Ana

 Mª  Valle  Díaz  de  la  Guardia  

Servicio  de  Farmacia  
Hospital  Universitario  San  Cecilio  (Granada)  
BIBLIOGRAFÍA  CONSULTADA  
 ÍNDICE  
•  Ges4ón  de  stocks  
–  Obje%vos  
–  Factores  
–  Costes  
–  Técnicas  
•  Stocks  
–  Definición  
–  Tipos  
•  Aprovisionamiento  
•  Control  de  calidad  
 GESTIÓN  DE  STOCKS:  Obje4vos  
•  Mantener  el  volumen  del  stock  al  más  bajo  
nivel  compa%ble  con  el  suministro  regular  de  
las  necesidades  del  hospital.  
•  Minimizar  el  importe  total  del  inventario.  
•  Minimizar  las  roturas  de  stocks.  
•  Procurar  una  eficiente  u%lización  de  los  
recursos.  
•  Realizar  una  proyección  de  la  evolución  del  
consumo  que  permita  establecer  un  programa  
de  compras.  
 GESTIÓN  DE  STOCKS:  Obje4vos  
•  ¿Cómo?  
– Estableciendo  una  previsiones  de  consumo  
– Estudiando  los  plazos  de  entrega  del  proveedor  
– Realización  de  inventarios  periódicos  
– U%lizando  una  aplicación  informá%ca  de  ges%ón  
que  realice  análisis  de  consumos  por  grupo  
terapéu%co,  p.a.,  especialidad,  servicio,  
paciente…  
 GESTIÓN  DE  STOCKS:  Obje4vos  
 El  obje4vo  básico  es  mantener  un  nivel  
de  stock  óp4mo:    
 Tener  suficiente  can%dad  de  medicamentos  
para  sa%sfacer  la  demanda  externa  y  evitar  
roturas  de  stock  
 
pero  siempre  de  forma  que  su  almacenamiento  
resulte  rentable,  evitando  que  haya  un  exceso  
inú%l  del  mismo.  
 GESTIÓN  DE  STOCKS:  Factores  
•  Controlables   •  No  Controlables  
Can%dad  a  pedir   Demanda  
Fecha  de  pedido   Plazo  de  entrega  
Coste  del  pedido   Caducidad  de  los  
Stock  de  seguridad   medicamentos  
  Espacio  en  el  almacén  
Costes  de  ges%ón  
 GESTIÓN  DE  STOCKS:  Factores  

Oltra, Juan V. Gestión de stocks. 2003

 GESTIÓN  DE  STOCKS:  Costes  
 Los  costes  más  importantes  asociados  a  un  
sistema  de  ges%ón  de  stocks  se  pueden  
agrupar  en:  
• Costes  de  adquisición  
• Costes  de  realización  de  pedidos  
• Costes  de  almacenamiento  
• Costes  de  ruptura  de  stock  
 
 GESTIÓN  DE  STOCKS:  Técnicas  
•  Para  una  buena  ges%ón   Entradas
logís%ca  de  stocks  hay  
que  controlar:  
Salidas
•  Este  control  del  flujo  de  
información  permi%rá:  

• Elaborar  correctas  propuestas  de  pedido  

• Analizar  la  u%lización  de  medicamentos  
• Asignar  costes  a  cada  Área,  Servicio  ó  Unidad  
• Elaborar  informes  rigurosos  
 GESTIÓN  DE  STOCKS:  Técnicas  
 1-­‐  Automa%zación  de  los  pedidos  del  stock  de  planta,  
mediante  la  solicitud  del  pedido  a  través  del  sistema  
informá%co.  Con  esto  se  consiguen  varios  obje%vos:  
–  La  organización  del  trabajo  del  Servicio  de  
Farmacia  no  depende  de  la  llegada  del  pedido  en  
papel.  
–  No  se  produce  desplazamiento  de  personal  
–  Disminuyen  los  errores  de  transcripción  

2-­‐ Controles  periódicos  de  inventario  

 GESTIÓN  DE  STOCKS:  Técnicas  
3-­‐ U%lizar  sistemas  automa%zados  de  clasificación,  
almacenaje  y  dispensación  (Kardex®)  

4-­‐  Realizar  clasificación  ABC  de  los  medicamentos  

 Técnica  ABC  
•  Es   un   sistema   de   clasificación   de   los   ar\culos  
con   objeto   de   realizar   un   seguimiento   más  
estrecho  de  las  existencias.  

