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5 Planeación del tiempo

El beneficio de la planificación

El principio de Pareto

Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó
el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un
20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos
en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar
cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado
en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia
donde dirigimos nuestro tiempo.

Aspectos importantes a considerar

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la

ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose” ¿Qué es

lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de “pendientes” y
se jerarquiza, se manejará mejor.

Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización

demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer.

Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos
se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o
“Principio de Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner un número
redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo
del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las
tareas.

No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar

soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no

interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con
“horas de privacidad”.

Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo

cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación
o feedback.

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Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que
“aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las
oportunidades”:

Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco

dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.

Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del
trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de
importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.

Interrupciones

Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No

obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones
indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda más resultados que cuatro
horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas.

El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos

que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden
pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves nocturnas” y sus
cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser
una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo.

Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el
tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los
periodos de máxima eficiencia.

Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni

recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo
ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al
iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos momentos
las exigencias de los demás son mínimas.

En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de
dedicar ese tiempo específico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar
nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día, ya que la gente
suele ser menos habladora y va directo al grano.

Es importante resaltar que la persona que más interrumpe en tu jornada de trabajo

no es tu jefe, él es la segunda; la primera eres tú mismo. Todos en ocasiones
deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando estamos
acometiendo un trabajo difícil o desagradable, es un placer ser interrumpido. Uno
espera a que suene el teléfono, o súbitamente lo tomamos para hablarle a un

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colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso interrumpimos a la
otra persona. “No, no, nada urgente... sólo estoy llamando para charlar”.

Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo café, dejando un

proyecto y acometiendo otro, platicando con los compañeros de oficina, etc.

Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma más

tiempo que la interrupción misma.

1.6 Principio 10-90

Stephen Covey nos descubre el “Principio 10/90” ¿Cuál es este Principio? El 10%
de la vida está relacionado con lo que nos pasa, y el 90% de la vida está
relacionado con la forma en cómo reaccionamos.

¿Qué quiere decir esto? Nosotros realmente no tenemos control sobre el 10% de
lo que nos sucede. No podemos evitar que el coche se averíe, que el avión llegue
tarde, lo que tirará por la borda todo nuestro plan. Un automovilista puede
obstaculizarnos en el tráfico. No tenemos control de este 10%. Nos viene dado.

El otro 90% es diferente. Nosotros determinamos ese otro 90%. ¿Cómo?... Con
nuestra reacción. Tú no puedes controlar el semáforo en rojo, pero puedes
controlar tu reacción. No dejes que la gente se aproveche de ti. Tú puedes
controlar cómo reaccionar.