MANUAL NIK

INFORMACIÓN GENERAL
Nik Es una base de datos de administración de Información, que permite a nuestros colaboradores
realizar búsquedas de información de forma ágil y oportuna.

La sigla proviene de la frase:

Natural language processing

Interface for 

Konecta

Entre sus principales beneficios tenemos:

+ Búsqueda de información fácil y ágil gracias al procesamiento de lenguaje natural que utiliza
Nik.

+ Aporta mayor calidad del contenido en el menor tiempo posible

+ Permite calificar la información y comentarla, con el fin de tener una base de información
más actualizada.

+ Tiene una sección de noticias para estar al día con las novedades más importantes.

+ Contiene un módulo de reportes con más y mejor data, para la aplicación del Learning
analytics

+ Facilita la integración con otras herramientas y bases de datos, eliminando barreras y

construyendo un sistema de información integral.

Su ingreso es por la url https://nik.grupokonecta.co:7070/#/app

Las bases de información que maneja Nik, están asociadas a los PCRC que se tiene cargados en Jarvis
y los usuarios son asociados a dichas bases según la distribución.

Nik es administrada por la Dirección de experiencias de clientes, bajo la administración de Camila

Vieira Urrego, la cual puede ser contactada a través del correo camila.vieira@grupokonecta.com
para resolver cualquier duda o inquietud.

Los perfiles que maneja actualmente la herramienta son:

● User: es el perfil otorgador a los representantes de servicio y es el que permite solo entrar a
la herramienta a visualizar la información
● Publicador: es el perfil otorgador a las personas que pueden editar dentro de la
herramienta, les permite agregar y eliminar información, agregar categorías y extraer
reportes.
● Administrador: es el perfil otorgado a quienes tienen control total de la herramienta,
permitiendo tener manejo sobre los usuarios.

Nota: Los técnicos gestores de contenidos no están autorizados para otorgar permisos en la
herramienta o hacer cambios de perfil, todos estos cambios deben hacerse con la administradora de
la herramienta.
Depuración de la herramienta:

La información contenida en la herramienta de consulta, debe ser información actualizada y

oportuna, por ende, información con más de 2 años sin modificación o intervención será depurada.

Desmontaje de la información:

Se debe hacer la solicitud del desmontaje a través de un correo a la administradora de la

herramienta Camila Vieira Urrego (Camila.vieira@grupokonecta.com), en estas situaciones se debe
tener muy claro si se necesita backup de la información y el nombre completo de la base a
desmontar.

Acceso externo

La url de Nik es externa por lo tanto se puede acceder por fuera de las instalaciones de Konecta,
pero para hacerlo se debe contar con usuario y contraseña de red.
PERFIL - USER
Nik debe abrirse por Google Chrome por encima de la versión 57. Para acceder a la herramienta lo
debes hacer con el usuario y contraseña de Red Konecta, ya que está conectada con el Directorio
Activo, adicional te solicitará hacer una validación de recaptcha para verificar que no eres un robot.

Recuerda que el usuario y contraseña de acceso a Nik es personal e

intransferible.
Luego de iniciar sesión tendrás las siguientes opciones.

● Selección de la base de conocimiento

Este es el primer paso que debes realizar al ingresar a Nik, lo haces oprimiendo el botón
ubicado en la parte superior derecha que tiene el icono de usuario. Si necesitas cambiarte de
base de conocimiento lo haces ingresando nuevamente a este icono y seleccionando la otra
base sin tener que desloguearte.

● Buscador

Este buscador es de fácil manejo, el ideal es que lo utilices como lo haces generalmente en
una herramienta de consulta como google:

● Botón explorar

Allí encontrarás todas las categorías y artículos recopilados en cada una de ellas.

Las categorías permiten agrupar y ordenar la información según los temas o procedimientos
de cada línea, estas categorías son definidas por cada cuenta, pero para ello es
recomendable ajustarse a la metodología de la gestión de la información.
 ● Botón Noticias

A través de este espacio queremos que estés enterado de los últimos acontecimientos y
temas de alto impacto que queremos reforzar contigo, gracias a su calendario ubicado en la
parte superior izquierda podrás estar al día con las novedades

● Botón Favoritos

Permite tener de primera mano los artículos más utilizados

Visualización de artículos

A continuación, te damos un guía de cómo se visualiza un artículo en su interior.

