DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN PRESUPESTARIO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

MODULO DE ADQUISICIÓN DE BIENES

PROPÓSITO

Establecer los lineamientos para realizar las adquisiciones de bienes y servicios de la Universidad
Tecnológica de Panamá y asegurar que cumpla con las especificaciones requeridas por la unidad
solicitante, para cubrir las necesidades de la institución.

ALCANCE

El procedimiento es aplicable para la adquisiciones solicitadas por la institución, desde la

elaboración de la requisición,reservas de las partidas, asignación de orden de compra hasta la
recepción y entrega en la unidad, incluyendo los pagos a los proveedores.

DEFICIONES Y TERMINOLOGIA

UNIDAD SOLICITANTE: Se le denomina así, a las direcciones y departamentos

que conforma la Universidad Tecnológica de Panamá.

REQUISICIÓN: Formato mediante el cual la unidad solicitante, solicita

artículos de consumo o servicio.

COTIZACIÓN: Condiciones de ventas ofrecidas por un proveedor.

PROVEEDOR: Organización o persona que suministra artículos de

consumo o servicio.

ORDEN DE COMPRA: Documento que especifica la aceptación por parte de la

Institución el (los) artículos, bienes o servicios y las
condiciones ofrecidas por un proveedor en su
cotización.

RECEPCIÓN: Acción de verificar características y cantidades de los

artículo especificado en la orden de compra, cotejando
con la factura del proveedor previo a la entrega física.

FACTURA: Documento fiscal con datos de identificación del

proveedor, donde especifica el (los) artículos
proporcionados a la Institución.

GESTIÓN DE COBRO Son todas las actuaciones adelantadas por el

funcionario competente para obtener el pago de las
obligaciones tributarias en mora.

ORDEN DE PAGO: Documento que establece la ejecución de un pago o una

ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE SISTEMA

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

transferencia.

CHEQUE: Documento de mandato escrito de pago que permite a

la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de
dinero que estipula en documento y que debe estar
disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide.

MATERIALES: Formato mediante el cual la unidad solicitante, solicita

artículos de consumo.

RESPONSABLE

Unidades de las Institución

Vicerrectoria Administrativa
Dirección Administrativa
Dirección de Presupuesto
Departamento de Proveeduria y Compras
Departamento de Almacén General
Dirección de Finanzas
Control Fiscal
Comisión del Catalogo

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Comisión de Catalogo Elabora el catalogo de articulo de la Institución

1. Registra los bienes y servicios que serán adquiridos por la

institución al elaborar la requisición.

Unidad Solicitante Elabora requisición de bienes y servicios

1. Registran los bienes y servicios necesarios para la

operación de la área solicicitante, indicando claramente
las especificaciones del producto, cantidad y estimando
precios.

Dirección de Presupuesto Validad disponibilidad presupuestal

1. Verifica disponibilidad presupuestal según lo requisitado.

2. Si hay disponibilidad en la partida de la unidad solicitante,
la turna a la Dirección Administrativa para su autorización
y la enviá al Departamento de Proveeduria y Compras para

ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE SISTEMA

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

la adquisición de la misma.
3. Si no hay disponibilidad en las partidas de la unidad
solicitante, le notifica a la unidad solicitante para que
solicite una transferencia.

Departamento de Proveeduria y Compras Recibe requisición, cotiza, selecciona a

proveedor y confecciona la orden de compra.

1. Revisa la requisición verificando que el llenado de la

misma sea correcto.
2. Asigna la cotización a los oficiales de compras.
3. Establece la condiciones de compra con el proveedor con
el formato de la solicitud de cotización.
4. Genera el cuadro de cotización, para compara las
propuestas de los proveedores.
5. Selecciona al proveedor que sea la mejor opción en precio,
calidad y servicio.
6. Elabora y enviá órdenes de compra al proveedor.

Departamento de Almacén General Registra las factura de la adquisición

1. Revisa los artículo proporcionado por los proveedores.

2. Registra la factura de la adquisición de bienes y servicios
presentada por los proveedores.
3. Realiza el despacho a la unidad solicitante.

Dirección de Finanzas Elabora la orden de pago y cheque.

1. Registra la gestión de cobro presentada por el proveedor.

2. Elabora la orden de pago.
3. Confecciona el cheque que se entregara al proveedor por
el suministro de la adquisición de bienes y servicios.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES

Unidad Solicitante Elabora la solicitud de Materiales

1. Registran la solicitud de material para la operación de la

unidad solicitante, indicando claramente las
especificaciones del producto y cantidad .

Departamento de Almacén General Validad la disponibilidad del material de consumo

1. Verifica la disponibilidad del material de consumo en el

ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE SISTEMA

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

almacén.
2. Si existe la cantidad requerida, realiza el despacho.
3. Si no existe la cantidad requerida, se realiza un despacho
aproximado a lo solicitado.

ELABORADO POR: DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE SISTEMA