Manual de Ferias para el Desarrollo Económico Local

Manual de FeriasManual de Ferias para para el Desarrollo Economico Local Economico Local el Desarrollo

Lo que oigo lo olvido, lo que veo lo recuerdo, lo que hago lo se. Confucio

Manual de Ferias para el Desarrollo Económico Local
Coordinación Regina Bauerochse-Barbosa Directora Programa Fortalecimiento de la Economía y el Empleo FORTALECE (MINEC/GTZ) Asesoría Anja Nina Kramer Asesora Desarrollo Económico Local Programa FORTALECE (MINEC/GTZ) Asesora Técnica Aura Maritza Majano-Rivas Desarrollo Económico Local y Empleo Juvenil Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)

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Investigación Carmen de Pereira Consultora Impresión GRAFICOLOR S.A. de C.V
San Salvador, El Salvador, Centroamérica Diciembre, 2006

CONTENIDO PRESENTACION INTRODUCCIÓN iv vi 1.3 Ferias a nivel local 1 1 2 3 2.1 ¿Qué es una feria? 1.1 Metodología 2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS 2.2 Pasos del proceso para realizar ferias con éxito 7 7 8 3. DESARROLLO DE PASOS DEL PROCESO Paso Uno: Preparación ß ß ß 9 10 10 19 26 Planificación Organización Promoción y Publicidad Paso Dos: Ejecución ß ß ß • ß ß Ocho días previos a la Feria Un día previo a la Feria El día de la Feria 32 32 36 37 Paso Tres: Evaluación Evaluación de resultados Seguimiento Sistematización 42 43 47 49 ii BIBLIOGRAFIA 51 .2 ¿Porqué realizar ferias? 1. CONCEPTOS 1.

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presentadas como muestras empresariales con la participación de empresarios de la Microregión. Este manual ha sido validado por los actores locales de la Microregión Los Nonualcos. se debe conformar una alianza estratégica para promover el desarrollo económico local. Los actores clave del desarrollo económico local son. El documento es el resultado de una investigación realizada en la Microregión Los Nonualcos. a la vez que es una actividad empresarial en sí. el documento expone un método que se espera sea aplicable y replicable en el nivel local. se han identificado las herramientas técnicas que deben utilizarse para su ejecución y posteriormente la evaluación del montaje del evento. como el desarrollo de ferias a nivel local y la participación en otras ferias de mayor magnitud Las ferias para el desarrollo económico local unen objetivos de productores y comerciantes. realizado en una jornada de un día de trabajo con las instituciones contrapartes del Programa FORTALECE(MINEC/GTZ) Las tres actividades generaron insumos que se han incorporado en este documento. y junto con las Mesas Sectoriales han apoyado el sector MIPYME con actividades para el fortalecimiento. que junto a la base social del municipio. y es un instrumento del desarrollo local. la principal función de estos actores consiste en apoyar las iniciativas. eventos asesorados por la Cámara de Comercio e Industria de El Salvador.PRESENTACIÓN La presente publicación es un Manual para diseñar y organizar ferias para el desarrollo económico local. se ha elaborado el marco teórico y operativo. ß Un taller. por medio del cual se determinan y ordenan los recursos. información que ha fortalecido la investigación realizada. ha sido una iniciativa impulsada por el Programa FORTALECE (MINEC/GTZ). PROGRAMA FORTALECE (MINEC/GTZ) iv . con la realización de tres actividades: ß Dos ferias. entre otros: • Sector empresarial y emprendedores locales • Asociaciones empresariales y profesionales • Gobierno municipal • Instituciones gubernamentales • ONG’s con enfoque económico • Proyectos con financiamiento de la cooperación internacional • Universidades y centros de investigación Cada uno de ellos aporta de diferente manera al desarrollo económico. el capital humano. así como las actividades para su organización y desarrollo.

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orientado a apoyar el desarrollo económico local. de Pesca y de Empleo). a través del fortalecimiento del sector empresarial y permite el acercamiento de la oferta y la demanda. El componente de Desarrollo Económico Local (DEL) del Programa FORTALECE (MINEC/GTZ). Este estudio expone los pasos del proceso para el montaje de ferias a nivel local. de acuerdo al tema y a la magnitud del evento planificado.INTRODUCCIÓN Este documento es un instrumento creado para la realización de ferias. logrando de esta manera elevar el nivel de oportunidades en la población objetivo. generando herramientas técnicas para impulsar el proceso de desarrollo de esta región y en apoyo a otros procesos. que sin lugar a dudas será reajustado en la práctica. con ejemplos en algunos casos. En estas actividades se aplican nuevas metodologías y se implementan herramientas técnicas. Se ha seleccionado el método. vi . control del tiempo en relación a las actividades y la demanda de trabajo. Las diferentes experiencias realizadas en la Microregión Los Nonualcos. de empleo y todo tipo de ferias especializadas. El cumplimiento de este proceso requiere de tres factores fundaméntales para que el resultado sea un éxito: un alto grado de compromiso desde el inicio. que proporcione al lector los pasos a seguir de manera sencilla. elementos que le permitan al empresario concretar negocios en el momento del evento y lo más importante realizar negocios en el futuro. en las cuales se describen las acciones necesarias. como también de la recopilación de información de la experiencia en los diferentes tipos de ferias que se realizan actualmente. ha creado instancias como las Mesas de Trabajo Sectoriales (Mesas de Turismo. se propone que los participantes en las ferias tengan la oportunidad de interactuar con la competencia y obtener el conocimiento del mercado. Las ferias inciden en dinamizar el fomento del empleo. que pueden servir de modelo en la práctica. como las empresariales. a través de muestras empresariales llevadas a cabo como parte de este estudio. es producto de la revisión de varios métodos utilizados por diversas instituciones y organizaciones nacionales y regionales. en el marco de un proceso participativo de cambio y de mejoramiento de acuerdo a las particularidades locales y utilizando una metodología pedagógica de fácil implementación. han fortalecido este trabajo. orienta su labor a facilitar la creación de espacios de trabajo para potenciar las capacidades locales y la generación de oportunidades para que la Microregión Los Nonualcos se convierta en una región competitiva con productos y servicios a ofrecer de calidad. Cada paso recoge las actividades a desarrollar. tiene como objetivo orientar las actividades que contemplan cada paso. incorporando temas vinculados con la actividad empresarial y acompañado de eventos culturales para el esparcimiento de los visitantes.

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ofreciendo variedad de productos. para que asuman con interés su participación en las ferias. Debe entenderse como un instrumento que forma parte de la estrategia para fomentar el desarrollo económico de un territorio. proyectos y toda entidad interesada en el fortalecimiento del desarrollo económico local. . como instituciones del sector público y privado. La producción esta basada en la elaboración de muebles para las diferentes áreas de una vivienda. vinculando la oferta y la demanda. la feria se realizará en San Pedro Nonualco. ß 1 Es un lugar donde se reúnen vendedores y compradores para difundir. programas. Las ferias deben diseñarse como eventos de promoción comercial dirigidos a la micro y pequeña empresa.demanda. en una fecha programada. A la hora de planificar la realización de una feria. departamento de La Paz. departamento de La Paz. promover. Lograr el posicionamiento del municipio de San Luís la Herradura.000 durante la Feria del Mueble.00 posterior a la feria con otros clientes. conocer y seleccionar una gran variedad de productos y servicios. que se realizan a través de un contacto directo del empresario con el cliente y la competencia. se debe tener claro qué es lo que se quiere lograr y para ello se tienen que elaborar objetivos concretos.1 ¿Qué es una feria? Es una actividad que tiene como característica concertar en un mismo espacio físico a la oferta y demanda de servicios y/o productos. de tal manera que los indicadores relacionados reflejen los aportes y cambios que se han propuesto conseguir. con independencia del sector productivo al que pertenezcan.1. cantidad.000. OG´s y ONG´s) que permite favorecer y optimizar la relación oferta . En la organización de las ferias se involucran otras instancias y organismos. y otros $1. frescos y presentados en condiciones atractivas e higiénicas. entre ellas esta la asistencia técnica (proyectos. con una Feria de Productos del Mar. Las ferias son una estrategia de promoción para la generación de oportunidades comerciales. la producción entre varios genera mayor volumen. tiempo e innovación. exhibir. basados en elementos de calidad. resultando atractivo para los futuros compradores ya que se garantizan precios más bajos. La coordinación con los gremios y asociaciones productivas es importante. CONCEPTOS 1. porque es un espacio en el que se da una relación directa entre productores y clientes. Ejemplos: ß Lograr la venta de $1.

a través de los conocimientos sobre temas de interés empresarial. en un evento los siguientes beneficios: ß Las ferias se han consolidado en los últimos años como una de las más poderosas y efectivas herramientas de mercadeo. que contemplan actividades y responsables. Establecimiento de negocios y alianzas entre empresas e instituciones. tal como viene a subrayar el constante crecimiento de esta actividad. Constituyen la más completa herramienta de comunicación. donde se produce una interacción directa entre comprador y vendedor. entre otras) que ayudan a conocer la evolución y tendencias del mercado. Se realiza una prospección del mercado a costos reducidos. Son la forma más económica y eficiente de ganar cuotas de mercado. Identificación de las adaptaciones. 2 ¿Porqué realizar ferias? Por que es un instrumento eficiente. poniendo en funcionamiento los cinco sentidos. Disminución de los costos de las transacciones.1. Acceso a información. desarrollando labores y gestiones coordinadas contempladas en una planificación y ejecutadas por un Comité ad hoc Algunas de las ventajas y oportunidades que ofrecen a sus participantes como expositores son: . que proporciona a los diferentes sectores. encontrarse con los clientes habituales y captar nuevos clientes. se inicia un proceso compuesto de. en forma efectiva y rápida. proyectos y actividades conjuntas con otras empresas o instituciones. ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß ß 2 Las ferias deben estar bien estructuradas. varias etapas. que permita contar con todos los elementos fundamentales para el éxito de la misma. manejo y proteger productos. Se debe tener como fin último contribuir a dinamizar la economía local. Posibilitan la participación en jornadas y actos paralelos (charlas con temas de actualidad empresarial. Incrementa las actividades comerciales. maneras de preservar. con productos que identifiquen la zona. modificaciones e innovaciones que se deben utilizar en los productos y servicios. Constituyen la mejor manera de conocer las tendencias actuales del mercado. Son el lugar idóneo para establecer contactos comerciales. ponencias. A partir de la toma de decisión de realizar la feria. ofreciendo nuevos servicios y/o productos. que proporcionan las conferencias técnicas y asesorías. ayuda a los empresarios a aprender cómo presentar sus productos. Establecimiento de alianzas efectivas. nuevos diseños. contactos y relaciones que le aporten mayores conocimientos y acceso a nuevos mercados. especialmente en la parte de la coordinación interinstitucional. formas de diferenciación de productos. Creación de valor agregado. para penetrar en otros mercados y/o mejorar su inserción en el mercado nacional.

empresas. operativo como organizativo. Debe obtenerse un producto. tan bien presentado como el expositor sea capaz de hacerlo. ß Abrir nuevos mercados. ß Vender. 3 . La promoción de estos eventos pretende: ß ß ß Elevar la calidad de vida de la población. las personas. ß El cliente está disponible. debe medirse la cobertura de la actividad y obtener datos cuantitativos sobre número de personas. gobiernos municipales. ß Dar a conocer sus productos y servicios o puestos de trabajo ß Potenciar la marca. recursos. debe demostrarse que el Comité Organizador logro sus objetivos. que la experiencia se pueda aplicar a otros modelos y procesos. ß Reforzar el contacto con los clientes habituales. entre otros. como financiamiento. ß ß Las actividades en el marco del desarrollo económico local deben cumplir con sus objetivos de desarrollo.Ventajas: ß El cliente es quien visita a la empresa y no al revés. presentar soluciones innovadoras para problemas encontrados en el proceso. asistencia técnica. ya sea en el aspecto logístico. empresas. equidad. ß Observar la competencia (principalmente en las ferias). instituciones. apoyos de todo tipo. 3 Ferias a nivel local Las ferias en el marco del desarrollo económico local son actividades que deben contar con características fundamentales: ß ß ß Deben ser parte de un proceso de desarrollo económico. Contribuir al desarrollo del país. cultura. alianzas intersectoriales y la diversidad social. es importante que en estas actividades consideren dos ejes de trabajo: ß Potenciar lo existente. si se ha contribuido a generar un compromiso de los actores locales. ß En ellas el producto o servicio es el protagonista. la incorporación de mujeres y jóvenes. El desarrollo de la creatividad. 1. instituciones. medio ambiente. ß Desarrollar la capacidad de gestión para la obtención de recursos externos al territorio. Presentar resultados. ya que en pocos días se puede contactar a muchos. si los miembros del Comité se han fortalecido en el proceso de implementación. ß Contactar a posibles distribuidores. ONG¨s involucrados participantes y beneficiados. como género. si la experiencia ha proyectado el sector empresarial fuera de la región. Oportunidades: ß Generar nuevos contactos que finalizan en ventas. Enfrentar los retos de la economía nacional y de la globalización. ideas creativas para desarrollar este tipo de actividades. que se incluyan diversos temas. ß El costo por contactos es indiscutiblemente el más bajo. La diversidad.

