Levantamiento de Cargas de Trabajo

FORMATO DE RECOLECCIÓN DE ACTIVIDADES
ÁREA EN ESTUDIO:
CARGO: Analista de Gestión
# PERSONAS:
SUBPROCESO
No. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD ASOCIADO DETALLE DE LA ACTIVIDAD
(Actividades
secuenciales)
Administracióon entregables Monitorear la correcta y temprana ejecución de las diferentes

1 iniciativas de obsolescencia, levantanddo alertas ante el no
Obsolescencia cuplimiento de los planes y sus entregables periodicos.
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019
TIEMPO
DETALLE DE LA ACTIVIDAD DISTRIBUCIÓN DE LA ACTIVIDAD FRECUENCIA UNITARIO
POR PROCESO (mensual)
(minutos)
Programación de reuniones con lideres

de las iniciativas 1 20
Reuniones para conocer el avances de

las iniciativa 3 60
Envío de minuta sobre avances

1 30
Monitorear la correcta y temprana ejecución de las diferentes efectuados
iciativas de obsolescencia, levantanddo alertas ante el no
uplimiento de los planes y sus entregables periodicos. Tabulación de entregables cumplidos en
el trimestre 1 60
Estructutración de informe y capsula 1 120
Socialización de resultados 1 10
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)
Se elabora un informe con las

actividades/logros/implementaciones mas relevantes que han
realizado las áreas de la VSC en el mes, se solicita la
1 Informe mensual información, se analiza, luego se prioriza y se selecciona que
información se colocará en el informe, luego de esto, se envía
para q los Directores y Gerentes de las áreas den su VoBo. Ya
con la versión final, se comparte a los contactos Banco
Agrícola y Bancolombia.
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019
TIEMPO
(minutos)
Solicitar información a las áreas 4 10
e elabora un informe con las Seleccionar y redactar noticias a

1 120
ctividades/logros/implementaciones mas relevantes que han presentarse de logros y alertas
ealizado las áreas de la VSC en el mes, se solicita la
formación, se analiza, luego se prioriza y se selecciona que Actualizar informe con información y 1 60
formación se colocará en el informe, luego de esto, se envía look &feel
ara q los Directores y Gerentes de las áreas den su VoBo. Ya
on la versión final, se comparte a los contactos Banco Socializar información con Comité
grícola y Bancolombia. Primario 1 20
Enviar informe a contactos de

Bancolombia y Comité Ejecutivo 1 30
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)
Administración de Dashboard de indicadores estratégicos,

cuyo objetivo es proporcionar un panorama amplio en la
gestión de las diferentes áreas estratégicas de la
1 Dashboard de indicadores N/A Vicepresidencia de Servicios Corporativos, a medida de
estratégicos
generar información valiosa que permita la implementación
de planes de acción, a través del análisis de las tendencias de
los indicadores.
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019
TIEMPO
(minutos)
Revisar fichas completitud y datos

históricos según respaldos. 10 15
Almacenar información y actualizar

archivo histórico 1 240
Procesamiento de bases compartidas

para validar indicadores ( base valuos,
base de Mantiz PQR, base de 1 300
requerimientos y base de colaboradores
VSC)
dministración de Dashboard de indicadores estratégicos,

uyo objetivo es proporcionar un panorama amplio en la
estión de las diferentes áreas estratégicas de la Actualización de dashboard según el mes
cepresidencia de Servicios Corporativos, a medida de en curso, lineas de tendencia,
indicadores de decremento-crecimiento 1 240
enerar información valiosa que permita la implementación
e planes de acción, a través del análisis de las tendencias de y gráficos
s indicadores.
Análisis tendencias y oportunidades de

mejora 1 60
Validación con áreas para conocer el

motivo de comportamientos anomalos. 1 90
Actualización de iniciativas ya
planteados, avances o finalización e 1 60
impacto a BA
Planteamiento de resultados 1 30
Gerencia de Gestión
Estructuración de informe y envío a 1 60

Gerente para publicación
40
150
240
300
240
60
90
60
30
60
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)
Gestionar el modelo de productividad y eficiencia, cuyo

Gestionar el Modelo de objetivo principal es definir en que cuentas se esta teniendo
1 N/A un mayor gasto a nivel de la Vicepresidencia de Servicios
Productividad y eficiencia Corporativos, para elaborar planes de acciones de eficiencias
y productividaday darles seguimiento.
Se ingresa el archivo de los movimientos del mes, se les

