Contenido

PARTE I. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1 Planificación de eventos de marketing y comunicación..........3

1.1 Imagen y comunicación de la empresa...........................3
1.1.1 Mecenazgo, patrocinio y colaboración...................5
1.1.2 Consolidación de marcas y productos.....................5
1.2 Eventos en marketing y comunicación............................6
1.2.1 Ferias.......................................................................9
1.2.2 Actos promocionales.............................................10
1.2.3 Actos Institucionales.............................................10
1.2.4 Congresos..............................................................11
1.2.5 Recepciones..........................................................12
1.2.6 Ruedas de prensa y otros eventos........................13
1.3 Documentación interna de planificación......................16
1.3.1 Cronograma y organización del evento.................20
1.3.2 Planos, información práctica.................................21
1.3.3 Seguridad del evento............................................22
1.4 Atención especial autoridades......................................22
1.5 Comunicación de Eventos entre otros..........................23
1.5.1 Correspondencia...................................................24
1.5.2 Publicidad del evento............................................25
2 Gestión y contratación de espacios, medios y personas para
eventos.........................................................................................27
2.1 Selección y negociación de ofertas...............................27
2.1.1 Especificaciones del lugar, material, equipo
necesario30
2.1.2 Lugares de celebración:........................................30
2.1.3 Proveedores de servicios......................................31
2.2 Contratación de prestación de lugares o alquiler de
medios32
2.2.1 Contratación de servicios de logística y catering
para el evento.......................................................................33
2.2.2 Contratación de otros medios de apoyo al evento
(servicios puntales)...............................................................35
 2.3 Organización de recursos humanos y marteriales para el
desarrollo de eventos...............................................................36
2.3.1 Personal para el evento........................................37
2.4 Prácticas habituales en la organización y gestión de
eventos de marketing y comunicación.....................................38
3 Control y seguimiento de eventos de marketing y
comunicación................................................................................41
3.1 Supervisión y seguimiento de eventos..........................41
3.1.1 Control de participantes........................................43
3.2 Coordinación de recursos, proveedores: puntualidad,
protocolo, seguridad y coordinación de servicio técnico..........44
3.3 Repercusión en los medios y Dossier de prensa...........44
3.4 Calidad en los servicios de gestión de eventos.............51
3.4.1 Tratamiento de reclamaciones y quejas................53
3.4.2 Incidencias y actuaciones ante las desviaciones e
imprevistos...........................................................................54
3.5 Evaluación de los servicios requeridos por los eventos 55
3.5.1 Elaboración de informes de actos y eventos.........56
3.5.2 Indicadores de calidad de evento.........................57
3.5.3 Cuestionarios de satisfacción................................58
PARTE 2: REDES SOCIALES
Curso de Marketing y comunicación (redes sociales)

08/07/2020

1 PARTE 1 : ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1.1 Planificación de eventos de marketing y
comunicación

1.1.1 Imagen y comunicación de la empresa

Dos tipos de comunicación:

- Interna
- Externa

Comunicación interna: reservada a los empleados para la

cohesión y motivación del grupo. Debe de ser constante. Ojo: no
confundir información con comunicación. Para que haya
comunicación tiene que haber un dialogo (feed back).

Dos tipos de comunicación interna:

- Ascendente (desde abajo hasta arriba en el organigrama

de la empresa)
- Descendente (lo contrario)

Comunicación externa: va dirigida al público (clientes potenciales),

y a nuestros colaboradores externos.

El plan de comunicación externa comprende:

Todos estos puntos deben tener coherencia y estar
interrelacionados.

Público objetivo (target):

- Consumidores potenciales que forman el mercado. A ellos

va a ir dirigido gran parte de la campaña. Nuestro público
debe de conocer la empresa, sus productos, su lema, y las
características que la separan de otras empresas.
- Proveedores, distribuidores y colaboradores: también
deben de considerarse como clientes: nos eligen y
difunden nuestros servicios.
- La competencia: de ellas van a depender nuestras
estrategias de comunicación. No debemos copiar, sino
ofrecer garantías y servicios que ellas no proponen.
- Los posibles inversores, seguros, prestadores de servicios.
- Los posibles contrarios (seguros, empresas)
- Los medios de comunicación: la relación que tengamos
con ellos nos va a permitir una mayor o menor difusión de
nuestra actualidad.

Ejemplo de Plan de Comunicación:

- Conocer los objetivos de la empresa: qué información se

debe transmitir, en qué momento y a quien.
- Analizar los medios disponibles (ordenadores, conexión a
Internet, correo electrónico, tablones de anuncios,
revistas de empresa, buzón de sugerencias, circulares,
etc.)
- Evaluar el plan de comunicación anterior para detectar
sus aciertos y corregir sus fallos.
- Diseñar el plan, fijando los objetivos de la comunicación,
los medios a utilizar, los tiempos, las personas
encargadas de la comunicación, los destinatarios de la
misma, etc.
- Ejecución del plan diseñado.
- Control del nivel de funcionamiento del plan de
comunicación (retroalimentación).
La imagen corporativa (para la comunicación externa) se compone
de:

1.1.1.1 Mecenazgo, patrocinio y colaboración

Tanto el mecenazgo como el patrocinio y la colaboración son

aportaciones económicas pero:

- El mecenazgo se asocia con actividades relacionadas con

las artes y la cultura.
- El patrocinio es el aporte económico de una empresa a
una actividad ajena (en cambio de publicidad).
- La colaboración es una interacción en forma de material
o servicios.

