HABILIDADES PARA TELETRABAJO: TRUCOS

La decisión de dejar de trabajas a distancia

Valora los aspectos: SENSACIONES, PRODUCTIVIDAD, AISLAMIENTO,
LIDERAZGO

Trabajo mixto o flexible

Que son y por qué son útiles os protocolos de comunicación

Crear unos protocolos de comunicación, de flujos de trabajo, sistemas de
reporting etc
Si la comunicación falla todo se descontrola
ESTOS PROTOCOLOS ESTABLECERAN:
HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN
FINALIDAD DE LAS HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN
PROCESOS DE TRABAJOS
PROCESOS DE COMUNICACIÓN
Estos protocolos establecerán:
Comunicación fluida
Horarios comunes
Trabajo fuera del horario de trabajo

LAS RELACIONES SOCIALES DE LOS TRABAJADORES EN REMOTO

El aislamiento puede provocar problemas psicológicos y relacionales al teletrabajo,
como evitarlos
CONSEJOS PARA EVITARLOS: VIDA SOCIAL ACTIVA, REALIZACION DE LAS
TAREAS PERSONALES, TIEMPO LIBRE COMPARTIDO, ASISTENCIA A
MEETUPS Y EVENTOS PROFESIONALES, VIDEOCONFERENCIAS DIARIAS,
TRABAJO EN COWORKING O EN SITIOS PUBLICOS,
 Por un lado, si trabajamos para una empresa y otros compañeros no trabajan en
remoto, nuestra carrera profesional podría verse perjudicada. A la hora de
promocionar a un empleado en igualdad de condiciones, puede ser más
probable que asciendan al profesional con el que hay un cierto vínculo personal
que a alguien que cumple con su trabajo pero no se le ve.
¿Cómo puedes solucionarlo o al menos amortiguarlo? En primer lugar, ve
regularmente a la oficina. La regularidad dependerá de las circunstancias: no es lo
mismo si el lugar de trabajo del que dependes está en tu misma ciudad o en otro
país, pero intenta ir de vez en cuando, habla con tu superior para explicarle que no
te quieres ver desligado del equipo y que te gustaría que la empresa te facilitase
una mayor relación con tu equipo y con la propia empresa. Es posible que
busquen soluciones. Por otro lado, aunque tu trabajo sea muy
autónomo, INTENTA TENER CADA DÍA ALGÚN TIPO DE CONTACTO CON LAS
PERSONAS QUE TOMEN LAS DECISIONES QUE TE AFECTAN. Si has
terminado un trabajo, en vez de simplemente colgarlo en la nube pues mándale un
"email" para decírselo a quien corresponda. Y busca, como he dicho antes, la
forma tener un contacto más humano a través del teléfono o de videoconferencia
de forma regular. Esas conversaciones dan más pie a establecer vínculos que un
frío "email". Otro riesgo que corres si te aíslas en exceso al trabajar en remoto es
desconectarte de lo que pasa en tu empresa, en el sector o en el mercado. 

Opciones para trabajar a distancia, pero no desde casa

COWORKING, BIBLIOTECAS P,

Cómo luchar contra las interrupciones trabajando en remoto

Tenemos interrupciones continuamente, y si somos autónomos o tenemos un horario

flexible, aún más. Porque mucha gente considera que puede interrumpirnos en cualquier
momento al no estar en una oficina, y otras personas nos interrumpen simplemente
porque no tienen claro a qué horas trabajamos y a qué horas no. ¿Cómo puedes cambiar
esto?

Como digo, a menudo no lo harán con intención, así que la mejor forma es aclarar los
malentendidos e informarles de en qué horarios estás trabajando y que no deseas ser
interrumpido si no es algo realmente urgente, y de en qué horarios estás disponible para
charlar, verte o hacer recados. Se trata de que entiendan que el que estés en casa no
significa que no estés trabajando, que el horario que establezcas es exactamente igual que
si estuvieses en la oficina y no les vas a atender. Así, en el tiempo que destinamos a comer
o a descansar puedes responder a tus llamadas o mensajes. Si lo saben, si están avisados
no podrán enfadarse. Los compañeros de trabajo, clientes o proveedores también nos
interrumpen a menudo. Es evidente que esto es por motivos laborales y no podemos
descuidarlos, pero muchas veces lo que estamos haciendo nos exige mucha concentración
y recibir interrupciones continuas impide que avancemos. Si es así, puedes hacer varias
cosas: si puedes, organiza tus horarios de trabajo reservando las horas o días más
tranquilos para esas tareas y trata de aislarte. Fuera móvil, nada de avisos de
actualizaciones de correos ni, por supuesto, reuniones que te obliguen a parar lo que
estás haciendo y retomar más tarde; ya contestarás a todo eso después, seguro que puede
esperar. A veces, las interrupciones profesionales se pueden reducir mucho
planificándolas. Es decir, quizás un cliente con el que trabajas cada semana llama para
comentarte distintas cosas pero que, en realidad, no serían urgentes. Puedes planificar una
llamada semanal, siempre el mismo día y a la misma hora, en la que se hable de lo que
estás haciendo, se planifique el siguiente periodo, le informes de los resultados obtenidos,
etc. No quiere decir que el resto de la semana no haya comunicación, pero si sabe que el
viernes a las 11 h vais a hablar de todo eso, cada viernes seguramente guardará muchos
temas para ese momento. Ponte tu en contacto con ellos

Ser parte del equipo sin estar con el equipo

¿Trabajas a distancia pero no solo? Puede que tengas un equipo con el que colaboras
o deberías colaborar que trabaje desde tu empresa y tú desde casa u otro lugar, o que tu
equipo esté disperso geográficamente. El hecho es que, por suerte, cada vez hay
más trabajos que podemos desarrollar desde donde queramos. La tecnología, además de
esas habilidades que necesitamos, nos permite hacerlo. Pero la realidad es que a menudo,
pese a tener a nuestro alcance herramientas de colaboración y de comunicación, no las
usamos o lo hacemos mal y nos cuesta sentirnos parte de un equipo. No hace falta que
diga que un equipo es mucho más que un conjunto de personas en el que cada uno hace
sus cosas y todo se une al final. Un grupo y un equipo no es lo mismo. El equipo se aporta
mutuamente y la suma de sus partes es más que solo la unión de cada individuo, pero
debe gestionarse bien. Y, en ese aspecto, la responsabilidad primera es de la empresa y del
líder del equipo.

