Manual de Acces 2013

Access 2013
ÍNDICE
Tema Pag.
Introducción a Access 2
Conceptos Básicos de Base de Datos 2
Iniciando Access 3
Partes de Access 4
Partes detalladas 5
Banda de opciones 6
Pasos para crear una Base de Datos 7
Propiedades de los Datos 8
Propiedades de los Campos 9
Mascara de Entrada 10
Regla de validación 11
Tipos de Datos 12
Tipos de Datos 13
Relaciones 14
Consultas 15
Partes de la ventana de Consultas 16
Formularios 17
Informes 18
Imprimir un Informe 19
Macros 20
Crear una Macro 21
Práctica Paso a Paso 22
Laboratorio 1 33
Laboratorio 2 33
Laboratorio 3 38
Laboratorio 4 38
“CIDER COMP” 1 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

Access 2013
A
ccess 2013 es un administrador de Base de de Datos que nos permite crear diferentes
consultas, formularios, Informes, Macros y más. Microsoft Office Access 2013 incluye varias
mejoras gracias a las cuales la creación de una base de datos resulta más fácil que nunca. Los
usuarios que hayan creado bases de datos en versiones anteriores de Access percibirán cómo
estas nuevas y mejores características aceleran el proceso de creación.
BASE DE DATOS Es la recopilación de la información relativa a un asunto o propósito particular, por

otro lado es un conjunto de tablas, formularios, consultas, etc.
TABLAS Es contenedor de datos sobre un tema específico, como relación de clientes,

alumnos, productos, entre otras.
REGISTROS Es un conjunto de Datos coherentes de un determinado elemento.

Access 2013
CAMPOS Es el título de una columna de datos que puede ser considerado como variable,
teniendo en cuenta que almacena como máximo 64 caracteres de longitud.

INICIANDO ACCESS.
 Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar
el cursor y hacer clic sobre dicho botón y se despliega un menú; al colocar el cursor sobre
Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar
Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.

Access 2013
LA PANTALLA INICIAL
Al ingresar aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que
se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Access 2013
LA BARRA DE TÍTULO:
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el
momento actual.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO:
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar Imprimir
Deshacer
Esta barra puede personalizarse para añadir

todos los botones que quieras. Para ello haz
clic en la flecha desplegable de la derecha y
aparecerán los comandos más frecuentes
para elegir.

Access 2013
Pulsando en Más comandos se

abrirá un cuadro de diálogo
desde donde podrás añadir otras
acciones que iremos viendo a lo
largo del curso:
LA BANDA DE OPCIONES:
La banda de opciones contiene todas las Todas las operaciones se pueden hacer a partir
opciones del programa agrupadas en pestañas. de estos menús. Pero las más habituales
Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido
operaciones relacionadas con la creación de los como hemos visto en el punto anterior.
diferentes elementos que se pueden crear en
Access.

EL MENÚ ARCHIVO:

Access 2013
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás
desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces
versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.
LA BARRA DE ESTADO:
La barra de estado se encuentra en la parte Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla
inferior de la pantalla y contiene indicaciones de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que
sobre el estado de la aplicación, proporciona estamos en la vista Hoja de datos y podemos
distinta información según la pantalla en la que cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica,
estemos en cada momento. Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro
botones que aparecen a la derecha.
PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

:
Para crear una nueva base de datos debemos:
 Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la
parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
 Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.
 Selecciona la opción Base de datos en blanco.

Access 2013
 A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla, en ella deberás indicar el

Nombre de archivo de la base de datos.
 Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
 Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas rellenar sus datos.
 Crear una tabla de datos.
 Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
 Crear una tabla en vista diseño, consiste en definir la estructura de la tabla; es decir, definir las
distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc.
 Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

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NOMBRE DEL CAMPO:
Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud,

incluyendo espacios.
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:
Cada campo de una tabla dispone de una serie Las propiedades aparecen en la parte inferior
de características que proporcionan un control izquierda de la vista Diseño de tabla cuando
adicional sobre la forma de funcionar del campo. tenemos un campo seleccionado.
TAMAÑO DEL CAMPO:

Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden
introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

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FORMATO DEL CAMPO:
Esta propiedad se utiliza para personalizar la

forma de presentar los datos numéricos en
pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y Autonumérico.
LUGARES DECIMALES:
Esta propiedad nos permite indicar el

número de decimales que queremos asignar
a un tipo de dato Número o Moneda.