1.1.1.2 Consolidación de marcas y productos

Marca: aquello que identifica a nuestro producto en el mercado,

produciéndose una identificación en la mente del consumidor.

Para introducir una marca en el mercador, hay que utilizar el

posicionamiento. Para ello, es necesario enfocar al público al que
nuestro producto está destinado (target), y las ventajas de
nuestro producto/servicio frente a otros.

Herramientas de posicionamiento de la marca en internet:

- Banner-branding: anuncio publicado en internet que

tiene por objeto crear o consolidar una imagen de marca,
sin que haga referencia en ningún producto en concreto.
No necesita necesariamente que el consumidor haga clic
para funcionar, una simple impresión es efectiva.
 - Anuncios pop-up (más eficaz que el banner).

1.1.2 Eventos en marketing y comunicación

Un evento tiene como fin:

- Establecer un vínculo de comunicación entre personas de

diferentes sectores.
- Cubrir las expectativas de los asistentes (intercambiar
conocimientos y contactos)
- Repercutir favorablemente en la imagen de la empresa

Plan de comunicación para la organización del evento:

Para promocionar nuestro evento: redes, webs, notas de prensa,

publicidad digital, etc., y patrocinio.

Para desarrollar el patrocinio podemos:

- Tener invitados ilustres y de referencia

- Realizar alguna entrega de premios
En la preparación del evento, después de realizar el estudio de
mercado, marcamos:

- La estrategia de comunicación: todo lo relacionado con

el evento (tipo, público, presupuesto, etc).
- Los objetivos
- El plan de medios: qué medios se utilizarán para
promocionar el evento?
- La retroalimentación del evento: evaluación según
objetivos y valoración de los asistentes

A tener en cuenta:

- Contar con un equipo de expertos en la materia

relacionada con el evento
- Siempre seguir lo presupuestado. Un evento es un
negocio y cada una de las partes debe salir beneficiada.
- Es necesario negociar con los agentes externos.

Fases de la organización del evento:

o INVESTIGACIÓN: obtener info de la empresa

(cuestionario, entrevistas, estudio de mercado)
Tras esta fase de investigación, lograremos los
objetivos/propósitos que queremos conseguir:

- Qué tipo de evento quiero organizar?

- Por cuánto (presupuesto)
- Cuándo?

o PLANIFICACIÓN: toma de decisiones

- Estrategia: qué queremos?

- Táctica: cómo lo vamos a lograr
- Operativa: quién lo hace?

Para ello necesitaremos:

- Un organigrama del evento: desde el máximo

responsable hasta el personal auxiliar, incluyendo los
nombres de sus departamentos.
- Un listado de las acciones pendiente de realizar
 Nómina de autoridades
 Contratación del lugar
 Elección de oradores y colaboradores
 Fijación de un cronograma (incluyendo
reuniones)
 Determinación y contratación de
servicios varios:
o Video-conferencia
o Turismo / hostelería
o Elementos auxiliares
(traducción simultánea,
videos, sonido,
 iluminación, filmación,
locución, seguridad,
coffee break, lunch,
eventos subsidiarios,
merchandising, tarjetas
de ID)
 Diseño de publicidad y aviso de medios
 Calendario de actividades
 Gestión de ventas
- Ejecución de las acciones pendientes, con controles
- Evaluar una vez concluido el evento.

1.1.2.1 Ferias
Certamen periódico en el que las empresas exponen sus
productos/servicios. En muchas ocasiones se presentan avances.

Pueden ser nacionales o internacionales.

Las ferias pueden ser para profesionales (reservadas a fabricantes

e distribuidores), o de puertas abiertas (cualquier consumidor
puede acudir).

Beneficios:

- Las ferias suelen ser muy eficaces para la venta (venta

cada 4,3 visitantes por venta).
- Son una gran ocasión para poner en común las
inquietudes sectoriales. Se suelen conseguir contactos y
volumen de negocio.
- Reforzar imagen de marca de la empresa (estamos aquí).
- Reforzar las relaciones públicas con los clientes.
- Conocer las nuevas tendencias del mercado.
- Captar clientes de la competencia
- Conocer nuevos colaboradores externos
- Crear oportunidades de exportación

Existen empresas dedicadas a la organización de ferias. Está

aconsejado contratarlas para poder centrarse en otros asuntos.

Principales tareas del organizador de la feria:

 - Plan de actuación durante todo el evento, nombrar
responsables y marcar los tiempos de ejecución
- Comprobar que no hayan ferias similares durante las
mismas fechas
- Determinar y seleccionar productos y servicios
- Determinar público objetivo y duración del evento
- Análisis para la determinación del presupuesto
- Comunicarse con expositores potenciales y reales
- Determinación de las dimensiones y ubicación de los
stands en el recinto
- Materiales a exponer, montaje y desmontaje, logística y
transporte
- Campaña de comunicación y de captación de visitantes.

1.1.2.2 Actos promocionales

Tienen como finalidad promocionar nuestra empresa: dar a
conocer la marca, los productos y servicios.

