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Programa de Gestion Documental
Programa de Gestion Documental
CONTENIDO
1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
2. ALCANCE
3. PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO
4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD
4.1. NORMATIVOS
4.2. ECONOMICOS
4.3. ADMINISTRATIVOS
4.4. TECNOLOGICOS
5. GESTION DEL CAMBIO
6. PORCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
a. Planeación de la Gestión Documental
b. Producción Documental
c. Gestión Y Trámite Documental
d. Organización Documental
e. Transferencias Documentales
f. Disposición Final de los Documentos
g. Preservación a largo Plazo
h. Valoración Documental
VIVIANA RIOBAMBA MORA LUIS ÉDICSON MANCILLA CARLOS JOSE RUBIO RUIZ
NOMBRE:
FIRMA:
“Documento controlado del Sistema de Gestión de Calidad de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcángel. Su
Reproducción no es válida sin autorización”.
Código: AR35-PG-001
E.S.E HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL
Nit 846001620-0 Versión: 01
“Documento controlado del Sistema de Gestión de Calidad de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcángel. Su
Reproducción no es válida sin autorización”.
Código: AR35-PG-001
E.S.E HOSPITAL SAN GABRIEL ARCANGEL
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INTRODUCCIÓN
En el Programa de Gestión Documental PGD, se definen las diferentes estrategias y mecanismos en los
cuales se describen los procedimientos, instructivos y herramientas diseñados para la implementación
del sistema Interno de Gestión Documental y Archivos por la Empresa Social del Estado Hospital san
Gabriel Arcángel. Por otro lado se establecen los programas que enmarcan las buenas prácticas en materia
de Gestión Documental en la institución.
En cumplimiento a la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, la ESE Hospital San Gabriel Arcángel considera que los documentos son de vital
importancia para el desarrollo de la entidad y proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia
de la administración, además, son considerados como los principios de control de las necesidades
fundamentales del Sistema de Gestión de Calidad, la estandarización y la unificación de los conceptos a nivel
institucional y trazabilidad de la Gestión Documental.
“Documento controlado del Sistema de Gestión de Calidad de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcángel. Su
Reproducción no es válida sin autorización”.
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1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un programa de gestión documental que permita fortalecer la Gestión Documental, que ayudarán
a direccionar los procedimientos con lineamientos claros y precisos, de una forma concertada e integra a las
estructuras de planeación y control, garantizando la seguridad de la información, bajo un esquema integral,
sistémico y armonizado en cada uno de los procesos de la institución con base en las directrices del Archivo
General de la Nación.
2. ALCANCE
El Programa de Gestión Documental del Hospital San Gabriel Arcángel ESE, inicia desde la planeación y
valoración documental, la producción, recepción, direccionamiento y organización de documentos,
distribución, consulta, transferencia y disposición, y preservación; direccionado en cualquier soporte a corto,
mediano y largo plazo, el cual será articulado con la Planeación Estratégica y Operativa Institucional, la
Seguridad de la Información y el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Entidad.
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El programa de Gestión Documental de la ESE Hospital San Gabriel Arcángel, está dirigido a los usuarios
internos y externos de entidades estatales y a la ciudadanía en general.
4.1. NORMATIVOS
En cumplimiento a las disposiciones legales internas y externas, el Hospital aplica el marco normativo a los
documentos, lo cual define directrices para adoptarlos y socializarlos dentro de las acciones que se
reglamentan en todos los procesos de la Entidad.
4.2. ECONOMICOS
La asignación de los recursos será decisión de los directivos que aprueben los programas elaborados para
mejorar la calidad del proceso de Gestión Documental, este tema es vital para la ejecución de las actividades
y la consecución de los objetivos planteados en cada programa, la ejecución de las actividades y el logro de
las metas arrojará resultados de un proceso hecho con calidad.
Establecer anualmente las partidas presupuestales que se requieren para la armonización, operatividad,
mantenimiento y mejora del Programa de Gestión Documental. Teniendo en cuenta recurso humano,
tecnológico e infraestructura.
