PROCESOS DE ESTANDARIZACIÓN.

Elaborado por: Jebeiza Córdoba García

ESTANDARIZACIÓN
• También llamada normalización, la estandarización es un proceso que se lleva a cabo
para crear y aplicar normas que se emplean a nivel general en un cierto contexto.
Cuando se establecen disposiciones especialmente pensadas para un uso repetido y
común, es posible lograr un ordenamiento determinado que contribuye a la resolución
de un problema (potencial o real).
• La finalidad de la estandarización es la formulación de reglas que permitan el
desarrollo ordenado de una actividad para que todos los actores que participan del
sector obtengan un beneficio de dicho ordenamiento.
• Tomado de : https://definicion.de/estandarizacion/

Ventajas de Estandarizar los procesos

• Supone un importante ahorro monetario.
• Incremento en la productividad.
• Marca el camino a seguir para que todos los empleados trabajen de la misma forma
(se tiene un lenguaje común).
• Los consumidores, por su parte, consiguen mayor seguridad al adquirir productos o
contratar servicios.
• Se puede implementar mejores prácticas empresariales. Esto minimiza los tiempos
invertidos de prueba y error, dado que tiene en cuanta los sistemas de gestión de
calidad, ambiental, de seguridad e higiene, empresariales.

Pasos para estandarizar:

1. Descripción de procesos
Es el paso a paso de cómo se desarrollan las actividades ya sean de producto o de servicio.

Ejemplo:

El proceso de recepción de mercancía:

Recepción de mercancía: como un Business Storage es un edificio donde existen

muchas bodegas y es un lugar de múltiple almacenamiento, siempre antes de guardar
algo en una minibodega es necesario que se realice un inventario, de esta forma se le
proporciona mayor confianza al cliente y se da un valor a la mercancía en caso de una
eventualidad (incendios, temblores, etc.). En este punto, el arrendatario debe estar
presente en todo momento mientras se recibe la mercancía por temas de
transparencia.
Acomodación de la mercancía: las empresas que prestan el servicio de Business
Storage tienen personal capacitado para ayudar a sus clientes a descargar y trasladar
la mercancía de forma cuidadosa a sus bodegas, para hacerlo utilizan herramientas
especializadas. Cabe mencionar que el arrendatario debe avisar con anticipación a la
empresa de Business Storage para poder atender todos sus requerimientos de
personal y elementos de apoyo.
Así de simple es la recepción de mercancía en un Storage, todo el proceso
administrativo ya depende de los procesos internos de cada empresa, sin embargo, a
continuación le damos una lista de cómo es un proceso exitoso de recepción de
 mercancía:

Verificación de la mercancía: se revisa que el pedido este en óptimas condiciones y

que cumpla con todas las características descritas en el pedido (número de piezas,
cantidad, características, etc.)
Verificación de papelería: se verifica que todos los papeles del pedido estén en orden y
no haya ningún tipo de fraude o error.
Actualización de inventario: una vez todo este en regla se debe actualizar el inventario
y proceder a almacenar.
Asignación de fichas técnicas: generalmente durante el inventario se generan unas
fichas técnicas donde se asigna un número de lote a cada producto, sus características
y un código de barras si se tiene el inventario en digital.
Acomodación de productos: por último se acomodan los productos por lote, rotación,
tamaño y peso.

2. FLUJOGRAMA

Un flujograma o diagrama de flujo, representación gráfica de un

proceso.

a) ‐ Utilidades del flujograma

La principales utilidades del flujograma son (Pardo 2012):

 El proceso se entiende más fácilmente que leyendo un texto, incluso para

personas no familiarizadas con él.
 Los agentes involucrados al observar visualmente el proceso pueden llegar más
fácilmente a un acuerdo sobre los métodos a seguir.
 Se puede utilizar para mejorar, identificar problemas, establecer recursos,
coordinar acciones, delimitar tiempos….
 Deja bien definidas las responsabilidades y funciones de cada uno de los agentes
que intervienen.
 Es útil para establecer indicadores operativos.
 Facilita el diseño de nuevos procesos.
 Apoya en la formación personal.
 Permite mejorar la gestión de la organización.

b) -Tipos de flujogramas
Los flujogramas pueden ser de tipo matricial o de tipo lineal:

Tipo matricial:

Los agentes que intervienen en el proceso aparecen en la cabecera

del dibujo y las actividades desempeñadas se encuentran
subordinadas a ellos. Se pueden construir de arriba abajo o de
izquierda a derecha. Se recomiendan los primeros.
 Tipo lineal:

Las actividades del proceso aparecen secuenciadas una debajo de la otra. Es más fácil
de construir y es recomendable si los agentes de proceso son mayores a seis, pero
aporta menos información.

c) ‐ Símbolos utilizados en la construcción de flujogramas

Los principales símbolos utilizados en los flujogramas se muestran en la Tabla 1.

Tabla 1. Símbolos utilizados Nombre Descripción

en la construcción de
flujogramas.Símbolo
Indica el inicio y el final del diagrama de
Elipse u óvalo flujo. Está reservado a la primera y última
actividad. Un proceso puede tener varios
inicios y varios finales.
Se utiliza para definir cada actividad o
Rectángulo o tarea. Debe incluir siempre un verbo de
caja acción. Las cajas se pueden numerar.
Se utiliza cuando se debe tomar una
Rombo decisión. Incluye siempre una pregunta.

Se utiliza para unir el resto de símbolos

Flecha entre sí.

Sirven para representar entradas

Símbolos de necesarias para ejecutar actividades del
entrada y salida proceso o para recoger salidas generadas
durante su desarrollo.
Representan conexiones con otras partes
A Conectores del flujograma o con otros procesos.
A

Vease
proceso
xxxx

d) ‐ Construcción de un flujograma
Para construir adecuadamente un flujograma se deben realizar los siguientes pasos:
  Listar las actividades que conforman el proceso.
 Describir las actividades uniformemente y anotar puntos de decisión y actividades que
deriven de las alternativas.
 Identificar los agentes que ejecutan cada actividad.
 Dibujar la secuencia de actividades.
 Añadir entradas y salidas.
 Revisión final y reflexión.
 Retroalimentación para mejora del proceso.

e) ‐ Errores frecuentes
Los errores más frecuentes a la hora de construir un flujograma y que habría que evitar son:

 Flujograma incompleto.
 No hay armonía en la presentación de los símbolos.
 Definir actividad sin incluir un verbo de acción.
 No comenzar o terminar con él símbolo adecuado.
 Utilizar entradas y salidas como si fueran actividades.
 Flujograma en sube‐baja.
 Entrecruzar líneas.
 Olvidarse de las flechas.
 b)‐ Ejemplos: En las figuras 1 a 2 se muestran tres ejemplos de Flujogramas.

NO
Recepción de Inspección ¿Coincide el
mercancía pedido?

SI
Notificar

Control de calidad

NO
¿Cumple?

SI

Aceptación

f) Entradas y salidas

Las entradas son los insumos que se requieres para el desarrollo de cada actividad y las salidas son los residuos
que quedan cada vez que se desarrolla dicha actividad, en importante tener en cuenta que esos residuos o salidas
son los que generan los impactos ambientales cuando no son manejados de forma adecuada.

Ejemplo:

Facturas, Remisiones, recepción de

Residuos de papel, ruido, NOx, smoc
Bolígrafo mercancía

Marcadores Cintas, Cajas de Cartón, Papel

Inspección