GRUPO B GRUPO C
Medicamentos Medicamentos poco
GRUPO A moderadamente importantes desde el
Medicamentos muy importantes desde el punto de vista económico
importantes desde punto de vista
el punto de vista económico
económico
 Clasificación  ABC  
•  GRUPO  A:  
 Sus  existencias  representan  un  %  pequeño  
respecto  al  total  de  medicamentos  pero  
suponen  la  mayor  parte  del  gasto  (70%-­‐80%)  
•  GRUPO  C:  
 Representan  un  alto  %  en  unidades  csicas  
respecto  al  total  (70%-­‐80%)  pero  suponen  
muy  poco  gasto  (10%-­‐15%)  
 
 Clasificación  ABC  
(Diagrama  de  Pare\o)  
%  gasto  
100    
   85  
 
   70  

A   B   C  
%  arUculos  
15  30      100    
 Clasificación  ABC  
•  El  grupo  A  requiere  una  especial  vigilancia,  
seguimiento  y  control,  porque  el  coste  de  
almacenaje  es  muy  alto.  Su  inventario  deberá  
realizarse  con  más  frecuencia  que  en  el  resto  
de  los  grupos.  
•  El  grupo  C  es  lo  contrario,  porque  no  %ene  
una  incidencia  importante  sobre  el  valor  total  
del  stock.  
 ÍNDICE  
•  Ges4ón  de  stocks  
–  Obje%vos  
–  Factores  
–  Costes  
–  Técnicas  
•  Stocks  
–  Definición  
–  Tipos  
•  Aprovisionamiento  
•  Control  de  calidad  
 DEFINICIÓN  DE  STOCK  
•  Conjunto  de  ar\culos  acumulados  en  espera  
de  su  u%lización  más  o  menos  próxima.  Son  
las  existencias  de  un  determinado  producto  
que  permite  abastecer  a  los  usuarios.  
•  Nivel  de  stock:  can%dad  de  existencias  de  un  
medicamento  almacenado  en  un  momento  
dado.  
Nivel  de  stock  
 Nivel  de  stock  
Unidades de
medicamento

Tiempo
Aprovisionamiento
 TIPOS  DE  STOCK  
Criterio  funcional   Criterio  opera4vo  
•  Stock  ac%vo   •  Stock  óp%mo  
•  Stocks  máximo  y   •  Stock  cero  
mínimo   •  Stock  csico  
•  Stock  de  seguridad   •  Stock  neto  
•  Stock  de  alerta   •  Stock  disponible  
•  Stock  estacional  
•  Stock  sobrante  
 Stock  ac4vo  
 -­‐  Es  denominado  también  stock  opera4vo.    
 -­‐  Sirve  para  atender  la  demanda  normal  del  
proceso  asistencial.  

Unidades

Stock activo

Tiempo
 Stocks  máximo  y  mínimo  
 -­‐  Stock  máximo:  límite  superior  de  las  existencias.  
 -­‐  Stock  mínimo:  límite  inferior.  

Existen  aplicaciones  informá%cas  que  

establecen  para  cada  ar\culo  su  stock  máximo  
y  mínimo,  basándose  en  su  consumo.  
Estos  valores  se  van  actualizando  
periódicamente.  
 Stock  de  seguridad  
•  Es  un  volumen  de  existencias  que  tenemos  en  el  
almacén  por  encima  de  lo  que  normalmente  
vamos  a  necesitar,  para  hacer  frente  a  las  
demandas  inesperadas  y  retrasos  imprevistos  
en  las  entregas  de  los  proveedores.    
•  Funciona  como  un  «colchón»  complementario  
al  stock  opera%vo.  Ayuda  a  evitar  las  roturas  de  
stock.  
 Stock  de  seguridad  
•  La  can%dad  de  este  stock  dependerá:  
•  Variabilidad  de  la  demanda  
•  Variabilidad  en  el  plazo  de  entrega  
•  Riesgo  que  estemos  dispuestos  a  admi%r  en  
caso  de  encontrarnos  sin  existencias      

