TECNICAS DE ALMACENAJE Y BODEGAJE

CAPITULO I

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A. GENERALIDADES 3

1. ANTECEDENTES 3
2. PROPOSITO 3

B. DEFINICIONES

CAPITULO II

LA ADMINISTRACIÓN

A. CONCEPTO 5

B. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION 5

C. TECNICAS ADMINISTRATIVAS 6

D. NORMAS ADMINISTRATIVAS 6

CAPITULO III

ORGANIZACION DE BODEGAS

A. ORGANIZACION 8

B. REGLAS FUNDAMENNTALES 8

C.- FUNCIONES DE LA BODEGA 8

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D.- ACTIVIDADES 9

E. DISTRIBUCION INTERNA DE UNA BODEGA 10

F. TIPOS DE BODEGA 11

G. ALMACENAMIENTO 14

H. SISTEMA DE ALMACENAMIENTO 15

I. IDENTIFICACION DE BODEGAS 17

J. PASOS PARA LA IDENTIFICACION 21

K. NORMAS DE SEGURIDAD 21-22

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TECNICAS DE ALMACENAJE Y BODEGAJE

CAPITULO I

A.- GENERALIDADES.

1. ANTECEDENTES

a. La evolución de las industrias, los factores oferta y demandas de sus

productos, la necesidad de mantener un stock, para el abastecimiento de
una fluida comercialización, han impuesto la aplicación de programas que
satisfagan estos requisitos.

b. La planificación de áreas de almacenamiento, se han tornado indispensable

para toda institución, empresa, entidad o persona, en tanto que el volumen
de producción así lo requiera.

c. Si una industria amplía progresivamente su nivel de producción,

lógicamente necesitará aumentar su capacidad de almacenamiento, a fin de
proteger la mercadería, hasta el momento mismo de ser comercializada o
entregada para su utilización.

2.- PROPÓSITO.

Esta información ha sido preparada con la finalidad de que sirva de guía para el
adiestramiento y aplicación de técnicas y métodos para el almacenamiento y
manejo de materiales.

B.- DEFINICIONES BASICAS.-

1. MERCADERIA
Son todos los materiales o artículos que se expenden en el mercado.

2. MATERIAS PRIMAS
Son los materiales que ingresan por primera vez a una empresa industrial para
ser procesados; ejemplo: hierro, algodón, acero, pieles, etc.

3. MATERIAS EN PROCESO DE FABRICACIÓN

Son aquellos que han recibido un proceso inicial de elaboración o construcción;
ejemplo: de hierro – varillas; de algodón – hilos; de cueros – cortes, etc.

4. PRODUCTOS TERMINADOS
Son los artículos que habiendo recibido un proceso completo de fabricación, se
encuentran en bodega listos para ser utilizados; ejemplo: lámparas, tejidos
clavos, zapatos, etc.
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5. MUEBLES
Cada uno de los enseres, efectos o alhajas que sirven para la comodidad y
organización de un sitio determinado.

6. ENSERES
Utensilios, muebles, instrumentos necesarios en una bodega o para el ejercicio
de una profesión.

7. CONTROL DE EXISTENCIAS.
Es la comprobación, inspección y registro que se utiliza con el fin de determinar
cualquier inconveniente que exista con los artículos almacenados.

8. FACTURA
Relación de artículos u objetos comprendidos en una venta o cualquier
operación de comercio, la cual debe constar con los siguientes datos:
a. RUC
b. Contenido
c. Nombre de la entidad
d. Fecha de elaboración de la factura.
e. Fecha de vencimiento de la factura.
f. Sello de cancelado.

9. BODEGA
Es el local o sotio destinado y preparado adecuadamente para el almacenamiento
de materiales, a fin de mantener el control y evitar cualquier deterioro.
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CAPITULO II

LA ADMINISTRACIÓN

A.- CONCEPTO.-
Estudio de la distribución y asignación de los recursos en una organización con el fin
de alcanzar una mayor coordinación y eficiencia en el logro de los objetivos
institucionales.