Cómo evitar la procrastinación

La palabra procrastinación suena fuerte y un poco rara. En realidad, según el Diccionario
de la lengua española, no significa más que aplazar o diferir. Dicho de manera sencilla, la
procrastinación se produce cuando retrasas una y otra vez el hecho de llevar a cabo
esas tareas que resultan más aburridas, pesadas o simplemente que te disgustan. Así que
si no conocías la palabra, seguramente acabas de descubrir que procrastinación define una
de tus pesadillas. No voy a decir que esté bien, pero diré que es humano. Todos tenemos
en nuestro día a día profesional, y por supuesto personal, cosas que no nos gusta hacer, y
la tendencia de muchas personas es irlas dejando, como cuando tienes un grifo que gotea
y tienes que llamar al fontanero para arreglarlo y no le llamas. No es que llamarle te vaya a
llevar mucho tiempo ni esfuerzo, pero, como decimos en España, te da pereza y lo vas
dejando. Se ha demostrado que otra de las razones para procrastinar puede ser el miedo
al fracaso. Retrasamos una tarea en la que pensamos que no vamos a ser suficientemente
buenos –digamos, dramáticamente, que fracasaremos– y no la abordamos para evitar ese
fracaso. No tienen por qué ser acciones o decisiones siempre superimportantes, pero
evitamos ese pequeño fracaso simplemente no haciéndolo o retrasando el momento. En el
trabajo, esto afecta a tu productividad y además te mantiene la cabeza ocupada en una
cosa más que tienes pendiente o en muchas. Por tanto, ¿qué puedes hacer para evitar
procrastinar? En primer lugar está la regla de los 2 minutos. Si algo te va a llevar menos de
2 minutos o incluso 5 o 10, no más, no lo pospongas ni te lo apuntes como pendiente, lo
haces y te lo quitas de encima; una cosa menos que procrastinar. Créate rutinas: aquellas
tareas aburridas pero que tienes que realizar regularmente conviértelas en una rutina y
trata de que sea inamovible. Por ejemplo, imagina que te aburre hacer el seguimiento a
clientes potenciales o a aquellos para los que hiciste algún trabajo pero que ahora no son
clientes. Deberías mandarles una vez al mes un "email" para recordarles que sigues ahí y
contactarles con alguna excusa. Si es algo que te da pereza pero sabes que debes hacer
mensualmente, márcate un día –por ejemplo, en la mañana del primer lunes de cada
mes–, así no lo retrasarás hasta el infinito. Piensa si trabajas en el lugar adecuado, si es
motivador para ti. Procrastinar en casa a veces es más fácil. Sin embargo, si estás en un
ambiente con actividad laboral y rodeado de gente ocupada y motivada, seguramente te
contagiarás de esa actividad. También práctica la asertividad. Seguro que hay tareas que
no quieres hacer porque las aceptaste por compromiso o por no decir no, pero si las
retrasas y no las haces o las haces mucho más tarde, al final estás quedando mucho peor
con la otra persona que tiene un tema paralizado por ti. Así que los dos salís
perjudicados. Mejor decir no con educación y respeto que decir sí y que el trabajo no esté
nunca hecho. Cualquiera puede entender que alguien no pueda hacer una tarea porque
tiene mucho trabajo. Si es algo que estás retrasando porque te va a llevar mucho tiempo,
divídelo en partes. Quizás no puedas dedicar una semana entera de golpe, pero sí puedes
dedicar un par de horas al día e ir avanzando en el tema, al menos no lo tendrás
parado. No pierdas tiempo pensando en lo aburrido o difícil que es algo que tienes que
hacer ni arrepintiéndote de haberlo aceptado, simplemente ponte y hazlo. Y pon fecha
límite a las tareas y no te las saltes; por sistema, cúmplelo incluso si la fecha es
autoimpuesta y no hay un jefe ni un cliente que te lo exija. Para las actividades de huida:
pueden ser ver vídeos en Internet, mirar una y otra vez las actualizaciones de tus redes
sociales o ver la televisión. En cuanto te des cuenta de que estás enganchado o
enganchada a otra actividad para huir de la que realmente tienes que hacer, detente y si
puedes aleja la tentación, como el móvil. Y, por último, prémiate si has hecho algo que
cuesta mucho hacer. Date un capricho: puede ser un tiempo de descanso o algo que te
apetezca para recompensarte. Acabar con la procrastinación no se hace de un día para
otro, hace falta ser constante y tener mucha fuerza de voluntad. Y nunca te comprenderá
un no procrastinador, ellos no ven el dilema. Si hay que hacer algo, se hace. ¿Para qué
retrasarlo si finalmente tendrás que hacerlo igual? Pues sí, objetivamente es cierto, pero
cada uno tiene que luchar con sus debilidades.
Cómo motivar a un equipo en remoto
Quiero partir de una base: liderar bien un equipo es muy difícil. Y quiero hacer hincapié en
dos palabras: liderar –que no mandar– y bien, no de cualquier manera. Pero si además el
equipo y el líder no están físicamente juntos, el tema se complica y la desmotivación
puede dañar a los profesionales y al equipo. En este caso, no solo es importante
saber cómo motivar al equipo, es aún más importante saber cómo evitar que se
desmotiven. Así que voy a empezar por analizar las principales razones que pueden llevar a
la desmotivación del equipo, para ver qué hay que evitar o a qué hay que poner
solución. La primera y principal es no sentirse parte del equipo. También, la falta de
comunicación, que va muy ligada al punto anterior, y los malentendidos y problemas que
surgen al comunicarse. La falta de objetivos claros también afecta mucho, porque uno no
sabe hacia dónde debe ir ni si lo está haciendo bien, mal o es mejorable. Eso conduce a
trabajar por inercia, pero no se sostiene a medio o largo plazo. Afecta mucho el no sentirse
valorado. Es claro que esto, como la mayoría del resto de puntos que estamos viendo, no
es exclusivo de los equipos que trabajan a distancia. Pero en persona es más fácil sentirse
valorado, incluso con pequeños gestos o con un comentario de felicitación al cruzarse en
el pasillo. Si se trabaja en remoto, debe ser mucho más clara y explícita esa valoración. No
hay que olvidar que cuando uno trabaja solo, muchas cosas se magnifican, y no se arreglan
tomando un café en la cafetería porque no va a darse esa situación. Así que si no se
arregla de alguna manera, el malestar se enquista y va a más. Continuando con lo que
puede provocar desmotivación, también está el sentir que se está en
desventaja profesional frente a compañeros que si están en la oficina. Se puede caer en
ese pensamiento negativo de: "Qué más da lo que haga, si al no estar en la oficina ni se
enteran". Una sensación similar que puede ser real es que se les soliciten las tareas más
tediosas o menos deseables, por decirlo de alguna manera, a los que trabajan en
remoto porque los que estén en la oficina hablen directamente con el superior y soliciten
las más interesantes. También pueden pensar que al no estar presentes en la oficina no se
les consulta opinión de algunos temas que se hablan y deciden directamente hablando
porque su opinión se tenga menos en cuenta. Obviamente, esa sensación –real o no–
provoca una falta de motivación importante. Estas son las causas más comunes de
desmotivación entre los profesionales que trabajan en remoto. Por supuesto, el líder de un
equipo no es un padre o una madre, ni el equipo, un grupo de niños. Pero parte de la
responsabilidad del líder es lograr un equipo unido, motivado y que dé el 100 % de sus
esfuerzos, conocimientos y experiencia para alcanzar los objetivos. Para minimizar la
posible desmotivación del equipo ¿qué puedes hacer? Lo primero: ser muy
transparente con todo el equipo, tanto con los que trabajas conjuntamente –si los hay–
como con los que están en remoto. Transparente con las decisiones que se toman, con
cómo se toman, con la manera de repartir las tareas y recompensar el trabajo extra,
etc. Todos forman un equipo y deben ser iguales en ese sentido, trabajen donde
trabajen. Debe ser así, pero además deben saberlo. Para eso es también fundamental que
haya una comunicación fluida y regular, y siempre que sea posible que se busquen
fórmulas y ocasiones de fortalecer el equipo y los vínculos entre los
miembros, humanizando la comunicación con encuentros en persona, videoconferencias o
llamadas de voz. Cuanto más se conozcan, más confiarán el uno en el otro y más fuerte
será el equipo, porque colaborarán en vez de competir, como debe ser un
equipo. Además, eso favorecerá que se sientan más apoyados –por tanto, más motivados–
y que haya menos rotación de los profesionales. Los objetivos deben estar claramente
marcados, tanto para cada uno de los individuos como para el equipo, y las funciones
de cada uno para que no haya interferencias. Como ves, todo tiene solución. Los
profesionales también tendrán que poner de su parte, pero la iniciativa debe partir de
arriba, del líder. Y un último consejo importante: conoce tanto como sea posible a los
miembros de tu equipo, averigua qué les gusta, qué no les gusta, qué esperan de ese
trabajo, qué les motiva o les desmotiva, qué nivel de autonomía tienen, si están habituados
o no a trabajar en remoto, etc. Así verás que hay profesionales que necesitan que se valore
de manera expresa su trabajo, que se les felicite; otros para los que es importante el
sentimiento de pertenencia al grupo y valoran los encuentros personales, participar de
actividades conjuntas de la empresa y tener una comunicación fluida entre los miembros
del equipo. Sin embargo, otros son muy autónomos y un exceso de comunicación –en su
concepto– les da la sensación de demasiadas interrupciones en vez de aportarles. Cuanto
más sepas de ellos, mejor sabrás cómo motivarles y cómo liderarles para tener un equipo
altamente cohesionado y eficaz.

Cómo mejorar la productividad y evitar distracciones

Existen diversos estudios que demuestran que trabajar a distancia con horario flexible
aumenta la productividad. Yo creo que esto, como norma general, es cierto. Pero, como en
todos los estudios, hay que leerse la letra pequeña, es decir, los detalles y bajo qué
condiciones se ha hecho el estudio. Por mi experiencia, pienso que hay personas que
pueden ser excelentes profesionales que no son adecuados para trabajar a distancia, igual
que los hay sin dotes de liderazgo o sin espíritu creativo pero son magníficos en otras
áreas profesionales. Pero sí considero que casi todo el mundo cuando pasa de trabajar en
una oficina a trabajar en remoto necesita encontrar su forma de trabajar para no perder
productividad. En una oficina, el que no quiere trabajar puede encontrar muchas
distracciones, pero trabajando en remoto o desde casa sin nadie a tu alrededor que vea lo
que haces exige dosis extra de fuerza de voluntad; las posibilidades de distracciones
propias aumentan. Mi primer consejo para evitar distracciones es conocerse a uno
mismo. Si eres muy activo en redes sociales, una de tus tentaciones será estar pendiente
de las actualizaciones de los demás y te costará mucho alejarte del móvil o no abrir tus
perfiles en el ordenador. Si te gusta picotear, es decir, hacer visitas a la nevera, comer algo,
tener a mano unas patatas "chips", comer algo dulce, etc., trabajar en casa será tu
perdición, tanto por perder el tiempo de trabajo como por tu salud. Puede que te encante
hablar por teléfono y, claro, en la oficina todo el mundo te oye y se da cuenta, pero si no
estás en la oficina, no. Por tanto, tú conoces tus puntos débiles mejor que nadie, sabes
cuáles van a ser tus distracciones, en qué vas a perder el tiempo. Así que ponle remedio:
elimina todos los avisos acústicos de luces o de vibración del móvil y déjalo lejos para no
tener tentaciones de mirarlo, de manera que sólo te enteres si te llaman. O no trabajes
desde casa, ve a otro de los posibles lugares donde puedes trabajar. También puedes
marcarte horarios estrictos de trabajo. Y, por ejemplo, cada hora o cada vez que
finalices una tarea concreta te tomas un minidescanso de 5 o 10 minutos en vez de
interrumpir continuamente tu trabajo. Mi siguiente consejo, por tanto, es ser disciplinado o
disciplinada: cumple los horarios de trabajo que te has propuesto sin interrupciones, o si
trabajas por proyectos u objetivos realiza las tareas que has planificado en el tiempo
determinado. Cuando vayas cumpliendo los objetivos podrás tomarte ciertas licencias,
digamos que ese pequeño premio te servirá de estímulo para centrarte y acabar
rápido. También te diría, aunque pueda sonar contradictorio, que para mejorar tu
productividad te rijas por ciertos esquemas de trabajo tradicional, es decir, de trabajo en
una oficina. Por ejemplo, a no ser que haya una razón de peso, levántate pronto, arréglate,
desayuna y ponte a trabajar. Come en poco tiempo. No mezcles tu vida personal con la
profesional. Y deja el trabajo cuando hayas cumplido más o menos con una jornada
laboral. ¿Por qué? Porque puede ser tentador levantarte a media mañana en vez de
madrugar o comer durante 1 hora, ver un rato de televisión y dormir la siesta después y
alargar la jornada laboral hasta bien entrada la noche para compensar. Hacerlo un día de
manera puntual, porque trabajaste hasta tarde el día anterior o tenías algo importante que
celebrar, es perfecto. En el fondo, para eso disfrutas de trabajo flexible, ¿no?, para
adaptarlo mejor a tus necesidades. Pero trabajar así por sistema o, mejor dicho, vivir así es
muy complicado, tu cuerpo se resiente. Te intentan localizar por algo de trabajo y no te
encuentran, no contestas y no saben cuándo lo harás. Tus relaciones sociales también son
más complicadas porque llevas horarios distintos de la mayoría, etc. En resumen, el tiempo
que podríamos perder en la oficina charlando con un compañero o viendo las fotos de las
vacaciones de otro puede ser fácilmente sustituido por ver vídeos de YouTube o estar
demasiado pendiente el móvil. Evitar caer en la tentación de nuestras
distracciones personales será la clave para que mejore nuestra productividad trabajando a
distancia.
Cómo cuidar tu salud
Si te pregunto cómo estás de salud, es posible que me contestes que bien. Pero si
entramos más en detalle, probablemente me dirás que te duele la espalda, incluso que no
duermes bien o que has engordado desde que trabajas en casa. La salud de las personas
que trabajan desde casa y con horarios flexibles se puede resentir si no se tiene especial
cuidado. Uno de los principales aspectos es que pasamos muchas horas sentados delante
del ordenador y no siempre de la mejor manera. ¿Cómo puedes solucionarlo? En primer
lugar, asegúrate de que el mobiliario es el adecuado, invierte en una buena silla de oficina
que sea ergonómica y puedas regularla en función de tu altura y la altura de la mesa. La
pantalla del ordenador debe estar a la altura de los ojos o un poco más baja, porque
estarás mirando a menudo al teclado, así que no fuerces el cuello para mirarla. Si eres
diseñador o algo similar, seguro que tienes una buena pantalla, pero si no, puede que
trabajes directamente con la del portal y eso significa que la pantalla estará muy baja y que
tus ojos tendrán que esforzarse más. Adquirir un monitor te vendrá bien para conectarlo al
portátil, y seguramente también estarás más cómodo con un teclado externo y un ratón
para evitar forzar las articulaciones de la muñeca. Puedes acabar desarrollando el síndrome
del túnel carpiano; una lesión bastante seria y dolorosa. Trata de tener siempre las piernas
con ángulo de 90 º cuando trabajes con el ordenador, si es necesario ponte debajo una
caja o algo que las eleve. La postura es fundamental para que tu espalda no sufra: la
espalda recta y apoyada en el respaldo de la silla. Y haz descansos regulares, como mucho
cada hora, para levantarte, estirarte y moverte un poco y cambiar de postura. Aprovecha
que tienes un horario flexible para hacer algo de ejercicio antes de trabajar o cuando
hagas un descanso largo. Puedes ir al gimnasio, correr o ir a nadar; lo que sea que te
obligue a estirar los músculos y moverte. Respecto al sueño, puede verse alterado por las
ocupaciones especialmente si eres emprendedor o autónomo y toda la
responsabilidad cae sobre ti, pero también te afectará si no tienes unos horarios
ordenados y irregulares. Por mucho trabajo que tengas o por mucho que disfrutes
haciendo tu trabajo, necesitas dormir unas 8 horas cada día para rendir al día siguiente y
ser productivo. Trabajar 20 horas seguidas solo hará que cometas errores y tardes más en
realizar las tareas y tu salud se resentirá. Además, lo más probable es que si haces esas
maratones de trabajo, la falta de sueño vaya acompañada de litros de bebidas excitantes o
azucaradas como bebidas de cola y café. Así sólo estás forzando la máquina, es decir, tu
cuerpo. Y, como la mayoría de excesos, tu cuerpo no suele colapsar por una vez que lo
hagas, pero si es tu tónica general cada vez te sentirás peor. Trata de organizarte y
planificar tu trabajo. Y si el tiempo no te da más de sí, pacta otros plazos de realización del
trabajo o delégalo. Ligado con lo anterior, va la dieta, o más bien nuestra nutrición. Puede
costar dejar el trabajo para ponerse a cocinar, pero hay que hacerlo, o si no busca
opciones. Una de ellas, la más cómoda –si eres amante del "delivery"– es que te manden la
comida a casa. Recuerda que estos servicios trabajan con muchísimos restaurantes, no solo
con los de pizzas, hamburguesas o comida rápida. Si no sabes o te cuesta cocinar, cuando
pidas que te traigan comida, que sea de restaurantes que cocinen platos saludables. Lo
mismo en casa no tardas nada en hacer una pechuga de pollo y unas verduras a la
plancha o una ensalada variada. Y, como norma general, bebe agua o infusiones, no
refrescos o bebidas excitantes. Si fumas imponte un autocontrol. Aunque en tu casa
puedas hacerlo continuamente, piensa en lo costoso que va a ser para tu salud y tu
economía. Estos son los principales consejos que puedo darte para que tu salud mejore. Es
importante que te cuides. Además, los autónomos más que nadie están expuestos a no
poder realizar el trabajo si caen enfermos y nadie les podrá sustituir.

