Diez Claves para Realizar Con Éxito Auditorías en Remoto PDF

17/4/2020 Diez claves para realizar con éxito auditorías en remoto
LA REVISTA DE LA
EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD
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Nº 357 | MARZO-ABRIL | 2020
La Revista AENOR nº 357 de marzo y abril de 2020 no tendrá versión impresa, en

línea con las recomendaciones de las autoridades para evitar desplazamientos que
no sean imprescindibles.
#QuédateEnCasa #AENORSiempreContigo
Diez claves para realizar con éxito

auditorías en remoto
AENOR ayuda a gestionar el proceso de auditoría de las organizaciones para poder
llevarlas a cabo en remoto, garantizando la confianza de los sistemas, así como la
calidad y adecuación de los procesos. Este artículo ofrece diez claves para que las
organizaciones puedan acometer con éxito una auditoría en remoto.
EN DETALLE
Dar respuesta a nuevos desafíos
Opinión
https://revista.aenor.com/357/diez-claves-para-realizar-con-exito-auditorias-en-remoto.html?utm_medium=CabestanRevistaAENORmarabr20&utm_source=Cabesta… 1/20
Auditoría en remoto: un futuro

que ya es realidad
Javier Gallardo
Director de Calidad y Customer Experience
Yolanda Millas Sage España
Auditora Jefa
AENOR Estos días recuerdo con mucho
cariño una conversación que
En plena época digital y de avances mantuvimos hace unos años con
tecnológicos, cada vez más sectores se han nuestro auditor de AENOR. Durante
adaptado a los nuevos cambios. Las la conversación hablábamos acerca
relaciones personales se llevan a cabo cada de las posibilidades que nos
vez más a través de las redes sociales. Las brindaban las nuevas tecnologías,
compras on line aumentan su cuota de dejamos volar nuestra imaginación y
mercado. Ya no hay distancias para recibir tomando un café soñamos
formación de los mejores profesionales a despiertos cómo sería la auditoria del
través de plataformas digitales o ejercitase futuro… y esa auditoria hoy es una
deportivamente sin necesidad de ir a realidad.
gimnasios. Son muchos los sectores que ya
Leer más
están tomando ventaja dentro de un mundo
cada vez más globalizado.

Ahora, en estos tiempos de confinamiento,
Opinión
son muchas las áreas que están adaptándose
a todo el abanico de posibilidades que la
revolución tecnológica ofrece. En aquellos
campos donde la presencia es un valor en sí
misma, esta adaptación también es posible.
Los museos ofertan visitas virtuales, los
artistas amenizan con conciertos acústicos y
los medios de comunicación ofrecen la
programación desde sus casas.
Reto conseguido
Es el momento de realizar un paréntesis y
Lola Domínguez
ofrecer soluciones para poder seguir con
aquellas actividades donde la interacción es Responsable de Calidad de CITIUS y Técnico

de Laboratorio en el SGI de Caracterización
una fuente de información. Sin olvidar que la Funcional
aportación de valor en determinadas Jorge Rivera
auditorías requiere de visitas y constatación Auditor jefe de CITIUS y Técnico de
Laboratorio en el SGI de Radioisótopos
in situ a la hora de recopilar evidencias, se Universidad de Sevilla
ofrecen diferentes soluciones para poder
adelantar la carga de trabajo. Por supuesto, Sí se puede. Esta sería la primera
hay que tener en cuenta que la viabilidad del conclusión y enseñanza que nos
proyecto depende del esquema que hay que llevamos de esta experiencia.
auditar y siempre en función de la carga Enfrentarse a una auditoría siempre
documental que durante una auditoría tenga supone un gran esfuerzo, horas de
que ser revisada. También es preciso recordar trabajo, reuniones, revisión de
que algunos esquemas certificables, y para documentos, y, en definitiva, un
garantizar la uniformidad en el ámbito global, autoexamen para nuestra
los organismos responsables de estos organización. Pero en esta ocasión,
referenciales definen sus propios criterios además, suponía un reto añadido:
para abordar las auditorías, entre ellos la hacerlo de manera exclusivamente
necesidad de visitas. Estos criterios deben de telemática.
ser seguidos por las entidades certificadoras;
Leer más
es el caso de normas ISO o certificaciones
relacionadas con la seguridad alimentaria,
por ejemplo.

