Gestión de Equipos.

La estrategia aplicada: el Diagrama Lógico de procesos

El siguiente es un ejemplo sobre: La organización del mantenimiento.

A continuación se detalla una breve descripción de los cargos, funciones y

responsabilidades de cada área asociados al modelo de gestión explicados en clase. La
cantidad de personas asignadas a cada función depende específicamente de la cantidad
de equipos que se administrara en la flota y los valores del indicador de relación de
mantenimiento usados. El ejemplo mostrado corresponde a una operación de la gran
minería con más de 100 unidades en su flota.

La Gerencia de mantenimiento

La función principal de la gerencia de mantenimiento es maximizar la productividad y

utilización de los equipos con un equilibrio entre los costos y la confiabilidad alcanzada.

Para lograrlo, plantea un modelo de gestión y sus procesos que se orientarán a la

integración de las diferentes estrategias de mantenimiento revisadas durante la primera
semana, con el objetivo de tener una flota confiable y predecible, que satisface los
requerimientos de producción al costo previsto.

La gerencia de mantenimiento maximiza la confiabilidad del equipo y la utilización del

mismo, es decir, siempre estará evaluando el MTBS y viendo las oportunidades de mejora.

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Sin embargo, debe optimizar el MTTR para lograr una disponibilidad mecánica con valores
de confiabilidad aceptados. Para lograrlo debe mantener una organización que planifica,
ejecuta y administra las actividades programadas y no programadas de manera eficiente y
efectiva, considerando los Kpi estándar. La gerencia de mantenimiento cuenta con la
ayuda de cinco Jefaturas con las cuales logrará la excelencia operacional. A continuación
se describirá cada una de ellas:

La Jefatura de Mantenimiento

Es el área que tiene a su cargo los recursos de técnicos, supervisores, facilidades y

herramientas. Se ocupa de atender la ejecución de los servicios programados y no
programados en los equipos asignados. Tiene a su cargo la Jefatura de Taller, los Jefes de
turno, los supervisores de áreas de taller, los técnicos especializados, los ayudantes, etc.
La labor fundamental del área de mantenimiento es la ejecución de los servicios
programados y no programados. La ejecución debe ser de calidad, al tiempo y costo
previsto. No debemos olvidar que la ejecución deberá hacerse cumpliendo los estándares
de seguridad y protección al medio ambiente.

La labor se desarrolla en los talleres de mantenimiento cuando se trata de

mantenimientos programados en general (mantenimientos preventivos PMs, Backlogs,
programa de reparaciones de componentes antes de falla) o de correctivos o fallas no
programadas, en los que el equipo puede trasladarse hacia los talleres sin peligro humano
o material. El trabajo en el campo se decide en caso que la falla sea leve, y cuando la tarea
sea factible en esas condiciones y se cuente con los recursos adecuados.

El personal se encuentra distribuido en cuatro grupos de trabajo que trabajan dos turnos
de doce horas de labor diaria por un periodo de 4 días de labor y cuatro días de descanso
(4x4), rotando en los distintos turnos (7:00 am / 19:00 pm).para lo cual se necesitan
cuatro guardias.

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 Organigrama

Se encuentra conformado por:

Jefe de Mantenimiento: L-V (Camiones y cargadores; y F. Auxiliar)

Administra todos los recursos humanos y materiales para conseguir las metas de
ejecución, con trabajo estándar e indicadores de gestión de clase mundial.

Supervisor de Turno: 4x4 (Camiones y cargadores; y F. Auxiliar)

El supervisor de turno es el encargado de coordinar el programa de mantenimiento,
controlar y hace el seguimiento de las O/T, Backlog, trabajos por soldadura, neumáticos.
También es el responsable directo por la supervisión de los trabajos en campo. En el caso
del área de flota auxiliar también asume las responsabilidades del supervisor de taller y el
Supervisor de PMs descritas en los puntos siguientes.

