POLÍTICA PARA LA CONTRATACIÓN Y/O ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

Tabla de contenido

OBJETIVOS............................................................................................................................ 2
ALCANCE............................................................................................................................... 2
PRINCIPIOS DE CONTRATACIÓN........................................................................................2
DEFINICIONES....................................................................................................................... 3
1. FACULTAD PARA GENERAR Y AUTORIZAR SOLICITUDES DE COMPRA.................5
2. FORMALIDADES PARA LA CONTRATACIÓN Y/O ADQUISICIÓN................................5
2.1. Cotización u Oferta............................................................................................................5
2.2. Selección de Proveedores...............................................................................................6
2.3. Mecanismos de Contratación y Compra......................................................................6
2.4. Celebración de Contratos................................................................................................7
2.4.1. Etapa Precontractual.................................................................................................8
2.4.2. Etapa Contractual:.....................................................................................................8
2.4.3. Etapa Postcontractual............................................................................................10
3. EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES.............................................11
3.1. Evaluación de Proveedores de Bienes.......................................................................11
3.2. Re-evaluación de Proveedores de Bienes.................................................................11
3.3. Evaluación y Re -Evaluación de Proveedores de servicios.................................11
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OBJETIVOS

 Establecer los lineamientos para la contratación y/o abastecimiento de productos y servicios

necesarios para el correcto funcionamiento y desarrollo de actividades por parte del (razón social del
colegio), en adelante “la institución”.
 Enmarcar el proceso para la obtención de bienes y servicios en las mejores condiciones de
negociación, realizando compras y recibiendo servicios de alta calidad, oportunos y a precios justos
del mercado.
 Garantizar el control efectivo en el proceso de contratación.

ALCANCE

La presente política es aplicable para las compras de bienes operacionales y/o la contratación de servicios,
abarcando a todos los proveedores y contratistas, tanto directos como indirectos, así como a todas las
personas que intervienen en el proceso de compras, desde la generación de la necesidad, hasta la recepción
y entrega de los bienes y/o servicios al cliente interno.

PRINCIPIOS DE CONTRATACIÓN

Las actuaciones que se adelanten para la ejecución de todos los procesos contractuales, deberán
desarrollarse con arreglo a los principios que a continuación se señalan:

BUENA FE: Las actuaciones en la contratación deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se
presumirá en todas las gestiones realizadas por la Institución y de quienes contraten con la entidad.

CALIDAD: Es deber de los empleados de la institución, y de terceros que intervengan en la contratación,

controlar y asegurar la calidad, exigiendo los mejores estándares a los contratistas desarrollando acciones
para satisfacer las necesidades y expectativas de clientes internos y externos de la Institución y dando
cumplimiento a lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.

CONFIDENCIALIDAD: Las partes contratantes deberán dar tratamiento confidencial a toda información oral,
escrita, audiovisual o de cualquier tipo, relativa a la ejecución del proyecto mencionado, toda vez que
reconocen que en razón a la suscripción de contratos se produce el intercambio de información confidencial.

CELERIDAD: Las normas consignadas en esta Política se interpretarán y aplicarán de manera que los
trámites regulados se surtan conforme está previsto, sin dilaciones y retardos. Es deber de los empleados de
la Institución, y de terceros que intervengan en la contratación agilizar sus decisiones y actuaciones en los
trámites de contratación y en el desarrollo del contrato propendiendo por lograr la contratación en tiempos que
permitan satisfacer las necesidades de la Institución pero respetando siempre los procesos establecidos para
ello.

ECONOMÍA: Los recursos destinados para la contratación, deben ser administrados con austeridad en
medios, tiempo y gastos de tal manera que se logre la mayor eficiencia y eficacia.

EQUIDAD: Es deber de los empleados de la institución y de terceros respetar la igualdad de condiciones en

los procesos de contratación así como mantener el equilibrio entre los derechos y obligaciones existentes al
momento de celebrar el contrato y durante todo su desarrollo. Con fundamento en el principio de la Justicia
que debe inspirar y gobernar las actuaciones en materia de contratación, se deberán adoptar las medidas
necesarias para mantener durante el desarrollo del contrato, las condiciones técnicas, económicas y
financieras existentes en el momento de su celebración. Cuando la igualdad o equivalencia entre los derechos
y obligaciones existentes en la contratación se rompa por causas no imputables a quien resulte afectado, las
partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.