ß Mejorar los niveles de competitividad de las empresas y abrir nuevos nichos de mercado. para lograr un apropiamiento del concepto de desarrollo económico local. instituciones y visitantes en general. que tenga un alto grado de representatividad del municipio. ß Estimular el espíritu emprendedor para formar y consolidar empresarios comprometidos con la generación de empleo y recursos que lleven al desarrollo de la región. con el apoyo de asistencia técnica por parte de instituciones.Se debe trabajar con esa orientación. La organización de ferias de desarrollo económico local requiere estructurar una organización participativa y abierta en el nivel local. La feria debe convertirse en un verdadero foro de exposición de productos y servicios. son un mecanismo que se utiliza para toda actividad que genera una transacción comercial. la idea surge de los actores locales que buscan dinamizar la economía y buscan aliados internos y externos al territorio para lograr impulsar una iniciativa dirigida al fortalecimiento del sector empresarial de la región. sector empresarial. asimismo comunicarse y contactarse entre sí. debe generar factores y elementos que fortalezcan al expositor para convertirse en agentes de cambio. Las ferias a nivel local. Se pretende generar oportunidades para dar a conocer los productos elaborados. organizaciones y proyectos o programas ubicados en la región. 4 . ß Promover una cultura emprendedora e integrada con otras iniciativas para incentivar la investigación y promoción de nuevos conceptos. de análisis y discusión de la acción empresarial y su papel en la economía. con el fin de hacer negocios. ONG´s y de actores locales. Bajo ese concepto. a través de la exposición de los productos y /o servicios. como resultado de la exposición de los productos o servicios. a través de una exposición para comercializarlos. dentro de su entorno. instituciones gubernamentales. Con esta actividad se pretende: ß Generar un espacio para que el sector empresarial local entre en contacto con otros empresarios y viceversa. GOBIERNOS LOCALES ß Alcaldes ß Concejales ß Empleados OG´s Instituciones gubernamentales COMUNIDAD Organizaciones de todo tipo: territoriales y funcionales ONG´s Asociaciones trabajando en la zona EMPRESA PRIVADA Sector empresarial radicado en la zona ASESORÍAS • Proyectos • Programas ¿Qué es una Feria para el Desarrollo Económico Local? Es un evento para fomentar un intercambio comercial entre los empresarios que conforman la base económica local. desde los diversos roles. de la comunidad. De forma paralela promover la realización de negocios con empresas visitantes.

no gubernamentales y proyectos de la cooperación internacional. ß Conocer la competencia y el movimiento comercial del mercado. desarrollos. se dividen en: ß ß Asesorías o asistencia técnica. deben incorporar la utilización de apoyos y recursos técnicos para lograr un mayor impacto en la población participante y asistente. ß Fomentar las relaciones de negocios con los compradores. Se realiza a través de la asesoría y la capacitación para fomentar la economía y el empleo. comercialización y promoción de negocios. de artesanías. capacitación en temas especializados. el Comité Organizador define el objetivo y la magnitud del evento. entre otros.Asesorías o asistencia técnica El propósito de este tipo de instrumento es mejorar la competitividad y productividad en el nivel local del sector empresarial productor de bienes y servicios. de ropa. de plantas. de todo producto o servicio que se pueda comercializar y sea elaborado en la región. está orientada a mejorar las capacidades empresariales a nivel local. ß La feria representa una herramienta general de mercadeo. ß Conocer nuevas estrategias. ¿Cuál es el objetivo de participar en las ferias? ß Conocer el mercado. Recursos económicos o asistencia financiera Asistencia financiera FERIA DE DESARROLLO EMPRESARIAL INTERCAMBIO REALIZAR NEGOCIOS COMERCIAL FERIA DE DESARROLLO ECONOMICO LOCAL Asistencia técnica . muebles. ß Dar a conocer avances. el apoyo se obtiene de instituciones gubernamentales. mediante la aplicación de técnicas de gestión empresarial. en busca de la oportunidad para hacer negocios. 5 . innovaciones y tecnología. El apoyo requerido es en el proceso de la organización. de turismo. ß Conocer la opinión de los visitantes y empresarios sobre los productos y servicios ofrecidos. ventajas e información general sobre productos y servicios. ¿Qué apoyos requiere el Comité Organizador? El evento en la fase de planificación.son de todo tipo: de pesca. programas y proyectos de cooperación internacional que apoyan estos procesos. se requiere de información de eventos similares. ß Formalizar contratos y/o ventas. Hay instancias gubernamentales.

insumos y papelería.Recursos económicos o financieros Consiste en gestionar recursos necesarios para realizar la feria ante la empresa privada. ONG’s. como: v Conferencias técnicas presénciales. asesoría empresarial y la utilización óptima de las herramientas técnicas. en los eventos es importante realizar otras actividades paralelas. Se cuenta con dos tipos de asistencia financiera: v En la fase de preparación. es una asistencia técnica directa a las MIPyME que se pone a disposición de los participantes y asistentes a la feria. constituyen un elemento de mucha atracción para el visitante y participante. asesorías y otras modalidades de apoyos financieros para mejorar su productividad y comercialización empresarial. con soluciones empresariales. instalar en la feria un stand para informar al sector sobre las instituciones. en general se logra con recursos de la empresa privada e instituciones que dan aportes en especies. FADEMYPE. municipalidades y la cooperación internacional. 6 . Se instalan Puntos de Información Técnica. apoyo con recurso humano para que desarrollen tareas específicas y en ocasiones especiales. al pequeño. el evento se vuelve atractivo cuando hay un aprendizaje y nuevos conocimientos. exposición. asesorías. . los tipos financiamiento y los requisitos para optar a los créditos. que apoyan las iniciativas empresariales en diferentes áreas y sectores. se exponen temas de actualidad y de calidad técnica de acuerdo al tema y tipo de feria. instancias gubernamentales. FUNDAPYME. se requieren fondos para financiar las actividades de todo el proceso para realizar la feria. entre otras ONG´S y proyectos de cooperación internacional. El financiamiento se obtiene a través de diversas modalidades. presentación. con asistencia dirigida a mejorar: calidad. Adicional a lo anterior. v En la fase de ejecución. a través de capacitación. se obtiene dinero en efectivo. consultorías y nuevas metodologías empresariales. se solicita a las instancias responsables del financiamiento a la MYPYME.Para ello se cuenta con instituciones como la CONAMYPE (Ministerio de Economía). en este caso las Ferias para el desarrollo empresarial local. equipo. formación profesional. CENPROMYPE. mediano y micro empresario y toda actividad relacionada para potenciar sus ventas. v Servicios de desarrollo empresarial. como vehículos. instalaciones.

Con este método se proponen 3 pasos o fases. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL 2. Su aplicación y seguimiento debe llevar un proceso metodológico que plantee acciones secuenciales. para facilitar el seguimiento de las actividades que genera cada uno. 7 . se debe partir de criterios generalizados sobre las ferias y exposiciones como instrumentos de promoción. constituyen un punto de encuentro entre la oferta y la demanda que permite facilitar los negocios. en la reunión inicial con los miembros interesados en participar. estrategias y metas definidas en la planificación La planificación se debe realizar definiendo los objetivos claros.1 Metodología Para enfrentar con éxito la promoción y exposición de productos y servicios locales. sino un instrumento que debe aplicarse acorde a las circunstancias propias de cada municipio o región. en ese momento se estructura la coordinación de los esfuerzos técnicos y financieros de las instituciones participantes. da inicio con el paso de preparación. Ejemplo: La CONAMYPE. implica desarrollar un proceso dividido en pasos para su mejor implementación y seguimiento. paso que es el más importante y determina los logros y resultados del evento. que tiene su base en una buena planificación. de acuerdo a la magnitud. se elige un Comité Operativo (la participación debe ser voluntaria y en coherencia a las responsabilidades institucionales y normativas en relación al tema de la feria. es necesario definir y ejecutar un proceso para la realización de ferias. La metodología no es definitiva.2. se determina en la planificación el período del proceso. debe ajustarse con el objeto de sentar las bases hacia una modalidad cada vez mejor de promoción empresarial. Las actividades estarán determinadas por los objetivos. mercadeo y comunicación más importantes y a la vez más eficientes. coordina un evento sobre Productos Artesanales de Exportación. cuyos resultados deben responder a tres preguntas: ¿Que nos motiva a realizar las ferias a nivel lo cal? Defin ició n d e ob jet ivos ¿Qué hacer para llevarlas a cabo? Planificación ¿Como hacerlo? Misión Visión La realización de Ferias. Ministerio de Economía.

se vuelve el evento como un centro comercial para las personas de negocios. Pasos Proceso Paso del Paso Evaluación 3 Paso Preparación 1 • Planificación • Organización • Promoción y Planificación 8 • Evaluación de Resultados • Seguimiento • Sistematización Ejecución • 8 días antes • 1 día previo • El día del Evento 2 . La ejecución de cada paso implica el desglose de una serie de actividades. visitar y ser visitado por sus clientes o potenciales. estudiar el mercado.Todo ello justifica la participación y la efectividad de esta actividad. para no duplicar los esfuerzos institucionales ni técnicos. En resumen. aunque no se descartan otros medios que pueden apoyar la labor comercial. Los pasos del proceso son cinco: • • • • • Preparación Ejecución Evaluación Seguimiento Sistematización Si bien el proceso es secuencial. debe ser flexible de manera que se adapte a las necesidades de cada municipio. encontrar distribuidores. 2. observar la competencia. como con el resto del Comité Operativo. organizadas y coordinadas tanto dentro de cada Comisión. 2 Pasos del proceso para realizar ferias exitosas Las ferias son un medio para dar a conocer productos o servicios. concretar ventas. lanzamiento de productos. es importante desde el principio respetar la Coordinación General y las funciones de cada comisión. realizar negocios con otros empresarios. entre otras.

Paso Preparación 1 • Planificación • Organización • Promoción y Planificación Paso Evaluación 3 Paso • Evaluación de Resultados • Seguimiento • Sistematización Ejecución • 8 días antes • 1 día previo • El día del Evento 2 9 .

está dirigida a asegurar la participación de la representación local y a preparar las condiciones generales del proceso. . implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. Los planes establecen los objetivos y definen los procedimientos adecuados para alcanzar las metas. Que los organizadores evalúen de manera anticipada los objetivos y acciones. sustentan las actividades no en corazonadas. Promoción y Publicidad. Sin embargo. consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. que contiene 3 grandes actividades: Planificación.Paso • • • 1 El proceso da inicio con el Paso de Preparación. Organización. sino basándose en un método o en un plan de trabajo. no de adivinarlo. Criterios de éxito: • • Trabajo en equipo. para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados. 1. A continuación se inicia con la primera actividad. 10 Significa ¿Qué es planificación entonces? Es un proceso racional para organizar y optimizar la utilización de los recursos. El elemento humano. Elevar el nivel de éxito organizacional. se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización. PLANIFICACIÓN La planificación cumple dos propósitos fundamentales: ß ß Maximizar el éxito reduciendo la incertidumbre de la improvisación y definiendo las consecuencias de las acciones determinadas. la dirección y el control. el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos planteados. ¿Qué es planificar? Es construir un futuro deseado. Un propósito adicional de la planificación.

