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Gestión del Cronograma
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Índice
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Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
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Objetivos
Desarrollar un cronograma detallado para el proyecto.
Identificar las actividades concretas que deberán ser ejecutadas para completar los
entregables del proyecto.
La Gestión del Cronograma incluye los procesos necesarios para asegurar que todo el
La fecha de finalización del proyecto es
una de las grandes restricciones del alcance del proyecto se completará dentro del periodo de finalización establecido.
proyecto, sobre todo si es una fecha
requerida por contrato.
Los procesos directivos que forman parte de la Gestión del Cronograma son los siguientes:
.5 Desarrollar el Cronograma
.6 Controlar el Cronograma
Para desarrollar el cronograma del proyecto, el equipo de dirección del proyecto puede
seleccionar varios métodos de programación como, por ejemplo, el método de la ruta crítica
o un enfoque ágil.
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Para proyectos pequeños, todos los procesos de gestión del cronograma están tan
estrechamente vinculados que pueden realizarse como un único proceso, que podría
completarse incluso por una sola persona empleando un esfuerzo relativamente pequeño.
El cronograma detallado del proyecto debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a
los cambios a lo largo del proyecto.
* Este método de programación es el adecuado para proyectos con ciclos de vida adaptativos
para el desarrollo de productos.
* El gran beneficio del método es que incorpora los cambios a lo largo del proyecto.
Programación a demanda
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Debido a la singularidad de cada proyecto, el director del proyecto tendrá que adaptar los
procesos de gestión del alcance para cada proyecto en relación a las siguientes
consideraciones:
Determinar el enfoque del ciclo de vida adecuado para desarrollar un cronograma detallado
Disponibilidad de recursos
Apoyo tecnológico
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* Utilizan ciclos cortos para completar el trabajo, revisar los resultados y adaptarse.
* El rol del director del proyecto no cambia en relación a un entorno predictivo pero deberá
poseer conocimientos sobre las herramientas y técnicas para aplicarlas adecuadamente.
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El acta incluye el resumen de cronograma de hitos, los cuales deberán tenerse en cuenta
para planificar la gestión del cronograma.
Enfoque de desarrollo
Aquéllos que pueden influir en la planificación del cronograma son los siguientes:
Software de programación.
Aquéllos que pueden influir en la planificación del cronograma son los siguientes:
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Plantillas y formularios.
Metodologías de programación.
Software de programación.
Para el proyecto, debe alcanzarse un equilibrio correcto entre el nivel de detalle necesario
para gestionar el cronograma y el tiempo necesario para mantenerlo actualizado.
2.2.3 Reuniones
En las que participan los miembros del equipo para con la finalidad de desarrollar el
plan de gestión del cronograma. En estas reuniones pueden participar: director del
proyecto, patrocinador, determinados miembros del equipo el proyecto, determinados
interesados y otras personas, si se estima necesario.
Es un plan de gestión subsidiario que forma parte del plan para la dirección del proyecto.
Puede ser formal o informal, detallado o general, y su contenido es el siguiente:
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* Si el ciclo de vida es adaptativo, los periodos preestablecidos para las liberaciones, olas e
iteraciones están especificados.
* Los periodos preestablecidos son duraciones de tiempo a lo largo de los cuales el equipo
trabaja de manera continua para alcanzar una meta.
Nivel de exactitud
Determina el rango aceptable para hacer estimaciones realistas sobre la duración de las
actividades.
Unidades de medida
Se definen, para cada uno de los recursos, las unidades que se utilizarán en las mediciones.
Se utilizará una estructura de desglose del trabajo (EDT) para establecer el marco general para
desarrollar el plan de gestión del cronograma.
Umbrales de control
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* Pueden definirse, para controlar el desempeño del cronograma, un valor acordado para la
variación permitida antes de que sea necesario tomar medidas (solicitar cambios)
* Se expresan como un porcentaje de desviación con respecto a los parámetros que han sido
establecidos en la línea base, por ejemplo, +5%/-5%.