OPORTUNIDAD: Es deber de los trabajadores y de terceros desarrollar las actividades del proceso de
contratación y ejecución del contrato dentro de los plazos pactados.
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PLANIFICACIÓN: Todo trámite contractual de la institución, deberá corresponder a un programa o plan que
contribuya en forma eficiente y efectiva al cumplimiento del objeto del contrato y que permita identificar con
antelación suficiente la necesidad y la forma de contratación más adecuada para su satisfacción.

RESPONSABILIDAD: Los empleados de la institución y terceros que intervengan en la planificación,

tramitación, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de la
Empresa, y a respetar los derechos del Contratista, de la sociedad y del medio ambiente, que puedan verse
afectados por el desarrollo del contrato. Los contratistas garantizan la calidad de los trabajos bienes o
servicios contratados y responderán por ello.

SELECCIÓN OBJETIVA: Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más

favorable para la Institución y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de
interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.

TRANSPARENCIA: La contratación se realizará con base en criterios objetivos, reglas claras y conocidas y
con la oportunidad correspondiente para que los interesados conozcan los documentos, conceptos y
decisiones.

EFICIENCIA: La contratación y/o adquisición de bienes y servicios se ajustará a los principios de necesidad,
idoneidad y austeridad en relación al gasto, garantizando la eficiencia en la ejecución del proceso.

LEGALIDAD: Toda actividad debe ejercitarse respetando la Constitución, las leyes y las normas externas e
internas, reguladoras de la actividad financiera, comercial y cambiaria.

SOLIDARIDAD: Se debe obrar con lealtad, transparencia y buena fe en las relaciones comerciales, velar por
el mantenimiento de un sistema de sana competencia y evitar comentarios que puedan afectar la imagen de
los competidores o contribuir a la divulgación de rumores sobre los mismos.

DEFINICIONES

 Conflicto de Interés: se encuentran en situación de conflicto de interés cuando la integridad y juicio

pueden verse influenciados en el desarrollo de las responsabilidades por la posibilidad de escoger
entre el interés de la empresa, el propio o el de un tercero.

 Anticipo: Es el porcentaje o valor del contrato entregado por adelantado a un Proveedor o

Contratista, que tiene como finalidad cubrir los costos iniciales que implica la adquisición de bienes,
prestación de servicios y en general la ejecución del objeto contractual.

 Contratista: Persona natural o Jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que se obliga con la
institución a prestar un servicio, suministrar un bien o construir una obra a cambio de una
contraprestación económica.

 Contrato: Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, celebrado de común arreglo entre dos, o
más personas con capacidad jurídica por medio del cual se obligan y regulan sus relaciones relativas
a determinada finalidad u objetivo, de manera recíproca.

 Otrosí: Documento anexo al Contrato inicialmente suscrito, mediante el cual las partes, de mutuo
acuerdo, aclaran o modifican, una o varias cláusulas como por ejemplo el precio o valor, el plazo de
ejecución o de entrega, o cualquiera de las condiciones pactadas, el cual hace parte integral del
Contrato inicial y surte efectos a partir de la fecha de suscripción o en su defecto la acordada por las
partes.

 Propuesta económica o de servicios: Es una declaración de voluntad unilateral mediante el cual

una de las partes presenta a la otra un conjunto de bienes y/o servicios describiendo los detalles que
lo conforman, su precio y oportunidad para ponerlos a disposición del Contratante, cuya finalidad es
la celebración de un contrato. No se constituye como un acto preparatorio del contrato sino una de
las declaraciones contractuales que hace parte integral del Contrato en caso que se celebre.
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 Requisición de Pedido: Documento diligenciado por las áreas que requieren productos o servicios,
en el cual se detalla área solicitante, descripción del articulo y/o servicio solicitado con
especificaciones técnicas, confirmación del presupuesto aprobado.

 Orden de Compra y/o Servicio: Es una solicitud escrita emitida por el comprador a un proveedor
para solicitar productos y/o servicios. En el se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el
precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

 Cotización: Documento donde se detalla el precio de un bien y/o servicio para el proceso de compra o
negociación, así como las condiciones de negociación que incluye la descripción del producto, bien o
servicio de interés con su respectiva referencia, precio por unidad y por el número solicitado, fecha de
expedición de la cotización, tiempos de entrega y formas de pago.

 Propuesta económica de productos y/o servicios: Es una declaración de voluntad unilateral

mediante la cual una de las partes presenta a la otra un conjunto de bienes y/o servicios describiendo
los detalles que lo conforman, su precio y oportunidad para ponerlos a disposición del contratante,
cuya finalidad es la celebración de un contrato. No se constituye como un acto preparatorio del
contrato sino una de las declaraciones contractuales que hace parte integral del contrato en caso que
se celebre.

