Funciones

A.   Entendimiento del entorno e Innovación

1
2
3
B.   Filosofía y Liderazgo
4
5
6
C.   Alianzas y Socios Estratégicos
7
7a
7b
7c
7d

D.   Planeación Estrategica y Estructura

8
9
9a
9b
9c
10
11
11a
11b
11c
E.    Procuración de Recursos / Ventas
12
13
14
15
16
F.    Oportunidades y Opciones
17
18
19
G.   Operaciones
20
20a
20b

20c
20d
20e
20f
21
21a
21b
21c
22
22a

22b
23
23a
23b
23c
24
24a
24b
24c
H.   Transparecia y seguimiento con socios y donantes
25
25a
25b
25c
25d
25e
25f
25g
25h
I.    Monitoreo y Evaluación de Impacto
27

28
29
30
31
32
33
34
35
 I= Informado; RD= Responsable Directo; AT= Apoyo Técnico; AL= Apoyo
Logístico; C= Consultor; S= Supervisor 4

Valor
Funciones

A.   Entendimiento del entorno e Innovación

Investigar y explorar nuevas posibilidades 4
Examinar y comunicar influencias externas 3
Investigar nuevos métodos, sistemas y herramientas de implementación 2
B.   Filosofía y Liderazgo
Declarar la visión estratégica, misión y cultura de la organización 4
Declarar el rol de la organización y su nicho en la región 3
Declarar la identidad pública regional de la organización 2
C.   Alianzas y Socios Estratégicos
Definir y establecer alianzas
Definir políticas claras para el establecimiento general de alianzas 4
Aplicación / especificación de políticas institucionales en la región 3
Identificar necesidades y potenciales socios 2
Negociar y establecer alianzas específicas y el rol de la institución en la alianza incluye seguimiento 1

D.   Planeación Estrategica y Estructura

Diseñar y declarar estrategias 4
Asegurar coherencia institucional 3
Evaluar la coherencia entre programas, proyectos, estructura y presupuestos disponibles 2
Identificar alternativas de solución en las incoherencias encontradas 1
Corregir incoherencias encontradas 1
Configurar estructuras organizacionales 2
Asegurar congruencia e integralidad 3
Analizar y evaluar el comportamiento de la organización 4
Adecuar y ajustar los proyectos y programas de la organización 4
Ejecutar armonicamente los proyectos entre programas y Unidades Operativas 3
E.    Procuración de Recursos / Ventas
Identificar necesidades de recaudación 1
Identificar oportunidades de recaudación externa 2
Identificar oportunidades de recaudación interna 3
Diseñar y elaborar propuestas específicas externa/ interna 4
Negociar y cabildear las iniciativas de recaudación 1
.    Oportunidades y Opciones
Determinar las necesidades para alcanzar la visión 1
Adecuar nuevos métodos, sistemas y herramientas de implementación 1
Ofertar y transferir nuevos productos y servicios 1
G.   Operaciones
 Manejar recursos humanos
Definir las funciones de la estructura del Departamento 4
Identificar las diferencias entre las habilidades requeridas en cada puesto y las del personal que lo ocupa 4

Definir e implementar los programas de capacitación pertinentes 4

Implementar el proceso de evaluación del desempeño del personal 4
Definir políticas claras de contratación y definición de sueldos y beneficios 4
Implementar politicas de contratación y sueldos y beneficios 4
Definir metas y objetivos de proyectos y actividades actuales
Identificar la cartera de proyectos que produzca los resultados esperados en la estrategia 4
Diseñar los proyectos y definir las metas y objetivos de los mismos 4
Definir los recursos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos 4
Manejar proyectos y procesos
Implementar las actividades necesarias para el cumplimiento de las metas y objetivos definidos 3