ß Segunda. Como toda actividad humana. visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan de trabajo tiene cinco elementos que lo caracterizan: ß Primera. además Un proceso de toma de decisiones. toma en cuenta el tiempo para realizar las actividades. ¿Qué es el objetivo general? Lo que se pretende lograr con la feria.1 Definición de objetivos Concepto Un objetivo es una situación deseada que se intenta lograr en un futuro. se dividen en generales y específicos. Definición de los objetivos 2. Los objetivos específicos son: ß ß ß Que los empresarios realicen contactos y alianzas de negocios Dar a conocer los productos y servicios Mejorar las capacidades empresariales por participar en ferias 11 . Determinar la estrategia 3. 5. es el crecimiento económico y posicionamiento de las empresas. debe indicar acciones. se pretende fortalecer el tejido empresarial de la región. debe referirse al futuro. ß Cuarta. Elaborar un plan de trabajo para identificar líneas de acción. las ferias son eventos que requieren de una planificación. Definir las metas 4. Ejemplo: Con la Feria de Productos Medicinales Naturales de la Microregión de Los Nonualcos. ß Tercera. existe un elemento de causalidad personal u organizacional.Implica. ß Quinta. para ello en esta actividad es necesario cubrir 5 pasos principales: 1. un proceso de previsión (anticipación). Monitorear el plan de acción 1. debe indicar los responsables de la ejecución.

de tal forma que no presente ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro. Ejemplos: ß ß ß ß Que el 50% de participantes tenga éxito. que se constituyan en elemento motivador. deben ser flexibles para aprovechar las condiciones del entorno. Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la institución o actividad. calidad. Los propósitos del proyecto explican las razones por las cuales el proyecto se está llevando a cabo. Casi todos los proyectos tienen propósitos múltiples. 2 Definición de las Metas Definición Es el resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el cumplimiento de un objetivo. El objetivo lo determinan los propósitos que tengan los organizadores. Dicho de otro modo. 12 . Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma. Es importante. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí. Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Medible: los objetivos deben ser medibles en un tiempo determinado. para definir con precisión su cumplimiento. sus principales actividades productivas. es decir no deben contradecirse. tomar en cuenta las características del lugar en que se va a realizar. las empresas existentes. En la feria de desarrollo empresarial deben participar 60 productores. Su medición debe hacerse en términos de tiempo. Que las empresas participantes incrementen su cartera de clientes en un 30%. Definir bien los objetivos fortalece la capacidad organizacional para lograr un fin. en un reto para las personas responsables de su cumplimiento. es cumplir o alcanzar los propósitos planteados. La primera actividad dentro de la planificación. es definir los objetivos: ß ß ß ß Son los resultados que se pretenden obtener con la realización de determinada actividad.Los objetivos deben reunir algunas de estas características: ß ß ß ß ß ß Claridad: un objetivo debe estar claramente definido. su vinculación con el mercado y los servicios de desarrollo a que tienen acceso. Que las empresas participantes tengan un 50% de incremento en sus ventas. 1. Estas están típicamente unidas a las necesidades humanas. Una meta describe un resultado final de la actividad realizada. usualmente se expresan más específicamente en las metas del mismo. cantidad y si es posible. Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse. Las metas son definiciones o conceptos generales que se derivan del propósito o de la intención del proyecto.

en los medios publicitarios posibles: radio. locales y empresariales. para lograr una definición adecuada de lo que es estrategia. ß Elaborar una estrategia que involucre apoyos institucionales. Otros insumos ß Analizar experiencias anteriores. v Elaborar lista de participantes y clasificarlos de acuerdo al sector. puede ser local. Empresas fabricantes de telas. ß Definir el alcance de la feria. restaurantes. Pueden nombrarse algunas para una mejor comprensión de las tareas: ß ß ß La estrategia determina y revela el propósito de la actividad en términos de objetivos a mediano o largo plazo. es promover la feria a nivel regional. Se requieren diferentes dimensiones. ventas de artesanías. ejemplo: en una Feria de Turismo. como una respuesta novedosa para superar la capacidad de los competidores en la penetración del mercado. La estrategia abarca la totalidad de las actividades críticas de una institución. la estrategia para lograr el cumplimiento de los objetivos. es necesario elaborar una estrategia se puede pensar en términos de planificación. periódicos y televisión. Ampliar la red de contactos. exposición de productos naturales originarios de la zona. ß Sectores que participan: v Deben caracterizarse los sectores participantes. respondiendo adecuadamente ante las amenazas y oportunidades y las fortalezas y debilidades de las actividades. La estrategia intenta lograr una ventaja sostenible. como también gestionar apoyos con las gremiales para impulsar el evento a nivel nacional: ß ß ß ß Cámara de Comercio e Industria de El Salvador.3 Definición de la Estrategia Para cumplir con los objetivos ya definidos. o nacional. Las estrategias definen los negocios que va a abarcar la actividad.1. comedores. Concepto Estrategia es un plan que se diseña para alcanzar los objetivos definidos en la planificación de actividades. Esta focalización permitirá medir la magnitud del evento y los resultados a obtener. los participantes deben ser empresas hoteleras. 13 . dirección y propósito. es la visualización creativa de una oportunidad de crecimiento y cómo realizarlo de una manera ordenada y planificada. resultados y lecciones aprendidas. Ejemplo: Se ha planificado realizar la Feria de la Confección en Zacatecoluca. dándole un sentido de unidad. que patrocinen el evento. como almacenes. Invitar a posibles clientes que vendan este tipo de productos. para contar con indicadores e insumos de referencia que permita evaluar la metodología de trabajo a utilizar. regional. utilizando directorios empresariales.

Este plan debe contener todas las actividades con fijación de tiempo. con estos insumos se elabora un Plan de Acción o de Trabajo. Identificar coordinaciones de trabajo con otras instituciones. Identificar los recursos necesarios en las actividades. Concepto El Plan de Trabajo. Se colocan los objetivos específicos en un cuadro. Se determinan los materiales y recursos que son necesarios para llevar a cabo cada una de las actividades. Se analizan las actividades y se determinan cuáles son posibles de hacer. La formulación de un Plan de Acción. las actuaciones que corresponden a cada una de las personas e instituciones involucradas para ir controlando los avances en todo el proceso para realizar las ferias. Cada grupo propone actividades respondiendo a la pregunta: ¿Qué actividades se deben realizar para alcanzar el objetivo? Se hace un listado con las actividades que tengan relación directa con los objetivos. Permite coordinar. se tienen las actividades o acciones a realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados. además permite: ß ß ß ß Identificar todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. . permite priorizar las actividades más relevantes de la feria para cumplir con los objetivos planteados. especificando el tiempo en que se piensa alcanzarlo. es un instrumento de planificación que ayuda a trazar el proceso que debe seguir una organización o proyecto para alcanzar sus objetivos. recursos y responsables para cumplir con los objetivos propuestos al inicio de esta planificación. 14 ¿Cómo se elabora el Plan de Trabajo? Aquí están los pasos a seguir: ß ß ß ß ß ß Se coloca el objetivo general. en qué período de tiempo se harán. define el compromiso del trabajo de las personas y de las organizaciones e instituciones involucradas. el monitoreo debe realizarse como parte de una eficiente gestión. los cuales deben estar directamente relacionados con los problemas identificados.1. quiénes serán los responsables de su cumplimiento y la forma en la que se evaluarán los resultados. también llamado de Acción. permite decidir con anticipación las actividades que se deberán realizar. Enlazar el objetivo con la acción. estableciendo plazos y responsabilidades. nos llevará desde el punto donde nos encontramos hasta dónde queremos ir. cómo se realizarán. 4 Elaborar el Plan de Trabajo o de Acción Con la definición de los objetivos y estrategias. ¿Para que sirve un Plan de Trabajo? Objetivos del Plan de Trabajo o de Acción El Plan de Acción genera la búsqueda de soluciones y el cumplimiento de las actividades alrededor de los objetivos definidos. Es el documento que se utilizara desde el principio hasta el final.

Identificar problemas y áreas de acción. Precisa el estado y los procesos de evolución del nivel de vida de la población. 15 ß .ß ß ß Se hace un listado de cuáles serían las coordinaciones necesarias para realizar las actividades. Apoya la conformación de sistemas de información en el nivel local. calidad y sostenibilidad de los planes de desarrollo y el cumplimiento de las metas propuestas por el municipio. ¿Qué son los indicadores? Un indicador es la expresión cuantitativa o cualitativa que permite describir características. la realización de actividades encaminadas a la capacitación de los funcionarios de las entidades locales en el manejo de indicadores posibilita la adquisición de práctica en la utilización de instrumentos esenciales para el fortalecimiento de la gestión municipal y permite medir los niveles de eficiencia. programas y proyectos para la toma de decisiones. Tomar medidas y acciones sobre temas prioritarios. Ejemplos: ß Las prendas elaboradas en Santa Maria Ostuma. indica la utilización de nuevas tecnologías para lograr un mayor impacto visual al comprador. En este marco. en un momento determinado. Se establece quienes serán los responsables de cada una de las actividades. Se ha incrementado notablemente su uso y su aplicación en planes de trabajo. se han diseñado con catálogos de modas especializado. político y ambiental entre otros. los indicadores se convierten en una herramienta fundamental: ß ß ß ß ß ß Evalúa y da seguimiento a las políticas. social. el indicador es la etiqueta adhesiva. a través de una mayor accesibilidad y transparencia de la información. de esta manera.demográfico para la planeación local. Contribuye a la participación. Se determina el tiempo en el que se desarrollarán cada una de las actividades. Su resultado y la información que se deriva del análisis de estos indicadores han sido insumo clave para: ß ß ß Fijar metas y/o objetivos de desarrollo. Envase para las jaleas con etiquetas adhesivas. se recomienda colocar el nombre de las instituciones responsables y el personal técnico a cargo. Promueve el desarrollo e investigación socio . comportamientos o fenómenos de la realidad. el indicador es el catálogo que nos indica el nivel de desarrollo logrado en la confección en dicho municipio. programas y proyectos establecidos. Contribuye a la determinación de políticas y programas en ámbitos como el económico.

Definir los recursos a utilizar Determinar recursos a utilizar en la feria: humanos. Se deben identificar tanto los recursos económicos. organizaciones. encargada de logística Romeo López. de Comisión de Logística José Sánchez. instancias locales. instituciones. Singer. Período de Tiempo A 1 semana Indicadores Exponer los estilos de la temporada 3 tres días A Cantidad de prendas elaboradas Calidad de las muestras a exponer A. de la Comisión de Finanzas. los recursos requeridos. para prestar equipos Alcaldía para el local Responsables A Lidia Santos. coordinaciones institucionales. empresas. Invitar a textileros c Promoción al evento Recurso humano Vehículos Equipo Recurso humano Vehículos Equipo Medios de promoción : radio. b Cotizar las viñetas b. Recurso financiero Recurso humano B Alcaldía municipal para vehículos Cooperativa CONFIA para el préstamo B 3 días 1 semana Diseño de las viñetas B Realizar ventas A Invitar a empresarios b. materiales y de infraestructura. a A Elaborar variedad de prendas Recursos a.Ejemplo de un Plan de Trabajo: Nombre de la actividad…Feria de la Confección Objetivo General: Promover el nivel de desarrollo de la confección en San Pedro Masahuat Objetivos específicos Actividades A. así como las fuentes. van . coordinador del Comité operativo B Cristina Flores. afiches B 16 El Plan de Acción incorpora los objetivos. responsabilidades y responsables. ß Es necesario enlistar las instituciones de acuerdo al tipo de recursos con que apoyar la realización del evento. técnicos y financieros. Equipos para coser Materia prima Operarias Coordinación a. con la programación de tiempo y los indicadores para el seguimiento al cumplimiento de las acciones a realizar ya programadas y los avances que se van logrando con las revisiones periódicas. que puedan proporcionarlos. las actividades en relación a los objetivos.