 Listado de Proveedores: son proveedores que a través del tiempo han demostrado credibilidad,
calidad, cumplimiento y confianza en los productos que proveen.

 Proveedores de Alto Impacto: afectan directamente la prestación del servicio y/o impactan
directamente la seguridad de la comunidad educativa.

 Proveedores de Medio Impacto: afectan el buen funcionamiento de las instalaciones de la

institución y/o afectan el componente educativo.

 Proveedores de Bajo Impacto: no afectan el funcionamiento de la empresa ni al alumnado.

 Compra: Es la acción y efecto de comprar, la compra incluye la validación de la asignación

presupuestal y la búsqueda en el mercado de la persona natural o jurídica que pueda ofrecer el
producto que se esta buscando, lo cual permite comparar la calidad y garantía que se negocia con
los diferentes proveedores.

 Compras Recurrentes: compras de consumo permanente o constante, usualmente estas compras

se realizan en pequeñas cantidades con entrega diaria de mercancía. Su característica es
atender las necesidades del “día a día”, tales como elementos de papelería, suministros para
restaurante, aseo, cafetería y similares.

 Compras no recurrentes: son compras eventuales, para el desarrollo de determinada actividad,

como el caso de Halloween, Navidad, entre otras actividades puntuales.

 Compras Especiales: Ocurren cuando se solicitan artículos de uso no recurrente que requieren
tiempos de preparación para la entrega final del bien, es decir productos de fabricación y/o
elaboración (impresiones, dotaciones).

 Compras de eventos especiales: se denominan compras de eventos especiales a aquellas

que se utilizan especialmente para la organización de eventos escolares y proyectos especiales.

 Obras civiles / proyectos de construcción: En el contexto de la ingeniería, se le llama obra civil a

toda infraestructura, destinada al uso colectivo o público. Las obras permiten el aprovechamiento
tanto de los medios físicos, como naturales; así como todo lo concerniente a las comunicaciones:
puentes, carreteras, vías férreas, muelles, túneles, canales, etc. Son proyectos que por lo general,
son diseñados a solicitud de organismos gubernamentales y no gubernamentales, quienes a su vez
son los que financian.
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 Menor Cuantía: el valor del bien o servicio a adquirir esta entre medio (1/2) y tres (3) SMLMV, sin
incluir el IVA. (Para 2019 entre $ 414.058 y $ 2’484.348)

 Intermedia Cuantía: el valor del bien o servicio a adquirir es superior a tres (3) SMLMV, sin incluir
IVA, pero igual o inferior a diez (10) SMLMV, sin incluir el IVA. (Para 2019 superior a $ 2’484.348 e
igual o inferior a $ 8’281.160)

 Cuantía Mediana: el valor del bien o servicio a adquirir es superior a diez (10) SMLMV, sin incluir
IVA, pero igual o inferior a sesenta y cuatro (64) SMLMV, sin incluir el IVA. (Para 2019 superior a $
8’281.160 o igual e inferior a $ 52’999.424)

 Mayor Cuantía: el valor del bien o servicio a adquirir es superior a sesenta y cuatro (64) SMLMV, sin
incluir IVA. (Para 2019 Superior a $ 52’999.424), para la celebración de negocio de mayor cuantía
deberá suscribirse un contrato, el cual previamente será revisado por el área legal.

1. FACULTAD PARA GENERAR Y AUTORIZAR SOLICITUDES DE COMPRA

Toda contratación y/o adquisición debe ser aprobada por la Dirección Administrativa y Financiera de la
Institución, o de quien haga sus veces y debe estar contemplada en el presupuesto y CAPEX aprobado para el
año fiscal, todas las compras deben estar respaldadas por una orden de compra la cual debe ser emitida
únicamente por el departamento de compras de la Institución o de quien haga sus veces.

Si el monto de la adquisición del bien o servicio es de menor e intermedia cuantía, la Dirección Administrativa y
Financiera puede aprobarla; si es de mediana y mayor cuantía, ésta será consultada y aprobada por Redcol,
específicamente con la Dirección de Operaciones y/o Landing según corresponda siempre y cuando el tipo de
compra a realizar no sea recurrente y no se encuentra detallada en el presupuesto y CAPEX aprobado.

2. FORMALIDADES PARA LA CONTRATACIÓN Y/O ADQUISICIÓN

2.1. Cotización u Oferta

El área de Compras y Contrataciones debe cotizar directamente y no se permite que un proveedor envíe con su
cotización otras cotizaciones de otros proveedores con la finalidad de que se le adjudique la compra.

