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Director.
Msc. Jaime Alberto Páez Páez
NOTA DE ACEPTACIÓN
_________________________________________
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_________________________________________
_________________________________________
Jurado
________________________________________
_________________________________________
Jurado
________________________________________
_________________________________________
Bucaramanga, de 2017
Caso De Estudio Comertex S.A. 3
DEDICATORIAS
A Dios por permitirme despertar cada día y por permitirme descansar cada noche, por la
sabiduría que me da y por permitirme también equivocarme pues con los errores
aprendemos, a mi familia por apoyarme en este y cada uno de los procesos de mi vida, los
cuales me demuestran a diario que son incondicionales.
Caso De Estudio Comertex S.A. 4
AGRADECIMIENTO
A los docentes de maestría cada uno dejo un aporte profesional y personal, a mi director de
proyecto por las directrices dadas y a la facultad por las gestiones para la realización de este
programa.
Caso De Estudio Comertex S.A. 5
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 14
1. PROBLEMA 15
1.1 Descripción del problema 15
1.2 Formulación de la pregunta de investigación 16
1.3 Justificación 16
1.4 Delimitación 17
1.4.1 Conceptual 17
1.4.1.1 Aspectos cubiertos por este proyecto. 17
1.4.1.2 Aspectos no cubiertos por este proyecto 18
1.4.2 Espacial 18
1.4.3 Temporal 18
1.5 Objetivos 19
1.5.1 General 19
1.5.2 Específicos 19
2.1 Marco teórico 21
2.2 Bases teóricas 21
2.2.1 Definición 21
2.2.2 Antecedentes 22
2.2.3 Retos 25
2.2.3.1 Problemática identificada. 25
2.2.4 Conceptualización de transferencia tecnológica y adquisición 26
2.2.5 Componentes en la transferencia tecnológica 28
2.2.5.1 Elementos del proceso de Transferencia Tecnológica. 28
2.2.5.2 Mecanismos para la Transferencia Tecnológica. 31
2.2.6 Adquisición tecnológica 32
2.2.6.1 Factores benéficos. 34
2.2.6.2 Modelo MOGATI. 36
Caso De Estudio Comertex S.A. 6
5. CONCLUSIONES 86
6. RECOMENDACIONES 87
BIBLIOGRAFÍA 88
ANEXOS 91
Caso De Estudio Comertex S.A. 8
LISTA DE DIAGRAMAS
Pág.
Diagrama 1. Fases del Modelo de TEURPIN 38
Diagrama 2. Modelo de adquisición de tecnología. 39
Diagrama 3.Descripción gráfica de las fases de la metodología para desarrollo del
proyecto. 46
Diagrama 4. Descripción gráfica del plan de adquisición, en 3 etapas y sus procesos. 51
Diagrama 5. Plan de adquisición - Etapa de análisis Versión: 1.0 54
Diagrama 6. Plan De Adquisición - Etapa De Adquisición Versión: 1.0 57
Diagrama 7. Plan De Adquisición - Etapa De Verificación Versión: 1.0 60
Diagrama 8. Matriz de riesgos – En la cual se identifica que la variable más riesgosa es el
incumplimiento del proveedor en la entrega. 75
Caso De Estudio Comertex S.A. 9
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Espina de pescado - Descripción de los componentes del problema. 16
Figura 2. Ranking sobre uso de las TIC a nivel Latinoamérica 24
Figura 3. Mecanismos para la Transferencia Tecnológica 31
Caso De Estudio Comertex S.A. 10
LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Objetivos Específicos vs Resultados 20
Cuadro 2. Clasificación resumida de algunos pioneros a nivel global 22
Cuadro 3. Elementos del proceso de Transferencia Tecnológica 29
Cuadro 4. Proceso de identificación de necesidades del cliente. 30
Cuadro 5. Ventajas y desventajas de estas formas de acceso o fuentes 35
Cuadro 6. Comparativos de planes existentes 42
Cuadro 7. Descripción textual de las fases de la metodología del proyecto. 46
Cuadro 8. Descripción textual de las etapas de la metodología del plan. 52
Cuadro 9. Comparativos cotizaciones u ofertas recopiladas equipos. 65
Cuadro 10. Comparativos cotizaciones u ofertas recopiladas Office. 72
Cuadro 11. Cronograma adquisición de prueba. 76
Cuadro 12. Encuesta para evaluación de adquisición implementada. 79
Cuadro 13. Resumen de usabilidad, disponibilidad, escalabilidad 83
Caso De Estudio Comertex S.A. 11
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo 1. resultados de la encuesta 92
Anexo 2. encuesta 106
LISTA DE IMÁGENES
pág.
Imagen 1. formato de requerimiento diligenciado. 63
Imagen 2. encuesta de verificación diligencia por los dos usuarios finales del área de
diseño. 81
Imagen 3. encuesta de verificación diligencia por los dos usuarios finales del área de
diseño. 82
Caso De Estudio Comertex S.A. 12
RESUMEN
El plan generó una vía concreta y una metodología que le permitió a la compañía
implementar herramientas y perfilarse para otras implementaciones en el área de TIC o en
otras áreas interesadas.