Hay que cuidar mucho la imagen que damos de la empresa y, por

ello, el trato a los invitados debe de ser incomparable.

En estos eventos es primordial la documentación corporativa y el

merchandising (folletos, catálogos, presentación de la empresa en
CD, obsequios)

1.1.2.3 Actos Institucionales

Tipología:

- Aniversario o acto conmemorativo interno

- Conferencia (cierto grado de complejidad o profundidad.
Suele dirigirse a un público sensibilizado.
- Charla (divulgación)
 - Disertación (académica)
- Cursillo (con varias sesiones cortas)
- Curso (sesiones pedagógicas)
- Taller (práctico)
- Seminario (actividades de carácter teórico)
- Coloquio
- Mesa Redonda
- Panel
- Foros
- Encuentro
- Simposio
- Congreso
- Ciclo
- Jornada

1.1.2.4 Congresos

RAE: reunión o conferencia, generalmente periódica, en que los

miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión,
colectivo, etc. Se reúnen para debatir cuestiones previamente
fijadas.

Empresas y profesionales de diferentes sectores utilizan los

congresos como herramientas de comunicación.

Características:

- Exposición de diversos temas

- Asistencia de profesionales con un interés en común
- Presentación de nuevas teorías
- Intercambio de opiniones

La duración es inferior a 5 días.

La finalidad del congreso varia, y debe ser marcada por los

organizadores.

El lugar puede ser fijo, o se puede abrir una convocatoria de

candidaturas (para ello los candidatos deberán presentar los
medios e infraestructuras disponibles, material, etc.)

Hay dos tipos de congresos:

- Ordinarios: anuales, bianuales

- Extraordinarios: cuando surge algo nuevo del que tratar
Suelen dividirse según estas categorías:

- Congreso científico
- Congreso académico
- Congreso cultural
- Congreso artístico
- Congreso tecnológico

Las diferentes finalidades son:

- Congreso social: busca mejorías para la sociedad

- Congreso privado: busca mejoras para un grupo en
particular
- Congreso general o mixto: combinación de los dos
anteriores

En relación con los congresos oficiales, organizados por

instituciones (sindicatos, ONGs, administraciones públicas,
pueden ser:

- Constituyentes: con finalidad de constituir algo nuevo

(normas, reglamentos, estatutos, línea política, elegir
candidato, celebrar asambleas generales)
- Reconstituyentes (Restituyen lo esencial del congreso
constituyente).

1.1.2.5 Recepciones

Las recepciones se organizan según se realicen en la tarde o en la

noche, y sean de carácter formal o informal. La formalidad se
indica en las invitaciones:

- Chaqué: actos durante el día

- “Corbata blanca” o frac (para banquetes)
- “Corbata negra” o smoking (para comidas o actos
sociales nocturnos)
- Traje de calle (debe vestirse de oscuro y se usa para
recepciones o cocteles)

Debe preverse:

- Recibir y acompañar a los invitados

- Organizar el estacionamiento de vehículos con
antelación
- Realizar un listado de asistentes para controlar las
invitaciones
En caso de organizar una comida:

- Los anfitriones ocupan las cabeceras de la mesa

- La cabecera puede cederse en caso de que la finalidad
del evento sea homenajear a alguien.

También se llama recepción el acto previo a un banquete, con una

duración de aprox. 1 hora, y en los que se sirven aperitivos y
canapés. Se realiza en un salón o jardín, de pie, antes de pasar al
comedor del banquete.

Las “recepciones oficiales” se llamas de esta forma por la calidad

de algunos invitados. Las invitaciones oficiales se distinguen por su
redacción (tiene el honor de).

1.1.2.6 Ruedas de prensa y otros eventos

Rueda de prensa: conjunto de acciones destinadas a comunicar

noticias sobre nuestra entidad.

Para planificarla:

- La convocatoria: citaremos a los diferentes medios a

través de una convocatoria de prensa, señalando en ella:

Ojo a:

- No dar demasiada info en la convocatoria.

- Enviar la convocatoria una semana antes, y volver a
enviarla el mismo día por la mañana, como recordatorio.
- Se envía por email o fax al profesional o medio
(departamento) escogido, además de enviarlo a las
agencias informativas (Efe etc.)
- No olvidar de invitar a las radios y teles
- El mejor horario es por la mañana sobre las 12. Para
elegir la fecha hay que tener en cuenta la actualidad.

MODELO DE CONVOCATORIA DE PRENSA

Convocatoria de prensa: Conferencia con Juan José Dolado,

Catedrático de Economía
Asunto: Ciclo de conferencias: “Respuestas ante la crisis”

Juan José Dolado Catedrático de Economía de la Universidad

Carlos III de Madrid

“La (eterna) reforma laboral en España: mitos y propuestas”

Fecha y hora: Lunes, 13 de junio de 2013, 19 hs .

Lugar: Auditorio de la Confederación de Empresarios de Navarra.

C/ Doctor Huarte, 3 - 31003 Pamplona La entrada al acto es libre
previa confirmación.

