562S211D Anexo
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Vigencia. 15/02/2015
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
MANUAL DE CALIDAD
1. OBJETIVO....................................................................................................5
2. ALCANCE.....................................................................................................5
3. DEFINICIONES............................................................................................5
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.........................................................7
4.1. Entender el contexto de la organización......................................................7
4.2. Comprender las expectativas y necesidades de las partes interesadas .. 10
4.3. Establecer el alcance del sistema de gestión de calidad...........................13
4.4. Sistema de gestión de calidad...................................................................13
5. LIDERAZGO...............................................................................................15
5.1. Liderazgo y compromiso............................................................................15
5.1.1. Liderazgo y compromiso para el Sistema de gestión de la calidad.......16
5.1.2. Enfoque hacia el cliente..........................................................................17
5.2. Política de calidad......................................................................................18
5.3. Roles Responsabilidades y autoridades en la organización......................18
6. PLANIFICACIÓN DELSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD..................20
6.1. Acciones para tratar riesgos y oportunidades............................................20
6.2. Objetivos de calidad y planificación para lograrlos....................................20
6.3. Planificación de los cambios......................................................................21
7. SOPORTE..................................................................................................21
7.1. Recursos.....................................................................................................21
7.1.1. Generalidades.........................................................................................21
7.1.2. Personas.................................................................................................22
7.1.3. Infraestructura.........................................................................................23
7.1.4. Ambiente para la operación de los procesos..........................................23
7.1.5. Recursos de seguimiento y medición.....................................................24
7.2. Competencias.............................................................................................25
7.3. Toma de conciencia...................................................................................25
7.4. Comunicación Interna.................................................................................26
7.5. Información Documentada.........................................................................27
7.5.1. Generalidades.........................................................................................27
7.5.2. Creación y actualización.........................................................................27
7.5.3. Control de la información documentada.................................................28
8. OPERACIÓN..............................................................................................28
8.1. Planificación y control operacional.............................................................28
8.2. Determinación de los requisitos para los bienes y servicios......................30
8.2.1. Comunicación con el cliente...................................................................30
8.2.2. Determinación de los requisitos relativos a los bienes y servicios.........31
8.2.3. Revisión de los requisitos con los bienes y servicios.............................32
8.3. Diseño y desarrollo de los bienes y servicios............................................33
8.4. Control de los bienes y servicios suministrados externamente.................33
8.4.1. Generalidades.........................................................................................33
8.4.2. Tipo de alcance de control de producción externa.................................34
8.4.3. Información para los proveedores externos...........................................34
8.5. Producción y prestación de servicio...........................................................35
8.5.1. Control de la prestación del servicio.......................................................35
8.5.2. Identificación y trazabilidad.....................................................................36
8.5.3. Propiedad perteneciente a los clientes y proveedores externos............37
8.5.4. Preservación...........................................................................................37
8.6. Liberación de los bienes y servicios...........................................................38
2. ALCANCE:
3. DEFINICIONES:
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Reseña histórica
MISIÓN
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MANUAL DE CALIDAD
Vigencia. 15/02/2015
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
VISIÓN
POLITICA AMBIENTAL
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
- Proveedores
- Clientes
- Funcionarios de la organización
- Entorno
PROVEEDORES
LISTA DE PROVEEDORES
- Camiones JAC
- Estación de servicios PALMASECA
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MANUAL DE CALIDAD
Vigencia. 15/02/2015
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
CLIENTES
LISTA DE CLIENTES
Centralmotor Autocom
Brachoautos CIVECHI
Fanalca Autorion
SIDA Autos de Risaralda
Centromotor Andinamotors
Metrokia Logiteca
Motorkia Kia Plaza
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
FUNCIONARIOS DE LA ORGANIZACIÓN
De igual forma es necesario que los funcionarios tengan presente que deben tener
y adquirir los conocimientos necesarios para la ejecución de sus puestos y deben
cumplir los lineamientos estipulados por TRANSPORTES AR S.A.S.
ENTORNO
12
Para la organización es claro el hecho de que no depende solo de sus condiciones
internas sino que es de gran importancia el entorno y las situaciones exteriores
que afecten o beneficien de algún modo a la misma y que por la misma razón se
deben buscar estrategias que potencialicen las oportunidades y reduzcan el
impacto de las amenazas y de tal forma encontrar una estabilidad y equilibrio con
el entorno.