Modelo de anualizado de asigna la clasificación correspondiente del modelo, si no
2 gastos N/A existe la clasificación, se crea una nueva. Se elaboran análisis
diversos.
Apoyar a las áreas de la Vicepresidencia a realizar traslados

Gestión de Traslados de fondos de un trimestre a otro, con el objetivo de optimizar
3 Presupuestarios N/A el uso del presupuesto, permitiendo que este no se pierda y
pueda ser utilizado en el siguiente trimestre.
Apoyar a las áreas de la Vicepresidencia a realizar traslados
3 Gestión de Traslados N/A de fondos de un trimestre a otro, con el objetivo de optimizar
Presupuestarios el uso del presupuesto, permitiendo que este no se pierda y
pueda ser utilizado en el siguiente trimestre.
Identificar a través de los movimientos contables malas

Identificar y consolidar las aplicaciones o cargos incorrectos contablemente,
4 observaciones de la N/A garantizando que el presupuesto asignado a la VSC tenga una
Vicepresidencia. buena ejecución y evitando asumir cargos que no
corresponden.
Elaboración de evaluación mensual del presupuesto, el

Elaboración de evaluación objetivo principal de esta actividad es determinar el nivel de
5 mensual de cumplimiento N/A cumplimiento del presupuesto a nivel de Vicepresidencia,
de presupuesto Dirección, y Gerencia, permitiendo realizar una análisis por
centro de costo.
Administrar y controlar la bolsa de presupuesto para viajes de

la Vicepresidencia de servicios corporativos. Con el objetivos
6 Control del Presupuesto de N/A de apoyar a las áreas en temas de viajes y viáticos utilizados
Viajes y Viáticos para sus capacitaciones en el exterior de San Salvador y del
país.
Administrar y controlar la bolsa de presupuesto para viajes de
Control del Presupuesto de la Vicepresidencia de servicios corporativos. Con el objetivos
6 N/A de apoyar a las áreas en temas de viajes y viáticos utilizados
Viajes y Viáticos para sus capacitaciones en el exterior de San Salvador y del
país.
Monitorear de manera oportuna los saldos que se tienen en

7 Monitoreo de cuentas N/A cuentas transitorias para dar una alerta temprana indicios de
transitorias de la VSC fraude, además hacer gestiones para la liberación de
reservas.
Administración del Administrar y controlar el presupuesto asignado para planes

8 presupuesto de Planes de N/A de inversión, garantizando la ejecución del presupuesto para
Inversión VSC cada plan, identificando ahorros por eficiencia.
Inversión VSC cada plan, identificando ahorros por eficiencia.
Asesorar y dar apoyo a las La Gerencia de Gestión proporciona apoyo a las áreas que
9 áreas de la Vicepresidencia N/A presentan dudas en procesos de temas de presupuesto,
en temas generales de consultas de viajes, planes de inversión y refuerzos
presupuesto presupuestarios
Gestión de solicitudes realizadas por las áreas, revisión de

observaciones, traslados, planes de inversión, Dashboard
10 Gestión del Presupuesto VSC N/A planes de inversión, informe de cuentas transitorios, informe
de gestión presupuestal, y necesidades eventuales de las
áreas.

Informe Mensual de noticias realizado las áreas de la VSC en el mes, se solicita la
11 de logros y alertas a N/A información, se analiza, luego se prioriza y se selecciona que
información se colocará en el informe, luego de esto, se envía
Bancolombia
para q los Directores y Gerentes de las áreas den su VoBo. Ya
con la versión final, se comparte a los contactos Banco
Agrícola y Bancolombia.
Administrar y controlar el presupuesto asignado para planes

12 Planes por obsolescencia de obsolescencia, garantizando la ejecución del presupuesto
para cada plan, identificando ahorros por eficiencia.
El objetivo es poder hacer una cuadratura de ls

movimientos contables junto con la evaluación
13 Archivo maestro
financiera, llevar el controly monitoreo del presupuesto
vs el gasto para cada cc, cuenta y derivado
Monitorear de manera oportuna los diferentes gastos