Incluir en el Plan Anual de compras los materiales de insumos, y las necesidades para la
implementación del Programa de Gestión Documental.
Incluir en el Plan Anual de Capacitación de la Entidad, los recursos necesarios para fortalecer los
funcionarios de la Entidad.
4.3. ADMINISTRATIVOS
La E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel, a través de la secretaria y el grupo de gestión de seguimiento,
dirigirá la implementación, actualización y seguimiento de los programas y actividades relacionados con la
recepción, clasificación, organización y envió de documentos, como también la administración del archivo. En
la adecuada implementación del Programa de Gestión Documental participaran todas las dependencias de la
entidad, según lo establecido en el acuerdo 042 de 2002 artículo 3, acuerdo 038 de 2002 artículos 1,2,3.
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4.4. TECNOLOGICOS
La ejecución de las etapas del PGD se realizara conjuntamente con todas las dependencias involucradas
para establecer las acciones necesarias para la implementación, integración y mejoramiento del Sistema de
Gestión Documental, para ello se articularan esfuerzos con la oficina de tecnologías de la información la
implementación de un sistema de información de Gestión documental, implica involucrar información,
personas, software y hardware de tal forma que se pueda transformar en una entidad más eficiente con cero
papel.
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Establecer los metadatos que se van a utilizar procesar y clasificar por medio de
METADATO
un ordenador la información institucional.
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El Propósito es establecer parámetros para la organización de los documentos tanto en el archivo de gestión
como en el central, de tal forma que se disponga de los documentos de una manera efectiva y se garantice su
conservación y custodia.
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7.5. Transferencias Documentales: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir
los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato
de generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
El Propósito es establecer parámetros para la transferencia de los documentos en cualquier tipo de soporte,
entre todos los niveles de archivo, es decir la transferencia primaria (de gestión a central) y la secundaria (de
central a histórico) de tal forma que se garantice la trazabilidad y conservación de la documentación.
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7.6. Disposición Final de los Documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del
archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con
lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.
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7.7. Preservación a largo Plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos
durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento.
El Propósito es establecer parámetros para la identificación y manejo de los documentos a preservar a largo
plazo en cualquier tipo de soporte, garantizando su confiabilidad y disponibilidad en su ciclo de vida.
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8.4. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos.
La asignación de los recursos será decisión de los directivos que aprueben los programas elaborados para
mejorar la calidad del proceso de Gestión Documental, este tema es vital para la ejecución de las actividades
y la consecución de los objetivos planteados en cada programa, la ejecución de las actividades y el logro de
las metas arrojara resultados de un proceso hecho con calidad.
La responsabilidad de la elaboración del Programa de Gestión Documental (PGD) de la ESE Hospital San
Gabriel Arcangel, corresponde al grupo de funcionarios que hacen parte del Comité de Archivo de la Entidad,
liderado por la por el área Administrativa, y miembros del comité, quienes deberán estar previamente
capacitados y con toda la información legal e institucional disponible, obteniendo una mejor definición de los
temas.
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Reproducción no es válida sin autorización”.
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• Es necesario seguir la integración entre los procesos, lo cual se logra a través de la administración,
proporcionar agilidad en la gestión y consulta de la información que custodia la Entidad.
• La Entidad debe manejar la sostenibilidad de la información Institucional • Mejoramiento de los Sistemas de
Información Institucional
• Establecer políticas que orienten los procedimientos establecidos de acuerdo a su ciclo de vida documental.
Se carece de políticas claras que permitan llevar a cabo una correcta implementación del programa,
los cuales deben contribuir al mejoramiento continuo del proceso y velar por que se realice:
Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de los
documentos, preservación a corto, mediano y largo plazo, con su respectiva valoración y
cumplimento, apoyados en las herramientas tecnológicas a través de las cuales se proporcione el
acceso a la información.
• Deben establecer políticas y reglamentos que permitan garantizar la conservación de la información y el uso
adecuado del patrimonio documental de la institución.