13
definir los procesos estratégicos, misionales y de apoyo así como las relaciones
existentes entre ellos y que hacen parte del sistema de la empresa que serán la
base para un mejoramiento continuo organizacional.
14
GESTIÓN DE GESTIÓN DE
FACTURACIÓN CALIDAD
5. LIDERAZGO
15
5.1.1. Liderazgo y compromiso para el Sistema de gestión de la
calidad
Tener en cuenta las nuevas actividades así como nuevos cargos que se
generen en la organización para mantener actualizada la documentación
del sistema de gestión de la calidad.
16
5.1.2. Enfoque hacia el cliente:
17
5.2. Política de calidad
18
tengan claridad sobre los roles que desempeñan y los niveles de autoridad
correspondientes.
Figura 2. Organigrama
19
6. PLANIFICACIÓN DELSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Con el fin de organizar la información sobre los riesgos que se puedan presentar
en TRANSPORTES AR S.A.S. y visualizar su magnitud, se desarrolla e
implementa u mapa de riesgos que servirá como medio para diseñar las
estrategias adecuadas para su manejo.
20
6.3. Planificación de los cambios
7. SOPORTE
7.1. Recursos
7.1.1. Generalidades
21
sistema de gestión de la calidad y asegurar así la satisfacción del cliente al
cumplir con sus requisitos y necesidades.
7.1.2. Personas
22
7.1.3. Infraestructura
23
movilización de los vehículos y el cargue y descargue de las niñeras y tener las
herramientas necesarias de protección personal y vehicular es suficiente, para
el mantenimiento de las nodrizas al ser abierto el espacio no se generan
problemas de falta de luz, sin embargo la empresa ha instalado lámparas para
asegurar la iluminación adecuada en caso de oscuridad. Para el desarrollo de
las actividades administrativas si es necesario contar con excelente
iluminación, ventilación y espacios adecuados para la oficina y los equipos que
en esta se disponen.
24
Para dicho seguimiento y control de las actividades desarrolladas la
empresa genera soportes de salida y llegada de los vehículos con firma de
los interesados y observaciones sobre la calidad del servicio, de igual forma
control del estado de las niñeras autorizadas para viaje por el mecánico con
revisiones después de cada viaje, entre otras medidas, garantizan a la
empresa altos estándares de calidad.
7.2. Competencias
25
funciones dentro de la organización y el valor agregado que dan estas a la cadena
de servicio que ofrece la empresa.
- El direccionamiento estratégico
- Los objetivos y política de calidad
- Las responsabilidades de cada cargo
- La documentación respectiva de cada cargo
26
Reuniones mensuales entre la gerencia y el jefe de logística.
Reuniones semanales entre el jefe de logística y los colaboradores
(Conductores, Mecánicos, Auxiliares).
Reuniones mensuales para evaluar y comunicar el cumplimiento de los
objetivos corporativos.
7.5.1. Generalidades
27
Para la correcta creación y actualización del sistema de gestión de calidad
documentado para la empresa TRANSPORTES AR S.A.S. se estableció un
procedimiento para especificar los detalles del conjunto de actividades que hacen
parte del diseño y mantenimiento del SGC, dicha información se evidencia como
un listado maestro de documentos. Ver Procedimiento Control de documentos
en ANEXO B – MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
8. OPERACIÓN
28
TRANSPORTES AR S.A.S. planifica estrategias de cumplimiento de los
lineamientos del sistema de gestión de calidad que garanticen la correcta
ejecución de las actividades correspondientes a los servicios ofrecidos por la
empresa, esto con el fin de garantizar altos estándares de calidad que se traducen
en la satisfacción de los requerimientos y necesidad del cliente.
29
8.2. Determinación de los requisitos para los bienes y servicios
Por dichos canales la información que con mayor frecuencia se maneja con
los clientes es:
30
o Información del estado del envío de los vehículos o retiro de zona
franca.
Los requisitos que tienen relación con los servicios ofrecidos por la empresa
TRANSPORTES AR S.A.S. son establecidos principalmente por las
necesidades y requerimientos del cliente pero también se deben tener en
cuenta otros aspectos.
31
8.2.3. Revisión de los requisitos con los bienes y servicios
32
Verificar los posibles cambios o modificaciones que se puedan generar en
los requisitos del servicio (Legales, normativos, del cliente, etc.) y hacer uso
de los medios de comunicación ya mencionados para asegurar que se
tengan en cuenta y que se incluyan en los registros y en la ejecución de lo
pertinente.