Dependiendo de la cuantía del bien o servicio a adquirir se solicitará el número de cotizaciones, preferiblemente
estás se deben solicitar en hoja membrete de la empresa con la cual se va a contratar, en el cual se describa
nombre, razón social, NIT e información de contacto, con el fin de asegurar que se dé cumplimiento a los
principios de contratación definidos en la presente política y/o a través de correo institucional. Así mismo, la
cotización deberá estar debidamente firmada por la empresa que la emite, incluso si es remitida por correo
electrónico. No se aceptarán cotizaciones enviadas en formato word por la empresa cotizante.

Cuantía Salarios Mínimos Mensuales Vigentes Cotizaciones Requeridas

Menor Cuantía ½ - 3 SMMLV 2 Cotizaciones Escritas y cuadro comparativo (Ver

Anexo Selección de Proveedores)
2 Cotizaciones Escritas y cuadro comparativo (Ver
Intermedia Cuantía > 3 SMMLV Anexo Selección de Proveedores)

3 Cotizaciones Escritas y cuadro comparativo (Ver

Mediana Cuantía > 10 SMMLV Anexo Selección de Proveedores)

3 Cotizaciones Escritas y cuadro comparativo (Ver

Mayor Cuantía > 64 SMMLV Anexo Selección de Proveedores)
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Excepciones

Se definen las siguientes excepciones para las formalidades de contratación y/o adquisición de bienes y
servicios:
Se considerará una única cotización para los siguientes casos:
 Cuando después de realizar el proceso de cotización sólo se reciba una propuesta o ninguna de las
recibidas cumpla con lo exigido en la solicitud.
 Cuando se trate de contratos complementarios, dependientes del objeto de otro contrato previamente
celebrado con el oferente.
 Si de acuerdo con la información que haya obtenido la Institución, sólo existe una persona o entidad que
pueda proveer el bien o servicio que se requiera.
 Cuando por asesoría de Redcol se sugiera la adquisición del bien o servicio con algún proveedor en
particular, ya sea por la compra en volumen para todos los colegios de la red, o porque la compra es de
mayor cuantía y se realiza el proceso de cotización directamente desde el corporativo.
Para compras recurrentes, es decir compras de consumo permanente o constante, se solicitará al proveedor la
lista de precios de los productos ofertados, la cual será revisada y evaluada por el área de Compras,
presentando a la Dirección Administrativa y Financiera las 3 mejores propuestas de precio para la
respectiva aprobación. Esta listas de precios deben ser socializadas a la Dirección de Operaciones y/o
Landing según corresponda. Seleccionado el proveedor, se adjudicará un contrato de suministro previa
revisión del área legal, en el cual se especifique una cláusula de no exclusividad de acuerdo a lo
establecido en el ítem 2.4 de la presente política, dicho contrato se regirá por una lista de precios que
estará vigente por un (1) año.

2.2. Selección de Proveedores

Para la selección evaluación y reevaluación de proveedores, la institución realizará la validación en la plataforma

COMPLIANCE, descartando cualquier tipo de antecedente con lavado de activos u otros que afecten el buen
nombre de la institución, tal como se define en la “Política Uso Plataforma Compliance” y cuya propuesta se
ajuste al presupuesto y necesidades requeridas.

Para la selección de proveedores de intermedia, mediana y mayor cuantía, se evaluarán las propuestas y/o
cotizaciones entregadas por los proveedores, donde se verifique como mínimo precio, forma de pago, tiempo y
sitio de entrega (Ver Anexo Selección de Proveedores). Dicha evaluación debe estar aprobada por la Dirección
Administrativa y Financiera. siempre y cuando no exista conflicto de interés de acuerdo a lo establecido en el
código de ética de la institución.

A partir de la fecha en la que entra en vigencia la política en mención no serán procedentes las contrataciones
y/o compras con proveedores padres o familiares de los estudiantes, así como con familiares de empleados de la
institución, dada la alta probabilidad de conflicto de interés.

En caso de evaluar una posible contratación con padres o familiares de estudiantes y empleados se debe
consultar a través de correo electrónico directamente con la Dirección de Operaciones y/o Landing según
corresponda, para brindar la asesoría respectiva y la posterior aprobación a la contratación.

Al iniciar la selección de proveedores de insumos de aseo, se deben solicitar fichas técnicas y comparar sus
características con la muestra (en los casos que sea suministrada). Para el caso de los proveedores de
alimentos, se solicita la ficha técnica y una muestra del producto para prueba.