La automotivación
Estar motivado es fundamental en la vida para todo. En concreto, en el trabajo, la ausencia
de motivación provocará que nuestra productividad baje, hagamos peor nuestro trabajo y,
sobre todo, nos sintamos mal. No hay nada peor que sentirse atrapado en un trabajo
que no te motiva. A menudo hablo de la importancia de que el líder motive a su equipo,
pero es cierto que uno mismo debe motivarse, bien porque sus superiores no lo hacen o
bien porque eres tu propio jefe y si no lo haces tú ¿quién lo hará? Para empezar, hay que
ser conscientes de que la falta de motivación es una mezcla de aspectos externos e
internos. Puede ser: tener un sueldo bajo, que no se valore tu trabajo, que la forma de
funcionar del sector o de la empresa con la que trabajes te disguste, etc. Todo eso son
aspectos externos, pero los internos son fundamentales. ¿Por qué si hay dos personas que
ganan lo mismo y trabajan lo mismo, una está motivada y la otra no? ¿O por qué tú
consideras que no se valora tu trabajo pero resulta que tu superior o tus clientes
están encantados contigo? Vamos a ver algunos consejos para automotivarnos, para darle
la vuelta a la situación y que no perdamos la ilusión por nuestro trabajo. En primer lugar,
valora pros y contras objetivamente. Quizás no te pagan mucho pero es un trabajo
cómodo y te gusta lo que haces. O, al revés, no te gusta mucho lo que haces pero pagan
muy bien. Desecha los pensamientos que son irracionales. Por ejemplo, si piensas que te
pagan mal pero fácilmente en Internet puedes ver que lo que ofrecen por trabajos como el
tuyo es igual o menos, a lo mejor es que no estás valorando bien lo que tienes. Piensa para
qué sirve lo que haces; más allá de servirte para ganarte la vida mejor o peor, tiene una
utilidad para tu empresa o tus clientes, contribuyes con tu aportación en algo. También
revisa tus objetivos. Quizá las desmotivación es porque no has fijado bien tus objetivos. Si
haces tu trabajo con la idea de que tus clientes te feliciten y se muestren agradecidos y no
lo hacen, te irás desmotivando. Pero si haces tu trabajo con el objetivo de que te suban el
sueldo o te asciendan y la empresa no puede hacerlo aunque quiera, también te vas a
desmotivar. Si tu objetivo es hacer bien las cosas y satisfacer a tus clientes, la cosa
cambia. Olvídate de hacerte la víctima, toma un papel activo. Si algo no te gusta intenta
cambiarlo, si es imposible valora si te compensa y, si es así, no te autocompadezcas. Ponte
en marcha para cambiar de trabajo de funciones, de clientes, de departamento o lo que
puedas hacer como alternativa. Intenta involucrarte en nuevos proyectos profesionales que
te gusten más, que te motiven y en los que puedas demostrar lo que vales. También busca
actividades motivadoras fuera de tu trabajo. Si tienes una vida plena fuera del trabajo te
enfrentarás mejor a las pequeñas insatisfacciones profesionales. Rodéate de gente positiva
y huye de la gente tóxica. Todos pasamos por malos momentos y necesitamos el hombro
de un amigo, pero hay gente que siempre está mal, lo que le sucede siempre es lo peor y
el mundo está en su contra. Esas personas nos conviene alejarlas. Dale un cambio a tu
lugar de trabajo, personalízalo, decóralo, pon algún detalle que te anime especialmente,
como una planta o un dibujo de tu hijo. Si está muy desordenado, ordénalo. Cierto caos
puede ser bueno, pero cuando se traspasan algunos límites es un obstáculo para tener una
mente positiva. Y, por último, desconecta. Tómate descansos mentales y físicos durante el
día y durante el año. Trata de hacer escapadas a sitios estimulantes en los que cambiar de
aires y descansar. Quizá no tengas el mejor trabajo del mundo, pero si te permite hacer
alguna escapada de fin de semana de vez en cuando o hacer cosas que te gustan, etc.,
puede que no esté tan mal.

El método Kanban para organizarse

A veces cuesta organizarse cuando uno trabaja a distancia. Además, si eres "freelance" se
añade que las cargas de trabajo fluctúan mucho: hoy estás hasta arriba de trabajo y
mañana estás parado esperando que te digan algo o que comience un nuevo
proyecto. Existen muchos sistemas para organizarse y, en mi opinión, es muy práctico
invertir un tiempo en informarse e incluso en probar los que consideras más
adecuados. Cuando des con el idóneo para ti y tu tipo de trabajo, empezarás a ahorrarte
mucho tiempo y quebraderos de cabeza. En esta ocasión, quiero hablar del método
Kanban para gestionar proyectos y tareas; muy útil si eres autónomo o si trabajas con un
equipo pero estáis geográficamente dispersos. Es una forma visual de gestionar las
tareas para poder saber en un momento el estatus de cada una de ellas. Se organiza en
tres tableros: tareas pendientes, tareas en marcha y tareas realizadas o finalizadas. Puedes
utilizar una pizarra o imprimirlo en grande. En cada tablero colocarás en pósits el lugar
que corresponda a cada tarea, que se irán cambiando de tablero a medida que los pones
en marcha o lo terminas. Cada tarea, es decir, cada pósit debe llevar toda la información
necesaria: de qué tarea se trata –a modo de título, por ejemplo, 'Escribir artículo de dieta
detox'–, una mínima descripción –por ejemplo, detallar las últimas publicaciones de la
dieta, las opiniones de los expertos a favor y en contra y las conclusiones– y, en tercer
lugar, la fecha de entrega o finalización. Si trabajas en equipo y algunas tareas
dependen de otras personas, deberás poner también quién es el responsable o encargado
de esa tarea. Puedes organizar las tareas en función de la importancia o de la urgencia:
más arriba las más urgentes o las más importantes y más abajo las menos urgentes o
menos importantes. Dependiendo de la complejidad de tu trabajo, puedes crear tableros
para cada proyecto, cada cliente o como te resulte más útil. Obviamente, la versión más –
digamos– analógica, la de la pizarra, es para tu uso personal. Si debes compartirlo con
otras personas que no están físicamente contigo tendrás que usar un sistema
diferente. Trello es una herramienta de gestión de proyectos que se basa en esta
metodología y podrías utilizarla en ese caso. Como ves, es un sistema sencillo, visual y que
te permite rápidamente ver la situación de tus tareas y proyectos.

