ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y

PROCESO CÓDIGO ABPD02

DEVOLUTIVOS

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ALMACÉN E

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 3
INVENTARIOS

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Grupo de Recursos Físicos Coordinador Grupo de Recursos Físicos Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
01/09/2014 04/09/2014 30/09/2014
Administrar los bienes de consumo y devolutivos de la Superintendencia Nacional de Salud a través de la gestión de inventarios para controlar el suministro de los bienes.
OBJETIVO
Inicia con la concertación con el contratista para la entrega de los bienes, continúa con el ingreso al inventario de la Superintendencia Nacional de Salud y termina con la
ALCANCE disposición final del bien.
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Base de datos de inventario: Aplicativo (Software) donde se asientan todos los movimientos físicos de los bienes, con los saldos correspondientes.

Elementos de consumo controlable: Son elementos que por su naturaleza no se consumen con su primer uso, pero por su costo va al gasto y su destinación perdura en el tiempo.

Elementos de consumo: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos.

Elementos devolutivos: Son todos aquellos bienes que su vida útil está determinada por la depreciación y es un activo de la entidad y se entregan para el desarrollo de las actividades de
cada uno de los funcionarios, los cuales debe ser devueltos.

Elementos faltantes: Son bienes de propiedad de la entidad asignados en el inventario de una dependencia y/o funcionario pero que al momento de la verificación física no se encuentran o
no se justifico su falta.

Elementos sobrantes: Son bienes que se encontraron físicamente durante la verificación, pero que no están incorporados en el inventario de la dependencia, ni en el inventario del funcionario
que lo tiene a su cargo.

Entrada de almacén: Es el documento donde se hace un registro detallado de cada uno de los bienes que se reciben e ingresan en el inventario de la entidad.

Inventario físico: Es la verificación de las existencias materiales y reales de los elementos de consumo o bienes devolutivos, en donde se registra número de unidades en existencia,
descripción y referencia (marca, modelo, serie, número de placa), valor de compra, fecha de adquisición, etc.
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Comprobante de salida de almacén: Es el documento donde se hace un registro detallado de los bienes que salen del almacén general, indicando el nombre del funcionario responsable de
recibir estos bienes.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Constitución Política de Colombia. Colombia El artículo 209 establece los principios de la función administrativa: Igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la
desconcentración de funciones.
Ley 80 de 1993 “por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Los servidores públicos tendrán consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los
Administración Pública”. mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales.

Ley 734 de 2000 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almacén

Ley 42 de 1993 “sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los
organismos que lo ejercen”.
Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
Ley 489 de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 1082 de 2015 "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario
del sector administrativo de planeación nacional"
Comprende el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control
fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y
de los procedimientos jurídicos aplicables.
Comprende el conjunto de planes, sistemas, métodos y procedimientos necesarios para el debido
funcionamiento de las entidades y que permitan un manejo racional de la administración, exigiendo la
eficiencia en la utilización de recursos y prevención del fraude, malgasto o abuso, de acuerdo con los
principios generales de la administración pública, facultad administrativa que no poseían de manera
explícita las entidades y que en la actualidad le es prohibida de expresamente a la Contraloría General
de la República.
En el artículo 7 se establece las modalidades de la acción administrativa. Se determina la estructura y
se definen los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración
pública.
Artículo 2.2.1.1.1.2.1. Partícipes de la Contratación Pública. Los partícipes del sistema de compras y
contratación pública para efectos del Decreto-Ley 4170 de 2011, son: 1. Las Entidades Estatales que
adelantan Procesos de Contratación. En los términos de la ley, las Entidades Estatales pueden
asociarse para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios. 2. Colombia Compra Eficiente.3.
Los oferentes en los Procesos de Contratación. 4. Los contratistas. 5. Los supervisores. 6. Los
interventores. 7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la
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participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. El Grupo de Recursos Físicos – Almacén, tiene la responsabilidad de registrar oportuna y permanentemente, todas las operaciones que se realicen por movimientos de los bienes de la
entidad.
2. El responsable del almacén, informa al Grupo de Contabilidad mediante el boletín del almacén la entrada del bien con los respectivos soportes.
3. Es responsabilidad del almacenista la inmediata y debida colocación de los bienes recibidos, así como su adecuado control, guarda, custodia y resguardo, hasta en tanto, dichos bienes, no
sean entregados a los usuarios finales.
4. Una de las funciones del almacenista es la de mantener permanentemente actualizado el inventario de la entidad.
5. En cumplimiento de la normativa vigente es obligatorio realizar por lo menos una vez al año la actualización de inventario de los bienes de la entidad.
6. Cuando se presenten novedades de personal (renuncias, traslados o reemplazos), los bienes pueden ser trasladados y el inventario debe ser actualizado conforme a lo descrito en el
procedimiento.
7. Para realizar el traslado de inventario físico el funcionario de recursos físicos debe diligenciar el formato Orden de Traslado Código ABFT04.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Con base en lo establecido en el contrato, se define las fechas y
Acordar con el contratista la
1 lugares de entrega de los bienes vía telefónica, para enseguida Grupo de
Profesional
entrega o suministro del bien. Recursos Físicos
realizar la ejecución del objeto contractual.