Unidades

Stock de seguridad

Tiempo
 Stock  de  seguridad  
¿Cómo  se  calcula?  Varias  formas:  
Consumo  máximo  mensual  x  nº  de  días  plazo  de  seguridad  
a)
30  días  

b) Stock  de  seguridad    =  (Pme  -­‐  Pe)  x  Dm  

Pme=  Plazo  máximo  de  entrega  en  días  
Pe  =  Plazo  de  entrega  
Dm    =  Demanda  media  anual  de  ar\culo  
 
 Stock  de  alerta  
•  Es  una  can%dad  de  existencias  situada  entre  el  
stock  máximo  y  el  mínimo,  necesarias  para  
hacer  frente  a  la  demanda  durante  el  período  de  
reposición.  
•  Cuando  las  existencias  alcanzan  este  volumen  
de  stock,  se  ha  de  realizar  un  nuevo  pedido.  
•  Por  tanto,  el  stock  de  alerta  nos  indica  el  punto  
de  pedido.  
 Stock  de  alerta/punto  de  pedido  
•  ¿Cómo  calcularlo?  
Stock  de  seguridad    
+    
(Consumo  medio  diario  x  Días  obtención  pedido)  

Consumo previsto
durante el período
de entrega del
producto

P.p.  =  Stock  de  seguridad  +  Consumo  previsto  durante  la  entrega    

 Stock  de  alerta/punto  de  pedido  
Existencias
Stock
máximo

Stock de
alerta
Stock
mínimo

Tiempo
pedido
recepción
 Stock  estacional  
•  Se  crea  para  hacer  frente  a  un  aumento  
esperado  del  consumo  por  cambio  de  estación  
o  temporada.  Aunque  %ene  cierto  carácter  
comercial,  existen  medicamentos  con  un  
consumo  estacional,  por  ejemplo:  
–  Broncodilatadores  en  primavera  
–  Palivizumab  para  la  prevención  del  VRS  en  recién  
nacidos  
–  An%virales  en  período  gripal  
 Stock  sobrante  
•  Son  existencias  de  medicamentos  con  las  que  
no  se  contaba  al  inicio  de  la  ges%ón.  Aparecen  
por:  
   ■ Errores  en  la  emisión  del  pedido  ó  en  su  
 transporte.  
   ■ Devoluciones  a  proveedor  no  admi%das.  
   ■ Devoluciones  de  planta  porque  no  se  
 u%liza  (por  cambio  de  tratamiento,  por  
 alta  o  exitus)  
   ■ Devoluciones  de  pacientes  externos.  
TIPOS  DE  STOCK  –  Criterio  opera4vo  
1)  Stock  óp4mo  
•  Es  el  que  compa%biliza  una  adecuada  atención  a  la  demanda  y  
una   rentabilidad   maximizada   teniendo   en   cuenta   los   costes  
de  almacenaje.  

2)  Stock  cero  
•  Consiste  en  trabajar  bajo  demanda,  es  decir,  sólo  se  compra  
el   medicamento   cuando   se   necesita   para   atender   a   un  
paciente  concreto.  
•  En   los   Servicios   de   Farmacia   se   emplea   para   pe%ciones  
especiales   de   medicamentos   rela%vamente   costosos,   no  
incluidos  en  la  GFT.  
TIPOS  DE  STOCK  –  Criterio  opera4vo  
3)  Stock  jsico:  Es  la  can%dad  de  ar\culo  disponible  
en  un  momento  determinado  en  el  almacén.  Nunca  
puede  ser  nega%vo.  
4)  Stock  neto:  Es  el  stock  csico  menos  la  demanda  no  
sa%sfecha.  Esta  can%dad  sí  puede  ser  nega%va.  
5)  Stock  disponible:  Es  el  stock  csico,  más  los  
pedidos  en  curso  del  ar\culo  a  los  proveedores,  
menos  la  demanda  insa%sfecha.    
 Caso  prác4co  
•  Disponemos   en   el   almacén   del   Servicio   de  
Farmacia   de   100   unidades   de   Meronem®1   g,  
pero   recibimos   un   pedido   de   planta   de   120  
unidades.  Para  corregir  la  demanda  insa%sfecha  
de   esas   20   unidades   hacemos   un   pedido   al  
laboratorio  de  50.  

