INFORME “ADMINISTRACION DOCUMENTAL”

1. CARTA

Recepción: se revisa que la carta tenga los datos correctos, que el destinatario
sea correcto con respecto a la empresa a donde va dirigida, remitente y la
estructura que rige la norma vigente correctamente.
Radicación y registro: llegada a la empresa de observa la base de datos, se
genera el numero consecutivo que le corresponde y la fecha del día en que
llega está a la empresa, junto a la información de la carta que se resume en el
asunto.
Embalaje: se envía en un sobre con los datos que requiere acerca del
remitente y el destinatario.
Distribución: se entrega al recepcionista de la empresa quien es el encargado
de llevar esta al funcionario al que se la destinan.

2. MEMORANDO
Recepción: generalmente este es un documento de carácter interno de la
empresa y va dirigido de una sección de la empresa a otra o a un funcionario
específicamente.
Radicación y registro: después del paso por la recepción se radica este de
manera en que se conserve el consecutivo y se registra de tal manera que se
de legalidad a este logrando que se cumpla lo dicho en el asunto.
Embalaje: no tiene embalaje ya que este va de una sección a otra de la
empresa o hacia otro funcionario de la empresa y debido a esto este
documento se entrega personalmente.
Distribución: se entrega al funcionario o dependencia indicada por el
documento.

3. ACTA
Recepción: generalmente este es un documento de carácter interno de la empresa se realiza
en una reunión específicamente en donde se deja constancia de lo que se habló en esta

Radicación y registro: esta generalmente se radica cuando es un acta de reunión consecutiva

en donde se colocara el número del acta y la fecha en la que se realizó la reunión.

Embalaje: no tiene embalaje ya que este es un documento de carácter interno que va

archivado en los documentos generales de la empresa.

Distribución: se entrega a cada funcionario que estuvo en la reunión para que tengan certeza
de que estuvieron en la reunión y de que hubo en donde anotar lo que se estaba diciendo o en
algunas ocasiones solo se entrega al archivo en donde se archivan los documentos de la
empresa.

4. INFORME
Recepción: generalmente este es un documento de carácter interno de la empresa se realiza
para beneficio de todos y para un mejoramiento de la empresa.

Radicación y registro: este generalmente se radica cuando es visto por todos los funcionarios
de la empresa registrándolo como documento de la empresa.

Embalaje: no tiene embalaje ya que este es un documento de carácter interno que va

archivado en los documentos generales de la empresa.

Distribución: se deja en un lugar visible para todos los funcionarios de la empresa el cual es de
carácter importante para todos.

5. CIRCULAR EXTERNA
Recepción: en Este documento se hace referencia algo de interés hacia el
público por lo tanto este solo se realiza y se le hace su publicación en un lugar
visible para la comunidad o para un grupo determinado de personas.
Radicación y registro: este generalmente se radica antes de su publicación
para que se tenga en cuenta a la hora de archivar su número de radicado y
hacia quien va dirigida.
Embalaje: este se envía generalmente en sobre o se hace su publicación por la
plataforma de la empresa o se publica en un lugar visible de la empresa.
Distribución: se deja en un lugar visible para todas las personas a las que va
dirigida la circular.