Administrar adecuadamente los recursos suministrados al proyecto 2

Proveer sistemas estandarizados y herramientas de operación
Identificar las necesidades operativas requeridas 2
Evaluar y consensar opciones de sistemas y herramientas identificadas 2
Implementar los sistemas y herramientas 3
Ubicar recursos adecuadamente a lo largo de la estructura
Identificar y evaluar el nivel de uso de los recursos de la organización 3
Evaluar la pertinencia de reubicación de los recursos 3
Realizar los ajustes en la ubicación de los recursos 3
H.   Transparecia y seguimiento con socios y donantes
Manejar adecuadamente los recursos financieros 3
Asegurar la satisfacción de patrocinadores, donantes, clientes y socios 1
Identificar las necesidades generales del donante 3
Identificar las necesidades de comunicación e imagen 4
Asegurar el cumplimiento en términos de comunicación e imagen 4
Asegurar el cumplimiento de información y reportes técnicos 3
Asegurar el cumplimiento de reportes financieros y particularidades administrativas / legales 4
Asegurar la satisfacción de socios en aspectos técnicos 4
Asegurar la satisfacción de socios en aspectos políticos 4
.    Monitoreo y Evaluación de Impacto
Definir políticas y herramientas de monitoreo y evaluación de estrategias, programas y proyectos 1

Sincronizar el desarrollo profesional con las competencias laborales 3

Evaluar el desempeño de las estrategias 1
Evaluar el desempeño anual de programas 2
Evaluar el desempeño trimestral y anual de proyectos 3
Re-evaluar la visión, misión y cultura de la organización 4
Asegurar la calidad de los producto, servicios y resultados generados 4
Incrementar la capacidad de la organización para aprender y reinventarse 1
Rediseñar los procesos organizacionales 3
TOTAL
 % consenso

25%
25%
25%
25%
75%
50%
25%
75%
75%
50%
25%
25%
50%
75%
25%
50%
75%
50%
75%
50%
75%

100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%

84%
25%
55%
84%
63%
75%
75%
I
Todos
Puesto 1

I
Puesto 2

RD
Puesto 3

AT
Puesto 4
AL

Puesto 5
C

Puesto 6
S

Puesto 7

Puesto 8

Puesto 9

Puesto 10

Puesto 11

Puesto 12

Puesto 13
100%
100%

100%
100%
100%
100%

100%
100%
100%

75%

50%

50%
50%
75%

75%
75%
75%
94%
75%
25%
75%
100%
100%
75%
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100%
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61%
25%

75%
25%
50%
75%
100%
100%
25%
75%
74%
Puesto 14

Puesto 15

Puesto 16

Puesto 17

Puesto 18

Puesto 19

Puesto 20

Puesto 21

Puesto 22

Puesto 23

Puesto 24

Puesto 25

Puesto 26

Puesto 27

Puesto 28
Puesto 29

Puesto 30
En la casilla D1 de la matriz se ingresa el número de
personas que participan en el análisis. El número 4 que
aparece por defecto se indica que 4 personas colaboraron
en este análisis
En la columna D, enfrente de cada tarea, se coloca el
número de personas que están de acuerdo en esta
distribución de responsabilidades, por tareas.

En la misma columna D, enfrente de cada función (casillas

sobreadas de la columna A) no se coloca ningún valor.

En la columna E se calcula automáticamente el porcentaje

de consenso.

En las siguientes columnas, debajo de las casillas de puesto

y enfrente de cada tarea, se colocan las letras que definen
las diferentes responsabilidades: RD; S; I, AT; AL; M; C

En el renglón 2, a partir de la columna F, se ponen los

nombres de cada puesto. Se pueden agregar más puestos a
la derecha
Los puestos pueden estar ocupados por diferentes
personas. Esto quiere decir que puede haber varios turnos o
puestos iguales que realizan las mismas funciones,
simultáneamente, en diferentes lugares.
No puede haber puestos iguales, que realizan las mismas
funciones, al mismo tiempo y en el mismo lugar. Esto se
llama redundancia y crea conflictos, errores, gastos
excesivos, retrasos y desperdicios.
Un responsable directo (RD) puede asignar tareas a otros,
que brindan apoyo técnico (AT), pero retiene la toma de
decisiones y la responsabilidad sobre los resultados o
rendición de cuentas.
Si el responsable directo delega la responsabilidad, tiene
que delegar también la autoridad para la toma de decisiones,
pero retiene la rendición de cuentas.
Si la delegación de responsabilidad se torna permanente,
habrá que cambiar la matriz para que refleje la RD en la
casilla correcta.