Nota: Continuando con el ciclo de conferencias "Respuestas ante

la crisis", Institución Futuro invita a Juan José Dolado, Catedrático
de Economía de la Universidad Carlos III de Madrid y uno de los
promotores del Grupo de los 100 Economistas. En la conferencia
también intervendrán Javier Troyas, presidente de Institución
Futuro, y Emilio Huerta, miembro de Institución Futuro. Juan José
Dolado es Doctor en Economía por la Universidad de Oxford.
Entre 1994 y 1997 fue Economista Jefe de la Oficina de Estudios
Cuantitativos del Servicio de Estudios del Banco de España. Desde
1998 es Catedrático de Fundamentos del Análisis Económico en el
Departamento de Economía de la Universidad Carlos III de
Madrid. Desde 2006 pertenece al “Group of Economic Policy
Advisors” (GEPA) del Presidente de la Comisión Europea, J. M.
Durao Barroso, y entre 2005 y 2009 fue Consejero del Consejo
Económico y Social (CES) de España. Sus principales áreas de
investigación son Econometría Teórica y Economía Laboral, sobre
las que ha publicado varios libros y un centenar de artículos
científicos en revistas académicas internacionales y nacionales. Es
uno de los promotores del Grupo de los 100 Economistas. Les
rogamos que difundan la información sobre el acto en las agendas
de sus medios.

Para más información, pueden contactar con Ana Yerro,

responsable de comunicación de Institución Futuro. Tel. 948 337
900 – 649 672 177 comunicacion@ifuturo.org

Es necesario elaborar una carpeta formativa para todos los

asistentes para que los medios tengan la información ya
redactada, facilitarles la elaboración de la noticia y la toma de
notas durante el evento, tener preparada la info más relevante
para los medios que no hayan podido asistir. Debe contener:
 - La portada donde incluiremos los datos de la
convocatoria (hora, lugar, fecha)
- un dossier informativo (escrito con estilo periodístico)
- Una presentación de la organización, institución o
empresa que realiza la rueda de prensa.
- Un resumen don entradilla, cuerpo del texto y
conclusiones a sacar
- Una presentación de los oradores (nombre completo,
cargo en la empresa o dedicación profesional y breve
curriculum)
- Datos de contacto de la entidad (membrete)
- Materiales adicionales (fotos, gráficos, carteles, folletos,
etc.)

Ojo: siempre es bueno entregar un CD con el material (o enviarlo

por email)

Lugar de celebración:

- debe de ser amplio, con buena acústica y temperatura

agradable. No está de más ofrecer un desayuno o
aperitivo.
- Distribuir el espacio con lugar para la prensa, pasillos
para los fotógrafos, espacio para la tele (micros y
cámaras).
- Decorar el lugar con carteles, fotos, imágenes alusivos al
acto.

Desarrollo del acto:

- Llegada de los periodistas (Entrega de carpeta, toma de

datos y teléfono)
- Exposición
o Tener más de 1 ponente (3 es perfecto, hombres
y mujeres)
o Presentación de nuestra empresa para que
quede claro quién convoca la Rueda de Prensa
o Utilizar varios idiomas por si hay medios
internacionales y si el tema se presta a ello.
o Exposición clara y concisa, con elementos de
lenguaje remarcados

Turno de preguntas:

La duración es de 30/40mn. Debemos prever las preguntas que

nos harán y tener las respuestas adecuadas preparadas. Cada una
de las partes debe de ser puntual.
Para organizar una rueda de prensa se necesitan al menos 6
personas:

- 2 ponentes
- 1 moderador
- 2 personas para organizar la sala y recibir a los
periodistas
- 1 coordinador general, referencia para los medios.

Una vez finalizada:

- Enviamos el dossier por email

- Evaluar el acto y la repercusión mediática. Por qué han
venido esos medios y no otros? Intentar evaluar las
causas de la no-asistencia, recabar opiniones sobre el
dossier, la organización, para corregir los errores en
futuras ruedas.
- Realizar clipping (apariciones en prensa)
- Si los medios no acuden, les mandamos el dossier por
email de todos modos. No se suspende la rueda de
prensa.

Otros eventos:

- Rueda de negocios: dentro del congreso: reunión con

varias partes interesadas en hacer negocio.
- Workshop o grupo de trabajo: estudiar o buscar
soluciones a problemas concretos
- Desayuno de trabajo: para tratar un tema de la empresa.
Duran 2h.
- Asambleas: para tomar una decisión
- Reuniones de lanzamiento o posicionamiento de
productos y servicios: reuniones para plantearse el
lanzamiento de un producto/servicio, o estudiar el
posicionamiento de los mismos.
- Cursos de capacitación y motivacionales para público
interno: para formar/motivar el personal
- Acciones con la prensa

1.1.3 Documentación interna de planificación

- Gestión de invitados:

Tener una base de datos actualizada y completa, con numerosos

campos que no permiten filtrar más exactamente. Es importante
diferenciar los públicos en la base de datos:
 o Autoridades: administraciones locales,
autonómicas y centrales. Se localizan mediante
el cargo y la provincia/ciudad o país. También
podemos crear un campo “temática”: ministerio,
concejalía o conserjerías.
o Personalidades y otros subgrupos: fundaciones,
partidos políticos, iglesias, colegios
profesionales, organizaciones empresariales,
ONGs, asociaciones de vecinos, entidades
financieras, organizaciones deportivas, etc.
o Público interno: parte directiva de la
organización

No dudar en utilizar programas para la impresión de sobres,

invitaciones etc.