MÁSCARA DE ENTRADA:

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios
pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono
que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un
Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al
hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha
propiedad.

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TÍTULO:
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

VALOR PREDETERMINADO:
El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no

introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener
la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a
ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos
de la tabla. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumérico.
REGLA DE VALIDACIÓN:
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que
escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido
correctamente.
TEXTO DE VALIDACIÓN:

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En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un
campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Debe ser un
mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su
error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el
Objeto OLE y el Autonumérico.
REQUERIDO:
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor
Sí, en caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.
Permitir longitud cero
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores
de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
INDEXADO:
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas
basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y
agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear
un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No Sin índice.
Sí (con duplicados) Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos
filas con el mismo valor en el campo).
Access 2013
Sí (sin duplicados) Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
L
a clave principal proporciona un valor único equivocación el registro al cual identifica. No
para cada fila de la tabla y nos sirve de podemos definir más de una clave principal, pero
identificador de registros de forma que con podemos tener una clave principal compuesta
esta clave podamos saber sin ningún tipo de por más de un campo.
TIPO DE DATOS:
VALOR TIPO DE DATOS TAMAÑO

Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y Hasta 255 caracteres o la longitud
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que indique la propiedad Tamaño

números.
del campo.
Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. Hasta 63.999 caracteres.
Número Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 1, 2, 4 u 8 bytes
Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999. 8 bytes.
Valores de moneda y datos numéricos utilizados en
Moneda cálculos matemáticos en los que estén implicados datos 8 bytes.
que contengan entre uno y cuatro decimales.
4 bytes (16 bytes si es Id de
Autonumérico Número secuencial (incrementado de uno a uno)
réplica).
Sí/No Verdadero/Falso o Activado/desactivado). 1 bit.
Conexión entre un objeto OLE y su servidor OLE o entre Hasta 1 gigabyte (limitado por el
Objeto OLE
un documento origen de intercambio dinámico de datos. espacio disponible en disco)
(Dirección de hipervínculo: ruta de un destino que puede Puede contener hasta 2048
Hipervínculo
ser un objeto, un documento o una página Web). caracteres.
Puede adjuntar imágenes, archivos
de hoja de cálculo, documentos,
Datos adjuntos Cualquiera de los tipos de archivos admitidos.
gráficos y otros tipos de archivos
admitidos.
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o
Tamaño igual al del campo
Asistente para de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un
utilizado para realizar la búsqueda
búsquedas cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el
(habitualmente 4 bytes).
Asistente para búsquedas.
LAS RELACIONES:
CREAR LA PRIMERA RELACIÓN:

Access 2013
 Para crear relaciones en Access 2013  Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir
primero deberemos acceder a la ventana todas las tablas de las relaciones a crear.
Relaciones deberemos hacer clic en el botón  Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Relaciones que se encuentra en la pestaña 
Herramientas de base de datos.  Ahora aparecerá la ventana Relaciones con
 Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla las tablas añadidas en el paso anterior.
de la derecha esperando indicarle las tablas  Para crear la relación:
que formarán parte de la relación a crear.  Ir sobre el campo de relación de la tabla
 Seleccionar una de las tablas que principal.
pertenecen a la relación haciendo clic sobre  Pulsar el botón izquierdo del ratón y
ella, aparecerá dicha tabla remarcada. manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el
 Hacer clic sobre el botón Agregar. campo de la tabla secundaria a relacionarse,
posteriormente soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones:
 Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características
de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).
 Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
 Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y
Eliminar en cascada los registros relacionados.
 Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
 Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.
LAS CONSULTAS:

Access 2013
El objetivo del programa de Access es desarrollar consultas de una base de datos y así nos permita
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Tipos de consultas: Existen varios tipos de consultas:
 Consultas de selección.
 Consultas de acción.
 Consultas específicas de SQL.
CREAR UNA CONSULTA:
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

 Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
 Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear
cualquiera de las anteriores por ti mismo.
 Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará
los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
 Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
 Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
 Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.


