1 Módulo de compras del S10..........................................................................................................................

2
1.1 Introducción.......................................................................................................................................... 2
1.1.1 El sistema permite...................................................................................................................... 2
1.1.2 Ventajas del uso del sistema......................................................................................................2
1.2 ¿Como se generan los datos?.............................................................................................................3
1.3 Acceso al módulo de Compras............................................................................................................4
1.4 Registro de usuarios en el sistema......................................................................................................4
1.4.1 Registrar de la empresa.............................................................................................................4
1.4.2 Registro de la Gerencia..............................................................................................................5
1.4.3 Registro del usuario.................................................................................................................... 5
1.4.4 Acceso a los escenarios.............................................................................................................7
1.5 Registro del Centro de Compras..........................................................................................................9
1.5.1 Asignar proyecto al centro de compras....................................................................................10
1.5.2 Verifique los permisos de uso de los escenarios.....................................................................11
1.5.3 Registro de usuarios en pedidos..............................................................................................12
1.6 Pie de orden de compra..................................................................................................................... 14
1.7 Logotipo para reportes....................................................................................................................... 15
1.7.1 Registro del logotipo.................................................................................................................16
1.7.2 Asignar logotipo a la empresa..................................................................................................18
1.8 Configuración..................................................................................................................................... 19
1.8.1 Ingrese al módulo de compras con sa......................................................................................20
1.8.2 Configuración de Compras.......................................................................................................20
1.9 Uso del módulo de Compras..............................................................................................................21
1.9.1 Determinar fecha de pedido de los recursos............................................................................21
1.9.2 Registro de recursos específicos.............................................................................................22
1.9.3 ¿Cómo funciona pedidos?........................................................................................................24
1.9.4 Pedir recursos.......................................................................................................................... 25
1.9.5 Asignar fecha de entrega.........................................................................................................27
1.9.6 Aprobación............................................................................................................................... 30
1.9.7 Procedimiento para eliminar un pedido....................................................................................32
1.10 Compras............................................................................................................................................. 36
1.10.1 Pedidos de compra................................................................................................................... 36
1.10.2 Generar orden de compra para todo el pedido........................................................................36
1.10.3 Generar orden de compra para uno o varios de los recursos del pedido................................38
1.10.4 Consulta de precios.................................................................................................................. 39
1.10.5 Visualizar los recursos generales en la orden de compra........................................................40
1.10.6 Seguimiento al pedido..............................................................................................................40
1.10.7 Imprimir de reportes................................................................................................................. 41
1.11 Cotizaciones....................................................................................................................................... 42
1.11.1 Labores que se realizan en este escenario..............................................................................42
1.11.2 Generar cotizaciones................................................................................................................42
1.11.3 Asignar proveedor a la cotización............................................................................................45
1.11.4 Enviar la cotización al proveedor..............................................................................................45
1.11.5 Recepción de Cotizaciones......................................................................................................47
1.11.6 Consulta de precios.................................................................................................................. 49
1.12 Cuadro comparativo........................................................................................................................... 49
1.12.1 Labores que se realizan en este escenario..............................................................................49
1.12.2 Acceso al escenario................................................................................................................. 49
1.12.3 Elección de recursos................................................................................................................ 50
1.13 Ordenes de compra........................................................................................................................... 52
1.13.1 Generar órdenes de compra....................................................................................................52
1.13.2 Generar órdenes desde pedidos..............................................................................................52
1.13.3 Generar órdenes desde cotizaciones.......................................................................................54
1.13.4 Aprobar las órdenes de compra...............................................................................................56
1.13.5 Antecedente............................................................................................................................. 57
1.13.6 Seguimiento.............................................................................................................................. 58
S10

1 Módulo de compras del S10

1.1 Introducción

Es el módulo encargado de administrar todo el proceso de compra que realiza la empresa, tiene
como objetivo adquirir los recursos que utilizará el proyecto o la unidad operativa, en la cantidad y
justo cuando debe ser empleado, entregando en el lugar que corresponda y a un costo razonable.

