Programas de vigilancia

epidemiológica

Tutorial para instalación y

ejecución VN-AX-PPI-02
 Vigilancia epidemiológica

Recopilación, análisis e interpretación, en forma

sistemática y constante, de datos específicos
sobre diferentes eventos en salud, para
utilizarlos en la planificación, ejecución y
evaluación de diferentes intervenciones.
Requiere desarrollar la capacidad funcional para
recopilar, analizar y difundir datos de forma
oportuna para que las personas responsables del
mismo, implementen acciones de prevención y
control eficaces.
 Programas de
vigilancia
Epidemiológica
Programas
de
prevención
Estructura

VN-AX-PPI-02
 Cartilla
Contiene marco teórico y
desarrollo detallado de todo el
programa, bajo la estructura del
ciclo de Deming.
 Flujograma

Diagrama de flujo bajo

la estructura del ciclo
de Deming
Resume el desarrollo
del programa y ubica
los elementos de la
cartilla en el ciclo de
desarrollo del
programa.
 Sistema de información

Plataforma de
registro y
procesamiento de
la información
relevante para la
ejecución del
programa.
 Productos asociados
• Instructivo del sistema de
información:
•Requisitos de software
•Registro y
procesamiento de
información.
• Matriz legal
•Plataforma
independiente.
 Instructivo sistema de información

El documento de “instructivo del sistema de

información” contiene instrucciones detalladas para la
operación del sistema de información; sin embargo, en la
continuación de esta presentación encontrará un resumen
de las instrucciones que le puede ser útil, especialmente
para los usuarios de Excel® de nivel intermedio.

VN-AX-PPI-02
 Instructivo sistema de información
Elementos comunes
Todos los sistemas de información tienen las siguientes páginas:

1. Inicio 7. Registro de trabajadores

2. Información de la empresa 8. Plan integral de
3. Listas propias (accede desde intervención
la anterior) 9. Seguimiento a indicadores
4. Grado de avance del PVE 10. Informe gerencial
5. Requisitos legales: genera 11. Consultas de:
una alerta para consultar otra 1. Tablas de trabajadores
plataforma 2. Planes: pendientes,
6. Cronograma vencidos, todos los planes.
7. Población objeto

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 Instructivo sistema de información
Aspectos a resaltar
Se deben identificar los elementos y las variables que relacionan
diferentes hojas del sistema:
• Los cargos, sedes y áreas se deben registrar inicialmente en la
hoja “Listas propias de la empresa”, a la cual se accede desde la
hoja “Información de la empresa”.
• Se puede hacer un “cargue masivo inicial de información” a partir
de tablas que tengan el mismo orden y estructura de la tabla
destino. Sugerimos usar la misma fuente para las diferentes tablas
y a partir de ella elaborar las tablas secundarias según las variables
solicitadas.

VN-AX-PPI-02
 Como usar los PVEs y PPs (1)

1. Instale los documentos del programa de vigilancia en la

misma carpeta en un solo computador.
2. Defina quienes van a ser los encargados del PVE. Ellos serán
quienes asuman la responsabilidad deli ingreso de
información al sistema.
3. Lea y comprenda el contenido de la cartilla.
4. Lea el flujograma y verifique la correspondencia que tiene
con los diferentes capítulos de la cartilla.

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 Como usar los PVEs y PPs (2)
1. Abra el sistema de información y el instructivo simultáneamente y siga el
instructivo paso a paso. Para familiarizarse con el sistema de información
requiere al menos una semana de práctica usando una copia del archivo
diferente a la que va a usar de manera definitiva. Le sugerimos que haga esta
copia en una carpeta diferente a la del PVE y que puede denominar
“práctica”. NUNCA cambie el nombre del sistema de información ni de
alguna de sus páginas.
2. Verifique la relación existente entre la cartilla y el sistema de información.
Hay muchos elementos pre-elaborados que le permitirán ahorrar tiempo y
esfuerzo.
3. Si presenta inconvenientes con alguno de los elementos por favor
comunicarse con:
carlosefrain.cortes@positiva.gov.co
Teléfono 1-6502200 ext 10815

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 Requisitos del sistema

Microsoft Excel® versiones 5.0/95 hasta 2013.

Nota: El sistema de información no funciona con
programas compatibles con Microsoft Excel®.

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 Notas preliminares

Los archivos fueron desarrollados en Microsoft Excel®, con

automatización en Visual Basic®.
Los nombres de archivo y hojas no deben ser modificados.
Sin importar la versión de Excel® que use, debe activar o
permitir la ejecución de macros. Si desea mayor detalle para
hacerlo, por favor consulte el instructivo adjunto.

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 Configuración de pantalla

En caso de ver cortado algún formulario, puede cambiar la configuración de su

pantalla mediante varias maneras, entre las que mencionamos:
Reduciendo o ampliando la pantalla mediante la barra de zoom que se encuentra
habitualmente en el extremo inferior derecho de la pantalla.
Si tiene ratón con botón central, oprimiendo la tecla “Control” y
simultáneamente girando el botón del mouse
Siguiendo la ruta: Inicio / Panel de control / Pantalla / Configuración. Allí mueva
la resolución de pantalla hasta 1.024 x 768 píxeles y de clic en Aceptar.

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 Navegación

El desplazamiento por todo el sistema de información

se realiza a partir de la pantalla inicial, llamada
“Menú”.
Todo cuadro de texto de fondo blanco, letra negra y
marco naranja abre la hoja mencionada en dicho
cuadro. En este instructivo, cada hoja corresponde a
un módulo. Asegúrese de dar click en el cuadro
“Inicio” de cada hoja, para volver al menú principal.

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 Navegación

Para pasar a un módulo haga clic sobre el recuadro con el nombre del
mismo. En cada formulario y en cada hoja que se muestre, tendrá
disponible un botón de ayuda para ampliar la explicación acerca del
diligenciamiento. Así mismo desde cada módulo (formulario) y
desde cada hoja encontrará un botón “Inicio” para regresar al menú.
Siempre que observe una flecha que dice “Sigue”, significa que el
formulario se extiende hacia la parte derecha de la hoja (la flecha es
sólo de carácter informativo, no es un vínculo).

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 Navegación

Algunos formularios ocultan Excel® mientras se utilizan,

por lo que si requiere utilizar al mismo tiempo otro
archivo en este programa, debe abrirlo en otra sesión de
Excel® para que no se oculte.

VN-AX-PPI-02
 Navegación

En los formularios que se manejan en ventanas independientes

encuentra los siguientes botones:
• Guardar: Graba un registro nuevo.
• Ver registro: Permite consultar un registro que haya grabado previamente.
• Modificar: Actualiza la información de un registro existente luego de haberlo
consultado con el botón “Ver registro”.
• Limpiar: Deja vacíos todos los campos de la ventana para iniciar un nuevo
registro, pero no borra nada de la base de datos.
• Plan de acción: Abre la ventana correspondiente a “planes de acción”, para
registrarlo.
• Inicio: Regresa al menú.

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 INSTRUCCIONES GENERALES

Dado que la funcionalidad de todos los sistemas de

información es la misma, a continuación se darán las
instrucciones de manejo de las hojas que son comunes a
todos los Programas de Vigilancia Epidemiológica (PVE)
y Programas de Prevención (PP), y posteriormente se
detallarán solo los aspectos particulares de cada uno de
ellos.

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 INSTRUCCIONES GENERALES
Las hojas comunes a todos los programas son:

• Inicio • Cronograma
• Información de la • Población objeto
empresa • Registro de trabajadores
• Listas propias (accede • Plan integral de
desde la anterior) intervención
• Grado de avance del • Seguimiento a
PVE indicadores
• Requisitos legales: • Informe gerencial
genera una alerta para
consultar otra plataforma

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 INSTRUCCIONES GENERALES

Además en la parte inferior de la hoja principal se encuentran unas

opciones de consulta. Las consultas comunes a todos los sistemas
de información son:
• Tablas de trabajadores
• Planes pendientes
• Planes vencidos
• Todos los planes.

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 Impresión

Todas las hojas, excepto las de formulario (grado de avance del PVE
y plan integral de intervención) se pueden imprimir o guardar en
formato PDF, según conveniencia de la empresa, siguiendo las
instrucciones del paquete de Microsoft Excel®.
Recuerde configurar previamente las páginas usando el menú
correspondiente, para que su impresión tenga el número de páginas,
la orientación, el aspecto y otros elementos según su deseo.

