Código: SC-P-02

PROCEDIMIENTO Versión: 03
DE AUDITORÍAS INDEPENDIENTES Fecha Elaboración:
DE CONTROL INTERNO 14/08/2013
Vigente Desde:
24/09/2013

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de las
auditorías Independientes de Control Interno, para asi definir y planear las acciones de
mejoramiento, las acciones correctivas y las correcciones sobre los hallazgos y/o observaciones
que arroje la auditoria.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las auditorías de Control Interno que se realizaran en el
Ministerio del Interior y en el Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia; y
que obedecen a actividades de auditoría basadas en un plan general de auditorías de control
interno, en el que se tienen fechas de inicio y finalización y en especial, unos objetivos
previamente fijados mediante un plan de auditoría anual.

3. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de No Conformidades, con el

objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos
de las No Conformidades encontradas.

Acción de Mejora: Gestión correctiva y/o preventiva que subsana la causa que dio origen al
hallazgo identificado que pueda afectar directamente la estructura del Sistema Integrado de
Gestión Institucional – SIGI e incluye a la alta dirección.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
entidad, para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que,

al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los
criterios definidos para la auditoría interna.

Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo

auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría.

Control: Definido como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa,
como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para
acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones.

Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada que
pueda ser subsanada inmediatamente, sin perjuicio de las acciones disciplinarias que se
puedan generar.

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Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como

referencia.

Plan de Mejoramiento Funcional o por Procesos: Constituyen los planes administrativos

que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los procesos y de las áreas
responsables dentro de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su
desempeño y funcionamiento en procura de los objetivos institucionales.

4. SIGLAS

N/A

5. NORMATIVIDAD

5.1. CONSTITUCIÓN.
 Constitución Política de Colombia 1991, Artículos 209 Y 269.

5.2. LEYES.
 Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, Artículos 3, 4, 8 y 9.

 Ley 1444 de 2011 por medio de la cual se escinden unos ministerios, se otorgan precisas
facultades extraordinarias al presidente de la república para modificar la estructura de la
administración pública y la planta de personal de la fiscalía general de la nación y se
dictan otras disposiciones.

 Ley 1474 del 12 de julio de 2011por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública

5.3. DECRETOS.
 Decreto 1826 de 1994.

 Decreto 2145 de 1999 Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control
Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y
Territorial y se dictan otras disposiciones.

 Decreto 1537 de 2001 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en

cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno
de las entidades y organismos del Estado.

 Decreto número 2893 de 2011 Por el cual se modifican los objetivos, la estructura
orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del
Interior.
5.4. OTRAS.

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 Guía “Rol de las Oficinas de Control Interno”, del Departamento Administrativo de la

Función Pública.

6. DESARROLLO

6.1.Flujo gramas

6.1.1.ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS

PUNTO DE
No. FLUJOGRAMA TAREAS RESPONSABLES
CONTROL

INICIO

Jefe Oficina de
Identificación de áreas, actividades y/o
Control Interno
Identificar áreas tareas criticas para determinar
actividades y/o prioridades en la planeación de las
1 Coordinador de
tareas críticas auditorías a realizar en la vigencia del
Evaluación y
ejercicio.
seguimiento a
Procesos
Elaborar Programa Anual de Auditorias Jefe Oficina de
Elaborar Programa Independientes de Control Interno y Control Interno
Anual de Auditorias de asignar auditores. Diligenciando el
Control Interno.y
2 formato “Programa Anual de Auditorías Coordinador de
asignar auditores
Independientes de Control Interno” Evaluación y
SC-P-02-F-01 seguimiento a
Procesos
Contar con Vbo.
Jefe Oficina de
Control Interno Coordinador de
Designar, definir Evaluación y
alcance y objetivos de
seguimiento a
cada auditoria Los auditores designados definen
3
No
Independiente de Procesos
alcance y objetivos de cada auditoria.
Control “paso 2”
Interno Auditores
designados de
SI
“paso 4” la Oficina de
Control Interno
Presentar Programa Presentar Programa Anual de Auditorías
Anual de Auditorías de de Control Interno a la Alta Dirección.
Control Interno Al Jefe Oficina de
4
comité de Control Control Interno
Interno

FIN
6.1.2.PLANEACIÓN DE AUDITORIAS (se repite para cada auditoria programada)

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FLUJOGRAMA TAREAS Punto de RESPONSABLES