El sistema de compras está organizado por CENTROS DE COMPRA, los que pueden ser
administrados por una o más personas.

Los CENTROS DE COMPRA podrán atender a más de un proyecto, por lo que será necesario
asignar los proyectos a los centros de costo.

El módulo de Compras, maneja los datos generados por Pedidos.

1.1.1 El sistema permite

 Integrar la información de la empresa.

 Formar parte del control del proyecto.
 Controlar la información bajo las reglas y pautas que tenga la empresa.
 Disminución del costo de adquisición de los recursos.
 Información para consulta por proveedor con los recursos que proveen y precios.
 Información precisa sobre el estado y seguimiento del proceso de compra.

1.1.2 Ventajas del uso del sistema

Ayuda a una gestión ordenada, que significa combinar eficiencia y rapidez, así como la
transparencia en la operación de compra, integrando su empresa, tomando en cuenta la relación
precio/calidad/servicio de los proveedores.

Proporciona una excelente coordinación y comunicación entre todos los módulos del S10
involucrados con la gestión de la empresa.

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S10

1.2 ¿Como se generan los datos?

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S10

1.3 Acceso al módulo de Compras

En el panel de su PC ubique el botón luego el sistema muestra la ventana de acceso.

1.4 Registro de usuarios en el sistema

El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y darle acceso al
módulo de Compras, a los escenarios, catálogos y documentos.
El administrador del sistema debe registrar la empresa y sus departamentos o gerencias, en este
ejemplo la empresa es CONSTRUCTORA S10 y la gerencia es OBRAS, para finalmente registrar al
usuario llamado Andrade Andrés. Este registro se realiza en el sistema.

1.4.1 Registrar de la empresa

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1.4.2 Registro de la Gerencia

1.4.3 Registro del usuario

En el presente ejemplo se registra al usuario Andrade Andrés,

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S10

Debido a que los grupos de Compras y Pedidos se encuentran en el módulo de Compras, sólo se
dará acceso al módulo de Compras.

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1.4.4 Acceso a los escenarios

Repita el proceso para las pestañas de Catálogos y documentos. El acceso que se otorgue a los
usuarios también puede ser selectivo, poniendo check sólo a las opciones que tendrá acceso.

Cierre el módulo de Compras y vuelva a ingresar, pero esta vez como Andrés,

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1.5 Registro del Centro de Compras

En lo referente al usuario que registra el nuevo centro de compra, ocurren dos alternativas:

a) Cuando el administrador del sistema (sa) es el que registra el centro de compra, tiene que
registrar también a los usuarios y darles atributos de manejo.
b) Andrés, es un usuario que previamente fue registrado por el (sa) y tiene atributos para registrar
centro de compra. Cuando Andrés registre un nuevo centro de compra, por defecto el sistema lo
muestra como usuario del centro de compra por defecto y le da todos los atributos que incluye el
hecho de registrar a los nuevos usuarios que tendrán acceso al centro de compras.

En este ejemplo se llamará CC S10

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1.5.1 Asignar proyecto al centro de compras

El sistema muestra el catálogo de proyectos de donde debe elegir los proyectos que manejará el
centro e compras CC S10,

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1.5.2 Verifique los permisos de uso de los escenarios

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1.5.3 Registro de usuarios en pedidos

Sí el proyecto fue registrado en el módulo de Gerencia de proyectos, en pedidos es mostrado el

proyecto y el almacén de materiales. Caso contrario el proyecto se registra en el árbol.

En el presente ejemplo que estamos asumiendo que el proyecto fue registrado desde el módulo de
Gerencia de proyectos y la labor que se tiene que hacer este escenario es invitar un usuario al
proyecto y luego al almacén con sus respectivos permisos.

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Al usuario Andrés, también se le registrará en el almacén de materiales, para que pueda manejar,

Luego elija la pestaña de permisos y verifique o asigne permisos.