Access 2013
Si observas la pantalla, en la parte superior campos, y en la parte inferior denominada

tenemos la zona de tablas donde aparecen las cuadrícula QBE definimos la consulta.
tablas añadidas con sus correspondientes
 Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propósito:
Campo Ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo
calculado.
Tabla Nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden Sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado,

se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no
queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos
saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar
los alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya que todos son
de la misma población.
Criterios Sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición
que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto
está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y
O (OR).
O Esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

EJECUTAR LA CONSULTA

Access 2013
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla
que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que aparecen en la
consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas
modificaciones).
LOS FORMULARIOS:
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos
de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué
campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo
algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios
un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden
agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

 Para crear un formulario tenemos varías opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
Diseño del Formulario Permite abrir un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos que aparezca en él. Este
método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más
cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después
sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a
nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo
modificar el diseño de un formulario.
Asistente para Formularios Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
formulario.
Formulario Consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene

todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de
Exploración.
Gráficos Dinámicos Abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos

dinámicos.
 Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.


Access 2013
INFORMES:
Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2013, desde los más sencillos a
los más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe.
Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por
zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y
en qué tablas o consultas residen.

 Para crear un informe podemos utilizar a sección Informes que encontrarás en la pestaña
Crear:
Diseño de informe abre un informe en blanco en la Asistente para informes utiliza un asistente que
vista diseño y tenemos que ir incorporando los nos va guiando paso por paso en la creación del
distintos objetos que queremos aparezca en él. informe.
Este método no se suele utilizar ya que en la Informe consiste en crear automáticamente un
mayoría de los casos es más cómodo y rápido nuevo informe que contiene todos los datos de la
crear un autoinforme o utilizar el asistente y tabla o consulta seleccionada en el Panel de
después sobre el informe creado modificar el Exploración.
diseño para ajustar el informe a nuestras Informe en blanco abre un informe en blanco en
necesidades. En esta unidad veremos más vista Presentación.
adelante cómo modificar el diseño de un informe.

IMPRIMIR UN INFORME:

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.

Access 2013
Imprimir directamente:
 Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploración
para seleccionarlo.
 Despliega el menú archivo y coloca el ratón sobre la opción Imprimir, en el desplegable que
se abrirá selecciona Impresión Rápida.
 Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones
definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de diálogo Imprimir.
Abrir el cuadro de diálogo Imprimir
 Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Otra forma es seleccionando la opción Imprimir del Botón de Office.
 Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de
impresión.

Access 2013
LAS MACROS
L as Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar
formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc...
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente
cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que
se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca
una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier
otro. Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que
el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro si la base de
datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos añadir la
ubicación de está al Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de acción.
CREAR UNA MACRO:
Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso.
Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de
interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botón,
o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña Crear.

Se abrirá la Vista de diseño de Macro.

Access 2013
Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la misma dinámica pero
ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.
Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario, aunque puede que
aparezca también la columna Argumentos, que se puede mostrar y ocultar, y que explicaremos más
adelante.
En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de entre las
existentes en el cuadro desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el por qué de la
acción o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus
opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.
Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una después de
otra y en el orden que queremos que se ejecuten.
Paso a Paso
PRÁCTICA paso a paso

Access 2013
Introducción: El presente trabajo consiste en desarrollar una base de datos con una tabla para
una institución educativa de formación superior “SIDEEX”, el cual le permita
realizar consultas beneficiosas, para una buena toma de decisiones en el manejo
administrativo y cooperativo de la organización. Teniendo en consideración que se
requiere de más tablas para desarrollar con mayor amplitud este trabajo. Veamos
el ejemplo.
 Como primer paso ingresamos al software de Access.

 En ella nos muestra la siguiente ventana, ahora hacemos un clic en la opción base de datos en
blanco, como resultado se muestra el panel que nos permite asignar el nombre a nuestra Base
Datos.
 Clic
Digitar
Clic
 En el panel escribimos el nombre de SIDEEX y luego clic sobre el botón crear.

 Posterior a ello, se muestra la siguiente ventana.

Access 2013
Clic
 Hacemos un clic en el icono Vista diseño del grupo vistas, por defecto aparece el siguiente
cuadro de dialogo.
 En ella cambiemos el nombre de “Tabla1” por “Alumnos” finalmente clic en aceptar. De esa
manera se está creando nuestra primera tabla.

Access 2013
Como resultado se muestra la siguiente ventana:
 En el panel de vistas se muestra la creación de la una tabla en el modelo “Vista Diseño”.

