Actividad 4 TGD2023203 Grupo 3

Reglamento de préstamo y consulta de VERSION:
documentos PAGINA:
BIG MODA S.A.S FECHA: 29-07-2020
Guía 2
Tramite Documental
Grupo # 3
Aprendices: Jhomaris Barba

Jack Steven Martínez
Alexandra Torres
Ficha: 2023203
Instructor
Yamir Acosta Gonzales
Centro comercio y servicio SENA
2020
documentos PAGINA:
Objetivo Atender las necesidades de consulta e inquietudes continuas de los documentos que se presentan en la
empresa.
Alcance Su iniciación está en la recepción, solicitud y consulta préstamo de los documentos y culmina con el
seguimiento de la documentación prestada
Ámbito de Aplica para todo los procesos de la entidad
aplicación
Líder Coordinador del área de archivos
Archivo general: unidad que coordina el Consulta: es el acceso a un documento o
sistema archivístico para garantizar el grupo de documento con el fin de conocer la
tratamiento, accesibilidad y conservación del información que contienen.
patrimonio documental.
Cliente externo: persona que paga y Formato único de inventario
utiliza los servicios de una empresa. Este documental: este es un instrumento que
cliente supone la base de todos los beneficios describe las relaciones detalladas de un fondo
que puede obtener una empresa. del archivo de una entidad.
Definiciones Consulta de los documentos: derecho
del usuario de la entidad productora de los
documentos y de los ciudadanos en general a Préstamo de documento: derecho de los
utilizar la información contenida en los usuarios a obtener copia de la documentación
documentos de acuerdo a los reglamentos garantizado y aprobado por la ley
establecidos y en los términos consagrados
por la ley.
Políticas de operación:
LA DEPENDENCIA DEL AREA DE ARCHIVOS ES LA ENCARGADA DE MANTENER EL
ORDEN Y CONTROL DE LA ENTRADA Y SALIDA DE LOS DOCUMENTOS POR ELLO RIGEN
ALGUNAS NORMATIVIDADES DENTRO DE ESTA:
1. USUARIOS INTERNOS: EL PRESTAMO PUEDE HACERSE A PERSONAL INTERNO DEBIG MODA
S.A.S. , PERO ESTOS NO PODRAN SALIR DE LA ENTIDAD SALVO REGULACION ESPESIFICA
REGLAMENTARIA O POR LA AUTORIZACION POR ESCRITO Y EXPRESA DEL COORDINADOR DEL
AREA DE ARCHIVOS.
PARA EFECTOS DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS SE DEBE LLENAR UN FORMULARIO DE
PRESTAMO QUE TENGA LA SIGUIENTE INFORMACION:
• FECHA DEL PRESTAMO.
• NOMBRE COMPLETO DEL SOLICITANTE.
• NOMBRE DE LA DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE EL SOLICITANTE.
• DESCRIPCION DEL MATERIALO DOCUMENTACION SOLICITADA.
• FECHA DE DEBOLUCION.
• NUMERO DE FOLIOS DEL DOCUMENTO SOLICITADO.
• FIRMA Y CEDULA DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA O QUIEN HAGA SUS VECES.
• FIRMA Y NUMERO DE CEDULA DE QUIEN RETIRA.
2. USUARIOS EXTERNOS: ESTOS OLO PODRAN HACER USO DE LOS ERVICIOS DE CONSULTA Y
OBTENCION DE FOTOCOPIAS DENTRO DEL ARCHIVO Y SOLO SE PERMITIRA SACAR
DOCUMENTOS DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO CENTRAL A LAS INSTANCIAS JUDICIALES
Y ORGANOS DE CONTROLBAJO LAS DIRECTRICES ESTIPULADAS POR LA EMPRESA
DIRECTRICES A LOS QUE SE AJUSTARAN LOS PRESTAMOS INTERNOS

1. LA SOLICITUD DEL PRESTAMO DE DOCUMENTOS SERA REALIZADA POR EL JEFE DE LA
documentos PAGINA:
DEPENDENCIA SOLICITANTE O QUIEN HAGA SUS VECES.