Informe de gastos que se estan teniendo según rubros laborales y
14
Bancolombia generales, adicionalmente, conocer el coportamiento de
FTE dentro de la VSC.
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019
TIEMPO
(minutos)
Asignar clasificación de gastos a los

movimientos contables (si no existe se 1 20
crea nueva)
Actualizar en histórico nuevas

clasificaciones y gastos del mes 1 180
Ingreso de nuevas permutaciones no

contempladas en el archivo 1 120
Gestionar el modelo de productividad y eficiencia, cuyo
objetivo principal es definir en que cuentas se esta teniendo
un mayor gasto a nivel de la Vicepresidencia de Servicios Cuadratura conmovimientos contables 1 5
orporativos, para elaborar planes de acciones de eficiencias
y productividaday darles seguimiento.
Validación de gastos cuentas en desfase. 1 120
Corroboración con áreas acerca de

incremento de gasto 1 60
Cuadratura en archivo maestro de

movimientos contables junto con 1 6
evaluacion preliminar
Buscar la clasificación 1 30
Ingresar clasificación nueva 1 30

Se ingresa el archivo de los movimientos del mes, se les
asigna la clasificación correspondiente del modelo, si no Actualizar según el mes a analizar
xiste la clasificación, se crea una nueva. Se elaboran análisis 1 30
diversos.
Cuadrar con movimientos contables 1 240
1 60
Analisis según anualizado el comporta
Solicitar información de traslados a las
áreas 2 5
Validar la información recibida con los

gestores de presupuesto 5 30
Validar el nivel de cumplimiento de las

poyar a las áreas de la Vicepresidencia a realizar traslados áreas que han solicitado traslado 1 60
e fondos de un trimestre a otro, con el objetivo de optimizar
uso del presupuesto, permitiendo que este no se pierda y Verificación de cargos efectuados en el
ueda ser utilizado en el siguiente trimestre. mes para evitar generar un desfase en la 1 240
VP
poyar a las áreas de la Vicepresidencia a realizar traslados
e fondos de un trimestre a otro, con el objetivo de optimizar
uso del presupuesto, permitiendo que este no se pierda y
ueda ser utilizado en el siguiente trimestre.
Identificar gastos que están pendientes

en el cierre del mes. 1 240
Consolidar la información para enviar al

área Financiera 1 120
Soicitar a las áreas la revisión de

presupuesto- gasto de su cc 1 15
Identificar y consolidar posibles ajustes u

observaciones 1 60
Validar observaciones enviadas por las

áreas 1 180
entificar a través de los movimientos contables malas
plicaciones o cargos incorrectos contablemente,
arantizando que el presupuesto asignado a la VSC tenga una Consolidar observaciones de las áreas 1 60
uena ejecución y evitando asumir cargos que no
orresponden.
Enviar informe a Control Financiero y a
Pagaduría 1 5
Validar si los ajustes y reclasificaciones

del mes anterior se realizaron 1 60
Si el ajuste del mes anterior no se aplicó,

volverlo a solicitar 1 30
Revisar el archivo compartido por el área

financiera, para cuadre con movimientos 2 15
contables
Elaborar la evaluación mensual del

presupuesto asignado a la VP 2 45
Elaborar capsula informativa sobre el

comportamiento de gasto-presupueto 1 15
Validar con las áreas los desfases en

función de los gastos del mes 10 30
aboración de evaluación mensual del presupuesto, el
bjetivo principal de esta actividad es determinar el nivel de
Dar seguimiento a los planes de acción
umplimiento del presupuesto a nivel de Vicepresidencia, de optimización de gastos con las áreas 10 60
irección, y Gerencia, permitiendo realizar una análisis por
entro de costo.
Mandar minutas de reunión con
acuerdos tomados 10 10
Realizar temas asignados al área de los

acuerdos de la reunión 10 60
Solicitudes de facturas en digital por

cargos no reconocidos al área de Estados 4 10
Financiero
Solicitud de apoyo/información de
niveles superiores para toma de 5 15
decisiones
Recibir la información por parte de las

áreas. 5 5
Validar contra normativa 5 10
dministrar y controlar la bolsa de presupuesto para viajes de

