MANUAL

DE USUARIO

Versión 1.0
TABLA DE CONTENIDO

1. MÓDULO GESTOR DOCUMENTAL ................................................................................... 4

1.1 INICIO ..................................................................................................................................................... 4

1.2 CORRESPONDENCIA ............................................................................................................................. 4

1.2.1 Recibir Correspondencia ...................................................................................................................... 4
1.2.2 Documentos relacionados correspondencia recibida ............................................................................... 6
1.2.3 Catálogo correspondencia recibida ........................................................................................................ 8
1.2.4 Enviar correspondencia ........................................................................................................................ 8
1.2.5 Correspondencia pendiente por enviar ................................................................................................. 12
1.2.6 Catálogo de correspondencia enviada ................................................................................................. 12
1.2.7 Parametrización ................................................................................................................................. 16

1.3 DOCUMENTOS ..................................................................................................................................... 17

1.3.1 Carpetas ........................................................................................................................................... 17
1.3.2 Circuito de documentos ...................................................................................................................... 24

1.4 REGISTROS.......................................................................................................................................... 27

1.5 LISTADO MAESTRO ............................................................................................................................. 28

1.5.1 Listado Maestro ................................................................................................................................. 28
1.1.2. HISTORIAL DE DESCARGA............................................................................................................... 29

1.6 COLABORACIÓN .................................................................................................................................. 30

1.6.1 Compartir Documentos ....................................................................................................................... 30
1.6.2 Catálogo de Colaboración ................................................................................................................... 31

1.7 LOG...................................................................................................................................................... 31

1.8 CONFIGURACIÓN ................................................................................................................................. 32

1.8.1 Categoría de documentos ................................................................................................................... 32
1.8.2 Tipo Documento ................................................................................................................................ 33
1.8.3 Entes Externos .................................................................................................................................. 34
1.8.4 Contacto entes externos ..................................................................................................................... 34
1.8.5 Permisos documentales...................................................................................................................... 35
1.8.6 Grupos organizacionales .................................................................................................................... 36
1.8.7 Log Ingreso ...................................................................................................................................... 37

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Barra lateral módulo Gestor Documental. -------------------------------------------------------------------------- 4

Figura 2. Descargar manual de usuario del Gestor Documental.------------------------------------------------------------- 4
Figura 3. Formulario para ingresar correspondencia ------------------------------------------------------------------------- 5
Figura 4. Primer campo del formulario ingresar correspondencia ------------------------------------------------------------ 5
Figura 5. Paso 2 de ingresar correspondencia. ------------------------------------------------------------------------------- 6
Figura 6. Catálogo de oficios radicados pendientes por cargar documentación relacionada. ------------------------------- 7
Figura 7. Pasos para ingresar soporte del radicado pendiente por cargar. -------------------------------------------------- 7
Figura 8. Catálogo de correspondencia recibida. ----------------------------------------------------------------------------- 8
Figura 9. Formulario enviar correspondencia. -------------------------------------------------------------------------------- 9
Figura 10. Formulario nuevo destinatario y nuevo contacto. ----------------------------------------------------------------- 9
Figura 11. Formulario Información Oficio------------------------------------------------------------------------------------ 10
Figura 13. Documentos anexos correspondencia enviada ----------------------------------------------------------------- 11
Figura 14. Inbox – Circuito de aprobación ---------------------------------------------------------------------------------- 11
Figura 15. Formulario información Oficio ------------------------------------------------------------------------------------ 11
Figura 16. Catálogo de correspondencia pendiente por enviar. ------------------------------------------------------------ 12
Figura 17. Documentos relacionados a una correspondencia enviada. ---------------------------------------------------- 12
Figura 18. Catálogo de correspondencia enviada. -------------------------------------------------------------------------- 13
Figura 19. Sticker Radicado ------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
Figura 20. Opción para el cargue de radicado. ----------------------------------------------------------------------------- 14
Figura 21. Detalles de la correspondencia enviada. ------------------------------------------------------------------------ 14
Figura 22. Ventana emergente relacionar correspondencias y respuestas ------------------------------------------------ 14
Figura 23. Opción Editar: Formulario enviar correspondencia, asociar Anexos, correspondencias y respuestas -------- 15
Figura 24. Correspondencia relacionada. ----------------------------------------------------------------------------------- 15
Figura 25. Soportes de correspondencia. ----------------------------------------------------------------------------------- 16
Figura 26. Motivo inactivación correspondencia ---------------------------------------------------------------------------- 16
Figura 27. Formulario Parametrización plantilla. ---------------------------------------------------------------------------- 16
Figura 28. Catálogo de plantillas parametrizadas. -------------------------------------------------------------------------- 17
Figura 29. Menú lateral Documentos. --------------------------------------------------------------------------------------- 17
Figura 30. Ítem Carpetas.---------------------------------------------------------------------------------------------------- 17
Figura 31.Ventana registrar nueva carpeta. --------------------------------------------------------------------------------- 18
Figura 32. Listado de carpetas creadas. ------------------------------------------------------------------------------------ 18
Figura 33. Interfaz carpetas. ------------------------------------------------------------------------------------------------- 18
Figura 34. Contenido Carpetas ---------------------------------------------------------------------------------------------- 19
Figura 35. Nuevo Documento. ----------------------------------------------------------------------------------------------- 19
Figura 36. Botón mover documento. ---------------------------------------------------------------------------------------- 20
Figura 37. Ventana nueva versión. ------------------------------------------------------------------------------------------ 21
Figura 38. Bitácora de Versiones. ------------------------------------------------------------------------------------------- 21
Figura 39. Crear Documento.------------------------------------------------------------------------------------------------ 22
Figura 40. Formulario para crear galería multimedia. ----------------------------------------------------------------------- 23
Figura 41. Nuevo Documento tipo: Informe Periódico ---------------------------------------------------------------------- 23
Figura 42. Nuevo Documento tipo: Póliza ----------------------------------------------------------------------------------- 24
Figura 43. Circuito de documentos. ----------------------------------------------------------------------------------------- 24
Figura 44. Alertas visuales para revisión de Documentos. ----------------------------------------------------------------- 24
Figura 45. Listado de documentos por revisar. ----------------------------------------------------------------------------- 25
Figura 46. Formulario revisión del documento. ----------------------------------------------------------------------------- 25
Figura 47. Lista de documentos por aprobar. ------------------------------------------------------------------------------- 26