 1. Título
2. Cuerpo del artículo
3. Fecha de última modificación del artículo
4. Icono para seleccionar como favorito el artículo
5. Icono para indicar si el artículo le fue útil o no.
6. Los tags o palabras claves del artículo
7. Adjuntos que se tengan anexados dentro del artículo
8. Índice que permite ubicarse fácilmente dentro de los subtítulos del artículo
9. Campo para dejar comentarios referentes a dicho artículo

PREGUNTAS FRECUENTES

A continuación, te vamos a detallar diferentes situaciones con las cuales te puedes encontrar
respecto a temas de usuarios y permisos en Nik

¿Si se me bloquea el usuario que debo hacer?

Si tienes el usuario de Nik bloqueado, es porque probablemente tu usuario de red también lo está,
para ello es necesario que hagas el cambio de contraseña de tu usuario o por la página de
desbloqueo respondas las preguntas de seguridad.

¿si necesito acceder a otra base de conocimiento que debo hacer?

Para ello debes enviar un correo a la administrador de la herramienta

camila.vieira@grupokonecta.com con tu nombre completo y el nombre de las bases de información
a las cuales quieres acceder (PCRC), es importante que en dicho permiso esté el aval del coordinador
de operaciones o de experiencias.

Cambié de rol y para dicho rol necesito ver reportes o documentar Nik ¿qué debo hacer?

Para ello debes enviar un correo a la administrador de la herramienta

camila.vieira@grupokonecta.com con tu nombre completo y el perfil que necesitas, es importante
que en dicho permiso esté el aval del coordinador de operaciones o de experiencias.
No me permite ingresar a Nik, me sale un error que dice "Es posible que tu ordenador o tu red
estén enviando consultas automáticas. Con el fin de proteger a nuestros usuarios, no podemos
procesar tu solicitud en estos momentos" ¿qué debemos hacer?

Estas situaciones se presentan porque uno de los datos ingresando en el captcha no fue correcto,
para ello debes salirte de la página y nuevamente volver a ingresar.

Cuando intento ingresar a la página me dice que no puedo acceder a este sitio web ¿qué debemos
hacer?

Lo primero es verificar que, si estés diligenciando bien la página web, si luego de dicha verificación
aun la página no te permite el ingreso debes hacer el escalamiento a la administradora de la
herramienta (camila.vieira@grupokonecta.com) con tus datos completos: Nombre, cedula, usuario
de red e ip.
PERFIL - PUBLICADOR
Actualmente el publicador tendrá 3 opciones, crear un artículo desde cero, modificar uno ya creado
o eliminar.

Crear artículo:

Adicional a las opciones mostradas anteriormente en el rol de user, el publicador tendrá una opción
adicional llamada “Edición”, dentro de esta opción podrá agregar: categorías, sub categorías, y
dentro de cada agregar un artículo nuevo.

Nota: es muy importante tener la estructura definida de información de la herramienta en el

momento de hacer el montaje de las categorias ya que una vez creadas, es un reproceso
modificarlas.

1. Opción “edición” (solo la tendrán habilitada en los perfiles publicador y administrador).

2. “Nueva categoría” es el botón por el cual se agregan las categorías según las definiciones
con el área de formación y cliente.
3. Si se definen tener subcategorías, es a través de este botón del “+” ubicado en la categoría
que lo agregas. Se recomienda solo manejar 2 niveles (categorías y subcategorías)
4. Opción para crear un artículo nuevo.

Modificar Artículo ya creado:

Cuando el publicador esté dentro del artículo, en la parte de abajo se habilita un icono de “editar”
como se muestra a continuación.
Modificar, crear o agregar información a los artículos:

Luego de haber seleccionado la opción de crear o modificar artículos, ten en cuenta las siguientes
recomendaciones de cómo publicar la información.

1. Formato de letra: Sanf Serif

2. Formato Títulos:
● Títulos principales: Heiding 1
● Subtítulos: Heiding 2
● Si hay más subtítulos se debe seguir con la secuencia.
3. Color de letra:
● Negro: para el texto general, para títulos y subtítulos se permite utilizar el color de
acuerdo al cliente corporativo.
● Color de notas importantes: Rojo
● Color de vínculos: Azul
4. Anexar archivos:
● Videos: Formato MP4/AVI
● Formato imagen y largo y ancho recomendado: PNG /JPEG/GIF con 18 cm de ancho
● Peso de los adjuntos: menos de 10 MB
● Peso de los artículos: menos de 10 MB
● Tablas: no permite el ingreso, deben ser imágenes o archivos adjuntos según el caso.

5. Alinear texto e imágenes

● El texto se recomienda estar justificado

● Las imágenes se recomiendan centradas
Para agregar hipervínculos: son permitidos entre artículos o archivos, se recomienda eliminar la
primera parte de dichos hipervínculos para no generar problemas en el momento de cambio de url.