. mercadería y productos a exhibir. no se cuenta con inversión en efectivo sino en materiales. v Espacios con suficiente ventilación. Se deben iniciar las actividades a la hora programada. v Con parqueo para la descarga del mobiliario. como también parqueo para los visitantes. equipo. v Las rutas del transporte colectivo cercanas al lugar. debe ser un lugar céntrico de la población. Ejemplo: Presupuesto Nº 1 2 3 Rubro Publicidad Transporte Alimentación Cantidad 2000 hojas volantes 3 vehículos 50 almuerzos y refrigerios Fuente de financiamiento FEDISAL Alcaldía de Zacatecoluca Instituto Nacional ß Seleccionar las instalaciones del evento v La ubicación es muy importante. 17 ß Determinar las áreas de trabajo que tendrá la feria: v Exposición de los productos y/o servicios. que las instalaciones estén disponibles 3 días antes. generalmente la ferias se desarrollan con la modalidad de que las instituciones colaboradoras asumen los costos con su propio presupuesto de operación. v Es indispensable. se elabora un presupuesto tentativo que contempla las actividades en que se necesitaran los recursos. cómoda para los visitantes.Ejemplo: Control de recursos materiales Institución Ministerio de Economía Alcaldías Equipo /mobiliario Descripción/características Cantidad Computadoras Canopies Color gris. equipos e insumos. para llevar el equipo y muebles para la feria. accesible para los participantes y visitantes. v Los espacios deben ser amplios que permita la movilidad interna. v Debe contar con vigilancia para resguardar el mobiliario y mercadería en exposición. v Con entradas y salidas señalizadas. marca HP Color verde de 3 metros 2 4 ß Es importante elaborar un presupuesto de inversión. ya sea por parte de las instalaciones o lograda con apoyos institucionales. por la afluencia. artículos. v Servicios sanitarios ubicados estratégicamente.

v Puntos o centros de asesoría: ¸ Ubicar lugares donde estará disponible todo tipo de información sobre el evento. que imparten expertos. ¸ Elaborar programación de exposiciones. actividad que debe ser realizada por personal dedicado a estas labores. ¸ Asistencia técnica empresarial. ¸ Es responsabilidad de cada empresa participante. v Levantamiento de registros para actualización de bases de datos. mantener y dejar limpia su área o stand durante y después de la actividad. Ejemplo: Control de Asistencia Nº Nombre Empresa Actividad económica Costurera Dirección Barrio el Centro. procurando que éstas se realicen antes o después del horario de feria para provecho de los expositores. En busca de mercado para sus productos. en temas de actualidad relacionado con la actividad empresarial.¸ Las medidas de los puestos o stand. Asistencia técnica para mejorar su servicio. Uno de los objetivos principales es integrar y compartir experiencias entre los expositores. Ejemplo: se proveerá a cada participante con un stand de 3x3 metros. ¸ Vincular los interesados en determinado tema con las instancias correspondientes. Debe levantarse un registro de los visitantes por día. El objetivo es ofrecer oportunidades de capacitación. de preferencia deben ubicarse a la entrada del evento. Zacatecoluca Teléfonos Interés del evento Financiamiento a las microempresas. para la hora establecida. por lo que llevarán bolsas plásticas para recoger la basura. v Actividades para la interrelación de los empresarios que están exponiendo. a través de una lista con información básica. ¸ Se debe habilitar un espacio cerrado para realizar conferencias o charlas técnicas. ¸ Los stands deberán estar totalmente terminados. (medidas estándar). 18 1 Marta López El Uniforme 2334-1537 2 José Rivas El Mueble Carpintero San Luis la Herradura 2336-9800 3 Maria Sánchez El Amanecer Cocinera Tecoluca 2337-1256 . se determina de acuerdo al espacio y al número de participantes. v Actividades de carácter técnico a través de conferencias presenciales.

Deben realizar reuniones periódicas. El Comité Operativo debe realizar evaluaciones periódicamente. Cubriendo estas actividades. ORGANIZACIÓN El objetivo es lograr organizar y coordinar los esfuerzos y apoyos institucionales con las instancias locales. Definir objetivos Definir metas Determinar la estrategia Elaborar el Plan de Trabajo o de Acción Monitoreo del Plan de Trabajo. Para hacer el seguimiento adecuado a la ejecución del Plan y sus actividades. deben integrarse al Comité Organizador. Las municipalidades y las instancias gubernamentales. 3. Elaborar informes de avance. Son dos actividades las que se realizan: 1. en la cual se conforma el Comité Operativo y las comisiones. se pasa a la siguiente etapa. 2. la de Organización. Lo óptimo es que todas las instituciones y . que debe asumir la responsabilidad de ejecutar la actividad. Establecer logros alcanzados en cada actividad. Revisemos ¿Qué actividades se van a desarrollar en la planificación? Cinco grandes actividades: 1. es una estructura de carácter técnico y administrativo que tiene la responsabilidad de implementar las actividades relacionadas con los componentes y eventos paralelos. Creación del Comité Operativo Comité Operativo en marcha 19 En esta etapa se organizan los recursos que se han programado utilizar en la feria. que el programa o proyecto no se deteriore integral o parcialmente y se cumpla el Plan de Acción elaborado. se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: • • • • • • • El monitoreo lo realiza la Coordinación del Comité Operativo. inicia organizando el recurso humano para conformar el Comité Operativo o Coordinación del Evento. 5. Determinar las dificultades y alternativas de solución implementadas en cada actividad. 2. 2. 4. Los resultados obtenidos de las evaluaciones deben darse a conocer a los involucrados en el proceso.1. 5 Sistema de Monitoreo del Plan Llevar a cabo un monitoreo es vigilar. Se conforma una estructura organizativa. incorporarse con sus recursos e iniciativas técnicas para fortalecer y potenciar el evento. son piezas claves en el proceso.

supervisar y monitorear el cumplimiento del Plan de Trabajo. departamento de La Paz. recibir y revisar informes parciales de cada comisión para elaborar un Informe consolidado de resultados. aportes y funciones.organizaciones interesadas se integren. en tiempos y responsabilidades programados. que van a desarrollar funciones y roles específicos en el proceso. debe mantener el liderazgo para la exigencia del cumplimiento de la planificación. instituciones y los organizadores deben de mantenerse en contacto permanente. El Comité Operativo debe estar conformado por las comisiones siguientes: ß Coordinación general Le corresponde asumir este rol a la institución rectora del área correspondiente al tema de la feria. La inclusión de las entidades en el Comité Operativo se realiza mediante un acuerdo interinstitucional donde se definen sus roles. Regularmente la mayor parte de actividades y responsabilidades recae en la coordinación. 1 Creación del Comité Operativo ¿Qué es un Comité Operativo? Esta actividad consiste en definir la unidad de ejecución. que termina asumiendo todo el trabajo. para el éxito de la feria. En el proceso de organización. no lleva implícitas funciones operativas. se conforman por afinidad del quehacer institucional o por afinidad del personal técnico. desde la gestión. Le corresponde coordinar. posteriormente se integran las comisiones. aportando ideas. los miembros deben integrarse en el Comité Operativo para apoyar esta iniciativa. participando en las actividades programadas. Ministerio de Trabajo y Previsión Social (MINTRAB). es la estructura operativa interinstitucional conformada por diferentes comisiones. las Mesas Sectoriales de Trabajo. entre otras actividades. hasta el montaje y levantamiento de información en la feria. Cada entidad nombra un representante para que tome parte activa en los esfuerzos y acciones que emprende el Comité. en la planificación de cada una de ellas se han programado ferias. hacer suyo el evento. las empresas. . para evitar estos problemas es importante que las instituciones designen personal técnico responsable y comprometido con la actividad. la coordinación recae en la Oficina Regional Paracentral con sede en Zacatecoluca. tanto con personal técnico y de apoyo logístico. como con aportaciones financieras. 2. sugerencias. en el caso de la Microregión de Los Nonualcos. ya cuenta con una estructura de coordinación. 20 Ejemplo: Para realizar la Feria de Empleo.

v Elaborar notas de invitación a las autoridades correspondientes para la inauguración del evento y/o para la participación como expositores. no sobrepasar los montos asignados para cada rubro y todo lo relacionado con el manejo de los fondos. Con los fondos autorizados para la feria. Es importante. dirigido a la atención y cuidado de las instalaciones. la facturación para liquidar los fondos. v Definir las necesidades del evento y solicitarlos. de acuerdo a medidas estipuladas. v Tomar en cuenta gastos y situaciones imprevistas. colaboradores. una alternativa es lograr la colaboración de colegios o institutos. v Elaboración de identificaciones. ß Apoyo logístico Coordinación y manejo de los recursos obtenidos por las gestiones de la Comisión de administración e inversión. diseñar y elaborar los stands. no necesariamente pertenecientes a las Mesas de Trabajo. el aporte es con jóvenes alumnos/as. portar visiblemente su gafete de identificación de la feria o de su empresa. Entre las funciones más importantes están: v Distribuir los espacios.ß Administración e inversión A esta comisión le corresponde realizar todas las gestiones financieras necesarias con las instituciones colaboradoras y cumplir con los requisitos establecidos para lograr apoyo financiero. personal de las empresas participantes deberán. v Elaborar reglamentos para los expositores. v Gestionar las instalaciones para la feria. v Encargados del orden y aseo de las instalaciones. v Trasladar e instalar todo el equipo que se utilizara en la feria un día antes. planificar el presupuesto. anexándoles los documentos que generalmente solicitan. que cumpla con los requisitos establecidos en la planificación del evento. v Realizar presupuestos de las instalaciones y gastos a realizar. sin excepción. los miembros del comité. Uno de los requisitos básicos es la presentación de una solicitud que acompaña a los formularios que estas entidades poseen. equipo y financiero con las instituciones colaboradoras del evento. se debe dar a conocer al Comité el procedimiento para realizar las compras. asesorías o en jornadas técnicas. requisitos y plazos que se requieren para obtener dicho financiamiento. como también las condiciones en que las han llevado. Entre las gestiones que se deben realizar para: v Obtener los recursos humanos. mobiliario. v Programar y preparar los eventos de inauguración y de clausura. v Apoyar a los participantes y visitantes. 21 . en coordinación con la comisión de apoyo logístico para el montaje de stands o puestos de exposición y la distribución de los mismos. identificar los trámites. v Personal para edecanes o guías y para levantamiento de la información de asistencia. v Las instituciones y empresas participantes deben entregar una lista del equipo y mobiliario que han ingresado a las instalaciones de la feria.

v Elaborar diplomas de participación y entregarlos en la clausura del evento. logrando obtener patrocinios con empresas. v Organizar a las municipalidades para que convoquen reuniones. como valor agregado pueden generar ideas que emanen de la población meta. para establecer una relación permanente. v Mantener actualizadas las bases de datos. v Las ferias deben abrir espacios de participación a otras instituciones. v Aunar esfuerzos y recursos para generar eventos de mayor calidad e impacto en la población. ubicado en el Valle de San Andrés. Podrían desarrollar actividades con las instituciones colaboradoras y el sector empresarial de la zona previo al evento. establecer un periodo de promoción y posteriormente realizar un chequeo una semana antes del evento. buscando mayor identificación y cooperación. v Es la encargada de gestionar recursos y apoyos para publicitar el evento. como elaborar afiches para enviarlos a todos los municipios de la región. como desayunos empresariales. Este tipo de actividad permitirá ubicar a las personas de contacto. los miembros del sector empresarial tienen la posibilidad de fortalecer sus capacidades. para conocer si realmente el evento ha sido promocionado adecuadamente. Con el objetivo de que la publicidad llegue a todos los interesados. se podría otorgar un premio al mejor stand. para colaborar de manera estratégica en el evento con asistencia técnica y recursos de equipo y financieros. área geográfica donde existe un tejido empresarial muy fuerte. 22 . con sus redes de apoyo comunales para dar a conocer la feria. colectando la información de eventos anteriores y posteriormente actualizarla con el levantamiento de información en la feria. durante el proceso de organización de la feria y para otras actividades. sus objetivos y metas. que dentro de su quehacer institucional tenga relación con la generación de empleo y la actividad económica. v Para estimular la participación de los expositores. donde se realice una presentación del concepto de la feria. no solo contactarlos cuando hay una actividad especial. Ejemplo: FUSAI. puede patrocinar actividades y material específico.ß Promoción y publicidad Es importante: v Elaborar una estrategia de promoción aprovechando los recursos de las diversas instancias y organizaciones. instituciones y proyectos de la zona y de otras zonas y municipios.