B.- PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN.-

El uso de los principios de la administración tienen como finalidad simplificar el
trabajo administrativo, entre los cuales tenemos los siguientes:

1. DIVISIÓN DE TRABAJO
Este es el principio de especialización que se considera necesario para obtener
el uso eficiente del factor trabajo.

2. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Considera que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas y señala que
la administración desprende de ello.

3. DISCIPLINA
Al definir la disciplina como el respeto por los acuerdos que tiene como fin
lograr la obediencia, aplicación, energía y señales exteriores de respeto.
Declara que para lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores en
todos los niveles.
4. UNIDAD DE MANDO
Cada empleado no debe recibir órdenes de más de un superior.

5 JERARQUÍA DE AUTORIDAD
Se refiere a una cadena de autoridad, la cual va desde los más altos rangos hasta
los más bajos, pero se podrá modificar cuando sea necesario.
6. ORDEN
Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados y
estar perfectamente bien organizados de manera que la organización opere con
suavidad
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7. INICIATIVA
Pensar un plan y llevarlo a cabo con éxito puede ser profundamente
satisfactorio.
8. ESPÍRITU DE EQUIPO
Este principio sintetizado como la unión hace la fuerza, es una extensión del
principio de unidad de mando y subraya la importancia de buenas
comunicaciones para obtenerlo.

C.- TECNICAS ADMINISTRATIVAS.-

Son los métodos para administrar organizaciones o programas con el fin de

proporcionar, distribuir y reemplazar material o personal. Entre las principales
tenemos:

1. El administrador del almacenamiento y manejo del material (bodeguero) opera

siempre de acuerdo a la capacidad de su fuerza obrera de los medios a su
alcance.

2. Debe y con anticipación a su actuación preguntarse el “Cómo y Por qué”

realizaría una operación. Porque únicamente así podrá hacer una evaluación
justa de lo que ha obtenido como resultado.

3. Entre el administrador de almacenamiento y todos sus operarios deberá existir

un entendimiento completo.

4. La coordinación y la cooperación son excelentes factores para alcanzar la

eficiencia en el cumplimiento de funciones de almacenamiento.

5. El administrador del almacenamiento (bodeguero) en lo posible fundamentará

su trabajo en base a lo siguiente:
a. Actuar con mucha flexibilidad.
b. Hará frente a impulsos de manera serena, productos de las actividades
propias de la bodega.
c. Relevar cuando sea necesario el personal y equipo con las otras secciones
menos comprometidas con volumen de trabajo.

D.- NORMAS ADMINISTRATIVAS.-

Están constituidas por el conjunto de principios y métodos que se aplicarán a la

administración de los bienes y servicios a favor del estado, entre las principales
tenemos:
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1. ALMACENAMIENTO, CUSTODIA Y UTILIZACIÓN

Se establecerá un sistema de almacenamiento y custodia de los bienes, los
materiales se destinarán exclusivamente a los propósitos institucionales que
motivaron su adquisición.

2. PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES

Se establecerán sistemas de seguridad que protejan los bienes almacenados contra
eventuales riesgos y siniestros, se dictarán procedimientos para contratar seguros
considerando el costo-beneficio.

3. SISTEMA DE REGISTRO DE BIENES (KARDEX)

El sistema diseñado para el registro de las existencias del almacén, deberá
facilitar la codificación e identificación de su naturaleza, ubicación, fecha, costo
de adquisición, muestran las cantidades de material en existencia y proporcionan
información esencial para trámite.

4. CODIFICACIÓN (TARJETA DE LOCALIZACIÓN)

Se hará de acuerdo a las características de la entidad y tipo de bienes, señalando
en una parte visible el código correspondiente de tal manera que sea factible la
identificación de todos los bienes al momento de realizar constataciones físicas.

5. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
Se debe elaborar y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo
de sus bienes con la finalidad de prolongar al máximo posible su vida útil, la
misma que constituye una medida aproximada respecto a la vida real de los
mismos, en la que influyen los siguientes factores:
a. El uso a que están sometidos y su regular funcionamiento.
b. El mantenimiento y reparaciones que se les preste.
c. La obsolencia por los avances tecnológicos o por otras causas justificadas.