Con la implementación del plan fueron corregidos errores de fondo y forma que se
cometían en el proceso tradicional utilizado por el área de TIC y en otras áreas afines, las
cuales estaban sujetas a políticas obsoletas, los usuarios y el aumento de la eficiencia en los
procesos eran los más afectados al adquirir tecnologías equivocadas con respecto a las
estrategias de la compañía.
ABSTRACT
The problems experienced in the company Comertex S.A., had as a center the absence of a
technological transference plan that allow it implement in a efficient way variety of tools
and techniques to the productivity increase. The buy of this technologies were made in an
empirical and traditional way.
The general objective of this project was the realization of a technological transference plan
for a unified communications system.
The plan generated concrete way and a methodology that allowed to the company
implement tools and profiled for other implementations in TIC area or in other interested
areas.
With the implementation of the plan It were corrected mistakes in the bottom and in the
way that were realized in the traditional process used by the TIC area and other similar
areas, which were subject to outdated policies, the users and the increase of the efficient in
the process were the most affected at the moment to obtain wrong technologies respect to
the company strategies.
Caso De Estudio Comertex S.A. 14
INTRODUCCIÓN
1. PROBLEMA
1.3 Justificación
Desde el punto social tuvo un impacto positivo, pues entregó una buena herramienta
para ser explotada por los usuarios y demás interesados, su beneficio se verá reflejado a
mediano plazo y cambió la forma de visualizar y abordar las soluciones de forma efectiva.
El plan adicional a poder ser aplicado a otras áreas de la compañía, también es base
o insumo para otros proyectos de investigación.
Las soluciones brindadas por la realización de este proyecto resolvió problemáticas
planteadas en la investigación, por eso fue considerado como de utilidad práctica. La
metodología propuesta es conveniente y encaminará a la futura y eficiente implementación
del plan.
La compañía requiere llevar a cabo e implementar este plan con esta metodología
descrita, pues desde el punto de vista técnico este proyecto la dejará posicionada en el
mercado y a la vanguardia con respecto a la competencia, le permitirá mejorar
notablemente su capacidad de respuesta, que al final se traducirá en la optimización de su
servicio y el aumento de sus ingresos.
1.4 Delimitación
1.4.1 Conceptual
Este proyecto contiene las etapas para realizar un plan de transferencia tecnológica por
medio del enfoque de adquisición de tecnología para un sistema de comunicaciones
unificadas.
Caso De Estudio Comertex S.A. 18
Por la variable tiempo, este proyecto no cubre la implementación del plan sobre la
tecnología de comunicaciones unificadas en la compañía, el cual deberá ser abordado en
otro proyecto.
1.4.2 Espacial
1.4.3 Temporal
Este proyecto fue realizado en 4 etapas cubiertas en 18 meses, en cada una de las etapas
fue mantenida la retroalimentación con la dirección del proyecto, las etapas realizadas
fueron:
Caso De Estudio Comertex S.A. 19
1.5 Objetivos
1.5.1 General
1.5.2 Específicos
Fue durante la década de los años 90 cuando la investigación hizo énfasis en la academia,
las universidades, quienes tenían como centro la producción de profesionales, por medio de
la ley 20 de 1990 lograron la financiación de proyectos con capitales privados y públicos,
de allí el fortalecimiento de los centros de investigación.
En la primera década de siglo XXI la investigación fue consolidada con avances
sustanciales en una variedad de ciencia y tecnología, los mismos no lograban reflejar aún
avances significativos en la industria o en la producción del país. (U. Antioquia, 2013, p.3)
Sobre el año 2003 se dieron políticas de inversión en investigación, lo que apalancó
proyectos con alto impacto industrial y social, dichas políticas asociadas con Colciencias
abrieron paso para el avance de una nueva era de ciencia y tecnología. En el año 2009 se
genera la ley 1286 que amplía las facultades a Colciencias fortaleciendo el sistema de
ciencia, tecnología e innovación en Colombia.
2.2.1 Definición
2.2.2 Antecedentes
Chile
Costa Rica
Colombia
México
El salvador
Brasil
Perú
Argentina
R. Dominicana
Honduras
Venezuela
Guatemala
Bolivía
Nicaragua
2014 2015
Esta posición número 64 a nivel global le da una ubicación intermedia con respecto a los
demás países descritos al inicio, donde Japón ocupa la posición 10, Israel la 21, Irlanda la
25, Brasil la 84 e india la 89.
2.2.3 Retos
Fueron varios los aspectos relevantes a revisar, que contribuían a la desorganización en la
adquisición actual, desde aspectos operativos hasta aspectos de valoración de los procesos.
calidad, sin desmeritar algunos productos nuevos que actualmente se están lanzando al
mercado con altos niveles de eficiencia a bajo costo.