Ejemplo:

● URL articulo normal: https://nik.expgrupokonectacloud.com/#/app/articlecreation?

articleId=HxkzW3EBAzVA96mTCAw9
● URL artículo recortada para vincular:

/#/app/articles/JBiqUHEBAzVA96mTOPQe

● URL para recortada de archivos: /files/HxkzW3EBAzVA96mTCAw9/Archivo%20de%20Confer

%20y%20Transf5856.xlsx

Proceso para agregar archivos y enlazarlos:

1. Debes cargar el archivo desde la opción “browse”, es importante que tengas el archivo
guardado en tu computador, esta opción la encuentras al lado derecho, cuando estás
editando el artículo.

Importante: la opción browse solo se habilita cuando el articulo ya se tiene como borrador o
publicado

2. Luego de seleccionar el archivo desde tu computador, seleccionas la opción “upload”, para

que cargue en la página.
3. Cuando el archivo carga, debes seleccionar clic derecho sobre él, y seleccionar la opción
“copiar dirección de enlace”, como se muestra a continuación.

4. Luego de tener la dirección la enlazas con la palabra o la imagen donde quieres el enlace, ten
presente que debe estar recortada.
Eliminar artículo

Para eliminar cualquier información debe estar autorizado.

1. Debes ingresar primero en la opción “edición” luego identificar el artículo en la categoría o

subcategoría.

2. Luego en el buscador colocas el nombre del artículo y clic en la “lupa” (1), la herramienta
pondrá al inicio el artículo con dicho nombre y simplemente debes ubicar el cursor sobre el
mismo para que visualices un icono con forma de “papelera” (2).
Recomendaciones para el publicador

● La información se debe encontrar en mayor proporción en texto y las imágenes deben ser
utilizadas para apoyar dicha información, todo esto debido a que el buscador cumple su
función dentro del texto.
● En las capturas de pantalla que se hacen a los aplicativos no se debe tener información
confidencial, con el fin de proteger los datos de nuestros usuarios

Acuerdos de servicio para publicar

Para definir el tiempo en el cual debe quedar publicada y montada una información en la
herramienta de consulta, debemos observar el siguiente cuadro y hacer el cruce de estas 2 variables:

Impacto: es otorgado por la operación e indica qué tan rápido necesitan tener montada la
información

Complejidad: está dada por el gestor de contenido según la cantidad de cambios que se deban hacer

Impacto –
Bajo Medio Alto
Complejidad

Alto <2 <2 < 2 - 18

Medio <2 < 2 – 18 < 18 - 36

Bajo < 2 - 18 < 18 – 36 < 18 – 36

*Expresado en horas laborales

Hay clientes con los cuales se tienen unos acuerdos inferiores según el impacto de la información.

METODOLOGIA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Conozcámonos: en esta etapa se conoce el usuario y sus necesidades informativas a través de la
técnica de card exploring, focus group y los datos actuales.

Pintémoslo: se debe interpretar lo identificado en el espacio de conocimiento para construir la

arquitectura de la información (temas y categorías, prioridad de los temas, y nombres de los
mismos) y el arquetipo del agente (estilo de comunicación, preferencias de lectura, motivaciones y
necesidades informativas, preferencias en los medios y consumo de la información)

Reinventémonos: Se presentan los resultados a las operaciones y se define el plan de trabajo para
construir el nuevo contenido, rediseñar la información actual y definir la estrategia para la gestión
del cambio.

Probemos y ajustemos: se aplican las técnicas de Card Sorting Cerrado y los test de usabilidad para
hacer los ajustes necesarios en el contenido y las categorías.

Masifiquemos: Con los ajustes realizados en la arquitectura de la información y el contenido, se

procede a realizar la masificación de la estrategia en todos los artículos y contenido de la
herramienta, en esta etapa se debe contemplar:

• Plan de trabajo para la masificación

• Definición de actividades para clasificar nuevo contenido

• Estrategia de revisión del contenido según reportes y alertas de los usuarios

• Definición de ciclo de vida del agente en el servicio para vivir la metodología nuevamente
según la rotación del personal

Para más detalle en cada uno de los pasos, se debe consultar en el documento “Paso a paso gestion
de la información”

GLOSARIO

Categorías: es la forma de agrupar y ordenar la información según los temas o procedimientos de

cada línea, este es manejado según cada línea, pero para ello es recomendable ajustarse a la
metodología de la gestión de la información. Adicional se recomienda utilizar sólo 2 niveles de
categorías, con nombres cortos de fácil comprensión.

Recaptcha o captcha: Son pruebas desafío-respuesta controladas por máquinas que son utilizadas
para determinar cuándo el usuario es un humano o un programa automático

Tags: permite la agrupación de artículos según temas claves, mas no funcionan como un método de
búsqueda de información.