2. TODA SOLICITUD DE PRESTAMO DEBERA SER FORMALIZADA MEDIANTE LA FIRMA DEL
FORMATO CORRESPONDIENTE DEBIDAMENTE DILIGENCIADO AL MOMENTO DE LA
SOLICITUD AL ARCHIVO CENTRAL
3. LA UNIDAD QUE HAYA RECIBIDO DOCUMENTO EN PRESTAMO QUEDARA OBLIGADA A
DEBOLVERLO CON CARÁCTER INMEDIATO AL ARCHIVO CENTRAL
4. LOS DOCUMENTOS DEBUELTOS AL AREA DE ARCHIVO SERA REVISADOS POR EL
PERSONAL DE ESTE PARA CONSTATAR SU ESTADO
5. DURANTE EL TIEMPO DEL PRESTAMO, LA RESPONSABILIDAD POR LA INTEGRIDAD DE LOS
DOCUMENTOS PRESTADOS RECAERA SOBRE EL JEFE DE LA UNIDAD SOLICITANTE, POR LO
CUAL DEBERA SER DEBUELTA EN LAS MISMAS CONDICIONES DE INTEGRIDAD, ORDEN Y
CONSERVACION EN QUE FUE RECIBIDA.
6. SOBRE LOS DOCUMENTOS QUE PRECENTEN DAÑOS DEBERA NOTIFICARSELE AL
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL PARA QUE REALICE LAS GESTIONES
CORRESPONDIENTES A FIN DE QUE SEA SANCIONADO EL PRESTARIO Y ESTE ASUMA EL
COSTO DE LA CORRESPONDIENTE REPARACION O REPOSICION SEGÚN SEA EL CASO.
7. CUANDO LOS USUARIOS NO EFECTUEN LA DEBOLUCION DE LOS DOCUMENTOS O
EXPEDIENTES AL VENCIMIENTO DEL PLAZO CONSEDIDO, EL ARCHIVO CENTRAL
PROCEDERA A SOLICITARLE POR ESCRITO LA ENTREGA DE LOS MISMOS, DENTRO DE LOS
SIGUIENTES TRES DIAS
8. A QUIEN VENCIDO EL TERMINO POR EL CUAL SE LE ENTREGO EN CALIDAD DE PRESTAMO
DETRMINADA DOCUMENTACION, NO HAYA HECHO DEBOLUCION DE ESTA, SE LE
MANTENDRA EN SUSPENSION CUALQUIER OTRA SOLICITUD EN CUANO PERSISTA ESTA
SITUACION.
9. LOS FUNCIOARIOS QUE SEAN REMOVIDOS DE SUS CARGOS, DEVERAN DEBOLVER AL
ARCHIVO CENTRAL TODO DOCUMENTO QUE HAYA SOLICITADO, ANTES DE DEJAR SU
PUESTO DE TRABAJO CON LA DEBIDA ANTICIPACION Y EN CASO CONTRARIO SE VERA
REFLEJADO EN EL PAZ Y SALVO QUE LE EXPEDIRA EL ARCHIVO CENTRAL
10. CUANDO UN FUNCIONARIO SE AUSENTE POR UN PERIODO MAYOR AL TIEMPO
OTORGADO PARA EL PRESTAMO DE LA DOCUMENTACION , YA SEA POR VACACIONES,
LICENCIAS, O PERMISOS, DEBERA DEVOLVER AL ARCHIVO CENTRAL LOS DOCUMENTOS
PRESTADOS, CON LA DEBIDA ANTICIPACION
11. QUIEN EXTRAVIE O DEBUELVA EN MAL ESTADO LA DOCUMENTACION PRESTADA, NO
PODRA SER OBJETO DE NUEVOS PRESTAMOS Y UNICAMENTE PODRA HACER USO DEL
SERVICIO DE CONSULTA Y OBTENER FOTOCOPIA DENTRO DEL ARCHIVO
DIRECTRICES A LOS QUE SE AJUSTARAN LOS PRESTAMOS EXTERNOS :
PARA EL PRESTAMO EXTERNO DE DOCUMENTOS EXTERNOS DE DOCUMENTOS A LOS FUNCIONARIOS DE LAS
INSTANCIAS JURISDICCIONALES Y DE LOS ORGANOS DE CONTROL, ESTE DEBERA OPERAR ANTE EL MANDAMIENTO
JUDICIAL RESPECTIVO, EL CUAL SE REMETIRA POR MEDIO DE OFICIO. DICHO OFICIO DEBERA HACER MENCION DEL
MANDAMIENTO RECIBIDO, FECHA DE EMISION Y DE LA AUTORIDAD QUE LO SOLICITA, TIPO DE DOCUMENTO(S)
QUE PRETENDE, NUMERO DE FOLIOS QUE CONTIENE Y FECHA DE ENTREGA O ENVIO, CONSERVANDOSE COPIA DEL
MISMO CON EL REPECTIVO RECIBIDO.
CONSULTA DE DOCUMENTOS:
• SERVICIOS DE CONSULTAS:
LOS USUARIOS PUEDEN CONSULTAR LOS DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL
ARCHIVO DE LA EMPRESA BIG MODA S.A.S, EN EL HORARIO ESTABLECIDO.LA
CONSULTA DE DOCUMENTOS SEGUIRA LAS SIGUIENTES DIRECTRICES:
1. LAS CONSULTAS SE DEBEN HACER DIRECTAMENTE EN EL ARCHIVO, EN EL HORARIO ESTABLECIDO O