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1.6 Pie de orden de compra

Para registrar información por parte del usuario en la orden de compra, así como definir las personas
que firmarán el documento impreso, haga lo que se muestra a continuación,

Ingrese la información en la celda que corresponde a observación,

S10 Compras
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1.7 Logotipo para reportes

Sí desea que el reporte de la orden de compra lleve el logotipo de su empresa, el logotipo tiene que
estar elaborado y almacenado dentro de una carpeta.

Verifique la estructura de de registro del catálogo,

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1.7.1 Registro del logotipo

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Elija la carpeta donde está almacenado el logotipo,

Sólo los logotipos registrados en el catálogo pueden ser asignados posteriormente.

Luego cierre la ventana de logotipos.

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1.7.2 Asignar logotipo a la empresa

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Luego cierre el catálogo de identificadores.

Comentario: Por defecto el sistema imprimirá las órdenes de compra con el logotipo asignado a la
empresa. Sí además de la impresión del logotipo desea que imprima el nombre de la
empresa, tiene que hacer desde configuración.

1.8 Configuración

Las opciones de configuración realizadas por el supervisor tiene un comportamiento general,

cualquier cambio es para todos los usuarios.

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1.8.1 Ingrese al módulo de compras con sa

1.8.2 Configuración de Compras

Use el botón para acceder a la ventana de configuración.

La pestaña “Del supervisor”, sólo está visible para el usuario que ingresa como (sa), también para
los usuarios que tengan la categoría de Administrador del Sistema y Administrador del Módulo.

Llamada a: Controlar los pedidos por centro de compra, esta opción trabaja en forma conjunta
con “Solicitar centro de compra” de Pedidos.
Activado:Muestra para cada centro de compra sólo aquellos pedidos que tienen
asignado el centro de compra donde esté ubicado en el árbol.
Desactivado: Muestra todos los pedidos generados para ser comprados.
Llamada b: Imprimir nombre de la empresa en la orden de compra.
Activado: Imprime nombre de la empresa en la orden de compra.
Desactivado: No imprime nombre de la empresa en la orden de compra.
Llamada c: Número de la orden de compra por empresa.
Activado: Genera un correlativo de la orden de compra, a pesar de tener varios
centros de compra en la empresa.
Desactivado: Genera correlativamente el número de orden de compra para cada
uno de los centros de compra.
Llamada d: Es el valor del Impuesto General a las Ventas, que el sistema tomará para calcular el
precio del I.G.V., de los recursos de las órdenes de compra. Este valor es guardado
con cada orden de compra. Quien registra o modifica el porcentaje es el supervisor.
Llamada e: Nro. De dígitos de los documentos; el supervisor decide hasta cuantos dígitos puede
tener una orden de compra, el cual varía desde 4 hasta 12 dígitos.

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1.9 Uso del módulo de Compras

Sólo los usuarios que están registrados en el sistema y tiene permiso para manejar el módulo tienen
acceso. En este caso Ingrese al sistema como Andrés

1.9.1 Determinar fecha de pedido de los recursos

El plan de utilización de recursos muestra la lista de recursos que participan en la ejecución del
proyecto, distribuidos en el tiempo (en períodos) y es calculado en el módulo de Gerencia de
proyectos, cuando el contenido de las barras es traslado al escenario del Cronograma por períodos
en cifras.

Con la finalidad de explicar que los recursos que se piden deben ser entregados en obra en fechas
definidas, se toma como ejemplo el pedido del recurso ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2
GRADO 60.

Sí efectuó la planificación en el diagrama de Gantt del módulo de Gerencia de proyectos, puede

visualizar las fechas, como se muestra a continuación. Es necesario aclarar que las fechas que se
toman deben ser unos días antes de ejecutar la actividad.

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Sólo con fines de información se muestra la ventana de recursos y precios del módulo de
Presupuestos, en el que aparece el recursos ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60, el
mismo que aparece con la unidad de kilogramos, se refiere al metrado total del proyecto.

Ocurre que el acero lo compramos y usamos en varillas, por lo que es necesario transformar los
50,814.30 kilogramos en varillas, de acuerdo al siguiente detalle; (la cantidad de varillas se tomó del
metrado efectuado previamente).