8.4.1. Generalidades
33
comunicación constante con los clientes para conocer la satisfacción final de
los mismos y realizar las mejoras pertinentes de ser necesarias.
34
La empresa a subcontratar debe estar constituida legalmente con la razón
social necesaria para prestar este tipo de servicios.
El personal que trabaje para el proveedor debe contar con seguridad social
y todo lo requerido por ley para prestar el servicio de movilización.
35
procesos que enmarcan la actividad económica de la misma tiene documentada
cada gestión con sus respectivos documentos de control y responsables.
36
8.5.3. Propiedad perteneciente a los clientes y proveedores
externos
Con controles por parte del Auxiliar de logística y del vigilante del lote donde los
vehículos se almacenan y quienes no solo controlan esto visualmente sino en
documento de Excel para seguimiento y libro físico de registros de entradas,
salidas y novedades la empresa garantiza a las partes interesadas el excelente
cuidado y seguridad de su propiedad.
8.5.4. Preservación
37
perfecto estado y con las condiciones de cuidado necesarias (ventanas y puertas
cerradas, plásticos de fábrica, etc.)
Los siguientes son los mecanismos de control previos a la liberación del servicio
que la empresa establece:
38
8.7. Control de los elementos de salida de los procesos, bienes y
servicios no conformes
39
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
40
Control de los servicios no conformes
41
9.1.3. Análisis y evaluación
A partir del análisis de los datos mencionados, la empresa determinan los planes
de acción necesarios para el mejoramiento continuo de la empresa y sus los
procesos.
42
9.2. Auditoria interna
43
9.3. Revisión por la dirección
Como parte de la revisión por parte de la gerencia y el apoyo del jefe de logística,
se deben evaluar los siguientes aspectos según lo estipulado por la norma:
Informes de Revisión
Análisis de indicadores
44
Resultados de la Revisión
10. MEJORA
10.1. Generalidades
45
10.2. No conformidad y acción correctiva
Identificación de no conformidades
46
representante de las funciones administrativas y operativas de TRANPORTES AR
S.A.S. son las encargadas y responsables de la toma de decisiones en busca de
un mejoramiento continuo.
ANEXOS
ANEXO 2
Caracterización de procesos
Gestión Administrativa
Gestión de Transporte
Gestión de Acopio
Gestión de Facturación
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Vigencia. 15/02/2015
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
FORTALEZAS DEBILIDADES
Conocimiento y experiencia por parte de los Inexistencia de direccionamiento estratégico
ANÁLISIS DOFA trabajadores sobre el mercado de transporte Se considera internamente que por el tamaño de la empresa no
terrestre de carga automotor. hay una estructura administrativa
Infraestructura y equipos apropiados para la Los trabajadores no tienen definidas con claridad sus funciones
ejecución de las tareas. Existen responsabilidades compartidas que no permiten el
Compromiso de la gerencia de la organización correcto flujo de información
para la mejora continua de los procesos y Se presentan problemas internos de comunicación entre los
funcionamiento interno. colaboradores que generan mal clima organizacional.
Buena relación con los clientes. Sobre carga laboral en algunos puestos.
Localización accesible Equivocaciones en presupuestos de viáticos.
Alta gamma de alternativas de distribución Falta de reglamento (deberes, derechos y sanciones) para
Precios competitivos los trabajadores.
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OPORTUNIDADES
Posibilidad de adquirir vehículos para prestar
un servicio más eficiente.
Mercados potenciales que pueden ser atacados
por la organización.
FO DO
Ampliar el portafolio de servicios para evitar
contratos con terceros
Insatisfacción de los clientes con empresas que
hacen parte de la competencia.
Crecimiento del mercado.
AMENAZAS
Competencia con mayor experiencia en
el mercado y musculo financiero.
Restricciones legales de carga en el territorio FA DA
nacional.
Incrementos en el valor de los impuestos e
insumos necesarios para prestar el servicio.
49
ESTRATEGIAS DE LA MATRIZ DOFA
ESTRATEGIAS FO:
Realizar visitas a clientes que puedan estar insatisfechos con los servicios de la competencia para ofrecer por
medio de la habilidad y experiencia de nuestros colaboradores y precios atractivos un mejor servicio que nos
permita fidelizar estos nuevos clientes.