- La documentación ceremonial y protocolaria

o Documentos de carácter legal: aquellos que van
a implicar una regulación a nivel legal de un
aspecto concreto
 Recoge las normas de las Comunidades
Autonómicas
 Reglamentos ceremoniales de las
entidades privadas
 Manuales de Ceremonial internos
 Reglamentos de las entidades locales
(adopción de símbolos y signos / docs
dimanantes del reglamento de protocolo
/ Concesión de distinciones /
Reglamentos para la concesión de
distinciones
o Documentos de carácter ceremonial: docs
relacionados con la conceción de determinados
honores y distinciones
 Reconocimiento de honores
 Otorgamiento de títulos nobiliarios
 Concesión de condecoraciones
o Documentación administrativa: toda la doc
relacionada con el acto en sí.
 Carta de información, petición, etc.
 Invitaciones (más o menos formal) y
saluda (carta breve). Siempre incluye un
diseño corporativo.
Se envían con 3 semanas de antelación. Se puede enviar otra
invitación por email a modo de recordatorio, unos días antes.
Ejemplo:

Invitación (logo del evento) – + Fecha y Sede del evento

Fecha

Tratamiento (Señor / Profesor / Doctor / Lic.)

Nombre del invitado

Presente

De nuestra mayor consideración,

Tenemos el honor de invitarlo a participar en el “_____nombre

del evento ___________”, que tendrá lugar entre los días
“_____fecha_____”, con sede en ________ lugar del evento
__________, en carácter de INVITADO ESPECIAL.

Su reconocida trayectoria y gran experiencia, jerarquizarán, sin

duda alguna, este evento y será de gran aprendizaje para todos
los colegas asistentes.

Será de gran interés pueda otorgarnos una conferencia sobre

“_____nombre del tema_____”, con una duración de 30 minutos.

Agradeciendo desde ya su invalorable colaboración y a la espera

de su pronta respuesta, reciba nuestros más cordiales saludos,

Firmas del comité organizador

 Menú: informar los comensales del

menú preparado por el catering. Debe
llevar el logo de la empresa, datos del
evento, además de los platos y bebidas.

  Tarjetas para el acto interno
 Cronograma del evento
 Programa: cuenta el desarrollo de los
actos y el papel de los anfitriones. Hay
que cerrarlo con suficiente antelación.

Para la planificación del evento es necesario realizar listados:

+ notas de protocolo (llegada con antelación, etiqueta, etc.)

A la hora de redactarlos hay que tener en cuenta:

- Finalidad del acto

- Aforo de la sala
- Presupuesto
- Invitación de conyugues o no
- Ubicación de los invitados
- Orden de precedencia de los invitados
- Medios de comunicación
 - Patrocinadores y colaboradores

1.1.3.1 Cronograma y organización del evento

Cronograma: desarrollo del programa minuto a minuto. Comienza

con la llegada de los invitados e incluye cualquier información
práctica.

Ejemplo: Diagrama de Gant: técnica gráfica para calcular el tiempo

estimado a cada una de las tareas o actividades a desarrollar
dentro de un marco temporal.

- Doce meses antes del evento debemos:

o Elegir sede
o Buscar fecha aprox
o Analizar el presupuesto
o Contratar el transporte
- Once meses antes del evento debemos:
o Contratar la sede
o Determinar los fondos (presupuesto)
o Elegir expositores / oradores
o Comenzar la difusión
o Empezaremos la etapa de comunicación
interna/externa. Logotipo, slogan, folletos, etc.
- Diez meses antes:
o Configuración del reglamento intermp
o Gestión de costes
o Petición de presupuestos de contratación de
personal
- Ocho meses:
o Si hay extranjeros: reserva de hoteles, transporte
o Si es un congreso: solicitar temas propuestos
o Si es una expo: enviar info a los expositores
- Seis meses:
o Confirmación de expositores u oradores
o Confirmar los temas a tratar
- Dos meses antes:
o Preparar actividades sociales
o Crear programa para los acompañantes
o Espectáculo
o Publicidad, promoción y difusión
o Contactos con la prensa
o Elegir menús con el catering
 o Actividades culturales/visitas guiadas
o Revisar protocolo con personal encargado
o Imprimir toda la documentación (reglamentos,
programas, credenciales, diplomas, etc.
o Enviar invitación por correo o email.
- Un mes antes:
o Contratación de todo el personal auxiliar +
formarles
o Prueba de uniformes del personal
o Programa final + horarios
- Hasta el día del evento:
o Supervisar las instalaciones
o Revisar las necesidades del evento
o Realizar ensayos necesarios
o Calcular tiempos
o Verificar equipos electrónicos + mercancía
o Tener listas las carpetas y el material para cada
uno de los participantes
o Revisar la decoración
o Prever gastos inesperados
o Prever alternativas a las actividades
o Tener personal suplente
- Después del evento:
o Evaluación del evento
o Devolver las herramientas no utilizadas
o Enviar material informativo a la prensa
o Enviar material a los participantes (pwp,
diplomas..)
o Enviar carta de agradecimientos
o Realizar arqueo de la caja y contabilidad + cierre
de cuentas
o Informe sobre resultados del evento +
repercusiones sociales: se han alcanzado los
objetivos?

1.1.3.2 Planos, información práctica

Programa:

Contiene aspectos prácticos: tipo de evento, duración, actividades

y ponentes + temario.

