MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL Versión 1.

10/06/2018

1. OBJETIVO

Establecer directrices para los procedimientos de gestión documental, en donde se realiza

el manejo de los documentos existentes en la UDS.

2. ALCANCE

Inicia: solicitud de documentación de los niños y niñas usuarias del servicio, personal
vinculado a la UDS y toda documentación asociada a la actualización de la información de
acuerdo al desempeño.

Finaliza: control de la gestión documental.

3. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

3.1 manejo de documentos de los niños y niñas usuarios del servicio

No. Actividad Responsable Registro

1 1.1 Solicitud de documentos* de Directora Carpeta niños y
niños y niñas al ingreso de niñas**
servicio a la UDS. Profesora Carpeta niños y
1.2 Recepción de documentación de encargada de cada niñas
niños y niñas usuarias del servicio. nivel
2 2.1 Actualización de control de Profesora Carpeta niños y
crecimiento y desarrollo e carnet encargada de cada niñas
de vacunas según el nivel y la edad nivel
de los niños y niñas.
2.2 Actualización de la ficha de Ficha de
caracterización socio-familiar Profesora caracterización
encargada de cada socio-familiar,
nivel, nutricionista carpeta niños y
y psicóloga niñas.
2.3 Actualización de formatos de Carpeta niños y
captura datos de tomas Nutricionista niñas.
antropométricas
3 3.1 Una vez los niños y niñas son Profesora Archivo inactivo.
retirados del servicio por tránsito a encargada de cada
otros programas o por las familias nivel, directora
usuarias, la documentación es
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retirada del salón y se guarda en el

archivo

*Los documentos solicitados son cartas laborales de padre y madre, fotocopia de cedula
de padre y madre, registro civil, Control de crecimiento y desarrollo por EPS, carnet de
vacunas actualizado, examen de optometría, audiometría, coprológico y parcial de orina,
certificado odontológico y certificado médico niño sano, recibo de servicios públicos.

** Las carpetas de los niños y niñas se encuentra en el salón del nivel al que
correspondan.

3.2 manejo de documentos de personal de la UDS

No. Actividad Responsable Registro

1 1.1 Solicitud de hojas de vida Auxiliar Hojas de vida
1.2 Solicitud de exámenes de ingreso. administrativa Carpeta de
Auxiliar empleado
1.3 Actualización* de hojas de vida administrativa Carpeta de
cuando allá lugar a ello. empleado
Auxiliar
administrativa

*Certificados de actualización de estudios, certificados de manipulación de alimentos,

certificados de primeros auxilios, certificados de capacitaciones.

3.3 Documentación generada para informes a ICBF

No. Actividad Responsable Registro

1 1.1 Generar informes para ICBF Directora Informes*
Aux. Administrativa AZ de informes en
Psicóloga las áreas
Nutricionista correspondientes.

1.2 Archivar los informes de acuerdo a Directora

la fecha en que se generan
2 2.1 Los archivos se enumeran de Directora Informes y AZ de
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acuerdo al orden en que se informes

archivan

*Informes de gestión administrativa, gestión financiera, informe Psicológico, informe

nutricional

3.4 Información ingresada a plataforma Cuéntame.

No. Actividad Responsable Registro

1 1.1 Creación de Usuarios en Digitador Cuéntame Plataforma
plataforma Cuéntame Cuéntame.

1.2 Cargue de atenciones* priorizadas Digitador Cuéntame Plataforma

desde ICBF Nutricionista Cuéntame.
Profesoras
encargadas de los
grupos
2 2.1 Generación de informes Digitador Cuéntame Plataforma
plataforma Cuéntame Cuéntame.

*Documento de identidad, esquema de vacunación, crecimiento y desarrollo, seguimiento

nutricional, acceso a libros, formación a padres, cualificación a talento humano y afiliación
a salud