 Como siguiente paso, crearemos los campos con sus tipos de datos y su descripción. (No
olvidemos de crear la CLAVE PRINCIPAL)

Access 2013
 Una vez creada la tabla, ahora de cada campo especificaremos sus propiedades:

Access 2013

Access 2013
 Una vez que hemos establecido sus propiedades a cada campo, ahora:
 Hacemos clic sobre la opción “Vista Hoja de Datos” del grupo vistas.
Clic
 El siguiente trabajo consiste en ingresar diez registros como mínimo.
 Una vez que hemos logrado ingresar estos datos, ahora tenemos que realizar consultas. Por
ende hacemos un clic sobre el fichero crear y luego clic en la opción “Diseño de consulta”
del grupo consulta.
Clic
 Acto seguido, se muestra la siguiente ventana.

Access 2013
 Hacemos un clic sobre el botón “Agregar” y posterior a ello clic sobre “Cerrar”
 Para hacer una consulta, lo primero que debemos tener en cuenta es plantear el objetivo; por
ejemplo, deseo saber la cantidad de mujeres y las especialidades que estudian, para este tipo
de consulta realizo lo siguiente:
 Doble clic sobre el campo NOMBRES, APELL, SEXO y ESPECIALIDAD
 Ahora en la intersección de la columna “SEXO” y la fila “Criterios”, escribimos entre

comillas “F” luego clic sobre la opción ejecutar.
 Observa el cuadro que a continuación te mostramos.

Access 2013
 Como resultado obtenemos la siguiente ventana.
 Se puede observar la relación de mujeres y las especialidades que llevan, así mismo en la
parte inferior de la ventana observemos la barra de estado, en ella se muestra un navegador
de registros.

Access 2013
 Ahora se tiene que guardar la consulta, para posteriormente imprimirla.
 Clic derecho sobre Consulta1, clic en guardar, establecer el nombre “Relación de Mujeres” y
finalmente clic en el botón Aceptar.
 Como siguiente paso, imprimiremos este resultado, para ello seguimos la secuencia:
 Clic sobre el fichero Crear, luego clic en la opción “Asistente para Informes” del grupo
Informes.
 Clic
 Como efecto del proceso nos muestra la siguiente ventana.
 En ella elegimos la consulta “Relación de Mujeres”, clic sobre el botón Agregar todos los
campos y clic en el botón Finalizar.
 Recuerdas, antes de hacer clic sobre el botón Finalizar, puedes hacer clic en el botón
siguiente para establecer características adicionales en cuanto a la presentación del informe.
 Observa la imagen que se presenta a continuación:

Access 2013
 El resultado es mostrarnos la siguiente ventana, aquí se puede observar el trabajo listo para
la impresión. Para ello hacemos clic sobre la opción “Imprimir”.
 Ahora tenemos que realizar las siguientes asignaciones con ayuda del profesor.

Access 2013

Access 2013
LABORATORIO 1
Asignación: Para afianzar nuestros conocimientos sobre el manejo del programa, tenemos que
agregar veinte registros más a la tabla “Alumnos” del trabajo anterior y volver a
desarrollar las mismas consultas. (Presentar en un dispositivo de almacenamiento).
LABORATORIO 2
Proyecto
Introducción: El presente proyecto consiste en desarrollar una Base de Datos para una
institución educativa de formación superior “SYSTEM - COM”, el cual le permita
realizar consultas beneficiosas, para una buena toma de decisiones en el manejo
administrativo y cooperativo de la organización.
Información General de la Organización: Es una institución educativa que brinda servicios de

educación a la población estudiantil, cuenta con las
especialidades de Informática, Ensamblaje, Contabilidad,
Ingles y Secretariado. La población estudiantil, son
alumnos egresados de educación secundaria. Veamos
como está organizado.
Base de Datos : SYTEM – COM
Tablas : ALUMNOS
PROFESORES
PROGRAMA
CURSOS
NOTAS
DETALLE NOTAS

Access 2013

Access 2013

Access 2013
PROPIEDADES DE LAS TABLAS:
EJERCICIOS
1. RELACIONES
1.1 Relacionar coherentemente las tablas
2. CONSULTAS
2.1 Nivel Fácil:
2.1.1 Listar los profesores(as) solteros(as) y mostrar ordenados alfabéticamente por el