Adquirir vehículos nuevos con mayor capacidad que sirvan para que la organización compita en nuevos mercados
y por clientes de mayor tamaño, confirmando con esto la disposición de la gerencia hacia la mejora continua.
ESTRATEGIAS DO:
50
que los clientes van a querer adquirir los servicios de logística por toda la seguridad y estabilidad que la
organización les brinda.
La posibilidad de ampliar el portafolio de servicios va a ser rentable sí los colaboradores tienen claro cuáles son
sus funciones y responsabilidades, para lo cual es útil un manual de funciones.
ESTRATEGIAS FA:
Realizar momentos de retroalimentación en doble dirección, donde la empresa a pesar de su corta trayectoria se
vea alimentada por todos los conocimientos y la experiencia que tienen los colaboradores pero además los
colaboradores deben estar siendo capacitados para conservar los estándares de calidad que la empresa necesita
para ser competitiva.
La excelente ubicación de la organización y sus diferentes alternativas de distribución son una herramienta para
superar las diferentes restricciones legales de carga en el país.
51
ESTRATEGIAS DA:
Se debe realizar un trabajo de direccionamiento estratégico donde se generen documento o información que
ayuden a que los colaboradores tengan claros los lineamientos de comunicación y jerarquías para de esta forma
tener un mejor flujo de información que ayude a la compañía a disminuir el impacto que genera la experiencia extra
que tiene la competencia.
La empresa debe estar en continua revisión para verificar que todos los procesos se estén llevando de buena
forma para esto la gerencia debe tener una reunión periódica con los funcionarios donde se corrijan los errores que
se puedan presentar. Esto dará paso a la mejora en la calidad del servicio que será una herramienta principal para
abrirse espacio en un mercado con competencia consolidada.
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Vigencia. 15/02/2015
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
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Objetivo: Gestionar el proceso operativo de transporte de la organización, de forma
que se garanticen servicios con los mas altos estandares de calidad.
54
Objetivo: Gestionar el proceso operativo de Acopio de la organización, de forma que
se garanticen servicios con los mas altos estandares de calidad.
55
Objetivo: Gestionar el proceso administrativo de facturación de la empresa, de forma
que se garantice el cumplimiento de todas las actividades que tienen relación con este
proceso.
56
Objetivo: Administrar el sistema de gestión de la calidad con el fin da garantizar la
conformidad de los requisitos del mismo.
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MANUAL DE CALIDAD
Vigencia. 15/02/2015
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
6 5 3 2 4 1
Cumplimiento
Calidad en el Normas de Mejoramiento Personal Precios TOTAL
con requisitos
servicio seguridad Continuo Capacitado razonables
del cliente
5 Transporte
6x5x5=150 5x5x5=125 3x5x3=45 2x5x3=30 4x5x3=60 1x5x1=5 415
Nodrizas
1 Transporte
6x1x3=18 5x1x5=25 3x1x3=9 2x1x1=2 4x1x1=4 1x1x3=3 61
medios propios
4 Retiro vehículos
6x4x1=24 5x4x5=100 3x4x1=12 2x4x1=8 4x4x3=48 1x4x1=4 196
zona franca
3
Acopio 6x3x5=90 5x3x3=45 3x3x1=9 2x3x3=18 4x2x1=8 1x3x5=15 185
2 Atención al
6x2x5=60 5x2x5=50 3x2x1=6 2x2x5=20 4x2x3=24 1x2x5=10 170
cliente
TOTAL 342 345 81 78 144 37
Criterio de evaluación
Relación directa = 5 Relación media = 3 Relación baja = 1
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MANUAL DE CALIDAD
Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVOS DE CALIDAD
Versión. 01
Código: SGC-MC-001
GESTIÓN DE TRANSPORTE
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MANUAL DE CALIDAD
Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVOS DE CALIDAD
Versión. 01
Código: SGC-MC-001
GESTIÓN DE ACOPIO
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Vigencia. 15/02/2015
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Fecha:
Esta encuesta tiene como objetivo evaluar el grado de satisfacción y conciencia que
usted tiene como funcionario de la empresa TRANSPORTES AR S.A.S.
a. SI
b. NO
a. SI
b. NO
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MANUAL DE CALIDAD
Vigencia. 15/02/2015
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MC-001
a. SI
b. NO
a. SI
b. NO
a. SI
b. NO
c. A VECES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Versión. 01
TRANSPORTES AR S.A.S.