Mantener la relación con clientes, compañeros, o partners

Aunque seas autónomo o trabajes en remoto, tendrás la necesidad de estar en contacto
continuo con otros miembros de tu equipo, tus clientes, colaboradores o proveedores. No
solo será necesario, sino que es beneficioso para evitar sentirte aislado y para
mantener una red de contactos activa. Existen muchas herramientas para mantener una
relación con otras personas, unas más adecuadas que otras según la situación. Para el día a
día, es obvio que los "emails" son útiles e inmediatos, además todo queda por escrito y así
se evitan malentendidos. También permiten enviar documentos adjuntos y que varias
personas estén informadas al mismo tiempo. Sin embargo, a veces es más rápido cuando
hay un debate o distintas opiniones una simple llamada de teléfono en vez de cruzar varios
"emails." Puedes hacer una multillamada si varias personas deben opinar o participar de la
decisión, o, mejor aún, una videoconferencia para humanizar un poco la comunicación
viéndoos la cara. Hay formas de comunicación relativamente nuevas, como el WhatsApp,
que están muy extendidas en el uso personal, pero en el uso profesional pueden
encontrarse barreras. Hay gente que prefiere no tratar temas profesionales por esta
vía, aunque sin duda es rápida y permite comunicarse casi en cualquier lugar. Con tu
equipo de trabajo puedes tener un grupo de WhatsApp para resolver dudas concretas o
temas concretos rápidamente o informar a todos. Por supuesto, las reuniones en
persona, individuales o en grupo siempre son efectivas, puesto que contribuyen a
desvirtualizar a aquellas personas que conocemos solo "online". También hay sistemas más
profesionales y unidireccionales como los "emailings", si, por ejemplo, quieres informar de
las novedades a todos tus clientes de una vez y con una regularidad. Por concretar, te
aconsejo únicamente dos cosas: mantener una comunicación fluida con todas las
personas relevantes para tu trabajo. Da muy mala impresión que pasen semanas sin
saber nada de la persona que está gestionando tu proyecto o que trabaja para ti de alguna
manera. Y, en segundo lugar, elige bien el canal más adecuado y no dudes cambiar si las
necesidades lo exigen. Si mandas un "email" a cinco personas para informar de algo y
todos se ponen a opinar, con el resultado de un montón de "emails" que en vez de facilitar
la comunicación la dificultan, páralo y propón una multillamada o videoconferencia, será
mejor para todos.
La utilidad de la asertividad
Ser asertivo es sencillamente ser capaz de decir lo que uno realmente piensa o siente de
manera clara y directa, pero respetando a los demás y sin herir sus sentimientos. Esta es
una habilidad que hay que trabajar y desarrollar. Muchas personas han recibido una
educación en la que está mal visto decir no o decir que algo te ha molestado o te ha
dolido. La educación y el respeto a los demás no están reñidos con decir las cosas como
son. Pongo un ejemplo. Te pido que realices una tarea o un trabajo y tú estás saturado. Es
imposible. No vas a poder hacerlo a tiempo. Pero te resulta feo o crees que dará una
mala imagen si me lo dices. Así que lo aceptas. Yo cuento contigo y espero ese trabajo
realizado en el tiempo acordado. Pero ese trabajo no llega, se retrasa y sigue sin llegar. Tú
te sientes mal porque no estás cumpliendo lo acordado, tienes mucho trabajo y aún se te
acumula más. Yo me siento mal porque necesito un trabajo para una fecha, no lo tengo y
posiblemente no lo tendré. Si me hubieses dicho sencillamente: "Mira, me encantaría
hacerlo, pero tengo muchísimo trabajo y durante este mes es imposible. Si puedes esperar
al mes que viene, lo haré. De lo contrario, me temo que no puedo ayudarte". Si dices algo
así, yo habría valorado si la tarea puede esperar o no. Y si no, habría buscado otra
solución. Es perfectamente comprensible que alguien no pueda hacer un trabajo en un
momento concreto, sobre todo con poco margen de tiempo. Pero no es tan comprensible
que acordemos una fecha de entrega y no se produzca. Esto es aplicable a muchas facetas
de la vida. Pero, créeme, se pueden decir las cosas honestamente y sin herir los
sentimientos de los demás ni resultar maleducado. Practica la asertividad y te sentirás
mucho mejor contigo mismo.

Las vacaciones cuando se trabaja a distancia

El trabajo flexible, el trabajo "freelance" o trabajar en remoto a menudo lleva a equívocos
a las personas que trabajan con un modelo más tradicional. Suelen creer que estamos
disponibles 24 horas al día, 365 días al año. Incluso, si no somos muy organizados, a
nosotros mismos nos cuesta desconectar y separar la vida personal y el tiempo de ocio de
las horas de trabajo. Nos corresponde educar –dicho entre comillas– a los demás para
explicarles cuando sí estamos disponibles y cuando no. Pero también nosotros mismos
tenemos que autoeducarnos y ponernos límites, especialmente si somos autónomos que
sabemos que si no trabajamos no cobramos. Habrá quien se pueda permitir dejar de
trabajar un mes para irse de vacaciones y quien no se pueda permitir dejar de trabajar ni
una semana. Hay trabajos más estacionales, que en determinadas fechas tienen un
volumen bajito y no pasa nada si nos vamos de vacaciones. Y otros que son continuos
todo el año. Hablo desde la experiencia y sé que es difícil a veces hacerlo. Pero también
desde la experiencia sé que es necesario descansar, cambiar de aires o, si no podemos
permitirnos unas vacaciones en otro sitio, al menos, romper las rutinas y hacer otras cosas:
mimarnos un poco, hacer lo que nos gusta y dedicarnos a nosotros mismos, nuestra
familia y nuestros amigos. Igual que necesitamos dormir cada noche, necesitamos
descansar algún día a la semana y tener alguna parada de trabajo más larga a lo largo del
año. Puedes hacerlo de varias formas: aprovechando las temporadas de menos
trabajo; adelantando el trabajo para dejarlo hecho; disfrutando de vacaciones entre un
proyecto y otro; tomando vacaciones más cortas pero más a menudo; hablando con tu
superior, tu equipo o tus clientes para acordar el mejor momento; llegando a un acuerdo
con un colaborador de tu confianza para que te supla durante esos días y tú le sustituyas a
él o ella cuando se vaya de vacaciones. O si ninguna de estas opciones es factible, cuando
tengas menos trabajo intenta dedicar solo un rato cada día a lo que sea más urgente. Por
ejemplo, dedícate a ello durante una hora cada mañana, a poder ser a primera hora, y
luego desconecta y disfruta el día. Hay opciones. Pero ni puedes ni debes estar trabajando
sin descanso indefinidamente. Tu cuerpo se resentirá. Tu mente y tu motivación,
también. Y, por supuesto, la calidad de tu trabajo.