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 Supervisor de Taller :4x4 (solo camiones y cargadores)
Es el encargado de ver el taller, y atender las máquinas que paran por emergencias y
correctivos mayores.( programa de componentes)

Supervisor de Mantenimientos Programados (PMs-1): 4x4 (solo camiones y

cargadores)
Encargado de PMs, evaluar programa de ejecución de Backlogs, correctivos, coordinar
sobre el programa de mantenimiento con planeamiento.

Supervisor de Campo
Es el mismo supervisor de turno.

Técnicos de Guardia (4x4)

Es el personal técnico que ejecuta las labores programadas o no programadas
directamente sobre los equipos: verifica que los repuestos, consumibles, herramientas
y/o componentes para ejecutar las reparaciones o mantenimientos entregados por
planeamiento sean los correctos, en caso contrario realiza una retroalimentación para
mejorar los estándares.

El mecánico llena los documentos de OTs describiendo: actividades, demoras

encontradas, tiempo de labor y cualquier dato que pueda ser útil para la historia de la
máquina.

Por cada guardia de camiones y cargadores hay aproximadamente 32 mecánicos, mientras

que por cada guardia de flota auxiliar hay aproximadamente 15 mecánicos (4 guardias).

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 2. Jefatura de Planeamiento

La misión fundamental de planeamiento y programación es tener todo listo para que los
trabajos programados se ejecuten, según los trabajos estándar; y con ayuda de la
programación se asigna la cantidad correcta de trabajo, fundamento para ganar la
eficiencia en el tiempo de la ejecución y la mejora en el uso efectivo de la mano de obra
directa.

Las áreas a su cargo se dividen en programación, monitoreo de condiciones, ingeniería -

comunicación técnica, Administración de ordenes de trabajo y Administración de Historia
y Reportes. Planeamiento asume un rol protagónico en la gestión de equipos, pues debe
ser promotor de la estrategia de gestión planteada por la gerencia y guardián de la misma
mediante el control estricto de los indicadores de gestión.

Programación:

Se encarga de planificar los ingresos a taller de toda labor que sea programable o
planificada a un equipo, debe especificar los recursos humanos necesarios y materiales
para realizar las tareas de la manera más eficiente y efectiva posible; además de coordinar
con todas las áreas relacionadas para conseguir que todo pendiente por hacer esté listo.
Asigna la cantidad correcta de trabajo a cada mecánico para su 100 % de horas disponibles
de la semana.

Monitoreo de Condiciones:

Se encarga de planificar las inspecciones físicas en el campo, llevar un historial de reportes

por equipo, analizar los resultados de las muestras tomadas (en campo o durante los
mantenimientos preventivos), además de desarrollar informes de las diferentes partes
vitales de la máquina así como recomendaciones al operador para un mejor uso de las

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máquinas (VIMS). Se lleva un control de los parámetros de monitoreo a nivel de cada
componente mayor.

Organigrama:

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Se encuentra conformado por:

Jefatura de Planeamiento (1)

Se encarga de controlar con las jefaturas de programación y monitoreo el estado de la

flota, recibe los datos de Ingeniería - comunicación técnica para coordinar internamente o
con la supervisión general de producción y/o mantenimiento, los avisos reportes del
fabricante. Tiene la responsabilidad sobre la implementación y posterior utilización de
todos los softwares autorizados por proveedor/producción y la evaluación de los índices
de operación reales del departamento de mantenimiento.

Jefe de programación :
Es el responsable del planeamiento de las labores de mantenimientos preventivos,
Backlogs (trabajos diferidos), intercambio de componentes mayores, menores o de media
vida.

Planeador de mantenimientos programados (Planner de PMs: 1)

Normalmente se programan todos los trabajos para que coincidan con un mantenimiento
preventivo, sin embargo queda bajo el criterio del programador si el equipo debe
detenerse antes. Genera las proyecciones de equipos programables a la semana y
controla diariamente que las estadísticas sea confirmen con la realidad; emite los reportes
de precisión de servicio, cumplimiento diario y se reúne con el jefe de turno para
comprometer los trabajos del día siguiente.