Para ello, aquí ofrecemos algunas claves que
pueden ayudar para llevar a cabo auditorías
en remoto en función de su viabilidad.
Interlocutores previos entre ambas

partes
Toda auditoría requiere de una planificación y
en esta nueva modalidad no es diferente. Es
necesario contar con interlocutores que
dediquen un tiempo a la elaboración de la
agenda, tanto auditor como auditado. Y no
solo eso, es necesario que se identifiquen
como líderes de ambos equipos de trabajo
durante el transcurso de la auditoría donde
existan diferentes implicados. Esto ayudará a
resolver los posibles imprevistos que puedan

surgir.
Madurez tecnología de las

organizaciones
Una
vez
se
han
determinado
los
interlocutores
para
llevar
a
cabo
un
plan
de
auditoría
(normalmente
un
Auditor
Jefe
y
responsable
de
los
sistemas
de
gestión),
estos
deberán
evaluar
la
viabilidad
del
proyecto
en
función
de
las
herramientas
tecnologías
a
las
que
ambas
partes
tienen
acceso.
En
este
sentido,
ya
existen
en
el
mercado
un
gran
número
de
software
gratuitos
y
otros
que
están
siendo
liberados
para
poder
ser
utilizados
durante
este
periodo.
Selección de herramientas
Garantizada la viabilidad, es el momento de
definir con qué instrumentos se contarán
tanto para compartir archivos, mantener
reuniones o incluso compartir escritorio y, así,
garantizar el acceso y visualización de
información.
Comunicar la información que se

necesitará con antelación
Tras acordar las herramientas que hay que
utilizar para acometer una auditoría en
remoto, es preciso comunicar previamente la
información documentada que se necesitará.
Para ello se informará de los documentos que
son precisos revisar para garantizar que el
equipo auditor pueda constatar la
implantación del sistema de gestión, su
seguimiento y mejora continua. En este
sentido, la documentación requerida pude
ser: registros de formación, certificados de
inspecciones reglamentarias, reclamaciones
de clientes, informes de investigaciones de
incidentes laborales o ambientales, actas de
reuniones con la dirección, etc.
Compartir archivos
Tal y como ya se habrá determinado en fases
previas, esta información puede ser alojada
en espacios virtuales compartidos donde las
partes implicadas tengan acceso (tanto
auditado como auditor), bien a través de
correos electrónicos o alojándolos en
sistemas de gestión documental en nubes.
Cabe mencionar la necesidad de seleccionar
con cuidado la documentación que hay que
aportar para no saturar con información poco
relevante que no aporte valor o que no sea

requerida, lo cual puede provocar
confusiones a la hora de encontrar las
evidencias que se buscan al evaluar la
conformidad.
Las auditorías en
remoto pueden ofrecer
algunas ventajas, como
la optimización de
tiempo o la gestión de
recursos
Gestión de horarios y tiempos de

trabajo
Dependiendo del tipo de organización el
número de implicados en la auditoría puede
variar. En este sentido, es de gran
importancia estimar el tiempo de dedicación
que llevará auditar cada proceso. De esta
manera se podrá convocar a los
interlocutores a unas horas determinadas
realizando bloques de tiempo. En esta
agenda, también será importante recoger los
tiempos de descanso que se necesitarán
como, por ejemplo, el almuerzo.
Realizar pruebas con antelación

Para garantizar el éxito de la auditoría será
importante realizar pruebas antes de su
comienzo y asegurar que todos los
interlocutores tienen acceso tanto a las
herramientas documentales como a aquellas

que permitirán las reuniones on line.
Convocar reuniones
Una vez acordado como se llevará a cabo la
auditoría, y en función de las herramientas
tecnológicas seleccionadas, se procederá a
convocar las reuniones con cada interlocutor
o interlocutores de cada proceso a través de
los medios seleccionados. En este sentido, se
realizarán tantas convocatorias como los
procesos lo requieran, pudiendo llegar en
algunos casos a tener que realizar varias
convocatorias en caso de ser interlocutores
distintos para cada proceso. También se
deberá contemplar no duplicar personal
auditado. Aunque en auditorías presenciales
es posible que un mismo interlocutor atienda
a dos auditores en paralelo; en esta nueva
modalidad este aspecto se dificulta. Se
recomienda que en cada reunión se convoque
un único proceso o referencial que haya que
auditar. Ejemplos de interlocutores que
participarán en las reuniones son los
responsables de formación, delegados de
prevención, gestores de compras, personal
designado en emergencias, etc.
Durante el transcurso de la auditoría

Un
aspecto
que
se
deberá
tener
en
consideración
es
crear
un
clima
laboral.
Para
ello,
y
así
poder
elevar
el
nivel
de
concentración,
se
dedicará
un
tiempo
a
seleccionar
el
lugar
de
trabajo
con
el
fin
de
garantizar
que
sea
el
más
tranquilo
posible.
Por
otro
lado,
y
dado
que
la
interlocución
es
a
través
de
una
pantalla
o
audio,
es
conveniente
mantener
signos
de
interacción
de
manera
constante.
En
este
sentido,
será
importante
tomar
con
antelación
las
medidas
que
aseguren
ausentarse
lo
menos
posible,
tales
como
tener
cerca
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agua,
café,
libretas
de
anotaciones,
etc.
En
definitiva,
todo
lo
necesario
para
impedir
romper
esa
interacción
entre
los
interlocutores.
Contar con los imprevistos

Es posible que durante la auditoría se
produzcan situaciones imprevistas como falta
de acceso a las herramientas tecnológicas por
caídas de servidores, imposibilidad de
mantener una reunión con un interlocutor a
última hora, etc. En estos casos la capacidad
de reacción no diferirá en gran medida de una
auditoría in situ, pudiendo replanificar las
entrevistas. Para ello es importante la
disponibilidad de los líderes en todo
momento y gestionar los inconvenientes
surgidos.
Hay que tener en cuenta

que la viabilidad del
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proyecto depende del

esquema que hay que
auditar y siempre en
función de la carga
documental que durante
una auditoría tenga que
ser revisada
Como ya se ha comentado, en algunos casos

las auditorías en remoto no sustituyen a la
importancia de la carga presencial que
requieren algunos esquemas, sin embargo,
se pueden encontrar algunas ventajas de
esta metodología, como, por ejemplo:

Optimización del tiempo: al evitar
distracciones o interrupciones no
deseadas, como llamadas,
conversaciones no relacionadas con el
proceso, etc. Asimismo, los bloques de
horario tienden a cumplirse de manera
más exacta.
Gestión de recursos: en algunos
desplazamientos que hay que auditar, la
revisión de documentación puede llegar
a ocupar la mayor parte del trabajo que
se realiza. En estos casos, adelantar
esta revisión documental permite una
mayor dedicación in situ del trabajo
llevado a cabo, especialmente en
aquellos casos donde las distancias de
los desplazamientos son significativas.
No obstante, y como se ha venido

mencionando, existen algunos referenciales
donde para poder asegurar la implantación y
confianza de un sistema de gestión, la

auditoría no es posible ser llevada a cabo
únicamente documentalmente. La
visualización de la conformidad del proceso,
la toma de muestras o la trazabilidad entre lo
observado y la información documentada son
ejemplos de la importancia del aspecto
presencial. A esto debe añadirse la relevancia
que tendrá esta comprobación in situ en
aquellas actividades que hayan tenido que
parar su actividad por completo, con todos los
inconvenientes y desventajas que suponer
volver al inicio y recuperar la inercia de las
sistemáticas implantadas.

