Pol RHH 07 Permisos-Salvoconductos-Faltas-Atrasos

PERMISOS – SALVOCONDUCTOS – FALTAS –
ATRASOS
ISO 9001:2015 Ver.:02
7.1.4. AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS
Código: POL RHH 07 Fecha: 14 02 18
ÍNDICE
1. OBJETIVO ..................................................................................................................... 3
2. ALCANCE Y/O DEFINICIONES ..................................................................................... 3

2.1. Alcance: .................................................................................................................. 3
2.2. Definiciones: ........................................................................................................... 3
2.2.1. Permiso Personal ............................................................................................. 3
2.2.2. Permiso Médico ............................................................................................... 3
2.2.3. Reposo Médico ................................................................................................ 3
2.2.4. Falta (Ausentismo laboral) ............................................................................... 4
2.2.5. Atraso .............................................................................................................. 4
2.2.6. Calamidad Doméstica ...................................................................................... 4
2.2.7. Ausentismo remunerado .................................................................................. 4
2.2.8. Hoja de Ruta .................................................................................................... 4
2.2.9. Meeting ............................................................................................................ 4
3. RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 5
3.1. Coordinadora de Talento Humano .......................................................................... 5
3.2. Trabajo social .......................................................................................................... 5
3.3. Jefe Inmediato......................................................................................................... 5
3.4. Asistente Administrativa .......................................................................................... 5
3.5. Colaboradores en General ...................................................................................... 6
3.6. Garita Principal........................................................................................................ 6
4. REFERENCIAS .............................................................................................................. 6
4.1. Reglamento Interno ................................................................................................. 6
4.2. Código de Trabajo ................................................................................................... 7
5. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA .................................................................................. 7

5.1. Permisos Personales .............................................................................................. 7
5.1.1. Aprobación. ...................................................................................................... 7
5.1.2. Entrega Control y Descuentos.......................................................................... 8
5.2. Toma de la hora de Almuerzo ................................................................................. 8
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

COORDINADOR DE TALENTO HUMANO ASISTENTE GESTIÓN DE CALIDAD REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
Fecha: 05 02 18 Fecha: 14 02 18 Fecha: 14 02 18
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5.3. Ausentismo remunerado (Salvoconducto) ............................................................... 8

5.3.1. Entrega Control y Descuentos.......................................................................... 8
5.4. Ausencias ............................................................................................................... 9
5.4.1. Con Aviso......................................................................................................... 9
5.4.2. Sin Aviso. ......................................................................................................... 9
5.5. Atrasos ...................................................................................................................10
5.6. Sanciones. .............................................................................................................10
5.6.1. Multas para personal administrativo: ...............................................................10
5.6.2. Multas para el personal operativo:...................................................................11
6. REGISTROS Y/O ANEXOS ..........................................................................................11

6.1. Formato Permiso Personal .....................................................................................12
6.2. Salvoconducto y hoja de ruta .................................................................................13

ATRASOS
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1. OBJETIVO
Difundir los lineamientos a seguir para permisos, faltas y atrasos basado en el Reglamento
Interno de Sedemi S.C.C y en las Disposiciones del Código de Trabajo.
2. ALCANCE Y/O DEFINICIONES
2.1. Alcance:
Aplicable a todo el personal de planta SEDEMI S.C.C. y SEDEMI S.C.E. con las
diferentes clases de contratos que ejercen Relación de Dependencia.
2.2. Definiciones:
2.2.1. Permiso Personal
Solicitud que realiza el colaborador de SEDEMI S.C.C y SEDEMI S.C.E. para

ausentarse de la empresa por asuntos de índole personal que son considerados
importantes e intransferibles. Este permiso podrá ser por horas, jornada completa
de trabajo y de extenderse por 2 o más días con cargo a vacaciones.
Las horas de ausencia serán descontadas de su salario y por cargo a vacaciones
en el caso de personal que posea funciones de confianza, en el caso de
Coordinadores, Gerentes o Jefaturas se realizara la respectiva reposición de
horas o serán tomadas sin cargo de acuerdo al criterio del superior jerárquico.
2.2.2. Permiso Médico
Son considerados permisos médicos todas aquellas ausencias que estén

