POLÍTICA DE FACTURACIÓN

Tabla de contenido

OBJETIVO.............................................................................................................................. 2
ALCANCE............................................................................................................................... 2
DEFINICIONES....................................................................................................................... 2
RESPONSABLES...................................................................................................................3
1. DEFINICIÓN, ACTUALIZACIÓN Y NOTIFICACIONES DE TARIFAS..........................3
2. RESERVAS DE CUPO ESTUDIANTIL.........................................................................3
3. POLÍTICAS DE FACTURACIÓN..................................................................................3
3.1 Matrícula...............................................................................................................................3
3.2 Pensión, Cobros Periódicos y Otros Cobros Periódicos.........................................4
3.3 Seguros Estudiantiles y Becas Garantizadas.............................................................5
Anexo 1. DOCUMENTO RESERVA DE CUPO......................................................................6
Anexo 3. PROTOCOLO OPERATIVO ORFESEG.................................................................8
Anexo 3. RENUNCIA A LA PÓLIZA DE ACCIDENTES ESCOLARES COLECTIVA..............9
Anexo 4. RENUNCIA A LA PÓLIZA DE BECA GARANTIZADA..........................................10
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OBJETIVO

Definir lineamientos y directrices para la facturación de los servicios educativos y actividades

conexas

ALCANCE

Aplica para todas las familias y/o acudientes responsables frente a la institución

DEFINICIONES

 Matrícula: Es la suma correspondiente al 10% del valor de la anualidad aprobada por la

secretaria de educación departamental y que debe ser pagada al momento de firmar la
matricula del estudiante.

 Pensión: La pensión es la suma anual correspondiente al 90% del valor de la anualidad

aprobada por la secretaria de educación departamental, que se paga al establecimiento
educativo privado por el derecho del estudiante a participar en el proceso formativo,
durante el respectivo año académico. Generalmente las pensiones se cobran en 10
mensualidades, aunque el colegio puede establecer en su Manual de Convivencia otra
periodicidad, no mayor a la trimestral.

 Facturación: Una factura es un documento en el que se incluye toda la información de una

operación de compraventa de un bien o servicio, de manera que también sirve de
comprobante de la operación. El término facturación hace referencia a la entrega por parte
del vendedor de estas facturas y su posterior recepción por el comprador.

 Descuento: Es el valor estimado en porcentaje y/o en pesos que se descuenta del valor
total de la matrícula, pensión, u otra actividad conexa vigente para el año académico
correspondiente.

 Cobros Periódicos: corresponde a los cobros por concepto de transporte, alimentación y

alojamiento, y aplican a las familias que voluntariamente los tomaron con el
establecimiento educativo.

 Otros Cobros Periódicos: las sumas que se pagan por servicios del establecimiento
educativo privado, distintos de matrícula, pensión, transporte, alojamiento y alimentación.
Deben ser fijados de manera expresa en el Manual de Convivencia, -el cual hace parte del
Proyecto Educativo Institucional- previa aprobación del Consejo Directivo del colegio, en el
que están representados padres, estudiantes y exalumnos o de acuerdo a lo dispuesto por
la secretaria de educación certificada del ente territorial que corresponda. Estos cobros
deben ser comunicados a las familias durante el proceso de matrícula.

De lo anterior se desprende que los otros cobros periódicos son de naturaleza voluntaria,
de lo cual se excluye el carné estudiantil, reglamentado por el artículo 2.3.3.1.2.1. del
Decreto 1075 de 2015
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RESPONSABLES

Analista de Facturación y Cartera (cargo definido en cada Institución): Administrar, evaluar y

controlar los procesos de facturación y descuentos garantizando la generación oportuna y
adecuada de la facturación, de acuerdo con los lineamentos establecidos en los procesos y
procedimientos definidos en el área.

Dirección Administrativa y Financiera: Dirigir los procesos administrativos del Colegio,

garantizando la calidad del servicio de facturación y cartera.