FUERA DE EL, ATRAVEZ DE SOLICITUDES ELEVADA ANTE EL FUNCIONARIO RESPONSABLE, SIEMPRE Y
CUANDO HAYA DISPONIBILIDAD DE ATENCION EN HORARIO DIFERENTE. EL COORDINADOR DEL AREA
DE ARCHIVO RESPONDERA, DEPENDIENDO DE LA COMPLEGIDAD dependiendo de la complejidad,
INMEDIATAMENTE O EN EL PLAZO DE 10 DIAS HABILES.
2. LAS SOLICITUDES PRESENTADAS POR LA CONSULTA DE DOCUMENTOS, TANTO POR FUNCIONARIOS DE
LA EMPRESA COMO POR PARTICULARES, SERAN ATENDIDAS POR LOS FUNCIONARIOS DEL AREA DE
documentos PAGINA:
A
R
CHIVO, QUIENES VERIFICAN QUE LA INFORMACION SOLICITADA ES DE COMPETENCIA DE A ENTIDAD, EN
CASO CONTRARIO SE LE COMUNICA AL USUARIO, Y EN LO POSIBLE SE LE INDICA LA INSTITUCION A LA
QUE DEBE DIRIGIRSE PARA OBTENER LA RESPECTIVA INFORMACION
3. LA SOLICITUD SERA PRESENTADA POR LOS INTERESADOS DILIGENCIANDO EL FORMATO ESTABLESIDO
PARA TAL EFECTO
4. UNA VEZ DILIGENCIADO EL FORMATO EL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO PROCEDE A LA
BUSQUEDA DE LA INFORMACION SOLICITADA EN BASE DE DATOS, INVENTARIOS FISICOS Y DEMAS
AYUDAS DISPONIBLES
5. UBICADO EL DOCUMENTO, SE RETIRA DE SU LUGAR DE ALMACENAMIENTO, DEJANDO EL TESTIGO
“DOCUMENTO AFUERA “ Y SE TRASLADA A LA SALA DE CONSULTA
6. DESPUES DE LLENAR EN LA SOLICITUD LOS DATOS DE SU UBICACIÓN “TOPONIMICA “, EL DOCUMENTO ES
ENTREGADO AL USUARIO PARA SU CONSULTA EN SALA
7. EN SALA DE CONSULTA DEBE PERMANECER EL COORDINADOR PARA EVITAR EL RETIRO INDEVIDO DE
FOLIOS O MUTILACIONES DE LOS DOCUMENTOS, O EN CUALQUIER OTRA ANOMALIA QUE SE PUEDA
LLEGAR A PRECENTAR
8. UNA VEZ TERMINADA LA CONSULTA SE VERIFICA EL ESTADO Y CANTIDAD DE LOS DOCUMENTOS
DEVUELTOS, Y LOS RETORNA A SU RESPECTIVA UBICACIÓN DENTRO DEL REPOSITORIO
9. Los formatos diligenciados se almacenan y conservan con fines estadísticos
10. Todos los ciudadanos tendrán acceso a la información contenida en los documentos del área de archivo
de la empresa BIG MODA “S.A.S”
Directrices para Solicitud de fotocopia de documento
1. EL USUARIO QUE REQUIERA FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL

ARCHIVO , DEBERA CANCELAR EN TESORERIA O DONDE SE LE INDIQUE , EL VALOR DE
LA COPIAS SOLICITADAS
2. UNA VEZ ENTREGADO EL RECIBO DE PAGO DE LA FOTOCOPIAS, UN FUNCIONARIO DE
ARCHIVO TRASLADA LOS DOCUMENTOS AL CENTRO DE FOTOCOPIADO PARA SU
RESPECTIVA REPRODUCCION
3. LOS DOCUNETOS Y LAS FOTOCOPIAS SON RETIRADAS DEL CENTRO DE FOTOCOPIADO
POR EL MISMO FUNCIONARIO, QUIEN VERIFICA QUE EL TRABAJO ENTREGADO SEA EL
SOLICITADO. LAS FOTOCOPIAS SON ENTREGADAS AL USUARIO EXTERNO SEGÚN SEA EL
CASO, Y LOS DOCUMENTOS SE REGRESAN AL ARCHIVO DE LA
DEPENDENCIA.UVICANDOLOS ASI EN SU LUGAR.
4. SI LAS FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS SON REQUERIDAS POR UNA DEPENDENCIA DE
LA MISMA EMPRESA, EL ARCHIVO FASILITALOS DOCUMENTOS SOLICITADOS Y LA
DEPENDENCIA REALIZARA EL TRAMITE ANTE EL CENTRO DE FOTOCOPIADO.
Requisitos legales
• Constitución política
Artículo 20.Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y Difundir su pensamiento y

opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos
de comunicación.
Artículo 27.El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y
cátedra.
documentos PAGINA:
Artículo 74.Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley.
Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán
ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas.
Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de
acceso a la información y a la documentación oficial.
• Ley 4 -1913 sobre régimen político y municipal
Artículo 320.Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que
existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre
que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe
emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un
empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia
de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de
cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa
• Ley 57 de 1985. Por la cual se ordena la publicidad de los actos y

documentos oficiales
Artículo 1. Dar a conocer los actos públicos actos gubernamentales y administrativos que la
opinión deba conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos públicos
Artículo 12 al Artículo 27. Acceso ciudadano a los documentos, derecho que tiene toda
persona de consultar documentos que reposen en las oficinas publicas
•Ley 1581 de 2012. Mediante la cual se dictan disposiciones

generales
Para la protección de los datos personales
Aplica todo el documento
•
Ley 1712 de 2014. Por Medio de la cual se crea la ley de
transparencia y del Derecho de acceso a la información pública
nacional y se dictan otras disposiciones
Aplica todo el documento
•
Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector
Cultura, publicado en el Diario Oficial 49.523, en el cuál unifica
toda la normatividad
Expedida en respectivo sector
Aplica la Parte VIII Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y Archivístico; TÍTULO

II: Patrimonio Archivístico, los CAPÍTULO V: Gestión de Documentos.
Principios de la Gestión Documental
Control y Seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad

de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el
ciclo de vida
documentos PAGINA:
Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los
documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para
consultarlos y utilizarlos.
Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran, independiente

del medio de creación
Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos
impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación
histórica, dada la
documentos PAGINA:
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
RECEPCIÓN DOCUMENTAL Y VERSIÓN: 01
GESTIÓN DE FECHA DE VIGENCIA: 29-07-
CORRESPONDENCIA 2020
INSTRUCTIVO PARA RECIBO DE

CORRESPONDENCIA
DESCRIPCIÓN FECHA
DEL CAMBIO ELABORÓ VIGENCIA VERSIÓN
Jhomaris Barba
Alexandra Torres
Primera Versión Jack Martínez 29-07-2020 01
Aprendices Gestión
Documental
CONTROL DE
APROBACIÓN
REVISADO: Vo.Bo.: APROBADO:
Cargo: Instructor de Cargo: Director
Cargo: Instructor de
tramite General
tramite documental
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
INTRODUCCIÓN
La unidad de correspondencia es la encargada de la recepción,

clasificación, registro y distribución de forma centralizada de las
comunicaciones. Por lo tanto, en este instructivo detallaremos las
actividades a desarrollar en ella y los procedimientos de cada uno de
los documentos recibidos.
Se presentara de forma ordenada y precisa la consecución de los

documentos entrantes, lo que estará permitido hacer y lo que se debe
evitar al momento de realizar su gestión con el fin de simplificar y
organizar la presentación y el manejo de sus comunicaciones, además
de establecer, organizar y normalizar la producción documental con
calidad y a la vez disminuir tiempo y costos.
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
Definición
Archivo central:
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión:
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Certificación de documentos:
Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos

en los archivos.
Código:
Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y subseries
respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
Comunicaciones oficiales:
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es
pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en

el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Distribución de documentos:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario.
Foliar:
Acción de numerar hojas.
Folio:
Hoja.
Folio recto:
Primera cara de un folio, la que se numera.
Gestión documental:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
Organización documental:
Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la

descripción de los documentos de una institución.
Radicación de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número

consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que

establezca la ley.
Recepción de documentos:
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos
por una persona natural o jurídica.
Registro de ingreso de documentos:
Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden

cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.
Trámite de documentos:
Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el

cumplimiento de su función administrativa.
Unidades de correspondencia: Las Unidades de correspondencia son

las unidades administrativas encargadas de gestionar de manera
centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones oficiales”. Guía para administración
de comunicaciones oficiales AGN Año 2003.
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
Objetivos
Estandarizar la recepción de las comunicaciones, manteniendo el

control necesario de acuerdo a la normatividad vigente.
Hacer efectivo el cumplimiento de cada proceso de las comunicaciones

recibidas en la unidad de correspondencia de Big Moda S.A.S.
Alcance
Aplica para todos los documentos recibidos en la organización Big Moda

S.A.S. Deben ser dirigidos a sus respectivas dependencias u objetos de
destino.
Justificación y base legal
• Constitución Política (Art. 23)

• Acuerdo AGN 060/2001
• Decreto 2510/1995 (Art 11, 21, 32)
• Decreto 229/1995 (Art. 10, 11,18)
• Decreto Ley Antitramite 019/2012
• Código de Comercio (Art. 54)
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION

DOCUMENTAL
Requisitos para la gestión de documentos recibidos
La unidad de correspondencia es la única autorizada para la recepción

de cualquier documento que llegue a la empresa.
Se deberá colocar en una parte visible el horario de recepción de las

comunicaciones, fuera de ello no se dará tramite a ningún documento.
Solo el gestor documental tiene la autorización de recibir documentos.
Todas las comunicaciones oficiales deben estar debidamente radicadas

y planillas, con el fin de llevar un mejor control y mantener vínculo con
los documentos.
Aplicar y mantener la norma del cero papel.
Evitar las duplicaciones innecesarias de los documentos.
Las firmas autorizadas para la correspondencia tanto interna como

externa son las del Director General, Asesores y Subdirectores.
Las comunicaciones serán recibidas a través de:

• Mensajería
• Correo electrónico
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
Documentos para uso general de la empresa
• Carta u oficio
• Certificados
• Tutelas
• Demandas
• Constancias
• Documentos contables
Organización documental
ORGANICACIÓN CONTROL DESTINO
Tramite de recibo documental

1. Verificación: Inmediatamente recibido el documento se debe
verificar y confrontar los folios copias, anexos, firmas, el origen y
datos de quien lo remite.
2. Clasificación: Separar los documentos en
Comunicaciones personales: Según el artículo 2 del acuerdo
060 del 2001 “las comunicaciones de carácter privado que llegan
a las entidades a título personal” Estos NO serán radicables. Si el
documento es de carácter privado este debe indicarlo en una
parte visible del sobre.
Comunicaciones oficiales: En el artículo 2 del acuerdo 060 del
2001 “Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de
las funciones asignadas legalmente a una entidad
independientemente del medio utilizado”
• Documentos contables
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
3. Apertura: Se procederá a la apertura del documento, si esta lo

autoriza.
Según el acuerdo 060 del 2001 “Cuando una comunicación no
este firmada, ni presente el nombre del responsable de su
contenido se considerara anónima”
4. Radicación: Las comunicaciones serán radicadas si cumplen con
los anteriores requisitos. Se radicara el documento mediante un
sello radicador el cual contiene:
Numero consecutivo
Fecha y hora de recibido
Nota: De acuerdo a lo establecido en el acuerdo 060 del 2001 “No

se reservaran números de radicación, no habrá números
repetidos, enmendados, corregidos o tachados. Cuando existan
errores se debe dejar constancia por escrito con justificación y
firma del encargado”
“Al comenzar cada año se iniciara la radicación consecutiva a
partir de uno”
5. Libro de control o planilla:
Se debe contar con el formato de hoja de control totalmente
diligenciado. No dejar espacios en blanco. Este se puede
diligenciar manualmente.
Asignación de datos tales como:
• Nombre de la persona/ entidad remitente
• Nombre o código de las dependencias
• Numero de radicación
• Nombre del funcionario
• Anexos, Folios
• Hora de recibido
• Tiempo de respuesta (Si lo amerita)
• Firmas de constancia de recibido del destinatario del documento.
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
6. Distribución o reparto: Una vez planillada las comunicaciones e

procederá al reparto y distribución de las mismas a las oficinas
destinadas.
Para asegurar la entrega del documento, estos se enviaran entre
sobres de manila debidamente marcados y acompañados del
formato de hoja de control para su firma.
Documentos NO radicables
Estos documentos no siguen el mismo trámite. Se les realizara un
formato de registro simple para sustentar la entrega a las
dependencias.
Comunicaciones personales: No se deben abrir, se les colocara
una estampilla que indique la hora de recibido y la observación de
“Si no es personal, devolver a la unidad de correspondencia para
su tramitación.
Documentos contables: solo se recibirán si son legales por
ejemplo, las facturas o cuentas de cobro deben tener resolución
DIAN. Si cumple, se controlara en un formato de control de
documentos contables.
MANEJO DE DOCUMENTOS ESPECIALES
Derechos de petición
Deben ser remitidos directa e inmediatamente a la oficina de