evaluación y sistematización Esta Comisión realizará sus labores hasta que el proceso para realizar el evento ha finalizado. ß Seguimiento. Asegurarse que los expositores estén dando el seguimiento a sus contactos. Ministerio de Economía. Ejemplo: CONAMYPE. como la Rueda de Negocios. v Compilar la información de todo el proceso para sistematizar cada una las etapas. v Utilización de herramientas técnicas. sus funciones son post. 3.feria. Funciones: v Evaluación de los expositores del evento. v Recopilar informes individuales de cada comisión después del evento para elaborar un informe general y presentarlo a las instituciones.como en el caso de la Microregión Los Nonualcos.ß Asistencia Técnica Encargada de los: v Eventos de capacitación v Consiste en una programación de los diversos eventos y temas de capacitación que se desarrollarán. conformado por instituciones de varios países. está conformada por los representantes de cada comisión para que se logre retroalimentar con insumos para la evaluación. v Seguimiento a los contactos realizados en el evento. por ejemplo a nivel centroamericano. v Establecer los Centros de Información a los visitantes y expositores. cada comisión esta integrada por representantes de las instituciones. que las ferias se conforman de manera participativa. Comité Operativo Institucional. Comité Operativo Internacional. v Levantar Ayudas memorias para el seguimiento de los logros y resultados. v Elaborar una estrategia de seguimiento y evaluación unificada. es necesario coordinar con las instituciones: Ministerio de Trabajo. De acuerdo a la magnitud y proyección de la feria se establecen tres tipos de Comités Operativos: 1. v Realizar las gestiones para que expertos en los temas seleccionados impartan las conferencias o charlas técnicas. puede ser regional. v Evaluar el evento con lecciones aprendidas. 23 . formado por personal de una institución. instituciones de financiamiento. gestión de comercialización y asesoría técnica y para el financiamiento. lo cual les va a permitir diseñar e implementar sus propios planes de calidad. 2. con servicios de asistencia técnica. apoya a las empresas con el FAT (Fondo de Asistencia Técnica). para fortalecer el conocimiento de los expositores y participantes. proyectos e instancias locales. organizaciones. programas. CONAMYPE. Comité Operativo Interinstitucional.

se peligra de no lograr un impacto en la población meta y obtener los objetivos planteados. Evaluación y Sistematización * Asesoría institucional Administración e Inversión Apoyo Logístico Promoción y Publicidad Asistencia Técnica *Esta comisión está conformado por los encargados del resto de comisiones 2. si no están bien estructuradas. el próximo paso es ponerlo en marcha.Estructura Organizativa del Comité Operativo Coordinación General Seguimiento. se han definido comisiones con sus funciones. El Plan de cada comisión. se debe definir cuanto tiempo se necesita). responsables y recursos. actividades. la principal condición para que el proceso se cumpla sin interferencias ni retardos y permita una participación oportuna de los distintos actores responsables de las actividades es la coordinación. Se deben incorporar los objetivos. 2 . programan una reunión para elaborar de manera conjunta la planificación y programación de las actividades. 24 La etapa de organización y planificación son las mas importantes. para ello se requiere: ß Elaborar un Plan de Trabajo para cada comisión Partiendo del Plan de Acción que traza las líneas de trabajo generales. el Coordinador General debe recibir una copia de cada Plan de Trabajo para darle seguimiento a la ejecución. durante (el o los días del evento) y después de realizada la feria (evaluación del evento y seguimiento). con el de Acción son los instrumentos a utilizar durante todo el proceso del desarrollo de la feria. . • Indispensable En la ejecución de los Planes Generales y de los Planes de cada Comisión. El Comité Operativo en marcha Ya tenemos el Comité Operativo estructurado ¿qué viene después? En el apartado anterior. debe incluir las actividades previas (período de preparación.

25 . gestiones y recursos. -Promotores. • No permitir Cometer errores de priorizar lo secundario y dejar de lado lo importante Ejemplo: Plan de Trabajo de la Comisión de Logística Objetivo Exposición y venta de artesanías. Es importante conocer las gestiones. equipo electrónico. Resultados 10 empresarios han confirmado su participación como expositores Actividades -Selección de participantes. mobiliario. chequear que todas las comisiones han cumplido con sus funciones. el día del evento se dedique a instalar los canopies y no a verificar que el evento inicie a la hora programada y que supervise que todo está listo para arrancar con el acto de inauguración a la hora estipulada. Tiempo 8 días Recursos Vehículo Viáticos Brochures Hojas de inscripción Otras actividades importantes: ß Formulación de un Reglamento Interno Es importante elaborar el Reglamento Interno de la estructura operativa. ß Ejecución de Actividades Con todos los recursos humanos. técnicos. papelería y materiales de oficina. ß Presupuesto de Inversión Para que el Comité Operativo inicie sus actividades. donde se detallen sus funciones y los aspectos administrativos vinculados con el manejo del personal. debe iniciar sus actividades planificadas bajo la supervisión del Coordinador del Comité. servicios públicos. el Comité Operativo. el costo de las actividades. que son indispensables para el desarrollo del trabajo. los aportes de las instituciones y patrocinadores. . darlo a conocer para que conozcan los gastos por comisión. Responsables -Comité administrativo y de Inversión. entre otros). es necesario asignar el presupuesto de inversión. -Entregar personalmente y motivar para la participación.Ejemplo: Que el Coordinador General del Comité.Elaborar notas de invitación. para obtener los recursos logísticos y de infraestructura (local. logísticos y financieros.

ß Los procedimientos deben estar claros. definidos los comités y sus funciones. instituciones y publico en general por participar o asistir a la feria. Pasos: • • • Concepto Estrategia Directorio de Invitados 26 Ejemplo de afiche publicitario . Se debe elaborar material publicitario para despertar el interés en las empresas. En este punto se desarrollan actividades dirigidas a la población meta: la oferta y demanda de productos y servicios. ya están listas las condiciones para iniciar las actividades. crear la estructura basada en los Comités de apoyo. en torno a sus insumos. ß Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos.¿Cuáles son los pasos más importantes en la Organización? Son dos grandes actividades: 1. ß Establecer fechas máximas de ejecución. 2. La creación del Comité Operativo. para no duplicar esfuerzos ni crear confusiones. organizaciones. Comité Operativo en marcha. • Recomendación Es muy importante en el proceso: ß La comunicación efectiva a nivel interno (en el Comité). productos y servicios. 3. PROMOCION Y PUBLICIDAD Un punto muy importante es diseñar el perfil de la oferta y demanda empresarial participante.

el presupuesto asignado y la magnitud del evento. afiches. cuñas de radio. ß Productos de promoción y publicidad Para fortalecer y ampliar el proceso de promoción.1 Elaborar un concepto de la Feria El Comité debe elaborar una estrategia de promoción. la variedad. entre otros. un lema o slogan de impacto. vallas. El logotipo que representará a la feria Con el objetivo de facilitar su promoción y generar entre el público participante motivación y compromiso institucional. ß Se deben implementar acciones de acercamiento a través de instituciones colaboradoras. 27 . (medios baratos de promoción) hojas sueltas. los productos promociónales podrán ser utilizados en los medios de comunicación masivos. Se define una idea o un concepto. 2 Diseñar una estrategia de promoción y publicidad La estrategia debe tener su fundamento en la utilización de los medios de comunicación y la elaboración de material publicitario. deben llevar un eslogan para atraer la atención. se debe crear una figura o imagen que permita identificar y diferenciar la feria de otros eventos y actividades. como a las empresas que ofrecen los mejores servicios y el mejor precio. además de incorporar en la publicidad el de las instituciones que están a cargo del evento. se inicia generando el concepto: ¿Qué es un Concepto? Es construir una imagen. este es diferente al nombre de la feria. se debe determinar la forma en que se presentará la feria. como: elaborar listas de empresarios y enviarles correos electrónicos promoviendo el evento. También se considera importante para incluir en el material promocional. perifoneos. la duración y la cantidad de los productos de promoción y publicidad. se deben diseñar y distribuir una serie de productos de promoción y publicidad. hay que considerar dos aspectos: El nombre y objetivo Se debe definir un nombre y un propósito atractivos. El objetivo debe indicar en forma breve de qué se trata. el perfil de la feria que se presentará a los participantes y al público en general. están sujetas a los objetivos. es importante crear un logo para la feria. que identifique la actividad. claros. 3. El tipo. la estrategia. identificando tanto a los potenciales socios. haciendo énfasis en los elementos de mayor importancia como sus beneficios.3. de fácil comprensión y cortos en palabras. en el diseño de la estrategia esta el atractivo para que las personas asistan: ß Gestión en los medios de comunicación: dependiendo del propósito y enfoque de la feria. a través de contratos o cortesías comerciales o empresariales.

con los logotipos institucionales.ß Otros medios de comunicación: v La distribución de hojas volantes. en qué medio. . hora y lugar. v El perifoneo se utiliza en ciudades pequeñas. Se trabaja con un calendario indicando qué productos de promoción y publicidad se difundirá. fecha. es una actividad que se realiza con personal asignado por las instituciones colaboradoras o del Comité Operativo. ß Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos. e mail. para no duplicar esfuerzos ni crear confusiones. 28 Es importante estructurar una estrategia de promoción y publicidad y ejecutarla en todo el proceso Es muy importante en el proceso: Cumplimiento de objetivos ß La comunicación efectiva a nivel interno (en el Comité). fecha y horario. afiches. espacio. los insumos son los productos promociónales en combinación con los contactos en los medios de comunicación. ß Cronograma de actividades de promoción Se elabora un cronograma de actividades. fax. Ejemplo: Un afiche utilizado en la 3ª Feria de Empleo en Zacatecoluca En este afiche se puede observar la información general de la feria: el nombre. ß Los procedimientos y objetivos deben estar claros. se realiza con personal de instituciones colaboradoras como las alcaldías municipales y/o empresas. Lo único que le hace falta es un lema o slogan para atraer o estimular la asistencia.

Horario No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica Todos los días en las fechas establecidas Afiches 2000 1000 Cuñas de radio Radio Sonora Tres cuñas diarias Una en la mañana. es muy importante tomar en cuenta y escoger las instalaciones donde se realizará la feria y los eventos paralelos. v Expositores de temas técnicos. otra por la tarde y otra por la noche 3. calle Olomega. Ejemplo: No. v Centros de atención y asesorías: Ministerio de Trabajo. 38. Se elabora el listado utilizando como base el estudio sobre los sectores empresariales del municipio o región donde se va a llevar a cabo la feria. 72. conteniendo nombre de la empresa. v Representantes gubernamentales. debe ponerse un número meta de participantes. instituciones y otras entidades que se consideren importantes para participar.com Persona contacto Lic.com Sra. contacto. v Colaboradores. San Pedro Nonualco Teléfonos/email 2234-7892 pedregal@yahoo.Ejemplo: Cronograma de Promoción y Publicidad Producto promocional Medio de comunicación Centros Comerciales Instituciones Empresas Alcaldías municipales Hojas volantes Alcaldías municipales (enumerar cuales) ONG´s Tipo de espacio y cantidad 40 30 40 25 Fecha 15.05 18. CONAMYPE. Ministerio de Economía. dirección y teléfonos.05 Lunes a viernes. agosto. No.05 20. Mary Orantes 3 4 La casa de las Artesanías Nahanché Artesanías Artesanías .05 17 al 23 de agosto. No. en agosto 2005.05 22.05 25 al 30 de agosto. actividad económica.agosto. calle San Juan . AMPES.agosto. Pedro Ortiz 29 2 La Casa Rosada Artesanías 2278-1920 rosarte@hotmail. 1 Directorio de Invitados Actividad Confección de ropa Empresa El Pedregal Dirección Barrio Las Flores. v Visitantes. Zacatecoluca Barrio El Centro.agosto. 3 Directorio de invitados La primera actividad es recopilar la información de las empresas. entre otros. se elabora un directorio con la información básica. Pro Crédito. Este directorio debe dividirse en: v Expositores de productos y servicios.