6. BAJA O DESCARGA DE BIENES

Consiste en retirar todos aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser
utilizados en la entidad debido a las siguientes circunstancias: obsolescencia,
desgaste, deterioro, pérdida, destrucción, mantenimiento o reparación onerosa y
reposición.
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CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE BODEGAS

A.- ORGANIZACIÓN.-

CONCEPTO
Es la estructura misma de la institución o entidad mediante la cual se determina
su conformación y responsabilidades asignadas a cada escalón o sección con
respectivos campos de acción para las personas que en ellos trabajan; equipos,
materiales y más elementos que hagan posible la ejecución de la actividad
programada.

B. REGLAS FUNDAMENTALES PARA UNA BUENA ORGANIZACIÓN.

a. Coordinación.-
Es la razón fundamental para organizar, pues las organizaciones son el
resultado natural de la división y especialización del trabajo y su propósito
consiste en lograr el desempeño coordinado de todos los trabajos que los
componen.
b. Autoridad.-
Consiste en definir cada uno de los deberes y responsabilidades de la
dirección o gerencia.
c. Liderazgo.-
Es la personificación de la autoridad por medio de la delegación, los
superiores confieren autoridad a sus subordinados sucesivamente en toda la
cadena de mando.
d. Especialización.-
Sin importar el tipo de organización existe la necesidad de que haya gente
que ejecute diferentes tareas en diversos momentos.

C. FUNCIONES DE UNA BODEGA

Son todas aquellas actividades administrativas encaminadas a dirigir y controlar
el proceso de almacenamiento y manejo de materiales bajo la responsabilidad del
personal debidamente especializado.

a. Principales.-
1) Recepción
2) Entrega
3) Registro
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D.- ACTIVIDADES

Ingresos
 Consignación
 Comisión
 Devolución /ventas
 En consignación
 En tránsito
 Enterga / recepción
 Donación
 Sobrantes
 Produción
Egresos
 Venta/consumo/Entrega
 Devolución en compra
 En consignación
 En Transito
 Donaciones
 Faltantes
 Absolencia
 Producción
 Mermas
 Destrucción

Cada ingreso como egreso debe tener su justificación que sirva de base legal para los
registros correspondientes.

DOCUMENTOS QUE JUSTIFICAN EL INGRESO

Compras Factura
Devolución en ventas Nota de devolución
En consignación Inventario-nota de entrega
En transito Guia de transporte
Entrega –recepción Acta- nota de entrega –recepción
Donaciones Factura
Sobrantes Acta de sobrante
Entrega departamentos Orden de pedido

DOCUMENTOS QUE JUSTIFICAN EL EGRESO

Ventas Factura
Consumo Nota de entrega-de crédito
Devolución de compras Inventarios
En transito Guía de transporte
Donaciones Factura sin valor
Faltantes Declaración de robo
Absolencia – destrucción Acta
Mermas Memo
Transparencia Nota de entrega
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E.- DISTRIBUCIÓN INTERNA DE UNA BODEGA.

Para tener una buena organización en el área de almacenamiento es necesario

distribuir los sectores de acuerdo a las actividades que se realizan en las
mismas, tomando como referencia las principales:
a. Almacenamiento
b. Registro
c. Recepción
d. Entrega

Estas actividades sirven de guía para distribuir los sectores que se van a
necesitar dentro del área general de bodegas.

Para esto se requiere analizar las necesidades dando prioridad al área que
requiere mayor capacidad que es la de almacenamiento, la misma que debe
disponer entre un 60 y 75% del área total; quedando un 40 ó 25% para
distribuirlo entre las demás actividades. Se dará prioridad entre lo restante
considerando el tipo de material a almacenarse.

La distribución de las bodegas debe ser lo mas funcional posible sin interferir
unas o otras actividades.