Índice: Listado o relación ordenada de temas y subtemas de un artículo, permiten ubicar la

información más fácilmente.

Heiding: Son los formatos que puedes poner en los títulos, a su vez definen el panel de navegación
en los artículos.

Browse: opción que debes seleccionar para cargar un archivo desde tu computador hacia la página
de Nik.
Upload: Cuando el archivo ya se encuentra montado, debes seleccionar esta opción para cargar el
archivo y poder sacar la URL que le corresponde.

Hipervínculo: son los archivos o páginas que puedes enlazar, ten presente las condiciones de estas.
PERFIL - ADMINISTRADOR
Módulo de reportes:

Nik maneja por el momento 4 módulos de reportes y tiene diferentes filtros para hacer la búsqueda
más específica según tus necesidades.

Módulo de Indicadores: Permiten tener información general de las bases de conocimiento, como
número de artículos, índice de utilidad, Lecturabilidad y tasa de rebote, entre otros. Aquí te
mostraremos que significa cada indicador.

 Cantidad de artículos: número total de artículos

 Cantidad de “útiles”: número de veces que la persona ha colocado como útil los artículos
filtrados.
 Cantidad de “no útiles”: número de veces que la persona ha colocado como no útil los
artículos filtrados.
 Cantidad de comentarios: el número de comentarios que tienen los artículos filtrados.
 Favoritismo: es el porcentaje relacionado a la cantidad de personas que tienen el/los
artículos seleccionado dentro de los favoritos. (esta información es más relevante filtrando
un artículo en particular).
 Índice de no utilidad: porcentaje relacionado a la cantidad de no útiles sobre la totalidad de
votos.
 Índice de utilidad: porcentaje relacionado a la cantidad de útiles sobre la totalidad de votos.
 Lecturabilidad: sobre la totalidad de lecturas, el porcentaje de personas que permanecen en
un artículo por más de 10 segundos.
 Tasa de rebote: sobre la totalidad de lecturas, el porcentaje de personas que no
permanecen en un artículo más de 10 segundos.
 Número de visitas: totalidad de ingresos a los artículos o bases filtradas.

Comentarios: a través de este módulo se tiene reporte de los comentarios realizados a la base de
conocimiento consultada

 Artículo: nombre del articulo comentado

 Fecha comentario: fecha y hora en la cual se realizó el comentario
 Cliente: relaciona el comentario a cuál cliente pertenece
 PCRC: relaciona el comentario a cuál base o pcrc pertenece
 Categoría: relaciona la categoría en la cual el comentario fue ingresado
 Usuario: nombre de la persona que realiza el comentario

Control de cambios: permite ver que usuarios han creado, modificado o eliminado artículos.

 Artículo: nombre del artículo que presenta un cambio

 Fecha evento: fecha y hora en el cual se realizó el cambio en el articulo
 Evento: indica si el artículo fue actualizado, creado o eliminado
 PCRC: relaciona el cambio a cuál base o pcrc pertenece
 Categoría: relaciona la categoría en la cual el cambio fue realizado
 Cliente: relaciona el cambio a cuál cliente pertenece
 Usuario: cedula de la persona que realizó dicho cambio.
Base de datos: trae información más específica por artículo como cantidad de lectura, cantidad de
útiles, tasa de rebote entre otro.

 Título: nombre del articulo

 Visitas: cantidad de ingresos al articulo
 No útil: cantidad de votos útiles que tiene el articulo
 Favoritismo: cantidad de veces que el articulo ha sido seleccionado como favorito
 Índice de utilidad: porcentaje relacionado a la cantidad de útiles sobre la totalidad de votos
de ese articulo
 Índice de no utilidad: porcentaje relacionado a la cantidad de no útiles sobre la totalidad de
votos de ese articulo
 Comentario: cantidad de comentarios realizado a dicho artículo
 Uso: porcentaje relacionado a los usuarios que han ingresado al artículo sobre el total de
usuarios
 Lecturabilidad: porcentaje de personas que permanecieron por más de 10 segundo dentro
del articulo

¿Cómo asignar bases a un representante?

Esta opción solo estará habilitada para el perfil “administrador”, ten presente cuales son los perfiles
que puedes asociar ya que de eso depende las opciones que se habilitan.

1. Lo primero es ingresar a la opción “gestión de usuarios”.

2. Luego debes buscar el nombre de la persona en el campo estipulado y señalando la opción

“buscar en todos los pcrc”.

3. Cuando encuentras a la persona la seleccionas, y te habilita los perfiles y las líneas a las
cuales deseas dar permisos, es simplemente seleccionar el cliente corporativo y el servicio al
cual deseas dar permisos o el perfil que quieras otorgar.