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 Planeador de trabajos pendientes (Planner de backlogs: 1)
Es el encargado de ingresar los Backlogs al Sistema. Tiene que ver con el área de
monitoreo de condiciones les hace seguimiento, coordina con el Planner de PMs para que
los programe a la brevedad posible, una vez que se cierra el documento físico, se encarga
de cerrar la OT en el sistema.

Planeador de Intercambio de Componentes ( Planner de PICs: 1)

Es la persona encargada de elaborar la lista de componentes que están para intercambio
según el monitoreo de condiciones y posteriormente programarlos con la aprobación de
mantenimiento, para luego abrir la O/T de intercambio de componentes. El Intercambio
de componentes es en realidad el programa de reparación de componentes antes de falla.

Una vez a la semana, se realiza una reunión de las áreas anteriormente mencionadas
llevando consigo la información correspondiente, en esta reunión mantenimiento
coordina y define la lista de intercambio de componentes.

Además, realiza:
-Descargo de vales de componentes del inventario en Mina.
-Descargo de la información de la OT física en el DataBank y en Access.
-Valorizaciones de componentes (tiempo de uso y costo de reparación).
-Programación de componentes a través de las horas (control de horas en Dispatch).

Digitadora :
Apertura de Backlogs de comunicación técnica como PIPs o SL (apoya a monitoreo de
condiciones en la apertura), se encarga del cierre de todas las OTs - vales, ingresa la labor
y ejecuta la catalogación en proveedor para los repuestos nuevos.

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 Controlador (ex - Dispatch-1): 4x4
Coordina toda la comunicación con producción a nivel de reparaciones tanto en talleres
como en campo. Apertura de Ots y vales por trabajos no programados, reporta la
disponibilidad diaria. Es responsable por el correcto llenado y la entrega total de
documentos a la jefatura de planificación.

Jefatura de Monitoreo de Condiciones:

Controla el cumplimiento de las labores programadas que deben atender los inspectores
tanto en el campo como en el análisis de resultados, distribuye el personal en turnos,
desarrolla métodos de evaluación (tapones, filtro, screens), es responsable de que toda la
data de MC se envíe a gerencia (VIMS, SOS, ET) a través del sistema o en informes, de
acuerdo a lo que sea factible.

Inspectores de Campo:
Están divididos según especialidades en: camiones, flota auxiliar, GETs y VIMS.

Son responsables de capturar datos del estado de cada equipo en talleres (durante PM) y
campo. Con esta información se realiza el seguimiento del estado mecánico, al que se
anexa los reportes de descarga de VIMS & ET, se controla el desgaste del tren de
rodamiento y Gets. Además, realizan seguimiento a solicitud de repuestos, estados de
Backlogs y cualquier procedimiento estándar o no.

Analista de Tendencias:
Revisa los reportes de S.O.S y evalúa la tendencia histórica de los otros análisis: tapones,
filtros y rejillas magnéticas; la evaluación de estos factores determinará el estado interno
de cada componente y la acción que deberá tomarse.

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 Comunicación Técnica:
Es la relación directa con fábrica y taller de reparaciones de componentes CRC; recibe y
solicita toda la información proveniente del exterior del proyecto, documenta, archiva y
utiliza todos los reportes técnicos, planos o información digital que sea inherente a su
cliente. Adicionalmente, se encargan del proceso de garantías del producto.

Key User Sistema:

Originalmente fue el responsable de ayudar en la implementación del software de
mantenimiento en las diferentes áreas del proyecto, sin embargo, incorpora en la
actualidad todo el manejo de software que sea necesario para llevar el control de la
operación (Mims, MimsVu, Excel, Access, Visual Basic, Dispatch, etc.)