apellido paterno.
2.1.2 Mostrar a todos los alumnos con sus respectivas notas y el profesor que les enseña.
2.1.3 Listar la cantidad de alumnos que no hayan nacido de Huancayo
2.1.4 Listar la cantidad de alumnos varones
2.1.5 Consultar cuántos alumnos tienen el nombre de Luis
2.1.6 Consultar cuántos alumnos nacieron en el distrito de El Tambo
2.1.7 Listar cuántos alumnos estudian la Especialidad o Programa de Informática
2.1.8 Consultar cuántos alumnos estudian el curso de “PHP” y “Avanzado IV”
2.1.9 Listar los alumnos del departamento de Junín pero que sean del distrito de Chilca
2.1.10 Listar a los alumnos que se desaprobaron en la segunda nota de cualquier curso.
2.1.11 Listar a todos los alumnos que en su apellido materno contengan la sílaba “RO”
2.1.12 Listar a los alumnos que enseña el profesor “Rikito”
2.1.13 Listar a las profesoras solteras
2.1.14 Listar a los alumnos que estudian informática, pero que llevan el curso de PHP y
mostrar al profesor encargado de la asignatura.

Access 2013
2.2 Nivel Intermedio:
2.2.1 Listar a todos los alumnos que tienen notas entre 12 y 18 en la Nota1
2.2.2 Listar el promedio de todos los alumnos
2.2.3 Listar a los alumnos desaprobados en el promedio final
2.2.4 Realizar una consulta que permita agregar dos puntos a todos los alumnos en la
primera nota, por su buen comportamiento y participación
2.2.5 Realizar una consulta que permita disminuir tres puntos a todos los alumnos que
estudian Informática por causa de indisciplina.
2.2.6 Mediante una consulta generar y listar la edad de todos los alumnos.
2.2.7 Mediante una consulta generar la edad de Adela, Luis Fernando y Sandra
2.2.8 Listar a todos los alumnos aprobados en la Nota1, Nota2 y Nota3
2.2.9 Mediante una consulta quitar de la Base de Datos a todos los alumnos que se
desaprobaron en la Tercera Nota.
3. FORMULARIOS
3.1 Para la tabla Profesores y Alumnos generar un formulario similar al que se muestra.

Access 2013
4. INFORMES
4.1 Para cada consulta, generar un informe con diferentes estilos.

Asignación: Para afianzar nuestros conocimientos sobre el manejo del programa,
tenemos que agregar veinte registros más a la tabla “Alumnos” del
trabajo anterior (laboratorio 2) y volver a desarrollar el ejercicio. (Presentar
en un dispositivo de almacenamiento)
LABORATORIO 3
Con todo lo aprendido en clase, ahora el alumno debe estar en la capacidad de poder elaborar una Base
de Datos para una empresa “X”, con sus respectivas tablas, informes, consultas, etc. Por ende, como
asignación el alumno tiene que buscar una empresa el cual conozca con amplitud el sistema funcional de
la organización y elaborar su Base de Datos de dicha empresa elegida.
NOTA:
La Base de Datos debe contar con tablas suficientes para hacer

consultas y estas deben estar correctamente relacionadas, asimismo
debe tener como mínimo diez Consultas, Informes y Formularios.
El trabajo asignado debe hacerse con tiempo prolongado y estar

asesorado constantemente con el profesor.
El presente trabajo es una Base de Datos desarrollado para una empresa que se dedica al alquiler de
películas, esta empresa cuenta con una computadora; en ella de almacena las actividades económicas
realizadas, gracias a ello el empresario con gran facilidad puede saber el ingreso del día, las películas que
le falta, las que tiene mayor preferencia, etc. todo ello forma parte de una nueva estrategia de administrar
un negocio con mayor rentabilidad y mejorando la calidad de servició. Veamos cómo está organizado.
Nombre de la Base de Datos : CINE MUNDO
Tablas : PELICULA
CLIENTES
BOLETA
DETALLE DE LA BOLETA
TABLA PELICULA

Access 2013
Propiedades de los campos de la tabla PELICULA:

CODIGOPELICULA
PROPIEDAD VALOR
Tamaño del Campo 5
Mascara de Entrada >L0000
Título CÓDIGO DE LA PELICULA
Regla de Validación Izq.([IdPelicula];1)="P"
Texto de Validación Inicie con la letra P
Requerido
NOMBRE
PROPIEDAD VALOR
Tamaño del Campo 50
Título NOMBRE DE LA PELÍCULA
Requerido Si
GENERO
PROPIEDAD VALOR
Mascara de Entrada >L??????????????
Valor Predeterminado "COMEDIA"
Requerido SI
CATEGORIA
PROPIEDAD VALOR
Mascara de Entrada >L????????
Valor Predeterminado "NORMAL"
Texto de Validación Categoría no valida: Ingrese NORMAL o ESTRENO o CLÁSICO
Requerido SI
FICHA BÚSQUEDA
Mostar Control Cuadro de Lista
Tipo de origen de la Fila Lista de Valores
Origen de la Fila CLASICO;NORMAL;ESTRENO
PRECIO
PROPIEDAD VALOR
Tamaño del Campo Simple
Formato Estándar
Lugar de Decimales 2
Título PRECIO ACTUAL
Regla de Validación >0
Texto de Validación Precio no Válido: Ingrese un precio mayor que 0