Considerando porcentajes, las áreas y actividades se pueden distribuir de la

siguiente manera:

 Almacenamiento 75 % 3.750 m2
 Registro (kardex) 15 % 750 m2
 Recepción 6% 300 m2
 Entrega 4% 200 m2

TOTAL 100 % 5.000 m2

Recepción

50 m ALMACENAMIENTO Entrega

Registro

100 m
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En casos especiales se organizarán las bodegas considerando las actividades

complementarias, tales como:

 Almacenamiento temporal
 Embalaje
 Control de calidad
 Distribución controlada, etc.

Incluyendo las actividades complementarias se distribuirán de la siguiente

manera:

 Almacenamiento 60 % 3. 000 m2
 Registro (kardex) 10 % 500 m2
 Recepción 10 % 500 m2
 Entrega 6% 300 m2

 Almacenamiento temporal 5% 250 m2

 Embalaje 5% 250 m2
 Control de calidad y distrib. 4% 200 m2

Recepción ALMACENAMIENTO Embalaje

50 m Registro

Almacenamiento
Control de Temporal Entrega
calidad

100 m

F. TIPOS DE BODEGAS.

Existe diferentes tipos de bodegas dependiendo de los materiales que se va

almacenar, de las características y especificaciones individuales de cada artículo
y del espacio físico disponible para el almacenamiento, entre las cuales
tenemos:
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a. Bodega general centralizada.-

Este tipo de bodegas se utilizan para almacenar varias clases de artículos,

la cual por su característica nos proporciona las siguientes ventajas:

1) Todos los materiales se encuentran en un sólo lugar

2) Facilitan el control de los recursos humanos y materiales
3) Facilitan el servicio a todas las áreas
4) Reduce el personal y por consecuencia los costos
5) Reduce costos de infraestructura.

EJEMPLO:

BODEGA GENERAL

A
AREA DE PRODUCCIÓN R
E
a. Bodega especifica o descentralizada.-
A
Son utilizadas para el almacenamiento de determinados productos y nos
BODEGA A
ofrece las sigulmacenamiento de materiales de oficina
GENERAL D
2) Facilita la atención del área especifica
M
3) Agilita la entrega – recepción de los materiales
I
4) En caso de siniestro existe menos riesgo.
N
I
S
AREA DE COMERCIALIZACION
T.

b. Bodega específica o descentralizada.-

Este tipo de bodegas se utilizan para almacenar varias clases de artículos, la

cual por su característica nos proporciona las siguientes ventajas:
1) Permite el almacenamiento de materiales a fines.
2) Facilitan la atención o servicio al área específica.
3) Agilita la entrega y recepción de materiales.
4) En caso de incendio existe el menor riesgo de perder todo el material.
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EJEMPLO. BODEGA ESPECIFICA

BODEGA. BODEGA
AREA DE Específica. Específica
PRODUCCIÓN
A A
R D
E M
A I
N
BODEGA I
AREA DE Específica S.
COMERCIALIZACION

c. Bodegas auxiliares.-
Se utilizan en el almacenamiento de productos especiales y los excesos en
las otras bodegas, ofreciéndonos las siguientes ventajas:

1) Se almacena material obsoleto

2) Sobre stock
3) Para material peligroso
4) Para material de recuperación
5) Para material pesado.

b. Bodega mixta.-
Permite el almacenamiento combinado entre la bodega general o
centralizada y la bodega específica e incluso puede dar lugar a otras
combinaciones.

EJEMPLO:
RECEPCION

BODEG. GENERAL

TALLER TALLER TALLER TALLER TALLER

M. INDUST. M. AUTOM. ELECTRÓN ELECTRIC. CARPINT.
BODEGA BODEGA BODEGA BODEGA BODEGA
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G.- ALMACENAMIENTO.-

1. DEFINICIÓN
Es la función de guardar mercaderías desde el momento que han sido
requeridas o ingresadas a la bodega hasta el momento de ser entregadas para
su utilización, el almacenamiento se prepara con anticipación a la recepción.

a. Importancia del almacenamiento.