1.9.2 Registro de recursos específicos

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Del catálogo de recursos específicos

Para cada recurso específico, ingrese las cantidades,

A continuación se muestra la cantidad de varillas registradas,

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1.9.3 ¿Cómo funciona pedidos?

La información es organizada de acuerdo a lo siguiente,

Para el ejemplo que seguimos lo datos del los recursos se tomó del plan de utilización de recursos y
la fecha de entrega en obra lo leemos en el Gantt. (Las cantidades fueron redondeadas).

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1.9.4 Pedir recursos

El sistema muestra el formulario pedido de obra,

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Un recurso puede estar en más de una partida de control, del catálogo de recursos por partidas de
control, elija uno a uno los recursos, de la ventana superior hacia la ventana inferior. (En el caso del
acero corrugado sólo elija los recursos específicos).

Las cantidades que se modifiquen sólo son para este pedido,

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1.9.5 Asignar fecha de entrega

A cada uno de los recursos o al total de los recursos que forman parte de este pedido se le asigna
fecha de entrega. En esta oportunidad se asignará a todos los recursos el 18 de julio del 2005.

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Del calendario se elije la fecha de entrega,

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El pedido debe ser enviado para ser aprobado,

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Reporte del pedido

1.9.6 Aprobación

En este escenario se aprueban los pedidos que no fueron aprobados automáticamente desde el
escenario de Pedidos y han sido enviados para su aprobación posterior. Sí fue aprobada en forma
automática anteriormente, la opción de aprobar queda deshabilitada.

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Los pedidos aprobados pasan a Compras, al escenario de Pedidos de compra.

Visualizar los documentos generados

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Cuando el pedido es para el stock de almacén, el documento generado es una requisitoria de

compra que debe ser tramitado por Compras, como en el presente caso.

Comentario: Cuando el pedido es para un destino específico (Partida de control), el sistema

verifica previamente el stock en el almacén, en caso de que exista la cantidad
pedida, el sistema genera un “Pedido de almacén”; sí en stock sólo existe pero no en
la cantidad deseada; entonces el sistema genera dos documentos, el primero es un
“pedido de almacén” por la cantidad existente en el stock y el otro documento
generado es la “Requisitoria de compra”, por el saldo.

1.9.7 Procedimiento para eliminar un pedido

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Luego cierre la ventana de documentos generados,

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1.10 Compras

1.10.1 Pedidos de compra

En este escenario se listan todos los documentos llamados “requisitorias al centro de compras” que
corresponden a los pedidos realizados mediante Pedidos para el proyecto asignado. Las
requisitorias de compra, sólo son generadas cuando las cantidades pedidas de los recursos son
mayores a los que existe en el stock.

Labores que se realizan en este escenario: Visualizar todas las requisitorias de compra generadas;
Generar orden de compra para el total de la requisitoria de compra; Generar orden de compra para
uno o varios recursos que forma parte de una requisitoria de compra.

Los recursos que forman parte de la requisitoria de compra de los cuales no se han generado
órdenes de compra, pasan al escenario de Cotizaciones.

1.10.2 Generar orden de compra para todo el pedido.

Use esta opción para generar en forma directa la orden de compra a partir del pedido de compra, sin
necesidad de realizar la cotización. Se entiende que ya se conoce de antemano las condiciones y a
la empresa que se le comprará los recursos.

S10 Compras
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Las llamadas de la ventana orden de compra, las llamadas están de acuerdo a la secuencia de uso
y son las siguientes:

Llamada a: Pestaña de Acumulado, muestra los recursos con sus cantidades acumuladas, sólo
desde este lugar se registran los precios de los recursos.

Llamada b: Proveedor, este botón muestra el catálogo de proveedores para registrar o elegir un
proveedor para la orden de compra.

Llamada c: Tratado con; cuando se registró la empresa también se registraron a los contactos, el
sistema permite elegir a uno de ellos como contacto.

