TECNICA: TALENTO HUMANO

MÓDULO: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

CUSTODIA DE
DOCUMENTO
S
SEGÚN LA LEGISLACIÓN
COLOMBIANA

Presentado por: Jennifer Cáceres

Martínez
Presentado a: Prof. Yenny Pinzón
 CUSTODIA DE DOCUMENTOS, SEGÚN LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA

En Colombia, la función archivística se encuentra regulada por la Ley 80 de 1989

(por la cual se crea el Archivo General de la Nación) y la Ley 594 de 2000 (Ley
general de Archivos). Por medio de estas leyes se regulan los ámbitos de
aplicación, las definiciones fundamentales, los principios generales y las funciones
que debe cumplir el Archivo General de la Nación (AGN).

La Custodia de documentos es un paso dentro de lo que es la Gestión documental

y se puede definir como la Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución, dependencia o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera sea su titularidad.
(Secretaría Distrital de Planeación, 2019)

Según lo expuesto en el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, podemos definir:

1. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por

una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
2. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
3. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
4. Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TÍTULO IV. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS (Ley 594 de 2000)

Según el artículo 11 de la presente ley, el Estado está obligado a crear, organizar,

preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad que
rige los archivos.

En el artículo 13, se habla sobre las instalaciones en las cuales funcionarán los
archivos, se habla de la garantía que debe brindar la administración pública sobre
los espacios y las instalaciones necesarias, teniendo en cuenta las
especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

El artículo 14 habla de la propiedad del Estado sobre los documentos de la

administración pública, por lo que ejercerá el control absoluto de los recursos
informativos. Los archivos públicos no podrán ser vendidos, cedidos ni donados.
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La administración pública pude contratar a personas naturales o jurídicas para la

custodia, organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo
(PARÁGRAFO 1). Es por ello que el 20 de Septiembre de 2002, el Archivo
General de la Nación emite el Acuerdo No.037, por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.

El ARTÍCULO PRIMERO del Acuerdo No. 0037, trata sobre los requisitos
mínimos que deben reunir todas las personas naturales o jurídicas interesadas en
prestar el servicio de Administración de Archivos, enmarcado en el artículo 14
Parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000. El inciso B de dicho artículo trata sobre
los Servicios de Depósito y custodia de Documentos de Archivo.

Podemos apreciar que se habla sobre los requisitos mínimos y condiciones

técnico ambientales, tales como:

1. Edificación
1.1. Ubicación
1.2. Aspectos estructurales
1.3. Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos
1.4. Distribución de áreas
1.5. Capacidad de almacenamiento (estantería, mobiliario según el tipo de
formato de los documentos, unidades de conservación).
2. Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material
documental en distintos soportes.
2.1. Humedad relativa y temperatura
2.2. Ventilación
2.3. Filtrado de aire
2.4. Iluminación
2.5. Seguridad
2.6. Mantenimiento

TÍTULO VII. SALIDA DE DOCUMENTOS (Ley 594 de 2000)

“Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida
temporal de los documentos de archivo” (Artículo 30).

En el Artículo 31 se plasma, que a los archivos públicos de carácter histórico se le

podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal y el jefe de archivo
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deberá tomar todas las medidas pertinentes para garantizar la integridad,

seguridad, conservación y reintegro de los mismos. La autorización sólo será
posible por: Motivos legales, Procesos técnicos o Exposiciones culturales. Si se
requiere que la autorización de salida temporal sea fuera del territorio nacional,
sólo podrá autorizarlo el Archivo General de la Nación (Parágrafo).

TÍTULO VIII. CONTROL Y VIGILANCIA (Ley 594 de 2000)

En el Artículo 35 se dispone que El Gobierno Nacional, a través del Archivo

General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos
Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y
sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente Ley y sus normas
reglamentarias. Las sanciones van desde sanciones correctivas (multas) hasta
sanciones legales (privación de libertad).

Es decir, la actividad de custodia de documentos en Colombia, es un hecho

realmente serio, con las normativas necesarias para llevarlas a cabo.