justificadas, por atención médica en cualquier dependencia o transferencia médica
perteneciente del INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL (IESS),
estos permisos no son descontables.
2.2.3. Reposo Médico
Por Enfermedad
De acuerdo al Código de Trabajo, este permiso no es descontable de su rol de
pagos y son validados con los certificados médicos extendidos por el IESS, de
extenderse por más de 3 días se accederá al SUBSIDIO POR ENFERMEDAD.
Por Maternidad
De acuerdo al Código de Trabajo, este permiso no es descontable de su rol de
pagos y son validados con los certificados médicos extendidos por el IESS.
Las afiliadas reciben el SUBSIDIO POR MATERNIDAD durante 12 semanas, 2
antes del parto (reposo prenatal) y 10 después del parto. (El certificado de parto,
debe indicar que el niño o niña está vivo y las semanas de gestación).

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2.2.4. Falta (Ausentismo laboral)
Es la ausencia del colaborador sin justificación alguna incumpliendo las condiciones

establecidas en el contrato de trabajo, en horas que correspondan a un día laborable.
2.2.5. Atraso
Es la falta de puntualidad al horario de labores establecido en el Reglamento Interno

de la empresa:
 Personal administrativo: De 8:00 a 17:00 horas con una hora de almuerzo de
13:00 a 14:00 Horas, no existirá minutos de gracia para el ingreso, el
personal ya deberá estar en su puesto de trabajo a las 8: 00 am.
 Personal operativo: De 8:00 a 17:00 horas, y en reciprocidad del beneficio del

refrigerio matutino el colaborador deberá estar 15 minutos antes en su puesto de
trabajo para recibir las instrucciones de las labores del día, con una 1 hora para
el almuerzo fijada por cada área de trabajo en el horario de 12:00 a 14:00 horas.
2.2.6. Calamidad Doméstica
Se entiende por calamidad doméstica, todo suceso familiar cuya gravedad afecte el
normal desarrollo de las actividades del trabajador, como el fallecimiento,
enfermedad o lesión grave de sus parientes hasta el segundo grado de
consanguinidad o afinidad y satisfacer requerimientos o notificaciones judiciales.
2.2.7. Ausentismo remunerado
Es todo ausentismo del área de trabajo para realizar una actividad netamente
laboral fuera de las instalaciones de SEDEMI, por la cual se debe generar un
Salvoconducto con la respectiva Hoja de Ruta.
2.2.8. Hoja de Ruta
Documento conjuntamente impreso con el Salvoconducto en el cual se registra la

actividad a realizar pertinente a la empresa, lugar y fecha correspondiente y sirve
de respaldo para justificar su ausencia en las instalaciones de la empresa (no aplica
Gerentes y jefes de área).
2.2.9. Meeting
Reunión grupal con el propósito de difundir alguna información importante.

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3. RESPONSABILIDADES
3.1. Coordinadora de Talento Humano
 Dar gestión a los permisos personales y salvoconductos de los colaboradores que

están a cargo de las Gerencias.
 Aprobar permisos personales y salvoconducto y/o hoja de ruta de los

colaboradores, en caso de que el Jefe inmediato no pueda aprobar por condiciones
ajenas a su jornada laboral.
 La Coordinación de Talento Humano verificará y aprobará la generación del permiso

adicional.
 Realizar notificaciones al colaborador que incurre en atrasos y llevar los registros

de los mismos.
 Dar seguimiento a las faltas del personal y notificar novedades a nómina.

3.2. Trabajo social
 Cumplir lo determinado en la presente política.
 Generar el permiso por “calamidad doméstica” en los casos que lo ameriten.
 Solicitar la justificación pertinente una vez generada la calamidad doméstica para

validar la misma.
 Notificar los salvoconductos que no han sido validados.
 Validar los Salvoconductos con su Hoja de Ruta.

3.3. Jefe Inmediato
 Cumplir y hacer cumplir lo determinado en la presente política.
 Aprobar el “permiso o salvoconducto” del personal a su cargo.
 Reportar las faltas y atrasos a través del requerimiento de llamados de atención del
personal a su cargo de manera inmediata.
 Solicitar que se genere el requerimiento por faltas y atrasos de los colaboradores.