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Figura 48. Formulario de aprobación de documentos. ---------------------------------------------------------------------- 26
Figura 49. Listado de documentos. ------------------------------------------------------------------------------------------ 27
Figura 50. Bitácora de Descargas. ------------------------------------------------------------------------------------------ 27
Figura 52. Catálogo de registros. -------------------------------------------------------------------------------------------- 28
Figura 53. Filtro específico -------------------------------------------------------------------------------------------------- 28
Figura 53. Listado maestro de documentos --------------------------------------------------------------------------------- 29
Figura 54. Historial de Descargas del Listado Maestro --------------------------------------------------------------------- 29
Figura 55. Menú Colaboración ---------------------------------------------------------------------------------------------- 30
Figura 56. Datos de entrada para compartir documentos ------------------------------------------------------------------ 30
Figura 57. Selección de Documentos para compartir ----------------------------------------------------------------------- 30
Figura 58. Selección de Usuarios para compartir --------------------------------------------------------------------------- 31
Figura 59. Pestaña de colaboración en el Inbox ---------------------------------------------------------------------------- 31
Figura 60. Catálogo de Colaboración --------------------------------------------------------------------------------------- 31
Figura 61. Ventana inicial LOG - Filtros. ------------------------------------------------------------------------------------ 32
Figura 62. Tabla log. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 32
Figura 63. Submenú configuración. ----------------------------------------------------------------------------------------- 32
Figura 64. Crear Nueva Categoría ------------------------------------------------------------------------------------------ 33
Figura 65. Catálogo Categorías de Documentos --------------------------------------------------------------------------- 33
Figura 66. Registrar Tipo de documento. ----------------------------------------------------------------------------------- 33
Figura 67. Listar tipos de documento. --------------------------------------------------------------------------------------- 34
Figura 68. Nuevo ente externo ---------------------------------------------------------------------------------------------- 34
Figura 69. Listar entes externos -------------------------------------------------------------------------------------------- 34
Figura 70. Nuevo contacto ente externo ------------------------------------------------------------------------------------ 35
Figura 71. Catálogo contacto ente externo ---------------------------------------------------------------------------------- 35
Figura 72. Asignar permisos documentales Usuarios ---------------------------------------------------------------------- 35
Figura 74. Asignar permisos documentales parte 2. ------------------------------------------------------------------------ 36
Figura 75. Formulario “registrar grupo organizacional”.--------------------------------------------------------------------- 36
Figura 76. Listar grupos organizacionales. ---------------------------------------------------------------------------------- 37
Figura 77. Log de Ingreso --------------------------------------------------------------------------------------------------- 37

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1. MÓDULO GESTOR DOCUMENTAL

Al hacer clic en el módulo “Gestor Documental” en el menú superior, el usuario será dirigido a la pantalla donde
encontrará un menú lateral que permite acceder a las opciones de esta funcionalidad, como se muestra en la Figura 1.

Figura 1. Barra lateral módulo Gestor Documental.

1.1 INICIO

Una vez el usuario ingresa al menú de inicio podrá tener acceso al manual del módulo dando clic en el link “Módulo de
Gestor Documental”. (Ver Figura 2 )

Figura 2. Descargar manual de usuario del Gestor Documental.

1.2 CORRESPONDENCIA

El menú correspondencia es la segunda opción que aparece en el menú lateral del módulo Gestor Documental y permite
al usuario ingresar los oficios recibidos de un ente externo y gestionar los que está emitiendo la entidad.

1.2.1 Recibir Correspondencia

En esta opción, el aplicativo mostrará el formulario presentado en la Figura 3, el cual deberá ser diligenciado en su totalidad
teniendo en cuenta las siguientes acotaciones para cada uno de los campos que lo componen.

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 Figura 3. Formulario para ingresar correspondencia

 Repuesta a una comunicación enviada: Corresponde a la opción de relacionar el oficio que se está recibiendo como
la respuesta de uno enviado con anterioridad, debe seleccionarse la opción “si” y seleccionar el número de oficio tal
como se presenta en la Figura 4. En caso de que sea un oficio completamente nuevo debe seleccionarse la opción
“No”.

Figura 4. Primer campo del formulario ingresar correspondencia

 Remitente: Corresponde a la selección o ingreso del remitente. Cuando la correspondencia que se está ingresando
es una respuesta, la información del remitente, contacto y asunto aparecerá precargada, en caso contrario, el usuario
debe seleccionarlo de la lista desplegable, si el remitente no se encuentra registrado debe dar clic sobre el botón
“+agregar” y diligenciar el formulario que se muestra en la ventana emergente. Si el remitente que se seleccionó
cambio alguno de los datos que se tenían almacenados, estos pueden ser editados dando clic en el botón “editar”
que se encuentra ubicado al lado derecho de la lista desplegable.

 Contacto Remitente: Este se seleccionará de la lista desplegable. De ser necesario actualizar alguno de los datos
que precarga el aplicativo, el usuario deberá dar clic en la opción “editar”, en caso de que el contacto no se encuentre
en la lista, el usuario deberá crearlo en la opción “+agregar”.

 Fecha y hora de recibido: Aparecen automáticamente en el formulario, pero no están disponibles para que el usuario
las modifique.

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 Fecha Oficio: Esta podrá ser elegida por el usuario y corresponde a la fecha que está en el oficio, la cuál puede ser
días antes a la fecha de radicación.

 Persona a quien va dirigido el oficio radicado: Es una lista desplegable de las personas que están autorizadas por la
entidad para recibir la correspondencia, si en el oficio no se especifica a quien va dirigido o la persona que se cita no
está disponible, el usuario deberá seleccionar la opción “Administrador del Sistema”, quien realizará las gestiones
pertinentes.