Determinar las reglas que se utilizarán para medir el desempeño del cronograma como, por
ejemplo:
* Variación del cronograma e índice de desempeño del cronograma, que se utilizan para
determinar la magnitud de la variación con respecto a la línea base del cronograma.
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Las actividades nacen de los paquetes de trabajo de la EDT, los cuales ha y que
Las actividades surgen de los paquetes de descomponer en un nivel más, obteniendo las actividades del proyecto. Por eso, el plan
trabajo de la estructura de desglose del
de gestión del cronograma establece la estructura de desglose del trabajo como
trabajo.
enlace con los procedimientos de la organización para la gestión del cronograma.
La idea principal del proceso es la siguiente: hay que elaborar una lista de actividades
completa y detallada para posteriormente ejecutarlas y, de esta forma, completar los
entregables del proyecto. El primer paso será revisar la estructura de desglose del
trabajo.
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La estructura de desglose del trabajo, los entregables, las restricciones y los supuestos del
proyecto (que forman parte de la línea base de alcance) deben tenerse en cuenta de manera
explícita para definir las actividades.
3.2.1 Descomposición
* Es una técnica que se utiliza para dividir y subdividir el alcance y los entregables en parte más
pequeñas y sencillas de manejar.
* Cada uno de los paquetes de trabajo de la EDT se descompone en actividades necesarias para
producir los entregables del paquete de trabajo.
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Incluye, para cada actividad: un identificador y una descripción del alcance del
trabajo con el suficiente detalle.
Los atributos ofrecen información adicional sobre cada una de las actividades al
identificar múltiples componentes relacionados con cada actividad.
Algunos de los componentes que pueden ofrecer información adicional de cada actividad
son los siguientes:
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Es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades
del proyecto. El objetivo el proceso es identificar la secuencia lógica en la que debe
ejecutarse el trabajo para obtener la mayor eficiencia teniendo en cuenta la restricciones del
proyecto.
* Cada actividad, menos la primera y la última, debe conectar con una sucesora y otra
predecesora en una relación lógica.
* Las relaciones tienen que ser lógicas para generar un cronograma realista.
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Este plan define el método utilizado y el nivel de exactitud junto con otros criterios necesarios
para secuenciar actividades.
Incluye la EDT, los entregables, las restricciones y los supuestos del proyecto, lo cual debe
tenerse en cuenta a la hora de secuenciar las actividades.
Los atributos pueden describir una secuencia necesaria de eventos o definir relaciones del tipo
"sucesora" o "predecesora", además de relaciones lógicas entre actividades.
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Lista de actividades
Contiene todas las actividades del cronograma requeridas en el proyecto, las cual es deben ser
secuenciadas. Dicha secuencia se ve afectada por las dependencias entre actividades.
Registro de supuestos
Lista de hitos
Puede incluir fechas programadas para los hitos específicos, lo cual puede influir en la manera
en que se secuencian las actividades.
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Relación lógica en la cual una actividad sucesora no pude comenzar hasta que haya concluído
la actividad predecesora. Es la relación más utilizada
Relación lógica en la cual una actividad sucesora no pude finalizar hasta que haya concluido la
actividad predecesora.
Relación lógica en la cual una actividad sucesora no pude comenzar hasta que haya
comenzado una actividad predecesora.
Relación lógica en la cual una actividad sucesora no puede finalizar hasta que haya
comenzado una actividad predecesora. Se usa esporádicamente, de forma muy puntual.
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Dependencias obligatorias
* Son aquéllas requeridas legalmente o por contrato y las inherentes a la naturaleza del propio
trabajo.
Dependencias discrecionales
* Deben documentarse ya que pueden dar lugar a valores arbitrarios de holgura total.
* Deben revisarse cuando se implementan técnicas de ejecución rápida porque podría ser
necesario su modificación o, incluso, eliminación.
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Dependencias externas
* Implican una relación de dependencia entre las actividades del proyecto y otras que no
pertenecen al proyecto.
Dependencias internas
* Implican una relación de dependencia entre actividades que pertenecen al proyecto y que
habitualmente se encuentran bajo el control del equipo del proyecto.