¿Cuál es el stock físico? 100 unidades

¿Cuál es el stock neto? 100 – 120 = -20 unidades
¿Cuál es el stock disponible? 100 + 50 – 20 = 130 unidades
 ÍNDICE  
•  Ges4ón  de  stocks  
–  Obje%vos  
–  Factores  
–  Costes  
–  Técnicas  
•  Stocks  
–  Definición  
–  Tipos  
•  Aprovisionamiento  
•  Control  de  calidad  
 APROVISIONAMIENTO  
•  Consiste  en  adquirir  y  poner  a  disposición  del  
hospital   los   medicamentos   necesarios   para   la  
a c % v i d a d   d i a r i a ,   g a r a n % z a n d o   e l  
abastecimiento   de   las   can%dades   requeridas  
en  término  de  %empo,  calidad  y  precio.  
 APROVISIONAMIENTO  -­‐  Factores  
¿Cuándo?  ¿Cuánto?  

n  La  importancia  terapéu%ca  del  medicamento  

n  La  frecuencia  de  u%lización  
n  El  volumen  csico  que  ocupa  en  el  almacén  
n  El  precio  unitario  del  medicamento  
n  La  es%mación  del  consumo  
n  Los  costes  de  la  ges%ón  del  pedido  
APROVISIONAMIENTO  -­‐  ¿Cuándo  pedir?  
•  MODELOS  DETERMINISTAS  DE  GESTIÓN  DE  
STOCKS:  

1- Por períodos
fijos
2- Por punto de
pedido
 1-­‐  Aprovisionamiento  por  
periodos  fijos  
•  Se  realiza  mediante  un  calendario  fijo  (por  
ejemplo,  todos  los  primeros  de  mes)  
•  La  can%dad  de  pedido  puede  ser  fija  ó  variable:  
 a)  Pedido  de  can%dades  iguales  en  fechas  fijas  
 b)  Pedido  de  can%dades  variables  en  fechas  fijas  
a)  Pedido  de  can%dades  iguales  en  
fechas  fijas  
 

-­‐  El  periodo  de  reaprovisionamiento  es  fijo  

-­‐  La  can%dad  que  llega  al  almacén  siempre  es  la  misma  
-­‐  El  stock  medio  es  el  resultado  de  dividir  la  can%dad  de  pedido  
entre  2  
b)  Pedido  de  can%dades  variables  en  
fechas  fijas  
 
 2-­‐  Aprovisionamiento  por  punto  
de  pedido  
•  Consiste   en   pedir   cuando   se   alcanza   el   stock  
de  alerta  (el  punto  de  pedido)  
•  El   punto   de   pedido   es   el   nivel   de   existencias  
que  exige  la  realización  de  un  nuevo  pedido  a  
fin  de  sa%sfacer  las  necesidades  de  consumo.  
•  Las   aplicaciones   informá%cas   facilitan   el  
proceso.  
2-­‐  Aprovisionamiento  por  punto  
de  pedido  

P.p.  =  Stock  de  seguridad  +  Consumo  previsto  durante  la  entrega    

APROVISIONAMIENTO  -­‐  ¿Cuánto  pedir?  
El cálculo exacto de la cantidad
óptima de pedido requiere conocer:

•  Los consumos o la estimación de las

necesidades anuales.
•  El precio unitario de adquisición.
•  Los costes de financiación del
inventario inmovilizado.
•  Los costes de gestión del pedido.
APROVISIONAMIENTO  -­‐  ¿Cuánto  pedir?  
☻  Fórmula  de  Wilson:  
Permite   definir   la   can%dad   óp%ma   de   pedido   (Q*)   a  
par%r   del   coste   de   ges%ón   (a),   el   coste   de  
inmovilización   (T),   la   can%dad   anual   que   debe  
adquirirse  (S)  y  el  precio  unitario  (u).  
 
