CONTROL DE REGISTR/OS

ISA-HSE-P-002 ver. 01

Nombre Cargo Fecha Firma

Elaborado por Indira Merino Meza Sup. de HSE 07/05/2019

Revisado por Fernando Vásquez Sub. Gerente 14/05/2019

Mariñoz

Steven Esquivel
Aprobado por Gerente. General 14/05/2019
Gaitan

Prohibida la reproducción total o parcial sin la autorización de ISA AUTOMATIZACION S.A.C.

 Código ISA-HSE-P-002
CONTROL DE Versión 01

REGISTROS FA
Aprobado por
15/07/2019
GG

1. OBJETIVO

Asegurar la identificación, recopilación, acceso, mantenimiento, almacenamiento y la

disposición de los registros generados dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional de ISA AUTOMATIZACION S.AC.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a todos los registros generados dentro del Sistema de
Gestión Seguridad y Salud Ocupacional de ISA AUTOMATIZACION S.AC.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 ISA-HSE-P-001 Control de Documentos.

 OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
 Ley 29783: Ley de seguridad y salud en el trabajo.
 Reglamento N° 005-2012 de la ley N° 29783 Ley de seguridad y salud en el trabajo
 Resolución Ministerial 050-2013 TR Formatos referenciales que contemplan la
información mínima que deben contener los registros obligatorios del sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

 Registro: Documento que presenta resultados alcanzados o que proporciona evidencia

de las actividades realizadas.
 Identificación: Nombre (título) con el que se identifica el registro.
 Protección: Manera de cómo se protegen los registros. Ejemplo. (Carpetas, fólder,
backup, etc.)
 Recuperación: La manera en la que se presenta el registro; este puede ser electrónico
y/o papel para realizar cualquier consulta.
 Tiempo de conservación: Es el tiempo de retención más el tiempo del registro como
archivo muerto.
 Tiempo de retención: El tiempo que el registro permanece en el área para consulta
antes de su disposición.
 Disposición: El destino que se le da al registro después de cumplir con el tiempo de
retención. (Archivo muerto o destrucción).
 FA: Fecha de aprobación.
 Site: Lugar en la web donde se almacenan los registros.

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5. RESPONSABILIDADES

 El Coordinador de Gestión es responsable de:

o Llevar el control de los formatos de los registro del Sistema de Gestión, a través del
Google Drive y en la Lista Maestra de Documentos
o Preparación y actualización de la Lista Maestra de Documentos.
 Todo el personal usuario de los registros es responsable de cumplir con lo indicado en la
Lista Maestra de Documentos.
 Los Jefes de Área, se encargan de asegurar la recopilación, almacenamiento, mantenimiento
y la disposición de los registros.
 El Gerente de Área / Jefe de Área es responsable de autorizar el acceso a los registros.
 El Jefe de Costos, Presupuestos y Cierre documentario es la responsable de escanear
toda la documentación correspondiente a los proyectos y subirlos al site de ISA
AUTOMATIZACION.

6. DESARROLLO

6.1. Diseño del registro

El diseño del encabezado debe de redactarse de la siguiente manera:

6.1.1. Encabezado
CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3

Campo 1: Debe de contener el logo de ISA AUTOMATIZACION.

Campo 2: Debe de contener el título del documento.

Ejemplo: LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Campo 3: Contiene la identificación del documento

Código: Es el número de identificación que se le ha dado al documento.

Versión: Numero de la versión actual del documento, la primera versión se

inicia con el número 0 y las siguiente serán en forma correlativa.

FA: día, mes, año de la aprobación del documento.

/Aprobado por: Cargo del responsable de la aprobación del documento.

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7. PROCEDIMIENTO
7.1. Identificación de los registros
La identificación de los registros se realizarán asignando título y código. Los
códigos se asignarán de acuerdo a las siguientes pautas:

ISA-XXX-Y-ZZZ AREA ABREVIATURA

Gerencia General GG
Dónde:
Health, safety and HSE
o ISA: ISA AUTOMATIZACION enviroment
o XXX: Área a la que pertenece Infraestructura INF
Administración y Finanzas. ADM
el documento.
o Y: Tipo de documento.
o ZZZ: Numero de correlativo.
TIPO DE DOCUMENTO ABREVIATURA
Registro R
Programa PG

7.2. Almacenamiento y recuperación de registros

 El almacenamiento de los registros se efectúa en archivadores, fólderes, o cualquier otro

medio que garantice su conservación, fácil recuperación y acceso, de ser necesario serán
trasladados a un medio más apropiado para su almacenamiento (en medios informáticos).
 Para los registros digitales se cuenta con el respaldo de los backup de la información.
 Los formatos de los registros se mantienen en el Google drive (**) en la carpeta de (**) de
cada área. Además se debe mantener las dos últimas versiones de los formatos de los
registros obsoletos en la carpeta “Obsoleto”.
 Los formatos obsoletos impresos deben ser retirados y eliminados.
 Toda la documentación que se ha registrado durante la ejecución del proyecto (dosier
de calidad) es escaneada y la información es subida al
https://sites.google.com/a/isaautomation.com/, el dossier en físico es entregado al
cliente.

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7.3. Tiempo de conservación de registros

El tiempo de conservación de los registros depende de la utilidad de la información contenida

en los registros.

Registros relativos a: Tiempo de retención Tiempo de conservación

Enfermedades ocupacionales 1 año 20 años
Accidentes de trabajo e incidentes 1 año 10 años
peligrosos
Otro registros de SST (obligatorios) 1 año 5 años
Registros técnicos 1 año 5 años

Los registros que son guardados en el site de ISA AUTOMATIZACION, quedarán ahí por
tiempo indefinido.

7.4. Modificación y Cambios

7.4.1. Cuando se realicen modificaciones y/o cambios en los formatos de los
registros, se podrán identificar con el cambio de versión.

8. REGISTROS
 ISA-HSE-R-002 Lista Maestra de Documentos

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