No.
Control

INICIO

Elaboración del Plan para la Auditoria Vbo. Jefe Oficina

Independiente de Control Interno y listas de Control Interno
de verificación de acuerdo al Programa Auditores
de Auditorias. Diligenciar Formato “Plan designados de
No Elaborar Plan de
5 de Auditoría Independiente de Control la Oficina de
Auditoria
Interno” SC-P-02-F02; y notificación “paso 5” Control Interno
mediante comunicado de la apertura de no
Si
la auditoria anexando el plan de auditoría “paso 6”
independiente.
Ejecutar el Plan de Auditoría y solicita
respuesta al responsable del área,
actividad y/o tarea auditada, los Auditores
requerimientos que el auditor establezca designados de
si es necesario. ( Se debe realizar visita la Oficina de
Ejecutar el Plan de In-Situ). En el formato diligenciado Control Interno
Auditoría “Papeles de Trabajo” SC-P02-F03 se
6
definen y recogen todas las firmas y Responsable del
evidencias de la auditoría realizada. Si el Área, Actividad
auditor encuentra merito Informara y/ Tarea
inmediatamente al jefe de Control Interno Auditada.
quien a su vez evaluara y tomara las
acciones pertinentes.

Auditores
Elaborar y remitir designados de
Elaborar la versión preliminar del Informe
informe preliminar de la Oficina de
de Auditoría, siguiendo la Plantilla SC-P-
la Auditoría. Control Interno
02-F04 y remitirlo al auditado fijando la
7 fecha de la reunión de socialización del
Responsable del
mismo en caso de ser necesario.
Área, Actividad
y/ Tarea
Auditada.
Teniendo en cuenta de la reunión de Auditores
socialización y de acuerdo al análisis designados de
efectuado por el equipo auditor de la Oficina de
Realizar ajustes al acuerdo a su independencia, realizara Control Interno
informe los ajustes que considere al informe. no.
8
Nota 1: Lo ajustes se realizaran en un
término de 5 días hábiles siguientes a la
fecha de celebración de la reunión de
1
socialización o recibo de las
observaciones presentadas por el
1
auditado y genera el informe final de
auditoría

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FLUJOGRAMA TAREAS Punto de RESPONSABLES

No.
Control

Nota 2: En el evento de que las partes

acuerden no celebrar la socialización del
informe preliminar, el auditado presentará
las debidas observaciones al informe
preliminar de auditoría independiente en
un término de tres (3) días hábiles.
Si el auditado no presenta
observaciones o no asiste a la reunión de
socialización, se dejara el informe
preliminar como informe final en firme.
Jefe Oficina de
Control Interno
La Oficina de Control Interno presentara
Presentación de y Coordinador
9 informe final de auditoría.
informe de Evaluación y
seguimiento a
Procesos
La oficina de Control Interno remite Vbo. Jefe Oficina
mediante oficio el informe final de de Control Interno
auditoría al representante legal de la
entidad, con copia dirigida al
No responsable del Área / actividad y/o
tarea, precisando a este ultimo la fecha
máxima en que el auditado deberá remitir “paso 9”
SI a la Oficina de Control Interno su
Remitir el informe final Jefe de Control
respectivo Plan de Mejoramiento, “paso 11”
al representante legal interno
teniendo en cuenta el “Procedimiento
con copia al de Acciones Preventivas y
responsable del área, Coordinador de
Correctivas” SI-AS-P-04 y
actividad y/o tarea Evaluación y
auditada. diligenciamiento de los formatos:
seguimiento a
“Acciones de Mejoramiento” SI-AS-P-
Procesos
04-F-01 “Plan de Mejoramiento
Funcional o por Procesos” SI-AS-P-
Auditores
04-F-02; en medio impreso y al correo
10 designados de
que designe la Oficina de Control Interno.
la Oficina de
Control Interno
Nota: Al establecer el plan de
no.
Mejoramiento este se asimila en su forma
al nuevo formato de “Plan de
Mejoramiento Funcional o por
Procesos” SI-AS-P-04-F-02 según la
definición del MECI. por lo que se
2 utilizara este ultimo formato

Constatar que la carpeta de la auditoría Auditores

2 independiente realizada, contenga la Verificar entrega designados de
11
siguiente Documentación: documentación la Oficina de
Control Interno

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FLUJOGRAMA TAREAS Punto de RESPONSABLES

No.
Control
1. Oficio de apertura de auditoria
2. Programa de auditoria
3. Acta y lista de asistentes de
apertura de auditoría si es el
caso.
4. Papeles de Trabajo y evidencias. SI“ FIN
Archivar Auditoria en al
5. Acta y lista de asistentes de visita NO:
área de Control Interno
In-Situ. Requerimiento
6. Informe Preliminar de auditoría formal por parte
con oficios de remisión al de la Oficina de
auditado. Control Interno -
OCI al no.
7. Documentos de ajuste a inf
Coordinador de
preliminar si es el caso. Grupo
8. Informe Final de auditoría con
oficios de remisión al auditado y
Representante Legal.

