Administrador de oficina

1. ¿Qué hace un administrador de oficina?

Estos se ocupan de la gestió n eficiente de las tareas asignadas a los empleados. Los
administradores de oficina son los responsables de garantizar una alta calidad en la ejecució n
de los objetivos diarios. Ellos tienen la labor de supervisar y organizar a los empleados con el
fin de sugerir nuevos sistemas de trabajo. A diferencia de los administradores ejecutivos,
estos se enfocan directamente en el personal de oficina.

2. Administrador de oficina: deberes y responsabilidades

Los deberes y responsabilidades de un administrador de oficina suelen confundirse con los

administradores ejecutivos. Mencionamos las que corresponden al á rea de oficina:

 Participar en el reclutamiento de nuevos empleados.

 Revisar la planificació n de los empleados, monitorearlos, y hacer sugerencias.
 Asignar y supervisar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar y pagos de nó mina.
 Resolver reclamos provenientes del desempeñ o de los trabajadores.
 Aprobar y examinar permisos por enfermedad, vacaciones o maternidad.
 Comunicarse con otros departamentos para garantizar una buena gestió n.

3. Administrador de oficina: habilidades y cualidades

Un administrador de oficina eficiente debe ser ante todo muy proactivo. Estar dispuesto a
hacer propuestas rá pidas, y garantizar que el sistema funcione ó ptimamente, pero a esto
podemos añ adir lo siguiente:

 Debe contar con una buena técnica de liderazgo para administrar el personal.
 Tiene que ser capaz de comunicar ideas de forma clara y concisa.
 Un administrador de oficina debería practicar un trato diplomá tico y protocolar.
 Debe ofrecer soluciones rá pidas a los conflictos que se puedan presentar.
 Ser capaz de manejar un gran volumen de responsabilidades sin sucumbir.
 Tener empatía y mostrarse comprensivo.
 4. Administrador de oficina: requisitos de experiencia

La experiencia que se requiere para este campo laboral oscila entre los 3 y 5 añ os de trabajo
en el á rea. Sin embargo, esto se encuentra sujeto a las expectativas de la empresa y su
envergadura pues algunas exigen hasta 10 añ os de prá ctica. Es preciso acotar que la
experticia demandada se subdivide en á reas atendiendo a lo que se dedique la empresa. Unas
requieren de soporte a contadores, abogados, notarios y registradores. Otras se enfocan solo
en la gestió n de personal, por lo que es un factor fluctuante.

5. Administrador de oficina: educación y requisitos de

entrenamiento

No es imprescindible tener un título universitario, pero es un recurso que puede garantizar un

mejor ingreso y mayor competencia en el mercado laboral. Las compañ ías pueden pedir algú n
tipo de capacitació n como asistente legal, asistente notarial, economista o notario. Otra
vertiente educacional está dirigida hacia los cursos o diplomados de marketing, publicidad y
recursos humanos e ingeniería estructural. Aunado a ello exigen un conocimiento profundo de
MS Office, manejo de SAP e Infocad y dominio de inglés avanzado.

6. Descripción de trabajos para puestos similares

En esta ocupació n puedes encontrar diferentes subá reas de especializació n que comparten
responsabilidades y deberes similares con los asistentes de oficina o “Bü roleiter”:

 Teamassistenz (Asistente de equipo)

 Niederlassungsleiter (Gerente de sucursal)

7. FQA sobre el trabajo de asistente de oficina

¿Cuáles son los diferentes tipos de asistentes de oficina?

Los asistentes de oficina se dividen en diferentes tipos segú n su educació n y á rea de

experiencia. Aquellos que han acumulado conocimiento en el campo legal, como los abogados,
será n idó neos para trabajar en bufetes. Asimismo, sucede con las personas especializadas en
recursos humanos, ingeniería, administració n, notaría y contaduría enfocada en el personal
que maneja estas á reas.
¿Qué puede hacer que tu descripción como asistente de oficina destaque?

Lo primero que debe aparecer en la descripció n de tu anuncio son tus habilidades y

experiencia. Es relevante que el posible empleador sepa que tienes capacidades para liderar,
organizar y ser detallista. Puedes comunicar estas cualidades hablando de tus prá cticas en el
campo laboral sin decirlo de manera directa.

¿Cuál es la diferencia entre un asistente ejecutivo y un asistente de oficina?

La diferencia fundamental entre ambas ocupaciones es que el asistente ejecutivo se encarga

de gestionar las tareas delegadas por el Director, Gerente o CEO. Mientras que el asistente de
oficina es el jefe de los empleados, por tanto, su deber está asociado a atender todo lo
relacionado con el agenciamiento del personal.

¿Es relevante que un asistente de oficina domine el inglés?

No es tan imprescindible como para optar por un puesto de asistente ejecutivo. Sin embargo,
es un añ adido que sin duda puede catapultar la carrera de un asistente de oficina. Es probable
que el inglés le permita subir de rango dentro de la empresa, adquiriendo má s
responsabilidades y mejor salario.