Access 2013
STOCK
PROPIEDAD VALOR
Tamaño del Campo Byte
Lugar de Decimales Automático
Valor Predeterminado 1
PROTAGONISTA
PROPIEDAD VALOR
Título CÓDIGO DE LA PELICULA
Requerido SI
Ingresando registros a la tabla PELICULA:
TABLA CLIENTE
Propiedades de los campos de la tabla CLIENTES:
DNI
PROPIEDAD VALOR
Tamaño del Campo 8
Mascara de Entrada 00000000
APELLNOM
PROPIEDAD VALOR
Mascara de Entrada ????????????????????????????????????????????????
Título APELLIDOS Y NOMBRES
Texto de Validación Solo Letras
Requerido SI
DIRECCION
Access 2013
PROPIEDAD VALOR
Requerido SI
TELEFONO
PROPIEDAD VALOR
Mascara de Entrada \(000")-"00\ 00\ 00;;
Título TELÉFONO FIJO
Requerido SI
Ingresando registros a la tabla CLIENTE:
TABLA BOLETA
Propiedades de los campos de la tabla BOLETA:
CODIGOBOLETA
PROPIEDAD VALOR
Formato 000000
Título NÚMERO DE BOLETA
FECHALQUILER
PROPIEDAD VALOR
Formato Fecha Mediana
Título FECHA DE ALQUILER
Valor Predeterminado Fecha()
Regla de Validación =Fecha()
Texto de Validación La Fecha debe ser igual a Hoy
Requerido si
DNI
PROPIEDAD VALOR
Access 2013
Tamaño del Campo 8

Título DNI
Requerido SI
FICHA BÚSQUEDA
Tipo de origen de la Fila Tabla/Consulta
Origen de la Fila SELECT CLIENTE.DNI FROM CLIENTE;
Ingresando registros a la tabla BOLETA:
TABLA DETALLES DE LA BOLETA
Nota: Para esta tabla es necesario generar un Primary Key (Clave Principal) Compuesto.
Propiedades de los campos de la tabla BOLETA:
CODIGOBOLETA
PROPIEDAD VALOR
Formato 000000
Título CÓDIGO DE LA BOLETA
FICHA BÚSQUEDA
Origen de la Fila SELECT BOLETA.[CODIGOBOLETA] FROM BOLETA;
CODIGOPELICULA
PROPIEDAD VALOR
Tamaño del Campo 5
Access 2013
Mascara de Entrada >L0000

Título CÓDIGO DE LA PELÍCULA
FICHA BÚSQUEDA
Origen de la Fila SELECT Pelicula.[CODIGO DE LA PELÍCULA] FROM Pelicula;
PRECIO
PROPIEDAD VALOR
Mascara de Entrada Estándar
Título PRECIO ALQUILER
FICHA BÚSQUEDA
Origen de la Fila SELECT Pelicula.[PRECIO ACTUAL] FROM Pelicula; Pelicula;
SITUACION
PROPIEDAD VALOR
Formato SI/NO
FECHADEVOLUCION
PROPIEDAD VALOR
Formato Fecha Mediana
Título FECHA DEVOLUCIÓN
Requerido si
MORA
PROPIEDAD VALOR
Formato Estándar
Lugar de Decimales 2
Valor Predeterminado 2
Regla de Validación >=
Texto de Validación Ingrese Mora un Número mayor o igual a 0
Ingresando registros a la tabla DETALLES DE LA BOLETA:
Relacionando las Tablas:

