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ACTIVIDAD 1
ENSAYO: CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

APRENDIZ
LUIS ALBERTO CHICO MARRUGO

INSTRUCTORA
OLGA YANET MANTA PADILLA

LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CARTAGENA (BOLIVAR)
04– 07– 2020
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO INTERNACIONAL, NAUTICO, FLUVIAL Y PORTUARIO
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ENSAYO: CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN DOCUMENTAL

Mediante estas líneas conoceremos y aplicaremos algunos conceptos básicos de nuestra

legislación documental, no sin antes traer a colación un poco de antecedentes
relacionados con la materia, los cuales considero importantes, ya que es a través de la
aplicación de nuestra legislación documental, que hoy en día poseemos un patrimonio
documental de gran importancia, y es así como nuestras generaciones futuras conocerán
todo lo relacionado con la pandemia que en el año 2020 azotó a la humanidad. Esto a
través de documentos fidedigno que serán guardados en nuestros archivos para ser
testimonio de una parte de esta historia.

El Archivo General de la nación se creó gracias a las Ley 80 de 1989 para reemplazar el
Archivo de la Nación, ya que éste no tenía capacidad para almacenar la cantidad de
documentos que producía la Administración Central y sólo se podía encarga, entonces, de
los documentos históricos.

En virtud de la ley 80 del 22 de diciembre de 1989, se amplían los horizontes del Archivo y
este organismo, pretende influir en los diversos ramos de la Administración Pública,
concientizando a sus funcionarios de la importancia que tiene para el país el buen cuidado
de los documentos que producen y están bajo su custodia, en todos los niveles
gubernamentales, a lo largo y ancho del país. Sin embargo, inició operaciones como
establecimiento público en el año de 1992.

En el ámbito jurídico archivístico de la Republica de Colombia, se conoce como legislación

documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en leyes específicas a fin de
regular el manejo de documentos en aras de resguardar nuestra memoria documental.
En este orden de ideas, es promulgada por el gobierno nacional, la Ley 594 de 2000, Ley
General de Archivos, a fin de detener y evitar la corrupción de los distintos documentos de
interés nacional e institucional. De esta forma, el Poder Ejecutivo y Legislativo de la
República de Colombia acordaban cuáles serían a partir de ese momento la forma
adecuada de llevar a cabo la Gestión Documental de cada una de las entidades públicas o
privadas, que cumplieran funciones públicas.

Entendemos, de acuerdo a lo anterior que la legislación documental surge por la

necesidad de regular y conservar la información que manejan las diferentes instituciones
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del gobierno, en aras de dar cumplimiento, entre otros, a uno de los fines del Estado como
lo es el servicio a la comunidad el conocimiento de su patrimonio documental.
Para un mejor entendimiento de lo que nuestro Estado persigue con la legislación que
regula específicamente la materia documental, aplicándola para el logro de uno de los
fines del Estado, es importante que recordemos los siguientes conceptos:

 Estado: Desde el punto de vista jurídico –político puede definirse como el

conjunto de instituciones que ejercen el gobierno y aplican leyes sobre la
población residente en un territorio delimitado en pro de la convivencia, la paz y
el bien común (Abelardo Torre 2003)
 Derecho: son conductas que deben ir de acuerdo a las normas que regulan la
convivencia y que permiten resolver los conflictos que, en llegado caso, se puedan
presentar (Abelardo Torré 2003).
 Documento: Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito,
que dé testimonio de una época, una cultura o un acontecimiento,
independientemente del soporte en que se encuentre.
 Ley: Regla o norma establecida por una autoridad superior para mandar, prohibir
o regular alguna cosa.
 Población: Es un término definido desde la Demografía y señala la cantidad de
personas que viven en un determinado lugar en un momento en particular.
 Soberanía: Es un concepto que se define en torno al poder y se comprende como
aquella facultad que posee cada estado de ejercer el poder sobre su sistema de
gobierno, su territorio y su población.

Por todo lo expuesto podemos concluir como los archivos al estar regulados por la
normatividad pertinente, hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de
servir a la comunidad y facilitar su participación y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten.