FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS. TEORIA ADMINISTRATIVA. SEDE DE SAN JOSE PINULA.

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACION

1. ADMINISTRACIÓN

1.1 DEFINICIONES

Es el proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo, para que esto se lleve a cabo de forma eficiente y
eficaz con otras personas y por medio de ellas.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que personas trabajando
en grupos alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Se aplica a todo tipo de organizaciones, es aplicable a
los administradores en todos los niveles de la organización, la meta de todos ellos es la misma alcanzar un
superávit de la productividad, manteniendo el máximo posible los estándares de calidad.

Según Henry Fayol: Administrar es preveer, organizar, mandar, coordinar y controlar.

Según Koontz y Weihrich: Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los
individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.

Según Stoner: La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los
miembros de una organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.

Según Reyes Ponce: Es la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros u obtener los
resultados a través de otros.

Según Robbins y Coulter: es la coordinación y supervisión de las actividades laborales de otras personas de tal
manera que se realicen de forma eficiente y eficaz.

Fuente: Robbins y Coulter

Eficiencia:

Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso
adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes
a la eficiencia. Es obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad de recursos. Con frecuencia a
esto se le conoce como “hacer bien las cosas”, es decir, no desperdiciar recursos
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Eficacia:

Eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que
esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido. Se suele describir como “hacer las cosas
correctas”; es decir, realizar aquellas actividades que ayudarán a la organización a alcanzar sus metas

Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se
cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.

La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados y la capacidad de

producción.

Análisis de Conceptos

La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos
logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que
implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios, sin
llegar a convertirse en victorias pírricas; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta
eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, pero es conocido que la
planificación debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen
cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias donde la
eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si
ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de
una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificación, es decir, la hipótesis que producía la
solución idónea al problema o necesidad existente. Sin embargo, esto corresponde a la asertividad, palabra ésta,
que no se encuentra en el diccionario.

ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA

EFICIENCIA EFICACIA
Énfasis en los medios Énfasis en los resultados
Hacer las cosas correctamente Hacer las cosas correctas
Resolver problemas Lograr objetivos
Ahorrar gastos Aumentar creación de valores
Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados
Capacitar a los subordinados Proporcionar eficacia a subordinados
Asistir al templo (iglesia) Practicar los valores religiosos
Enfoque reactivo Enfoque proactivo
(Del pasado al presente) (Del futuro al presente)
Pregunta principal
¿Cómo podemos hacer mejor lo que hacemos? ¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo?
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Errores de la Eficacia en las organizaciones

Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es
importante, la eficacia es aún más decisiva. Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no
concentrarse en la eficacia.

Adicional, Drucker señala errores básicos que destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones. Algunos
de ellos son:

• No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona.

• En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno.
• La controversia entre popularidad y eficacia directiva.

En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es ser eficaz y
obtener resultados.

Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los
máximos beneficios posibles a largo plazo.

Eficiencia y Eficacia dentro de una organización.

A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden
presentarse y como afectan a la organización dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:

Puede hacerse un análisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organización
funcione debe tener, al menos, un mínimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos.

Lo peor que le puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una
actitud vegetativa. Su partida de defunción está en marcha. No tiene posibilidades de competir.

Tampoco es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de
uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con
un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio).

La adrenalina será altísima, pero cuando se mide el costo de alcanzar los objetivos trazados, muchas sonrisas se
transformarán en muecas

Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por sobre todas las cosas, seguramente no
pasará nada extraordinario o fuera de lo normal (hacer la plancha) pero esto también puede conducir a la
desaparición, aunque sin demasiado ruido, de la organización. Se puede inmovilizar al ente y causar perjuicios
muy altos e irreversibles, teniendo en cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones
para poder perdurar en este mundo altamente globalizado va a desaparecer prolijamente.

Lo peor que puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una
actitud vegetativa. No tiene posibilidades de competir.

No es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de uno de
los factores sobre el otro sea abrumadora.
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Sin duda una situación donde el Management de la organización se desenvuelva en un alto grado de eficacia
que alcance los objetivos planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo
emprendedor o de su máximo responsable.

La búsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente debe formar parte de la visión de la
organización y formar parte vital de la misión de sus líderes.

1.2 ADMINISTRACIÓN CIENCIA O ARTE: Administrar como práctica es un arte; el conocimiento

organizado subyaciente a la práctica es una ciencia.

Los administradores se desarrollan mejor utilizando el conocimiento organizado sobre la administración, este
conocimiento lo constituye la ciencia.

Por lo tanto la administración como práctica es un arte, el conocimiento organizado en el que se sustenta la
práctica se puede denominar ciencia. En este contexto la ciencia y el arte no son excluyentes sino
complementarios.

1.3 CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN: Dentro de las características de la

administración tenemos las siguientes:

1.Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército,
empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.

2.Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras
ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas,
jurídicas, etc.), son completamente distintas.

3.Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es único y,
por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la
mayor parte de los elementos administrativos.

4.Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos
grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo,
desde el gerente general, hasta el último mayordomo". Respetándose siempre los niveles de autoridad que están
establecidos dentro de la organización.

5.Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es

eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos.

6.Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización.