Las alianzas con proveedores o partner que tienen grandes fortalezas en su parte
comercial también podrían ponernos frente a una mala experiencia dado que en ocasiones
con el ánimo de cerrar las ventas, no hacen claridad frente a los verdaderos alcances de los
proyectos, lo que conlleva a dificultades técnicas o falsas expectativas durante la
implementación.
Las estadísticas dan favorabilidad para finales de esta década y mediados de la
próxima para Colombia, Brasil y México, tendrán una proyección importante en
transferencia tecnológica y adquisición, las áreas de hardware, software y servicios tendrán
un crecimiento importante a nivel de inversión. Para lo anterior es indispensable que la
infraestructura del país esté también preparada, la legislación y las políticas deberán hacer
cambios de fondo para clarificar mejores reglas de juego, de este modo se mejoraran los
estándares para realizar las adquisiciones.
En el siguiente cuadro fueron definidos 4 elementos para el proceso, vistos por una parte
desde el lado de los operadores y las operaciones y por otro lado desde los elementos
internos y externos de las empresas.
Caso De Estudio Comertex S.A. 29
Se define a los Actores como los componentes que hacen parte del proceso de
transferencia tecnología, entre ellos están los proveedores, los clientes y los facilitadores.
Las Modalidades o enfoques de transferencia son variadas, entre las principales se
encuentran las licencias, la transmisión de conocimiento, la formalidad del proceso y el
tipo de contraprestación.
Las Motivaciones son los aspectos con los cuales se promueve la implementación,
como lo es el hecho de adquirir una herramienta que aumente la productividad, optimice
los procesos, disminuya los tiempos, haga la diferencia con respecto a la competencia o
genere un posible ahorro en costos operacionales.
En las Etapas se relacionan las fases de la metodología, escogidas para alcanzar el
objetivo, entre las más utilizadas está la identificación de necesidades y proveedores, la
adquisición, la implantación, la innovación y si es el caso la comercialización. Una de las
etapas más importantes y que opera.
Como base o inicio de un buen proyecto es la identificación de necesidades, pues
estas serán insumo, en (Beltrán, 2011, p.2) sobre identificación de necesidades para la
adquisición de tecnología para la producción, los autores describen: “Pero la adquisición
de tecnología también permite que una empresa pueda suplir las necesidades de sus
Caso De Estudio Comertex S.A. 30
El autor contrarresta estos resultados contra otros como son: la disponibilidad de las
fuentes externas, el tiempo dado que la adquisición en esquema de licenciamiento se
produce de forma rápida, los costos, entre otros.
Para este autor existe un solo objeto de adquirir tecnología y es la innovación, la idea de
innovación es el inicio del proceso y la explotación de la misma su final. El autor plantea un
modelo de 4 etapas: la existencia de una necesidad, la identificación de los proveedores, la
negociación y la implantación. Recomienda previamente la evaluación al interior para
considerar todas las opciones posibles de desarrollo tecnológico. A continuación su
esquema:
Caso De Estudio Comertex S.A. 40
(Gonzalez, 2011, p. 58,59) recomienda como labor complementaria evaluar las posibles
barreras en la adquisición como pueden ser: las barreras tecnológicas (tecnología no
adecuada para los objetivos planteados), organizativas (El proceso no ha sido
adecuadamente planificado ni gestionado) y personales (Rechazo a la nueva tecnología o al
proceso lo interpretan como agresión al trabajo)
En la migración de los sistemas heredados hacia la nube puede existir adaptaciones a los
aplicativos como: Substitución de la aplicación, Conversión de la aplicación, Virtualización
de la aplicación y la Generación de una nueva aplicación
La Seguridad de la información es un aspecto relevante pues de esta depende el
respaldo del servicio, es definida como: “La seguridad informática consiste en la
implantación de un conjunto de medidas técnicas destinadas a preservar la confidencialidad,
la integridad y la disponibilidad de la información, pudiendo, además, abarcar otras
propiedades, como la autenticidad, la responsabilidad, la fiabilidad y el no repudio”. (Misud,
E. 2014.)
Se resalta el fortalecimiento de la Confidencialidad, la Integridad y la Disponibilidad,
Las nubes pueden estar alojadas en centros de cómputo o Datacenter, estos con
características y clasificaciones dependiendo de su complejidad así:
- TIER I: centro de datos básico
- TIER II: centro de datos redundante
- TIER III: centro de datos concurrentemente mantenibles
- TIER IV: centro de datos tolerante a fallos.
Caso De Estudio Comertex S.A. 42
A continuación se relaciona una tabla resumen con los planes descritos en los cuales es
común la fase de entendimiento de la necesidad, se resalta la importancia de analizar bien la
problemática para dar una correcta solución, la negociación con los proveedores también es
un aspecto común entre los diferentes planes pues hace la diferencia entre el costo y el
beneficio.
