Elaborado por: Maira Alejandra Arroyo Fontalvo Aprendiz SENA
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
Clases Documento de Archivo
Son el producto documental de las
actividades que desarrolla el hombre y son
conservados a largo plazo por su valor
testimonial; Determinado por el lugar
Definición
donde se encuentra toda la información
producida o recibida por una entidad
pública o privada, en razón de sus
actividades o funciones.
Características Características Internas: aquellas que
hacen parte de la esencia del documento y
que están implícitas en él. Las más
comunes son:
 Entidad Productora: hace referencia a
la persona —autor— o empresa que
expide el documento, registrado, por
lo general, en el membrete o como
remitente de éste.
 Orígenes Funcionales: se refiere a su
función, cargo o trámite que motiva la
elaboración y producción del
documento. También se le denomina
función facilitativa, ya que, apoya la
ejecución de una actividad y sirve de
soporte a una respuesta o inquietud.
 Fecha y Lugar de Producción: señala
con precisión el origen del documento
en tiempo y espacio, es decir: día, mes
y año; así como, la ubicación de su
origen o realización.
 Contenido sustantivo o substancial:
se refiere específicamente al cuerpo o
contenido del documento de una
manera amplia y detallada.
Características Externas: son aquellas
características que no dependen del cuerpo
del documento, sino que son parámetros que
hacen que éste se realice de determinada
manera, y se pueden clasificar de la siguiente
forma:
 Clase: se refiere al tipo de mensaje
que se desea trasmitir en el
documento, por ejemplo el contenido
textual y no textual.
Documento Electrónico
Toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico.
También se encuentran documentos electrónicos
de archivo que cumplen su acción durante todo el
ciclo vital documental, como son los archivos: de
gestión, central e histórico.
 Por su forma de creación: que se divide en
documentos nativos electrónicos, cuando han
sido elaborados desde un principio en medios
electrónicos y permanecen en estos durante
toda su vida o documentos electrónicos
digitalizados, cuando se toman documentos
en soportes tradicionales (como el papel) y se
convierten o escanean para su utilización en
medios electrónicos.
 Por su origen: ya que pueden ser hechos por
la administración pública o presentados por
los ciudadanos, empresas u organizaciones.
 Por su forma y formato: ya que encontramos
documentos ofimáticos, cartográficos, correos
electrónicos, imágenes, videos, audio,
mensajes de datos de redes sociales,
formularios electrónicos, bases de datos,
entre otros.
 Contenido estable: El contenido del
documento no cambia en el tiempo; los
cambios deben estar autorizados conforme a
reglas establecidas, limitadas y controladas
por la entidad, o el administrador del sistema,
de forma que al ser consultado cualquier
documento, una misma pregunta, solicitud o
interacción genere siempre el mismo
resultado. Contenido de un objeto digital que
sólo puede sufrir cambios obedeciendo a un
conjunto de reglas fijas preestablecidas.
 Forma documental fija: Se define como la
cualidad del documento de archivo que
asegura que su contenido permanece
completo y sin alteraciones, a lo largo del
tiempo, manteniendo la forma original que
tuvo. De acuerdo con lo anterior, un objeto
digital tiene forma fija si su contenido binario
es almacenado de tal forma que el mensaje
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 Textual: sus contenidos están que contiene se puede desplegar con la
escritos en el papel. misma presentación documental que tenía en
 No Textuales: en algunas la pantalla la primera vez que fue guardado.
ocasiones pueden contener escritos, 
pero la diferencia radica en que se
elaboraron para ser interpretados
visual, auditiva e incluso
manualmente; por ejemplo: los
documentos informáticos,
fotográficos, gráficos, sonoros, mapas
y planos.
 Tipo: se refiere al motivo que genera
la creación del documento y la
entidad misma que lo emite; por
ejemplo: cartas, memorandos,
circulares, informes y destinación. Se
requiere aplicación de las normas
técnicas.
 Forma: señala específicamente su
contenido en original y copia. Se debe
identificar el original con alguna clase
de marquilla, en algunos casos se
emplea la mención N/A, que significa
no aplicable, con el ánimo de que no
sea empleado para el trámite, sino
que lo conserve el primer interesado.
