PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE Semana 4

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnología en Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: Organización de archivos aplicando PGD de acuerdo a los requerimientos
empresariales de empresas públicas y privadas de Cartagena
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Aplicar los principios y técnicas archivísticas en la organización del archivo de
central, archivo de gestiónl, y fondos acumulados teniendo en cuenta la normatividad vigente.

Competencia:. CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA

NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar controles sobre la utilización de tecnologías para la

seguridad y conservación de los documentos de acuerdo con las normas de la organización y la
legislación vigente.

Duración de la Guía: 30 horas

2. PRESENTACIÓN

 Estimado aprendiz, es momento de reconocer y apropiar las herramientas necesarias para

Organizar los Archivos de Gestión en las empresas.
 Aprenderàs a ejercer control sobre los documentos de archivo.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

SEMANA 4
3.1 Actividad de reflexión inicial

3.1.1 Descripción de la actividad: ¿Sabes què es una TRD? ¿Porquè son importantes? ¿Sabes
aplicar la TRD a un Archivo de Gestiòn? ¿Sabes còmo determinar para las Series Documentales el
Tiempo de Retención y Disposiciòn Final de acuerdo a la TRD de la entidad? ¿Què es un
documento de apoyo? Consulta el acuerdo 042 de 2002.

3.2 Actividad de contextualización

 CASO DE ESTUDIO: APLICA LAS TRD

Te han contratado en la empresa ABC LTDA, la cual, tiene un Fondo Documental

Acumulado, ella tiene TRD aprobadas y convalidadas, pero nunca las han
aplicado. Anhelaban que llegara a la institución una persona con competencias
laborales calificadas como tù, con el objetivo de adminsitrar toda la documentación
que se ha producido.

Inicialmente te han entregado las TRD de la oficina de Talento Humano con el fin
de que las analices, interpretes y apliques, organizando de este modo el Archivo
de Gestiòn de esa ofician tan importante.

Para ello, deberàs:

-Identificar en la TRD las Series producidas en esa Oficina.

-Aplicar los Tiempos de Retenciòn de cada Serie Documental, para saber si aùn
debe estar en ese Archivo de Gestiòn o transferirla al Archivo Central.

-Aplicar Disposiciòn Final (S, E, M/D, CT).

Debes tener en cuenta lo siguiente (Ver TRD anexa)

Actas del Comitè de Talento Humano: En toda esta Serie el último documento
de cada Expediente tiene como fecha el año 2.000 (Son 5 Unidades Dctales.) La
Selecciòn es del 20%

Historias Laborales: En esta Serie hay 10 Unidades dctales que el último

documento de cada Expediente tiene como fecha el año 2015 porque fueron
desvinculados de la empresa ese año y 10 Unidades dctales tienen como fecha
final 2019, aùn laboran en la empresa (Total 20 Unidades dctales)

Informes a Entes de Control: Todas las unidades dctales finalizan con fecha
2005 (Son 3 Unidades Dctales.)

Debes determinar cuàntas y cuàles unidades doctales se le realizarà

Inventario para:

-Conservar en Archivo de Gestiòn.

-Transferir al Archivo Central.
- Eliminar.
- Transferir al Archivo Històrico y Conservaràn Permanentemente.
Para ello, deberàs diligenciar el Cuadro descrito abajo.

EVIDENCIA INDIVIDUAL en un solo documento pdf:

CUADRO CON UNIDADES DOCUMENTALES A INVENTARIAR POR

DIFERENTES OBJETIVOS

Tipo de Inventario Nombre de la Cantidad de Justificaciòn

Serie Unidades
Documentales

Inventario del
Archivo de
Gestiòn

Inv. Transferencia
Primaria

Inv. de
Eliminaciòn

Inv. Archivo
Històrico

Requisitos: Bien presentado, Realizarlo en Word y convertir a pdf, que sea

legible, enviarlo en UN SOLO DOCUMENTO PDF
.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

-7 Razones por las que tu empresa debe tener La Tabla de Retención Documental
-Acuerdo 042 de 2002 Criterios para Organizar el Archivo de Gestiòn
-TRD empresa ABC LTDA

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Alexander Javier García Instructor Centro de 01/07//2020

Correa Comercio y
servicios

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

GFPI-F-019 V03