3.4. Asistente Administrativa
 Generar permisos personales y salvoconductos para el personal que no disponga

de un computador o por cambio de turno.
 Reportar las faltas y atrasos a través del requerimiento de llamados de atención del
personal de su área.

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3.5. Colaboradores en General
 Generar el “permiso o salvoconducto” en la página web de SEDEMI S.C.C. con el

siguiente link http://www.sedemi.com en el módulo ACCESO COLABORADORES
y solicitar en Garita Principal el formato aprobado por el jefe inmediato en el sistema.
 Deberá disponer de clave y registrar su cuenta bancaria en el IESS para acceder a

los subsidios por ENFERMEDAD Y/O MATERNIDAD.
3.6. Garita Principal
 Imprimir y entregar el permiso personal, salvoconducto y/o hoja de ruta aprobado al

colaborador al salir de la empresa.
4. REFERENCIAS
- INS RHH 14 GENERACIÓN DE PERMISOS Y SALVOCONDUCTOS
4.1. Reglamento Interno
 Art.- 19.- “El trabajador que requiera ausentarse de las instalaciones de la empresa
durante la jornada de trabajo, deberá solicitar el permiso respectivo de su superior
inmediato. La no presentación del permiso al Departamento de Talento Humano o
a su Representante por parte del trabajador, será sancionada como falta grave”.
 Art. 20.- “Si por enfermedad, calamidad doméstica, fuerza mayor o caso fortuito,
debidamente justificado el trabajador no concurre a laborar, en forma obligatoria e
inmediata deberá comunicar por escrito el particular al Departamento de Talento
Humano. Superada la ausencia, deberá presentar los justificativos que
corresponda ante el Departamento de Talento Humano quien hiciere sus veces,
dentro del plazo de tres días contados desde su asistencia. En caso de no presentar
los documentos de descargo, se considerará como inasistencia a la jornada de
labores”.
 Art. 21.- “Las faltas de asistencia, faltas de puntualidad, error en el registro de

ingreso, o abandono del puesto de trabajo una vez realizado el registro de ingreso,
de los trabajadores de la compañía serán sancionadas de acuerdo a las
disposiciones legales reglamentarias vigentes,”
 Art. 23.- “A la hora exacta de inicio de funciones, el trabajador deberá estar listo
con el uniforme adecuado y los artículos de seguridad a su cargo, de ser el caso”.

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4.2. Código de Trabajo
- Obligaciones del empleador Art. 42:
 Literal 9.- Conceder a los trabajadores el tiempo necesario para el ejercicio del
sufragio en las elecciones establecidas en la ley, siempre que dicho tiempo no exceda
de cuatro horas, así como el necesario para ser atendidos por los facultativos de la
dirección del seguro general de salud individual y familiar del IESS, o para satisfacer
requerimientos o notificaciones judiciales. Tales permisos se concederán sin
reducción de las remuneraciones.
 Literal 11.- Permitir a los trabajadores faltar o ausentarse del trabajo para
desempeñar comisiones de la asociación a que pertenezca, siempre que esta de
aviso al empleador con la oportunidad debida.
 Literal 30.- Conceder tres días de licencia con remuneración completa al trabajador,
en caso de fallecimiento de su cónyuge o de su conviviente en unión de hecho o de
sus parientes dentro del segundo grado de consanguinidad o afinidad.
5. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA
5.1. Permisos Personales
Todo el personal tendrá acceso a un permiso por asuntos personales por mes, para el
personal que necesite generar un permiso adicional el Jefe inmediato solicitará a la
Coordinación de Talento Humano a través de un medio electrónico con su respectiva
justificación. La Coordinación de Talento Humano verificará y aprobará la generación
del permiso adicional.
Aplica a todo el personal administrativo y operativo con excepción de Gerentes.
La asistente administrativa responsable de la gestión o colaborador solicitante con
acceso a un computador, deberá ingresar en la página web de SEDEMI S.C.C. con el
siguiente link http://www.sedemi.com en el módulo ACCESO COLABORADORES O
PERFIL DE ASISTENTE para generar el respectivo permiso.
5.1.1. Aprobación.
El jefe inmediato o responsable de área aprobará permiso por asuntos personales,