Vicepresidencia de servicios corporativos. Con el objetivos
e apoyar a las áreas en temas de viajes y viáticos utilizados
ara sus capacitaciones en el exterior de San Salvador y del
aís.
Comparar el gasto estimado con los
movimientos contables 5 10
dministrar y controlar la bolsa de presupuesto para viajes de
Vicepresidencia de servicios corporativos. Con el objetivos
e apoyar a las áreas en temas de viajes y viáticos utilizados Actualizar en el archivo maestro 5 15
ara sus capacitaciones en el exterior de San Salvador y del
aís.
Elaborar el capsula de los gastos del
presupuesto de viajes y viáticos 1 30
Preparar informe para Control Financiero 1 60
Enviar información a Control Financiero 1 5
Revisar información compartida por

contabilidad 1 45
Validación de la información recibida de

parte de Contabilidad 1 60
Actualizar archivo de control 1 45
Actualizar gráficos mensuales 1 15

Monitorear de manera oportuna los saldos que se tienen en
uentas transitorias para dar una alerta temprana indicios de Revisar el inventario de cada cuenta 4 120
aude, además hacer gestiones para la liberación de transitoria
eservas.
Validar tendencias con las áreas
involucradas y gestionar liquidación de 4 60
saldos
Elaborar el informe de las cuentas

transitorias 1 240
Validación de informe de cuentas

transitorias con Gerente 1 30
Enviar informe de cuentas transitorias 1 5
Enviar correo/llamada para solicitar la

información 8 5
Validar que el monto del formato
coincida con el de la factura con el
monto cargado contablemente, asi 8 10
mismo con lo presupuestado para el plan
Validar información recibida con las
áreas 8 30
Guardar los entregables en las carpetas

8 5
dministrar y controlar el presupuesto asignado para planes correspondientes
e inversión, garantizando la ejecución del presupuesto para
ada plan, identificando ahorros por eficiencia.
Actualizar archivo resumen 8 10
Validar estatus del plan de

inversión(cada quincena) 8 30
ada plan, identificando ahorros por eficiencia.
Actualizar Dashboard de estatus del plan

de inversión 8 15
Validar archivo/Dashboard resumen con

Gerente 1 120
Atender llamadas telefónicas con

consultas de las áreas 25 15
Contestar correos para solventar dudas o

compartir información solicitada 25 15
a Gerencia de Gestión proporciona apoyo a las áreas que Depuración de centros de costo 1 120
resentan dudas en procesos de temas de presupuesto,
onsultas de viajes, planes de inversión y refuerzos
resupuestarios Validar con control financiero las
consultas de las áreas 25 30
Dar seguimiento a la solicitud de las

áreas 10 30
Apoyo en la elaboración y recolección de

firmas para refuerzos de presupuestos 4 15
Revisión de los informes 15 60

Gestión de solicitudes realizadas por las áreas, revisión de
observaciones, traslados, planes de inversión, Dashboard
lanes de inversión, informe de cuentas transitorios, informe Solicitud de apoyo/información 10 15
de gestión presupuestal, y necesidades eventuales de las
áreas.
Gestión de Solicitudes de las áreas 15 60

1 120
ctividades/logros/implementaciones mas relevantes que han presentarse de logros y alertas
ealizado las áreas de la VSC en el mes, se solicita la
formación, se analiza, luego se prioriza y se selecciona que Actualizar informe con información y 1 30
formación se colocará en el informe, luego de esto, se envía look &feel
ara q los Directores y Gerentes de las áreas den su VoBo. Ya
on la versión final, se comparte a los contactos Banco Socializar información con Comité
grícola y Bancolombia. Primario 1 10

Solicitud de información a DTI 2 5

Recepción y almacenamiento de ajustes 1 5
Validación de ajustes pedidos con
proyecciones del flujo 1 180
Verificación por retrasos de cargos 1 30
Consolidado de información según
Administrar y controlar el presupuesto asignado para planes iniciativa a impactar 1 10
de obsolescencia, garantizando la ejecución del presupuesto Envio de ajustes a Gestón Financiera
para cada plan, identificando ahorros por eficiencia. 1 10
Verificación de flujo proyectado junto
con DTI 1 120
Actualización del flujo a Gestión
Financiera 1 60
Reunión de cuadratura de ajustes de

planes de obsolescencia, inversión,
viajes 1 180
Ingreso y cuadratura de movimientos