3. DISEÑO METODOLÓGICO
La investigación realizada fue del tipo cuantitativa y con tecnología aplicada, pues fue
realizada una adquisición de prueba o piloto. La investigación cuantitativa se vale de los
números para examinar datos o información. Es uno de los métodos utilizados por
la ciencia. La matemática, la informática y las estadísticas son las principales herramientas.
El proceso de toma de medidas es central ya que aporta la conexión fundamental entre
la observación empírica, y la expresión matemática, es decir, mostrar en números y gráficos
lo que hemos observado.
Los datos cuantitativos son aquellos que son mostrados de forma numérica, como
por ejemplo estadísticas, porcentajes, etc. Esto implica que la investigación cuantitativa
realiza preguntas específicas y de las respuestas de los participantes (encuestas), obtiene
muestras numéricas.
Fase Descripción
con los respectivos flujos, su notación y documentación.
Se realizó el levantamiento de la información por medio de encuesta vía web, las labores se
desarrollaron y apoyaron con software libre para su recolección. Dicha encuesta contuvo 14
preguntas de generalidades y 19 preguntas de aspectos específicos sobre Adquisición
tecnológica, para un total de 33 preguntas.
Caso De Estudio Comertex S.A. 48
3.5 Bpmn
4. RESULTADOS
El siguiente cuadro tiene como objeto la descripción textual de las etapas vistas
anteriormente, en ellas se resaltan las áreas involucradas, los actores y los diferentes
procesos a seguir.
Cuadro 8. Descripción textual de las etapas de la metodología del plan. – Fuente propia.
Etapa Descripción
Esta etapa tiene por objeto realizar el análisis de la necesidad, las alternativas y
los aspectos técnicos y financieros que se involucrarían. La etapa de análisis es
una de las más importantes del plan propuesto pues contiene procesos claves
para el éxito de la adquisición.
Etapa Descripción
modo mitigar inversiones económicas, esto incluye evaluaciones por medio de
diagnósticos técnicos.
Se deberá conformar el equipo de trabajo para llevar a cabo los procesos de las
etapas de adquisición y verificación. Este equipo dependiendo del tamaño del
requerimiento podría conformarse por un líder, un patrocinador y unos
colaboradores operativos entre los cuales se encuentran colaboradores del área
de TI y colaboradores del área interesada.
Inicia con la negociación con los proveedores, para la cual se formalizan los
documentos legales y necesarios como son los contratos, órdenes de compra,
anticipos, facturas, y documentos técnicos.
Etapa de Adquisición
Etapa Descripción
Se ponen en custodia manuales técnicos, manuales de usuario final,
licenciamientos y garantías.
En esta etapa se toma la opinión de todos los usuarios finales por medio de
Etapa de Verificación.
encuestas, de los cuales podrán salir ajustes o sugerencias, estos ajustes deberán
formalizarse por medio de documentos para que sean analizados por el equipo
de trabajo y se viabilicen los cambios o adaptaciones a la tecnología. Finaliza
con la ejecución o no de los cambios y su respectiva comunicación a los
interesados.
4.4 Modelación
Event
Formalización de necesidad
Descripción. Deberá detallarse de la mejor forma posible la tecnología requerida con los
respectivos argumentos y aspectos no renunciables, se sugieren gráficos o archivos de
apoyo.
Flujos
No
Si
Revisión de documentos
Event
Documentos Completos
Flujos
Si
No
Requiere aclaraciones
Caso De Estudio Comertex S.A. 56
Flujos
Si
No
Reunión aclaraciones
Descripción. Busca mitigar inversiones económicas, esto incluye evaluaciones por medio
de diagnósticos técnicos.
Vigilancia tecnológica
Viabilidad
Flujos
No
Si
Descripción. Este equipo dependiendo del tamaño del requerimiento podría conformarse
por un líder, un patrocinador y unos colaboradores operativos entre los cuales se encuentran
colaboradores del área de TI y colaboradores del área interesada.
Notificación
Event
Área interesada
TI
Event
Implementación de la tecnología
Cumplimiento cronograma
Flujos
Si
No
Toma medidas
Indicaciones Técnicas
Correcto funcionamiento
Caso De Estudio Comertex S.A. 59
Flujos
Si
No
Sociaización y capacitación
Liberación
Event
Área interesada
TI
Usuarios en general
Event
Generación de encuesta
Diligenciamiento
Análisis resultados
Hay cambios
Flujos
No
Caso De Estudio Comertex S.A. 61
Si
Event
Formalización requerimiento
Análisis requerimiento
Viabilidades
Flujos
Si
No
Ejecución
Socialización y Capacitación
Event
Área interesada
TI
Usuarios en general
Caso De Estudio Comertex S.A. 62
Fueron realizadas pruebas al plan propuesto y cada uno de sus etapas, con esto se buscó
evidenciar si era efectivo o si requería de algún ajuste en su planteamiento.
arriendo lo cual arrojo un valor más alto en inversión al final del resultado, en un tiempo de
uso futuro de tres años. Se anexan las cotizaciones recogidas por parte de los proveedores.
