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ISO 45001
A la misma vez, también se puede decir que la mala noticia es que una vez que haya
terminado de estudiar la documentación, le esperan los pasos más difíciles.
La norma ISO 45001 se encuentra basada en el modelo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar
y Actuar), y las cláusulas se encuentran dispuesta de forma amplia para que encajen en
una o más de esas cuatro secciones.
Existen dos tipos de documentación. En primer lugar, en el idioma de la norma ISO 45001
está la “información documentada” que se debe “mantener”. Esto supone que
diferentes documentos que están sujetos a revisión y actualización, se encuentran en las
cláusulas del plan de la norma ISO 45001. Algunos ejemplos son la declaración de
políticas, responsabilidades y autoridades, objetivos de seguridad y salud en el trabajo y
los registros de riesgos, oportunidades, requisitos legales y otros.
En segundo lugar, hay información documentada que debe ser “retenida”. Estos son
registros que proporcionan la evidencia de las actividades que han sido realizadas. Se
registran las acciones que se planifican y llevan a cabo sus resultados. Como era de
esperar, la mayoría de estos se generan en las secciones, Verificar y Actuar, es decir, la
cláusula 9 y cláusula 10, pero también en la sección Hacer, cláusula 7 y 8.
La documentación se divide en dos categorías, la que exige la norma ISO 45001 y la que
la empresa considera necesaria para realizar una operación efectiva. La mayoría de estos
últimos estarán en el nivel operacional, que consistirá en procedimientos operativos
estándar, instrucciones de trabajo, etc. Esta sería la sección Hacer del estándar, es decir,
la cláusula 8 y parte de la cláusula 7.
Estructura de la documentación
Los planes de acción se diseñan para implantarse en las diferentes funciones y niveles
donde se aplican, a fin de mantener y mejorar el sistema. Por lo tanto, la información
se puede estructurar de tal forma que a diferentes departamentos se le emita la
documentación apropiada para sus funciones. Este envío de documentación se suele dar
en muchas más ocasiones cuando se trabaja con grandes empresas con muchos procesos
complejos. Sin embargo, dado que todos los procesos son interdependientes, es
importante asegurarse de que esto no dé lugar a documentación y actividades
inconexas. Los controles deben aplicarse sin problemas en las interfaces funcionales y de
proceso. Los peligros, los riesgos, las oportunidades, los objetivos y los requisitos legales
y de otro tipo generalmente se capturan en una serie de registros con referencias
cruzadas, o incluso se pueden compilar en un solo documento.