de existir inconvenientes tales como no disponer de los recursos tecnológicos
necesarios o ausencia del Jefe inmediato o responsable de área, se deberá realizar
el requerimiento vía E-mail a la Coordinación de Talento Humano con copia al Jefe
inmediato o responsable de área, para solución, aprobación o negación según sea
el caso.
Será aprobada la solicitud de permiso personal generada por el colaborador en la
plataforma por el Jefe inmediato, cotejando las circunstancias por las cuales se
solicita dicho habilitante versus las necesidades del área, pudiendo ser por horas o
por la jornada de trabajo completa.

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5.1.2. Entrega Control y Descuentos
Una vez aprobado, Garita principal imprimirá y entregará el documento PERMISO

PERSONAL para el control y descuentos mensuales respectivamente.
Si el Permiso Personal aplica a toda la jornada laboral será aprobada si este es de
martes a jueves, de ser lunes o viernes deberá ser con cargo a vacaciones y por
semana integral, es decir, incluido sábado y domingo (3 días).
Todo colaborador que genere un permiso personal deberá recuperar las horas
solicitadas.
5.2. Toma de la hora de Almuerzo
El Colaborador puede hacer uso del tiempo de su hora de almuerzo siempre y cuando
este tenga la aprobación de su inmediato superior, sin generar permiso en la plataforma,
notificando mediante correo al Jefe inmediato, la Coordinación de Talento Humano,
Trabajo Social y Garita principal el uso de la hora de almuerzo para gestiones
personales, además el no uso del beneficio de alimentación de ese día. Dicho correo
debe ser enviado máximo hasta las 09:30 horas, caso contrario será cobrado el valor
del almuerzo diario.
“El uso de la hora de almuerzo” debe ser cumplida en los siguientes horarios:
 Personal administrativo de 13:00 a 14:00 Horas
Nota. - Serán considerados como minutos de atraso el tiempo tomado por el

colaborador pasado las 14:00 horas cuando no se disponga de una justificación
comprobable.
 Personal Operativo una hora dentro de un rango de 12:00 a 14:00 Horas

(dependiendo de los horarios de almuerzo que tiene prevista el área).
5.3. Ausentismo remunerado (Salvoconducto)
Salvoconductos con Hoja de Ruta (no aplica a Gerentes y Jefes de área). Aplica a
todo el personal administrativo y operativo que labore en la planta SEDEMI S.C.C.
La asistente administrativa o colaborador solicitante con acceso a computador, deberá
ingresar en la página web de SEDEMI S.C.C. con el siguiente link
http://www.sedemi.com en el módulo ACCESO COLABORADORES O PERFIL DE
ASISTENTE para generar el respectivo salvoconducto.
Al generar el Salvoconducto respectivo se envía automáticamente al correo electrónico
del responsable del área un link de notificación para que a su vez pueda ser aprobado
o negado.
5.3.1. Entrega Control y Descuentos
Una vez aprobado, Garita Principal imprimirá y entregará el SALVOCONDUCTO

más hoja de ruta (no aplica Jefes de área, Gerentes) para el control y descuentos
mensuales respectivamente.
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El colaborador deberá justificar la gestión realizada con Hoja de Ruta, la misma que
será impresa en conjunto con el Salvoconducto, una vez terminada la gestión
deberá ser entregada al área en Trabajo Social en un tiempo máximo de 48 horas
laborables, caso contrario se reportará a través de una notificación del sistema al
Jefe inmediato.
Una vez validada la hoja de ruta en el sistema Trabajo Social entregará sellada la
misma para respaldo del colaborador.
En el caso de no presentar la hoja de ruta debidamente justificada se anulará el

salvoconducto y se procederá al descuento de las horas tomadas como horas no
trabajadas, y en el caso de reincidir en esta falta se procederá al llamado de
atención con su correspondiente sanción.
5.4. Ausencias
5.4.1. Con Aviso.
Son ausencias en las que el colaborador por ningún medio puede justificar su
inasistencia pero que debido a temas personales no puede concurrir a trabajar;
estas son consideradas faltas leves.
El colaborador o colaboradora tiene 3 días laborables a partir del día de la falta para
poder justificarla.
 De ser posible informar la falta inmediatamente al Jefe inmediato por cualquier