Llamada d: Fecha; el sistema sugiere la fecha, pero el usuario lo puede modificar eligiendo la fecha
del calendario.

Llamada e: Forma de pago; las formas de pago se encuentran en un catálogo de donde se elije.

Llamada f: Moneda; elija el tipo de moneda para la orden de compra.

Llamada g: Tipo de cambio; elija el tipo de cambio para la fecha de la orden de compra.

Llamada h: F/B; en esta celda ingrese el número de la factura o de la boleta.

Llamada i: Facturar a; elija del catálogo de identificadores el nombre de la empresa.

Llamada j: Descuento %; en esta celda se ingresa el porcentaje de descuento global para todos
los recursos que forman parte de la orden de compra.

Llamada k: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos
los recursos que forman parte de la orden de compra.

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Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas j y k al
mismo tiempo, también puede usar uno de ellos o ninguno.

Llamada l: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de
compra, este datos lo define el proveedor.

Llamada m: Lugar de entrega, es el lugar donde debe ser entregado los recursos comprados.
Cuando se registró la empresa también se registró la dirección y que es tomada en esta
oportunidad.

Llamada n: Fecha de entrega: Se refiere a la fecha de entrega en obra de los recursos, sólo cuando
los recursos tienen una misma fecha de entrega.

Llamada o: Precios; Ingrese el precio de compra a cada uno de los recursos que se compran.

Llamada p: Descuento %: En esta columna se registra el descuento adicional en porcentaje.

Llamada q: Pestaña Detallado; Muestra a cada uno de los recursos con el número de pedido que le
corresponde.

Llamada r: Graba el contenido de la ventana.

1.10.3 Generar orden de compra para uno o varios de los recursos del pedido

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Luego de realizar las acciones a) o b), vaya al escenario de Orden de compra.

1.10.4 Consulta de precios

Los precios registrados desde el módulo de presupuestos, en las cotizaciones o la orden de compra
para cada uno de los recursos, son almacenados para ser consultados como a continuación se
muestra,

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1.10.5 Visualizar los recursos generales en la orden de compra

1.10.6 Seguimiento al pedido

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1.10.7 Imprimir de reportes

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1.11 Cotizaciones

Una cotización es el documento por el cual el centro de compras consulta el precio y las condiciones
de venta de los recursos a los proveedores.

A este escenario llegan todos los recursos registrados en las requisitorias de compra pendientes de
atención.

1.11.1 Labores que se realizan en este escenario

 “Arman” las cotizaciones a partir de los recursos que contienen las “requisitorias al centro de
compras”.
 Asignar proveedores a cada una de las cotizaciones.
 Envían las cotizaciones a los proveedores.
 Opciones de consulta, acumulado, detallado y por proveedor.

1.11.2 Generar cotizaciones

Es recomendable formar cotizaciones con recursos semejantes como todo lo que vende una
ferretería, otra cotización únicamente de agregados, otra de cemento, otra de acero, etc., esto
permite asignar varios proveedores a cada una de las cotizaciones.

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1.11.3 Asignar proveedor a la cotización

1.11.4 Enviar la cotización al proveedor

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Llamada a: Permite adicionar otro proveedor a la cotización

Llamada b: Quitar: Permite adicionar otro proveedor a la cotización

Llamada c: Envía al Proveedor; la cotización al proveedor elegido; esta opción sólo se activa
cuando el proveedor tiene correo electrónico,

Llamada d: Enviar en Microsoft Excel al proveedor; Cambia de estado a la cotización del proveedor
elegido. Para enviar manualmente la cotización tiene que imprimir el reporte y enviarlo
por fax.

Llamada e: Anular cotización; use esta opción cuando el proveedor no conteste.

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1.11.5 Recepción de Cotizaciones

En este escenario se listan las cotizaciones con los datos que los proveedores registraron y
devolvieron al centro de compra, para registrar los precios de cada uno de los recursos, el tipo de
moneda, forma de pago etc., para elaborar el cuadro comparativo.