Pasos a seguir para la elaboración del programa:

- Listado de temas
 - Listado de ponentes
- Idiomas
- Actividades
- Cronograma estimado
- Nombre de las sesiones
- Instrucciones
- Distribución de salas y horario
- Voluntarios
- Elaboración de planos interiores y exteriores

1.1.3.3 Seguridad del evento

1.1.4 Atención especial autoridades

1.1.5 Comunicación de Eventos entre otros
Si no tiene difusión, el evento no existe.

A la hora de comunicar sobre un evento hay que hacerse las

siguientes preguntas:

- Qué idea se quiere comunicar

- Cómo será el mensaje? (claro, conciso)
- Quién debe recibir el mensaje?
- Qué imagen deseamos transmitir?
- Cuánto dinero poseemos para la inversión en
comunicación?
- Cómo debe enviarse el mensaje?
- Qué reacción se espera?
- Cómo desarrollar el sistema integral de comunicaciones?
- Cómo controlaremos el proceso de comunicación?
(Clipping)
- Cómo determinar los resultados alcanzados? (Encuestas)

1.1.5.1 Correspondencia

Redacción de cartas:

Saluda:

Invitaciones:
Convocatoria de prensa:

(+ recordatorio o llamada)

1.1.5.2 Publicidad del evento

Hay que intentar diferenciarse del resto de empresas/servicios ya

presentes en el mercado. Para eso, conviene preguntarse “Qué
más aportamos?”

Debemos tener claro qué medio usaremos para la publicidad de

nuestro evento:

+ teléfono

Medios primarios:

- Periódico
- Revistas
- Diarios
- Radio
- Tele

Medios secundarios:

- Cine
- Internet
- Vía pública
- Fax
- Mailing

Si acudimos a una agencia de comunicación, habrá que hacerle un

briefing
2 tipo de pub:

- Pagada: periódicos, radios, teles, carteles, pancartas

- Gratuita: mail, comunicados de prensa, cartas
personalizadas

La búsqueda de patrocinadores da credibilidad al evento aparte

de reducir su coste.
1.2 Gestión y contratación de espacios, medios y
personas para eventos

Objetivos:

- Caracterizar eventos y actos de marketing y

comunicación, en función de diferentes objetivos, tipos
de públicos, protocolo, trámites administrativos
necesarios para su ejecución
- Determinar las condiciones de ejecución y prestación del
servicio o producto de distintos proveedores de eventos
y acciones de marketing y comunicación.

1.2.1 Selección y negociación de ofertas

La selección del lugar depende de muchos factores. Hay diferentes

tipos de sedes:

- Hoteles
- Palacios de ferias
- Palacios
 - Plazas de toros
- Pabellones deportivos, etc.

Factores a tener en cuenta:

- Envergadura del mismo: importancia, trascendencia:

nacional, internacional, etc.
- Número de asistentes
- Actividades paralelas al evento (taller, seminarios,
charlas, rutas turísticas, visitas, etc.
- Espacio para exposiciones

La sede debe disponer de una serie de requisitos:

- Lugar con buen clima y temperatura (mayor

participación)
- Atractivo turístico para el invitado
- Servicios de restauración adecuada a nuestras
necesidades
- Servicio de apoyo a invitados

Antes de tomar una decisión:

- Contar con varias opciones visitadas y estudiadas

- Pensar que cada servicio suplementario ofrecido por un
lugar permitirá un ahorro en el presupuesto
- Ojo, hay lugares que no admiten patrocinadores.

Siempre conviene ponerse en contacto con el Director de Ventas

de cada lugar para que nos facilite la siguiente info:

También debemos confirmar la disponibilidad de los siguientes

servicios técnicos:
El presupuesto debe de contar con:

OJO:

- El alojamiento de los participantes debe de estar cerca

del lugar de celebración del evento.
- La alimentación debe tener en cuenta los varios
regímenes o intolerencias (vegetariano, vegano,
diabético, celiacos).
- Las sillas deben de ser cómodas.
- Puede interesar tener algún espacio al aire libre
- Quizá sea necesario un servicio de traducción
- Accesibilidad

Una vez elegido el lugar: empezar una negociación en función de

nuestro presupuesto. Siempre se puede discutir razonablemente
el precio. Para ello, hay que conocer la oferta y la demanda.
1.2.1.1 Especificaciones del lugar, material, equipo
necesario

1.2.1.2 Lugares de celebración:

El tono del evento va ser marcado por el lugar de celebración.

Con un año de antelación, comprobar por escrito la disponibilidad

del sitio, y la reserva una vez elegido (quizá con señal)

Algunos ejemplos de lugares:

Dos posibilidades:

- Que te cedan el lugar (a veces contra donación:

bibliotecas)
- Que lo alquiles

1.2.1.3 Proveedores de servicios

2 tipos:

- Pre evento:

Hay que pedir presupuestos a varias empresas (unas 3 por

servicio). Negociar en función de estos presupuestos.

Las contrataciones se hacen con 6 meses de antelación pagando

un 50% del importe final
 - Durante el evento

1.2.2 Contratación de prestación de lugares o alquiler de

medios

Cuestiones a tener en cuenta durante la reunión con los

representantes de la sede:
Siempre dejarlo todo apuntado por escrito.

