Rating Cualidades clave

6
Aplicable
Descriptivo

Guías HBR: Céntrate en el Trabajo Importante

Concéntrate, logra más, administra tu energía
Harvard Business Review | Reverté Management (REM) © 2016

La energía y el tiempo del que usted dispone son recursos limitados. Esto significa que debe
elegir realizar una tarea en vez de otra y dejar pendientes para después. Centrarse en el trabajo
importante le ayudará a alcanzar sus objetivos al organizar mejor su tiempo y el de su equipo. Para
lograrlo es necesario aprender a priorizar y alternar estados de alta concentración con periodos
de descanso. Esta guía, en la que Harvard Business Review reúne artículos de expertos en
temas relacionados con el rendimiento laboral y personal, contiene múltiples ideas de aplicación
práctica inmediata para gestionar su tiempo y energía, aunque por momentos puede resultar un
tanto repetitiva. getAbstract considera que este libro puede ser interesante para quienes deseen
aprender a gestionar su tiempo de manera eficaz.

Ideas fundamentales
• La energía y el tiempo de los que usted dispone son recursos limitados.
• Asignar prioridades no reduce el trabajo, pero le permitirá concentrarse.
• Para priorizar basta dividir un proyecto grande en pequeñas tareas, y actuar en orden.
• Solicitar ayuda, delegar, incluso posponer, es mejor que estresarse haciéndolo todo solo.
• Realizar una lista de tareas puede ser un ritual diario productivo y disfrutable.
• La tecnología puede ayudarle a organizar mejor el trabajo, pero también es una tentadora
fuente de distracciones.
• Los rituales son automatismos positivos que le ayudarán a administrar su tiempo y energía
para lograr sus objetivos.
• Otorgarse pequeñas recompensas luego de tareas pesadas le dará un sentido de logro.

www.getabstract.com

LoginContext[cu=5660687,asp=7296,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2020-05-11 21:55:19 CEST

 • Alternar periodos de gran concentración con periodos de descanso es la base de la
productividad porque le permitirá establecer un ritmo de trabajo.
• Haga de sus “periodos de renovación” una oportunidad para renovar su energía.

Resumen

La importancia de saber priorizar

Sin importar lo apasionado que usted se sienta por su trabajo, tarde o temprano llegarán
momentos donde las tareas van a rebasar el tiempo disponible para completarlas. El problema
es que mientras más ocupaciones tiene, parece más fácil caer en distracciones y terminar
procrastinando. Para evitarlo es necesario comprender que no todas las tareas tienen la misma
importancia; se debe aprender a priorizar y asignar jerarquías.

“Descubrir que somos animales de costumbres –lo que hicimos ayer será lo que hagamos
hoy– nos da un baño de humildad”. ( – Tony Schwartz)

Algunas consecuencias de la falta de prioridades son el agotamiento, la ansiedad y la falta de

motivación que resultan en baja productividad y afectan negativamente su vida personal y
los objetivos de las empresas. Un error común es creer que llegar temprano a la oficina e irse
muy tarde demuestra mayor compromiso con la empresa. Esto a menudo es falso, pues si se
distrae fácilmente, posterga la toma de decisiones, se niega a delegar responsabilidades y toma
veinte tazas de café para mantenerse despierto, lo más probable es que su salud se deteriore y su
productividad se estanque.

“La próxima vez que pienses ‘es que no soy bastante bueno en esto’, recuerda:
simplemente no lo eres todavía”. ( – Heidi Grant Halvorson)

Una rutina de trabajo productiva resulta de la voluntad y la perseverancia para organizar las tareas
diarias de manera eficiente. Lo anterior requiere que usted sea capaz de dividir un proyecto que
a primera vista parece abrumador e interminable, en pequeñas tareas fáciles de terminar. Una
mente cansada, así como un cuerpo cansado, pueden convertir un trabajo apasionante en una
obligación estresante. Por fortuna es posible transformar los malos hábitos a través de la práctica y
la constancia.