Planeación y Sistemas, donde se remitirá al área de competencia
vía correo electrónico, quien proyectará la respuesta y remitirá vía
correo institucional al área de Planeación para que se consolide
la respuesta en el oficio final , la codificación del documento será
001 y llevará la firma del asesor de Planeación y Sistemas, esto
teniendo en cuenta que esta serie documental pertenece a dicha
área donde se llevará a
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
cabo su archivo en la serie correspondiente y custodia de dichos

documentos y finalizará el trámite en el ARYOR.
Tutelas
Deben ser remitidas directa e inmediatamente a Jurídica para su

respectivo trámite.
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
I
NSTRUCTIVO PARA DESPACHO
DE CORRESPONDENCIA
DESCRIPCIÓN FECHA
DEL CAMBIO ELABORÓ VIGENCIA VERSIÓN
Jhomaris Barba
Alexandra Torres
Primera Versión Jack Martínez 29-07-2020 01
Aprendices Gestión
Documental
CONTROL DE
APROBACIÓN
REVISADO: Vo.Bo.: APROBADO:
Cargo: Instructora de Cargo: Director
Cargo: Instructora de
tramite General
tramite documental
CÓDIGO: GI-001
C INSTRUCTIVO PARA LA
o
n GESTIÓN DE FECHA DE VIGENCIA:
CORRESPONDENCIA 29-07-2020
t
enido
Introducción ............................................................................................. 3
Glosario de términos ................................................................................ 4
Alcance ...................................................................................................... 5
Objetivo .................................................................................................... 6
Normatividad............................................................................................ 6
Flujo grama .............................................................................................. 7
Descripción de actividades ....................................................................... 9
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
I
n GESTIÓN DE FECHA DE VIGENCIA:
t CORRESPONDENCIA 29-07-2020
roducción
El despacho de documentos exige conocer la forma como se puede hacer uso efectivo de
los distintos medios que se disponen para hacer llegar las comunicaciones de forma
oportuna y segura.
El siguiente instructivo dará a conocer paso a paso los procedimientos que se realizarán
dentro de la unidad de correspondencia de la empresa Big moda S.A.S
Se pretende presentar las técnicas necesarias que se deben tener en cuenta a la hora de
realizar procesos de despacho se comunicaciones, apoyándonos en la normatividad
vigente del AGN (Archivo General de la Nación) para realizar su adecuado manejo.
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
G
l GESTIÓN DE FECHA DE VIGENCIA:
o CORRESPONDENCIA 29-07-2020
sario de términos
Asunto:
Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa
Código:
Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de
clasificación documental establecido en la entidad.
Copia:
Reproducción exacta de un documento.
Digitalización:
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de
manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en
una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Digitar:
Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Diplomática
documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los
documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de
evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes
para la historia.
Distribución de documentos:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Documento:
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento original:
Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
Foliar:
Acción de numerar hojas.
Folio:
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
GESTIÓN DE FECHA DE VIGENCIA:
Hoja.
Folio recto:
Primera cara de un folio, la que se numera.
Gestión documental:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Producción documental:
Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Radicación de comunicaciones oficiales:

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo
o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos:
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para
la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
Trámite de documentos:
Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su
función administrativa.
Alcance
Aplica para todas las comunicaciones despachadas en la organización Big Moda S.A.S
deben ser dirigidas a sus respectivas dependencias u objetos de destino.
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
O GESTIÓN DE
b FECHA DE VIGENCIA:
j CORRESPONDENCIA 29-07-2020
etivo
General:
Explicar los procedimientos paso a paso para la efectividad en el despacho de los
documentos.
Especifico:
• Implementar información real para evitar errores al momento de realizar los
procesos de despacho de correspondencia.
• Utilizar conceptos claros y precisos que permitan una mayor comprensión.
Normatividad
• Los envíos de correspondencia deben empaparse de manera que otros envíos no
corran riesgo de mezclarse con ellos.
• Hacer una previa revisión a los despachos en los siguientes aspectos:
Las correspondencias deben ser elaboradas de acuerdo a las normas establecidas
en el AGN.
Todos los documentos deben estar firmados por sus responsables
No presentar enmendaduras, suciedades, tachones, faltas de ortografía y/o
aspectos que le den mala imagen a la empresa
Revisar si el documento lleva los anexos correspondientes o declarados en el
mismo documento.
• Impresión de la enumeración.
• El mismo número de radicación para la copia y el documento
• Etiqueta: los sobres de envió deben contener una etiqueta en la parte superior
derecha a 2 cm de cada lado los siguientes datos:
Nombre del destinatario
Dirección
Timbre o estampilla de pago del importe del envió
Nota: utilizar siempre el mismo sitio para colocar la estampilla
• El despacho de correspondencia estará centralizada en la unidad administrativa