No dudar en usar un Excel para comparar las propuestas. Ojo que

los presupuestos suelen caducar.

1.2.2.1 Contratación de servicios de logística y catering

para el evento
Catering:

Tipos de catering:

El presupuesto/contrato debe incluir:

También debemos controlar que la empresa es legal y bajo
control. Para ello: AECOSAN: abrir buscador de las Empresas
Alimentarias inscritas en RGSA: https://rgsa-web-
aesan.mscbs.es/rgsa/formulario_principal_js.jsp

La empresa de catering tiene que contar con un número de

Registro Sanitario de Catering que es el permiso que el Estado le
otorga indicando que la empresa cumple con la seguridad.

LA empresa de catering también tiene que tener un contrato en

vigor y alta en la SS de las personas asignadas para el servicio, y
asignadas al servicio de seguro de responsabilidad civil.

1.2.2.2 Contratación de otros medios de apoyo al evento

(servicios puntales)
- Contratar algún personaje famoso (a través de su
representante o agencias especializadas)
- Agencia de publicidad para una campaña completa
- Patrocinadores
- Traductores
- Servicio médico
1.2.3 Organización de recursos humanos y marteriales
para el desarrollo de eventos.

Coordinador general. Sus funciones:

Tareas:
 La coordinación puede dividirse por áreas:

1.2.3.1 Personal para el evento

Tipos de contratos

- Contrato eventual: se produce por circunstancias de la

producción, para atender circunstancias extraordinarias.
Duración máxima: 6 meses dentro de un periodo de 12
meses aunque puede modificarse la duración (nunca
supera los 18 meses).
- Contrato de obra y servicio determinado: tiene una
finalidad concreta. Limitado en el tiempo (3 años maxi,
sino el trabajador pasa a ser fijo)
- Contrato de interinidad: cubre el puesto de un
trabajador mientras dure la sustitución.
Gestión de la plantilla:

1.2.4 Prácticas habituales en la organización y gestión de

eventos de marketing y comunicación

Importante crear una web con las siguientes pestañas:

 - Inicio
- Programación
- Información
- Ubicación - Cómo llegar
- Medios de comunicación
- Actividades complementarias
- Patrocinadores
- Contacto

Programas de gestión de eventos:

- Ofieventos

- Regonline

- GESprotocolo

- Podio: gestor de eventos

- Brigantia: especializado en gestión de congresos
RESUMEN:
1.3 Control y seguimiento de eventos de
marketing y comunicación
1.3.1 Supervisión y seguimiento de eventos

Dos vertientes:

- Supervisión externa: medios de com., proveedores,

imprenta, patrocinadores, etc.
- Supervisión interna: documentación, seguridad.
Autoridades, correspondencia, logística, catering,
material y equipos, personal.

Características del supervisor:

- Controlar todos los aspectos del trabajo (aspectos

tecnológicos, materiales, económicos, etc.)
- Conocer sus responsabilidades (saber las plíticas y
normas de las empresas, seguridad)
- Tener capacidades para enseñar
 - Tener habilidad para mejorar los recursos (humanos,
materiales y técnicos)
- Saber dirigir
- Saber tomar decisiones

Varios tipos de estilos de supervisión:

- Estilo autocrático: Individuos que sin previa consulta

determinan lo que va a hacerse, de qué manera y
cuando.
- Estilo democrático: Supervisores que permiten a los
trabajadores que participen en la solución de los
problemas. Es directo y objetivos con sus comentarios y
al final comprueba si el trabajo se ha realizado,
felicitando a quién corresponda
- Estilo liberal: el supervisor no ejerce el control, prefiere
que otros lo hagan por él.
- Estilo hostil:

Calidades de un buen supervisor:

- Buena salud y mucha energía

- Dotes de líder en el grupo
- Don de gentes
- Conocimiento del trabajo
- Mucha capacidad para mantener el ritmo
- Ser asertivo
- Capacidad para informar y formar el personal
- Buena canalización de los problemas
 - Actitud positiva frente al resto
- Máxima dedicación
- Persona de confianza

1.3.1.1 Control de participantes

1.3.2 Coordinación de recursos, proveedores:

puntualidad, protocolo, seguridad y coordinación
de servicio técnico.

Protocolo: serie de normas que deben ser conocidas por el

responsable de organización de un evento.
1.3.3 Repercusión en los medios y Dossier de prensa

Paso 1:

Paso 2:

El comunicado de prensa:
Ejemplos:

- Convocatoria de prensa:

- Nota de prensa
- Comunicado de prensa
Aspectos a tener en cuenta en los tres documentos:

CLIPPING:

Unificar todas las noticias que se han publicado sobre

nosotros.

El clipping debe ser estructurado según el tipo de medio

 Herramientas de clipping:

- Google alerts
- Pickanews
- Europa press (localizador)
- Buscadores canales radio o tele

DOSSIER DE PRENSA:

Incluir un índice, numerar las hojas

Tipologías de dossiers:
1.3.4 Calidad en los servicios de gestión de eventos

2 enfoques de calidad:

- Schanaars:

- Band

Factores de calidad:
 - Atención en el servicio
o Actitud
o Amabilidad
o Comprensión
o Disposición
o Escucha activa
o Educación
o Comunicación
o Imagen personal
- Calidad del mismo
o Instrucciones
o Beneficios
o Precio
o Atributos producto
o Especificaciones
o Procesos internos
- Oportunidades
o Momento adecuado
o Just in time
o Entrega-necesidad
- Comodidades
o Forma fácil y sencilla
o Detalles
o Facilidad

Hay que diferenciar la calidad de un servicio/producto de la

satisfacción de un cliente por este servicio concreto.