Cómo trabajar sin jefes delante o cuando eres tu propio jefe

Cuando trabajas codo con codo con un superior que supervisa tu trabajo, cuentas
con diversas limitaciones. Tienes que adaptarte a su manera de trabajar y de querer las
cosas. Suele ser más sencillo consultar dudas o que te oriente a medida que avanzas en tu
trabajo, y digamos que la responsabilidad está más compartida. Y si es un jefe de la que
podríamos llamar "vieja escuela", aún tendrás más restringida tu forma de trabajar. Pero
los trabajadores en remoto pueden encontrarse en dos situaciones principalmente: que
sean autónomos o "freelance" y por tanto sus propios jefes; o que sean empleados de una
compañía, pero no trabajen físicamente en sus instalaciones. en este caso el jefe supervisa
a la distancia. Si eres tu propio jefe podrás organizarte como quieras, pero eso no quiere
decir que no necesites organizarte. Aunque no tengas un superior que te marque
objetivos, plazos y tareas, de alguna manera te lo marcarán tus clientes y tus necesidades,
y tendrás que reportar a ellos directamente. Llevar el control de tu trabajo, del estatus de
las tareas y de las fechas de entrega que debes cumplir te ayudará mucho para tenerlo
todo controlado y ser más productivo, especialmente si trabajas para distintos clientes y
proyectos. Mi consejo es que te crees tus propios informes de trabajo, lleves una agenda
muy organizada y tengas informes de resultados, incluso si el cliente no te los
reclama. Piensa además que cuando eres "freelance" lo normal es que no solo tengas que
gestionar tus clientes actuales, también tendrás que preparar propuestas o presupuestos
para clientes nuevos o potenciales y llevar a cabo algunas tareas de búsqueda de nuevos
clientes y seguimiento de los mismos. Cuando te toca todo hacerlo a ti, el tiempo pasa
volando, y a veces lo urgente te impide centrarte en lo importante. O hay tareas que te
gustan menos y te son más tediosas que vas dejando para otro momento, momento que,
si no te organizas bien, puede que nunca llegue. El método Kanban te puede ser útil sin
que tengas que invertir mucho tiempo para organizarte. Es muy fácil de poner en
práctica. Los informes de resultados también te ayudarán mucho a mejorar tus procesos y
tu trabajo en general. Debes crearlos en función de lo que te sea más relevante medir o
tener en cuenta, según tu trabajo. Al ser para tu uso interno, te sería muy útil controlar el
tiempo que inviertes en un cliente o proyecto, los beneficios que te reporta, el nivel de
satisfacción del cliente, si es un trabajo continuado o no, o si ese mismo cliente te va
solicitando otros proyectos. Es decir, si lo tienes fidelizado. Del mismo modo, debes incluir
el tiempo que inviertes en preparar propuestas o presupuestos para nuevos clientes y el
porcentaje de éxito. Y el tiempo que te requieren otras tareas como llevar la contabilidad,
por ejemplo. Tareas que si traduces en coste calculando tu precio por hora de trabajo
podrás ver si te compensa externalizar. En suma, con todas estas herramientas podrás
llevar un control de tu trabajo como lo llevaría un jefe de su equipo. Si, por el contrario,
trabajas para una empresa o si tienes un jefe ante el que respondes de tu trabajo, lo
normal es que él o la empresa ya tengan unos protocolos de seguimiento de tu trabajo,
informes de resultados, etc. En ese caso, si se adaptan realmente a tus circunstancias como
trabajador en remoto, perfecto. Si no, piensa cómo deberían cambiarse los protocolos
para resultar útiles para todos. Quizás se han limitado a utilizar los mismos que con sus
trabajadores presenciales y no son útiles para ti. Si no los hubiese, puedes pensar que eso
te otorga más libertad. Pero digamos que es un caramelo envenenado. A no ser que seas
un "crack", siempre te salga todo bien y tengan confianza ciega en ti, tendrás que informar
de lo que haces y sobre todo de los resultados. De lo contrario, puede darse el caso de
que al no verte físicamente se genere una cierta desconfianza al no saber seguro qué estás
haciendo o cuándo estás trabajando. Y si los resultados que obtienes no son muy
buenos, no podrán saber si es porque no hiciste tu trabajo bien, porque ni siquiera te han
visto. Por ejemplo, si tienes una función comercial y has llamado a 40 contactos este mes,
has hecho seguimiento por "email" a 60 y has presentado 20 propuestas comerciales
pero no alcanzas tus objetivos, ¿qué puede pensar tu superior? Si te ve en la oficina
haciendo llamadas continuamente, te ve pegado al ordenador trabajando cuando
pasaba por tu lado y al coincidir en la máquina de café le comentas que ya has enviado 20
propuestas comerciales, tu jefe o jefa puede no creerte, pero ha visto pruebas o síntomas
de tu trabajo. Pero si estás en tu casa, no ha visto nada. Si tienes tus propios documentos
con las personas contactadas, las empresas a las que pertenecen, la acción que has
realizado y la respuesta obtenida, no solo llevarás un mejor control de tu trabajo, sino que
también tu superior podrá ver lo que vas haciendo y entender que si no se han obtenido
los resultados deseados no es por tu falta de trabajo. Habrá que estudiar cuál es la
causa. El hecho es que no tienes a un jefe encima de ti todo el día, por lo que debes buscar
formas de organizarte. El método Kanban también es útil para ti, no solo para
autónomos. Aunque hay otros. Y será muy importante que tu superior esté informado de
cómo evoluciona tu trabajo y de los resultados que vayas obteniendo. ¿Qué te parece?
¿Crees que puedes mejorar siguiendo mis sugerencias?
Principales preocupaciones de los trabajadores a distancia
Aunque el teletrabajo es relativamente reciente, sobre todo en algunos países, se han
realizado diversos estudios y encuestas globales sobre el tema para saber más sobre las
motivaciones, las ventajas, etc. Uno de los aspectos más interesantes son los temas que
preocupan a este tipo de trabajadores y, por supuesto, las soluciones que puede aportar el
propio teletrabajador y, si es el caso, la empresa para la que trabaja. Una de las
preocupaciones es la percepción que tengan de ellos el resto de empleados. Los que sí van
a la oficina tienen un horario muy determinado. Que no les consideren parte de la
empresa, que les vean como unos privilegiados, que crean que no están trabajando, etc. La
solución a este posible problema debe venir sobre todo de la mano de la empresa. Es ella
quien debería ofrecer el teletrabajo en igualdad de condiciones a todos los trabajadores
que por su tipo de tareas puedan elegirlo. Y debe dar muestras de la pertenencia de esos
profesionales a la compañía, igual que el resto. También preocupa que a la hora de repartir
el trabajo se deje lo más tedioso a los que no están en la oficina. Para esto lo mejor es
demostrar la valía con el trabajo que se hace. Si no te ven en la oficina, tu trabajo será la
única prueba de lo que haces. No pierdas la oportunidad de ponerlo en valor. Y si ves que
efectivamente te dejan las peores tareas, una vez estés convencido con pruebas
tangibles, habla con tu superior para pararlo lo antes posible. Otro temor bastante habitual
es que no se tenga en cuenta a los trabajadores en remoto para tomar determinadas
decisiones o incluso para los ascensos. Está claro que hay decisiones que en las empresas
se toman de manera informal, hablando en los pasillos o en base a la opinión que parece
más extendida. En estos casos seguramente la persona que trabaje desde casa ni se entere
hasta que le afecte la decisión que se haya tomado y seguramente será tarde para
cambiarla. La solución más práctica pasa por tener una buena relación con los
compañeros, para tratar de que estos le informen de lo que se habla o se va a decidir y así
poder participar. Otra opción es solicitar que se establezcan protocolos formales para la
toma de decisiones como que todos los implicados tengan que emitir su voto u opinión,
dado que seguramente hay otros trabajadores en remoto que se encuentran en la misma
situación. Para optar a los ascensos, dependerá de la forma que tenga de decidirlo la
empresa. Si es obligatorio publicar internamente la vacante para que cualquiera pueda
optar, será más fácil. Aunque pueden seguir pesando las relaciones personales en la
decisión. También hay cierto temor a que se mida el trabajo al estilo más tradicional. Es
decir, por horas dedicadas, equivalente a horas de permanencia en la oficina, en vez de por
resultados. Esto, por supuesto, es algo que se debe pactar con antelación. Saber cómo se
va a medir el desempeño es básico para todas las partes. En muchos trabajos hoy en día
tiene más sentido trabajar por objetivos que por horas invertidas, especialmente los que se
pueden llevar a cabo a distancia. Pero eso debe hablarse y acordarse antes y explicarlo a
todos los trabajadores que necesiten adaptarse a esa nueva forma de trabajar y de ser
evaluados. Por último, hay preocupaciones más prácticas como no verse cubiertos por el
seguro si trabajan desde casa, no contar con ayuda económica extra para los gastos que
se generen trabajando allí o para materiales o tecnología, como papel o la propia
impresora, la tinta... Esto de nuevo, como cualquier duda de este tipo, debe hablarse con el
superior directo o con recursos humanos para llegar a un acuerdo. También ten en cuenta
lo que te estarás ahorrando en transporte o incluso en comidas fuera de casa. Como ves,
los problemas y temores pueden ser muchos y diversos, pero la solución de casi todos
pasa por no desvincularse de la compañía, por tener comunicación y relación regular, tan
humana como sea posible. Es decir, mejor en persona de vez en cuando, o con
videoconferencia, que por un frío "email". La empresa, por supuesto, también debe
involucrarse e implementar medidas y protocolos para que los teletrabajadores no pierdan
su espíritu de pertenencia.

Cómo liderar un equipo en remoto

Liderar un equipo es complicado. Tu trabajo no es vigilar que hagan el suyo, sino guiarles,
dirigirles y ayudarles a ser mejores profesionales, a alcanzar sus objetivos y a que den lo
mejor de sí mismos. Esto, como digo, no es fácil, pero si tu equipo es virtual, si trabajan en
remoto, es aún más complicado. En mi opinión, debes centrar sus esfuerzos en varios
aspectos clave. Lo primero: que trabajen bien en remoto, especialmente si no han
trabajado antes así. Deben tener las herramientas necesarias para comunicarse, para
realizar su trabajo, el lugar adecuado, y sobre todo aprender o saber trabajar a
distancia: saber organizarse, cómo actuar, etc. Por eso la empresa debe crear una serie
de protocolos de actuación, guía, recomendaciones o incluso ofrecerles formaciones
prácticas para adaptarse a esta forma de trabajar. Si no se hace de esta manera, lo más
probable es que la productividad baje, la motivación también y el empleado acabe
yéndose de la empresa. En segundo lugar, es fundamental la comunicación: que sea fluida,
sincera y lo más humanizada posible. Será la forma de detectar descontentos o
problemas, trabajar la confianza y poder lograr un equipo y no solo un conjunto de
personas sueltas que trabajan para ti por separado. La colaboración es imprescindible en
estos casos. Si no se aportan mutuamente los miembros del equipo, se pierde un enorme
valor. En tercer lugar, debes cuidar la motivación. Trabajar solo es duro. Tu equipo debe
sentir que se valora su trabajo, que hay un superior y un equipo que le respalda y está para
ayudarle, que se preocupa de él y que forma parte de la empresa como el resto. Ese
sentimiento de pertenencia es importante para retener el talento. En cuarto lugar, debe
existir mucha transparencia. Deben estar informados de lo que está pasando en la
compañía, de los cambios y las decisiones que se tomen. Recuerda que no están en la
oficina. No se van a enterar tomando el café. Cuando les llegue la noticia, si no es por ti
como jefe y es tarde, se sentirán desplazados e ignorados, como trabajadores de segunda
clase. Por otro lado, tu disponibilidad para el equipo debe ser real. No basta con decir que
pueden llamarte cuando quieran. Sé tú el que proactivamente les llame, les convoque
a una videoconferencia, les pregunte cómo están, si algo les preocupa, etc. Evita dar la
sensación de estar vigilando porque tu papel es el de ayudar. Por último, es necesario que
cada trabajador tenga muy claro los objetivos que debe alcanzar y las funciones que debe
cumplir, y plasmar los resultados en los informes que se establezcan en el protocolo. Se
trata de que la empresa –tú como líder del equipo– supervise los resultados, no todo el
proceso porque eso transmite falta de confianza y es insostenible por parte del que tiene
que supervisar todo y por parte del que se siente continuamente supervisado. Lo mejor es
que, además de actualizar los informes de resultados con la regularidad que se
establezca, haya una videoconferencia para que el trabajador los explique, tanto si son
buenos como si no lo son. Aprovecha para hablar de las dificultades que ha encontrado,
de las ideas que le han surgido, de las propuestas que quiera hacer. Mensualmente puede
estar bien. Y si es posible reunirse en persona para ver los resultados trimestrales o
anuales, eso sería perfecto. Por supuesto, tendrás que estar pendiente de muchos más
aspectos, sobre todo al principio de crear el equipo o cuando lleven poco tiempo
trabajando en remoto. Y el proceso comienza cuando se incorpora alguien nuevo al
equipo, claro. Pero estas directrices te permitirán no perder de vista temas importantes
que a veces damos por supuestos.