Se genera una tabla resumen para analizar las ofertas desde el punto de vista
tecnológico y económico, nótese en la última columna llamada Inclinación TIC, cual es la
oferta y proveedor que tiene más opción por economía, siendo para este caso el proveedor
Gnconsulting:
Caso De Estudio Comertex S.A. 65
La anterior tabla permitió determinar la máquina que cumplía con las necesidades tecnológicas al igual que con el menor costo,
para de esta forma realizar la toma de la decisión, se tuvieron en cuenta aspectos como la garantía y el tiempo de entrega que
registraba cada oferta, la cual era imprescindible para la adquisición de los equipos pues habían fechas establecidas de ingreso
para los usuarios.
El mismo ejercicio fue realizado para la búsqueda del software de diseño de las casas Adobe, Corel Draw y ofimática,
para el cual fueron solicitadas cotizaciones con las características indicadas a los proveedores, se tuvo en cuenta productos con
ejecución local o vía cloud, licenciamiento vitalicio o por suscripción anual, en un tiempo de uso futuro de tres años. Se anexan
las cotizaciones recogidas por parte de los proveedores.
Del mismo modo con un resumen se analizaron las ofertas desde el punto de vista tecnológico y económico, los valores
registrados son para un usuario, nótese en la última columna llamada Inclinación TIC, cual es la oferta y proveedor que tiene más
opción por economía, a continuación Tabla 10. Comparativos cotizaciones u ofertas recopiladas software.
Caso De Estudio Comertex S.A. 72
Graphics Suite
X8
PC System VIP Comercial Número de Parte 1 año
Creative Cloud 65227503BA01A12
for teams Adobe - All Apps
Para software de Diseño
Renovación Partner
Price Lock only
Multiple Platforms $ 1,980,329
Multi Latin
American
Languages 12
meses 1 User Level
11-9
GnConsulting VIP Comercial All Apps 1 Año X
Creative Cloud Renovación Partner
for teams Adobe Price Lock only
Multiple Platforms
$ 1,874,711
Multi Latin
American
Languages 12
meses 1 User Level
Caso De Estudio Comertex S.A. 73
Valor
Para software
de Diseño
Licencia Inclinación
Proveedor Referencia Funcionalidad Expira
Anual TIC
Pesos
11-9
65227503BA01A12
GnConsulting VIP Comercial Licencia Nueva 1 Año
Solo Illustrator Multiple Platforms
CC Adobe Multi Latin
American
$ 1,299,682
Languages 12
meses 1 User Level
11-9
65270492BA01A12
GnConsulting Licencia Nueva Single User License 1 Año
CorelDRAW Idioma: ES/BP/EN
Graphics Sistema: Windows $ 812,668
LCCDGSX8ML1
Cloud Suite X8
GnConsulting Licencia Nueva Single User License NO X
LCCDGSX8ML1 Idioma : ES/BP/EN
CorelDRAW Sistema: Windows $1,839,505
Graphics Suite
X8
Cloud VIP Comercial All Apps 1 Año
System Creative Cloud Renovación Partner
for teams Adobe Price Lock Only $1,928,224
Multiple Platforms
Multi Latin
Caso De Estudio Comertex S.A. 74
Valor
Para software
de Diseño
Licencia Inclinación
Proveedor Referencia Funcionalidad Expira
Anual TIC
Pesos
American
Languages 12
meses 1 User Level
11-9
Cloud VIP Comercial Licencia Nueva 1 Año
System Solo Illustrator Múltiple Platforms
CC Adobe Multi Latin
American $1,266,941
Languages 12
meses 1 User Level
11-9
Cloud Licencia Nueva Single User License NO
System LCCDGSX8ML1 ES/BP/EN
CorelDRAW Windows $1,853,705
Graphics Suite
X8
Valor Inclinación
Proveedor Referencia
Licenciamiento Office para
Unitario $ TIC
PcSystem OFFICE HOME AND BUSINESS 2016
usuarios
Valor Inclinación
e para
usuari
Licen
ciami
Offic
ento
Proveedor Referencia
os
Unitario $ TIC
32/64 ES LATAM EM NOT TO
PUERTO RICO DVD
GnConsulting Office Home and Business 2016, word, X
excel, powerpoint, one note, outlook N/P $ 627,000
T5D-02713 - Vitalicio
Fue realizado un análisis de riesgo que pusiera en contexto las variables que podrían influir
en la adquisición, estas fueron cargadas a una matriz de riesgos con la finalidad de
anteponerse a dichas novedades. La variable más representativa como riesgosa fue la alta
posibilidad que los equipos no estuvieran disponibles para la fecha solicitada por el usuario,
dado que la fecha era muy corta y las especificaciones técnicas de las máquinas muy
particulares.