contables con evaluación preliminar
1 240
El objetivo es poder hacer una cuadratura de ls
movimientos contables junto con la evaluación Actualización de informe de presupuesto
nanciera, llevar el controly monitoreo del presupuesto 1 180
vs el gasto para cada cc, cuenta y derivado Reunión de actualización iniciativas de
transformación 1 60
Validación de informe GG 1 30
Publicación de informe 1 30
Solicitud de informacion Gestión del
Humano 1 10
Actualización de gastos en archivo
maestro 1 20
Migración de información archivo
maestro a informe de gastos 1 60
Verificación de empleados outsourcing 1 15
Monitorear de manera oportuna los diferentes gastos Verificación de gastos outsourcing 1 15
que se estan teniendo según rubros laborales y Mapeo de gastos laborales, generales y
enerales, adicionalmente, conocer el coportamiento de movimientos de colaboradores dentro
FTE dentro de la VSC. de la VSC 1 60
Validación de incremento o decremento
de gastos 1 120
Analisis de tendencia 1 60
Verificación de plazas vacanTes según
insumo GH 1 30
Consolidación de información y envio de
informe 1 20
FORMATO DE RECOLECCIÓN DE ACTIVID
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)
De parte de la Dirección de Servicios para los clientes, se

Seguimiento a necesidades presento a la Gerencia de Gestión el apoyo para cubrir ciertas
5 de áreas especificas N/A necesidades en un área, se analiza la factibilidad de los
requerimientos y se gestiona con las áreas correspondientes
para que esta necesidad pueda ser cubierta.
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019
DETALLE DE LA ACTIVIDAD DISTRIBUCIÓN DE LA ACTIVIDAD POR PROCESO FRECUENCIA

(mensual)
Revisar necesidades 1
e parte de la Dirección de Servicios para los clientes, se Análisis de plan de acción 1
resento a la Gerencia de Gestión el apoyo para cubrir ciertas Reuniones con áreas involucradas 2
ecesidades en un área, se analiza la factibilidad de los
equerimientos y se gestiona con las áreas correspondientes Elaboración Requerimiento 1
ara que esta necesidad pueda ser cubierta.
Seguimiento a plan 1
HA:12/09/2019
TIEMPO
UNITARIO
(minutos)
30
240
60
30
300
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)
Acompañar a las áreas de la vicepresidencia en la priorización y

levantamiento de los requerimientos asociados a desarrollos de
24 Gestión de la demanda de TI tecnología con el objetivo de asegurar la generación de valor a
través de los mismos.
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019

(mensual)
Reuniones de identificación de necesidades y
levantamiento de requerimientos (a demanda) 4
Analizar necesidades y escalarlas al flujo
correspondiente (a demanda) 4
Priorización de requerimientos junto con áreas
solicitantes 5
evantamiento de los requerimientos asociados a desarrollos de Levantar documentación para el área de tecnología 1
ecnología con el objetivo de asegurar la generación de valor a
través de los mismos. acompañar en reuniones de socialización de las
necesidades identificadas 5
Difusión de comunicados de hitos importantes 2
Seguimiento y control con Tecnología y usuario de los
requerimientos en desarrollo 2
Realizar el informe quincenal 2
0
HA:12/09/2019
TIEMPO
UNITARIO
(minutos)
60
30
60
60
60
15
60
60
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)
Administración de Dashboard de indicadores estratégicos, cuyo

objetivo es proporcionar un panorama amplio en la gestión de las
Dashboard de indicadores diferentes áreas estratégicas de la Vicepresidencia de Servicios
1 estratégicos N/A Corporativos, a medida de generar información valiosa que permita
la implementación de planes de acción, a través del análisis de las
tendencias de los indicadores.

Informe Mensual de noticias realizado las áreas de la VSC en el mes, se solicita la información, se
6 de logros y alertas a N/A analiza, luego se prioriza y se selecciona que información se
Bancolombia colocará en el informe, luego de esto, se envía para q los Directores
y Gerentes de las áreas den su VoBo. Ya con la versión final, se
comparte a los contactos Banco Agrícola y Bancolombia.
La Gerencia de Gestión proporciona apoyo en necesidades

transversales de la Vicepresidencia, y previo visto bueno del
Seguimiento a necesidades vicepresidente, se proporciona apoyo a las áreas en dichas
9 o iniciativas transversales N/A necesidades, levantando planes de acción, analizando factibilidad
de desarrollo de iniciativas, y gestionando el apoyo con las áreas
involucradas para solventar esa necesidad.
Es un modelo de Bancolombia, para gestionar la carga laboral, es

necesario crear conciencia y confianza en el área a implementar,
10 Capacidad Instalada N/A son requeridas varias reuniones, revisión de los procesos, y
levantamiento de actividades además de revisión de tiempos, para
ingresarlos al sistema. Se requiere mucho seguimiento con el área.
Apoyo a Bancolombia o a la vicepresidencia en la organización de