Allegar la carpeta de auditoría verificando

que se de aplicación al procedimiento de
FIN Gestión Documental establecido, dentro
de los 3 días hábiles siguientes a la
entrega del informe Final de la Auditoria.

6.1.3.SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA (se repite para cada auditoria programada)

No. FLUJOGRAMA TAREAS Punto de RESPONSABLES

Control
Recibir el Plan de Mejoramiento en
1 INICIO medio impreso y magnético al correo que
lo determine la Oficina de Control Interno;
teniendo en cuenta el “Procedimiento Responsable de
Recibo del Plan de de Acciones Preventivas y Área / Actividad
Mejoramiento. Correctivas” SI-AS-P-04 y los formatos y/o tarea
diligenciados de: “Acciones de Auditada
Mejoramiento” SI-AS-P-04-F-01 y “Plan
de Mejoramiento Funcional o por
Procesos” SI-AS-P-04-F-02

Revisar plan de Revisar el Plan de Mejoramiento y sus Vbo. Jefe Oficina

2
mejoramiento correspondientes acciones de mejora de Control Jefe de Control
institucional frente a los hallazgos, conclusiones y Interno interno
recomendaciones contempladas en el
informe final de auditoría. Auditores
No designados de la
1 1 Nota: En caso de que se desconozcan Oficina de
“paso 1”
las recomendaciones del informe, Control Interno
generar comunicación para el no.
SI responsable del área auditada con las

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No. FLUJOGRAMA TAREAS Punto de RESPONSABLES

Control
apreciaciones frente a su respuesta con “paso 3”
copia al nivel superior jerárquico del área
auditada (Secretaría General,
Viceministros y/o Ministro del Interior).

3 Entregar para archivo,

archivo de la Oficina
de Control Interno los Entregar para archivo el Plan de Auditores
documentos de mejoramiento oficial e incluirlo en carpeta designados de la
respuesta del área de la Auditoria Independiente realizada. Oficina de
auditada Control Interno
Iniciar el Procedimiento “Auditorias de no.
Seguimiento y/o Evaluación” SC-P-03
FIN

7. REGISTROS

 Programa Anual de Auditorias Independientes de Control Interno

 Plan para la Auditoria Independiente de Control Interno
 Papeles de trabajo
 Informe de Auditoría Independiente de Control Interno
 Memorandos
 Formatos diligenciados de Acciones de Mejoramiento SI-P-04-F-01
 Plan de Mejoramiento Funcional o por Procesos SI-P-04-F-02

8. INFORMACIÓN

INFORMACIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

GENERADA
Avance Plan de Coordinador de Semestral Pagina Web de la entidad y
Mejoramiento Funcional Evaluación y seguimiento TRD No. 0.122.03.01
o por Procesos” SI-AS- a Procesos
P-04-F-02;

9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

INFORMACIÓN
N.A N.A N.A N.A
10. ANEXOS

 Anexo No. 1. Programa Anual de Auditorías Independientes de Control Interno. SC-P-02-F-01

 Anexo No. 2. Plan de Auditoría Independiente de Control Interno. SC-P-02-F-02
 Anexo No. 3. Papeles de Trabajo. SC-P-02-F-03

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 Anexo No. 4. Informes de Auditorias Independientes de Control Interno. SC-P-02-F-04

11. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

Cumplir con la estructura del nuevo formato que estableció la
Oficina Asesora de Planeación, eliminando el ítem de política
de operación, Riesgos, control de riesgos y políticas de
administración del riesgo.

Modificación de la normatividad eliminando el decreto 4530 de

2008, por el cual se modifica la estructura del Ministerio del
Interior y de Justicia se dictan otras disposiciones. Se eliminó
la ley 43 de 1990 Art. 7 Normas de auditoría general
aceptadas. Se incluyeron ley 1444 de 2011 y decreto 2893 de
2011. Ley 1474 del 12 de julio de 2011por la cual se dictan
normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad
03/01/2012 del control de la gestión pública. 01

El tema de riesgos se retira del procedimiento y se deben

consolidar y actualizar en el Mapa de riesgos SI-P-05-F01

Se redujo el procedimiento a dos etapas importantes: La

planeación de la auditoría independiente y el seguimiento a la
misma.

Se elimina el Anexo Informe Ejecutivo de Auditoría

Independiente de Control Interno SC-P-02-F-05, Versión 01,
con fecha del 15 septiembre del 2009

03/01/2012 Se modificó la Versión 1 02

Se modifica la versión 2 con el fin de actualizar la imagen del
14/08/2013 Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación por la 03
nueva entidad certificadora.

Elaboró Revisó y Aprobó

Firma Firma

Silenia Neira Torres Gloria Inés Muñoz Parada

Profesional Especializado Jefe de la Oficina de Control Interno

TRD:

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