ß Organización de los Invitados Se convoca de manera formal a los empresarios, expositores potenciales e instituciones a una reunión de coordinación, utilizando para esto el directorio de participantes, la invitación debe llevar la siguiente información: Incluir el lugar, la fecha, la dirección del local, los servicios que se ofrecerán. El personal de la Comisión de Promoción y Publicidad debe monitorear la recepción de invitaciones y la confirmación de la asistencia de los invitados. La reunión de coordinación con los participantes la dirige el Coordinador del Comité Operativo, la agenda tiene objetivos importantes: v La programación de las fechas de montaje y desmontaje. v Elaborar las condiciones de participación. v Llenar formulario de participación, se incluye el listado de productos de las empresas inscritas. v El plan, la promoción del mismo y el costo de inversión. Se debe tomar en cuenta la generación de negocios entre los expositores, una empresa participante puede satisfacer la demanda de otra, se presentan a su vez nuevos requerimientos de productos, insumos o servicios. Al cumplimiento de los resultados de la reunión le da seguimiento Promoción y Publicidad.

3.4 Monitoreo de la promoción
Durante la ejecución de la estrategia de Promoción y Publicidad, y utilizando el cronograma de trabajo, se debe monitorear la distribución y utilización de los productos promociónales, los anuncios en los medios de publicidad, instalación de vallas y mantas en las calles, a fin de detectar el cumplimiento y aprovechamiento de los espacios obtenidos y del recurso invertido. El monitoreo lo realiza en primer lugar el Coordinador del Comité de Promoción y Publicidad y de manera directa el encargado de la Comisión de Promoción y Publicidad.

¿Cuáles son los pasos más importantes en la Promoción y Publicidad de una
feria?

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Son 6 actividades:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Elaborar un concepto de la feria Estrategia de promoción hacia el expositor Estrategia de promoción hacia los visitantes Directorio de participantes Monitoreo de la promoción Actividades culturales durante las ferias

Paso
Paso

Evaluación

3

Preparación

1

• Evaluación de Resultados • Seguimiento • Sistematización

• Planificación • Organización • Promoción y Planificación

Paso

Ejecución
• 8 días antes • 1 día previo • El día del Evento

2
31

Paso

2

Uno de los aspectos fundamentales para el éxito de la Feria, es el aporte y disponibilidad de las instituciones u organizaciones que conforman el Comité Operativo, deben combinar la experiencia en ferias y el conocimiento técnico, así como también sus vinculaciones con instituciones gubernamentales, instituciones financieras, cooperación internacional y otros participantes de la vida económica de la región y del país. La ejecución del evento inicia con las actividades que se realizan para preparar las instalaciones con los stands y el equipamiento necesario, las actividades inician ocho días previo al evento para garantizar estar listos el día de la feria y arrancar con la Inauguración. Actividades: 1. Actividades ocho días previos a la Feria. 2. Día del Evento.

1. ACTIVIDADES DE OCHO DÍAS PREVIOS A LA FERIA ¿Por qué es tan importante este período? ¿Qué se hace?
Se desarrollan las siguientes actividades:

1. 1 Preparación de los recursos
Revisión de la documentación y papelería a utilizar Como parte de las actividades preparatorias de la Feria se debe reproducir la papelería que se utilizará durante el evento. La programación de la Feria, debe incluir dos tipos de materiales: 1. Listado del material y documentación, que requiere el Comité Operativo para el día del evento y que sea un exito 1. La programación de los eventos de inauguración y de clausura. 2. Listado de los funcionarios que participaran en los actos de clausura y de inauguración. 3. El listado de las empresas expositoras. 4. Programación de actividades técnicas paralelas: exposiciones sobre temas actuales entre otras. 5. Es importante de que los participantes o expositores evalúen el evento, para recopilar información para la evaluación final del evento, para esta actividad se deben elaborar fichas y entregarse un día antes que el evento finalice 6. Las credenciales o los gafetes deben estar listos, los del Comité Operativo y los que se entregarán a los participantes deben ser diferentes, de esa manera sabrán a quien recurrir en caso de un problema.

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9. Atender las emergencias que se susciten. 5. 2. Levantar la información de la asistencia al evento. 12. Listado de materiales para el empresario. 4. 11. Apoyo a los participantes y visitantes. ß Facturas Papel Carbón Lapiceros (2) Lápiz (1) Clips (una cajita) Grapas (10 hileras) Listas de precios Catálogo de productos. Pasarán la ficha de evaluación a los participantes. Apoyarán las actividades paralelas de la feria. Atenderán en la inauguración y clausura a los visitantes especiales. Listado de actividades pre-evento para el empresario y para el Comité Operativo 33 . 3. 8. 7. 6. que requiere en el stand 1. Cuaderno de 50 páginas o libreta (1) Tarjetas de presentación Discos compactos promocionales Brochures y material publicitario Reunión de coordinación con las personas guías o apoyo y el personal de logística Funciones: v v v v v v v • Recibir a los visitantes y entregar el Programa a desarrollar en la feria.2. 10.

evento. si son requeridos Entrenamiento de personal del stand Organizar calendario de trabajo de personal del stand Cubrir necesidades de papelería y folletería Organizar disponibilidad de máquina de escribir o computadora para el stand Decidir necesidad de contratar recepcionista.Ejemplo: Listado de Actividades pre. responsabilidad del Empresario Debe ser completado Fecha puesta el (fecha) ACTIVIDADES ELABORACIÓN DEL STAND Negociación del espacio/ubicación con los organizadores del evento Designación de la persona responsable Preparación del presupuesto detallado Definir el objetivo del stand Identificar los productos/servicios a exhibirse Investigar alternativas para el montaje del stand Decidir quién/quiénes estarán en el stand Asegurarse que los productos a exhibir y todos los materiales de publicidad estén debidamente montados MANEJO DE PRODUCTOS A EXHIBIR Organizar el transporte de productos Organizar el almacenamiento de cajas vacías y productos de consumo durante la feria OPERACIÓN Y PERSONAL DEL STAND Selección de personal de la empresa para trabajar en el stand. anfitriones para el stand 34 Preparar los formularios para información de contactos/posibles clientes Disponibilidad de material de oficina para el stand Formularios de solicitudes especiales de los clientes Disponibilidad de gafetes de identificación para el personal del stand Entrenamiento del personal en todos los procedimientos de manejo del stand Es muy importante trabajar con las fechas programadas. para que en el evento no se presenten contratiempos con el recurso humano. Completo NO SI . Uniformes para el persona. equipo y material de todo tipo.

Comida para el personal. opcional Servicios fotográficos Extinguidores Rota folios y pizarrones Servicios de limpieza y sanitarios INFORMACION DE PRENSA. hojas volantes y otros Completo NO SI 35 A estos listados se les puede incorporar otras actividades.visual Alquiler de mobiliario y alfombras Alquiler de teléfono y fax Decoración de plantas y flores. PUBLICIDAD. de acuerdo a la magnitud de la feria y al tema que así lo demande. . Refrigeradora Material desechable (vasos para agua y café. responsabilidad del Comité Organizador Debe ser completado el (fecha) Fecha puesta ATENCION A VISITANTES/ PERSONAL DEL STAND Entrenamiento del personal (edecanes) en todos los procedimientos de manejo de la feria y de los visitantes. cubiertos y servilletas) Cafetera Basureros Garrafón de agua Manejo de basura Seguridad para los productos. equipos e instalaciones Equipo logístico para reproducción de material SERVICIOS DE INGENIERIA Equipos Eléctricos Iluminación de las instalaciones de la feria Computadoras y accesorios para exposiciones. COMUNICACIÓN Preparación y envío de comunicados de prensa Publicidad y anuncios Elaboración de afiches publicitarios y banners. Internet Agua para servicios SERVICIOS ADICIONALES Alquiler de equipo audio .Listado de Actividades pre-evento.

marcas y condiciones de los equipos entregados en las instalaciones. o Sistema de sonido. de acuerdo a la distribución de stands ya planificados por la Comisión de Apoyo Logístico. 2 Preparación de las instalaciones Este día se preparan las instalaciones. o Los participantes deben entregar a la Comisión de Apoyo Logístico un listado del equipo. mobiliario y equipo. para no olvidar ningún detalle: . papelería. 2. es un tema que el empresario debe resolver con el apoyo del Comité Organizador ¿Cómo no olvidar nada? Hay que chequear las listas elaboradas como pre-evento. El listado debe contar con el recibido y entregado por las dos partes. mobiliario. v Por la seguridad del mobiliario y equipo. ß Como parte de la preparación es necesario revisar nuevamente todos los servicios adicionales que se han solicitado: o Instalaciones eléctricas. de esta organización depende el éxito de la feria. o Computadoras y accesorios para exposiciones. es necesario realizar actividades de control: o Debe contar con seguridad para garantía de las instalaciones y de los equipos. o Rota folios y pizarrones. o Servicios sanitarios. 36 La organización del stand. los participantes deben llevar todo el material. o Internet.. Rueda de Negocios entre otros. El personal asignado para estas actividades puede ser proporcionado por las instituciones participantes o subcontratado. v Distribución de áreas. etc. o Pantallas. o Centros de atención: instituciones de asistencia técnica. o Área de exposiciones y comercialización de productos y servicios. financiamiento y otros apoyos. nunca dejar para el propio día el traslado de equipo e instalaciones de los stand. incluyendo la papelería y productos a exponer que necesitaran el día siguiente. definidas con anterioridad: o Recepción e información. ACTIVIDADES UN DÍA PREVIO AL EVENTO Se debe de prestar atención a las actividades del día previo. o El personal de apoyo logístico debe estar identificado.1. o Equipos audiovisuales. o Apoyo de informática. con las cantidades. solo ellos pueden recibir y entregar los equipos y productos. o Cafetería. o Área para actividades paralelas: exposiciones técnicas. o Equipo logístico para reproducción de material.

DÍA DEL EVENTO Se da inicio la realización de la feria. Es importante incluir en los temas a desarrollar: v Técnicas de negociación. Con el listado de los participantes se forman grupos de acuerdo a las: v Áreas de trabajo. debido a los eventos paralelos que se realizan. Preparación de la documentación técnica y comercial. v Conocimiento y manejo básico del mercado. Preparación de fotografías. se convoca una hora antes de la inauguración al personal asignado para las tareas logísticas y de atención a los visitantes y personalidades invitados para la inauguración. de esta manera son sensibilizados y capacitados para mejorar la calidad y potenciar su capacidad para dar respuesta a la demanda. v Establecer horario de atención. v Preparación de material publicitario. 1 Atención a los participantes y visitantes En este apartado se realizan las acciones necesarias para lograr que los participantes y visitantes se encuentren en condiciones de aprovechar al máximo las ventajas de la Feria y los eventos técnicos. v Capacidad de explicación. 3. entre otros Coordinar con el personal a cargo del stand. v A las necesidades de capacitación que se han identificado o al interés mostrado por los empresarios. En términos de beneficio para la oferta. revitalización de las artesanías. v Tratados de Libre Comercio. rótulos. Preparación de artículos promociónales. v Habilidad para cerrar negocios. Con los visitantes es importante que se hayan previsto todos los detalles. v Excelente presentación. así como también conocer las necesidades de la MIPyME y conocer el apoyo que puedan tener otros sectores. en las instalaciones el día anterior se ha dejado todo listo para iniciar las actividades a la hora programada este día. v Gestión de comercialización de los productos. audiovisuales. entre otros. v Instrucciones con relación a la atención del cliente. la feria representa una oportunidad de comunicarse de exponer e informar acerca de sus servicios. deben tener el conocimiento de la empresa o negocio. para no causar incomodidades y mayores problemas. v Conocimiento de los objetivos de la empresa. 3. 37 . Los participantes ganan más calificación después de la feria. ¿Qué tipo de persona debe estar en el stand? v Con el conocimiento de los productos o servicios. ejemplo: tema especializado de pesca.v v v v v Preparación del material a exponer.