medio, por vía telefónica, mail, compañeros de trabajo, familiares o Trabajo
Social, esto facilitará dar un seguimiento oportuno al caso.
 De ser por caso de EMERGENCIA médica presentarse en el día posterior a la(s)

falta(s) en el Departamento Médico de SEDEMI para una revisión y justificar
mediante certificado médico emitido por el IESS o MSP.
Los certificados médicos particulares deben ser sellados en cualquier
dispensario del IESS.
 En caso de falta por calamidad doméstica o familiar acercarse con

documentación de respaldo al área de Trabajo Social para validar la
aplicabilidad del caso.
5.4.2. Sin Aviso.
Son ausencias en las cuales el colaborador no comunica el motivo de su

inasistencia. Estas son consideradas faltas graves, con lo cual son susceptibles de
sanciones.
Dando cumplimiento al Art 54 del Código de Trabajo de la Pérdida de la

remuneración. –
El trabajador que faltare injustificadamente a media jornada continua de trabajo en

el curso de la semana, tendrá derecho a la remuneración de seis días, y el
trabajador que faltare injustificadamente a una jornada completa de trabajo en la
semana, sólo tendrá derecho a la remuneración de cinco jornadas.
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5.5. Atrasos
 SEDEMI no tendrá minutos de tolerancia a la hora de ingreso a la jornada laboral

tanto como en el inicio de labores 08:00 horas, así como la hora de ingreso del
almuerzo (14:00 personal administrativo).
 En caso que el personal administrativo con minutos de atraso al ingreso y en su hora

de almuerzo será notificado a través de un correo a su email empresarial con copia
a su Jefe inmediato.
 Los atrasos que se susciten por cuestiones ajenas a la normal dinámica que el
colaborador cumple para acudir al centro de trabajo deberán ser notificados al Jefe
inmediato con copia a la Coordinación de Talento Humano y Nomina mediante correo
con la respectiva justificación, dicha información será verificada y aprobada de
comprobarse el caso, de ser caso los minutos de atrasos por el colaborador deberá
ser recuperados en la jornada laboral.
 De igual manera de ser el caso de atraso por “calamidad doméstica” acercarse a

Trabajo Social para validar la misma.
Nota: En los días que haya meeting el personal que asista no deberá timbrar el
ingreso al almuerzo, ya que se validara automáticamente hasta las 14:00 horas.
5.6. Sanciones.
En procura de precautelar la disciplina orden, respeto y jerarquía y el desarrollo de sus

actividades, la empresa constituye las siguientes sanciones:
1. Amonestación Verbal o llamado de atención vía mail con copia a su superior
(personal administrativo y operativo).
2. Segunda amonestación vía mail (personal administrativo) con copia a su superior y

notificación escrita al file personal.
3. Multas que en ningún caso serán mayores al equivalente del 10% de la

remuneración.
4. Terminación de contrato de trabajo mediante la solicitud de visto bueno, de

conformidad con el Art.172 del Código del Trabajo.
5.6.1. Multas para personal administrativo:
Una vez agotadas la primera y segunda notificación, a partir de la tercera

reincidencia se aplicará sanción de acuerdo a la siguiente tabla:
3ra. ocasión 2% de su sueldo base

4ta. ocasión 5% de su sueldo base
5ta. ocasión 7% de su sueldo base

ATRASOS
ISO 9001:2015 Ver.:02
10% de su sueldo
A partir de la 6ta. ocasión
base
Directamente 10% de
Cualquier atraso pasado su sueldo base, por
los 10 minutos una sola vez en el
mes.
Posterior a estas sanciones se revisará la permanencia en la empresa del

colaborador infractor.
5.6.2. Multas para el personal operativo:
En el caso del personal operativo el Jefe inmediato debe reportar los casos de
colaboradores que presente una reincidencia en atrasos a la Coordinación de
Talento Humano y Trabajo Social quienes revisara las asistencias del trabajador y
la puntualidad del mismo para tomar la acción pertinente referente a sanciones.
6. REGISTROS Y/O ANEXOS
CÓDIGO POL CÓDIGO FOR NOMBRE DE FORMATO ANEXO
POL RHH 07 N/A Permiso Personal Anexo 01
POL RHH 07 N/A Salvoconducto y Hoja de Ruta Anexo 02