1.11.5.1.1.1 Elección de la cotización

El ingreso de datos es para cada una de las cotizaciones.

Luego el sistema muestra la ventana,

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Llamadas de la ventana Recepción de Cotización

Llamada a: La forma de pago debe ser previamente registrado en un catálogo para ser utilizado
posteriormente todas las veces que sea necesario, el botón marcado con la llamada
muestra el catálogo.

Llamada b: Del catálogo de monedas elija la moneda que utiliza el proveedor en su cotización.

Llamada c: Sólo en el caso de que los recursos que se compran sean en moneda diferente a la
base (ejemplo Dólares), del catálogo elija el tipo de cambio para la fecha del
documento.

Llamada d: Registre el descuento global para todo el documento, sí adicionalmente uno de los
recursos tuviera descuento use la columna ingrese en la columna Dcto (%).

Llamada e: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos
los recursos que forman parte de la orden de compra.

Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas d y e al
mismo tiempo, también puede usar uno de ellos o ninguno.

Llamada f: Ingrese el tiempo en el que se compromete el proveedor entregar los recursos sí es que
se ordena la compra.

Llamada g: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de
compra.

Llamada h: Ingrese el número de cotización el proveedor.

Llamada i: Ingrese el precio neto ofertado por el proveedor, sí pone un check en la columna que
corresponde a IGV, este precio será adicionado en el % que corresponde al IGV, y el
precio total es mostrado en la columna “Parcial con IGV”.

Llamada j: Use este botón para grabar el contenido de la ventana.

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1.11.6 Consulta de precios

Sí hace clic derecho sobre el nombre de un recurso, el sistema muestra el menú

La comparación de los precios recibidos de los proveedores hágalo en el escenario de cuadro

comparativo.

1.12 Cuadro comparativo

En este escenario se decide que recursos serán comprados y a que proveedores, para tomar la
decisión se toma en cuenta los datos proporcionados por los proveedores.

Los datos que son mostrados en este escenario corresponden a las cotizaciones recibidas del
proveedor.

1.12.1 Labores que se realizan en este escenario

 Se comparan los datos proporcionados por cada uno de los proveedores.

 Se decide los recursos que serán comprados a cada uno de los proveedores.
 Una cotización puede generar varias órdenes de compra.

Las órdenes de compra generadas se visualizan en el escenario de orden de compra.

1.12.2 Acceso al escenario

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1.12.3 Elección de recursos

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Para consulta de precios haga clic sobre el recurso.

Reportes

Todos los recursos aprobados pasan al escenario de órdenes de compra.

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1.13 Ordenes de compra

La orden de compra es el documento definitivo de adquisición de los recursos. En este escenario se

visualiza las órdenes de compra generadas en el escenario de Pedidos de compra y se generan
órdenes de compra a partir de los pedidos de compra y desde el cuadro comparativo de las
cotizaciones.

1.13.1 Generar órdenes de compra

1.13.2 Generar órdenes desde pedidos

Cuando se usa esta opción es necesario ingresar los precios a los recursos que se compren.

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1.13.3 Generar órdenes desde cotizaciones

Los precios de los recursos son tomados de la cotización.

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1.13.4 Aprobar las órdenes de compra

El usuario que apruebe las órdenes de compra debe tener atributos para hacerlo. Sólo las órdenes
de compra aprobadas pasan al módulo de Almacenes para efectuar los ingresos por orden de
compra.

El sistema no permite borrar las ordenes de compra aprobadas, para eliminarlas, previamente
cambie de estado a registrado.

Para aprobar una orden de compra, haga clic derecho sobre el nombre del proveedor o número de
la orden de compra y del menú que se active elija la opción de aprobar.

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1.13.5 Antecedente

Esta opción es informativa, lista los tipos de pedidos que generaron la orden de compra, muestra el
documento y sus recursos.

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1.13.6 Seguimiento

Muestra el recorrido y estado de la orden de compra desde el momento que fue generada hasta su
destino en el módulo de almacenes.

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Impresión

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Reporte

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