El servicio/producto puede y tiene que ser mejorable en todo

momento.
1.3.4.1 Tratamiento de reclamaciones y quejas
Cada queja o reclamación es una oportunidad de mejorar el
servicio.

Una reclamación debe contener

1.3.4.2 Incidencias y actuaciones ante las desviaciones e
imprevistos
1.3.5 Evaluación de los servicios requeridos por los
eventos
1.3.5.1 Elaboración de informes de actos y eventos

Tipos de informes:
 - Expositivo: cuenta el hecho sin analizarlo. Intenta hacer
un relato objetivo
- Interpretativo: narra los hechos y los interpreta
- Demostrativo: Describe todos los hechos para la
demostración final (conclusiones)

1.3.5.2 Indicadores de calidad de evento

- RUEDA DE DEMING: Dentro de los indicadores de calidad

podemos destacar la rueda de Deming, un proceso
metodológico aplicable a cualquier actividad para
asegurar la mejora de cada uno de los procesos que se
dan en la actividad

- SISTEMAS DE MONITORIZACIÓN: Se definen como

aquellos que miden y evalúan los aspectos más
relevantes de un evento. Este sistema se utiliza mucho
en internet y redes.

Para diseñar un sistema de monitorización hay que:

1.3.5.3 Cuestionarios de satisfacción
CONCLUSIONES
2 PARTE 2. REDES SOCIALES

Objetivos:

- Diferenciar las características del entorno 2.0, la nueva

comunicación on-line y el impacto de las redes sociales y
todas las posibilidades que nos ofrecen para proyectar la
imagen/marca a través de la web social.
 - Gestionar la imagen de su empresa en internet a través
de las redes sociales y adecuar los contenidos para
internet, en base a las necesidades del usuario.
- Establecer objetivos de comunicación en redes sociales y
elaborar un plan de comunicación y su implantación..

2.1 El protocolo en la empresa

2.1.1 Definición:
Protocolo: conjunto de acciones de cada departamento en torno a
los objetivos de la empresa. La imagen de marca depende mucho
del protocolo seguido por la empresa, así como de sus valores. El
protocolo influye en la imagen exportada de la empresa y ésta a
su vez en la consecución de los objetivos.

2.1.2 Tipos de protocolos:

- Oficial e institucional: conjunto de normas recogidas por
la ley y que deben aplicarse en actos públicos y oficiales
o Diplomático: reglas específicas que establecen
cómo deben ser la comunicación y los actos
oficiales entre los estados y autoridades
o Internacional: recoge las normas a seguir en
cuanto al comportamiento, comunicación y
realización de actos oficiales con otros estados
diferentes al nuestro, y que permiten regular los
actos sociales y contactos de negocio.
- Social: recoge el conjunto de normas de
comportamientos en diferentes situaciones sociales
- Empresarial: se divide en dos:
o Por un lado, recoge el conjunto de normas que
regulan los actos de las empresas privadas
o Hace referencia al conjunto de normas que
permiten la planificación y el desarrollo de una
empresa.
- Universitario: para actos universitarios
- Eclesiástico: reúne los comportamientos, tratamientos,
indumentarias y simbolos propios de cada religión
- Deportivo: normas a seguir en actos deportivos
(competiciones, entregas de premios, etc.)
- Militar: regla ceremonial adquirida por la ley o
costumbre y que establece cuál es la forma de proceder
en las ceremonias de carácter militar
2.1.3 Protocolo en la empresa

Las normas que forman el protocolo son en sí mismas una seña de

identidad de la propia empresa; una expresión de su cultura.

El protocolo en sí mismo es una técnica de marketing, pues

dependiendo de las normas que adoptemos, nuestra empresa
proyectará una imagen u otra.

2.1.4 La imagen corporativa

Es la representación mental que la sociedad tiene de una

empresa. Es algo abstracto, y debe de estar compuesta de los
siguientes elementos:

- Identidad: Hace referencia a las propiedades que

componen la esencia de cada empresa y que la hacen
diferente al resto.
- Misión: el objetivo de la empresa, su razón de ser.
- Cultura: recoger los valores que tiene la empresa
- Proyecto: son todos los pasos a seguir para conseguir la
misión autoimpuesta por los integrantes de la empresa.
- Protocolo: normas que regulan la política, la
personalidad y el comportamiento de la empresa.

Gran parte del éxito de una empresa está en ser diferente a las
demás. La imagen corporativa permite alcanzar ese grado de
diferenciación.
2.2 Relaciones públicas y marketing

Objetivos específicos:

- Diferenciar entre Marketing, relaciones públicas y

publicidad y conocer las relaciones entre sí.
- Conocer las características del marketing tradicional y su
evolución a raíz de la llegada de la web 2.0.
- Acceder a las antiguas normas de marketing y las
relaciones públicas y ver su reflejo en la actualidad.
- Comprender la importancia de que una empresa
fomente una buena relación con la prensa y los medios
de comunicación.