Código: SGC-MP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cargo
Nombre
Firma
1
CONTENIDO
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO PARA
Versión. 01
ALMACENAMIENTO EN CENTRO DE
Código: SGC-MP-001
ACOPIO
PROCEDIMIENTO PARA
ALMACENAMIENTO EN CENTRO
DE ACOPIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los
responsables correspondientes para el almacenamiento (acopio) de vehículos en
TRANSPORTES AR S.A.S.
ALCANCE:
RESPONSABLES:
GLOSARIO
Registrar entrada:
Responsable: Vigilante
Revisar estado:
Inspeccionar el estado interno y externo del vehículo, así como los accesorios que debe
tener en el momento en que se ingrese al centro de acopio. Al igual que el vigilante
debe llevar un control en cuadro de Excel para validar cantidad de vehículos
almacenados.
Seleccionar área:
Ordenar salida:
Generar formato con las especificaciones del cliente enviadas previamente por correo
electrónico en el que autoriza la salida de uno o varios vehículos del centro de acopio.
Inspeccionar el estado interno y externo del vehículo, así como los accesorios que debe
tener antes de salir del centro de acopio.
Registrar salida:
Responsable: Vigilante
Al salir del centro de acopio de TRANSPORTES AR S.A.S. se debe registrar el
vehículo en la minuta en esta la fecha, número de chasis, marca y color, quien ingresa
el vehículo y el cliente.
Liquidar parqueadero:
Contabilizar con el registro de entradas y salidas que debe llevar el auxiliar de logística
y con el respaldo de la minuta que el vigilante maneja, el tiempo de cada vehículo en el
centro de acopio de TRANSPORTES AR S.A.S. para facturar a los clientes.
DOCUMENTOS
FECHA:
CLIENTE:
FIRMA CLIENTE:
LIQUIDACIÓN PARQUEADERO
Cargo
Nombre
Firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los responsables
correspondientes para el retiro de los vehículos de zona franca.
ALCANCE:
RESPONSABLES:
GLOSARIO
ZONA FRANCA: Es un territorio delimitado de un país donde se goza de algunos
beneficios tributarios, como la excepción del pago de derechos de importación de
mercancías, de algunos impuestos o la regulación de estos.
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA RETIRO DE VEHICULOS DE ZONA FRANCA
DESARROLLO:
Orden de retiro
Recibir por parte del cliente y por medio de correo electrónico el listado de los
vehículos que se desean retirar de zona franca indicando los últimos 6 números del
chasis.
El responsable del ingreso a los patios de zona franca, el auxiliar de patios, debe
autorizar su entrada en la portería principal para obtener el carnet de ingreso con el
que está autorizado para retirar vehículos como representante de TRANSPORTES
AR S.A.S.
Comprobar listado
Comprobar en el listado realizado por la oficina de control del patio donde se deben
retirar los vehículos en zona franca la existencia de los mismos automóviles y que
ya tengan el alistamiento previo necesario para el retiro.
Revisar vehículos
Autorizar vehículos
En listado entregado por oficina de control en zona franca se deben resaltar los
vehículos que se van a retirar para aprobación y autorización. Para esto se debe
tomar un turno en la misma oficina que asignará el orden en que las diferentes
empresas que se dedican a la misma actividad serán atendidas y autorizadas. Con
el turno se deja el listado mencionado y se espera confirmación.
Retirar vehículos
Cuando se tiene la aprobación del retiro de los vehículos de los patios de zona
franca, el auxiliar de patios debe movilizarlos hasta la portada principal de ZF
Palmaseca donde las autoridades pertinentes realizan la última inspección de
documentos y estado de los vehículos para otorgar completa responsabilidad al
representante de TRANSPORTES AR S.A.S.
Cargo
Nombre
Firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los
responsables correspondientes para el transporte de vehículos por medios propios.
ALCANCE:
RESPONSABLES:
GLOSARIO
Orden de movilización
Revisar vehículo
Revisión visual interna y externa del vehículo así como de los accesorios que
según su referencia deban de tener.