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 Hoja “INICIO” o “Menú”

• Al entrar al archivo encontrará el menú con el nombre de los

diferentes módulos que componen esta herramienta.
• Cuando considere que ha diligenciado suficientemente alguno de
los módulos, marque con una “X” la casilla correspondiente a este
módulo en la hoja “menú”. Esta casilla se encuentra a la derecha
del cuadro de vínculo a cada módulo y, al diligenciarla con la “X”
agrega su valor al porcentaje total de avance de tareas,
formulado en la casilla que se muestra al lado derecho de su
pantalla.

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 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Encontrará un formulario en el que puede diligenciar los datos que

se solicitan, tales como información general de la empresa, equipo
de trabajo, política y objetivos del programa.
Algunos de estos datos son utilizados en otros formularios y
documentos, por lo que es importante que diligencie completa la
información básica de la empresa.

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 Información general de la empresa

Diligencie los campos de NIT, el nombre de la

empresa, la actividad económica, etc.
Son campos de texto que puede editar
posteriormente si se presentan cambios.

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 Equipo de trabajo

El equipo interno de la empresa y el de asesores externos

tienen áreas diferentes de registro.
En ambos casos, la lista de cargos se obtiene de la que se
ingrese en la hoja “listas propias de la empresa”, de
manera que allí se deben incluir los cargos del equipo de
trabajo y de los asesores junto con los cargos de la
población objeto.

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 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Si cuenta con un archivo de texto lo puede copiar

y pegar en el campo correspondiente de esta hoja.

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 Objetivos

Para los objetivos encuentra modelos que puede

modificar si lo desea. El enunciado de estos
objetivos se encuentra en la cartilla, tanto para el
general como para los específicos.

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 Listas propias de la empresa

Aparte de los botones “Inicio” y “Ayuda” hay uno

llamado “Listas propias de la empresa”, el cual le permite
incluir la lista de sedes, áreas, cargos.
En algunos programas específicos incluye además grupos
de exposición similar (GES) y otras variables específicas
de cada programa.

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 Listas propias de la empresa (2)

Si no tiene la información completa la puede ingresar de

forma parcial mientras la consigue.
En esta hoja y otras es importante que no deje espacios en
blanco entre registros en la columna de la izquierda, para
que el programa no omita información en su función de
búsqueda.

VN-AX-PPI-02
 Grado de avance del programa

El grado de avance se diligencia en un formulario que

posee tres pestañas: una para evaluar los requisitos del
plan básico, otra para los del plan avanzado y la última
para cada PVE específico. Tenga en cuenta el mensaje
con texto de color naranja que aparece en la parte
superior: como se indica, una evaluación puede ser
modificada durante tres meses; pasado este tiempo debe
diligenciar una nueva.

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 Grado de avance del programa (Ayuda)

Las indicaciones específicas sobre el significado de las opciones A,

B, C y D las encuentra en la ayuda.
• A (10 puntos), si el criterio se estableció, se implementó y se mantuvo.
• B (5 puntos), si el criterio se estableció, se implementó, pero no se mantuvo.
• C (3 puntos) si el criterio se estableció, pero no se implementó, ni se mantuvo.
• D (0 puntos) no se estableció, no se implementó y por lo tanto no se mantuvo.

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 Resultados del grado de avance del programa

Los valores obtenidos en la calificación del grado

de avance son llevados al informe gerencial de
manera automática.

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 Requisitos legales

Para este módulo al dar clic en el botón le mostrará un

mensaje indicando que se maneja de manera
independiente en otro archivo, con el fin de unificar los
requisitos de todos los PVE.
Se desarrolló una “matriz de requisitos legales” en una
plataforma independiente, la cual se accede mediante
Posipedia.
Si desconoce la ruta de acceso por favor consulte a su
asesor.
VN-AX-PPI-02
 Cronograma

En este formulario encontrará el cronograma de

actividades para el año que elija en “Período de
gestión”, dividido por meses y semanas. En cada
celda seleccione si la tarea está programada (P),
se reprogramó (R) o ya se ejecutó (E).

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 Cronograma

Puede dejar filas en blanco si no ha contemplado

aún la realización de la actividad enunciada.
Los indicadores al final de cada mes y el año solo
se calculan sobre las casillas que han sido
diligenciadas con “P”, “R” o “E”, y el porcentaje
anual es el que se lleva al informe gerencial.

VN-AX-PPI-02
 Población objeto

En este formulario la columna de “Área” consulta

información previamente digitada en las “listas propias de
la empresa”.
Debe registrar el número de trabajadores expuestos al
riesgo de cada área y puede ver la distribución porcentual
y el número total de expuestos, para efectos de
priorización, entre otros.