“Nueve cosas que las personas de éxito hacen de manera diferente”

Los logros y los fracasos de las personas se explican por las estrategias que aplican para cumplir
sus objetivos. Las nueve estrategias de las personas de éxito conforman un buen punto de partida
para centrarse en el trabajo importante y cumplir sus objetivos a corto y largo plazos:

1. “Sea específico” – Un buen objetivo es fuente de motivación, pues cada objetivo es el proceso
a través del cual un deseo se convierte en una realidad tangible.

www.getabstract.com
2 de 6

LoginContext[cu=5660687,asp=7296,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2020-05-11 21:55:19 CEST

 2. “Aproveche el momento: actúe para lograr sus objetivos” – Decida de antemano el
tiempo y lugar en que realizará ciertas acciones que lo lleven a conseguir su meta. Puede ayudar
adoptar un patrón de pensamiento “si-entonces”; por ejemplo, “si recibo un correo a las 11 de la
noche, entonces lo responderé a primera hora de la mañana”.
3. “Sea consciente de cuánto le falta para llegar a la meta” – La retroalimentación o
feedback de sus colegas y empleados, así como la autocrítica, suponen hacer un alto en el
camino para organizar mejor las fuerzas, los recursos y las estrategias a seguir. Evite felicitarse
demasiado pronto y convierta el camino pendiente en motivación.
4. “Sea realista-optimista” – El pensamiento “realista-optimista” significa confiar en que
usted tendrá éxito, sin que por ello deje de planear las próximas acciones con cuidado. En
cambio, el pensamiento “irrealista-optimista” es el de quienes creen que todo saldrá bien y
confían únicamente en la suerte o en su actitud positiva.
5. “Céntrese en ser ‘mejor’ en lugar de en ser ‘bueno’” – Ser “bueno” en algo es un
talento, lo que puede darle la falsa idea de que usted “posee” ese talento. Pero si el talento no
se desarrolla, se estanca. Busque formas de ser mejor cada día, en lugar de obsesionarse con la
perfección.
6. “Sea obstinado” – Una buena dosis de obstinación positiva le permitirá reconocer que usted
no es “culpable” de los reveses que le ocurran, y le permitirá volver a intentarlo con mayor
empeño la próxima vez, como si se tratara de un reto que se pone a sí mismo.
7. “Desarrolle su ‘músculo’ de la fuerza de voluntad” – Si ha identificado actividades
que no le reportan provecho (procrastinar), sustituya esa acción por otra que lo anime, como
escuchar música, conversar con un amigo o tomar un descanso. Aunque parezca paradójico,
usted estará realizando una acción voluntaria que fortalecerá su “músculo” de la fuerza de
voluntad.
8. “No tiente a la suerte” – Considere que el autocontrol y la fuerza de voluntad son recursos
limitados. Si reconoce que ciertas actividades tienen poder sobre usted, absténgase de
realizarlas para no colocarse en una situación vulnerable. Si recae en dichas actividades, piense
de antemano en alguna estrategia que lo aleje de esa zona de peligro. Como dice Heidi Grant
Halvorson, “si no quieres comerte toda la porción del pastel, no le des ‘ni un bocado’”.
9. “Céntrese en lo que sí hará, no en lo que no hará” – En vez de pensar en lo que no
quiere hacer piense en lo que sí quiere hacer. Sustituya los comportamientos dañinos por otros
más constructivos mediante la estrategia “si-entonces” del punto número dos. Así, puede elegir
entre sustituir el comportamiento negativo por uno positivo y verbalizar acciones que desea
evitar.

Listas de tareas: El poder del lápiz y el papel

Muchos gurús de la productividad basan sus técnicas en la elaboración de listas de tareas en una
hoja de papel, lo cual puede ser sorprendente en la era de la información. Esto funciona porque las
apps de productividad pueden ser de ayuda solamente cuando usted ya tiene claros sus objetivos,
y a diferencia de un calendario electrónico o una app, una hoja de papel y un lápiz o pluma no le

www.getabstract.com
3 de 6

LoginContext[cu=5660687,asp=7296,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2020-05-11 21:55:19 CEST

 permitirán distraerse con otras notificaciones o tareas. En suma, ninguna app puede definir sus
objetivos por usted.