Para el proceso de selección de proveedores de carnes (res, cerdo, pollo y pescado), pulpas de fruta, panadería
y pre cocidos, el Jefe de alimentos y bebidas debe realizar una visita a las instalaciones de cada proveedor para
verificar que la producción de los alimentos esté de acuerdo con las buenas prácticas de higiene contempladas
en el Decreto 3075 de 1997 y en la resolución 2674 de 2013 que lo complementa. Una vez recibida la muestra y
realizada la visita la Jefe de alimentos y bebidas toma la decisión de si el proveedor cumple o no con los
requerimientos mínimos para ser aprobado. Tanto los proveedores aprobados como no aprobados, deben
quedar registrados en el Listado maestro de proveedores. Las visitas a las plantas de producción de los
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proveedores de alimentos se deben realizar por lo menos una vez al año.

2.3. Mecanismos de Contratación y Compra

La adquisición de bienes y servicios se podrá realizar a través de caja menor, orden de compra o contrato
dependiendo del valor de la compra, previa autorización de la Dirección Administrativa y Financiera de la
Institución, o de quien haga sus veces, de acuerdo a lo definido en la presente política, se establecen los
siguientes mecanismos de contratación:

Cuantía Salarios Mínimos Mensuales Mecanismo de Contratación

Vigentes

Compras no recurrentes Menor al monto asignado por el Caja menor – se legaliza a través de
colegio para caja menor factura o recibo de caja menor

Menor Cuantía
½ - 3 SMMLV Orden de compra y/o orden de servicio de
acuerdo al tipo de compra
Intermedia Cuantía Orden de compra y/o orden de servicio de
> 3 SMMLV acuerdo al tipo de compra
Mediana Cuantía Orden de compra y/o orden de servicio de
> 10 SMMLV acuerdo al tipo de compra
Mayor Cuantía Contrato
> 64 SMMLV (previamente revisado por el área legal)

2.4. Celebración de Contratos

La celebración de contratos se realizará para compras de mayor e intermedia cuantía, dependiendo del riesgo
asociado con la adquisición del bien y/o servicio.
Para la celebración de contratos, se tendrán en cuenta las siguientes etapas:

1. Precontractual 2. Contractual 3. Postcontractual

En esta etapa todo contratista Esta es la etapa de Se específican las
que pretenda contratar con la producción, realización o responsabilidades y
Institución deberá presentar, elaboración del contrato o en disposiciones para:
por lo menos los siguientes su defecto de revisión de la
documentos legales: minuta de contrato allegada Realización de
por el proveedor o contratista modificaciones contractuales
Copia del documento de la cual culmina con la definidas.
identificación del Representante suscripción de firmas de cada Ajustes de pólizas de
Legal que suscribirá el contrato. una de las partes. contratación
RUT
Certificado de Existencia y Finalización de Contratos
Representación legal Resguardo de contratos.
Certificación bancaria.
Demás licencias o autorizaciones
legalmente requeridas.
Propuesta económica o de
servicios
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2.4.1. Etapa Precontractual

En toda actuación contractual de la institución, la misma deberá prestar especial atención al Código de ética
institucional, y los límites que la misma interpone para relaciones jurídico negociables.
Todo contratista que pretenda contratar con la Institución deberá presentar, por lo menos los siguientes
documentos legales:

 Copia del documento de identificación del Representante Legal que suscribirá el contrato.
 RUT
 Certificado de Existencia y Representación legal cuya antigüedad no sea mayor a 3 meses
 Certificación bancaria.
 Las demás licencias o autorizaciones legalmente requeridas para la prestación del servicio o del
suministro de los bienes contratados.
 La propuesta económica o de servicios dirigida a la Institución la cual deberá contener como mínimo el
objeto, alcance, valor, forma de pago, garantías ofertadas, entre otros que permitan tener suficiente
información para estudiar la viabilidad de la propuesta.

En esta etapa de negociaciones la institución deberá contar con las áreas internas o externas que considere
relevantes para ser involucradas de acuerdo al tipo de contrato que se pretenda desarrollar, permitiendo la
participación y aportes que conlleven a una negociación apropiada.

Por ningún motivo se deberán crear falsas expectativas en los posibles contratistas teniendo en cuenta que la
presente es una etapa precontractual.