Eficacia trabajando
Ser eficaz en el trabajo implica menos horas para hacer el mismo trabajo. Y eso es evidente
que es bueno, sobre todo en tu caso. Si tienes un trabajo flexible, como no estás obligado
a estar dentro de un horario sentado en la silla, cuanto antes acabes, más tiempo libre
tienes. Si eres autónomo, eso significa que podrás involucrarte en más proyectos o
disfrutar más del tiempo de ocio. ¿Y cómo puedes ser más eficaz? Lo primero,
prioriza. Organiza tu día y tu semana sabiendo lo que tienes que hacer y ordénalo de más
importante a menos. No confundas lo importante con lo urgente. El cuadro que ilustra la
diferencia te será muy útil. Yo imprimí uno similar y lo tuve bastante tiempo puesto en la
pared de mi lugar de trabajo para tenerlo siempre presente. Cuando ya sabes lo que tienes
que hacer y la importancia que tiene, podrías empezar por realizar lo más importante. En
principio, te digo que sí, pero también debes tener en cuenta otras circunstancias. Por
ejemplo, si es una tarea creativa y hasta las 11 de la mañana y dos cafés te cuesta
reaccionar, mejor no te pongas temprano a hacerlo. Perderás el tiempo. O si es algo que
requiere mucha concentración y a esa hora en el sitio donde trabajas –por ejemplo, un
"coworking– hay mucho movimiento, mejor espera o vete a otro sitio. Eso sí, que lo
retrases no quiere decir que no lo hagas. Se trata de buscar la forma más eficaz de
trabajar. Tampoco dejes las tareas que requieren un mayor esfuerzo mental para las horas
en las que ya estás cansado o cansada o no obtendrás buen resultado. Deja para esas
horas lo más mecánico. Es importante que las prioridades las marque la importancia de la
tarea y tus horarios de máxima y mínima eficacia o productividad. No que algo te guste
más o menos o se te dé mejor o peor. De hecho, cuando estás cansado, puede ser un buen
momento para hacer lo que te gusta más porque tendrás mayor motivación
para contrarrestar el cansancio. Como tendrás varias tareas pendientes, puede que tengas
tentaciones de ir haciendo varias a la vez y mientras contestar algún correo electrónico y
alguna llamada. Bien, en vez de ser multitarea, intenta centrarte al 100 % en lo que estás
haciendo. Sé multitarea en serie. Cuando acabes una, comienzas la otra. Y en vez de
contestar el "email" en el momento, míralo pronto por la mañana, antes de irte a comer y a
media tarde, por ejemplo. Así te aseguras de que te enteras si entra algo urgente, pero no
pierdes tiempo mirándolo todo el rato y contestando. La eficacia va ligada a los resultados
obtenidos. Si son malos, no podremos considerarnos eficaces. Por tanto, tendrás que
haberte fijado previamente unos objetivos para buscar la manera de cumplirlos con
efectividad. Es decir, no basta con alcanzarlos a costa de lo que sea, sino que debe ser en
el menor tiempo posible y con los menores recursos posibles. Oriéntate a los
resultados. Elimina distracciones propias como mirar tu muro de Facebook a cada
momento, y externas, como llamadas de un amigo para charlar. Si divides tu jornada
laboral para tener pequeños descansos cada hora u hora y media de trabajo o cuando
finalices una tarea concreta, podrás aprovechar esos descansos para revisar tu correo
personal, mirar el WhatsApp o lo que desees. Pero cuando toca trabajar, céntrate. Delega o
externaliza lo que no te resulte rentable o no sea propiamente tu trabajo. Si no es lo tuyo,
perderás mucho tiempo en hacerlo. Di no a lo que sea innecesario, no te interese o no te
sea rentable, sin ningún tipo de pena o vergüenza. Ahorrarás tiempo y disgustos. Y por
último, lleva un estilo de vida saludable: duerme al menos ocho horas, come bien y
sano, haz ejercicio y no abuses de los estimulantes como el café, bebidas con
gas, etc. ¿Esto tiene algo que ver con que seas eficaz? Pues sí, por supuesto. Si estás
cansado y dolorido o mal alimentado, es imposible que seas tan capaz como si te
cuidas. Tu cuerpo no es una máquina, recuérdalo.

Decir no a un proyecto cuando eres tu propio jefe

¿Eres tu propio jefe? ¿Eres "freelance" o autónomo y tienes la libertad de decidir con qué
clientes o qué proyectos trabajas? Si es tu caso, es bastante probable que aun
teniendo esa opción no digas que no a casi nada. Una de las partes más duras de ser
autónomo es la incertidumbre de los trabajos y, por tanto, los ingresos que tendrás en el
futuro, incluso en un futuro cercano. Hasta aquellos "freelance" que tienen clientes
fijos sufren a menudo ese temor. Porque un cliente puede irse en cualquier momento y
eso puede desajustar completamente nuestros ingresos. Eso a menudo nos lleva a aceptar
todo cliente que nos llegue. A veces nos arrepentimos después, pero lo sacamos adelante
a costa de nuestro tiempo que supuestamente debería ser libre. Es evidente que depende
mucho de las circunstancias de cada uno. Si tienes muy poco trabajo y, por tanto,
tiempo para destinarlo, o si acabas de empezar y necesitas tener experiencia y poder
mostrar un porfolio de clientes y proyectos, tendrás que ser menos exigente. Pero si te
encuentras en una situación intermedia, deberás valorar diversos aspectos. Hay varios tipos
de proyectos o clientes que pueden no convenirte y tendrás que valorar con cuidado. En
primer lugar, los que pagan muy poco. Puede que te hayan dado un precio cerrado
para un trabajo o que cuando les diste un presupuesto te lo regateen. En ese caso, sé
objetivo. Valora en la medida de lo posible el tiempo que te puede llevar el trabajo. Incluye
en ese tiempo el que vayas a invertir en reuniones, llamadas y videoconferencias. Es tu
tiempo y se le estarás quitando a otros proyectos. en este caso te interesará más que
nunca especificar detalladamente lo que entra dentro de tu trabajo y lo que no. Si de inicio
te paga poco, no debes correr el riesgo de que el trabajo sea aún más del pactado. Si no
está de acuerdo con ello, seguramente no te va a compensar cogerlo. Hay otro tipo de
clientes que pagan poco por cada proyecto o acción, pero te garantizan un volumen alto
de trabajo. Si eres periodista y te pagan poco por cada contenido que escribas pero te
aseguran mucho volumen, puede compensarte. En ese caso lo mejor es que en el contrato
les des un precio por unidad más alto y apliques descuentos para diversos volúmenes. Así,
si cumple lo pactado, le cobrarás menos proporcionalmente, pero si no le saldrá más caro
cada encargo. También hay clientes que dicen algo parecido, pero sin comprometerse a
nada. La típica frase de: "Ahora estoy empezando y no puedo pagarte más, pero en cuanto
crezca creceremos juntos". Eso a veces es cierto y otras veces, cuando crecen, se van con
un proveedor más grande y no trabajan con "freelance". Lo que puedes hacer es
investigarle en Internet y ver si realmente la empresa acaba de arrancar, qué crecimiento
tiene, etc. Si es cierto, puedes intentar concretar un período de tiempo con un precio y al
cabo de ese tiempo renegociar condiciones. Si no es cierto, te está engañando y no es lo
más conveniente trabajar con él. También hay clientes que te llegan por vías que no te
ofrecen garantías. Si no conoces al cliente de nada y no sabes si pagará o no o de qué
manera, puedes tener dudas. Como "freelance", es conveniente siempre cobrar una parte
por adelantado y, desde luego, cobrar antes todo lo que te suponga a ti un gasto; por
ejemplo, contratar a un proveedor. Pero no siempre el cliente accede. Si no le conoces, si
no tienes referencias y no quiere pagar nada por adelantado, corres el riesgo de hacer el
trabajo y no cobrarlo. Pese a todo lo dicho, hay veces que el cliente te interesa, es de fiar y
no paga mal, pero estás hasta arriba de trabajo y no podrías darle un buen servicio. En
esos casos una posible solución es llegar a un acuerdo con un "partner". Puedes
simplemente darle el contacto o explicarle al cliente la situación y recomendarle a un
profesional de confianza, o bien puedes asumir tú una parte del trabajo y contratar a ese
"freelance" como proveedor tuyo. O directamente que haga el trabajo y tú estés
de intermediario del cliente, repartiendo así la ganancia. En algunos países no está bien
visto entre colegas llevarte una comisión por conseguirle o pasarle a otro un
proyecto. Pero lo cierto es que la otra persona no lo tendría de no ser por ti. Incluso,
puede que hayas mantenido reuniones o hecho propuestas y que hasta el momento no se
hayan remunerado. Esto es algo que debes valorar: tanto lo que cobras o no como lo
transparente que eres con el cliente y con tu "partner". Mi consejo es que cuando un
cliente es buen cliente o tienes garantías de que lo sea, hay que intentar retenerlo. Pero no
a costa de dar un mal servicio porque estás saturado de trabajo. El trabajo, como he dicho,
viene y se va. O acabas un proyecto y quedas más desahogado de tiempo y lo que
subcontrataste ayer puedes hacerlo hoy. Hay clientes que es mejor decir no, aunque nos
cueste, porque nos hacen perder tiempo, dinero y salud. Pero hay otros para los que
merece la pena buscar opciones a fin de que sigan contando con nosotros.

Delegar con eficacia

Hay personas a las que les cuesta mucho delegar. Piensan que ellos lo van a hacer
mejor, que pierden menos tiempo haciéndolo que explicando lo que necesitan y cómo
hacerlo. U otras personas se sienten mal solicitando a otros el trabajo o creen que los
demás pensaran que no tiene capacidad para hacerlo. Si perteneces a este grupo, trabajes
a distancia o no, te aconsejo que te formes para aprender a delegar. Si no, si simplemente
no sabes cómo hacerlo trabajando a distancia, te daré un par de consejos útiles. Si eres
autónomo y trabajas solo, antes de delegar tendrías que valorar el trabajo que tienes, su
continuidad, los ingresos que recibes, entre otras cosas. Pero también piensa algo. Imagina
que trabajas de "Community Manager" para varias empresas. Te va bien y tienes bastante
trabajo. En realidad, no puedes asumir más, pero una parte de tu tiempo lo dedicas a
tareas de edición de vídeo. Como no eres experto, te lleva más tiempo del que desearías y
encima no te gusta. ¿Podrías delegarlo? Haz números. ¿Cuántas horas inviertes en editar
vídeos al mes? ¿Cuál es tu precio por hora? Es decir, lo que podrías estar facturando a
otro cliente por hacer lo que es tu trabajo y te gusta. Pide presupuesto a dos o tres
"freelance" como tú que te pueden recomendar. Pero no les pidas el precio en función de
las horas que tú inviertes, sino por las tareas que deberían hacer. Puedes usar de ejemplo
el último mes. ¿Qué vídeos tuviste que editar? ¿Cuánto te cobrarían ellos? Tardarán menos
horas que tú porque son expertos, seguro, y el resultado probablemente sea mejor. Ahora
haz números. No hace falta que ganes dinero, solo que no lo pierdas, porque eso te
liberará un número de horas para hacer tu trabajo y te quitará quebraderos de cabeza. Lo
mismo sucede con otros servicios que puedas subcontratar. En tu caso, que no cuentas
con equipo, es la vía que tienes para delegar: contratar servicios o colaborar con otros
profesionales. Pero los términos de la colaboración siempre deben quedar muy claros o
puede que este sistema para delegar no te sea útil. Si trabajas para una empresa también
puedes delegar si, por su estructura, tienes en quién. Si es así, el temor puede venir quizá
por el tiempo que vas a tener que invertir en explicar lo que quieres y la forma de hacerlo,
que se acentúa por no estar en persona. Como consejo general, si la tarea es puntual o
no te va a llevar demasiado tiempo, te compensará hacerlo tú. Pero si es una tarea que se
repite en el tiempo o que lleva muchas horas, estarás amortizando el tiempo que inviertas
en formar a la persona en la que puedas delegar. Puede compensarte desplazarte para
formarla o que se desplace ella. Si no, primero envía la información o lo que quieres que
haga por "email". Cuanto más claro y explicado, mejor. Una vez se lo haya leído, podréis
mantener una videoconferencia en la que puedas compartir documentos para ir
explicándole con detalle lo que previamente se ha leído. Resuelve sus dudas. Deja que lo
asimile o practique, según lo que sea, y que empiece a hacerlo. Al principio revisa a
menudo lo que está haciendo y cómo lo hace. Cuando veas que sabe cómo hacerlo y que
puedes confiar en esa persona, dale más libertad de movimientos. Pero siempre crea un
informe de seguimiento o de resultados para que lo vaya completando, que podéis alojar
en la nube para compartir y que en cualquier momento podrás ir viendo. para que la
decisión de delegar sea eficaz, es necesario que expliques muy bien a la otra persona qué
tiene que hacer, qué resultados esperas y cuándo, también que estés disponible y abierto
o abierta a que te consulte dudas o cualquier comentario. Como ves, delegar no es tan
complicado, y ahorrarás mucho tiempo que podrás dedicar a tareas más importantes o
relacionadas más directamente con tus funciones.

