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ManualContratistas PDF
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DE CONTRATISTAS
Manual de Contratistas Código: GCA-M-001
Responsable
Versión: Elaboró: Revisó: Aprobó:
del Manual:
CONTENIDO
1. Objetivo
5
2. Alcance
5
Capítulo I - Disposiciones Generales
6
1.1 Cumplimiento Legal Laboral
6
1.2 Derechos Humanos 7
1.3 Autonomía
8
1.4 Subcontratación
8
1.5 Aspectos de talento humano a tener en cuenta
8
1.6 Canales de comunicación 9
1.7 Control de la administración de servicios contratados
9
Capítulo II: Seguridad y salud en el trabajo
10
2. Disposiciones enfocadas a la implementación del sistema
de gestión de Seguridad y salud en el trabajo para Colombia: 11
2.1 Requisitos del Plan de SST 11
2.1.1 Políticas 12
2.1.2 Cumplimiento legal de Seguridad y Salud en el Trabajo 12
2.1.3 Indicadores 13
2.1.4 Organización 13
2.1.5 Análisis de riesgos 15
2.1.6 Cronograma de actividades en SST 16
2.1.7 Inducción, capacitación y entrenamiento
17
2.1.8 Comunicaciones 18
2.1.9 Incidentes y emergencias
18
MANUAL DE CONTRATISTAS 4
CONTENIDO
1. Objetivo
Establecer un marco de actuación para los
proveedores, contratistas y Empresas de
Servicio Temporales, desde la preselección,
selección, adjudicación y ejecución del
servicio contratado, conforme a la
legislación de cada país y políticas
establecidas en aspectos de gestión
humana y administrativa, indicadas por
Celsia S.A. E.S.P. y sus empresas filiales.
2. Alcance
Este documento es aplicable a todos los
colaboradores de Celsia, proveedores,
contratistas, subcontratistas, Empresas de
Servicios Temporales, Consorcio y Unión
Temporal en adelante “EL CONTRATISTA”.
Aplica para todos los procesos de
contratación de servicios que se realicen
con Celsia S.A. E.S.P. y sus empresas
filiales, en adelante y para efectos del
presente documento, se denominarán
las “EMPRESAS”.
MANUAL DE CONTRATISTAS 6
1
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
El CONTRATISTA debe cumplir con las exigencias indicadas por las EMPRESAS en los pliegos
de contratación.
Los incumplimientos en materia legal laboral por parte del CONTRATISTA deben ser
reportados por los trabajadores a su empleador, o autoridad competente, Las EMPRESAS
cuentan con una línea de transparencia la cual puede ser utilizada por los trabajadores de los
CONTRATISTAS para reportar incumplimientos por parte del CONTRATISTA, cuando éste no
dé solución oportuna.
El CONTRATISTA extranjero para prestar servicio debe cumplir con las exigencias legales
emitidas por las entidades legales laborales y migratorias de cada país, contar con su
respectivo permiso de trabajo , póliza o documento soporte donde indique que, por ocasión
de trabajo en el exterior se cubre todos los riesgos laborales (Accidentes de Trabajo y
enfermedad laboral). El CONTRATISTA debe presentar el listado de las entidades prestadoras
de salud en caso de accidente en la ciudad donde presta el servicio.
Para actividades de alto riesgo debe cumplir con requisitos específicos exigidos por las
EMPRESAS y por las normas legales vigentes.
7 MANUAL DE CONTRATISTAS
El CONTRATISTA debe suscribir con los trabajadores que asigne para la prestación del
servicio, contratos laborales escritos, cuyas características, tipo y/o requisitos se encuentren
ajustados al objeto y condiciones pactadas en el contrato de prestación de servicios suscrito
con las EMPRESAS.
Mediante el código de conducta para proveedores, Celsia realiza la declaración formal de los
principios y valores que esperamos de nuestros proveedores y CONTRATISTAS; con el cual
demostramos nuestro compromiso con la total transparencia de nuestras actuaciones frente a
nuestros proveedores y, así mismo, guiamos nuestras relaciones comerciales dando cumplimiento
a los principios de Pacto Global de Nacional Unidas.
1.3 AUTONOMÍA
El CONTRATISTA debe demostrar capacidad, técnica, administrativa y financiera para
la prestación del servicio u obra contratada.
1.4 SUBCONTRATACIÓN
Las EMPRESAS establecen para la subcontratación las actividades que no son del objeto
principal del contrato. En todo caso, será obligación del CONTRATISTA garantizar que el
subcontratista no realice a su vez subcontrataciones.