1. DEFINICIÓN, ACTUALIZACIÓN Y NOTIFICACIONES DE TARIFAS

Los Costos de Matrícula y Pensión se rigen por el artículo 202 de la Ley 115 de 1994 y de acuerdo
con lo que disponga el Ministerio de Educación Nacional para cada año académico.

Es responsabilidad del colegio actualizar y presentar la autoevaluación institucional 60 días calendario

antes de la fecha de matrícula, para ello la Dirección Administrativa y Financiera anualmente realizará
la propuesta de incremento de tarifas de matrícula, pensión, cobros periódicos y otros cobros
periódicos, teniendo en cuenta las necesidades del colegio, la cual será presentada ante el Consejo
Directivo quien es el responsable de la aprobación, posterior a esto es responsabilidad de la Dirección
Administrativa y Financiera publicar la resolución de costos educativos que emita la secretaria de
educación.

2. RESERVAS DE CUPO ESTUDIANTIL

Para realizar reservas de cupo es indispensable que el padre de familia firme el documento definido
por el área legal el cual se adjunta a la presente política, a partir del cual se definen los lineamientos
mínimos para realizar la reserva, dentro de los cuales se encuentra:

1. Monto definido por la Dirección Administrativa y Financiera para reserva de cupo

2. La institución no realizará devolución de dinero en caso de que la familia decida no ingresar.
3. La Institución se reserva el derecho de admisión, si al momento de ingreso la Institución
decide no vincular al estudiante, se devolverá hasta el 90% del valor cancelado por la familia
para la reserva.

3. POLÍTICAS DE FACTURACIÓN

3.1 Matrícula

 La matrícula debe ser pagada una vez al año en el momento de formalizar la vinculación del
estudiante al servicio educativo ofrecido por la Institución o cuando ésta vinculación se
renueva.
 El proceso de matrícula se realiza dos (2) meses antes del inicio del siguiente año académico
o de acuerdo al calendario establecido por la institución para esta actividad (Por lo general
para Colegios calendario A en el mes de Diciembre y para colegios calendario B en el mes de
Junio)
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 Para recibir la factura de matrícula, es indispensable que el estudiante se encuentre a paz y

salvo de todo concepto.
 Para los estudiantes que ingresan durante los 5 primeros meses del año académico se les
factura el 100% del valor de la matrícula; para los estudiantes que ingresan a partir del 6° mes
del año académico se les factura el 50% del valor de la matrícula.
 Si un aspirante paga la matrícula y decide no ingresar ese año académico si no el siguiente,
el valor pagado se le abona a la matrícula excepto la póliza estudiantil la cual debe ser
gestionada directamente por el padre de familia a la compañía de seguros solicitando el
reembolso de la misma.
 El Colegio tiene discrecionalidad para otorgar un plazo extraordinario después de la fecha de
corte para el pago de la matricula siempre y cuando el Padre de Familia o Acudiente lo
solicite ante la Dirección Administrativa y Financiera antes de finalizar el plazo de matrículas
ordinarias. En estos casos el valor inicialmente pactado de Matrícula tendrá un recargo
autorizado por la Dirección Administrativa y Financiera.

Devoluciones: En caso de retiro antes de iniciar el año académico, se devuelve al aspirante hasta el
70% del valor de la matrícula siempre y cuando se realice la notificación mínimo 30 días antes del
inicio de año académico. Una vez iniciado el año no se realizará devolución alguna por concepto de
matrícula.

3.2 Pensión, Cobros Periódicos y Otros Cobros Periódicos

La Institución deberá tener en cuenta que el valor autorizado por la Secretaría de Educación respecto
de la pensión, corresponde a un valor anual, fraccionado en un número determinado de cuotas
mensuales, por lo que no serán procedentes las solicitudes de descuento realizadas por padres de
familia o acudientes cuyo fundamento sea el menor número de días de un mes o la ausencia del
estudiante a clases durante un determinado periodo, entre otros.