9.2. Fase de ejecución
Una vez aprobado el Programa de Gestión Documental (PGD) por el Comité Interno de Archivo de la
Institucional se pondrá en marcha su ejecución desarrollando las siguientes actividades:
Divulgación del Programa de Gestión Documental y su metodología de implementación por los
diferentes medios de información Institucional.
Capacitación y sensibilización a los funcionarios de los diferentes procesos.
Implementación de estrategias que ayuden a minimizar el impacto de la resistencia al cambio.
Ejecución del cronograma de la implementación del Programa de Gestión Documental.
Divulgación de los procedimientos, formatos, anexos y documentos que ayuden a tener una mejor
comprensión de las actividades de gestión documental.
9.3. Fase de seguimiento
El seguimiento se realizará a través del cumplimiento de las actividades realizadas, y se efectuará teniendo
en cuenta el esquema de revisión, monitoreo y análisis permanente del Programa de Gestión Documental –
PGD, estará a cargo del grupo de trabajo del proceso de Gestión de Archivo.
9.4. Fase de mejora
En esta fase se desarrollarán actividades orientadas al mejoramiento continuo y a mitigar las observaciones y
hallazgos establecidos en las auditorías. Con el fin de lograr que se cumpla los requerimientos establecidos
en este Programa Documental, teniendo en cuenta los hallazgos detectados en la implementación y
posteriormente se ejecuten acciones correctivas y de mejora.
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Elaboración del banco terminológico interno, indicando las definiciones para una mejor comprensión
y asimilación.
Hacer seguimiento para verificar la efectividad del programa
10.2. El programa de normalización de formas y formularios electrónicos se ejecutará mediante dos
etapas:
10.2.1. Planeación e implementación: Se identificará todas las formas y formularios que utiliza la Institución.
Intervienen los procesos de calidad y tecnología.
10.2.2. Ejecución: Se ejecutará la implementación de las acciones y su respectivo seguimiento, modificación
o eliminación según lo establecido en el PGD. Intervienen: archivo y calidad.
10.3. Programas de documentos vitales o esenciales Definir las directrices para identificar, proteger,
garantizar la conservación y preservación de los documentos vitales de la institución, a través de la aplicación
de metodologías adecuadas para el tratamiento de cada tipo de soporte.
Actividades a realizar
Establecer métodos de protección, recuperación, almacenamiento, aseguramiento y preservación
para los documentos vitales como la Historia Clínica
Socializar y capacitar a los funcionarios.
Preservar la memoria institucional, los derechos legales y financieros de la Institución a través de la
identificación de documentos trascendentales
Identificar los documentos especiales que se encuentren en el archivo de gestión y central.
Realizar análisis y valoración de los documentos especiales encontrados.
Seguimiento y verificación de la ejecución.
El programa de documentos vitales como bien se ha dicho en su definición, sólo agrupa aquellos documentos
físicos y/o digitales que se han archivado como tal, esta actividad estará a cargo del proceso de Gestión de
Archivo y líder del proceso determinado, especificando las operaciones que deben continuar en caso de
presentarse una catástrofe natural o provocada.
10.4. Programa de gestión de documentos electrónicos
Propende por el diseño, implementación y las estrategias orientadas y gestionadas junto a los procesos que
nos da la Gestión Documental, con trámites e intercambio de las informaciones electrónicas del Archivo
Central.
• Cumpliendo los respectivos programas de las Tics – Tecnologías de la información y la comunicación.
Ampliando cobertura, a una solución de Gestión Documental del Hospital San Gabriel Arcángel E.S.E.
• Implementando más modelos para la Gestión de documentos electrónicos.
10.5. Plan institucional de capacitación
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El Programa de Gestión Documental debe estar articulado con las capacitaciones institucionales lideradas por
el proceso de talento humano, en la inducción y re inducción, de igual manera al momento de actualizar algún
registro, el proceso debe capacitar a todo el personal frente a las actualizaciones y realizar seguimiento y
control de su aplicación, los procesos deben unificar criterios con Talento Humano, para llevar a cabo la
capacitaciones de su competencia.
