ESCUELA DE INGENIERÍA AUTOMOTRIZ

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

UNIDAD I

INTRODUCCION A LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
 FUNDAMENTOS
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado
por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las
especificaciones de desempeño y que se diseña para
cumplir las necesidades del cliente. • Situación actual
INICIO
• Requerimientos
Es la suma de esfuerzos que • Objetivos
en forma temporal se utilizan

Tiempo
para generar un PRODUCTO
O SERVICIO en particular o • PROYECTO
UNICO

• Resultados
FIN
 FUNDAMENTOS
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Como la mayoría de los esfuerzos de una organización, la
principal meta de un proyecto es satisfacer la necesidad del
cliente.
Más allá de esta similitud fundamental, las características de un
proyecto ayudan a diferenciarlo de otras tareas de la
organización.
Características de un Proyecto
1. Un objetivo establecido.
2. Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin.
3. Por lo general implica que varios departamentos y
profesionales se involucren.
4. Es común hacer algo que nunca se ha realizado.
5. Tiene requerimientos específicos de tiempo, costo
y desempeño.
 EL OBJETIVO DE UN PROYECTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Un proyecto debe tener un OBJETIVO definido, en el que debe quedar
establecido el resultado o producto que se espera a su término Por lo
general, el objetivo de un proyecto se define a partir de:

Alcance ( de qué se trata ).

Programa de actividades ( tiempos ).
Costos.

Por ejemplo: el objetivo de un proyecto podría ser :

Ampliar la mezcla de productos que la empresa ofrece al cliente por

medio de la introducción de un nuevo producto en el mercado de la zona
3.
En un plazo máximo de 10 meses.
Y sin rebasar un presupuesto de $ 10 000.00 dólares.
Con determinadas especificaciones de calidad.
Que aseguren la plena satisfacción del cliente.
 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Otra manera de ilustrar la naturaleza única del

trabajo en un proyecto es en términos de su ciclo de
vida.

Algunos gerentes de proyecto encuentran útil

emplearlo como la piedra angular para administrar
proyectos

El ciclo de vida reconoce que los proyectos tienen un

alcance limitado de vida y que hay cambios
predecibles en el nivel de esfuerzo y de enfoque a lo
largo de la vida del proyecto.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Definición

Entrega Planeación

Ejecución
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
 LOS ATRIBUTOS DE UN PROYECTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Todo proyecto debe tener un objetivo definido con el cliente en
1. OBJETIVO: términos de: alcance, tiempo, costo y calidad.

2. ACTIVIDADES Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades

interdependientes, que han de cumplirse en secuencia
INTERDEPENDIENTES: predeterminada ( programa), a fin de alcanzar el objetivo.
En un proyecto se utilizan diversos recursos humanos,
3.RECURSOS: materiales, técnicos y financieros, cuyo costo tiene que ser
presupuestado.
Un proyecto tiene un marco temporal específico o vida útil
4. MARCO TEMPORAL
finita. Un tiempo de elaboración y una fecha en que debe
ESPECIFICO:
concluirse.
Un proyecto puede ser un esfuerzo único porque nunca antes
5. ESFUERZO UNICO O
se ha intentado o porque las circunstancias en que debe
DE UNA SOLA VEZ:
realizarse, no vuelven a repetirse de la misma forma.
El cliente es aquel que aporta los fondos necesarios para su
6. TIENE UN CLIENTE: realización y por lo tanto, es quien debe recibir sus beneficios.

En la planeación del proyecto se debe considerar la

7. SUPONE ALGO DE
incertidumbre de los elementos y prever eficientemente las
INCERTIDUMBRE:
contingencias.
 EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE
UN PROYECTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
 Conocer a fondo la necesidad del cliente.
1. Definir con claridad  Explorar alternativas de solución en base a la solicitud del mismo
el objetivo del ( solicitud de propuesta SDP).
proyecto  Definir el objetivo del proyecto en términos de alcance, tiempo,
costo y calidad

 Definir una estructura de división del trabajo (EDT), paquetes de

2. Dividir o subdividir tareas a realizar.
el alcance del  La estructura de división del trabajo describe la organización y
proyecto en personas que serán responsables de cada paquete.
paquetes de trabajo:

3. Cada paquete de  Definir actividades a realizar.

trabajo deberá ser  Definir tiempos para cada actividad.
desmenuzado a  Establecer claramente actividades antecedentes, secuencias,
detalle para interrelaciones y posibles simultaneidades.
describir todas las  Verificar que el orden secuencial de operaciones que asegure el
actividades que menor tiempo y costo posibles, sin demérito de la calidad.
incluye.

4. Graficar las  Elegir el tipo de diagrama más adecuado para el proyecto.

actividades.  Elaborar el diagrama general del proyecto.
 EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE
UN PROYECTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
 Estimar el costo para cada actividad ( explosión de recursos), y
5. Estimar costos y
para cada paquete.
elaborar presupuesto
 Elaborar el presupuesto total del proyecto
 Presentación del proyecto incluyendo, objetivo, especificaciones
6. Aprobación del
de calidad, tiempo y presupuesto.
proyecto.
 Aprobación y ajustes en su caso
 Determinar personas y organizaciones que deben estar
enteradas del proyecto.
7. Comunicar el
 Determinar los medios de comunicación más adecuados y
proyecto:
tiempos más convenientes para comunicar el proyecto a cada
público objetivo.