Los cobros periódicos y otros cobros periódicos deberán ser facturados por la institución de
conformidad con lo que haya aprobado la respectiva Secretaria en la resolución de autorización de
tarifas del año académico.

 El servicio educativo anual correspondiente a Pensión, cobros periódicos y otros cobros

periódicos como bibliobanco y exámenes internacionales se facturaran en cuotas mensuales
y podrá ser diferida entre 3 y 11 mensualidades anticipadas iguales según lo que el Colegio
defina.

 Para aquellos estudiantes que inicien en el trascurso del año académico se realizará un
descuento de ingreso para los servicios de pensión, cobros periódicos y otros cobros
periódicos (bibliobanco y exámenes internacionales) de acuerdo a la siguiente tabla:

* Para Colegios Calendario A (Feb - Oct) Colegios Calendario B (Agos – Nov o Feb - May)

Fecha de Ingreso % Facturación

Durante las 2 primeras semanas

del mes de ingreso No habrá descuento
Durante la tercera semana del mes 50% de descuento
de ingreso
Durante la última semana del mes 75% de descuento
de Ingreso
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* Para Colegios Calendario A (Noviembre) Colegios Calendario B (Dic o Ene)

Fecha de Ingreso % Facturación

Primera semana del mes de

ingreso No habrá descuento
2 semana del mes de ingreso 50% de descuento

 Las escuelas deportivas o artísticas (Beyond the Class) se facturarán de manera anticipada
por mes calendario (1-30). La Coordinación de (Beyond The Class) será el único responsable
de pasar el archivo de novedades antes del día 25 de cada mes al área de Facturación para
realizar los respectivos cobros y descuentos.

 El servicio de transporte se facturara de manera anticipada por mes calendario (1-30). La

Coordinación de transporte será el único responsable de pasar el archivo de novedades antes
del día 25 de cada mes al área de Facturación para realizar los respectivos cobros y
descuentos.

 El servicio de alimentación se facturara de manera anticipada por mes calendario (1-30). El

Jefe de Planta de Alimentos será el único responsable de pasar el archivo de novedades
antes del día 25 de cada mes al área de Facturación para realizar los respectivos cobros y
descuentos.

 La institución liquidarán intereses de mora a la tasa máxima legal permitida para el periodo
respectivo, conforme a lo certificado mensualmente por la Superintendencia Financiera de
Colombia para crédito de consumo después del 5to día calendario de cada mes del no pago
de la factura.

Devoluciones: Serán efectivas las devoluciones para pagos anticipados de pensión, cobros
periódicos y otros cobros periódicos siempre y cuando la notificación se realice 15 días antes del corte
de facturación de cada colegio de lo contrario se facturará el mes completo.

No se realizarán devoluciones de pensión, cobros periódicos y otros cobros periódicos si es tarifa

integral.

3.3 Seguros Estudiantiles y Becas Garantizadas

El reporte de la afiliación de los estudiantes tanto de los seguros estudiantiles como de las becas
garantizadas se debe realizar máximo al siguiente día hábil de realizado el pago, de acuerdo a lo
estipulado en el protocolo operativo de ORFESEG adjunto en la presente política.

Si el padre de familia decide no tomar o no continuar con el seguro estudiantil o con la beca
garantizada, es indispensable que firme el documento de renuncia adjunto a la presente política,
posterior a esto se notificará a la aseguradora el deseo de no continuar para que no se realice el
cobro. No se realizará devolución de dinero.
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Nota: Cualquier excepción a algún ítem de la política de facturación y descuentos, requiere la

aprobación del Comité de Presidencia.

Anexo 1. DOCUMENTO RESERVA DE CUPO

Estimados padres de familia:

Estamos felices porque ya son parte de nuestra Familia _____________, agradecemos el interés que
han mostrado en nuestro proyecto educativo y esperamos contribuir significativamente en el proceso
de formación de sus hijos.