La institución seleccionará al contratista que cumpla con los requisitos exigidos por la institución dentro de los
cuales como mínimos no negociables se encuentran: origen de fondos, limitación de responsabilidad en materia
laboral, autorización de uso de datos y confidencialidad, adicional a estos se establece la validación en la
plataforma COMPLIANCE, descartando cualquier tipo de antecedente con lavado de activos u otros que afecten
el buen nombre de la institución, tal como se define en la “Política Uso Plataforma Compliance” y cuya propuesta
se ajuste al presupuesto y necesidades requeridas.

2.4.2. Etapa Contractual:

Esta es la etapa de producción, realización o elaboración del contrato o en su defecto de revisión de la minuta de
contrato allegada por el proveedor o contratista la cual culmina con la suscripción de firmas de cada una de las
partes.

La Institución deberá remitir al Departamento Jurídico de Redcol Holding la información recolectada en la etapa
precontractual, con el fin de que la misma sea analizada. Realizado lo anterior el Departamento Jurídico
procederá a la revisión del borrador de contrato enviado o a la elaboración del contrato pertinente de acuerdo a
la naturaleza jurídica del negocio. La anterior gestión podrá tener como resultado una versión del contrato con
ajustes, comentarios y/o inquietudes, los cuales deberán ser absueltos por la Institución previo al envío del
documento al Contratista.

Dadas las características uniformes de los siguientes contratos se podrán elaborar de acuerdo a los formatos
adjuntos al presente documento, i) Contratos Laborales, ii) Contratos suscritos con padres de Familia y iii)
Contratos de compraventa simple (sin instalación o necesidad de soportes adicionales) para este último son los
formatos de orden de compra definidos en cada institución los cuales cumplen esta finalidad. La revisión y
actualización de estos formatos se debe realizar anualmente previo al inicio de año académico.

Acordada la versión final del documento entre el Contratista y la Institución, las Partes procederán a tomar la
firma del mismo siempre que cuenten con el visto bueno por parte del Departamento Jurídico para ello.

Ninguna relación contractual deberá ejecutarse sin antes tener debidamente legalizado el contrato, es decir, con
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el visto bueno del Departamento Jurídico, la firma de ambas partes, la expedición de pólizas o garantías, y la
firma del acta de inicio si es el caso; por lo tanto no podrá iniciarse su ejecución ni cancelarse valor alguno hasta
tanto no se cumpla este requisito.

La institución deberá adoptar y mantener las disposiciones que garanticen el cumplimiento de las normas de
seguridad y salud en el trabajo por parte de los proveedores, y contratistas y sus trabajadores o subcontratistas,
durante el desempeño de las actividades objeto del contrato.

En atención a la probabilidad de ocurrencia de siniestros, especialmente los producidos por eventos fortuitos que
afecten el desarrollo de los contratos, la institución exigirá en la suscripción de cada contrato garantías
contractuales que mitiguen los riesgos que pudieran existir, las cuales se solicitarán de conformidad con el tipo
de contrato a suscribirse, cuantía (valor asegurado) y vigencia del contrato más un término adicional.

Las garantías aceptadas para la contratación con el fin de cubrir los riesgos contractuales son:

Póliza de seguros: Es la garantía por medio de la cual el Contratista, se obliga mediante el cobro de una prima,
a indemnizar el daño producido al Contratante o a Terceros, en razón a la ejecución de un contrato. Con la póliza
de seguros y la certificación de cancelación de la prima (Recibo de Pago), el Contratista legitima el amparo de
riesgos previsibles en el contrato.

a) Algunos de los riesgos que se deberán cubrir mediante pólizas son:

 Póliza de Manejo, correcta inversión y reintegro del anticipo: Debe exigirse cuando dentro de
las condiciones de contratación se haya pactado un anticipo para ser usado exclusivamente en el
desarrollo del objeto del contrato, pues la misma ampara el riesgo de la apropiación indebida o el
mal uso que el Contratista pueda hacer de los dineros o bienes recibidos por concepto de anticipo
cuya cuantía será equivalente al ciento (100%) por ciento del valor estipulado por este concepto. La
póliza deberá fijarse por una vigencia equivalente al término de duración del contrato y hasta su
culminación.

 Póliza de Cumplimiento: Este amparo es de obligatoria exigencia para todo tipo de contrato, que
por cuantía u objeto lo requiera, toda vez que cubre a la Institución, de los perjuicios económicos
derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales por causas imputables al
Contratista, la cuantía de esta póliza oscilará entre el diez (10%) y treinta (30%) por ciento del valor
del contrato. La vigencia será equivalente al término del contrato y sesenta (60) días más.

 Póliza de Pago de salarios y prestaciones sociales: Esta póliza debe exigirse cuando se
requiera personal a cargo del Contratista para el desarrollo del objeto del contrato y tiene por
objetivo cubrir a la entidad contratante del incumplimiento de las obligaciones laborales del
Contratista, relacionadas con el personal utilizado efectivamente en la ejecución del contrato
amparado, su cuantía oscilará entre el cinco (5%) y diez (10%) por ciento del valor del contrato, y
su vigencia será equivalente al término del contrato y tres (3) años más correspondientes al periodo
que la ley laboral colombiana otorga a los trabajadores para presentar reclamos de tipo laboral.

 Póliza de Estabilidad de la Obra: Tiene lugar cuando en la contratación de obras en donde exista
construcción, remodelación o mejoras locativas y que éstas dos últimas impliquen levantamiento de
Obras civiles, bien sean de construcción o montaje y/o de remodelaciones o mejoras locativas, y
tiene por objetivo cubrir a la entidad contratante contra los perjuicios derivados del deterioro que
sufra la obra en condiciones normales de uso y que conlleven a que no se pueda realizar en ella el
objetivo para lo cual estaba destinada. Su cuantía oscilará entre el quince (15%) y treinta (30%)
por ciento del valor total del contrato, y la vigencia será de tres (3) a cinco (5) años, según el riesgo,
contados a partir de la liquidación del contrato.

 Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: Esta póliza de seguro tiene como finalidad
responder por los daños que se produzcan con ocasión de actos del Contratista o del personal que
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utilice en desarrollo del contrato. La cuantía de la póliza no podrá ser inferior al veinte (20%) por
ciento del valor del contrato y por vigencia equivalente al término de duración del contrato y tres (3)
meses más hasta un (1) año.

 Póliza de Calidad y correcto funcionamiento de los bienes o equipos: Debe solicitarse en los
contratos que tengan por objeto la adquisición de equipos o maquinarias de cualquier tipo:
mecánicos, eléctricos, electrónicos o mixtos. La póliza tiene por objeto amparar el riesgo en cuanto
a que el bien contratado no reúna los requisitos de calidad fijados en el contrato o no sea apto para
el fin o el servicio para el cual fue adquirido. Así mismo cubre el riesgo de defectos de fabricación
calidad de los materiales que imposibiliten la utilización y mantenimiento idóneo y eficaz de los
bienes o su correcto funcionamiento. Su cuantía oscilará entre quince (15%) y treinta (30%) por
ciento del valor del contrato y su vigencia no será inferior a un (1) año a partir de la liquidación del
contrato o aceptación final de los bienes.

 Póliza de Calidad del Servicio: Se debe solicitar en los contratos de suministro de bienes, de
equipos o de maquinarias de cualquier tipo (mecánico, eléctrico, electrónico o mixto), y en
contratos de prestación de servicios. Esta póliza tiene por objetivo amparar el riesgo de que el
servicio contratado no reúna las especificaciones y requisitos mínimos contemplados en el contrato,
es decir cubre a la entidad contratante contra los perjuicios derivados de la mala calidad de los
bienes, servicios o trabajos ejecutados por el Contratista o por el incumplimiento en las
especificaciones y requisitos mínimos fijados en el contrato. La cuantía oscilará entre el quince
(15%) y treinta (30%) por ciento del valor del contrato y su vigencia será igual a la duración del
contrato y el tiempo estipulado por garantía de los bienes.

b) Título Valor (Cheque, Pagaré o Letra Cambio): Los títulos valores son documentos necesarios para
legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora, pueden ser de contenido
crediticio, corporativo o de participación y de tradición o representativo de mercancías. Usualmente se
suscriben los títulos valores de cheque, pagaré o letra de cambio para garantizar el cumplimiento de las
obligaciones contractuales.

En aquellos Contratos cuyo objeto contractual no sea susceptible de cobertura por una Compañía
Aseguradora mediante pólizas, el Contratista deberá suscribir a favor de la institución el título valor que
a juicio del asesor jurídico se considere pertinente para garantizar el cumplimiento de las obligaciones
del Contratista y cobrar vía judicial lo adeudado.

Es responsabilidad del representante legal de la institución verificar el seguimiento de la ejecución de

los contratos desde su inicio hasta su culminación y ventilar cualquier duda en la ejecución del mismo
con el comité ejecutivo y con el área jurídica de manera que se efectúe un control efectivo hasta su
terminación.