“A menudo hay tantas cosas que compiten por nuestra atención que no sabemos por
dónde empezar –así que no empezamos–”. ( – Peter Bregman)

Escribir una pequeña lista de tareas cada día le permitirá priorizar ciertas actividades sobre otras
a partir de un límite de tiempo: tareas diarias, semanales, mensuales y anuales. A su vez, cada
experto en productividad personal desarrolla y modifica sus técnicas de acuerdo con su propia
experiencia. Además de tomar en cuenta el consejo de los profesionales, asegúrese de evaluar si
una técnica le resulta mejor que otra, y de cambiar de estrategia cada vez que se sienta estancado o
falto de ánimo. He aquí algunas técnicas útiles que puede poner en práctica inmediatamente:

• Escriba todas sus tareas por la mañana. Complete las más sencillas en 15 minutos y táchelas de
la lista. Después, dedique 35 minutos a las tareas más pesadas o difíciles, sin interrupciones.
Descanse 10 minutos y comience un ciclo nuevo de 15 minutos de tareas sencillas, aquellas que
sólo requieren una llamada o un correo electrónico.
• Divida cada tarea en unidades más pequeñas, sin confundir “tareas pendientes” con “objetivos”
o “proyectos”. Por ejemplo, “llamar para solicitar un presupuesto” es una tarea, mientras
“aumentar las ventas en un 15%” es un objetivo. Use verbos de acción al hacer listas, así
como el método de listado que tenga más sentido para usted. Un punto de partida puede ser
diferenciar tareas domésticas y laborales, por dificultad o por área de responsabilidad dentro de
la empresa.
• Coordine la lista diaria de tareas con un calendario. Como todo lo que usted tiene que hacer
no cabe en una sencilla lista, identifique las tareas que requieren más tiempo o no dependen
totalmente de usted, y colóquelas en fechas específicas del calendario para darles seguimiento.
Esta técnica también le servirá para reubicar las tareas diarias que no pudo completar y tratar
de cumplirlas en el futuro. Si usted no completa la tarea en el plazo específico, puede moverla al
día siguiente o bien archivarla en una lista de “quizá”, para no perder las buenas ideas.
• Divida cada tarea de su lista en tres categorías: aquellas que puede hacer en un plazo definido,
aquellas que debe delegar y dar seguimiento, y aquellas que necesitan ser aplazadas, ya sea
porque no son prioritarias o porque no cuenta con los recursos o la información necesaria.

Tecnología para concentrarse, no para distraerse

Una vez que las listas de tareas se vuelvan una actividad cotidiana para usted, puede utilizar una
app para organizarlas mejor. Algunas sugerencias digitales son:

• Workflowy – Permite realizar listas de ideas y tareas prioritarias, así como dividirlas en
categorías más concretas y sub-listas.
• Remember The Milk – Gestor de tareas con integración a las herramientas de calendario
más populares, como Outlook y Google Calendar, lo que permite sincronizar sus avances.

www.getabstract.com
4 de 6

LoginContext[cu=5660687,asp=7296,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2020-05-11 21:55:19 CEST

 • Evernote – Permite anotar ideas, guardar páginas web, realizar planes en equipo y almacenar
elementos multimedia, y también se sincroniza entre diferentes dispositivos.

Rituales en la era de la información

Tony Schwartz define los rituales como “comportamientos específicos, realizados en momentos
precisos, de tal modo que al final se acaban convirtiendo en automáticos y no requieren que les
dediquemos fuerza de voluntad consciente o disciplina”. Aunque la palabra “ritual” parece teñida
de un aura sobrenatural o religiosa, en realidad se trata de la repetición sistemática de un conjunto
de actividades. Por ejemplo, para los católicos asistir a misa los domingos constituye un ritual
que da sentido a sus vidas, pero en su aspecto práctico, se trata simplemente de una actividad
realizan cada domingo. Estructurar sus días mediante rituales puede mantener en orden sus
tareas pendientes, aumentar su productividad y, aunque parezca extraño, aportar una dosis de
automatismo positivo a sus obligaciones diarias.

Recompensas y su relación con la ritualidad

Darnos pequeñas recompensas puede ser una forma en que los rituales nos den un sentido de
logro, pues nada mejor que premiarnos para honrar un trabajo bien hecho. Tome en cuenta
que existen rituales de salud y de productividad, pero también de descanso y entretenimiento.
A continuación, algunos ejemplos de rituales que puede utilizar como punto de partida, o bien
adaptarlos a su propia vida:

• Levantarse e irse a la cama cada día a la misma hora y realizar una rutina de ejercicio.
• Llegar a la oficina en bicicleta. Meditar 20 minutos después de una junta demandante.
• Beber una taza de café con algún amigo una vez a la semana.
• Realizar sus listas de tareas en una libreta especial que tenga un significado personal.
• Salir de la oficina a la misma hora cada día y actualizar sus dispositivos electrónicos en modo
“no disponible” durante la noche.
• Aprender algo nuevo cada año o adoptar un pasatiempo estimulante.
• Recompensar sus avances laborales, como una cena de lujo, un viaje o un artículo que tenga
algún valor simbólico para usted.