Para efectos de reservar el cupo en nuestra Institución, hemos establecido el siguiente instructivo que
contiene los términos y condiciones aplicables a este procedimiento, el cual podemos a disposición
para su consideración y aceptación.

INSTRUCTIVO PARA REALIZAR RESERVA DE CUPO

La familia interesada en reservar el cupo en el Colegio ______________, deberá realizar un pago

por la suma de
$_________________ en el siguiente número de cuenta:
(BANCO)
Cuenta corriente No. ___________ Convenio No. ___________
A nombre del COLEGIO ____________________
*Nota: Este pago será abonado al valor de la primera matrícula en la Institución.

El soporte del pago señalado en el punto anterior deberá remitirse junto con el presente formulario,
debidamente firmado por los acudientes, al correo electrónico _________________ de esta manera la
reserva de cupo quedará efectiva. Este procedimiento deberá realizarse dentro de los 5 días hábiles
siguientes al recibo de esta comunicación. El no realizar este proceso en este término exonera al
Colegio de la reserva del cupo y podrá disponer de él libremente.

Cuando la reserva de cupo no aplique para el año lectivo que está por iniciar, el estudiante y su
familia deberán actualizar información académica y financiera previo al ingreso del estudiante a la
Institución, la que a su vez se reserva el derecho de admitir o no al estudiante según la actualización
de la información dada. Si, después de este proceso, el estudiante no es admitido el valor pagado por
concepto de reserva de cupo será reintegrado en un 90%.

En el caso de los estudiantes que ingresarán a Preescolar posterior a la reserva de cupo, el colegio
enviará una comunicación a las familias convocándoles a realizar una observación al estudiante
previo al inicio de su año escolar. Lo anterior, debido a que muchos de nuestros aspirantes realizaron
dicha reserva de cupo con años de antelación y queremos conocer cómo ha sido su evolución al
momento de iniciar en nuestra institución
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Todos los padres de familia con reserva de cupo recibirán una invitación, días previos al ingreso del
estudiante, para dar inicio al proceso de matrícula académica.

En caso que la familia decida no hacer uso del cupo reservado, el valor pagado por este concepto no
podrá ser reintegrado y se tomará a favor del colegio a título de costos administrativos.

La reserva de cupo podrá ser revocada unilateralmente por parte del Colegio en cualquier momento
cuando el aspirante, sus padres de familia o responsables económicos se encuentren incluidos en
listas públicas o presenten alguna relación o riesgo de lavado de activos. En este caso el valor
pagado por concepto de reserva de cupo será reintegrado en un 90%.

Agradecemos de antemano su atención a las anteriores recomendaciones y estaremos atentos a

resolver cualquier inquietud relacionada con este proceso. Si requieren información adicional, por
favor no duden en contactarnos a través del correo _________________.

En señal de aceptación de las políticas contenidas en el presente documento, los padres de familia lo
suscriben a conformidad.

Fecha de diligenciamiento Fecha de inicio a la institución: Grado de Ingreso:

de documento:

Nombre del estudiante:

Nombre del padre: Nombre de la Madre:

Firma: Firma:

c.c. c.c.
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Anexo 3. PROTOCOLO OPERATIVO ORFESEG

ACCIDENTES ESCOLARES

La vigencia de la póliza es anual según calendario escolar del colegio y se renueva anual con los
alumnos matriculados para el nuevo año escolar.
Cada alumno matriculado debe ser reportado para incluir en la póliza al día siguiente hábil en formato
Excel (horizontal) con la siguiente información completa del alumno o alumnos a asegurar:

 Nombres y apellidos.
 Número de identificación. Fecha nacimiento.
 Grado escolar.

Para esta póliza no aplican exclusiones.

A los diez (10) días hábiles serán enviados el certificado de inclusión y cobro junto con los carnets de
los alumnos reportados.
Se tendrá en cuenta la fecha máxima de facturación del colegio para el cobro y se emitirá el primer
día hábil del mes siguiente.