La subcontratación de servicios por parte del CONTRATISTA debe ser solicitada en su oferta o
durante la ejecución del contrato de forma anticipada y aprobada previamente por las
EMPRESAS. Si es aprobada, el CONTRATISTA y subcontratista se obligan al cumplimiento de
todas las normas laborales vigentes del país donde se preste el servicio, al sistema de seguridad
social; y de gestión de seguridad y salud en el trabajo, frente a los trabajadores del subcontratista.
El CONTRATISTA debe tener definidos las descripciones o perfiles de los cargos con los
cuales va a prestar el servicio, identificando los requisitos legales, experiencia, educación y
competencias necesarias.
El CONTRATISTA debe asegurar que las inducciones sean realizadas oportunamente a sus
trabajadores, incluyendo las acordadas y requeridas para la efectiva ejecución del servicio
contratado, así mismo el CONTRATISTA podrá solicitar la participación de sus trabajadores en
programas de formación de las EMPRESAS, el CONTRATISTA convocará y garantizará la
asistencia de su personal a dichas formaciones.
9 MANUAL DE CONTRATISTAS
Informar situaciones de cualquier índole de las que tenga conocimiento que puedan
representar riesgo, afectando los intereses de las EMPRESAS.
Las EMPRESAS realizarán la interventoría a los servicios contratados según los procedimientos
establecidos por el equipo Abastecimiento de Las EMPRESAS.
Los servicios que para su desarrollo requieran la contratación de una firma externa responsable de
ejecutar la interventoría o la administración de servicios contratados, tendrá como responsabilidad
revisar: los criterios definidos en el capítulo III de este manual, el Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo de los CONTRATISTAS, los procedimientos de prevención y control de
riesgos que se desarrollarán durante la ejecución del servicio, el respectivo plan y cronograma,
revisiones en Campo y aquellas que las EMPRESAS le indiquen. La firma externa responsable de
ejecutar la interventoría o la administración de servicios contratados podrá ordenar cualquier
modificación, ajuste o medida adicional que considere conveniente o necesaria y el CONTRATISTA
procederá de conformidad.
2
CAPÍTULO II: SEGURIDAD
Y SALUD EN EL TRABAJO
Los CONTRATISTAS deben cumplir con las disposiciones legales en materia seguridad, y salud
ocupacional o salud en el trabajo, según aplique en cada país, teniendo en cuenta las
actualizaciones o aquellas que se modifiquen, sustituyan o deroguen.
En este aparte, se establecen los requerimientos de Seguridad y Salud en el Trabajo - SST para los
CONTRATISTAS y subcontratistas que presenten sus servicios dentro de las instalaciones de Las
EMPRESAS (oficinas, almacenes, centrales de generación, subestaciones, líneas de alta, media y
baja tensión) y en las instalaciones del cliente (P.E. proyectos fotovoltaicos y comercial) –, en
función de los tipos de riesgo de los servicios, con el objetivo de garantizar:
Todos los CONTRATISTAS deben ser proactivos realizando acciones bien planificadas y
necesarias para asegurar que sus trabajadores que se encuentren en sus instalaciones trabajen en
condiciones seguras y saludables.
El caso de que en este manual no se mencione alguna norma legal en el campo de la Seguridad y
Salud en el Trabajo, que le sea aplicable al CONTRATISTA en la en la prestación de un servicio
para Las EMPRESAS, no lo exime de su cumplimiento y que en cualquier momento le sea exigido.
11 MANUAL DE CONTRATISTAS
2. Disposiciones enfocadas
a la implementación del
sistema de gestión de
Seguridad y salud en el
trabajo para Colombia:
2.1 REQUISITOS DEL PLAN
DE SST
El CONTRATISTA cuyo servicio sea superior a 1 mes
y con actividades de alto riesgo debe presentar
antes del inicio un Plan de SST, el cual debe cumplir
con todos los requerimientos de Seguridad y Salud
en el Trabajo establecidos por Las EMPRESAS. Este
plan debe explicar cómo el CONTRATISTA pretende
gestionar la seguridad y debe abarcar como mínimo
los siguientes puntos:
2.1.1 Políticas
El CONTRATISTA debe contar con una política SST y asegurar que sea divulgada y aplicada
por todos sus empleados involucrados en el contrato. La participación activa de todos los
empleados debe ser evidente, buscando asegurar los objetivos y metas SST del contrato, a
través de controles y seguimiento.
El CONTRATISTA debe contar con una política para la prevención del consumo de alcohol,
tabaco y sustancias psicoactivas y asegurar que sea divulgada y aplicada por todos sus
empleados involucrados en el contrato.