- Adelanto = FS -2
- Retraso = II +10
* Es una representación gráfica de las relaciones lógicas entre actividades del cronograma del
proyecto.
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* Las rutas convergentes y divergentes siempre tienen mayor riesgo asociado ya que son
afectadas por múltiples actividades.
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Calendario de recursos.
Las estimaciones se elaboran de manera progresiva, mayor precisión a medida que hay
mayor disponibilidad de datos, y las entradas para elaborarlas deberían provenir de la
persona o grupo del equipo que esté más familiarizado con el trabajo de la actividad.
* El proceso consiste en realizar una estimación del esfuerzo requerido en relación a la cantidad de
recursos disponibles estimados para completar la actividad.
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* Cuando un recurso utilizado para determinar el esfuerzo requerido para producir una unidad de
trabajo se incrementa mientras los demás factores se mantienen fijos, se alcanza un punto en el
que, a partir del cual, los recursos añadidos generan gradualmente incrementos menores o
decrecientes de producción.
Número de recursos
* Incrementar el número de recursos al doble del número inicial no siempre consigue reducir el
tiempo a la mitad.
Avances tecnológicos
* Síndrome del estudiante o procrastinación: las personas sólo se ponen a trabajar en el último
momento posible antes del plazo requerido.
* Ley de Parkinson: el trabajo se expande para ocupar todo el tiempo disponible para su
realización, es decir, una actividad siempre durará todo el tiempo que se haya estimado.
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Define la metodología utilizada, así como el nivel de exactitud y otros criterios necesarios para
estimar la duración de las actividades.
Ya que incluye el diccionario de la EDT, el cual contiene detalles técnicos que pueden influir en las
estimaciones de la duración y el esfuerzo.
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Definen las relaciones del tipo sucesor o predecesor, adelantos y retrasos y relaciones lógicas entre
actividades que pueden influir en las estimaciones de las duraciones.
Lista de actividades
Contiene todas las actividades del cronograma necesarias para llevar a cabo el proyecto, que
deben ser estimadas. Las estimaciones se ven afectadas por las dependencias entre actividades.
Registro de supuesto
Los supuestos y restricciones identificados pueden dar origen a riesgo individuales que pueden
influir en el cronograma del proyecto.
Las lecciones aprendidas identificadas en etapas tempranas del proyecto relacionadas con la
estimación de duración pueden aplicarse a fases más tardías para mejorar la exactitud.
Lista de hitos
Puede incluir las fechas programadas para hitos específicos, lo cuales pueden impactar en las
estimaciones de las duraciones de las actividades.
Se considera que el proyecto está dotado de personal cuando se han asignado al equipo al equipo
las personas adecuadas
Es una estructura jerárquica de los recursos identificados por categoría y tipo de recurso.
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* Técnica de estimación de duración de una actividad o del proyecto utilizando datos históricos
de una actividad o proyecto similar.
* Utiliza parámetros de un proyecto anterior similar como base de las estimaciones del proyecto
actual.
* Cuanto más parecidos sean los proyectos que se comparan, más fiabilidad tiene la estimación
por analogía.
* La técnica utiliza la relación estadística entre datos históricos de duración y otras variables
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* Esta técnica tiene en cuenta el riesgo e incertidumbre para mejorar la exactitud de las
estimaciones.
* Se puede calcular la duración esperada (tE) en base, por ejemplo, a una distribución triangular
con la siguiente fórmula: tE = (Optimista + más probable + pesimista)/3
* Cuando no puede estimarse la duración de una actividad con nivel razonable, el trabajo que
conlleva esa actividad se descompone en un nivel de mayor detalle.
* Se estiman las duraciones de los detalles, luego se suman estas estimaciones y se obtiene una
duración total para cada una de las actividades.
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Reserva de contingencia
* Tiempo asignado a los riesgos conocidos ("conocidos - desconocidos") para cubrir la cantidad
desconocida de retrabajo que puedan generar.
* A medida que se dispone de información más precisa del proyecto, la reserva puede utilizarse,
reducirse o eliminarse.