responsable, de acuerdo con la organización de la institución. Por consiguiente,
queda prohibido al resto de funcionarios o empleados recibir, atender o despachar
directamente documento que no hayan sigo previamente radicados o tramitados.
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
• Se limita el tiempo de respuesta a las comunicaciones, dependiendo de su

emergencia. Si no, se estima a 8hrs 0 1 día
Nota: si por algún motivo la respuesta se demora más de 5 días, se enviará carta
acusando, en el cual se aclarará la circunstancia y posible fecha de respuesta.
• Todos los documentos para su envío deben estar acompañados de las copias y
Anexos foliados.
• Firmas responsables
Las firmas autorizadas para la correspondencia tanto interna como externa son las
del Director General, Asesores y Subdirectores.
Los proyectos de comunicación externa deben incluir los vistos buenos de quien
proyectó, Revisó, y Aprobó, según el caso. Tanto éstos como la correspondencia
interna dirigida a la Dirección deben tramitarse a través de la respectiva
subdirección o área asesora.
La Unidad de correspondencia velará por el estricto cumplimiento de esta norma,
radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
• Lectura y corrección en pantalla
Durante la elaboración de un documento, es común que se corrija entre dos y tres

veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se
está gastando el doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el
desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla,
que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y
gramaticales antes de dar la orden de impresión.
Flujo grama
INICIO
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
E GESTIÓN DE FECHA DE VIGENCIA:
L CORRESPONDENCIA 29-07-2020
A
BORACION DEL DOCUMENTO
VERIFICAR NORMATIVIDAD
NODEVOLVER A OFICINA
PRODUCTORA PARA
REALIZAR CORRECCIONES
CUMPLE CON LA
NORMATIVIDAD?
SI
RADICAR
SEPARACION DE PIEZAS
DESPACHO DOCUMENTAL
ENVIO POR SE DEBE LLEVAR

CORREO
NO MENSAJERIA
ELECTRONICO?
POR
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
SI
DIGITALIZAR
AVISAR PREVIAMENTE AL
DESTINATARIO
VERIFICAR QUE SEAN CORRECTAS

LAS DIRECCIONES DE CORREO
ELECTRONICO. ETC
FIN
Descripción de actividades
1. Elaboración de documentos: las oficinas que requieren una solicitud

por parte de una entidad externa o den respuesta a algún trámite
elaborarán el documento necesario, una vez elaborada la comunicación,
se procede a la firma digital de la persona responsable. luego se enviará a
la unidad de correspondencia para realizar su trámite de despacho.
2. Verificación: se verificará que la comunicación que fututamente se
despachara cumpla con los requisitos planteos anteriormente y de
acuerdo a la normativa del AGN.
Nota: si no cumple se procederá a devolver la comunicación a la
dependencia que la creo para que realice las respectivas correcciones.
3. Radicación: la correspondencia se estampada con un sello radicador o
manualmente en la parte superior izquierda del documento con los
siguientes datos:
• Código consecutivo
• Lugar y fecha de envió
• Departamento productor
4. Separación: el encargado de la unidad de documentos debe separar las
piezas de salida para realizar el despacho
• Original y anexos= destinatario
• Copia y anexos=oficina productora
5. Despacho documental:
• Identificar las prioridades
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
m RECEPCIÓN DOCUMENTAL Y VERSIÓN: 01
e GESTIÓN DE FECHA DE VIGENCIA:
n CORRESPONDENCIA 29-07-2020
s
•ajería
Definición de medios de distribución: correo electrónico, fax o
Correo electrónico
• Digitalizar (escaneo)
• Determinar direcciones de correo electrónicos correctos
• Hacer aviso de envió de correo electrónico
• Piense antes de enviar un mensaje. Al redactar un correo
electrónico es Importante utilizar el mismo cuidado Y discreción
que se utiliza en otros tipos de comunicación escrita. Una
característica y peligro del correo electrónico es que es tratado
más informalmente que otro medio de comunicación de negocios.
• Un mensaje electrónico debe ser breve y debe cuidarse la
ortografía y, en general, la redacción del texto.
• El hecho de que en el cuadro inicial esté escrita la dirección
electrónica, no significa que después no haya que escribir el
nombre del receptor del mensaje, pues las direcciones de correo
no siempre corresponden al nombre del destinatario. Por lo tanto,
agregue siempre un corto saludo. (Ej. Apreciada señora Lucía).
• Es obligatorio escribir el asunto. En el asunto resuma el
contenido del mensaje (p. Ej. Evaluación conversatorios). Su
mensaje debe ser muy breve, máximo cuatro o cinco párrafos. Si
va a enviar información extensa, agregue uno o varios archivos.
• El carácter un tanto efímero de la comunicación electrónica no
excusa de la elegancia, el protocolo mínimo y las normas
gramaticales de cualquier otro mensaje escrito.
• Al final debe agregarse una breve despedida (cordialmente), y el
nombre de la persona que envía el mensaje.
• Los correos que recibe deben ser respondidos en un lapso de 24
horas. Los usuarios merecen una respuesta clara y profesional.
Atienda a lo que preguntan y responda con exactitud. La
imprecisión duplica la carga de trabajo, pues una respuesta
incompleta da lugar a más correos. No pierda el control de la
cantidad de información que envía.
• Emita mensajes positivos y concisos. Los elementos esenciales
para el uso adecuado del e-mail son la actitud positiva para el
usuario y el enfoque de sus necesidades.
• Evite emplear mayúsculas para enfatizar un punto.
• En vez de “En respuesta a su solicitud, nos permitimos
informarle” escriba: “Como respuesta a su solicitud para que
patrocinemos el evento cultural, le informamos” y mencione el
número de radicado externo.
CÓDIGO: GI-001
INSTRUCTIVO PARA LA
t RECEPCIÓN DOCUMENTAL Y VERSIÓN: 01
r GESTIÓN DE FECHA DE VIGENCIA:
á CORRESPONDENCIA 29-07-2020
m
•ite. No se deberá imprimir los correos recibidos para realizar su
Mensajería
• Determinar si requiere envió local, nacional o internacional
• Hacer una última verificación de contenido
• Revisar si lleva la etiqueta correcta
• Peso de documento
• Control y firma de guías y planillas de entrega
• Control de devoluciones