Administración de la Información:

Se encarga de actualizar permanentemente los indicadores de operación a partir de los

datos que reportan las diferentes áreas a: MIMS, Software Dispatch o software alterno
cuando es necesario.

3. Jefatura de Logística

Es el área encargada de administrar adecuadamente los almacenes de repuestos,

componentes, herramientas, consumibles y otros afines de manera de ofrecer un óptimo
suministro a las labores de mantenimiento del departamento de mantenimiento.

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 Organigrama:

* Incluye el almacén de Herramientas que anteriormente estaba a cargo de

mantenimiento/ se incorpora a los asistentes y almaceneros que antes trabajaban
para Mantenimiento (los cargos son los mismos).

Jefe de Logística :

Es el responsable del manejo logístico de componentes, repuestos y herramientas del

departamento de mantenimiento, planifica, dirige y controla activamente el
almacenamiento y conservación de los insumos (repuestos y componentes), que utiliza el
departamento para la ejecución del plan de gestión contractual con el cliente.

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 Jefe de almacén :
Es el responsable del control de inventarios de repuestos y componentes, se encarga de
dirigir y controlar el orden y limpieza física de todos los ítems de almacén.

Asistentes de Logística :
Son responsables de mantener una óptima atención a los requerimientos de repuestos,
componentes y otros del área de mantenimiento:

 Asistente de Backlogs: responsable del manejo integral de Backlogs, procesa,

ordena y administra los pedidos para ese fin.
 Asistente de recepción y despacho: responsable de recibir, almacenar y enviar
repuestos y componentes.
 Asistente de componentes: responsable del control de componentes mayores y
menores, coordina con mantenimiento, planeamiento y CRC, para un buen
soporte de componentes reparados en el departamento de mantenimiento.
 Asistente de control de inventarios: responsable del proceso interfaz MIMS-ERP,
encargado de descargar los vales de consumo de repuestos y componentes para
su inmediata reposición.
 Asistente de guardias: responsable de la atención de almacenes en guardias
(turnos 4x4).
 Almaceneros: responsables de la atención directa de repuestos, componentes y
otros suministros al área de mantenimiento.

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 4. Jefatura de Administración
Se encarga de la contabilidad del Dpto. Mantenimiento, facturación documentada y
precisa en los plazos establecidos por el Dpto. Mantenimiento. Su estructura
informática se basa en el ERP, sin embargo toda la data se carga a través del Sistema
EREP o EAM.

Organigrama:

Jefe de Administración:
Responsable del control administrativo de las órdenes de trabajo en proceso, cuentas por
cobrar y recursos humanos del proyecto.

Asistencia Social :
Administración de recursos humanos.

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 Asistentes Administrativos:

 De control de componentes: facturación de componentes mayores, menores

programados y no programados, control de componentes bajo presupuesto y
facturación de herramientas.
 De facturación: facturación de las órdenes de trabajo de mantenimiento,
misceláneas, Backlogs y flota usada.
 Asistente administrativo de compras locales: compras locales, pago de facturas a
proveedores, reportes para la oficina de caja, importar en el ERP las facturas de
proveedor, conciliación de OTs continuas de Gasto.
 Asistente administrativo de implementación de Analyzer.
 Asistente administrativo de elaboración de reportes de labor: sobretiempos,
faltas injustificadas, vacaciones pendientes, etc.; importar mano de obra en ERP.

ACLARACION SOBRE LA ORGANIZACIÓN:

Si Ud es propietario del equipo y recién está iniciándose en la gestión de equipos, es

probable que la mayor parte de las funciones administrativas las desarrolle Ud. sin
embargo tendrá un operador y un mecánico que opere el equipo y le haga el
mantenimiento programado según sea requerido. Es también probable que para las
actividades programadas y no programadas que requieran más experiencia y
especialización, tenga que hacer uso de los servicios del distribuidor. Las funciones
prevalecen.

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