Access 2013
ANALIZANDO LA PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Cada campo tiene propiedades una diferente a otra, esos cambios se realizan con el propósito de hacer
interactivo, evitar errores y fácil al momento de rellenar registros en las tablas.
CONSULTAS
CONSULTA CANTIDAD
¿Cuantas Personas alquilaron la película "RAMBOII"? 1pto.
¿Cuántas Películas empiezan su nombre con la letra "R"? 2pts.
¿Cuántas películas pertenecen a la categoría "CLASICO"? 1pto.
Hacer una consulta que permita multiplicar el campo "STOCK" y "PRECIO" de la tabla
PELICULA 2pts.
Agregar más 1,00 nuevo sol al campo precio de la tabla PELICULA 2pto.
¿Qué clientes alquilaron la película "Sin Perdón" o "Rashomon"? 1pto.
¿Qué cliente ya devolvió el material Alquilado? 2pts.
LABORATORIO 4

Access 2013
1. Marca la respuesta correcta: ¿Microsoft Access es un(a)…..?
 Programa que no permite realizar consultas

 Hardware que permite realizar diferentes consultas, formularios, etc.
 Manejador de Base de Datos
 Programa diseñado para escribir, calcular, crear y editar imágenes.
2. ¿Cuál es la diferencia entre Tipo de Dato y Nombre del Campo?
3. ¿Cuál es la diferencia entre Base de Datos, Tablas, Registro, Información, Dato, Campo,
Primary key y Caracter?
4. ¿En qué se diferencia “Vista de Hoja de Datos” y “Vista Diseño”?
5. ¿Cuál es la importancia de generar una Clave Principal Compuesta?
6. ¿Por qué es necesario generar un Primary Key? 1pto.
7. Cuál es la diferencia entre “Regla de Validación” y “Texto de Validación” 2 pts.
8. ¿Qué propiedad de un campo permite ingresar solo números, cuál sería su valor? 2 pts
Access 2013
9. ¿Cuál es la importancia de la propiedad “Requerido”? 1pto.
10. ¿Cuál es la Diferencia entre “Nombre del Campo” y “Título”? 2pts.
11. Si a una tabla se le asigna un campo DNI, ¿cuál sería su tipo de dato “Texto” o “Número” y por
qué? 2pts.
12. Si a una tabla se le asigna un campo “TELEFONO”, ¿Cuál sería su tipo de dato?
13. ¿Cuál es la importancia del Software de Access?
14. Para relacionar dos tablas: ¿Qué debe de tener en cuenta?

Manual de Acces 2013

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“CIDER COMP” 1 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

BASE DE DATOS Es la recopilación de la información relativa a un asunto o propósito particular, por

TABLAS Es contenedor de datos sobre un tema específico, como relación de clientes,

REGISTROS Es un conjunto de Datos coherentes de un determinado elemento.

“CIDER COMP” 2 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

“CIDER COMP” 3 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

“CIDER COMP” 4 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

Esta barra puede personalizarse para añadir

“CIDER COMP” 5 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

Pulsando en Más comandos se

“CIDER COMP” 6 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una nueva base de datos debemos:

“CIDER COMP” 7 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

 A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla, en ella deberás indicar el

“CIDER COMP” 8 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

NOMBRE DEL CAMPO:

Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud,

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS:

TAMAÑO DEL CAMPO:

“CIDER COMP” 9 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

FORMATO DEL CAMPO:

Esta propiedad se utiliza para personalizar la

Esta propiedad nos permite indicar el

“CIDER COMP” 10 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no

“CIDER COMP” 11 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

Esta propiedad dispone de tres valores:

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

VALOR TIPO DE DATOS TAMAÑO

que indique la propiedad Tamaño

CREAR LA PRIMERA RELACIÓN:

“CIDER COMP” 14 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones:

“CIDER COMP” 15 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

Tipos de consultas: Existen varios tipos de consultas:

CREAR UNA CONSULTA:

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

“CIDER COMP” 16 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

Si observas la pantalla, en la parte superior campos, y en la parte inferior denominada

 Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Orden Sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado,

O Esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

“CIDER COMP” 17 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

 Para crear un formulario tenemos varías opciones.

Formulario Consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene

Gráficos Dinámicos Abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos

 Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

“CIDER COMP” 18 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

“CIDER COMP” 19 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

Abrir el cuadro de diálogo Imprimir

“CIDER COMP” 20 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

CREAR UNA MACRO:

“CIDER COMP” 21 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

“CIDER COMP” 22 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

 Como primer paso ingresamos al software de Access.

 En el panel escribimos el nombre de SIDEEX y luego clic sobre el botón crear.

“CIDER COMP” 23 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

“CIDER COMP” 24 Prof. Ernesto Mallma Ñahui

Como resultado se muestra la siguiente ventana: