SNA I y AP 1

2004-D-4124 - SNA y Archivos Privados Highlights otros entes adscritos. Excepciones se basan en acuerdos de
cooperación.
Consideraciones:
Artículo 4. Funciones de los Archivos Generales de los Entes
Definición: Ley General de Archivos (L-594-00) Título II, Territoriales:
Artículo 5-a.
a) Cumplir y hacer cumplir las leyes y normas.
Misión: Ley General de Archivos (L-594-00) Título II, Artículo b) Gestionar el acervo documental (valor histórico) a su
5-d. cargo.
c) Recibir las transferencias periódicas.
Ente rector: Ley General de Archivos (L-594-00) Título II,
d) Fortalecer la gestión de los archivos públicos dentro de su
Artículo 5-f.
jurisdicción y apoyar a Archivos privados de interés
Archivos privados: Ley General de Archivos (L-594-00) Título público.
IX, Artículos 36-41. e) Interactuar con otras entidades mediante acuerdos y
convenios.
CAPITULO I. SNA f) Apoyar a los archivos especializados.
g) Estimular el uso de la información contenida en los fondos,
ARTÍCULO 1. Fines del Sistema Nacional de Archivos: para investigación de interés público, y en la toma de
Establecer y adoptar las estrategias formuladas para la gestión decisiones en la gestión administrativa.
documental y de archivos. h) Fomentar la capacitación profesional archivística.
i) Emitir su opinión sobre temas archivísticos que competen a
ARTÍCULO 2. Articulación del SNA, niveles:
la gestión documental.
a) Nacional. Coordina: AG Nacional; Asesora: Comités j) Difundir material de interés archivístico.
Técnicos; Ejecutan: Todos los archivos. k) Recibir documentos donados o entregados, de valor
b) Departamental. AG Departamental; Consejo histórico.
Departamental de Archivos; Todos los archivos.
Artículo 5. Consejos Territoriales de Archivos:
c) Distrital. AG Distrital; Consejo Distrital de Archivos; Todos
Departamental, distrital, metropolitano, territorios indígenas.
los archivos.
Coordinan la función archivística.
d) Municipal. AG Municipal; Consejo Municipal de Archivos;
Todos los archivos. Artículo 6. Funciones de los Consejos Territoriales:
Artículo 3. Archivos Generales: Se deben crear en todos los a) Expedir su propio reglamento.
niveles territoriales establecidos en Ley General de Archivos, b) Hacer cumplir normas y leyes.
Artículo 8: nacional, departamental, distrital, metropolitano, c) Apoyar la gestión de sus archivos.
municipal, local, territorios indígenas. d) Coordinar sus acciones con el AGN y el SNA.
e) Asesorar al SNA.
Archivos Departamentales funcionan como Archivos Centrales
f) Promover la capacitación del personal.
de Gobernaciones y Alcaldías, así como Archivos Históricos.
g) Crear el Comité Evaluador de Documentos (determina el
Artículo 3. Parágrafo: Su Fondo Documental estará valor histórico-cultural).
compuesto por lo procedente de la gobernación y alcaldía y

h) Aprobar las TRD y TVD, exceptuando Gobernaciones y la
Alcaldía de Bogotá D.C.
i) Asistencia técnica nombrada en Ley General de Archivos,
Artículo 6-b.
j) Ejercer las prevenciones y sanciones contempladas en Ley
General de Archivos, Artículo 35.
k) Informar semestralmente de acuerdo al nivel territorial:
AGN del Departamental y Distritales de Bogotá;
Departamental de Municipales; etc.
Artículo 7. Comités Técnicos: Instancias asesoras del SNA;
conformados por el AGN.
Artículo 8. Funciones de los Comités Técnicos:
a) Expedir su propio reglamento.
b) Cooperar con el AGN.
c) Analizar las problemáticas archivísticas y proponer
soluciones.
Artículo 9. Integración del Sistema Nacional de Archivos a
otros Sistemas: Forma parte del Sistema General de
Información del Sector Público, Sistema Nacional de Cultura,
Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, Sistema Nacional de
Formación para el Trabajo.
CAPITULO II. Archivos Privados
Artículo 10. Archivos privados: Deben ser creados por
cualquier persona o ente susceptible de intervención o
vigilancia del Estado. Se deben seguir normas y principios
archivísticos.
Artículo 11. Nuevas tecnologías: Se permite la
implementación de nuevas tecnologías, sólo si se cumple la
Ley General de Archivos, Artículos 19 (organización
documental y funcionamiento comprobado), 21 (principios y
procesos archivísticos), 47 (durabilidad de soportes), 48
(conservación de nuevos soportes) y 49 (conservar
documentos históricos a pesar de ser digitalizados).
SNA I y AP 2
Artículo 12. Archivos de las entidades privadas que cumplen
funciones públicas: Se rigen por lo establecido en la Ley
General de Archivos, Artículo 2.
 Parágrafo 1: Si es intervenida, debe tener o realizar un
inventario.
 Parágrafo 2: Si es vendida, debe realizar un Plan Integral
Archivístico (PINAR) y entregarlo al organismo de control
(ministerio o superintendencia), al ente público o privado
que asuma sus funciones.
Artículo 13. Registro de Documentos o Archivos Privados de
Significación Histórica: Se notificará la existencia de este tipo
de documentos en el fondo al AGN para mantener un registro
y control.
Artículo 14. Asistencia Técnica a los Archivos Históricos
Privados: Archivos privados, con documentos registrados en el
Artículo 13, podrán recibir asistencia del AGN.
Artículo 15. Régimen de los Archivos de interés cultural:
1. No se puede aplicar procesos al documento sin autorización
del AGN.
2. La conservación del documento debe seguir un plan
especial de protección elaborado por el AGN.
3. Aplican las prohibiciones señaladas en la Ley General de
Archivos, Artículo 41.
Artículo 16. Posibles estímulos a archivos privados de interés
público:
a) Condecoración "Virgilio Barco".
b) Asistencia Técnica del AGN por 1 año.
c) Cupos para capacitación y formación del personal.
d) Publicación del catálogo del archivo privado.