Reserva de gestión
* Cantidades específicas de tiempo que se retienen por razones de control de gestión y que se
reservan para cubrir trabajo no previsto dentro del alcance del proyecto.
* No forma parte de la línea base del cronograma pero forma parte de los requisitos generales de
duración del proyecto.
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6 Desarrollar el Cronograma
* Se determinan las fechas planificadas de inicio y fin de las actividades, también de los hitos, en
base a la mejor información disponible.
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Los documentos que la componen incluyen detalles sobre los entregables del proyecto que
son tenidos en cuenta al construir el modelo de cronograma.
Lista de actividades
Registro de supuestos
Supuestos y restricciones pueden dar lugar a riesgos individuales que pueden impactar en el
cronograma del proyecto.
Estimaciones de la duración
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Lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas en etapas tempranas del proyecto en relación al cronograma pueden
aplicarse en las etapas posteriores del proyecto para mejorar el cronograma.
Lista de hitos
El diagrama de red contiene las relaciones lógicas de predecesoras y sucesoras que serán
utilizadas para el desarrollo del proyecto.
Calendarios de recursos
Hace referencia a los tipos y cantidades de recursos identificados que necesita cada actividad y
se utilizan para generar el cronograma.
Registro de riesgos
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Proporciona detalles relativos a los riesgos individuales identificados y sus características que
pueden influir en el desarrollo del cronograma. Al mismo tiempo, hay que tener en
consideración las reservas del cronograma.
* Se utiliza para estimar la duración mínima del proyecto y determinar el nivel de flexibilidad de
los caminos del diagrama de red.
* Calcula las fechas de inicio y finalización tempranas y tardías para todas las actividades.
* El camino crítico es el camino con duración más larga, lo cual determina la menor duración del
proyecto.
* El camino crítico tiene la menor holgura, habitualmente tiene holgura cero (0)
* El método de la ruta crítica se utiliza para calcular la/s ruta/s critica/s así como el nivel de
holgura total y libre del resto de caminos del cronograma.
* Holgura total: cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede demorarse
respecto de su fecha de inicio temprano sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar
ninguna restricción del cronograma.
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Esta técnica se utiliza para ajustar las fechas de inicio y finalización de las actividades con la
finalidad de ajustar el uso planificado de recursos para sea igual o menor que la
disponibilidad de los mismos. Existen dos técnicas:
Nivelación de recursos
* Las fechas de inicio y planificación se ajustan en base a las restricciones de recursos, con la
finalidad de equilibrar la demanda de recursos con la oferta disponible.
* Se utiliza cuando los recursos compartidos o críticos están sobre asignados o limitados o cuando se
necesita mantener un número de recursos a un nivel constante.
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* Habitualmente genera cambios en la ruta crítica original, ya que la holgura disponible se utiliza para
nivelar recursos.
Estabilización de recursos
* Ajusta las actividades de modo que las necesidades de los recursos no excedan ciertos límites de
recursos predefinidos.
* Es decir, las actividades sólo se pueden retrasar dentro del margen de su holgura libre y de la
holgura total.
* Consiste en evaluar escenarios con la finalidad de predecir su efecto, positivo o negativo, en los
objetivos del proyecto.
* Habitualmente se utiliza para el peor de los escenarios del proyecto, siendo útil para preparar
reservas del cronograma y planes de respuesta para abordar el impacto identificado.
Simulación
* Modela los efectos combinados de los riesgos individuales el proyecto y otras fuentes de
incertidumbre para evaluar su posible impacto en el logro de los objetivos del proyecto.
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* La técnica más utilizada es el Análisis Monte Carlo (se estudiará en detalle en la Gestión de
Riesgos)
Se utilizan para acortar o acelerar la duración del cronograma sin reducir el alcance del
proyecto, con la finalidad de cumplir con las restricciones del cronograma, las fechas
impuestas u otros objetivos del cronograma.
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Intensificación
* Utilizada para acortar la duración del cronograma aumentando recursos con el menor costo.
* Sólo funciona para actividades de la ruta crítica, en las que los recursos adicionales logran acortar
la duración.
* No siempre resulta una alternativa viable, incluso puede ocasionar un aumento de riesgo y costo.