PLAN BECA GARANTIZADA

La vigencia de la póliza es anual según calendario escolar del colegio y se renueva anual con los
alumnos matriculados para el nuevo año escolar.
Los movimientos y cobros se realizarán mensuales, con vigencia de primero (1) a primero (1) de cada
mes.
Los alumnos matriculados deberán ser reportados para incluir en la póliza máximo el 10 de cada
mes para iniciar cobertura el primero (1) del mes en curso, los reportes recibidos después del once
(11) quedarán con inicio al primero (1) del mes siguiente.
Cada alumno matriculado debe ser reportado para incluir en la póliza al día siguiente hábil en
formato Excel (horizontal) con la siguiente información completa:

 Nombres y apellidos del alumno matriculado.

 Número de identificación.
 Grado escolar.
 Nombre del padre o acudiente Número de identificación.
 Fecha de nacimiento
 Nombre de la madre o acudiente Número de identificación.
 Fecha de nacimiento

Las exclusiones se pueden realizar máximo con retroactividad treinta (30) días.
El cobro se realizará mensual en los primeros quince (15) días de cada mes, anexando la relación
de los padres asegurados.
Los movimientos de inclusiones y exclusiones se emitirán diez (10) días después de cada solicitud.
El diploma de cobertura se entregará quince (15) días después de cada solicitud.
Se tendrá en cuenta la fecha máxima de facturación del colegio para el cobro y se emitirá el primer
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día hábil del mes siguiente.

Los reportes de novedades deben ser enviados a los correos:
 tecnico@orfeseg.com / directortecnico@orfeseg.com
Anexo 3. RENUNCIA A LA PÓLIZA DE ACCIDENTES ESCOLARES COLECTIVA

(Ciudad), _________________ (___) de 20____

Señores (as)
Padres de Familia y/o Acudientes
L. C.

Reciban un cordial saludo,

De conformidad con las normas legales aplicables en la Ley 100 de 1993 y Ley 115 de 1994 “Por la
cual se expide la Ley General de Educación”, es obligatorio que todos los estudiantes estén
amparados por el Sistema de Seguridad Social en Salud (EPS) para cubrir los riesgos y contingencias
que puedan presentarse durante el año lectivo o estar asegurado por todo el año escolar.

Atentamente,

__________________________
(Nombre)
Rector

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------

Yo, _______________________________________________ como padres/acudientes del/la

estudiante _________________________________________ declaro que no tomaré el Seguro
Colectivo de Accidentes Escolares contratado por la institución, debido a que estamos cubiertos por
un seguro de accidentes escolares contratado directamente, cuya vigencia es igual o mayor a la del
año escolar y, en consecuencia, asumimos toda la responsabilidad de los gastos médicos que deban
pagarse por causa de un accidente que pueda sufrir mi hijo/a o representado, dentro o fuera del
colegio. Anexo fotocopia la póliza mencionada. Me/nos comprometo/comprometemos a notificar
por escrito al Colegio cualquier cambio en los aspectos mencionados anteriormente, que surja
durante el año escolar, como también del NO acceso al servicio de salud (EPS).

Para constancia se firma en _________, a los ___ días del mes de _________________ 201___.

Acudiente Nº1, Acudiente Nº2,

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_________________________ _________________________
Nombre: Nombre:
C.C. Nº C.C. Nº
Anexo 4. RENUNCIA A LA PÓLIZA DE BECA GARANTIZADA

(Ciudad), _________________ (___) de 20____

Yo, _______________________________________________ como padres/acudientes del/la

estudiante _________________________________________ declaro que no tomaré la Póliza de
Beca Garantizada contratado por la institución. Me/nos comprometo/comprometemos a notificar
por escrito al Colegio cualquier cambio en los aspectos mencionados anteriormente, que surja
durante el año escolar.

Para constancia se firma en _________, a los ___ días del mes de _________________ 201___.

Acudiente Nº1, Acudiente Nº2,

_________________________ _________________________
Nombre: Nombre:
C.C. Nº C.C. Nº

4.5.