Métodos a realizar:
Capacitar a todos los funcionarios de los diferentes procesos de la institución sobre los lineamientos definidos
a la normalización del programa, de acuerdo a los formatos y formularios electrónicos, apoyados con el
proceso de Sistemas en cuanto a la formulación de la impresión, digitalización, incluyendo la metodología de
los documentos vitales y los programas de Auditorías y Control, como así mismo los beneficios hacia la
Institución.
Actividades:
Capacitar a todos los funcionarios de la ESE Hospital San Gabriel Arcángel, teniendo en cuenta los
requerimientos del método.
Identificar las necesidades de capacitación en cada uno de los procesos de la Institución.
Crear conciencia de la importancia de la implementación de los procesos y procedimientos
adelantados frente a la adopción del Programa de Gestión Documental.
Crear cultura de cero papeles.
Se realizará el cronograma de capacitaciones institucional generalizadas por la oficina de Talento Humano,
como así mismo el proceso de gestión de archivo liderará las capacitaciones a desarrollar a los funcionarios
sobre los programas específicos determinados por la Institución según lo establecido en el plan de
capacitación anual de gestión documental.
10.6. Programas de auditorías y control
Garantizar el seguimiento, medición, evaluación y control del Programa de Gestión Documental - PGD, con el
fin de contribuir a la mejora continua del mismo.
Actividades a realizar
Determinar la aplicación de la política de Gestión Documental.
Identificar aspectos por mejorar con el fin de aplicar acciones correctivas y preventivas.
Desarrollar acciones de mejora continua, con el fin de asegurar la calidad de los procesos
archivísticos de la Institución.
Articular el programa de gestión documental con los lineamientos del proceso de auditoría interna de
la institución.
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10.6.1. Metodología
En el Plan de Auditorías de Calidad y Control Interno se incluirá el seguimiento a la implementación del
Programa de Gestión Documental y a su correcta aplicación en cada uno de los archivos (archivo de gestión y
central). Esto permitirá aplicar acciones preventivas, correctivas o de mejora de acuerdo a las aplicaciones de
las dichas actividades para realizar anteriormente. Es necesario realizar este tipo de auditorías de inspección
mínima una vez al año.
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que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos
594 de 2000 y,
ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de
unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con
fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización,
preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la
oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del
archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5
de la ley 734 de 2002 para todo servidor público
ACUERDO 038 de 2002
Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de
Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos, al desvincularse de
las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello
implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestión
pública.
Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor
público el de "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos".
Que el numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los
servidores públicos "Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o
documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones".
Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, "el
Documento Público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención"; y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, "la documentación de la
administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus
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recursos informativos". Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no
podrá retirar de la entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el
patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de
la Ley 594 de 2000.
Que el Código Penal dentro del Título IX de "Delitos contra la Fe Pública", artículo 292 establece las
sanciones para hechos de destrucción, supresión u ocultamiento de documento público.
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación,
organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus
funciones.
ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su
cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados
para garantizar la continuidad de la gestión pública.
ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el articulo
anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se
diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales
2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se
exceptúa lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de
conservación.
ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial
las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO
Que para la adecuada: prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia
de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas
que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar
políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta
el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.
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Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.
Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que
busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la
competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la
información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre
otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario
normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir
con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los
siguientes conceptos así:
ARTICULO TERCERO:
Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la
unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación,
integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus
sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus
necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada
sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado
y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
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comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo
electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de
procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino
interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto
cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los
procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la
actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto
orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada
año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar
constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de
correspondencia.
ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos
administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de
llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no
se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén
debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la
dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter
oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un
adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o
automatizados.
ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia,
elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la
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Reproducción no es válida sin autorización”.
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recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios
de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ARTICULO NOVENO: Conservación documental: Las entidades son responsables por la
adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión
documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la
permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales. " Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas),
características dimensionales, físicas y magnéticas".
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento
de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a
8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo:
requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad
química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no
transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones
de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles,
cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán
adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de
almacenamiento y formatos de grabación de la información.
ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el
destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación
del mismo.
PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina
de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones
oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el
original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento,
teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la
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En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité
Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares.
Artículo 16. Funciones del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo en las
entidades territoriales tendrá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas
al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado para su registro.
4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el
Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.
5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las
acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos
electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de
la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes
riesgos.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al
interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en
cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.
10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo
de sus funciones y procesos.
12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente al impacto de este
sobre la gestión documental y de información.
13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas
relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.
14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos
e información, tanto en formato físico como electrónico.
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15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la
gestión documental de la entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y
determinaciones tomadas.
17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración
documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión
documental.
La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el
desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental.
Parágrafo. Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías,
gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio.
Artículo 21. Evaluación de Documentos de Archivo. La Evaluación de Documentos de Archivo
deberá ser realizada por la Oficina de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo
con lo establecido en la Ley 594 de 2000.
El Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de aprobar el resultado del
proceso de valoración de los documentos de archivo, a partir de agrupaciones documentales en
series y sub-series, sean estos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental
o las tablas de valoración documental.
Corresponde a los Consejos Territoriales de Archivo llevar a cabo la evaluación de documentos de
archivo que sean comunes para todas las entidades públicas de su respectiva jurisdicción, o un
sector de este, de conformidad con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
Artículo 24. Inventarios de documentos Es responsabilidad de las entidades del Estado a través
del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del
Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo
que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o
culminen las obligaciones contractuales, De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de
control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.
Parágrafo. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor
público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los
documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información,
medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.
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Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Banco terminológico: Es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta
que facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una buena
comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad con
fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de
documentos y a las series y subsidies respectivas y que debe responder al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en
cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los
Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el valor
secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen
funciones públicas la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
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Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con
su intervención.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Expediente Electrónico: es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo
trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se
encuentran vinculados entre si para ser archivados
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos o tipos
documentales generado orgánica y funcionalmente por un área productora en la resolución de un
mismo asunto.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente,
independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha
más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.
Firma electrónica: es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde
una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico
valido.
Foliación: operación incluida en las actividades de ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios o documentos de cada unidad documental de 1 a 200 folios sin
sobrepasar este número.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Historia laboral: Expediente de carácter administrativo que compila toda la información relevante de
un determinado servidor público en la entidad.
Hoja de control: Instrumento de control que contiene el registro de los ingresos documentales al
expediente y que sirve de prueba legal para conocer su contenido.
Índice electrónico: Constituye un objeto digital donde se establecen e identifica los documentos
electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición
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de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la
recuperación del mismo.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Se realiza en el formato único de
Inventario Documental (FUID). La normatividad sobre transparencia lo denomina inventario de
activos.
Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.
Metadatos: son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un
grupo de datos, llamado recurso. El concepto de metadatos es análogo al uso para localizar objetos
en vez de datos.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas
imágenes en película de alta resolución. Muestreo:
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias
dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Ordenación física: Operación que se refleja en las unidades documentales es la organización
secuencial establecida por la lista de documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Plan Institucional de Archivo - PINAR: Es un instrumento de planeación para la labor archivística,
que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión
Documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la normatividad.
Principio de orden original: Se define como la ubicación física de los documentos dentro de un
expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron o produjeron o tramitaron, con
miras a solucionar un asunto determinado.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual
se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.
Procedimiento: Instrumento de trabajo necesario para normalizar y precisar las instrucciones
aplicables en la organización de las carpetas y expedientes producidos en las entidades.
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Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la
memoria de una comunidad.
Valor jurídico: Aquellos del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el
derecho común.
Valor legal: Aquellos que tiene los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor testimonial: Aquellos que se reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo
productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de
actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
ciclo vital.
Ventanilla única de correspondencia: gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios
de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales según el acuerdo 060 de
2001 emanado del AGN.
BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de gestión
documental. Bogotá D.C.: 2005
MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2578 de2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional
de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se
dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”.
MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado”
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ANEXOS
Se anexan Política De Gestión Documental:
Política De Gestión Documental AR35-PG-001-P-001
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