Nivel de riesgo
Superar
Incumplimiento Incumplimiento
Alta presupuesto
en garantías proveedor T
asignado
Probabilidad
Diagrama 9. Matriz de riesgos – Fuente Propia. En la cual se identifica que la variable más
riesgosa es el incumplimiento del proveedor en la entrega.
Caso De Estudio Comertex S.A. 76
Con la información recopilada en los anteriores pasos se obtuvo una viabilidad general para
la adquisición, esta misma fue notificada formalmente al área interesada con la finalidad de
obtener su aprobación o rechazo. Del área interesada fue recibido el visto bueno que
permitió al área de TIC proyectar el equipo de trabajo para la implementación, el cual se
conformó de un analista, un auxiliar y un usuario del área interesada para las pruebas
finales.
Una vez seleccionado el producto y el proveedor, como medida de choque para el riesgo
identificado se realizaron convenios con el proveedor con la aclaración que era
imprescindible cumplir con los tiempos de entrega manifestados.
Para la adquisición de los equipos fueron generados los documentos Órdenes de
Compra que fueron enviados formalmente al proveedor seleccionado. Para el caso de este
proveedor seleccionado no se requiere anticipo pues ya es proveedor histórico de la
compañía, actualmente permite crédito a 30 días.
Pasados los 3 días indicados por el proveedor para el tiempo de entrega Iniciamos la
implementación sujetos a un cronograma elaborado para el cumplimiento de las fechas:
Agosto Septiembre
ACTIVIDADES
23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Verificación de
presupuesto X
Recolección de
ofertas X X
Análisis técnico,
financiero, riesgos X X
Sugerencia del área
de TIC, Hw y Sw X
Aprobación Jefe
interesado X
Proyección equipo
de trabajo
Etapa de
adquisición
Generación de
órdenes de compra
Entrega de equipos
Alistamiento y
configuración
básica
Reunión a
seguimiento
cronograma
Entrega de software
diseño
Alistamiento y
configuración Sw
Socialización y
capacitación básica
Liberación
Etapa de
Verificación
Generación de
encuesta a usuarios
Identificación de
posibles ajustes
Formalización de
Caso De Estudio Comertex S.A. 78
Agosto Septiembre
ACTIVIDADES
23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
solicitud ajustes
Ejecución de
ajustes
Socialización a los
usuarios
Fin
Con los equipos en laboratorio técnico fueron realizadas las labores de configuración de los
mismos basados en los perfiles de los usuarios, fueron realizadas las instalaciones de
software necesarias al igual que las pruebas de funcionamiento, se instalaron los aplicativos
administrativos, el software de producción y diseño solicitados. Las máquinas fueron
instaladas en los puestos de trabajos y los activos fijos cargados a cada uno de los
responsables, fue dada la inducción y recomendaciones corporativas sobre el uso y cuidado
general de los equipos. Fueron hechas las demás pruebas básicas de operación con los
usuarios y actualizadas las labores realizadas en la mesa de ayuda disponible para este tipo
de trabajos. Por medio de correo electrónico fue informado al jefe del área sobre la
finalización y entrega.
Fueron archivados los documentos de respaldo como las declaraciones de
importación, los manuales, el licenciamiento y las garantías respectivas.
Para esta etapa fue creada una encuesta que permitiera evaluar la adquisición realizada e
implementada, aspectos como el servicio al cliente ofrecido al usuario, la opinión sobre los
productos y el soporte prestado durante la implementación fueron indagados con el ánimo
de conocer la experiencia y obtener sugerencias de posibles correcciones que puedan
mejorar el plan. Se detalla a continuación el cuerpo de la encuesta aplicada.
Caso De Estudio Comertex S.A. 79
La encuesta creada fue aplicada a dos usuarios del área de diseño, estos son los mismos que
recibieron los dos equipos adquiridos, los cuales manifestaron buenas calificaciones sobre
los puntos de atención y sobre el producto entregado, pero a su vez resaltaron la
observación sobre los tiempos de entrega del software de ofimática el cual presentó demora
por temas internos por parte del proveedor. Para contrarrestar este tema se tuvo que instalar
las versiones demos del software y cuando este llegó pasar a aplicar la licencia o serial
suministrado, en el siguiente apartado se muestra imagen de las encuestas reales
diligenciadas.
Caso De Estudio Comertex S.A. 81
Imagen 2. Encuesta de verificación diligencia por los dos usuarios finales del área de
diseño.
Caso De Estudio Comertex S.A. 82
Imagen 3. Encuesta de verificación diligencia por los dos usuarios finales del área de
diseño.