 Entidad a la que va dirigido el oficio: Corresponde a la a entidad a la cual se remite el oficio, la cual en muchas
ocasiones puede ser diferente a la entidad que recibe, pues se envía copia del oficio de manera informativa.

 Páginas del radicado y código del oficio del ente externo: Corresponde al espacio donde el usuario indica cuantas
Páginas tiene el oficio que se pretende radicar y digita el respectivo código que le asigna el ente externo.

 Documentos físicos y Dispositivo de almacenamiento Masivo: En caso que con el oficio se pretenda radicar no solo
es una carta, sino documentos varios, estos deben ser relacionados. El usuario que se encuentra diligenciando el
formulario, tiene que ingresar cuantas páginas componen los documentos entregados en físico y cuantos dispositivos
de almacenamiento masivo se recibieron. Los campos se encuentran por defecto diligenciados con el valor cero, para
el caso en que no se tengan documentos adjuntos.

Una vez diligenciado el formulario el usuario deberá dar clic en el botón “guardar” y el aplicativo abrirá una ventana con
el sticker de radicación generado, donde se dará la opción de cargar el documento escaneado con dicho sticker (Ver Figura
5).

Figura 5. Paso 2 de ingresar correspondencia.

Si por alguna razón, el usuario no puede cargar el radicado, el aplicativo le dará la opción para que realice este proceso
ingresando a “Documentos relacionados correspondencia recibida”. Tenga en cuenta que el menú correspondencia
quedará bloqueado y no le permitirá ingresar oficios radicados hasta que no finalice el proceso que quedo pendiente.

1.2.2 Documentos relacionados correspondencia recibida

Si el radicado ingresado al diligenciar el formulario descrito cuenta con documentos relacionados, este aparecerá en el
listado ubicado en el ítem “Documentos relacionados correspondencia recibida”. Para adjuntar los documentos debe
ingresarse al icono ubicado en la columna de “Documentación”, al dar clic sobre este, el aplicativo desplegará una nueva
ventana donde se encontrarán habilitados los campos para cargar documentos en los ítems en los cuales se haya
registrado un numero diferente de cero, es decir, si solo se indicó que junto con el oficio se entregaron “Dispositivos de
almacenamiento masivo”, el aplicativo solo permitirá subir documentos en esta sección. (Ver Figura 6).

Una vez se han cargado todos los documentos adjuntos, estos junto con el oficio radicado le aparecerán en el Inbox al
usuario que se haya designado como responsable. Si el oficio no contaba con documentos relacionados y se le cargo el
soporte con el sticker del radicado, este no aparecerá en el catálogo “Documentos relacionados correspondencia recibida”,
pasará directamente al Inbox del usuario designado como responsable.

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 Figura 6. Catálogo de oficios radicados pendientes por cargar documentación relacionada.

Si al usuario por alguna razón le quedo pendiente el cargue del oficio escaneado con el sticker, tendrá que ingresar a la
acción “radicado”, en donde el aplicativo le permitirá realizarlo. (Ver Figura 7)

Figura 7. Pasos para ingresar soporte del radicado pendiente por cargar.

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1.2.3 Catálogo correspondencia recibida

Al ingresar al “catálogo de correspondencia recibida” el aplicativo mostrará el consolidado de oficios recepcionados en

la organización (Ver Figura 8), dentro de este se podrán ejecutar las siguientes acciones:

 Ver : Muestra toda la información diligenciada al momento de crear el oficio.

 Correspondencia relacionada : Muestra el listado de los oficios y los documentos relacionados que se
desencadenaron del envío o recepción de una correspondencia.
 Ver Anexos : Permite al usuario ver los anexos que fueron cargados al oficio, después que la persona a quien le
fueron asignados los haya gestionado.
 Inactivar : Permite inactivar un registro, por ejemplo, un registro creado por error.
 Cambiar radicado de la correspondencia : Permite realizar el cambio del oficio adjunto radicado.
 Relacionar correspondencia : Permite relacionarle otras correspondencias recibidas o respuestas no asociadas.
 Imprimir sticker : Permite al usuario imprimir de nuevo el sticker del radicado.

Figura 8. Catálogo de correspondencia recibida.

1.2.4 Enviar correspondencia

Una vez el usuario ingresa a la opción “enviar correspondencia”, el aplicativo le mostrará un formulario, el cual debe ser
diligenciado en su totalidad, teniendo en cuenta las acotaciones que se listan a continuación:

 El usuario diligenciará la información correspondiente a la persona a la cual va dirigido el oficio (Figura 9) para esto,
debe buscar en la lista desplegable el “destinatario” y el aplicativo precargará los datos de nombre, ciudad, dirección
y teléfono que se encuentran almacenados, de la misma manera ocurre con la selección del “Contacto
destinatario”. Si alguno de los datos cambió, se deberá ingresar al botón “editar”, para que modifique la información
respectiva. En caso que no se encuentre el destinatario dentro de la lista desplegable, se debe ingresar al botón
“Agregar” (Ver Figura 10).

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 Figura 9. Formulario enviar correspondencia.

Figura 10. Formulario nuevo destinatario y nuevo contacto.

 El campo “asunto del radicado”, corresponde al asunto que se cita en el documento que se pretende radicar. El
espacio de “fecha y hora” aparecen en el formulario, pero no están disponibles para que el usuario los ingrese o
modifique, estos los captura el aplicativo de forma automática. El número de “páginas de documentos adjuntos” y
“dispositivos de almacenamiento masivo” deberá ingresarse en caso que además del oficio existan documentos
adicionales, en caso contrario, se deberá digitar cero.

 La parte del formulario relacionada con la información del oficio hace referencia al contenido del documento que se
va a radicar. (Ver Figura 11). El usuario deberá seleccionar la plantilla a utilizar, creada previamente en
Parametrización con un encabezado y pie de página. Seguido a esto, se dará descargar a una segunda plantilla en
formato Word donde se digitará el contenido del oficio en el espacio indicado para cargar posteriormente dicho
documento a la plataforma colocando a quien le será envida copia, en el espacio designado. (Ver Figura 12).