Planear viaje
Asignar viáticos
Responsable: Jefe de Logística
Realizar viaje
Responsable: Conductores
Entregar vehículo
Responsable: Conductores
Después de una revisión por parte del cliente del estado interno, externo y los
accesorios del vehículo se debe firmar el recibido (por conductor y cliente) con
entrega.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
El objetivo de este procedimiento es documentar todos los pasos, así como los
responsables correspondientes para el transporte de vehículos por medio de niñeras
o nodrizas.
ALCANCE:
RESPONSABLES:
FLUJOGRAMA
Orden de movilización
Identificar vehículos
Responsable: Auxiliar de Logística – Conductores
Se ubican e identifican dentro del centro de acopio de la empresa los vehículos
que se van a transportar según su número de chasis y las características
especificadas por el cliente.
Revisar vehículo
Responsable: Conductor
El conductor asignado a la niñera que va a movilizar la carga debe hacer una
revisión visual interna y externa del vehículo así como de los accesorios que
según su referencia deban de tener. De tener alguna novedad se debe informar
al auxilia de logística con el fin de especificar el responsable, de lo contrario el
conductor asumirá la responsabilidad.
Planear viaje
Asignar viáticos
Cargar Niñera
Responsable: Conductor
Responsable: Conductores
Se deben asegurar por medio de cadenas, arneses, etc. Los vehículos que van
a ser transportados, verificando que cada uno tenga la seguridad necesaria
para ser trasladados hasta su lugar de destino
Realizar viaje
Responsable: Conductores
Entregar vehículo
Responsable: Conductores
clientes) o hasta su punto final donde realiza entrega al cliente de los vehículos
Después de una revisión por parte del cliente del estado interno, externo y los
accesorios del vehículo se debe firmar el recibido (por conductor y cliente) con
entrega.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
Cargo
Nombre
Firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
ALCANCE:
Abarcara todos los documentos tanto internos como externos del sistema de gestión
de calidad en la empresa CAG Diseños Maderables.
GLOSARIO:
Documento externo: Hace referencia a los documentos que tienen orígenes distintos
a la organización, ejemplo los documentos entregados por los proveedores.
Elaborar documentos
Revisión de documentos
Responsable: Gerente
Aprobación de documentos
Responsable: Gerente
Los documentos internos pueden ser consultados por los empleados de la empresa
los cuales se encuentran en carpetas y folders que a su vez están almacenados en
archivadores de los que dispone la administración que garantizan el acceso y la
disponibilidad de los documentos.
Socialización de documentos
Cada vez que se libera un documento para su aplicación es necesario realizar una
divulgación a los procesos involucrados, esta socialización se realiza por medio de
una reunión que es coordinada y ejecutada por la jefe de logística.
Control de cambios
Cargo
Nombre
Firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE REGISTROS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
ALCANCE:
Este procedimiento abarcara todos los registros del sistema de gestión de calidad de la
organización CAG Diseños Maderables.
GLOSARIO:
Identificación: Acción que da un Nombre ó código con el que se reconoce cada registro
(Formato).
FLUJOGRAMA
Identificación
Almacenamiento
Protección
Recuperación
Retención
Disposición Final
Cargo
Nombre
Firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE AUDITORIAS
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
OBJETIVO
ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad
de TRANSPORTES AR S.A.S.
GLOSARIO
Equipo auditor: Uno o más personas que llevan a cabo una auditoria.
FLUJOGRAMA
Se elaboran los programas y planes de auditoria interna, los temas de auditoría y las
fechas de ejecución de las mismas; en el plan se debe establecer el cronograma de
cada auditoria. Para esta actividad se utilizan el Formato Programa de auditoría y el
Formato Plan de auditoría, los cuales son revisados y aprobados por la gerencia.
El Equipo de Auditoria Interna diseñan las listas de verificación a utilizar durante las
auditorias, así también se definen las responsabilidades de cada miembro del equipo
dentro del proceso de auditorías internas del SGC.