Entre las principales conclusiones queda como experiencia la mayor presión que debe
realizarse sobre los proveedores pues a pesar de las múltiples recomendaciones o las
medidas para evitar el incumplimiento estos son latentes, estas novedades más frecuentes
en la entrega de hardware o software especializado, una alternativa que podría utilizarse es
presupuestar unos días de más en el cronograma presentado inicialmente a los usuarios,
para que permitan hacer entregas un poco más holgadas. Hay buenas observaciones sobre la
usabilidad, disponibilidad y escalabilidad.
Con este último apartado se dan por concluida la implementación del plan con las
tres etapas conformadas, análisis, adquisición y verificación. Este plan es estregado a la
compañía de forma escrita, particularmente al área de TIC y áreas afines.
4.5.5 Discusión
Es importante tener en cuenta la posible resistencia al cambio por parte de los usuarios
finales, al igual que la correcta sensibilización y capacitación, una implementación sin
correcta socialización puede culminar en el archivamiento de las herramientas por su
desuso.
Los esquemas de cloud computing han tomado mucha fuerza en los últimos 5 años,
grandes jugadores han puesto entre su baraja infraestructura, plataformas y software como
servicio, facilitando la toma y uso de los mismos, por el momento los precios no son
cómodos y la gran mayoría están dolarizados, también es necesario contar y garantizar un
Caso De Estudio Comertex S.A. 85
5. CONCLUSIONES
Las compañías y las instituciones requieren de un plan de adquisiciones que les permita
controlar sus implementaciones y que les garantice la eficiencia en sus procesos, la
aplicación de BPMN y la modelación de los procesos permitió definir la acciones a realizar,
las vías, las áreas y los responsables.
La literatura demuestra que a través del tiempo las compañías colombianas han
hecho inversiones en adquisición de tecnologías, innovación, educación, ganadería y palma
de aceite entre otras implementaciones relacionadas. Es relevante que estas adquisiciones
estén alineadas con los planes estratégicos planteados para ir hacia la misma vía. Nuestro
país presenta una buena posición a nivel Latinoamérica con respecto al uso de tecnologías,
si consideramos que está en la posición 3 de 14 en el ranking del Networked Readiness
Index.
La adquisición de tecnología permite la acumulación de capacidades, da la
orientación para adquirir, adaptar y mejorar, durante la negociación las partes involucradas:
cliente y proveedor, estos deben concentrarse para obtener las mejores ventajas del lado del
cliente. En la mayoría de los planes verificados es relevante el análisis de las necesidades y
la negociación con los proveedores pues este factor es clave en el costo versus su beneficio.
Caso De Estudio Comertex S.A. 87
6. RECOMENDACIONES
Se hace la sugerencia de aplicar más controles sobre las negociaciones y relaciones con los
proveedores, pues por ser el componente externo siempre será el más complicado de
controlar, este aspecto se resaltó en la implementación de este proyecto.
Por otra parte se hace la sugerencia de proyectar muy bien los tiempos en el objeto
de realizar la implementación del caso de uso pues los proveedores para este tipo de
soluciones son muy especializados y escasos, lo que podría causar desbordamientos en los
cronogramas.
Con las indicaciones aplicadas la compañía en cuestión ya podría realizar la
implementación del caso de uso indicado en esta tesis basándose en el plan de adquisición
planteado y en el apoyo de otro proyecto de otros estudiantes.
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BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
Caso De Estudio Comertex S.A. 92
ANEXO 2. ENCUESTA
3. Sobre la pregunta número 9 ¿En qué escala considera usted que su área de TI está
alineada al plan estratégico de la compañía?
El 72.6% (8 de 11 empresas) manifestó estar altamente alineado entre el área de TI y el
plan estratégico. Los demás manifestaron una alineación normal. Por lo que se puede
deducir que hay conciencia por parte de las áreas de TI de mantener su alineación con la
estrategia general.
4. Sobre la pregunta número 10 ¿Qué tan importante considera que su área de TI se rija por
un plan o modelo para realizar implementaciones efectivas de Transferencia y Adquisición
Tecnológica?
El 72.73 (8 de 11 empresas) manifestó que es altamente importante que su empresa se rija
por un plan de Transferencia y adquisición tecnológica. Lo que se considera relevante pues
hay interés por formalizar y ejecutar el proceso de adquisición con planes o métodos
formalizados.
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5. Sobre la pregunta número 11 ¿Qué tan riesgoso considera usted que es, no tener un plan
de Transferencia y Adquisición Tecnológica?
El 63.63 (7 de 11 empresas) manifestó que el riesgo de no contar con un plan es alto. Esto
recalca la respuesta de la pregunta anterior (10).
7. Sobre la pregunta número 13 ¿Si su respuesta anterior fue Si?, responda ¿Qué tan
efectivo considera usted que es su plan de Adquisición Tecnológica?
El 40% (2 de 5 empresas) que respondieron de forma positiva a la pregunta anterior (12)
manifestó contar con un plan altamente efectivo. Parece recalcar que hay que masificar para
las empresas la implementación de un plan de adquisición efectivo.
8. Sobre la pregunta número 14 ¿Considera que su plan podría mejorar con algún paso o
medida adicional, cual sería ese paso?
Esta pregunta era de respuesta abierta, entre las respuestas más relevantes están: Fortalecer
los planes por medio de la verificación de las necesidades, La correcta definición de los
términos y la Retroalimentación antes de realizar la compra. En el plan se cuenta con
proceso para la “Revisión de la documentación” y la “Consolidación y Evaluación de las
alternativas”, que podrían cubrir estas recomendaciones.
10. Sobre la pregunta número 16 ¿Su plan se apoyan en un formato RFP (Request for
Proposal) o formato de requerimientos formal para identificar las necesidades y
documentarlas?
El 50% (5 de 11 empresas que respondieron esta pregunta), manifestó no utilizar formatos
para la formalización de requerimientos de tecnología del tipo RFP. Considero que esta
herramienta es importante para el levantamiento de la información y por eso debería
resaltarse en el proceso que se describe en el plan como “Determinar las necesidades
actuales”, o lograr determinar por qué no la usan, si la consideran negativa de alguna forma.
11. Sobre la pregunta número 17 ¿Su plan de Adquisición Tecnológica está sujeto a las
políticas o leyes internas de su compañía o institución?
El 100% manifestó que están sujetos a las políticas de su institución o compañía. Sin
comentarios al respecto.
13. Sobre la pregunta 19 ¿Es importante para usted la participación de varios proveedores
como oferentes de la solución?
El 100% manifestó de forma positiva participar siempre o frecuentemente a varios
proveedores en el trámite. Esto fortalece el proceso planteado en el plan como
“Consolidación y Evaluación de las alternativas”, se puede detallar y documentar en el
modelo BPMN.
Caso De Estudio Comertex S.A. 109
14. Sobre la pregunta 20 ¿Las adquisiciones realizadas por su área de TI o proveedores son
provenientes del extranjero o Nacionales?
Hay variedad en las respuestas y creo que no aporta finalmente al plan, lo único rescatable
es que puede ser útil para detallar en el modelo el proceso de “Vigilancia tecnológica”
describiendo que hay que tener en cuenta los diferentes orígenes de las tecnologías a
adquirir.
19. Sobre la pregunta 25 ¿Qué tan importante es tener independencia y facultad para
negociar económicamente con sus proveedores?
El 60% (6 de 10 empresas) consideró que es Muy importante que TI tenga las facultades de
negociación, esta facultad debería aumentar en su porcentaje y por eso debemos resaltar el
proceso sobre “Negociación con proveedores” descrito en el plan propuesto.
20. Sobre la pregunta 26 ¿Qué tan importante es utilizar herramientas para la toma de
decisiones y evaluación de las alternativas de solución ofrecidas por sus proveedores?
El 60% (6 de 10 empresas) consideró que es muy importante la utilización de este tipo de
herramientas, esta medida es acorde al proceso ya mencionado sobre “Consolidación y
Evaluación de las alternativas”, inclusive se podría recomendar en el texto que se dé el uso
de determinado software que realice evaluación de variables y genere una recomendación
sobre la mejor alternativa.
21. Sobre la pregunta 27 ¿Qué tan importante que sus Adquisiciones Tecnológicas estén
soportadas por medio de contratos formales?
100% de las respuestas indican que es Muy importante la inclusión de contratos formales
que respalden las negociaciones, por lo mismo esto se debe resaltar en el modelo, cuando
sea detallado el proceso “Negociar con proveedores” o generar un proceso adicional que
contenga las labores formales y legales de las posibles contrataciones.
23. Sobre la pregunta 29 ¿Qué tan importante es que su Adquisición Tecnológica tenga
actualizaciones o mantenimientos para su sostenibilidad?
90% (9 de 10 empresas) consideró que es muy importante. Ahora si bien las labores de
mantenimiento y actualización son pos implementación del plan, podemos resaltar la
importancia de formalizar por medio de contratos este tipo de soporte a la tecnología, estos
contratos podrían detallarse o evaluarse en el proceso sobre “Consolidación y Evaluación
de las alternativas” propuesto en el plan.
25. Sobre la pregunta 31 ¿Es indispensable el uso de algún método para verificar que la
tecnología adquirida es efectiva y cumple con la potencialización de la compañía o
institución?
80% (8 de 10 empresas) consideró que si es importante un método de verificación de la
tecnología adquirida ya en sitio. Opino que esto es argumento para mantener la etapa
completa registrada como “Etapa de Verificación”, la cual cuenta en su interior con 3
procesos.
26. Sobre la pregunta 32 ¿Se requiere la socialización de la puesta en marcha de la
tecnología a las unidades de negocio afines o interesadas?
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El 100% de las respuestas tomaron el valor de SI, por lo tanto esto da fundamento al
proceso propuesto en el plan y denominado “Socialización de la tecnología”, para el cual se
pueden detallar en su modelo programas de capacitación a los usuarios.