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 Figura 11. Formulario Información Oficio

Figura 12. Plantilla para digitar contenido de oficio

 Para poder imprimir y enviar el oficio primero debe pasar por un circuito de aprobación elegido previamente por el
usuario, quién seleccionará las personas que: “Revisan”, “Aprueban” y “firman”, estando el oficio solamente
disponible para ser enviado una vez se apruebe la firma. El campo llamado “responsable”, es una lista desplegable
que cuenta con las personas que están autorizadas por la entidad para recibir o enviar correspondencia, el usuario
debe elegir la persona que está generando el oficio que se pretende radicar.

 El final del formulario para enviar correspondencia se debe relacionar los anexos del oficio y las instrucciones de
envío, es importante anotar que los anexos se toman desde el gestor documental, por tanto estos ya deben estar
montados en la plataforma antes de generar el oficio. (Ver Figura 13)

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 Figura 13. Documentos anexos correspondencia enviada

 Una vez el usuario ha diligenciado la información anterior, el oficio creado queda disponible en el ítem “Circuito de
aprobación” del Inbox (Ver Figura 14 ), para iniciar el proceso:

- Usuario revisa: Previsualizará el oficio y deberá ejecutar la operación “Ajustar” o “Aprobar”, en caso de ajustar
será devuelto a su creador, en caso de aprobar pasará al usuario que aprueba.
- Usuario Aprueba: Previsualizará el oficio y deberá ejecutar la operación “Ajustar” o “Aprobar”, en caso de ajustar
será devuelto a su creador, en caso de aprobar pasará al usuario que Firma.
- Usuario Firma: Previsualizará el oficio y deberá ejecutar la operación “Ajustar” o “Aprobar”, en caso de ajustar
será devuelto a su creador, en caso de aprobar el oficio incluirá la firma digital y quedará almacenado en
correspondencia pendiente por enviar hasta que se verifique gestión.

En caso de “ajustar” un oficio, se deberá indicar en un cuadro de texto el motivo por el que se solicita el ajuste y las
correcciones que el creador debe ejecutar, devolviéndose en el circuito hasta su responsable. La persona encargada,
realizará los respectivos ajustes, hasta que se obtenga la versión final que será enviada a radicar; a través la ventana
emergente podrá previsualizar el oficio y conocer los comentarios. (Ver Figura 15).

Figura 14. Inbox – Circuito de aprobación

Figura 15. Formulario información Oficio

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Cuando el Usuario aprueba la firma del oficio, este pasa al catálogo del Inbox llamado “Histórico del circuito de
aprobación”, donde podrá visualizar el oficio creado y su circuito de aprobación.

1.2.5 Correspondencia pendiente por enviar

Una vez el oficio es gestionado, queda disponible para que el usuario asignado imprima los documentos y realice el envío
de estos al destinatario (Ver Figura 16).

Figura 16. Catálogo de correspondencia pendiente por enviar.

Para radicar en el ente externo, el usuario deberá imprimir el oficio, el cual se visualiza en la columna “Ver oficio”. Los
documentos relacionados, en caso de que existan, se encuentran al dar clic en el botón “Documentos relacionados”
(Ver Figura 17).

Figura 17. Documentos relacionados a una correspondencia enviada.

En la opción llamada “confirmar envío”, el usuario corroborará que el oficio ya fue enviado a la entidad a la cual estaba
remitido y que está pendiente la recepción del recibido correspondiente.

1.2.6 Catálogo de correspondencia enviada

Una vez el oficio generado es enviado a radicación y confirmado en correspondencia pendiente por enviar, este registro
pasa a hacer parte del catálogo de correspondencia enviada (Ver Figura 18), en donde el usuario cuenta con las siguientes
acciones:

 Imprimir Sticker : Permite imprimir stickers generados automáticamente por el aplicativo, con la información del
radicado, para relacionar anexos o documentos adjuntos. (Ver Figura 19)

 Radicado : El usuario deberá cargar el recibido del oficio enviado a un ente externo siempre que aparezca el icono
de color rojo, de lo contrario significa que el archivo ya está almacenado y lo permitirá visualizar a través del icono
. Para el cargue de este documento el aplicativo desplegará una ventana emergente como la mostrada en la Figura
20, que me permitirá ingresar, el código del ente externo con que identifican el radicado y la fecha de radicación del
oficio.

 Información de la correspondencia : Muestra en una ventana emergente toda la información correspondiente al

oficio enviado, tanto los datos del remitente, destinatario, como el PDF del documento (Ver Figura 21).

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 Editar Correspondencia : A través de esta opción, el usuario podrá relacionar documentos anexos a un oficio
enviado que no fueron asociados anteriormente, se abrirá una nueva ventana con el formulario de enviar
correspondencia que solamente permitirá editar dichas opciones. (Ver Figura 23)

 Correspondencia relacionada : Al ingresar a este icono el usuario podrá visualizar todos los oficios enviados y
recibidos que se encuentren relacionados con el que se está consultando, las respuestas y los diferentes radicados
en caso de haberlo cambiado (Ver Figura 24).

 Ver Anexos : Al dar clic en este icono, el aplicativo permitirá al usuario observar los anexos asociados al oficio
enviado. (Ver Figura 25)

 Relacionar Correspondencia : Opción que permite relacionar a un oficio, respuestas (tipo R) o correspondencias
relacionadas (Tipo E). (Figura 22)

NOTA: Para que un oficio sea relacionado con otro debe al momento de ingresarse indicarse que es respuesta a uno
anteriormente creado y seleccionar el número asignado.

 Inactivar Correspondencia : A través de esta opción se cambia de status una correspondencia de activa a inactiva,
para ello se debe especificar el motivo por el cual se desea inactivar dicha correspondencia. (Ver Figura 26)

 Cambiar radicado de la correspondencia : Permite al usuario cambiar el escáner del radicado que fue cargado
previamente, en caso que sea necesario, por algún error o modificación del mismo.

Figura 18. Catálogo de correspondencia enviada.