Cómo diferenciar vida personal y laboral

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¿Eres de los que disfrutan de un trabajo flexible y no te controlan la hora a la que
empiezas a trabajar y terminas? ¿Trabajas desde casa? ¿Eres "freelance"? Sí has
contestado sí a una o más preguntas, es posible que también lleves a los niños
al colegio si los tienes o acompañes a tus padres al médico si son mayores o, ya
que estás en casa, pongas la lavadora, hagas alguna compra dentro del que
debería ser tu horario laboral y atiendes al fontanero que vino a arreglar el
grifo. Del mismo modo, es probable que alargues tu jornada laboral cada día lo
más que puedes, alguna incluso te olvides de comer y te pases las noches, los fines
de semana y parte de las vacaciones pegado al portátil o, en su defecto, al
móvil. Todo esto, que es habitual en la vida del que no trabaja en una oficina, te
lleva un resultado. Cuando estás trabajando, no estás al 100 % porque estás
atendiendo a pormenores domésticos o personales, y cuando estás en tu tiempo
libre sigues apagando fuegos del trabajo. ¿Cuál es la solución para esto? Te daré la
solución más drástica pero también la más efectiva: haz que tu trabajo flexible sea
inflexible. Es decir, márcate realmente una forma de trabajo que sea fija, a no ser
que haya realmente causas de fuerza mayor, claro. Si decides trabajar con un
horario, hazlo compatible con tus circunstancias personales, para eso tienes la
suerte de tener trabajo flexible. Pero una vez decidas en qué horario vas a
trabajar, cúmplelo. Lo mismo si decides trabajar por objetivos concretos. Si te
marcas que en un día concreto o en un período de tiempo, el que sea, debes
finalizar determinadas tareas, hazlo y organízate para cumplirlo de manera
inflexible. Cuando flaquees y pienses que, total, no pasa nada por quedar con un
amigo que te ha llamado para tomar algo en horario de trabajo o te reclamen tus
familiares, o veas que hay cosas por recoger en casa y no tardas nada en hacerlo,
en esos momentos piensa como si tuvieses que cumplir un horario estricto de
oficina. Piensa si llegarías media hora tarde para recoger unas cosas de la casa o
saldrías antes para ver a un amigo que hace tiempo que no ves, o atenderías a tu
madre al teléfono una hora en horario de trabajo porque se encuentra muy
sola. Seguramente no harías nada de eso, o, si pudieses, lo harías de manera muy
excepcional porque estás trabajando. Lo sabes tú y lo entiende la otra persona que
te reclama tu tiempo en esas horas que deberían ser productivas. Así que la
primera parte de la solución es convencerse uno mismo de que se está trabajando
y que hay que ser inflexible con los horarios u objetivos que se ha autoimpuesto. La
segunda es una ardua tarea de concienciación de los demás (pareja, padres,
hermanos, amigos o vecinos) de qué estás trabajando y que tu horario es X, uno
determinado, y que después de esa hora, cuando acabes, tratarás de dar respuesta
a lo que te piden. Y con los clientes, jefes y compañeros de trabajo, lo mismo. El
trabajo flexible o a distancia no es sinónimo de trabajar 24 horas al día, 7 días a la
semana. Establece de mutuo acuerdo con algunas de esas personas, como tu jefe,
unas horas comunes con ambos en horario laboral para hablar, reunirse o
compartir lo que haga falta, y fuera de esos horarios, aclara cuándo estás
disponible y cuándo no. También hay que entender que si tu horario es
cambiante, si un día contestas "emails" a las 10 de la noche y otro envías un tema
pendiente a las siete de la mañana, si no lo aclaras los demás no saben cuándo sí
estás trabajando y cuando no, y te llaman cuando les viene bien. Sí no aclaras tu
disponibilidad, tampoco puedes quejarte si te interrumpen en horas que no estás
trabajando. Además del horario en el que estás disponible, podrías acordar algún
tipo de protocolo de comunicación, como que fuera del horario en el que estás
trabajando se te puede contactar por "email" para asuntos poco urgentes y que tú
contestarás cuando te sea posible, y por Whatsapp o llamada telefónica las cosas
más urgentes. Espero que con estas ideas te sea más fácil conciliar tu vida personal
y profesional, en vez de mezclarlas y que ambas se vean perjudicadas.

La marca personal del trabajador a distancia

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La marca personal o "personal branding" está muy de moda. En realidad se trata de
vernos y tratarnos a nosotros mismos como si fuésemos una marca
comercial. Como parte de todo esto, crearíamos un plan con los objetivos
concretos y una estrategia y acciones encaminados a lograrlos. Por ejemplo,
nuestros objetivos pueden ser lograr un trabajo mejor, ascender en el que
tenemos, lograr visibilidad como profesionales expertos en lo que hacemos, etc. Y
algunas de las acciones más habituales son cuidar nuestras redes sociales y ser
precavido con lo que publicamos en ellas para que no perjudiquen nuestra
imagen, crear un blog también donde poder escribir y mostrar lo que hacemos o
sabemos, acudir a eventos... Como ves, muy similar a lo que haríamos si
gestionásemos una marca de ropa, de alimentación o de coches. ¿Por qué es
importante que un teletrabajador tenga en cuenta su marca personal y la
gestione? Básicamente, porque trabajamos solos o casi solos, nuestras vías de
comunicación se han reducido. Si trabajamos en casa no necesitamos ni salir. Si nos
descuidamos, pueden pasar días sin que nos comunicamos con alguien por una vía
que implique oírse o verse. De esta manera, nuestro círculo de contactos se reduce
porque no se enriquece con gente nueva, y si no nos preocupamos podemos ir
perdiendo las relaciones que teníamos. Tenemos menos formas de conocer gente y
de mostrar y demostrar lo que hacemos, nuestra experiencia y conocimientos. A las
personas que teletrabajan pero forman parte de una empresa, les sucede algo
parecido. De hecho, diversos estudios apuntan a que una de las preocupaciones
principales de los trabajadores en remoto es que sus superiores no sepan lo que
hacen y, por tanto, no lo valoren y que no se les tenga en cuenta para las
promociones profesionales. Por todo esto, es necesario trabajar nuestra
marca personal tanto de cara a nuestros compañeros de equipo como a nuestro
superior, nuestros clientes, proveedores o contactos del tipo que sea. Y también,
claro, para llegar a personas a las que aún no conocemos. Debemos vendernos,
vender nuestra marca, mostrar por las vías que sea posible y razonable lo
que hacemos y lo que sabemos hacer: nuestros logros y aprendizajes, fruto de los
errores. ¿Y cómo podemos hacerlo? Como digo, lo primero es establecer nuestros
objetivos. ¿Queremos llegar con nuestros servicios como "freelance" a nuevos
clientes? ¿Queremos posicionarnos como expertos en lo que hacemos? O
¿queremos que nuestros jefes y compañeros de trabajo de equipo sepan lo que
hacemos y nos valoren a nosotros y a nuestro trabajo? Quizás pretendemos que
eso nos posicione para aspirar a un ascenso frente a compañeros que están en la
oficina a diario. Nuestro plan y las acciones cambiarán según lo que queremos
lograr, pero hay acciones que nos van a ayudar en casi todos los casos. Por
ejemplo, mantener un perfil de LinkedIn actualizado con la información más
relevante, especialmente en nuestros logros profesionales. También podremos ir
informando de aquello importante que hacemos en nuestra carrera profesional a
través del propio LinkedIn y de Twitter. Así llegaremos a nuestros contactos y
obtendremos visibilidad personal y de lo que hacemos, sean compañeros o
excompañeros, clientes o un largo etcétera. Podemos publicar directamente
artículos propios en LinkedIn y leer lo que publican los demás en estas redes, nos
ayudará a estar al día de las novedades de nuestro sector y de otros que nos
interesan. Si comentamos e interactuamos, ampliaremos nuestra red de contactos y
nos ayudará a posicionarnos como expertos; si añadimos valor con nuestras
aportaciones, claro. Podemos tener un blog de carácter profesional en el
que compartamos con los demás nuestra experiencia y conocimientos. Todo esto
nos hará visibles aunque trabajemos en casa o en el último rincón del
planeta. Nuestra marca personal debe estar siempre por encima de las compañías
en las que trabajamos o para las que trabajaremos o colaboremos. La razón es
sencilla: los trabajos cambian cada vez más rápido. Incluso si has fundado tu propia
empresa o "startup", eso puede cambiar porque puede ir mal o puedes venderla y
cambiar de proyecto. Nosotros, nuestro "personal branding", somos el cúmulo de
vivencias, experiencia, formación y conocimientos que vamos adquiriendo y es lo
que debemos comunicar, lo que nos posiciona. Cuando trabajas en una compañía
físicamente, cada día interactúas con tus compañeros, superiores, "partners" o
clientes, con los que te reúnes y hablas. Cuando trabajas a distancia, si no te
preocupas de seguir siendo visible corres el riesgo de que no sepan muy bien lo
que haces o incluso sea solo un nombre detrás de una firma de "email". Y no nos
engañemos: la tecnología ayuda mucho, pero el cara a cara y las relaciones
personales siguen primando, incluso en el mundo de los negocios. Por eso, como
parte de tu estrategia deberías buscar ocasiones para verte con las personas que
son relevantes para ti profesionalmente. Propón reuniones personales regulares, y
si no es posible, videoconferencias, en vez de siempre solucionarlo todo por
teléfono o por "email". Acude a eventos del sector, participa en ellos y haz
"networking". Déjate ver, y antes de ir avisa de tu asistencia a tu red de contactos, a
los que puedan estar interesados, y aprovecha para verte y desvirtualizar a los que
no conoces en persona y retomar contacto con los que ya conoces. Cuando estés
en esos encuentros, ten claro lo que quieres comunicar: cómo te
defines profesionalmente y qué buscas. Insisto: nuevos clientes, nuevas
oportunidades laborales, nuevos contactos del sector interesante, inversores para
tu proyecto... Céntrate en eso. Quizás es el momento de invertir un poco en tu
marca personal, valora si merece la pena pagar para asistir a un evento muy
relevante del sector al que irá gente interesante, o si te conviene viajar un tiempo a
determinados lugares para encontrar socios o clientes que te aporten valor. En
resumen, hoy en día trabajar tu marca personal es fundamental, tanto si trabajas
por cuenta ajena como si eres autónomo. Trabajar en remoto tiene muchas
ventajas, pero puede hacerte perder visibilidad. Para evitarlo, tendrás que poner en
marcha tu plan de "personal branding".