Grupo de
Cuando se recibe el bien por parte del contratista, el funcionario Recursos Físicos
o quien
Recibir el bien por parte del designado verifica que éste cumpla con las características Remisión/ factura
acordadas. corresponda Todas las
2 contratista. Funcionario o acta de entrega
según las dependencias
características del
bien

3 Realizar el ingreso de bienes al Se diligencia el formato Orden de Entrada donde deben relacionarse Grupo de Técnico Orden de
almacén. los bienes con sus características. Si éstos son elementos de Recursos Físicos Entrada código
consumo se describen de manera general. Asistencial ABFT01

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El documento lo suscribe el encargado del almacén y hace parte del Boletín diario y
boletín mensual de almacén. mensual de
almacén código
Cabe señalar que para el diligenciamiento del Formato Orden de
ABFT06
Entrada es necesario copia del contrato y la factura.

Cargar la información de Registrar los bienes que se adquieren, especificando cantidades y Grupo de
Técnico
4 comprobante de entrada en la valores en bases de datos que se utiliza para controlar el inventario Recursos Físicos Base de datos  
base de datos. del almacén. Asistencial
Si son bienes devolutivos, se realiza la marcación por etiquetas con Grupo de
Realizar marcación de los Técnico Etiquetas
5 un consecutivo de numeración, así mismo los bienes de consumo Recursos Físicos
bienes. numeradas
clasificados controlables. Asistencial
Cuando se requiera asignar o trasladar a un funcionario un bien, se Grupo de
Orden de salida
diligencia el formato Orden de Salida u Orden de traslado, Recursos Físicos
código ABFT02
Asignar y/o trasladar los bienes especificando la dependencia donde será dirigido el bien y quién Profesional
quedará como responsable del mismo. Todas las
6 a las áreas. Orden de
dependencias
Técnico Traslado Código
Cuando el bien quede asignado, pasa de ser un bien en bodega a un
ABFT04
bien en servicio.

7 Actualizar el inventario. La actualización de inventario se realiza por lo menos una vez al año Grupo de Técnico Orden de
de acuerdo con las novedades que se vayan presentando en el Recursos Físicos Actualización de
trascurso del mismo y para ello se debe diligenciar el formato Orden Inventarios
e Actualización e Inventarios y cargar la información a la base de
código ABFT05
datos.
Base de datos
Por otro lado, para a la recepción, entrega o traslado de los bienes,
se registran las novedades que surgieron en el inventario. (Entradas,

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salidas, traslados o bajas) en la base de datos.

Bases de datos

Para conciliar el inventario, se verifican los montos de los bienes que Grupo de Boletín diario y
están en bodega y las que están en servicio, contra la información Recursos Físicos mensual de
Realizar informe para Grupo de
8 que está registrada en el formato Boletín diario y mensual de Profesional almacén código
contabilidad y conciliar las Contabilidad
almacén ABFT06
cuentas.
 

Cuando el bien se encuentre en mal estado, averiado o simplemente Orden Reintegro

no se requiere más, el responsable debe enviar un correo electrónico bienes al
Responsable
Reintegrar los bienes al o memorando solicitando el reintegro del mismo, el almacenista Todas las Almacén código
del bien Grupo de Recursos
9 almacén. diligencia el formato Orden Reintegro Bienes al Almacén, recoge el dependencias ABFT03
Físicos
bien y se firma el documento por el responsable del bien y el Almacenista
almacenista.

Correo
electrónico
Con base en las solicitudes recibidas mediante correo electrónico o
Trasladar el bien a una memorando, por las diferentes dependencias, se identifican los Grupo de Profesional Memorando
Todos las
10 dependencia. bienes disponibles en bodega y se atiende la solicitud asignando al Recursos Físicos dependencias
área solicitante. Asistencial Orden de
Traslado Código
ABFT04

PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

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/ TAREA
Siempre que se reciba un bien, se
debe revisar y verificar el documento
soporte que entrega el proveedor, Remisión/ factura
2 Recibir el bien por parte del contratista. Profesional
donde detalla las características del Cada vez que se o acta de entrega
bien entregado (remisión, acta de reciba un pedido
entrega y/o factura)

Formato Orden de
Verificar que el formato Orden de salida código
Profesional ABFT02
6 Asignar y/o trasladar los bienes a las dependencias. Salida y/o traslado, se encuentre Siempre que se realice
debidamente diligenciado un traslado
Técnico Orden de Traslado
Código ABFT04

ANÁLISIS DE TIEMPO

El inventario general se debe realizar mínimo una vez al año.

La actualización del inventario se realiza cada vez que se requiera.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N.A.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
Adopción del documento Mediante Resolución 2239 de 7 de Octubre de Secretario General 07/10/2014 1
2014 se adoptan los procedimientos del
Proceso Administración de los Bienes de
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Consumo y Devolutivos
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó
Resolución 2239 de 2014 y se adoptó el
Adopción del documento Secretario General 19/12/2014 1
Manual de Procesos y Procedimientos de la
entidad.

Se ajustan actividades del procedimiento,

documentos de referencia, y se relacionan
Ajuste del documento Secretario General 21/08/2015 2
formatos y registros ante Requerimiento
NURC: 3-2015-016411 de 2015

Se ajustan actividades del procedimiento y

Ajuste del documento registros ante Requerimiento NURC: 3-2015- Secretario General 26/11/2015 3
023520.

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