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7.Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización.
También podríamos mencionar otras características como:
a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración influye en su medio
ambiente.
b) Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administración se requiere dejar la tendencia a
ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros.
c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente, es una actividad; las
personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de áreas, etc.
d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad
técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado.
e) La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.
f) Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que el administrador y el
propietario no son necesariamente la misma persona.

1.4 RELACIÓN CON OTRAS CIENCIAS

La administración se fundamenta y relaciona con diversas materias y técnicas. Como es lógico todas las
disciplinas necesitan unas de otras para poder desarrollarse, es por eso que la administración no deja de ser parte
de ello.

No debemos confundir la administración con otras disciplinas, sino que debemos saber cuáles son aquellas que
contribuyen a que logren su fin.

La administración toma y utiliza teorías y modelos de otras materias.

1.5 TIPOS DE ADMINISTRACION

a) Perceptiva
b) Sistemática
c) Receptiva
d) Intuitiva

a) ADMINISTRADORES PERCEPTIVOS: Desarrollan una solución basada en algunas relaciones

clave que proporcionan el cuadro general, tienen un adiestramiento y experiencias más generales.

b) ADMINISTRADORES SISTEMATICOS: Se indica a tratar un problema estructurándolo en términos

de un método de solución sistematización definido llegando a una solución aceptable.

c) ADMISTRADORES RECEPTIVOS: Son los que revisan a detalle la información y constituyen una
solución en base a ella.

d) ADMINISTRADOR INTUITIVO: Trabaja de acuerdo a ensayo y error por examinar varias

soluciones, capaces de acatar problemas mal estructurados y encontrar soluciones. No utilizan métodos
específicos.
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1.6 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN:

Según Koontz, Canniece y Weihrich, las funciones administrativas son cinco: PLANEACION,
ORGANIZACION, INTEGRACION, DIRECCION Y CONTROL. Es evidente que los administradores no
pueden desempeñar correctamente sus funciones si no comprenden y se muestran sensibles al ambiente externo
como son: factores económicos, tecnológicos, sociales, políticos y éticos.
 Planeación: qué es lo que voy a hacer, cuándo y cómo. Incluye la selección: misión, objetivos,
decisiones y acciones.

 Organización: estructurar los papeles que cumplen las personas.

 Integración: reclutamiento, pago, grupos de trabajo. Llenar y mantener los puestos en la Organización.

 Dirección: influir y guiar a esas personas para lograr las metas.

 Control: medir y corregir los hechos, antes, durante y después, para que se adecuen a los planes.
Comparar con estándares.

1.6.1 FUNCIONES SEGÚN ROBBINS Y COULTER

Fuente Robbins y Coulter

1.7 PAPELES GERENCIALES

Mintzberg llegó a la conclusión de que existe considerable semejanza en el comportamiento de los gerentes en
todos los niveles, que la autoridad le da status. Estos papeles pueden ser interpersonales, informativos y
decisionales.

Papeles Interpersonales: tres papeles interpersonales le ayudan al gerente a lograr que la org. marche sin
problemas. Estos son:
a. Representante de la empresa
b. Papel de Lider (contrata, adiestra, motiva, alienta)
c. Enlace (no son superiores ni subordinados sino colegas y proveedores)
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Papeles Informativos:
a. Monitor (interroga y recaba información que sea de utilidad)
b. Diseminador (distribuye información a la que sin él no tendrían acceso)
c. Vocero (distribuye información fuera de la organización)

Papeles decisionales
a. Emprendedor (trata de mejorar la unidad)
b. Encargado de resolver problemas
c. Asignador de recursos
d. Negociador

1.8 TIPOS DE GERENTES

Los gerentes pueden ser clasificados en dos formas: Por su nivel en la organización (gerente de primera línea,
de nivel medio y de alto nivel) y por clase de actividades organizacionales (gerentes funcionales y generales).

Los de primera línea dirigen a los empleados de operación; no supervisan colegas. Ej. capataz o supervisor de
producción. Los de nivel medio dirigen actividades de otros gerentes o de empleados de operación. Ej.
Gerente de planta. Los gerentes de alto nivel o alta dirección son un grupo de ejecutivos, y son responsables de
la organización global. Ej. Presidente, vicepresidente.

El gerente funcional es responsable de una sola actividad como producción, mercadotecnia o finanzas. El
gerente general supervisa una unidad compleja, una cia, una subsidiaria o una división independiente.

1.9 HABILIDADES GERENCIALES

a) HABILIDAD TÉCNICA (Capacidad de utilizar herramientas, técnicas y procedimientos.

b) HABILIDAD HUMANA (Capacidad de trabajar con otras personas)

c) HABILIDAD DE CONCEPTUALIZACION (capacidad de coordinar e integrar los intereses de la org. y

sus actividades)

d) HABILIDAD DE DISEÑO (capacidad de resolver problemas en beneficio de la empresa.

e) PROPOSITO DE LA ADMINISTRACIÓN: Se enfoca en el ambiente interno de la organización y

consiste en identificar los recursos, valores capacidades y aptitudes para darles impulso y aprovecharlos
al máximo y de esta manera alcanzar los objetivos en el ambiente competitivo
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1.10 FUNCIONES GERENCIALES

Fuente: Robbins y Coulter