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 Listas propias de la empresa

En esta hoja puede registrar las áreas, sedes y

otras variables que servirán para alimentar los
campos que tienen validación en otras hojas.

VN-AX-PPI-02
 Registro de trabajadores

En esta hoja se registra la información de los empleados

para su posterior ingreso en las hojas propias de cada
programa de vigilancia.
Tenga en cuenta que si posee esta información en otro
archivo, para el cargue inicial de información puede
copiarla y pegarla (sólo valores) manteniendo el orden de
las columnas y las categorías predefinidas (por ejemplo,
Sexo: Femenino / Masculino). Si no la tiene en otro
archivo, debe digitarla.
VN-AX-PPI-02
 Registro de trabajadores

Según el tipo de programa, algunos de ellos tiene una

columna “estado” que se puede cambiar entre “activo” e
“inactivo” según el empleado se encuentre o no vinculado
actualmente a la empresa. En otros casos simplemente
debe eliminar la fila del empleado que se retire del
programa pero debe tener en cuenta que al eliminarlo se
pierden los registros individuales de esta persona.

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 Plan integral de intervención o Plan de acción

En esta ventana puede registrar los planes de

acción, indicando de dónde provino, es decir, la
fuente.
Cuando lo desee, puede consultar los planes
vencidos, los que están pendientes de hacer
(vencidos o por vencer) o todos los planes
(incluye ejecutados, en proceso y pendientes).

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 Seguimiento a indicadores
Aunque se dan algunos indicadores sugeridos, recuerde
que debe completar su información.
También puede crear sus propios indicadores y hacerles
seguimiento mes por mes.
La cartilla le instruye sobre la formulación de indicadores
según su categoría.
Para ver la gráfica debe dar clic primero en “Calcular
resultados” y luego en “Ver gráfica”. Le mostrará el valor
de cada mes, su relación con la meta y la línea de
tendencia.
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 Informe gerencial

En este formato se consolida toda la información del

programa de vigilancia.
Una vez consignada toda la información permite resumir
la gestión y presentarla de forma sencilla a otras
instancias.
Las casillas con sombreado gris y las gráficas están
formuladas para traer información de otras hojas.
Solo debe diligenciar las casillas no sombreadas.

VN-AX-PPI-02
 Informe gerencial

Para diligenciar el informe gerencial empiece por

colocar la información de periodo y año, que se
encuentra en la franja anaranjada superior.
La hoja consulta la información de
“Responsable”, “Área” y “Cargo” según lo
registrado en la hoja de “Información de la
empresa”.

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 Informe gerencial

Pase al grado de avance en la gestión de riesgo en

las columnas “Porcentaje periodo anterior” y
“Metas” y digite el valor en cada una de las
etapas con sus respectivas metas; ahora diríjase al
cronograma de actividades en la fila “Metas de
ejecución” y registre el valor acordado como
meta.

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 Informe gerencial

Para finalizar el registro, escriba en el campo de “análisis,

logros y avances” el texto que considere adecuado según
los valores que revela el informe.
El botón “Plan de acción” lo lleva al formulario
correspondiente según lo explicado con anterioridad.
El botón “Inicio” lo regresa al menú principal.

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 Consulta de trabajadores

En esta sección podrá generar tablas y gráficas

dinámicas con la información registrada de los
trabajadores (para describir su perfil
sociodemográfico y ocupacional).
En el instructivo anexo puede encontrar
instrucciones de utilidad para generar gráficas y
tablas dinámicas.

VN-AX-PPI-02
 Consultas

Para las consultas están los botones de “Ver planes

pendientes”, “Ver planes vencidos” y “Ver todos los
planes”.
Cuando se solicita la opción de ver todos los planes,
encuentra hacia el costado derecho de la hoja una gráfica
que le muestra la información de cuáles planes están
pendientes, cuáles en ejecución y cuáles ya fueron
ejecutadas.

VN-AX-PPI-02
 Instrucciones específicas para cada PVE

Cada uno de los programas de vigilancia o de prevención

tienen además, hojas y registros particulares que
requieren instrucción particular.
Por favor consulte cada uno de ellos. En el instructivo
que acompaña cada paquete de programa puede
consultar el índice al inicio del documento para acceder
rápidamente a él.

VN-AX-PPI-02
MUCHAS
GRACIAS