8. Poner en ejecución el  Lanzar el proyecto.

proyecto  Ejecutar el proyecto

 Determinar la metodología y frecuencia de control de avance.

9. Supervisar el avance  Comparar lo real contra lo planeado ( acción, calidad, costo).
del proyecto  Determinar y poner en práctica acciones correctivas que hagan
necesarias, dentro del presupuesto
 Presentar el proyecto concluido.
10. Término del proyecto  Evaluar proyecto contra lo realizado y analizar experiencias.
 Documentar las experiencias y las mejores prácticas
 LOS FACTORES DECISIVOS PARA
EL EXITO DE UN PROYECTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

 Que tenga un objetivo bien definido en términos de

alcance, programa y costo, acordado con el cliente.
 Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo.
 La Planeación y comunicación del proyecto son
fundamentales. Previenen la ocurrencia de problemas.
 Involucrar al cliente como parte del resultado exitoso,
mediante su participación activa en el proyecto.
 La clave del control eficaz del proyecto es comparar el
avance real del proyecto contra el que se planeó y
programó, implantando de inmediato las medidas
correctivas.
 A la conclusión de un proyecto, debe ser evaluado su
desarrollo y resultados, a fin de aprender qué podría
mejorarse en proyectos similares
 EJERCICIO PARA FIJACION DEL
CONOCIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. Defina el término Proyecto:

2. Explique cómo tiene que definirse el objetivo de un
proyecto:
3. Indique qué importancia tiene la comunicación
para el éxito de un proyecto:
4. Qué etapas se dan en el Ciclo de Vida de un
proyecto:
5. Describa sintéticamente los principales atributos
de un proyecto
6. Indique como debe llevarse a cabo el control de
un proyecto:
7. Mencione al menos cinco factores fundamentales
para el éxito de un proyecto
 DEFINICIÓN
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Se definen las especificaciones del

proyecto; se establecen sus
objetivos; se integran equipos; se
asignan las principales
responsabilidades.
 PLANEACIÓN
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Aumenta el nivel de esfuerzo y se

desarrollan planes para determinar qué
implicará el proyecto, cuándo se
programará, a quién beneficiará, qué nivel
de calidad debe mantenerse y cuál será el
presupuesto.
 EJECUCIÓN
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Una gran parte del trabajo del proyecto se realiza tanto

en el aspecto físico como en el mental. Se elabora el
producto físico (un puente, un informe, un programa
de software).Se utilizan las mediciones de tiempo,
costo y especificación como medios de control del
proyecto.
¿El proyecto está dentro de lo programado, Dentro de
lo presupuestado y cumple con las especificaciones?
¿Cuáles son los pronósticos para cada una de estas
medidas? ¿Qué revisiones/cambios se necesitan?
 ENTREGA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Comprende dos actividades: entregar el

producto del proyecto al cliente y volver a
desplegar los recursos del proyecto.

Lo primero puede comprender la capacitación

del Cliente y la transferencia de documentos.

Lo segundo implica, por lo general, la

liberación del equipo/materiales del proyecto
hacia otros proyectos y encontrar nuevas
asignaciones para los integrantes del equipo.
 CASO PARA ESTUDIO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Al finalizar un año, el Consejo de Dirección de una organización no lucrativa

local que recolecta o compra alimentos y los distribuye a personas
necesitadas, en su última reunión de resultados, dieron a conocer que la
demanda de alimentos y la cocina de beneficencia habían estado
aumentando, por lo que era urgente pensar en cómo obtener más fondos.
Una Consejera, expresó que era necesario tener a la brevedad posible un
proyecto para obtener fondos.
Otro Consejero mencionó la imposibilidad de obtener más fondos oficiales o
gubernamentales, pues habían agotado presupuestos e incluso estaban en
una reducción de gastos.
No se hizo esperar la pregunta de otro Consejero, preguntando acerca de
cuál era la cantidad necesaria para pasar el siguiente año satisfactoriamente.
La respuesta fue que se calculaba la cantidad en alrededor de 8 mil dólares y
que se necesitaría empezar a utilizar parte de esa cantidad en unos dos
meses.
 CASO PARA ESTUDIO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Otro Consejero mencionó que no se debería olvidar que se requerían

muchas otras cosas además de dinero, como más voluntarios, más espacio
para operar y almacenar, así como otras instalaciones adicionales.

La Presidenta del Consejo comentó que todo ello podría ser parte del
proyecto.

Sin embargo, una vez más otro Consejero mencionó que a lo mejor no se
necesitaba un proyecto, sino encontrar la manera de operar con menos
fondos y ahorrar en algunos gastos no necesarios.

La Presidenta le contestó que era muy buena su idea, que le pedía que
trabajara en ella, mientras otros trabajaban en ideas para conseguir fondos.

La junta terminó dentro de un ambiente de incertidumbre pues las opiniones

se dividieron y no estaba claro lo que debía hacerse en el futuro
 CASO PARA ESTUDIO
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Preguntas a resolver acerca del caso:

¿ Qué necesidades se han identificado ?

¿ Debe hacerse un proyecto ?

¿Cuáles supone usted que deberían ser en

términos generales los alcances del proyecto,
tiempo y costo ?