PLAN DE CONTINGENCIA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PORKCOLOMBIA – FNP
ANEXO 1

En atención al estado de emergencia económica y social decretado por el

Presidente de la República, y en cumplimiento de los deberes legales y constitucionales en
aras de brindar un apoyo a la sociedad, la presidencia
ejecutiva de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE PORCICULTORES
-PORKCOLOMBIA-FNP- Dando alcance al plan de contingencia que se viene practicando
desde el martes, informamos a los trámites documentales que se mencionan a continuación:

1. Informes de viaje

Para darle continuidad a esta actividad seguiremos los siguientes pasos:

a. Los informes los recibirá el área de archivo vía correo electrónico

b. Se le asignará fecha de radicación y consecutivo en la matriz procesos
presupuestales- informes de viaje
c. Se hará registro en la matriz procesos presupuestales- informes de viaje que se
encuentra en Drive
d. Se enviará correo electrónico a presupuesto informando el registro de los informes.
e. Estos a su vez se mantendrán en la carpeta ubicada en la siguiente ruta de la carpeta
pública que se encuentra en el servidor:
 A:\Presupuesto\01. Archivo
f. Este será guardado en la carpeta del área a la que corresponde.
g. En presupuesto se hará la revisión y registros correspondientes.
h. Presupuesto informará a archivo por correo electrónico la revisión de los mismos.
i. Archivo socializará los informes con los directores de cada área según corresponda.

2. Revisión legalizaciones y reembolsos

De esta actividad se llevará registro en la matriz de procesos presupuestales-Reembolsos y

legalizaciones, que se encuentra ubicada en drive, con el objetivo de poder verificar en
tiempo real la trazabilidad de cada documento entregado, siguiendo los siguientes pasos:

a. Se indicará a que contabilidad pertenece. (Asociación o fondo)

b. El asistente de cada área diligenciará la información contenida según el caso.
c. Posterior a la recopilación de documentos soporte, los documentos deberán contar
con la aprobación de los directores o subdirectores de área.

Calle 37 # 16 – 52 Bogotá – Colombia PBX: (57 + 1) 248 67 77

Correo: contacto@porkcolombia.co
www.miporkcolombia.co
Calle 37 # 16 – 52 Bogotá – Colombia PBX: (57 + 1) 248 67 77
Correo:
www.porkcolombia.co

d. Cada reembolso o legalización deberá ser guardada en 1 solo archivo, es decir los
soportes junto con el formato deberán estar en un solo archivo, en formato PDF.
e. El archivo generado deberá titularse con la fecha y nombre del funcionario, por
ejemplo: “27032020 Liliana Galindo.pdf”
f. Los archivos en PDF se manejaran en carpeta pública del servidor, en la siguiente
ruta:
 A:\Presupuesto\02. Reembolsos y legalizaciones
g. Estos serán guardados en la carpeta del área a la que corresponde.
h. En presupuesto se hará la revisión y registros correspondientes
i. Se informará por medio de correo electrónico a las áreas la revisión de los mismos o
en caso de existir anomalías serán registradas hasta que dichas observaciones sean
subsanadas.
j. Posteriormente la Subdirección Administrativa escalará un consolidado diario para
Vo. Bo. Por parte de la Vicepresidencia ejecutiva.
k. Tesorería hará verificación del cumplimiento de este proceso para hacer la
radicación del documento correspondiente y así poder dar trámite para el pago.

3. Disponibilidad Presupuestal

En este caso se llevará registro en la matriz de procesos presupuestales-Disponibilidad

presupuestal, ubicada en drive para poder verificar en tiempo real la trazabilidad de cada
documento entregado, siguiendo los siguientes pasos:

a. Se indicará a que contabilidad pertenece. (Asociación o fondo)

b. El asistente o persona designada de cada área diligenciará la información contenida
según el caso.
c. Los documentos deberán contar con la aprobación de los directores o subdirectores
de área.

d. Cada disponibilidad presupuestal deberá ser guardada en 1 solo archivo, es decir los
soportes junto con el formato deberá estar en un solo archivo tipo PDF.
e. El archivo generado deberá titularse con la fecha y nombre del tercero, por ejemplo:
“27032020 Hotel estelar.pdf”
f. Los archivos en PDF se manejaran en carpeta pública del servidor, en la siguiente
ruta:
 A:\Presupuesto\03. Disponibilidad presupuestal
g. Estos serán guardados en la carpeta del área a la que corresponde.
h. El área jurídica hará la revisión de la documentación y dará visto bueno de los
soportes entregados.

Calle 37 # 16 – 52 Bogotá – Colombia PBX: (57 + 1) 248 67 77

Correo: contacto@porkcolombia.co
www.miporkcolombia.co
Calle 37 # 16 – 52 Bogotá – Colombia PBX: (57 + 1) 248 67 77
Correo:
www.porkcolombia.co

i. Posteriormente presupuesto hará la revisión y registros correspondientes, los cuales

serán diligenciados en la matriz de procesos presupuestales-disponibilidad
presupuestal.
j. Se informará por medio de correo electrónico la revisión de los mismos o en caso de
existir anomalías serán registradas hasta que dichas observaciones sean subsanadas
k. Se asignará la suspensión y se hará devolución al área correspondiente.
l. Posteriormente la Subdirección Administrativa escalará un consolidado diario para
Vo. Bo. Por parte de la Vicepresidencia ejecutiva.
m. Tesorería hará verificación del cumplimiento de este proceso para hacer la
radicación del documento correspondiente y así poder dar trámite para el pago.

Cordialmente,

Diego Hernández Donado

Subdirector de Gestión Administrativa
Porkcolombia

Calle 37 # 16 – 52 Bogotá – Colombia PBX: (57 + 1) 248 67 77

Correo: contacto@porkcolombia.co
www.miporkcolombia.co