El CONTRATISTA que para la prestación del servicio deba desplazarse en vehículo propio o
contratado debe contar con una política de seguridad vial.
El CONTRATISTA debe garantizar que se identifican los requisitos legales de SST aplicables a las
actividades a desarrollar en el marco del alcance del contrato suscrito con Las EMPRESAS.
Es responsabilidad del CONTRATISTA asegurar el cumplimiento de los requisitos legales SST que
le son aplicables a todos sus trabajadores y establecer mecanismos para el seguimiento y
verificación de su cumplimiento.
El CONTRATISTA debe comunicar la información pertinente sobre requisitos legales SST y de otra
índole a todos sus empleados y demás partes interesadas.
13 MANUAL DE CONTRATISTAS
2.1.3 Indicadores
Estos indicadores deben estar alineados con los de Las EMPRESAS, los cuales serán presentados
por el Administrador del contrato y quedarán en el acta de inicio del contrato.
El CONTRATISTA debe reportar los indicadores los 3 primeros días del mes en la herramienta de
gestión de contratistas –“Aliados”.
2.1.4 Organización
El contratista debe asignar un responsable con licencia en Seguridad y Salud en el trabajo para
que coordine y apoye las estrategias y acciones que se realicen con sus trabajadores en las
instalaciones de Las EMPRESAS de acuerdo con los riesgos de su actividad y a las
regulaciones pertinentes.
NO. DE PERSONAS
ACTIVIDADES OTRAS
DEL CONTRATISTA EN
DE ALTO RIESGO ACTIVIDADES
LA COMPAÑÍA
1 - 10 4 hr / sem
11 - 20 8 hr / sem
21 - 35 Acompañamiento 12 hr / sem
permanente durante
la ejecución de las
36 - 50 actividades 16 hr / sem
51 - 70 24 hr / sem
Más de 71 Permanente
15 MANUAL DE CONTRATISTAS
En caso que las actividades a realizar involucren agentes químicos, físicos o biológicos que
puedan afectar el medio de trabajo, el CONTRATISTA debe contar con los estudios de higiene
necesarios para las actividades, así como con su plan para controlarlos de manera segura.
El CONTRATISTA debe implementar acciones preventivas y de control para los riesgos SST
identificados y evaluados antes de dar inicio a los servicios contratados.si para el desarrollo del
servicio realiza actividades de alto riesgo y la duración del contrato es superior a 1 mes, debe
presentar su cronograma de actividades enfocado en la gestión de los principales riesgos
identificados en el servicio contratado.
Si el CONTRATISTA dentro del desarrollo del servicio no realiza actividades de alto riesgo y la
duración del contrato es superior a 1 mes, debe presentar su cronograma de actividades
general a desarrollar durante la ejecución del contrato.
Para los servicios que se ejecuten dentro de las instalaciones de las EMPRESAS y que el
contratista designe más de 10 trabajadores el CONTRATISTA debe contar con un plan
detallado de formación, el cual debe contener la mitigación de los riesgos identificados, la
evaluación de la eficacia de las sesiones de capacitación y contar con las evidencias de
cumplimiento del programa de capacitación.
2.1.8 Comunicaciones
Así mismo, el CONTRATISTA debe establecer los canales de comunicación específicos para el
proyecto y los dará a conocer a Las EMPRESAS.
Para el análisis de causas el CONTRATISTA debe utilizar la metodología determinada por Las
EMPRESAS, la cual se encuentra en el Anexo Metodología IAI.
Así mismo, debe presentar trimestralmente el informe de accidentes por riesgo eléctrico para
ser reportados a través del SUI a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
Formato reporte accidentes eléctricos – SUI, Ver lista de formatos.
El CONTRATISTA debe identificar los recursos que debe suministrar para la atención de
emergencias que puedan presentarse durante la prestación del servicio e incluirlos dentro
de la oferta.
19 MANUAL DE CONTRATISTAS
Cuando la prestación del servicio se realice con permanencia del personal del
CONTRATISTA en las instalaciones de Las EMPRESAS, los trabajadores del CONTRATISTA
deben participar de la brigada o grupo de atención de emergencias, y las actividades del
plan de emergencias; el CONTRATISTA debe asegurar las condiciones para que su personal
participe en estos equipos;
EL CONTRATISTA debe garantizar el servicio de traslado en ambulancia aérea para los casos
de salud que por su nivel de criticidad requieran una rápida atención médica y el servicio sea
en obras o proyectos de gran magnitud con actividades de alto riesgo, debe disponer en
cercanías al sitio de las obras de un helipuerto señalizado y ubicado de conformidad con la
regulación nacional vigente, aquellas que lo sustituya, modifique o derogue.