Permite que todos los artículos almacenados en una bodega, se mantengan
protegidos, conservándose a largo tiempo con un sistema de localización y
contabilización eficiente.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO:

a. Almacenamiento bajo cubierta.-

La mayor parte de los materiales exigen un almacenamiento en locales
cerrados o al menos cubiertos debido a su composición, el mismo que les
brinda la protección necesaria para su buena conservación y así evitar el
deterioro del artículo, entre los cuales tenemos:

1) Almacén de propósito general:

Este almacén utiliza el máximo de espacio, facilitando la
accesibilidad de las personas a los artículos y el fácil manejo de
materiales.

2) Almacén refrigerado:
Se utiliza para almacenar artículos perecibles, se divide en dos áreas
de afinidad, una se designa como espacio frío y la otra como espacio
congelado.

3) Almacén para inflamables:

Se guardan productos altamente inflamables, tales como: gasolina,
entre otros. Los almacenes para inflamables usualmente consisten en
dos o más cuartos separados por una lámpara e instalados equipos
contra incendios, los mismos que deben tener regaderas de
inundación automática conectada a un sistema de alarma y
abastecimiento de agua.

4) Cobertizo
Se utiliza para almacenar materiales que necesitan el máximo de
ventilación y que no requieren una protección completa contra el
clima.
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b. Almacenamiento al aire libre.-

Esta solución es adecuada para los materiales que no requieren una
protección contra la intemperie debido a su bajo valor o a su gran
resistencia superficial a los agentes atmosféricas, como por ejemplo:
vehículos.

H.- SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

Para una buena organización dentro del área de almacenamiento se debe
considerar la forma de distribuir las estanterías desde el punto de vista
funcional, de tal manera que facilite la ubicación, recepción y entrega de
materiales. Para este fin se utilizará los siguientes sistemas:

a. Sistema longitudinal.-
Consiste en ubicar las estanterías a lo largo del área de almacenamiento
tomando en cuenta desde su acceso, facilitando el recorrido por los
pasillos; tanto para el almacenamiento como para el recogimiento de los
artículos sin perder energía y el tiempo.

La vista muestra la distribución de las estanterías utilizando este sistema;

es el siguiente:

1) Sistema transversal.-
En este sistema se procede a ubicar las estanterías a lo ancho del área de
almacenamiento de igual forma facilitando el recorrido por los pasillos,
en menor tiempo posible.
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La vista superior de la distribución de las estanterías utilizando este

sistema es el siguiente:

2) Sistema combinado (mixto)

Es la ubicación de estanterías utilizando en el área de almacenamiento el
sistema longitudinal y transversal.

La vista superior de la distribución es la siguiente:

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3) Sistema modular o tarimas en el piso

No se usa estanterías solo ocupa un espacio en el área de
almacenamiento en forma cilíndrica dependiendo del tipo de material
para almacenar.

I.- IDENTIFICACIÓN DE BODEGAS (ALMACENES), SECCIONES,

. ESTANTERÍAS, FILAS, COLUMNAS Y CAJONES.

a. Bodegas (almacenes).-

Externamente a las bodegas se las identifica por letras y números de la

siguiente manera:

X N NN

Numero de bodegas (según las

Necesidades de almacenamiento
logístico)

Clase de abastecimiento (I, II, V)

Letra asignada del servicio

Logístico
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A = Intendencia B = Material de guerra

C = Transportes D = Sanidad.

IDENTIFICACIÓN DE BODEGAS (ALMACENES)

En el lugar visible junto a la puerta principal de ingreso a la bodega, se pintará
la identificación externa asignada a la misma dentro de una circunferencia.

El diámetro de la circunferencia en que irá impreso la identificación no será

mayor de 50 cm. ni menor de 30cm. El color de la identificación y su fondo
de color rojo y las letras de color negro.

b.- Secciones.-
La identificación de las secciones (al interior de la bodega), se realizará
utilizando letras mayúsculas y la descripción de la sección. Ejemplo:

SECCION A : Cantimploras
SECCION B : Mosquitero de cama

En un lugar visible se colocará la identificación de la sección, la misma

que puede escribirse con pintura negra en un madero de 50 cm. de largo
por 15 cm. de ancho pintado de blanco. Generalmente la identificación de
la sección se colgará del tumbado o estructura de cubierta.

c. Estantería.
Es un mueble de madera o metal que dispone de columnas y filas, sus
dimensiones están en función de los materiales que se almacenarán y el
área disponible de bodega.