Figura 19. Sticker Radicado

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 Figura 20. Opción para el cargue de radicado.

Figura 21. Detalles de la correspondencia enviada.

Figura 22. Ventana emergente relacionar correspondencias y respuestas

Página 14 de 37 Versión 1.
 Figura 23. Opción Editar: Formulario enviar correspondencia, asociar Anexos, correspondencias y respuestas

Figura 24. Correspondencia relacionada.

Página 15 de 37 Versión 1.
 Figura 25. Soportes de correspondencia.

Figura 26. Motivo inactivación correspondencia

1.2.7 Parametrización

Dentro del ítem de Parametrización se tiene la opción de crear la plantilla para la generación del PDF del radicado.

1.2.7.1 Plantilla Oficio

Las plantillas configuradas en este ítem serán usadas para la construcción de los PDF de los oficios generados; para crear
una nueva plantilla el usuario debe asignarle un “nombre o identificador” y adjuntar la imagen que se mostrará en el
encabezado y pie de página (Ver Figura 27). Todos los registros creados se verán reflejados en el catálogo presentado en
la Figura 28.

Figura 27. Formulario Parametrización plantilla.

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 Figura 28. Catálogo de plantillas parametrizadas.

1.3 DOCUMENTOS

En esta opción se encuentran las funcionalidades asociadas con la creación de carpetas, documentos y el circuito de
aprobación de estos últimos. (Ver Figura 29).

Figura 29. Menú lateral Documentos.

1.3.1 Carpetas

El ítem carpetas cuenta con dos funciones principales disponibles en el menú lateral (Ver Figura 30).

Figura 30. Ítem Carpetas.

1.3.1.1 Administrar carpetas

En esta interfaz el usuario puede crear y administrar las carpetas donde se almacenarán los documentos del gestor
documental. Al ingresar a esta opción el usuario encontrará el listado de carpetas creadas, con información relevante de
las mismas, en donde al dar clic sobre el módulo abrirá una ventana como la mostrada en la Figura 31 ,
en donde deberá digitar el nombre de la carpeta, asignar un código de 3 caracteres, seleccionar el proyecto y como datos
opcionales puede indicar el lote control y lote de trabajo.

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 Figura 31.Ventana registrar nueva carpeta.

La información ingresada se visualizará en el listado disponible en el catálogo (Ver Figura 32), en donde podrá editarse,
inactivarse o eliminarse a través de los íconos disponibles en la columna de acciones.

Figura 32. Listado de carpetas creadas.

El aplicativo tendrá por defecto cinco carpetas creadas, las cuales no podrán ser eliminadas o modificadas, estas carpetas
son:

 Multimedia: almacena las galerías de fotos o videos que el usuario cargue al aplicativo.
 Correspondencia enviada: el aplicativo de forma automática va almacenando las correspondencias enviadas, dentro
de esta carpeta solo se permite consulta.
 Correspondencia recibida: el aplicativo de forma automática va almacenando las correspondencias recibidas, dentro
de esta carpeta solo se permite consulta.
 Requisitos legales: el aplicativo de forma automática almacena los requisitos legales creados en el módulo de
seguimiento y control, en el ítem de seguimiento ambiental.
 Galería de Bitácora de Obra: Almacena las galerías de fotos que el usuario cargue al aplicativo en las bitácoras
creadas en el módulo de seguimiento y control.

1.3.1.2 Listar Carpetas

Al hacer clic en esta opción, el usuario accederá a la interfaz de carpetas (Ver Figura 33), donde podrá observar las
carpetas organizadas por nombre, código, proyecto y entidad. Al dar clic sobre el icono , el usuario podrá ingresar a la
carpeta para ver su contenido (Ver Figura 34).

Figura 33. Interfaz carpetas.

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 Figura 34. Contenido Carpetas

 Información básica: el usuario podrá visualizar el nombre de la entidad y nombre de la carpeta a la que se ingresó.

 Listado de documentos: En esta tabla se encuentran los documentos ingresados a la plataforma junto con varios
botones de acciones para administrarlos (Información del documento, Ver documento, Mover documento.
 Botón Nuevo Documento: ubicado en la parte superior derecha, permite la creación de documentos en la carpeta. Al
dar clic sobre él, el módulo abrirá una ventana como la mostrada en la Figura 35, en donde deberá ingresar la
información solicitada y adjuntar el nuevo archivo, una vez se guarde, una ventana emergente le indicará que el
documento ha sido registrado correctamente. El nuevo documento será visualizado en la tabla del listado de
documentos.

Dentro del formulario para crear nuevos documentos el usuario deberá indicar si este requiere un circuito de
aprobación, en caso afirmativo, deberá indicar que personas de las que tienen usuario en el sistema son las
encargadas de ejecutar este circuito. El aplicativo generará un código para identificar el documento teniendo en cuenta
la entidad, la categoría y un consecutivo automático, este no podrá ser editado por el usuario, por ende no aparece
como un campo en la creación del documento, solo se muestra en el catálogo.

Figura 35. Nuevo Documento.

En la columna acciones se tendrá las siguientes opciones:

o Botón Información de Documento : Permite acceder al detalle de las características del documento, título,
carpeta, tipo, categoría, versión, código, autor, entidad, fecha de emisión y versión.

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 o Inactivar Documento : Al dar clic en esta acción se abrirá una ventana emergente que solicitará un motivo
de inactivación, el cual podrá ser visualizado en el estado del documento cuando pasa de creado a inactivo.

o Botón Ver Documento : Deja al usuario visualizar el documento en un visor de PDF, en caso que el tipo de
documento no sea compatible con el visor, se inicia la descarga del mismo.

o Botón Mover Documento : Concede al usuario mover documentos entre las carpetas creadas (ver Figura
36) se desplegará una ventana en donde el usuario podrá elegir la nueva carpeta a la que desea mover el
documento y luego podrá dar clic en guardar, una ventana emergente le informará que el documento ha
sido movido correctamente.

