CREANDO EVENTOS

ONLINE ÁGILMENTE
AGENDA

1. Nos presentamos. Rompemos el hielo.

2. Un evento en COVID ¿Posponer o
innovar? Aprendizajes
3. El diferencial ágil
FITS
FESTIVAL DE INNOVACIÓN & TECNOLOGÍA SOCIAL

CONECTA TU CAUSA
CON TECNOLOGÍA

ORGANIZADO POR
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21
PERSONAS
10
AÑOS DE
3
OFICINAS
EN EL EQUIPO EXPERIENCIA EN AMÉRICA
LATINA

CONO SUR
REGIÓN ANDINA
MÉXICO & CENTROAMÉRICA
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MÉXICO & CENTROAMÉRICA
¿Y AHORA QUÉ HACEMOS?
¿POSPONER O
INNOVAR?
APRENDIZAJES
01. DEFINICIÓN DE FECHA
02. ARMADO DE EQUIPO
03. DEFINICIÓN DE PLATAFORMA
04. ARMADO DE PROPUESTA DE
APOYO Y PARTICIPACIÓN.
05. DEFINICIÓN DE AGENDA
06. DEFINICIÓN DE ORADORES
07. CURACIÓN DE CONTENIDO
08. COMUNICACIÓN
09. CONVOCATORIA
10. EJECUCIÓN
11. POST EVENTO
 ARMADO DE EQUIPO DE
TRABAJO
Roles recomendados: DURANTE EL EVENTO

● Coordinación Es bueno identificar varios

● Diseño
● Comunicación, alianzas y convocatoria
● Agenda y contacto con oradores
● Apoyos
roles clave de equipos:
quien se encarga de
modificar
salas, quien da apoyo a los
chats de cada sala y quien
da apoyo a nivel general.

.
 COMPARATIVO DE PLATAFORMAS

Agenda Si Si Si
Streaming propio vs
Streaming Streaming Host
Host
Sesiones simultaneas Si Si Si
Descarga de app por
Si Si Si
parte de usuarios
Si. Perfiles de los asistentes: pueden cambiar
Networking Si
tarjetas entre ellos, te recomienda personas
Grabación de sesiones Si Automáticamente Si
Networking PRE Event No SI Si
Idioma Inglés Español Inglés
Stand virtual Si Si Si
Stage 100.000
Asistencia Ilimitado Depende de la plataforma que streamee
Session 500
AGENDA Y ORADORES
Verificación de disponibilidad en función de
fechas y formato digital. Preguntar a todas CURACIÓN DE CONTENIDOS
las personas que sean panelistas si: En función de las
confirmaciones y teniendo
● Se sienten cómodas interactuando con en
una audiencia grande y cuenta los valores del
puramente virtual evento, es recomendable
● Tienen conectividad apropiada curar los contenidos en
● Si fallara la conectividad, ¿tienen tanto asegurar la calidad del
alternativas? ¿Pueden dar la evento, similitud de
charla sin un soporte visual? lineamientos a lo largo
de toda la agenda, entre
A tener en cuenta: muchas veces la otros aspectos.
conectividad mejora sin compartir pantalla.
COMUNICACIÓN & DISEÑO
Definir identidad visual implica el armado
de piezas, la calendarización de las
comunicaciones y la ejecución de la
comunicación.
Es importante dar adelantos sobre
cómo será la experiencia.
Por ejemplo, compartir capturas de
pantalla, pequeños videos, adelantar
contenidos y agenda para reducir “dudas”
que pudieran surgir al inicio del evento y
que demoran las llegadas a las
charlas, entre otros aspectos.
CONVOCATORIA
Los eventos virtuales pueden necesitar
menos tiempo para ser comunicados, pero
si son de larga duración, vale la pena
comunicarlo con tiempo.
● Cuatro semanas antes del evento
puede ser un buen plazo para
comunicarlo.
● Convocar ponentes 3 o 4 semanas
antes incluso de la fecha de de
lanzamiento de convocatoria.
CONVOCATORIA
Este plazo puede variar
según la organización o la
comunidad de ponentes y
especialistas con la que
contemos (si es mayor y con
más opciones, requerirá
menos tiempo por
que lo resolverá más
fácilmente).
LLEGÓ EL DÍA!!!
BUENAS PRÁCTICAS
● Agenda clara: es bueno anunciar con
anticipación en las redes sociales quiénes van
a ser ponentes o panelistas, así se se puede
asociar fácilmente la charla al verla en la
agenda.
● Pensar plan B o C si falla la tecnología: en
algunos momentos las personas que
expusieron tuvieron mala conexión. Eso se
resolvió favorablemente convirtiendo la
charla en un formato tipo entrevista.
● Las descripciones de las sesiones, a su vez,
facilitaron la navegación por los diferentes
espacios virtuales.
POST EVENTO
● Enviar una encuesta sobre la
experiencia. Es conveniente tener
previamente armada la encuesta para
lanzarla al día siguiente del evento
preferentemente y no más de 2 o 3
días después.
● Es importante aprovechar la franja de
tiempo en que las charlas están
presentes aún en la memoria de
quienes asistieron.
Participación Genuina
Eugenio Molini
 Estructuras Liberadoras
Discusión Todos
abierta Estructuras
Liberadoras
Brainstorming
CONTENIDO

Una Todos
persona Discusión
Reporte de controlada
estado Red Social

Presentación Una
persona

DINÁMICA
 Espacio Caórdico

CAOS
CAOS ORDEN CONTROL
DESTRUCTIVO

Management
Liderazgo
Espacio Caórdico: Sin orden nada existe. Sin caos nada evoluciona
(Oscar Wilde)
¡MUCHAS GRACIAS!