Actividad 4 TGD2023203 Grupo 3

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Reglamento de préstamo y consulta de VERSION:

Aprendices: Jhomaris Barba

Yamir Acosta Gonzales

Centro comercio y servicio SENA

DIRECTRICES A LOS QUE SE AJUSTARAN LOS PRESTAMOS INTERNOS

BIG MODA S.A.S FECHA: 29-07-2020

DEPENDENCIA SOLICITANTE O QUIEN HAGA SUS VECES.

1. LAS CONSULTAS SE DEBEN HACER DIRECTAMENTE EN EL ARCHIVO, EN EL HORARIO ESTABLECIDO O

Directrices para Solicitud de fotocopia de documento

1. EL USUARIO QUE REQUIERA FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL

Artículo 20.Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y Difundir su pensamiento y

• Ley 4 -1913 sobre régimen político y municipal

• Ley 57 de 1985. Por la cual se ordena la publicidad de los actos y

•Ley 1581 de 2012. Mediante la cual se dictan disposiciones

Aplica todo el documento

Aplica la Parte VIII Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y Archivístico; TÍTULO

Principios de la Gestión Documental

Control y Seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad

Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran, independiente

INSTRUCTIVO PARA RECIBO DE

La unidad de correspondencia es la encargada de la recepción,

Se presentara de forma ordenada y precisa la consecución de los

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos

Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

Acción de numerar hojas.

Primera cara de un folio, la que se numera.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la

Radicación de comunicaciones oficiales:

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número

oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

Registro de ingreso de documentos:

Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden

Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el

Unidades de correspondencia: Las Unidades de correspondencia son

Estandarizar la recepción de las comunicaciones, manteniendo el

Hacer efectivo el cumplimiento de cada proceso de las comunicaciones

Aplica para todos los documentos recibidos en la organización Big Moda

Justificación y base legal

• Constitución Política (Art. 23)

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION

Requisitos para la gestión de documentos recibidos

La unidad de correspondencia es la única autorizada para la recepción

Se deberá colocar en una parte visible el horario de recepción de las

Solo el gestor documental tiene la autorización de recibir documentos.

Todas las comunicaciones oficiales deben estar debidamente radicadas

Aplicar y mantener la norma del cero papel.

Evitar las duplicaciones innecesarias de los documentos.

Las firmas autorizadas para la correspondencia tanto interna como

Las comunicaciones serán recibidas a través de:

Documentos para uso general de la empresa

ORGANICACIÓN CONTROL DESTINO

Tramite de recibo documental

3. Apertura: Se procederá a la apertura del documento, si esta lo

Nota: De acuerdo a lo establecido en el acuerdo 060 del 2001 “No

6. Distribución o reparto: Una vez planillada las comunicaciones e

MANEJO DE DOCUMENTOS ESPECIALES