ATRASOS
ISO 9001:2015 Ver.:02
Anexo 01
6.1. Formato Permiso Personal

ATRASOS
ISO 9001:2015 Ver.:02
Anexo 02
6.2. Salvoconducto y hoja de ruta


Pol RHH 07 Permisos-Salvoconductos-Faltas-Atrasos

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PERMISOS – SALVOCONDUCTOS – FALTAS –

2. ALCANCE Y/O DEFINICIONES ..................................................................................... 3

5. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA .................................................................................. 7

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

5.3. Ausentismo remunerado (Salvoconducto) ............................................................... 8

6. REGISTROS Y/O ANEXOS ..........................................................................................11

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2. ALCANCE Y/O DEFINICIONES

2.2.1. Permiso Personal

Solicitud que realiza el colaborador de SEDEMI S.C.C y SEDEMI S.C.E. para

2.2.2. Permiso Médico

Son considerados permisos médicos todas aquellas ausencias que estén

2.2.3. Reposo Médico

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2.2.4. Falta (Ausentismo laboral)

Es la ausencia del colaborador sin justificación alguna incumpliendo las condiciones

Es la falta de puntualidad al horario de labores establecido en el Reglamento Interno

 Personal operativo: De 8:00 a 17:00 horas, y en reciprocidad del beneficio del

2.2.6. Calamidad Doméstica

2.2.7. Ausentismo remunerado

2.2.8. Hoja de Ruta

Documento conjuntamente impreso con el Salvoconducto en el cual se registra la

Reunión grupal con el propósito de difundir alguna información importante.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.1. Coordinadora de Talento Humano

 Dar gestión a los permisos personales y salvoconductos de los colaboradores que

 Aprobar permisos personales y salvoconducto y/o hoja de ruta de los

 La Coordinación de Talento Humano verificará y aprobará la generación del permiso

 Realizar notificaciones al colaborador que incurre en atrasos y llevar los registros

 Dar seguimiento a las faltas del personal y notificar novedades a nómina.

 Cumplir lo determinado en la presente política.

 Generar el permiso por “calamidad doméstica” en los casos que lo ameriten.

 Solicitar la justificación pertinente una vez generada la calamidad doméstica para

 Notificar los salvoconductos que no han sido validados.

 Validar los Salvoconductos con su Hoja de Ruta.

 Cumplir y hacer cumplir lo determinado en la presente política.

 Aprobar el “permiso o salvoconducto” del personal a su cargo.

 Solicitar que se genere el requerimiento por faltas y atrasos de los colaboradores.

 Cumplir lo determinado en la presente política.

 Generar permisos personales y salvoconductos para el personal que no disponga

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.5. Colaboradores en General

 Cumplir lo determinado en la presente política.

 Generar el “permiso o salvoconducto” en la página web de SEDEMI S.C.C. con el

 Deberá disponer de clave y registrar su cuenta bancaria en el IESS para acceder a

 Cumplir lo determinado en la presente política.

 Imprimir y entregar el permiso personal, salvoconducto y/o hoja de ruta aprobado al

- INS RHH 14 GENERACIÓN DE PERMISOS Y SALVOCONDUCTOS

4.1. Reglamento Interno

 Art. 21.- “Las faltas de asistencia, faltas de puntualidad, error en el registro de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

4.2. Código de Trabajo

- Obligaciones del empleador Art. 42:

5.1. Permisos Personales

El jefe inmediato o responsable de área aprobará permiso por asuntos personales,

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

5.1.2. Entrega Control y Descuentos

Una vez aprobado, Garita principal imprimirá y entregará el documento PERMISO

5.2. Toma de la hora de Almuerzo

Nota. - Serán considerados como minutos de atraso el tiempo tomado por el

 Personal Operativo una hora dentro de un rango de 12:00 a 14:00 Horas

5.3. Ausentismo remunerado (Salvoconducto)

5.3.1. Entrega Control y Descuentos