El mito de hacer varias cosas a la vez

Una forma muy común de autoengaño es creer que usted puede estar atento en una junta
mientras repasa otras tareas. Esto simplemente hace más difícil concentrarse en ambas tareas, lo
que a la larga puede ser un problema. En lugar de tratar de abarcar mucho, concéntrese en una
sola tarea, sea cual sea, y coloque toda su energía intelectual en ella. Utilizar alguno de los métodos
descritos la volverá mucho más sencilla si alterna sus periodos de alto rendimiento mental con
periodos de descanso, para prevenir el devastador síndrome de “burnout”, es decir, del cansancio
extremo.

www.getabstract.com
5 de 6

LoginContext[cu=5660687,asp=7296,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2020-05-11 21:55:19 CEST

 Renovar la energía como eje de la productividad

Estudios científicos como los de Nathaniel Kleitman y Peretz Lavie afirman que la actividad
cerebral humana es tan intensa durante el sueño como en la vigilia. Incluso cuando duerme el
cerebro funciona en ciclos de aproximadamente 90 minutos, alternando el descanso y la actividad.
Esto explica no sólo por qué puede sentirse cansado a pesar de dormir ocho horas diarias luego
de un día estresante, sino también la importancia de administrar la energía personal como un
recurso limitado, pero renovable, a través de ciertas técnicas. También negarse a realizar ciertas
actividades no es falta de compromiso, sino una forma de decirle a su equipo que usted también
necesita tiempo para reponer energías.

“Como hacer muchas cosas a la vez es tan estresante, dedicarte a una sola tarea para
cumplir con un plazo muy ajustado acabará reduciendo tu estrés”. ( – Peter Bregman)

La vida laboral enseña a las personas a ignorar los signos de cansancio en pos de una mayor
productividad. Reconocer estas señales de cansancio en su vida diaria le permitirá modificarlas
poco a poco. Algunas de estas señales son la dificultad para concentrarse, la inquietud física
y la irritabilidad. Si usted se siente estresado es posible que esté viviendo en dependencia con
hormonas del estrés, como la adrenalina y el cortisol. La evolución dotó al ser humano de ellas
para defenderse y escapar de potenciales depredadores, pero sentirlas en la vida moderna puede
agotar sus reservas de energía.

“Tomar la decisión consciente de interrumpir una tarea para dedicarte a otra es mejor
que intentar llevar a cabo las dos al mismo tiempo”. ( – Peter Bregman)

Para evitar el estrés a largo plazo divida su día en segmentos de 90 minutos, en los que usted
pueda alternar periodos de concentración y disponer de “breves periodos de renovación” de cinco
a diez minutos entre cada uno. Según las estimaciones de The Energy Project, si alguien trabaja
10 horas ininterrumpidamente, en realidad sólo aprovecha seis de esas horas. Alternar periodos de
concentración y renovación puede aumentar su capacidad de un 60% (bajo rendimiento) al 80%
(alto rendimiento), lo que le permitirá aprovechar mejor sus ciclos productivos.

Sobre el autor
Harvard Business Review es una publicación dedicada a la investigación enfocada en
empresas. En esta edición, la revista reunió a expertos en temas relacionados con el rendimiento
laboral y personal.

¿Le gustó este resumen?

Comprar el libro o audiolibro
http://getab.li/32709

Este resumen solo puede ser leído por ANA LUCIA MARTINEZ COTRINO (ana.martinez@pmi.com)
getAbstract asume completa responsabilidad editorial por todos los aspectos de este resumen. getAbstract reconoce los derechos de autor de autores
y editoriales. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este resumen puede ser reproducida ni transmitida de ninguna forma y por ningún
medio, ya sea electrónico, fotocopiado o de cualquier otro tipo, sin previa autorización por escrito de getAbstract AG (Suiza).

6 de 6
LoginContext[cu=5660687,asp=7296,subs=7,free=0,lo=es,co=CO] 2020-05-11 21:55:19 CEST