2.4.3. Etapa Postcontractual

Todo cambio que afecte el estado inicial del contrato, incluyendo pero no limitado a cambio de valores,
cambios en las formas de pago, ampliación del plazo, cambios de obligaciones y demás, serán
formalizados mediante otrosí que refleje en documento físico la aceptación de las partes frente a los
mismos. Toda modificación en los contratos deberán contar: (i) con el visto bueno de la Dirección
Administrativa y Financiera y de acuerdo a la cuantía del contrato consultado con los asesores externos
de Redcol y (ii) con el aval del Departamento Jurídico de Redcol Holding S.A.S., quien definirá, por
solicitud de la Institución el documento a suscribir según el cambio que se requiera realizar al contrato
inicial.

Los cambios que tengan implicaciones en las pólizas de seguro contratadas por los contratistas,
también deberán ser informados a la compañía aseguradora que las expidió, para que se emitan las
respectivas modificaciones que garanticen la cobertura de los seguros en virtud de las nuevas
condiciones.

Una vez finalizada la ejecución del contrato se deberá proceder a firmar actas de finalización del
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SERVICIOS

contrato y paz y salvo entre las partes, en donde se deje claro la cesación de obligaciones entre las
partes. Estas actas deberán contar con el aval del Departamento Jurídico de Redcol Holding S.A.S.

Para la terminación anticipada de cualquier contrato en marcha, la institución, contando con el visto
bueno del órgano competente de aprobación según su cuantía, se asesorará jurídicamente con el
Departamento Jurídico de Redcol Holding S.A.S para efectuar dicha terminación, mitigando el pago de
sanciones por tal decisión, siempre que esto sea posible.

Todo contrato junto con sus documentos legales, propuesta económica o de servicios, pólizas y otros,
deberán ser archivados y alojados en un lugar seguro y ordenado que permita su consulta posterior.

3. EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

3.1. Evaluación de Proveedores de Bienes

La evaluación de proveedores se realiza semestralmente mediante el “formato de evaluación de

proveedores (definir código de documento dependiendo de cada colegio)”, a partir del cual se evalúa
como mínimo la oferta del producto, tiempo de entrega, días de crédito y garantía.

Se mantendrá relación contractual con dicho proveedor siempre y cuando la calificación del mismo sea
igual o superior a 3.5, en caso contrario el proveedor será rechazado y no se incluirá en el maestro de
proveedores.

Para los proveedores de alimentos y bebidas, independientemente de los puntajes de los demás
criterios establecidos, podrán ser seleccionados si cuentan con concepto sanitario Favorable o
Favorable Condicionado como mínimo y visita de perfil sanitario satisfactoria realizada por el área de
calidad de la institución.

3.2. Re-evaluación de Proveedores de Bienes

La re-evaluación de proveedores calificados se realiza anualmente para evaluar el cumplimiento de los

requisitos establecidos por la institución para el suministro de productos y/o servicios.

El tipo, grado, y criterios de re-evaluación dependen del impacto del proveedor, a los proveedores de
alto y mediano impacto se les aplica una re-evaluación semestral y los de bajo impacto una re-
evaluación anual.

 Proveedor condicionado: Si la calificación del proveedor esta entre 3 y 3.9 se solicita al

proveedor plan de acción y cronograma de actividades para evidenciar el mejoramiento del
proceso y se realiza seguimiento al mismo, si durante el seguimiento no se evidencia una
mejora o no se da cumplimiento a las actividades planteadas se revisa con la dirección
administrativa y financiera para evaluar toma de acciones con dicho proveedor.

 Proveedor Rechazado: Si la calificación del proveedor es menor a 3, y es un proveedor de

alto impacto, se revisa con la dirección administrativa y financiera para evaluar toma de
acciones con dicho proveedor.

3.3. Evaluación y Re -Evaluación de Proveedores de servicios

Para proveedores de servicios, dependiendo del impacto se definen las siguientes formas de
evaluación:

 Proveedores de Alto y Medio Impacto: de acuerdo al tipo de contrato se definirá el tipo de

seguimiento a realizar al proveedor a partir de la cual sea posible evaluar la calidad del
servicio, atención a PQRs y atención al cliente, así como el cumplimiento a la normatividad
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SERVICIOS

legal, seguridad y bioseguridad.

Se socializarán los resultados y se solicitará plan de acción para evidenciar el mejoramiento del
proceso, sobre el cual se realizará seguimiento. Si durante el seguimiento no se evidencia una
mejora o no se da cumplimiento a las actividades planteadas se revisa con la dirección
administrativa y financiera para evaluar toma de acciones con dicho proveedor.

 Proveedores de Bajo Impacto: se da por terminada la relación con el proveedor.

6.5.