Lo que necesitas para trabajar desde casa

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Cuando trabajas para una empresa y tienes que ir cada día a tu oficina, valoras
mucho cuando te puedes quedar a trabajar en casa. Como suele ser algo muy
esporádico, es fácil que no tengas un lugar habilitado para ello, pero si ese día te
has quedado supuestamente para trabajar desde casa porque van a revisarte la
instalación del agua o se ha puesto el niño enfermo, seguramente no va a ser un
día muy productivo. Así, trabajar a ratos medio echado en el sofá tiene su
gracia. Pero cuando estamos hablando de tu lugar de trabajo habitual, aquel en el
que vas a pasar muchas horas cada día sentado ante el ordenador tratando de ser
lo más productivo posible, el sofá no es el mejor lugar. Para trabajar a distancia, sea
en casa o en otro lugar, lo primero que vas a necesitar es un lugar fijo y
específico para tu trabajo, tu espacio lo más aislado posible de ruidos y gente de
paso. Cuanto más silencioso sea, más fácil te será concentrarte. Aunque, por
supuesto, existen auriculares muy buenos que aíslan mucho de los ruidos. Es
preferible que el lugar cuente con luz natural si es posible, porque tu vista se
cansará menos, serás más consciente del tiempo que pasas trabajando y tu cuerpo
y tu mente te lo agradecerán. También que esté bien ventilado y que
puedas graduar la temperatura para no pasar frío ni calor. Personaliza tu espacio
para hacerlo más tuyo y sentirte más a gusto. El mobiliario que uses debe ser
ergonómico. Las personas que trabajamos siempre con un ordenador, sufrimos
mucho de la espalda. Solemos tener malas posturas porque a menudo no tenemos
la altura de la silla bien graduada, la pantalla del ordenador está demasiado alta o
baja o la altura de la mesa no es la adecuada. Necesitarás determinados
dispositivos, como un ordenador o quizá una o dos pantallas según el trabajo que
hagas, y al menos los accesorios habituales como el ratón, la impresora, una
"webcam" si no usas portátil que la lleve integrada y algún disco duro
externo. Según tu profesión, puedes necesitar otras como una tableta gráfica. Lo
mismo sucede con el material de oficina, dependerá del trabajo y de las
costumbres de cada uno. Yo sigo apuntando lo más importante en una agenda
física de papel, aunque también use la de Outlook o la del móvil, según las
circunstancias. Probablemente necesitarás un teléfono fijo o al menos un móvil y,
por supuesto, conexión a Internet, de fibra preferentemente. Si no tienes buena
conexión, tendrás problemas para bajar y subir archivos pesados y para
comunicarte con herramientas como Skype o Hangouts. El "software" que necesites
dependerá de tu trabajo y tendrás que añadirle, como decía, herramientas de
comunicación y colaboración "online" y puede que de gestión de proyectos, sea
para organizarte tú o para trabajar con equipos ubicados en la oficina o en diversos
lugares. También será recomendable tener cerca una cafetera, un calentador de
agua o una nevera, dependiendo de lo que bebas. Pero ojo con abusar de las
vidas excitantes. ¿Habías pensado todos los detalles para tu lugar de
trabajo? Quizá se te había pasado alguno. No pasa nada, irás descubriendo las
necesidades que tengas poco a poco y casi todo tiene remedio. Eso sí, elige si
puedes un buen sitio para trabajar. Recuerda: con luz natural, bien ventilado y
con la temperatura modificable a tu gusto. Eso será mucho más difícil de cambiar
luego.
Competencias clave del trabajador a distancia
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Hay quien piensa que trabajar a distancia es solamente hacer tu trabajo desde un
lugar que no es tu oficina, normalmente tu propia casa. Si fuese así, lo único que
necesitarías sería eso, saber hacer tu trabajo. Sin embargo, para realizar tus
funciones en remoto hacen falta otras habilidades y conocimientos y no todo el
mundo sirve para trabajar a distancia. Pero, centrándonos en los conocimientos
necesarios, el primero de ellos puede resultar muy obvio, pero
imprescindible. Hacen falta conocimientos tecnológicos o informáticos básicos
para comunicarse y colaborar a través del "email" y la videoconferencia, compartir
archivos pesados con diversas herramientas, trabajar en la nube, etc. También las
herramientas de gestión de proyectos serán útiles para trabajar con personas del
equipo o distintos equipos. En segundo lugar, la disciplina. Aunque trabajar a
distancia implica normalmente flexibilidad de horarios, eso exige un esfuerzo
aún mayor para ser organizado, para no relajarse demasiado y que el tiempo se
pase sin haber hecho las tareas pendientes, ni, por el contrario, que el trabajo
invada todo nuestro tiempo. En una oficina, los horarios y las rutinas te
vienen bastante impuestas. Cuando teletrabajas, eres tú quien debe organizar tus
tareas y tu tiempo de trabajo y de vida personal. También la capacidad de
adaptación y la flexibilidad te serán muy útiles para adaptarte a la forma de trabajar
en remoto, a los horarios cambiantes, a colaborar con distintas personas,
etc. Desarrollar la capacidad de automotivación también será necesario. Puede que
no tengas jefes ni equipo, o si los tienes, no estarán cerca para motivarte y
felicitarte por el trabajo bien hecho. Eso quiere decir que en el día a día si no te
motivas tú, puedes caer en el desánimo. Deberás ser resolutivo, ser capaz de
tomar decisiones por ti mismo. A menudo, no trabajarás solo, tendrás un equipo
con el que colaboras, pero no te será tan fácil como girar la silla para consultar algo
o contrastar una opinión. Eso implica que tanto si eres tu propio jefe como si
no, para avanzar tendrás que ir tomando decisiones bastante más que cuando
estás en una oficina con tu equipo alrededor. También tendrás que ser capaz de
buscar la creatividad y las ideas en nuevas fuentes. Estar rodeado de gente que a
menudo hacen tareas iguales o parecidas a la tuya te nutre de ideas, te aporta con
solo oír las conversaciones o cómo resolvieron aquel problema que tenían. Si
trabajas a distancia y solo, tendrás que buscar maneras de seguir recibiendo
estímulos y mantenerte en contacto con las novedades de tu área profesional.
Qué tener en cuenta antes de decidir trabajar a distancia
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En la actualidad, muchas empresas están adoptando modelos de trabajo
flexible. Permiten a sus profesionales, o al menos a una parte de ellos, trabajar a
distancia cuando quieran o en determinados días de la semana. Es evidente que
muchas profesiones no permiten el trabajo desde casa o desde un lugar que no
sea el habilitado por la empresa, pero las profesiones liberales y especialmente las
relacionadas con la tecnología, sí. A veces la decisión de trabajar a distancia o
desde una oficina no depende de ti, la empresa lo determina así o eres "freelance"
y no tienes una oficina donde ir. Pero si te encuentras en la situación de valorar qué
es lo que más te conviene o vas a empezar a trabajar por tu cuenta, puede
interesarte pensar los pros y los contras. Entre las ventajas más relevantes, nos
encontramos que el trabajo a distancia suele ir ligado a cierta flexibilidad de
horarios. Eso te permite organizarte en función de los horarios en los que eres más
productivo, conciliar si tienes niños o familiares dependientes y, en suma, repartir
tu tiempo de trabajo y ocio más o menos como te convenga. También aumentar tu
productividad. No tienes las distracciones típicas de una oficina. Al no necesitar
trasladarte cada día a un sitio concreto, puedes trabajar desde casa y ahorrar
tiempo en traslados y dinero en transporte. También menos traslados conllevan
menos uso de transportes, menos atascos y una reducción de la
contaminación. También supone una ayuda a personas con discapacidades
a integrarse en el mundo laboral. Por su parte, la empresa con profesionales que
trabajan en remoto logra una mayor motivación para sus empleados, aumenta la
productividad y ahorra gastos. Además, puede contar con el talento de
profesionales que residan en cualquier lugar del mundo. Pero también existen una
serie de desventajas. Tendrás que ser mucho más organizado para no pasar de
todo el día trabajando ni que tu vida personal perjudique tu productividad. Si
trabajas en casa, no puedes hacerlo desde cualquier sitio y de cualquier
manera. Necesitas el sitio adecuado, los muebles necesarios: ordenador, materiales,
etc. Puedes tener distracciones por temas familiares o de personas que no tengan
en cuenta que estás trabajando aunque no estés en una oficina. También tus
gastos aumentarán y correrán, en principio, por tu cuenta: la electricidad, la
conexión a Internet, el teléfono, la calefacción o el aire acondicionado. Todos los
gastos extra que generes en tu casa o el material de oficina o si decides ir a un
"coworking" o a un lugar para trabajar porque tienes tu propio negocio, también
conlleva gastos. Sin embargo, si trabajases en una oficina, todos esos gastos
corresponden a la empresa. Si trabajas desde casa, corres el riesgo de un
cierto aislamiento social. Y, por su parte, la empresa que implemente este modelo
se encontrará con más dificultades para que los empleados que trabajan en remoto
tengan sentimiento de pertenencia a la empresa. Tendrá que cuidar más su cultura
empresarial y deberá ofrecer las herramientas adecuadas a sus profesionales para
que puedan desarrollar su trabajo sin poner en riesgo la seguridad de la
empresa. Estas son algunas de las ventajas y desventajas de trabajar a distancia. La
conveniencia de trabajar en remoto cuando se puede elegir dependerá de las
necesidades de cada uno, de su forma de trabajar y de aspectos personales como
la distancia que tenga que recorrer para ir a la oficina o si dispone del lugar
adecuado en su casa para trabajar. Se trata simplemente de sopesar objetivamente
lo que implica cada forma de trabajar.