2.2.1 Documentación
El CONTRATISTA debe tener un sistema de control documental para asegurar los registros de la
gestión SST de acuerdo con el plan, los cuales deben estar actualizados, clasificados y archivados
para que puedan ser ubicados con facilidad.
Para los servicios contratados con actividades de alto riesgo, el CONTRATISTA debe cargar en la
herramienta de gestión de CONTRATISTAS- “Aliados”, los documentos solicitados por Las
EMPRESAS para la ejecución del contrato. Ver capitulo III punto 3.
Para los servicios contratados con actividades de alto riesgo, el CONTRATISTA debe cargar en la
herramienta de gestión de CONTRATISTAS - “Aliados”, la información actualizada de
certificaciones de equipos, herramientas y personal para la ejecución del contrato.
21 MANUAL DE CONTRATISTAS
Las actividades de monitoreo y verificación del desempeño del CONTRATISTA, por parte de
las EMPRESAS, incluye: cumplimiento del plan y del cronograma, inspecciones planeadas,
cumplimiento documental y seguimiento a los indicadores de accidentalidad.
Durante la ejecución del contrato, Las EMPRESAS harán seguimiento al desempeño del
CONTRATISTA en SST y sus resultados revisados en las reuniones de seguimiento
establecidas por el Administrador del contrato con el objetivo de hacer un análisis crítico,
comparando los resultados obtenidos con los objetivos y metas contractuales. La frecuencia
de las reuniones se pactará entre el CONTRATISTAS y el Administrador del contrato según la
criticidad de la ejecución del servicio.
PORCENTAJE DE
CRITERIO DE EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO
CUMPLIMIENTO
Los resultados del seguimiento serán comunicados al CONTRATISTA, para que éste elabore
un plan de acción, objeto de seguimiento por parte de Las EMPRESAS el cual consignará en la
herramienta de gestión de CONTRATISTAS – “Aliados”.
Este seguimiento será insumo para la evaluación de desempeño que establezca el proceso de
Abastecimiento estratégico de Las EMPRESAS.
MANUAL DE CONTRATISTAS 22
2.2.3.2 Penalidades
Todos los materiales excavados, desperdicios, basura, etc., deben eliminarse según la
normativa existente a un vertedero autorizado.
Los CONTRATISTAS asumirán, durante la ejecución de las actividades los tiempos necesarios
para mantener el área en orden y aseo; al igual que el tiempo solicitado por Las EMPRESAS
para realizar orden y aseo.
Todas las zonas de circulación deben mantenerse libres de materiales que obstaculicen el tránsito
de personal. En caso de requerirse herramientas y/o equipos, estos deben estar dispuestos en el
área en forma organizada, con el fin de evitar la ocurrencia de incidentes o accidentes; así mismo,
evitar obstaculizar hidrantes, extintores, camillas y salidas de emergencia.
El CONTRATISTA debe asegurar que el equipo de protección personal está de conformidad con
todas las leyes pertinentes, las normas y estándares técnicos aplicables.
Ningún trabajador del CONTRATISTA o sub-contratista podrá iniciar actividades sin los elementos
de protección personal o dotación de ropa y calzado de labor requeridos para la prestación del
servicio.
Las EMPRESAS no aceptarán que el CONTRATISTA utilice ropa marcada con un logo
diferente al de la razón social del CONTRATISTA.
El uso de camisa con manga larga es obligatorio para las actividades en sitio. La camisa debe
permanecer por dentro del pantalón y la manga abotonada.
El uso de accesorios como relojes, anillos, pulseras, aretes está prohibido en las actividades
en campo.
Las EMPRESAS indicarán al CONTRATISTA cuando sea requerido que su marca o imagen deba
reflejarse en la dotación del CONTRATISTA teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Actividades en los cuales se tiene interacción con grupos de interés como clientes,
comunidades, medios de comunicación, entre otros.
2.3.5 Señalización
En las áreas del proyecto deberán cumplir con la siguiente clasificación de acuerdo al tipo de
riesgo así:
Señal de
Prohibición:
NO NO
Señal que prohíbe
ENCENDER TRANSPORTAR
un comportamiento FUEGO PERSONAS
susceptible de
provocar un peligro.
Señal de
Advertencia: CAIDAS
CARGA
A DISTINTO
Señal que advierte un SUSPENDIDA
NIVEL
riesgo o un peligro.
Señal de
Obligación:
USE USE
Señal que obliga a GUANTES ARNES
un comportamiento
determinado.
Las áreas se delimitarán con conos y cinta en color amarilloy negro. En las subestaciones se hará
énfasis en las zonas energizadas delimitándolas con cinta en color rojo.