así como también ONG´s. Colectar Información Las comisiones deben de colectar toda la información pertinente a sus funciones y áreas delegadas. pueden ser sociales y culturales. fundaciones. se realizan en el espacio del almuerzo. acto que está a cargo de personalidades y autoridades representativas del municipio y de las instituciones participantes. incorporando la información general de los participantes. • 38 Recomendación Se debe levantar un registro de datos básicos de los visitantes. es el que debe estar supervisando el mantenimiento. v Acompañamiento técnico y logístico. técnicos y de secundaria. se ha preparado el lugar como un auditórium. incluye los actos de inauguración y clausura de las ferias y sus eventos. apoyos técnicos y si se presentan problemas graves reportarlos a la Coordinación General.• Es importante : v Que las exposiciones. de los organizadores y de instituciones o empresas que consideren puedan apoyar al sector y de acuerdo al interés puedan establecer contactos. personal de estas Comisiones deben acompañar a los participantes a lo largo de todo el proceso. con el fin de que no ocurran imprevistos que obstaculicen el buen desarrollo. instituciones gubernamentales. v Elaborar folletos de la feria. solamente para la inauguración y la clausura. por ejemplo. v El retiro de los equipos y mobiliario puede realizarse el mismo día o un día posterior. que no se desfase la programación para clausurar a la hora fijada. esto último implica seguir prestando seguridad a las instalaciones. para dos actividades muy importantes: . 3. estudiantes universitarios. v Este día el Comité de Apoyo Logístico. es una herramienta muy útil para los resultados. la preparación del material didáctico y las metodologías a utilizar. por que los funcionarios tienen en agenda otros compromisos. En general el grupo de visitantes. estén de acuerdo al nivel de formación de los participantes. Los visitantes de la feria se definen como empresarios de las MIPyME y de la gran empresa que a su vez se convierten en demandantes de productos y servicios y oferta y demanda de empleo. v Actividades complementarias. Es importante iniciar a la hora programada. los problemas de instalación. si se presentan problemas hay que corregirlos en la marcha. en primer lugar por el Comité de Apoyo Logístico y por el Coordinador del evento. v La Coordinación General debe velar por el fiel cumplimiento de los horarios. orientando y apoyando en los aspectos que demanden. como también información de los temas a desarrollar en los eventos técnicos.2 Desarrollo de la Feria Inauguración Se inicia con la inauguración del evento. Esta actividad se monitorea. se vuelve complejo lo que permite visualizar el potencial y la complejidad del mercado en general. v Desarrollo de la programación especial.

para entregarlos a la Coordinación General y se elabore un Informe General. Ejemplo Evaluación del evento por parte del empresario FERIA DE ENLACES COMERCIALES EN LOS NONUALCOS FECHA: ______________________ Para que nuestra feria mejore sus resultados en eventos posteriores. Intermediarios o distribuidores. c. ¿Participaría de nuevo en esta feria? _______________ Califique en una puntuación del 1 al 5 1= debe mejorar. Mayoristas. b. 7. b. ¿En qué municipio se encuentra su empresa? ________________________________________________ ¿En qué lugar de la feria exhibió sus productos?_______________________________________________ ¿Cuáles eran sus objetivos para participar en esta feria? Seleccione de la lista siguiente Mejorar su comunicación con clientes establecidos ______________ Iniciar nuevas relaciones de negocios ______________ Compararse con otros competidores ______________ Intercambiar experiencias ______________ Contactos con otros empresarios ______________ Obtener una impresión general de la situación Del mercado de su producto ______________ ¿Qué clase de clientes ha contactado en esta feria? Subraye en la lista siguiente a. 6. A continuación una hoja de evaluación para los empresarios. f. e. c. solicitamos muy atentamente contestar las siguientes preguntas. 39 ¿Qué sugerencias puede hacernos para mejorar nuestros próximos eventos? . d. d. 4 = muy bueno. 5 = excelente a. Ubicación de la feria Organización de la feria Espacio de exhibición Condiciones generales del local Contactos realizados Publicidad ____ ____ ____ ____ ____ ____ 5. 2 = regular. v Insumos para la evaluación del evento.v Elaborar informes por cada comisión. 3 = buena. • • • • • • 4. 1. Detallistas. 2. Consumidores finales. 3.

v Colectar información de clientes potenciales. 2. Preparación de los recursos 8 días previos a la feria. 4. Inauguración Atención a los participantes y visitantes. si la han considerado Feria de Productos Artesanales Los Nonualcos Junio de 2006 Fecha: ______________ Nombre de la Empresa: _____________________________________________ Gerente/Representante: _____________________________________________ Dirección: _______________________________________________________ Teléfonos: _____________________ Fax: ____________________________ Email: __________________________________________________________ Productos en los que usted está interesado: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ ( ) Mayorista ( ) Detallista ( ) Distribuidor Solicitudes: ( ) Información ( ) Catálogos ( ) Muestras ( ) Cantidades ¿En la ejecución cuáles son las principales actividades? Son 7. Preparación de las instalaciones. 6. Ejemplo de hoja de datos de clientes potenciales Esta etapa finaliza con: v La clausura del evento v Recepción. 3. Reunión de coordinación con guías o edecanes y el personal de logística. Evento de Clausura. este día es la culminación de todo el esfuerzo y coordinación realizada y es muy importante estar pendiente de todos los detalles. Recoger hojas de evaluación de los participantes 7. que cada Comisión cumpla su rol: 40 1. Colectar información de participantes y visitantes. . 5.

Paso Evaluación 3 Paso • Evaluación de Resultados • Seguimiento • Sistematización Preparación 1 • Planificación • Organización • Promoción y Planificación Paso Ejecución • 8 días antes • 1 día previo • El día del Evento 2 41 .

actividad que se realiza posterior al evento. la Coordinación General debe recopilar esos informes para analizar la información generada de los informes y planificar la Evaluación de Resultados. esta fecha no debe pasar de 8 días calendario después e realizada la Feria. para realizar el análisis de la información generada de los informes parciales. comparando los resultados obtenidos en cada uno de los objetivos y metas planificadas. La Evaluación de Resultados 2. El análisis debe basarse en las Actividades: 1. se programa una reunión con los representantes de cada Comisión.. 1. de esta manera se elabora el Balance Final de Resultados. Seguimiento 3. Reunión del Comité Operativo. Resultados o metas EVALUACIÓN = Control de: Objetivos . LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS Da inicio con el análisis de la información colectada y se realiza un balance de resultados de la feria. Se revisa la información generada de todo el proceso de la feria. 1 Informes parciales y análisis de la información Proceso de las actividades importantes post-evento: ß Se realiza una reunión de las comisiones para elaborar un Informe Parcial que incorpore los logros y resultados para evaluarlos de acuerdo a los indicadores establecidos en la planificación. da inicio con el Informe Parcial que cada Comisión debe elaborar de sus actividades. es la base para realizar un balance analítico. Sistematización Es la acción de medir los resultados y objetivos. se realiza un análisis comparativo con eventos anteriores. ß 42 Cada comisión plantea los logros concretos. de acuerdo a estos resultados se elaboran gráficos.Paso 3 1. se debe realizar 15 días calendario posterior al evento. dificultades y soluciones vividas en el proceso.

Un proceso de evaluación tradicional. el impacto y las lecciones aprendidas durante el desarrollo de la Feria. 2 Balance final de resultados Ejemplo: Balance Final de Resultados Etapas 1. de tal forma que se compruebe el grado de satisfacción de las expectativas creadas. se flexibilizó) Impactos 1.1. que deben responderse con la evaluación. planificación y gestión de eventos futuros o replicas del mismo. La actividad de evaluación de resultados se utiliza para identificar y medir las dificultades enfrentadas. las dificultades. Dificultades Cumplir con los tiempos programados. Ejemplo de Interrogantes. los resultados. bajo unos criterios determinados de valoración. permite analizar el cumplimiento de las metas planificadas en relación a los objetivos específicos del proyecto en términos de su efectividad. el balance final es un insumo para la evaluación. 3 Evaluación de resultados ¿Qué es evaluación de resultados? La evaluación de resultados es una actividad que se realiza al finalizar una actividad. La evaluación pretende recoger los resultados de una experiencia. cuando el evento ha finalizado o hacer una constatación del avance del mismo. ejecución de la planificación. como para la identificación. La integración de las municipalidades en el proceso. el trabajo en equipo y la organización del mismo. suele consistir básicamente en la valoración del balance entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos. Etapa: Planificación ¿Qué se tenía previsto? Tiempo previsto para realizar la feria 3 meses ¿Qué se realizó? Se realizó en 4 meses ¿Somos un equipo? Incentivar la participación de los sectores. ¿Se cumplieron los objetivos específicos previstos en la planificación del evento? ¿En que medida se cumplieron los objetivos específicos del evento? ¿El cumplimiento de los objetivos específicos del evento. generando conclusiones que sirvan tanto para la retro alimentación de la gestión del evento. evaluar el grado de éxito en la consecución de los objetivos. se realizaron considerando el tiempo y los costos previstos? 43 . Logros Fortaleci miento técnico ¿Qué se puede mejorar? Aumentar la participación de empresas (ofertas y presencias) Perfiles solicitados bajos (empresas bajaron los perfiles con referencia a la feria anterior. Se analizan los logros.

antes del tiempo programado y al menor costo de lo previsto? ¿Qué conclusiones y/o recomendaciones se pueden identificar? Para realizar la evaluación se debe: ß ß ß ß ß ß Identificar los objetivos específicos. Identificar las metas del proyecto. El resultado de estas actividades son los insumos para generar el Informe Final. . v Eficacia. necesaria para la evaluación. incluyendo los aspectos financieros en función de costo/beneficio. Es importante contar con los insumos para el informe. eficacia y eficiencia. 4 Informe de resultados La Coordinación General es la responsable de elaborar un informe general de la realización de la feria. es la relación entre las metas alcanzadas y las metas planificadas. v Eficiencia. Informe Final de los resultados. es la relación entre las metas alcanzadas y el tiempo previsto. v Efectividad. que incluya el concepto y los objetivos de la feria. Facilita la transferencia de información coherente y uniforme. La evaluación de resultados implica dos actividades: v v El análisis de la información. • Es muy importante Conocer como se cumplieron las metas del proyecto. entre otras acciones. Revisar el resultado de las coordinaciones.¿Cuáles problemas o limitaciones se presentaron en la ejecución del evento impidiendo el logro de los objetivos en el tiempo previsto y con los costos estimados? ¿Cuáles hechos o situaciones se presentaron durante la ejecución del evento que permitieron la superación de las metas o el logro de los objetivos específicos. 44 1. en este punto se deben analizar por su efectividad. Revisar tiempos definidos para alcanzar las metas. Revisar recursos programados. en el cual se debe incluir: El balance general de los resultados. Revisión de metas. respecto a las metas previstas y el tiempo real. mide los resultados alcanzados en relación con los costos y tiempos planificados. el seguimiento y la sistematización. así como la información administrativa y logística.

ß ß La identificación de los factores de éxito. Las conclusiones y propuestas. a cada una de las instituciones y empresas colaboradoras y patrocinadoras del evento. . pero también es un elemento de valor agregado al potenciar sus capacidades para futuras participaciones en ferias empresariales o eventos similares Importante Ejemplo: Informe Final Aspectos Antecedentes ¿Cómo se ejecutó el proyecto? Contenidos Objetivos del Proyecto Duración original del proyecto Las actividades que se desarrollaron para la consecución de las metas La metodología de trabajo Las dificultades y soluciones Los logros más relevantes Se debe adjuntar un estado financiero total del proyecto. Este informe debe ser entregado. las dificultades y las principales lecciones aprendidas. tanto de los recursos aportados por las instancias involucradas como los aportados por entes externos Resultados Informe Financiero Pasos para la evaluación Resultados previstos Plan de evaluación COMPARACIÓN Medidas correctivas o reajuste 45 Resultados alcanzados El informe financiero es importante que se incluya en el Informe Final. han sido los recursos de las instituciones y/o organizaciones orientados a la ejecución del proyecto. La capacitación a la oferta. que permitirán realizar los ajustes necesarios para futuros eventos. Debe prepararse un resumen ejecutivo que debe ser entregado a los participantes y colaboradores para que conozcan los resultados. con una nota de agradecimiento junto al balance financiero y los anexos correspondientes. es un factor clave para una efectiva participación en la feria.

La misma debe indagar sobre el avance en los negocios posibles o pendientes. para monitorear los avances en el cumplimiento de los acuerdos que se definieron en la feria. quienes en éste momento del proceso. . Una vez seleccionada la muestra. 2. las nuevas transacciones y la comunicación entre las empresas. para profundizar en los factores influyentes en el avance o retraso del cumplimiento de los acuerdos y en las alternativas para acelerar dicho proceso. todavía tienen negocios y acuerdos pendientes. 1 Compromisos adquiridos En esta etapa se diseñan y aplican diferentes instrumentos. Entrevistas a empresas e instituciones. Informes parciales y análisis de la información El balance de resultados Evaluación de resultados Informe final de resultados . así como también de los indicadores planificados. 4. para conocer sus percepciones y comentarios sobre dichos avances. ¿Qué actividades hay que realizar ahora? 2. 2.2 Informe del seguimiento Con la información colectada debe elaborarse un informe. se realizan acciones de seguimiento a los acuerdos. Todo ello para contribuir a garantizar el impacto y la sostenibilidad de esta herramienta. se deben realizar entrevistas personalizadas a los empresarios seleccionados. como resultado del seguimiento a las empresas participantes. SEGUIMIENTO Posterior al proceso de preparación y ejecución. se debe conocer la opinión de los funcionarios de las instituciones que acompañaron la realización de la feria. 2. a fin de establecer el grado de avance en los logros durante la Feria. como también de las instituciones colaboradoras.¿Cuáles son los pasos más importantes en la Evaluación de Resultados? 1. las transacciones concluidas. 3. Para realizar el seguimiento debe: ß Elaborarse una ficha por expositor en la Feria. entre otros. contactos. Se debe elaborar una matriz con los resultados y anexarlas a un informe. convenios y alianzas establecidas durante la misma. las dificultades o atrasos. al tiempo que se realizan contactos directos con los participantes. ß ß ß 46 Al mismo tiempo. Debe definirse una muestra escogida entre los empresarios.

es muy importante que se den a conocer los logros y resultados de los compromisos post-evento.ß Balance de logros del seguimiento Una vez recopilada y organizada la información anterior. 3. Lo que ha facilitado el avance de los acuerdos. 47 . El grado de avance en el cumplimiento de los mismos. Un resumen ejecutivo con estos resultados debe ser enviado a los empresarios participantes. Por un lado pretende mejorar la práctica y por el otro enriquecer las teorías existentes de procesos. Los acuerdos durante la realización de la feria. Es un primer nivel de teorización sobre la práctica. 3 Informe de logros El informe de seguimiento debe distribuirse entre las organizaciones o instituciones que proporcionaron el apoyo técnico y financiero para la realización de la feria. en el cual se detallan los siguientes aspectos: v v v v v v Las lecciones aprendidas. es necesario realizar un balance crítico que indique al Comité Organizador el avance de los resultados. El sistema de seguimiento y evaluación es un conjunto estructurado de instrumentos. SISTEMATIZACIÓN ¿Qué es sistematizar entonces? Es un proceso permanente y acumulativo de construcción de conocimientos a partir de la experiencia de acción/intervención en una realidad específica. este es otro proceso que debe ser realizado por agentes externos a los que participaron en la realización de la feria. indicadores y reportes que tienen como función medir constantemente el avance. como una herramienta efectiva para realizar transacciones exitosas entre las empresas. Después de recolectar la información y elaborar cuadros estadísticos o gráficos. así como sobre las propuestas de alternativas que permitan acelerar el avance de los mismos. La fase de seguimiento contribuye a incrementar el impacto y sostenibilidad de la Feria de Desarrollo Empresarial. el logro de resultados e impacto del evento. 3. 2. De esta manera se puede seguir contando con el apoyo técnico o financiero de las instancias involucradas. Los factores que han obstaculizado dicho cumplimiento. ¿Cuáles son los pasos más importantes en esta etapa? Verificación de los compromisos adquiridos Balance de logros Informe de logros 1. 2. se realiza después de concluido el proceso de la feria. se pretende que todos los involucrados compartan la información. Las conclusiones y propuestas pertinentes. se elabora un informe.

Detectar deficiencias. implica ordenar la información de manera que permita visualizar la trayectoria recorrida. . los retos y las necesidades de investigación para profundizar en lo ocurrido. ß Desarrollar nuevos productos y servicios metodológicos. Aprender a partir de la acción. es realizada por personal externo al Comité Ejecutor. Evaluar y sistematizar son dos actividades indispensables y complementarias en el proceso de realización de la feria. se debe conocer de que manera se ha contribuido al desarrollo del proceso. para recuperar los elementos teóricos y prácticos que se han utilizado en la experiencia Formular con precisión los problemas. Pero se trata de un proceso a mediano plazo. Reconstruir la metodología.La sistematización es útil para: ß Crear instrumentos y condiciones para ejecutar de manera sistémica una experiencia que amerita un tratamiento de este tipo. los resultados alcanzados. Conocer los resultados. las metodologías puestas en práctica y la comprensión de lo sucedido. pero con una visión análitica. Análisis de la información recopilada y ordenada sobre el proceso y la metodología. de alguna manera también evalúa. permite conocer si el Plan General de Trabajo fue desarrollado y si los Planes de las Comisiones realmente fueron aplicados. quienes estaban presentes. menos ligado a la organización del trabajo relacionado fundamentalmente con la interpretación del proceso vivido. esa metodología hay que reconstruirla y caracterizarla. ß Rescatar un experiencia ya concluida y cuya experiencia puede servir de guía para otras similares. por las causas que sean. 2 Levantar el proceso de la experiencia 3. conocer que es lo que ha ocurrido y los posibles resultados. que acordaron y a partir de ese momento como se desarrollaron los acontecimientos. 2 Levantar el proceso de la experiencia 48 Consiste en realizar una investigación. poner en práctica la conceptualización de lo concreto y la capacidad de la transformación de la práctica. permite penetrar en las actividades y procedimientos realizados. las causas. 3. Consiste en: ß ß ß ß Formulación clara de preguntas al proceso. 3. ß Estudiar una experiencia en proceso y rediseñarla para posibilitar el logro de los objetivos deseados. 1 Lecciones aprendidas Las lecciones aprendidas son el resultado de la implementación del proceso para la realización de la feria. a partir de experiencias que han ofrecido oportunidades de validación. donde se parte desde la primera reunión de coordinación para realizar la feria. La sistematización sin duda. ß Replicar proyectos cuyas estrategias y métodos de ejecución probaron en la práctica ser exitosos. • ß ß ß ß Etapas importantes: Reconstrucción del proceso desarrollado. por que los resultados obtenidos.

Una práctica sistematizada se puede confrontar con otras. Las ferias de acuerdo a su magnitud. que generalmente está basada en actividades. se estiman 3 meses. se estiman 4 meses. se estima 8 meses. la planificación. El inicio de las actividades. . se ha programado para el sábado 23 de julio de 2007. En el proceso de sistematización se analiza la información generada y se evalúan las actividades. realizará una Feria de Desarrollo Empresarial en Zacatecoluca. La sistematización es una metodología para recuperar los procesos de una experiencia. Ejemplo: Cronograma de Actividades Meses Nº 1 2 3 4 Etapa Planificación Organización Promoción y publicidad Ejecución Actividades Detallarlas Detallarlas Detallarlas Detallarlas Primero X X XXXXX Segundo Tercer Cuarto XXXXXX FERIA XX X XXXXX XXXXX 49 5 6 7 Evaluación Seguimiento * Detallarlas Detallarlas Sistematización* Detallarlas * El seguimiento se realiza durante un mes posterior a la feria (el período de seguimiento depende de la magnitud del evento realizado) y se elabora un informe con los resultados. en el marco del proceso de desarrollo para una transformación social. requieren diferentes tiempos para su organización: ß ß ß A nivel internacional. A nivel local. se interrelaciona con todos los actores participantes en la ejecución y permite conocer opiniones técnicas de los problemas o dificultades y de las soluciones o decisiones tomadas en un momento especifico. permite analizar el periodo critico en la ejecución. después se sistematiza todo el proceso para la realización del evento. por que es más fácil comunicarla y analizarla. Ejemplo: La Mesa de Turismo de la Microregión Los Nonualcos. contando 3 meses para el proceso y 1 mes para sistematizar la experiencia. A nivel nacional. debe realizarse el 20 de mayo de 2007 para que el evento tenga éxito y se cumplan los objetivos planteados.

Elaborar un documento final. del Comité Operativo y de los actores que se involucraron en la actividad. La metodología empleada esta basada en la realización de focus group. con la experiencia. para levantar el proceso de las Ferias de Desarrollo Económico Local. Revisión de todo el material generado: planificación y planes operativos. ¿Cuáles son las actividades más importantes en este paso? 1. Personal involucrado en la ejecución. tiene su base en los logros y dificultades encontradas en el camino para llegar a culminar la ejecución planificada. Compartir y socializar el documento. talleres participativos y revisión bibliográfica. desde la percepción de los participantes empresarios. Población objetivo. Actores locales. Presenta una estructura de acuerdo a las fases de implementación del proceso. 2. las lecciones aprendidas. 4. Instituciones colaboradoras. se obtiene como resultado la elaboración de un documento que refleja el procedimiento paso a paso de la ejecución de la feria. en el caso de las feria se realiza la investigación de acuerdo a los tres pasos que se desarrollaron y las actividades inmersas de cada paso. los visitantes. reuniones. estas son un apartado muy importante. Las lecciones aprendidas. 50 . La elaboración del documento requiere de mucha investigación en diferentes niveles: ß ß ß ß ß ß ß ß Comité Operativo. Levantar todo el proceso de la experiencia compartida y vivida. entrevistas. 3 Documento final Como resultado de la sistematización. Actores nacionales. 3. Empresarios asistentes y expositores.3.

1ª Feria de Servicios de Desarrollo Empresarial. Consultora. 2004. realizada por el Ministerio de Trabajo y Previsión Social y el Programa FORTALECE (MINEC/GTZ). en el marco del desarrollo económico local. Ministerio de Turismo. autor Luís Barriga. Uruguay. marzo. Entrevistas: Sra. diciembre. Cámara de Comercio Exterior de Córdova. Ministerio de Economía y CONAMYPE. 2004. 2003. Ministerio de Economía. CONAMYPE. febrero 2005. Sistema de Rueda de Negocios.BIBLIOGRAFÍA ß ß ß ß Capacitación en el uso de Herramientas de Gestión para MIPyMES. Programa de Fomento a la Micro. Consultora. 2004. Enrique Gallicchio. Carta Informativa. Pequeña y Mediana Empresa (PROMYPE) de la GTZ en Honduras. Sistematización de la Feria de Empleo en Zacatecoluca. 2005. Republica de Argentina. Manual de Orientación para la Micro y Pequeña Empresa del Sector Turismo en El Salvador. Instructor Jaime Alfredo Barrientos. ¿Qué es la Planificación?. Guía para realizar Ferias de Empleo. ß ß ß ß ß ß ß ß ß Ferias Preventivas de la Violencia Intrafamiliar. Carmen de Pereira. Carmen de Pereira. 2001. Proyecto ANEP/GTZ. Estrategia Política Basada en la Construcción de Capital Social. Programa FORTALECE (MINEC/GTZ). Reseña de Logros. ISDEMU. Caracas. abril. María Elena de Alfaro. El Desarrollo Local en América Latina. noviembre 2000. octubre. Presidenta de la Cámara de Comercio e Industria de El Salvador 51 . Mesa de Turismo en los 15 municipios de la Micro región de Los Nonualcos para el fortalecimiento del sector turístico. 2005. diciembre 2002. Venezuela. CORSATUR. Consultora. Programa de Desarrollo Local Centro Latinoamericano de Economía Humana (CLAEH). Programa FORTALECE(MINEC/GTZ). Sistematización de la Creación de Empleo Rápido. Convenio Constitución. Ministerio de Trabajo. Manual de La Rueda de Negocios y sus Componentes. Rosario Mata.

Telefax: (503) 2263-2244 e-mail:fortalece@fortalece. El Salvador.sv .A.org.Programa FORTALECE (MINEC/GTZ) Calle El Mirador y 91 Avenida Norte # 4709 San Salvador. C.

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