F
I
L
A
1 2 3 4 5 6 7D S

C
2m
B

1 2 3 4 5 6 7
C O L U M N A S.
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LARGO = 2.40 m Madera

3.00 m Hierro (Dixon)
ANCHO = 0.45 m

ALTO = 2.00 m

La identificación de las estanterías se realizará utilizando números como se

indica a continuación:

SECCION A : VAJILLA DE CAMPAÑA

3 4

1 2

d. Fila.

Es el espacio físico horizontal en una estantería, las filas pueden ser

múltiples o individuales dependiendo del tipo de material a ser
almacenado.

SECCION A : PALITROQUES METALICOS

FILAS
C
B
A

C
B
A
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e.- Columna.
Es el espacio físico vertical en una estantería, las columnas pueden ser
múltiples o individuales dependiendo del tipo de material a ser
almacenado.

SECCION A: PORTA VENDAJES PERSONALES

COLUMNAS :

1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6

f. Cajón.-

Es usado en la bodega de repuestos eléctricos, repuestos de aviación,

repuestos de vehículos, etc., que disponen de elementos que por su tamaño
pequeño requieren de este tipo de almacenamiento.

Se encuentra en la intersección de una fila y columna y su identificación se

realizará utilizando letras: A, B, C, D, etc. Ejemplos:

M N O P

I J K L

E F G H
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J. PASOS PARA LA IDENTIFICACION EN EL AREA DE

ALMACENAMIENTO

 Identificar las secciones mediante letras mayúsculas

 Identificar las estanterías con números dentro de cada sección
 Identificar las filas con letras mayúsculas dentro de cada estantería
 Identificar las columnas con números dentor de cada estantería

REGLAS PARA UBICAR LA IDENTIFICACIÓN

 Del frente hacia el fondo

 De izquierda a derecha
 De abajo hacia arriba

K. NORMAS DE SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES.

a. Normas de seguridad de las bodegas.-

1) Las cantidades de material constantes en las kardex globales de las

Brigadas, deben mensualmente ser confrontadas con las existencias en las
bodegas, a fin de controlar que no haya fuga o faltantes de material,
munición, etc.

2) Se debe completar la seguridad perimetral de las bodegas, refugios,

depósitos, etc., con reflectores, luces exteriores e interiores, timbres,
alarmas, etc.

3) En caso que el personal salga de la unidad en: comisión, viajes, licencia

anual, permiso, enfermedad o con el pase; deberá dejar el material o
armamento que haya tenido bajo su responsabilidad, al bodeguero
respectivo.

4) En las bodegas de material de guerra no debe existir ninguna otra clase de

especies embodegadas, sino única y exclusivamente las que corresponden
al servicio.

5) Las puertas de acceso a las bodegas deben estar aseguradas con candados
dobles, barras de seguridad horizontales, alarmas eléctricas de sonido o
luz, en caso de existir ventanas deben estar aseguradas con cubre
ventanas de hierro.
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b. Normas de mantenimiento.-

1) Cada escalón logístico realizará el mantenimiento de los materiales

autorizados e informará mensualmente al inmediato superior, incluyendo
costos y novedades.

2) Los repuestos y partes cambiadas, serán entregadas a las unidades de

abastecimientos para su control y reposición de los nuevos.

3) El mantenimiento del I y II escalón es responsabilidad del usuario de los

materiales.

4) El uso de los talleres e instalaciones de mantenimiento de todos los

niveles, es exclusivamente para realizar trabajos de la fuerza.

5) El control de operaciones de armamento y vehículos debe ejercer el

comandante en todo momento a más de la revista semanal.

6) El uso de vehículos tácticos es terminantemente prohibido, excepto para

ejercicios programados.

7) El consumo de repuestos se realizará en la modalidad de canje (entrega de

repuestos dañados y recibe repuestos nuevos).