27 MANUAL DE CONTRATISTAS
3
CAPÍTULO III: REQUISITOS GENERALES
PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO
Calificación RUC
Aspectos Básicos:
Indicadores de Accidentalidad
(Índice de Frecuencia; índice de severidad; Cantidad de Mortales)
CLASIFI- TIEMPO
CLASE TIPO DE DE FRECUENCIA
DESCRIPCIÓN CONTRATO
CACIÓN EJECUCIÓN
Si hay
Certificado de Afiliación a salud Documento Habilitante Todos nuevos
Anexo
ingresos
Si hay
Certificado de Afiliación Documento Habilitante Todos nuevos
a Pensión Anexo
ingresos
Si hay
Certificado de Afiliación Documento Habilitante Todos nuevos
a ARL Anexo
ingresos
MANUAL DE CONTRATISTAS 30
CLASIFI- TIEMPO
CLASE TIPO DE DE FRECUENCIA
DESCRIPCIÓN CONTRATO
CACIÓN EJECUCIÓN
Cronograma de actividades en
Documento Actividades Superiores
SST especifico (Punto 2.1.6 del Obligatorio 1 vez
Anexo alto riego a 1 mes
manual de contratistas)
Cronograma de entrega
Documento Actividades Mayor a
de dotación de ropa y Obligatorio 1 vez
Anexo de alto riesgo 4 meses
calzado de labor
CLASIFI- TIEMPO
CLASE TIPO DE DE FRECUENCIA
DESCRIPCIÓN CONTRATO
CACIÓN EJECUCIÓN
Documento Mayores
Plan de Emergencias Obligatorio Todos 1 vez
Anexo a un mes
Actividades
Documento
Medevac Obligatorio de alto Todos 1 vez
Anexo
riesgo
Programa de Suministro de
herramientas, maquinaria y equipo Actividades
Documento Mayores
en buen estado, verificación Obligatorio de alto 1 vez
Anexo a un mes
periódica de su funcionamiento, riesgo
sustitución y mantenimiento
MANUAL DE CONTRATISTAS 32
CLASIFI- TIEMPO
CLASE TIPO DE DE FRECUENCIA
DESCRIPCIÓN CONTRATO
CACIÓN EJECUCIÓN
Informe mensual de
Documento Mayores Mensual y
cumplimiento del cronograma Obligatorio Todos
Anexo a un mes acumulado
especifico y soportes (o General)
33 MANUAL DE CONTRATISTAS
CLASIFI- TIEMPO
CLASE TIPO DE DE FRECUENCIA
DESCRIPCIÓN CONTRATO
CACIÓN EJECUCIÓN
Contratistas
Relación de casos de salud
Documento que reportaran Cuando se
pendiente de cerrar, al cierre Obligatorio Todos
Anexo algún evento presente
del contrato
de salud
Notificación de culminación
de relación laboral (Si el Documento Cuando se
Obligatorio Todos Todos
contratista decide culminarla Anexo presente
con su trabajador)
Lista de Anexos
Eléctrico en media y alta tensión (Actividades en
líneas, Línea viva)
Trabajo en Alturas
Espacios confinados
Manejo de explosivos
Inmersión
Poda en líneas
Manejo de Armas
Exposición a Radiación
Lista de Formatos
Formato reporte accidentes eléctricos - SUI
Glosario
ACTIVIDADES DE ALTO RIESGO:
Son todas las actividades que por su naturaleza o lugar donde
se realiza, implica la exposición o intensidad mayor a las
normalmente presentes en la actividad rutinaria las cuales
pueden causar accidentes laborales severos y en muchas
ocasiones, mortales.
ATS:
Análisis de tarea segura.
IAI:
Investigación y análisis de incidentes.
MEDEVAC:
Es un sistema de traslado de pacientes desde una ubicación
remota hasta un hospital especializado.
OHSAS 18001:
La norma OHSAS 18001 establece los requisitos mínimos de
las mejores prácticas en gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, destinados a permitir que una organización controle
sus riesgos para la SST y mejore su desempeño de la SST.
PLAN SST:
Modelo sistemático con el objeto de dirigir y encausar la gestión
en SST.
RUC:
Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Seguridad,
Salud en el Trabajo y Ambiente.
SG-SST:
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
SUBCONTRATACIÓN:
La subcontratación es el proceso por el cual el CONTRATISTA
recurre a terceros para desarrollar actividades por su cuenta y
riesgo de servicios que no son del objeto principal del contrato.
SUI:
Sistema único de información de servicios públicos.
SST:
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Control de cambios del documento