Figura 36. Botón mover documento.

o Botón Editar Documento : Permite la edición de la información general del documento, al dar clic sobre
el botón se habilitará una nueva ventana en donde el usuario podrá editar los datos que desee y
posteriormente deberá dar clic en guardar para almacenar los datos nuevamente en la plataforma.

o Nueva versión : Al dar clic, el aplicativo habilitará una nueva ventana (Figura 37), en donde podrá generar
la nueva versión del documento ingresando la información solicitada. El campo del código y versión del
documento se actualizarán automáticamente. Una vez aprobada la nueva versión, el documento antiguo
pasará a ser una versión obsoleta.

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 Figura 37. Ventana nueva versión.

o Bitácora de Versiones : Muestra el historial de versiones del documento, informando al usuario la fecha
de renovación, nombre, versión y el motivo de cambio. Con la acción “ver” puedes visualizar los detalles
del documento (Ver Figura 38).

Figura 38. Bitácora de Versiones.

 Listado de Documentos obsoletos: En esta tabla se encuentran los documentos que tienen una versión diferente a la
1, los documentos que aparecen en este catálogo solo están disponibles para consulta.

1.3.1.3 Crear Documentos

Permite al usuario crear documentos sin ingresar a la carpeta (Ver Figura 39), este formulario contiene:

- Carpeta: Se ingresa la carpeta del gestor documental donde se requiere que quede almacenado el documento.
- Categoría: Se selecciona la categoría, previamente creada, que será asignada a documento.
- Tipo de Documento: Se elige el tipo de documento al cual pertenece el archivo a almacenar.
- Entidad que emite el documento: Empresa que elaboró el documento
- Entidad a la que va dirigido el documento: Campo aplicable a comunicados, correos o similares que son remetidos a
una entidad.
- Fecha de emisión del documento: Se selecciona la fecha en que fue emitido el documento a almacenar.
- Autor del documento: Persona que elabora el documento a almacenar.
- Título del documento: Nombre con el que se identificará el archivo y con el cual podrá ser buscado en el catálogo de
documentos.

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- Versión del documento: La versión es asignada automáticamente por el aplicativo, no podrá ser modificada, e inicia en
uno (1).
- Circuito de aprobación: En caso de requerir circuito, se debe seleccionar “si” y elegir a los usuarios que serán participes
del circuito.
- Cargar documento: Seleccionar documento y adjuntar.

Figura 39. Crear Documento.

En caso que se seleccione la carpeta llamada multimedia (viene por defecto en el aplicativo), el formulario para crear
documentos cambiará, permitiendo cargar múltiples archivos, es decir una galería de fotos y videos. Dicho formulario se
presenta en la Figura 40. Así mismo, existen diferentes tipos de documentos que generan cambios en el formulario como
es el caso de informes periódicos y pólizas.

- Documento tipo informe periódico (Ver Figura 41): Se tendrá que seleccionar el nombre del informe periódico y la fecha
presupuestada al que pertenece el documento almacenar. Adicional a esto, se deberá indicar el contenido del
informe.

- Documento tipo póliza (Figura 42): El documento a almacenar podrá ser asociado a una póliza creada, se deberá
seleccionar la entidad aseguradora, indicar el número de la póliza, la fecha de expedición, valor asegurado, fecha de
inicio y fin de la cobertura y una descripción de dicha cobertura.

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 Figura 40. Formulario para crear galería multimedia.

Figura 41. Nuevo Documento tipo: Informe Periódico

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 Figura 42. Nuevo Documento tipo: Póliza

1.3.2 Circuito de documentos

En esta interfaz el usuario podrá iniciar el proceso para habilitar los documentos cargados al gestor documental y que
requieren circuito de aprobación, por medio de los pasos de revisión y aprobación de documentos, una vez sean aprobados
los documentos estarán disponible en la carpeta que hayan sido guardados (Ver Figura 43.)

Figura 43. Circuito de documentos.

El aplicativo genera alertas visuales cuando el usuario tiene pendiente la revisión o aprobación de un documento. Ver
Figura 44.

Figura 44. Alertas visuales para revisión de Documentos.

1.3.2.1 Revisar Documentos

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En esta opción el usuario podrá realizar el primer paso de la revisión de documentos, de modo que pasen a aprobación y
finalmente queden habilitados en el gestor documental. Al ingresar, encontrará un listado de los documentos que están
creados y pendientes por revisión, al dar clic sobre “Revisar” (ver Figura 45), el módulo abrirá una nueva ventana con
un formulario en donde se precargarán datos como: tipo de documento, código, título del documento, fecha de revisión y
versión del documento, adicionalmente podrá descargar el documento, realizar la respectiva validación, adjuntar el nuevo
archivo revisado y dar clic en “revisar” o “rechazar”. (Ver Figura 46).

Figura 45. Listado de documentos por revisar.

Figura 46. Formulario revisión del documento.

Si elige la opción revisar, se abrirá una ventana de confirmación, si por el contrario rechaza el documento, el módulo
habilitará una ventana emergente en donde el usuario deberá escribir el motivo del rechazo, posteriormente dará clic
en rechazar, y mediante un mensaje de confirmación el sistema informará que el documento ha sido rechazado
.
1.3.2.2 Aprobación documentos

Al ingresar, el usuario encontrará un catálogo con el listado de documentos que ya fueron revisados y que están
pendientes por aprobación, al dar clic sobre “Aprobar” (Ver Figura 47), el módulo abrirá una nueva ventana con
un formulario en donde se precargarán datos como: tipo de documento, código, título del documento, fecha de
creación y versión del documento, adicionalmente podrá descargar el documento, realizar la respectiva validación ,
adjuntar el nuevo archivo y dar clic en aprobar o rechazar. (Ver Figura 48).

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 Figura 47. Lista de documentos por aprobar.

Si elige la opción aprobar, se abrirá una ventana de confirmación, si por el contrario rechaza el documento, el módulo
habilitará una ventana modal en donde el usuario deberá escribir el motivo del rechazo, posteriormente dará clic en
rechazar, y mediante un mensaje de confirmación el sistema informará que el documento ha sido rechazado.

Figura 48. Formulario de aprobación de documentos.