 Formato: refleja la presentación en
físico del documento dependiendo su
clase, por ejemplo: Los textuales se
organizan por legajos, cajas, libros,
entre otros; los no textuales, como
son las imágenes y los sonoros, se
organizan en cintas, microfilms, Cds,
etc.
 Cantidad: hace referencia al número
de ejemplares del documento.
Principios y  Carácter Seriado: se conoce por este De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que
otras término a la generación del sirvan de apoyo a la gestión de las entidades y puedan
características documento uno a uno, y como servir de prueba, los documentos electrónicos deben
producto de acciones repetitivas; por poseer ciertas características:
ejemplo: las actas, los acuerdos y
resoluciones, los cuales están  Autenticidad: Que pueda demostrarse que el
encaminados a funciones específicas. documento es lo que afirma ser, que ha sido
 Carácter de Unicidad: este indica que creado o enviado por la persona que y que ha
cada documento en su producción es sido creado o enviado en el momento que se
único y no hay más ejemplares afirma. Para garantizar la autenticidad de los
idénticos, ni publicaciones. Las copias documentos, las entidades deben implantar y
deben ser tenidas en cuenta como un documentar políticas y procedimientos para
documento más que cumple con las el control de la creación, recepción,
condiciones necesarias para trámites transmisión, mantenimiento  y disposición de
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determinados, por esta razón no
rompe este carácter.
 Carácter de Objetividad: como su
nombre lo indica, el documento debe
cumplir con el “objeto” o con la
actividad institucional o personal para
la cual fue diseñado, no debiendo dar
paso a apreciaciones subjetivas en su
contenido. Como muestra de esto, en
la mayoría de los documentos se
anota el asunto o la referencia, y en
algunos, como en el caso de los
contratos, el mismo título indica la
descripción precisa y orienta su
contenido específicamente a lo que
persigue.
 Integridad: el documento bajo
ninguna circunstancia puede ser
alterado en su forma interna ni
externa, por esta razón es necesario
que sus especificaciones sean lo
suficientemente precisas y claras,
para que de esta manera, se proteja
de modificaciones.
 Interrelación: de ninguna manera un
documento con carácter archivístico
cumple una función aislado de
actividades registradas en otros
documentos; todo lo contrario, actúa
como una pieza de un conjunto, e
interactúa con los demás. Por
ejemplo: si en las bodegas de un
almacén se genera una devolución, se
afecta otra área con estos
documentos; es decir, si contabilidad
registra en documentos las acciones,
pero a su vez, determina que la
situación se presentó por negligencia
de un funcionario en el desempeño
de su cargo, puede realizarse una
notificación hacia la gerencia y
repercute el área de Talento Humano,
que seguramente tomará medidas y
se manifestará mediante la
expedición de un memorando.
los documentos
 Integridad: Hace referencia al carácter
completo e inalterado del documento
electrónico. Es necesario que un
documento esté protegido contra
modificaciones no autorizadas. Las
políticas y los procedimientos de gestión
de documentos deben decir qué posibles
anotaciones o adiciones se pueden
realizar sobre el mismo después de su
creación y en qué circunstancias se
pueden realizar. No obstante, cualquier
modificación que se realiza debe dejar
constancia para hacerle su seguimiento.
 Fiabilidad: Su contenido representa
exactamente lo que se quiso decir en él.
Es una representación completa y precisa
de lo que da testimonio y se puede
recurrir a él para demostrarlo. Los
documentos de archivo deben ser
creados en el momento o poco después
en que tiene lugar la operación o
actividad que reflejan, por individuos que
dispongan de un conocimiento directo de
los hechos o automáticamente por los
instrumentos que se usen habitualmente
para realizar las operaciones.
 Disponibilidad: Se puede localizar,
recuperar, presentar, interpretar y leer.
Su presentación debe mostrar la actividad
que lo produjo. El contexto de los
documentos debe ser suficientemente
claro y contener la información necesaria
para la comprensión de las operaciones
que los crearon y usaron. Debe ser
posible identificar un documento en el
contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización. Se deben
mantener los vínculos existentes entre los
documentos que reflejan una secuencia
de actividades.