Ante situaciones difíciles es imprescindible
encontrar soluciones factibles. Agilizar los
procesos de auditoría y poder seguir llevando
a cabo nuestro trabajo de forma que se
permita verificar la implantación de los
sistemas de gestión en las mejores
condiciones de fiabilidad, sigue ayudando a
demostrar la confianza de los sistemas para
garantizar la calidad y adecuación de los
procesos.
Dar respuesta a nuevos desafíos
José Antonio Gómez

Coordinador Técnico de Calidad
AENOR
Hace cinco años, ultimábamos los detalles

para incorporar en nuestras principales
normas ISO la necesidad de saber trabajar en
contextos de incertidumbre. Ahora, además
de los miedos personales y la preocupación
por la salud de nuestra familia que esta crisis
sanitaria nos produce, tenemos la sensación
de que se nos pone a prueba, en una especie
de gran examen final, sobre gestión de
riesgos (estratégicos y de proceso).

Nos hemos encontrado inesperadamente con
un riesgo crítico y muy a corto plazo: la
interrupción abrupta de la actividad de
AENOR y del resto de empresas, que tensa
hasta el límite la viabilidad económica. Hemos
tenido que reaccionar de manera inmediata
para buscar alternativas junto con nuestros
clientes y poder realizar en la mayor medida
posible las auditorías a sus organizaciones,
aplicando técnicas de información y
comunicación que hasta ahora
infrautilizábamos. Un esfuerzo ímprobo de
todos y un resultado que creo está superando
nuestras expectativas.

Pero tenemos que ser capaces de superar
otro riesgo añadido, más a medio plazo y
también de gran calado estratégico: no
perder la credibilidad y confianza de nuestros
clientes, acreditadores, propietarios de
esquemas de certificación y administraciones
públicas. Debemos aportar la suficiente
eficacia y solidez técnica al proceso de
auditoría. Para ello, es fundamental seguir la
siguiente pauta al planificar cada uno de los
trabajos que abordamos:

La comunicación con el cliente: conocer
con detalle cuál es su situación, grado
de actividad, disponibilidad de
interlocutores, posibilidad de aplicar
técnicas telemáticas para compartir
registros, etc.
Evaluar el riesgo en el proceso de
auditoría: confidencialidad, protección
de la información, aplicabilidad de las
técnicas de comunicación a los distintos
objetivos de la auditoría (interlocución,
comprobación de registros y
observación de la actividad),
complejidad y criticidad de la actividad a
auditar.
Tomar una decisión sobre cómo realizar
la auditoría: hasta dónde podemos
llegar con las técnicas en remoto, en
qué grado conocemos previamente el
sistema de gestión, qué confianza
podemos depositar en su desempeño, y
cómo planificar una revisión posterior
de los aspectos que no puedan ser
cubiertos con la auditoría en remoto.

Cuanto mayor esfuerzo dediquemos a las
etapas a) y b), mayor flexibilidad podremos
adoptar en c), siempre que proporcionemos
coherencia a este proceso y generemos
confianza en su resultado.

Si superamos estos riesgos estratégicos y del
proceso de auditoría, podemos además
afrontar una serie de oportunidades para
AENOR: hablamos más que nunca entre las
distintas áreas, conocemos más
herramientas, hemos demostrado que no es
tan importante la ubicación física de cada uno
para hacer un buen trabajo y nos
encontramos ante una oportunidad inédita

en nuestro sector, que abre la posibilidad de
explorar nuevas formas de prestar el servicio
de evaluación de la conformidad, para hacerlo
más eficaz.
Opinión
Auditoría en remoto: un futuro que ya

es realidad
Javier Gallardo
Director de Calidad y Customer Experience
Sage España
Estos días recuerdo con mucho cariño una

conversación que mantuvimos hace unos
años con nuestro auditor de AENOR. Durante
la conversación hablábamos acerca de las
posibilidades que nos brindaban las nuevas
tecnologías, dejamos volar nuestra
imaginación y tomando un café soñamos
despiertos cómo sería la auditoria del
futuro… y esa auditoria hoy es una realidad.

Como todos los años por estas fechas, Sage
ya tenía programada con AENOR la auditoria
de ISO 9001. Pero dadas las circunstancias
provocadas por el COVID-19, y conforme
habían decretado las autoridades sanitarias,
las oficinas de la compañía estaban cerradas y
la plantilla trabajando desde casa. Por esta
razón, tanto Bárbara (auditora de AENOR),
como el equipo auditor de Sage, tuvimos
rápidamente que adaptarnos y buscar una
solución para poder continuar este proceso

en la fecha prevista. En este momento surge
el concepto de Tele-Auditoría.