1.3.2.3 Catálogo de documentos

Esta opción lista los documentos cargados al aplicativo en el menú documentos (Ver Figura 49), allí el usuario podrá filtrar
la información a través de las distintas opciones y también podrá visualizar los archivos usando la función ver.

El aplicativo también permite realizar una descarga masiva de las últimas versiones de los documentos, para ello, el usuario
deberá seleccionar los documentos que requiera y dar clic sobre “Descargar archivos”, el aplicativo entregará un .Zip
con los documentos seleccionados y un PDF con el reporte de descarga. El usuario podrá consultar el historial de
descargas en el Historial de Descargas.

El catálogo presenta unos filtros en la parte superior que facilitan la búsqueda de archivos:

- Filtro Gestor Documental: Se podrá filtrar por documentos propios o compartidos

- Filtro tipos de Documentos: Se filtrará por todos los tipos de documentos existentes
- Filtro Búsqueda General: Se podrá filtrar por cualquier palabra que esté contenida en las diferentes columnas.

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 Figura 49. Listado de documentos.

1.3.2.4 Historial de Descargas

Muestra el historial de descargas realizadas desde Catálogo del Listado Maestro, esto con el fin de mantener la trazabilidad
y la seguridad documental. En el catálogo se encontrará la fecha en la que se realizó la descarga, el usuario que ejecuto
la acción y un reporte detallado en donde se encuentra el listado de documentos que salieron del aplicativo.

Figura 50. Bitácora de Descargas.

1.4 REGISTROS

Dentro del menú registros el usuario encontrará el catálogo de todos los archivos cargados al aplicativo como registros.
Para crear nuevos registros el usuario deberá dar clic en el botón ubicado en la parte superior derecha
y diligenciar el formulario que se presenta en la Figura 51, donde deberá indicar a que formato se va a adicionar el registro
que se está creando, el nombre, la fecha, cargar el archivo y finalmente dar clic en guardar. Una vez procesado el
documento una ventana emergente indicará que el registro ha sido guardado exitosamente.

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 Figura 51. Formulario Crear Registros.

Todos los registros creados se listarán en un catálogo, donde el usuario deberá seleccionar de la lista desplegable el
formato sobre el cual desea conocer los registros, dentro de las opciones disponibles se encuentra la de visualizar y
eliminar el archivo (ver Figura 52).

Figura 52. Catálogo de registros.

1.5 LISTADO MAESTRO

1.5.1 Listado Maestro

El aplicativo mostrará el consolidado de toda la información a la que un determinado usuario tiene permiso de acceder y
que se encuentre almacenada en las diferentes funcionalidades del gestor documental, en la Figura 54 se presenta el
catálogo del listado maestro. Con el fin de facilitar la manipulación de la información el listado cuenta con diferentes filtros
como:

Filtro específico

Para acceder a esta opción se deberá escoger la acción “FE” del botón , a través de esta
funcionalidad se permite al usuario realizar filtros en simultáneo, sumando los registros de todos los filtros ejecutados.
(Ver Figura 53)

Figura 53. Filtro específico

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Filtro general

Para acceder a esta opción se deberá escoger la acción “FG” del botón , a través de esta
funcionalidad se permite al usuario realizar los siguientes filtros:

- Tipo de documento: Permite seleccionar cualquiera de los tipos de documentos existentes.

- Carpeta: Presenta todas las carpetas para elegir por cual se desea filtrar.
- Categoría: Se podrá filtrar por las distintas categorías de los documentos.
- Autor: Se deberá digitar el nombre de quien elabora el documento.
- Entidad que emite el documento: se podrá seleccionar entre las diferentes entidades creadas.
- Gestor documental: Podrá filtrarse entre los gestores documentales sobre los cuales se tenga permisos.
- Búsqueda general: El filtro se realizara de acuerdo a la palabra digitada.
- Fecha de inicio y fin: Aparecerán sólo los archivos creados entre las fechas digitadas.

Además de los filtros anteriores el listado maestro tiene las pestañas:

- Descargar Archivos: Se podrá seleccionar archivos, y picar este botón se iniciará la descarga de los mismos en un .Zip
con su respectivo reporte de descarga.
- Mostrando # elementos: Al picar esta opción se podrá elegir el número de elementos a visualizar.
- Columnas: Se podrá seleccionar las columnas que se desean ver y ocultara las demás.
- Excel: Realizará una descarga del listado en Excel con los filtros ejecutados.
- PDF: Realizará una descarga del listado en PDF con los filtros ejecutados.

Figura 54. Listado maestro de documentos

1.1.2. HISTORIAL DE DESCARGA

Muestra el historial de descargas realizadas desde Catálogo de documentos, esto con el fin de mantener la trazabilidad y
la seguridad documental. En el catálogo se encontrará la fecha en la que se realizó la descarga, el usuario que ejecuto la
acción y un reporte detallado en donde se encuentra el listado de documentos que salieron del aplicativo.

Figura 55. Historial de Descargas del Listado Maestro

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1.6 COLABORACIÓN

A través de esta opción compartir documentos a otros usuarios del aplicativo, sin importar los permisos que dicho
documento tenga asociados. (Ver Figura 56)

Figura 56. Menú Colaboración

1.6.1 Compartir Documentos

Para compartir documentos el usuario deberá diligenciar el formulario que se muestra en la Figura 57, una vez se elija el
tipo de documento, se cargará automáticamente los registros asociados; el usuario tendrá que seleccionar los documentos
que desea compartir y posteriormente hacer clic en “Agregar Documentos” donde pasara a una lista de documentos
agregados. (Ver Figura 58).