 
 
 
 
☻  Cálculos  sencillos  
APROVISIONAMIENTO  -­‐  ¿Cuánto  pedir?  
Can%dad  a  pedir  =  Stock  máximo  –  Stock  actual    

•  El cálculo de las cantidades a pedir de

cada artículo es una operación que
debe realizar la aplicación informática,
comparando el stock actual con los
stocks máximo y mínimo.
 ÍNDICE  
•  Ges4ón  de  stocks  
–  Obje%vos  
–  Factores  
–  Costes  
–  Técnicas  
•  Stocks  
–  Definición  
–  Tipos  
•  Aprovisionamiento  
•  Control  de  calidad  
 CONTROL  DE  CALIDAD    
DE  LA  GESTIÓN  DE  STOCKS  

►  Índice  de  rotación  del  stock  

►  Índice  de  cobertura  
►  Número  de  roturas  de  stock  
 ÍNDICE  DE  ROTACIÓN  DE  STOCK  
•  Expresa   el   grado   de   renovación   de   los  
medicamentos   almacenados   durante   un  
determinado  período  de  %empo    
•  Se   calcula   dividiendo   el   importe   del   consumo  
entre  el  importe  del  inventario.  

Consumo (€)
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Existencias (€)
 Consumo (€)
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Existencias (€)

EJEMPLO:  cálculo  del  índice  de  rotación  de  las  

existencias  totales  durante  1  mes  

Consumo:  4.300.000  €  
Existencias:  4.000.000  €   Índice  de  rotación  =  1,08  (108%)  

Consumo:  4.300.000  €   Índice  de  rotación  =  0,72  (72%)  

Existencias:  6.000.000  €  

Consumo:  5.500.000  €   Índice  de  rotación  =  1,38  (138%)  

Existencias:  4.000.000  €  
 ÍNDICE  DE  COBERTURA  
•  Calcula   el   %empo   (en   días)   que   el   stock  
disponible  es  capaz  de  cubrir  la  demanda.  
•  Se   calcula   dividiendo   las   existencias   entre   el  
consumo  mensual:  

ÍNDICE DE Existencias
= x 30 días
COBERTURA Consumo mensual

•  Este   índice   muestra   el   %empo   promedio   que  

tardan  las  existencias  en  agotarse.  
 Consumo (€)
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Existencias (€)

Existencias
ÍNDICE DE x 30 días
=
COBERTURA Consumo mensual

Consumo:  4.300.000  €   Índice  de  rotación  =  1,08  (108%)  

Existencias:  4.000.000  €   Índice  de  cobertura  =    28  días  

Consumo:  4.300.000  €   Índice  de  rotación  =  0,72  (72%)  

Existencias:  6.000.000  €   Índice  de  cobertura  =    42  días  

Consumo:  5.500.000  €   Índice  de  rotación  =  1,38  (138%)  

Existencias:  4.000.000  €   Índice  de  cobertura  =    20  días  
 Nº  DE  ROTURAS  DE  STOCK  
•  Se  produce  cuando  no  se  puede  hacer  frente  a  
la   demanda   de   un   medicamento   por   falta   de  
existencias  en  el  almacén.  
•  Lo  ideal  es  reducir  este  número  al  mínimo  
•  Supone  costes  adicionales  
•  Posibles   vías   u%lizadas   para   resolver   el  
problema:  
–  Pedido   al   laboratorio   farmacéu%co   fuera   del  
periodo  establecido.  
–  Préstamo  de  otro  hospital  
–  Pedido  a  un  proveedor  alterna%vo  
MUCHAS  GRACIAS  POR  
VUESTRA  ATENCIÓN