INFORMACIÓN DE SELECCIÓN
Fecha:
Objetivo:
Alcance:
Proceso a Fecha de
Auditor Líder Equipo auditor
auditar auditoría
Fecha:
Objetivo
:
Alcance:
Proceso a
auditar:
Tiempo estimado
de la auditoría:
Hora de Hora de
Actividad / Requisito: Auditado: Auditor:
inicio fin
Reunión de apertura
Control de registros
Control del producto no
conforme
Cargo
Nombre
Firma
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS Y DE
MEJORA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Vigencia. 15/02/2015
OBJETIVO:
ALCANCE:
Aplica para todos los procesos de la organización y está enmarcado entre las no
conformidades hasta el seguimiento y cierre de los planes de acción
GLOSARIO:
FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE AUDITORIAS
DESARROLLO
Detección de la No conformidad
Análisis de causas
Planificación de actividades:
Control de cambios
Fecha:
Solicitante:
Auditado:
Líder del
proceso:
Detectado en:
Auditoría interna Ejecución del proceso Análisis de
Auditoria Externa Análisis de datos riesgos
Tipo de hallazgo:
No conformidad No conformidad
Observación
real potencia
Planes de acción
Plan de acción Responsable Fecha de ejecución
Cargo
Nombre
Firma
Vigencia:
MANUAL DE FUNCIONES Y
Febrero 15 de 2015
RESPONSABILIDADAES
Código. SGC-MF-001
TRANSPORTES AR S.A.S.
Versión. 01
MANUAL DE FUNCIONES
Y RESPONSABILIDADES
Nombre
Firma
1
CONTENIDO
IV. RESPONSABILIDADES
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
liderazgo
Buena comunicación
Trabajo en equipo
Gestión del cambio
Competencias Específicas
Educación:
Profesional en carreras administrativas
Especialización en logística.
Experiencia:
VI. RIESGOS
No Aplica
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
IV. RESPONSABILIDADES
V. REQUISITOS DEL
CARGO COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Excelente comunicación
Manejo de personal
Trabajo en equipo
Diseñar estrategias comerciales.
Competencias Específicas
Experiencia:
Mínimo tres años en centros de acopio o área operativa de concesionarios.
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
II. OBJETIVO Velar por que el centro de acopio permanezca en orden con
todos los espacios demarcados según la marca y el cocesionario y Efectuar
la recepción y despacho de todos los vehículos ingresados al centro de
acopio
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Productividad
Asumir Responsabilidades
Comunicar Efectivamente
Confidencialidad
Trabajo en equipo
Competencias Específicas
Capacidad de análisis y solución de inconvenientes
Servicio al cliente
Tolerancia al estrés.
Buen dimensionamiento de espacio
Excelente habilidad para conducir
Resistencia al sol y jornadas de movimiento.
Educación:
Profesional o tecnólogo en ingeniera industrial
Estudios en logística
Experiencia:
Mínimo dos años trabajado en las áreas o empresas afines.
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Legalizaciones de viajes
o Revisión de peajes: Corroborar NIT de comprobante peaje entregado
con los establecidos según ruta
o Revisión tanqueos: estaciones de servicio establecidas o en ruta.
o Revisión viáticos: Relación con caja menor
o Gastos adicionales: Verificar facturas o comprobantes de imprevistos
o gastos necesarios por motivo de viaje.
o Se cruzan valores con dato en correo de anticipo enviado desde
gerencia para paz y salvo con el conductor y enviar a facturación.
IV. RESPONSABILIDADES
Manejo de equipos: Tendrá a su cargo un centro de cómputo.
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Buena comunicación
Relaciones Humanas
Trabajo en equipo
Competencias Específicas
Educación:
Bachiller
Tecnólogo industrial, Ingeniero industrial o carreras afines
Experiencia:
Mínimo dos años en cargos afines
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
V. REQUISITOS DEL
CARGO COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Trabajo en equipo
Actitud proactiva
Manejo oportuno de la información
Competencias Específicas
Educación:
Bachiller
Curso de conducción – Pase categoría C3
Experiencia:
Mínimo un año en patios de zona franca
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
V. REQUISITOS DEL
CARGO COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Trabajo en equipo
Responsabilidad
Transparencia en manejo de información
Competencias Específicas
Manejo de Excel
Software Siesa Pymes
Manejo de equipos de escaneo y computo
Habilidad interpretativa de valores.
Educación:
Bachiller
Tecnólogo o profesional áreas administrativas o contables
Experiencia:
Mínimo un año trabajado en el área de facturación o contable de empresas con
actividad económica similar a la de la empresa.
VI. RIESGOS
Ergonómicos
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Realizar los amarres de cada uno de los vehículos cargados de tal manera
que garantice la seguridad del cargue, teniendo en cuenta que cada
vehículo debe ser asegurado con cuatro riatas.
IV. RESPONSABILIDADES
Legalización de viajes
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Trabajo en equipo
Recursividad
Motivación
Organización y escucha.