Figura 57. Datos de entrada para compartir documentos

Figura 58. Selección de Documentos para compartir

Elegida la totalidad de los archivos, se debe seleccionar los usuarios con quienes se quiere compartir la información (Ver
Figura 59), al dar guardar se desplegará un mensaje que indica que los documentos fueron compartidos correctamente y

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llegará un correo a los usuarios con quien se realizó la compartición. Para que los usuarios a quienes se les compartió la
información puedan visualizarla, se deberá acceder al Inbox a la pestaña de Colaboración. (Ver Figura 60)

Figura 59. Selección de Usuarios para compartir

Figura 60. Pestaña de colaboración en el Inbox

1.6.2 Catálogo de Colaboración

Cada vez que se comparte un documento se lista en un catálogo de colaboración donde el usuario podrá acceder a la
información como la fecha, el asunto, autor, proyecto y estado (Ver Figura 61). Adicional a esto, se tiene acceso a la
columna de acciones que permite:

- Ver: Visualizar todos los documentos que se está compartiendo.

- Editar: Cambiar las propiedades de la compartición, adicionar o eliminar más documentos.
- Finalizar: Dejar de compartir la información.
- Bitácora: Reporte de todas las actividades de la compartición (Creación, actualización, finalización)

Figura 61. Catálogo de Colaboración

1.7 LOG

Permite conocer con detalle las acciones realizadas en el módulo Gestor documental. El usuario podrá hacer uso de
diferentes filtros para obtener información específica del Log (Ver Figura 62). Una vez procesada la podrá Buscar, copiar,
imprimir y guardar la tabla que soporta los registros mostrados. (Figura 63).

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 Figura 62. Ventana inicial LOG - Filtros.

Figura 63. Tabla log.

1.8 CONFIGURACIÓN

Al hacer clic en esta opción de la barra lateral, se desplegará un submenú que muestra las opciones para crear y
administrar diferentes ítems necesarios para el funcionamiento de gestor documental. (Figura 64).

Figura 64. Submenú configuración.

1.8.1 Categoría de documentos

Para crear una nueva categoría se deberá dar clic en el botón , desplegándose una ventana que
solicitará el nombre y código de la categoría a registrar (Ver Figura 65). Posteriormente, todas las categorías de
documentos se listarán en un catálogo donde podrá editarlas o eliminarlas (Ver Figura 66); en caso que una categoría
cuente con documentos asociados no permitirá la eliminación de la misma.

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 Figura 65. Crear Nueva Categoría

Figura 66. Catálogo Categorías de Documentos

1.8.2 Tipo Documento

Para crear un nuevo tipo de documento deberá hacer clic en el botón , que despliega una ventana modal,
solicitando la información de la Figura 67:

Figura 67. Registrar Tipo de documento.

Una vez suministrada la información el usuario debe hacer clic en para almacenar el nuevo tipo de documento
en el sistema. Los registros se mostraran en un listado que se muestra en una tabla (Ver Figura 68), donde podrán editarse
o eliminarse con ayuda de las acciones1.

1
El Tipo de Documento FORMATOS, POLIZAS E INFORMES PERIÓDICOS no puede ser editado, ni
eliminado.

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 Figura 68. Listar tipos de documento.

1.8.3 Entes Externos

Para crear un ente externo se deberá dar clic en el botón , desplegándose una ventana que solicitará la
información correspondiente para su creación (Ver Figura 69). Posteriormente, todos los entes externos se listarán en un
catálogo donde podrán ser editados (Ver Figura 70); en caso que una categoría cuente con documentos asociados no
permitirá la eliminación de la misma.

Figura 69. Nuevo ente externo

Figura 70. Listar entes externos

1.8.4 Contacto entes externos

Para crear un “contacto ente externo” se deberá dar clic en el botón , desplegándose una ventana que
solicitará la información correspondiente para su creación (Ver Figura 71). Posteriormente, todos los entes externos se
listarán en un catálogo donde podrán ser editados (Ver Figura 72); en caso que una categoría cuente con documentos
asociados no permitirá la eliminación de la misma.

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 Figura 71. Nuevo contacto ente externo

Figura 72. Catálogo contacto ente externo

1.8.5 Permisos documentales

Esta pestaña permite al usuario asignar permisos sobre las carpetas existentes, en la primera parte del formulario se
deberá seleccionar un usuario en particular o un grupo organizacional. Para la opción “usuarios” se diligenciarán los
campos de entidad, usuarios, proyecto, entidad dueña del gestor documental, lote de control y lote de trabajo (Ver Figura
73).

Figura 73. Asignar permisos documentales Usuarios

Para la opción “Grupos” se diligenciarán los campos de grupo, proyecto, entidad dueña del gestor documental, lote de
control y lote de trabajo (Ver Figura 74). Es importante entender que en esta opción se da permisos a un grupo de usuarios
previamente creado en grupos organizacionales, a diferencia de la anterior que es solamente a un usuario específico.

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 Figura 74. Asignar Permisos Documentales Grupos.

En la segunda parte del formulario aparecerá una tabla en donde se designará quienes podrán ver, crear, mover, editar y
eliminar las carpetas, finalmente dará clic en . (Ver Figura 75).

Figura 75. Asignar permisos documentales parte 2.

1.8.6 Grupos organizacionales

Al ingresar a esta opción el usuario tendrá la posibilidad de crear grupos organizacionales que le permitirán posteriormente
facilitar la asignación de permisos sobre los documentos que se tienen en el gestor documental. Para crear un grupo se
deberá dar clic sobre el botón , posteriormente diligenciar el nombre del grupo, estado, las personas
que conformarán el grupo y finalmente dar clic en para almacenar, donde una ventana emergente indicará que
el grupo ha sido registrado correctamente. (Ver Figura 76)

Figura 76. Formulario “registrar grupo organizacional”.

Los grupos registrados aparecerán en una tabla que muestra la información base como nombre, estado y fecha de
creación, adicionalmente podrán ser administrados a través de las acciones de editar, eliminar y ver usuarios o integrantes
del grupo. (Ver Figura 77).

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 Figura 77. Listar grupos organizacionales.

1.8.7 Log Ingreso

Corresponde a un registro automático que genera el aplicativo de los usuarios que ingresan al aplicativo, solamente deberá
colocarse un rango de fechas de los cuales se desea conocer el registro y oprimir buscar, de esta manera se generará un
catálogo que mostrara la fecha, usuario, hora, navegador e IP de ingreso.

Figura 78. Log de Ingreso

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