Durante esta semana hemos podido vivir un
proceso de auditoría en remoto de la que
hemos aprendido muchas cosas:

No hace falta estar cerca para estar
juntos. La tecnología nos permite estar
conectados estemos donde estemos,
permitiéndonos optimizar el tiempo y
ser más eficientes.
La digitalización de Sage y AENOR nos
ha permitido un seguimiento completo
y efectivo de todos los procesos y
apartados de la Norma ISO 9001.
La capacidad de adaptación de las
personas es sorprendente. Lo que hasta
hace poco era difícil, en estos
momentos es una solución.

Toda esta experiencia pionera de AENOR y
Sage nos ayuda a reconfirmar lo que ya
imaginábamos en esa conversación. La
auditoría en remoto es una magnífica opción,
que permanecerá en el futuro tras esta crisis
como un modelo a seguir.
Opinión
Reto conseguido
Lola Domínguez
Responsable de Calidad de CITIUS y Técnico de

Laboratorio en el SGI de Caracterización Funcional
Jorge Rivera
Auditor jefe de CITIUS y Técnico de Laboratorio en el SGI
de Radioisótopos
Universidad de Sevilla
Sí se puede. Esta sería la primera conclusión y

enseñanza que nos llevamos de esta
experiencia. Enfrentarse a una auditoría
siempre supone un gran esfuerzo, horas de
trabajo, reuniones, revisión de documentos,
y, en definitiva, un autoexamen para nuestra
organización. Pero en esta ocasión, además,
suponía un reto añadido: hacerlo de manera
exclusivamente telemática.

Este procedimiento, pionero en la
Universidad de Sevilla y poco habitual, ha
sido adoptado debido a la situación de
confinamiento por el estado de alarma
declarado ante la crisis sanitaria ocasionada
por el COVID-19.

Por primera vez nos enfrentábamos ante una
evaluación no solo del cumplimiento de la
normativa, sino de nuestros propios recursos
y capacidades. Así, y gracias al elevado nivel
de manejo de documentación en formato
digital, y el importante nivel de desarrollo de
herramientas informáticas de las que dispone
CITIUS, pudimos afrontar un reto tan
importante como es el realizar la auditoría
empleando únicamente medios electrónicos.

Así, del 30 de marzo al 1 de abril se realizó la
auditoria con Jorge Rodríguez como auditor
jefe y, tras superar los primeras incidencias
técnicas y nervios iniciales, se fue
desgranando todo el sistema de calidad de
CITIUS.

No podemos más que agradecer el alto nivel

de implicación de todo el personal de CITIUS,
clave durante todo el proceso, así como la
colaboración del auditor jefe de AENOR. De
esta manera, los 15 Servicios Generales de
Investigación de la Universidad de Sevilla
siguen manteniendo las certificaciones ISO
9001 (Sistema de Gestión de la Calidad) e ISO
14001 (Sistema de Gestión Ambiental).

CITIUS realiza tareas de diseño, desarrollo y
realización de ensayos, cesión de
equipamiento científico avanzado,
divulgación científica y comunicación, diseño
e impartición de formación externa, así como
apoyo a la docencia.
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Diez claves para realizar con éxito

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Auditoría en remoto: un futuro

aquellas actividades donde la interacción es Responsable de Calidad de CITIUS y Técnico

Interlocutores previos entre ambas

resolver los posibles imprevistos que puedan

Madurez tecnología de las

Comunicar la información que se

relevante que no aporte valor o que no sea

Gestión de horarios y tiempos de

Realizar pruebas con antelación

herramientas documentales como a aquellas

Durante el transcurso de la auditoría

Contar con los imprevistos

Hay que tener en cuenta

proyecto depende del

Como ya se ha comentado, en algunos casos

No obstante, y como se ha venido

conﬁanza de un sistema de gestión, la

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