Competencias Específicas
Servicio al cliente
Excelente manejo de vehículos de carga pesada.
Habilidades con manejo de instrumentos de seguridad.
Agudeza visual.
Rapidez de reflejos.
fortaleza física.
Educación:
Curso de conducción – Categoría C3
Experiencia:
Mínimo dos años manejando vehículos pesados y mínimo un año con manejo de
carga automotor.
VI. RIESGOS
Físicos
Eléctricos
Ergonómicos
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Competencias Específicas
Agudeza visual.
Fortaleza física.
Conocimiento de vehículos de carga pesada
Manejo de herramientas
Educación:
Bachiller
Técnico o tecnólogo mecánico.
Experiencia:
Mínimo dos años trabajado como mecánico y mínimo un año trabajando con
vehículos de carga pesada
V. RIESGOS
Físicos
Eléctricos
Ergonómicos
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
COMPETENCIAS
Competencias Misionales
Buena comunicación
Proactivo
Responsable
Honradez
Competencias Específicas
Experiencia:
VI. RIESGOS
Físicos
Ergonómicos
MAPA DE RIESGOS
Perdidas importantes de
ECONÓMICO 1 5 1 5
dinero
Realizar inversiones equivocadas Errores de planificacion y
para la organización evaluacion
Perdidas económicas
AMBIENTAL Indeterminadas Muertes 5 5 1 25
Aparicion de sucesos naturales Deterioro de las instalaciones
como, inundaciones,
temblores, terremotos etc.
PROGRAMA DE GESTIÓN DEL RIESGO
META
FECHA DE CÓMO LO VOY A HACER
INDICADOR RESPONSABLE SEGUIMIENTO
CÓMO ESTOY A DONDE QUIERO LLEGAR CUMPLIMIENTO (ESTRATEGÍA)
Realizar procesos de
Se realizan pocos filtros Estudio adecuado de de los selección adecuados para
Numero de contrataciones por año para ña contratacion aspirantes y los requisitos Gerente Anual 01/02/2016 cada uno de los cargos que
del personal del cargo esten vacantes en la
organización
Se han realizado
Utilidad obtenida por medio de inversiones inversiones que Seguir apoyando las inversiones Gerente Anual 01/02/2016 Se debe hacer un estudio
favorecieron los adecuadas para el beneficio de exhaustivo de las posibles
intereses de la la organización inversiones de la compañía
compañía
Numero de
Los clientes deben
quejas por En ocasiones se han
tener sus vehiculos Realizar estudio de tiempos en los procesos que
tiempos de presentado retraso en Conductores semanal 12/02/2016
en el tiempo pueden retardar la entrega de los vehiculos
entrega en la entrega de vehiculos
establecido y lugar
la semana
indicado
Aparicion de gastos
golpear vehiculos en el centro Espacios de parqueo estrechos
LABORAL demasiado altos para 3 5 3 45
de almacenamiento y poco cuidado a la hora del
correcion de detalles en los
parqueo
vehiculos
Perdida de oportunidad de
Mala utilizacion de los falta de diseño de almacenamiento negocios
5 5 3 75
espacios de en el area asignada
almacenamiento Perdida de utilidades
ECONÓMICO
Exceso de confianza en conductores
Se debe responder
a agenos a la empresa y falta de
Perdida de vehiculos economicamente por el vehiculo 1 1 5 5
realizacion de inventario
perdido
constantemente
Se debe realizar un
Axiliar de Patios,
Numero de Vehiculos Solo ha sucedido No tener reportes inventariado diario de los
logistica y Anual 01/02/2016
perdidos por año en una de perdida de vehiculos que la
vigilante
coasion vehiculos compañía tiene en
acopio
Perdida de facturas que dificulten No se cuenta con el conocimiento en la Los informes financieros no reflejan
1 5 5 25
el costeo elaboración de estados financieros los verdaderos costos
LABORAL
Información poco confiable.
Errores en la digitación de la Falta de conocimiento de los sistemas de
1 3 1 3
información de los clientes computo
Errores en la facturación
Porcentaje de
No se han presentado Presentación de informes
participacion de No se presente ningun Auxiliar de
ningun problema de Mensual 01/02/2016 mensuales de los
Viaticos en el prblema de este tipo facturacion
este tipo estados financieros
total de los costos