Ejecución rápida
* Técnica de compresión del cronograma en la que las actividades o fases que deberían
desarrollarse en secuencia, se llevan a cabo en paralelo durante una parte de su ejecución.
* Sólo funciona cuando las actividades permiten solapamiento para acortar la duración de la ruta
crítica.
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Diagrama de barras
* Conocido como Diagrama de Gantt, presentan información del cronograma donde las
actividades se muestran como barras horizontales situadas según las fechas de inicio y
finalización.
* Para las comunicaciones de control y dirección, se utilizan actividades resumen más amplias a
nivel, por ejemplo, de paquete de trabajo de una EDT.
Diagrama de hitos
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* Se representan con el formato de diagrama de actividad en el nodo, que muestra relaciones sin
escala de tiempo, denominados "diagramas de lógica pura".
7 Controlar el Cronograma
* Determinar el estado actual del proyecto, comparando la cantidad total de trabajo entregado
y aceptado con respecto a las estimaciones de trabajo completado para el ciclo transcurrido.
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41
* Determinar el ritmo al que se generan, validan y aceptan los entregables en el tiempo por
iteración.
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42
Describe la frecuencia con que se actualizará el cronograma, cómo se utilizará la reserva y cómo
se controlará el cronograma.
Se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, una
acción correctiva o preventiva.
La EDT, los entregables, las restricciones y los supuestos son tenidos en cuenta para controlar el
cronograma.
Utiliza técnicas del valor ganado para comparar los resultados reales para determinar si es
necesario implementar un cambio, acción correctiva o preventiva.
Las lecciones aprendidas recopiladas en etapas iniciales pueden aprovecharse para mejorar el
proceso de controlar el cronograma.
Calendarios de proyectos
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43
Utilizado para calcular los pronósticos del cronograma al proporcionar diferentes periodos de
trabajo para algunas actividades.
Hay que utilizar la versión más reciente del cronograma, que incluya información sobre las
actividades completadas y las actividades comenzadas a la fecha indicada.
Calendarios de recursos
Contienen datos sobre el estado del proyecto tal como: actividades iniciadas, avance de
las actividades (duración real, duración pendiente, porcentaje físicamente completado)
y qué actividades se han completado.
* Las medidas de desempeño del cronograma: variación del cronograma e índice de desempeño
del cronograma, se utilizan para evaluar la magnitud de la desviación con respecto a la línea base
original del cronograma.
* Realiza el seguimiento del trabajo que queda por completar en las iteraciones.
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44
* Se utiliza para analizar la variación con respecto al trabajo pendiente ideal basado en el trabajo
comprometido en la planificación de las iteraciones.
* Permiten medir, comparar y analizar el desempeño del cronograma con relación a la línea base
del cronograma.
Análisis de tendencias
* Analiza el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el desempeño está
mejorando o deteriorando.
Análisis de la variación
* Examina las variaciones en las fechas de inicio y finalización planificadas frente a las reales,
duraciones planificadas frente a reales y variaciones en la holgura.
* Parte de análisis consiste en determinar la causa y el grado de desviación con relación a la línea
base del cronograma para tomar las acciones correctivas o preventivas que fueran necesarias.
* Se utiliza para evaluar los diferentes escenarios con el objetivo de alinear el modelo de
programación con el plan para la dirección del proyecto y la línea base aprobada.
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Se utilizan para encontrar maneras de volver a alinear las actividades del proyecto con
el plan mediante la ejecución rápida o la intensificación del cronograma para el trabajo
restante.
Incluye información sobre el desempeño del trabajo en comparación con la línea base
del cronograma.
En análisis de la variación del cronograma, las revisiones de los informes de avance, los
resultados de las medidas de desempeño y las modificaciones del alcance o del
cronograma, pueden dar como resultado solicitudes de cambio de la línea base del
cronograma.
8 Conclusiones
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La fecha de finalización del proyecto suele ser una fecha obligada por contrato, por
tanto, ampliar la fecha de finalización no sería posible si no hay un acuerdo entre las
partes.
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