Módulo III: Archivos en Teams

Contenido 1: Manejo de archivos en Microsoft Teams

Manejo de Archivos en Microsoft Teams

En Microsoft Teams es sencillo y práctico conocer el entorno de trabajo de la ventana archivos,

trabajar con el almacenamiento en la nube, agregar Cloud Storage, descargar archivos y
configurar con sus opciones.

Conocer el entorno de trabajo en la ventana archivos

En Microsoft Teams, todos los documentos que se han compartido en los equipos se almacenan
en el mismo lugar, organizados según la última fecha de modificación. Además, acá se ven los
archivos vinculados a la cuenta en OneDrive.

Conocer el almacenamiento en la nube

Microsoft Teams contiene todos los archivos de OneDrive Empresarial asociados a su cuenta de
Office 365. Se puede crear un archivo nuevo de Office, cargar archivos desde el ordenador,
obtener el vínculo de un archivo o carpeta y abrir directamente los archivos en OneDrive web.
Por último, también se puede agregar otros servicios de almacenamiento en la nube, como
Dropbox, Box, ShareFile y Google Drive.

Nota: Solo usted y los usuarios a los que haya otorgado permisos de forma explícita podrán ver
y modificar esos archivos.

Ruta para: Agregar Cloud Storage

1.- Haga clic en “Agregar almacenamiento en la nube”.

2.- Seleccione el proveedor de almacenamiento que desee.

3.- Haga clic en “Permitir una vez”.

4.- Ingrese el correo electrónico y contraseña.

5.- Haga clic en “Iniciar sesión”.

6.- Haga clic en “Permitir”.

Nota: Para agregar este tipo de almacenamientos externos, es necesario estar registrado en
alguno de ellos. Entre los proveedores de almacenamiento que se pueden vincular con Teams,
tenemos: Dropbox, Box, ShareFile y Google Drive.

Agregar un almacenamiento en la nube desde la opción “Equipos”

Para agregar un almacenamiento desde la opción equipos, solo es necesario hacer clic en la
opción “Equipos” y luego hacer clic en la opción “Agregar almacenamiento en la nube”, por
último, seleccionar el proveedor de almacenamiento.

Ruta para: Descargar Archivos

1.- Haga clic en “Más opciones”.

2.- Haga clic en “Descargar”.

3.- Haga clic en “Guardar”.

Trabajar con las opciones de la ventana “Archivos”

En la ventana de “Archivos” de Microsoft Teams, se organizan los documentos de manera rápida

y se visualizan las diferentes opciones que tienen los documentos. En ella, es posible cambiar la
organización de los archivos, ya sea por tipo, nombre, fecha de modificación y ubicación dentro
de la aplicación. También, al utilizar el botón “Actualizar la lista”, se visualizan los archivos
recientes. En “Más opciones”, se edita el documento en Teams, es posible abrirlo a través de la
aplicación en línea o local (Excel, PowerPoint, Word), descargarlo, o se puede obtener el vínculo
para compartirlo con otros usuarios.

Contenido 2: Trabajando con los archivos en la Nube

En la nube de Office 365, se pueden vincular otros almacenamientos a Teams para que tengas
en un solo lugar todos los archivos que tu equipo utiliza constantemente. Es posible crear un
archivo, editar, obtener y compartir vínculos de la nube, mover y descargar archivos, eliminar
archivos de OneDrive y recuperar los eliminados.
Ruta para: Crear un archivo en la nube

1.- Haga clic en el botón “Nuevo”.

2.- Seleccione el tipo de archivo que desee crear.

3.- Ingrese el nombre del archivo.

4. Haga clic en el botón “Crear”.

5.- Haga clic en “Permitir”.

Editar un archivo

En Microsoft Teams se editan los archivos de Office directamente o abriéndolos en sus

respectivas aplicaciones de Office y Office Online. Para editarlo, solo basta con abrir el archivo,
opción “Editar” y seleccionar con que aplicación editarlo. Los cambios efectuados se guardarán
automáticamente en línea.

Nota: Hay algunos tipos de archivos no se pueden editar una vez que se han cargado en
Microsoft Teams. Sin embargo, puede actualizar su copia de archivo local y, a continuación,
cargarla de nuevo.

Obtener y compartir vínculos de la nube

Para obtener un vínculo y compartirlo, solo se debe hacer clic en “Obtener vínculo” y así se
puede copiar y enviar desde alguna aplicación de nuestra preferencia a nuestros colaboradores.

Nota: También podemos obtener un vínculo para copiarlo y compartirlo por medio del botón
“Más opciones”.

Ruta para: Mover Archivos

1.- Haga clic en “Más opciones”.

2.- Haga clic en el botón “Mover”.

3.- Seleccione la carpeta donde desee mover el archivo.

4.- Haga clic en “Mover”.

Descargar archivos

Para descargar un archivo, es necesario hacer clic en “Más opciones”, opción “Descargar” y
luego “Guardar”.

Eliminar archivos en OneDrive.

Para eliminar un archivo, se debe seleccionar el documento. Seguidamente, hacer clic en

“Eliminar” Y “Confirmar”. Antes de eliminar el archivo, OneDrive nos advierte que se moverá a
su “Papelera de reciclaje”, donde se puede recuperar en caso de cambiar de opinión.

Nota: los elementos de la papelera de reciclaje se eliminan automáticamente 30 días después

de que se muevan allí. Si la papelera está llena, los elementos más antiguos se eliminarán
después de tres días.

Ruta para: Restaurar archivos eliminados

1.- Haga clic en “Abrir” en OneDrive.

2.- Haga clic en “Papelera de reciclaje”.

3.- Marque la casilla de verificación del archivo que desee restaurar.

4.- Haga clic en el botón “Restaurar”.