Organización de reuniones eventos como capacitaciones vía streaming, planeación, etc. El
11 de gestión para temas varios N/A objetivo de esta actividad es coordinar la logística, permitiendo
desarrollar la actividad especifica de la manera más óptima.
Organización, levantamiento y selección de iniciativas acorde a la

Seguimiento a Estrategia estrategia de BA, entre las cuales se inscriben al mapa de
Global de la VP transformación o competitivo el cual es monitoreado desde
Colombia y el mapa de transformación
Levantamiento de Apoyo a la Vicepresidencia de Servicios Corporativos de

indicadores estratégicos Bancolombia en el levantamiento de indicadores estratégicos a
12 regionales(Gartner, N/A nivel regional, el objetivo de dichos indicadores es homologar
criterios, que permitan realizar la comparación de una entidad
Benckmark) financiera con otra, perteneciente al Grupo Bancolombia.
Apoyo en Consultorías Apoyo en el levantamiento de solicitudes varias, como apoyo en

13 Bancolombia N/A actividades eventuales(Capacitación Deloitte), levantamiento de
indicadores(benchmark, gartner, mckinsey)
los planes de acción que ejecutan las áreas para poder dar cierre de
brechas. Para ellos se descarga la base desde el sistema de
audisoft, se analizan los cambios en ella y se recopila la información
y la evidencia que de soporte del procesos hasta que estás se dan
Seguimeinto de Control por finalizadas; cuando estás se encuentran en vencimiento se
14 Interno N/A analiza a que se debe y se actualiza la nueva fecha cierre de
compromiso y se da seguimiento a la resolución dada por auditoría
posterior a la revisión de evidencia enviada. Además, se elabora un
reporte sobre como se está al cierre de mes y los avances logrados
a la fecha
Definido el plan de formación para 2017, se da seguimiento a la

ejecución del cursos, se establece cuando es la disponibilidad del
15 Planes de formación N/A presupuesto, y acorde a ello se analiza si las nuevas necesidades
detectadas en el transcurso del año pueden incorporarse dentro
del seguimiento.
Dentro del modelo de gestión integral de servicios GIS, se están

realizando bajo la metodología de equipos articulados el
seguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente según
Modelo de Gestión Integral
16 del Servicio GIS N/A el producto asignado para su monitoreo. En ella participan todas
TDD-TDC las áreas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara
al cliente ha sido detectado.
Para este procesos se da seguimiento para Tarjeta de Crédito y
Tarjeta de Débito
16 del Servicio GIS N/A el producto asignado para su monitoreo. En ella participan todas
TDD-TDC las áreas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara
Tarjeta de Débito

Modelo de Gestión Integral seguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente según
17 de Servicio GIS N/A el producto asignado para su monitoreo. En ella participan todas
Crédito Hipotecario las áreas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara
Para este procesos se da seguimiento a Crédito Hipotecario

18 de Servicio GIS N/A el producto asignado para su monitoreo. En ella participan todas
PYME las áreas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara
Para este procesos se da seguimiento a Pequeña y Medianza
Consiste en elaborar el informe de indicadores a partir de los

Elaboración de tablero
19 estratégico N/A insumos otorgados pos las áreas para su envío a Colombia, además
de interpretar los cambios sufridos en relación a la meta estipulada
Consiste en dar seguimientos a las iniciativas inscritas dentro del

Seguimiento iniciativas mapa competitivo (8) y de transformación (13) para la VSC,
20 mapa competitivo y de N/A elaborar el estatus con avances, cambios y alertas para cada uno el
transformación cual se comparte a estrategia y preparar el informe mensual para
Colombia. Actualmente se da seguimiento a 21 iniciativas en total

24 Gestión de la demanda de TI levantamiento de los requerimientos asociados a desarrollos de
tecnología con el objetivo de asegurar la generación de valor a
24 Gestión de la demanda de TI tecnología con el objetivo de asegurar la generación de valor a
Elaboración de un Dashboard que contiene indicadores específicos

que se manejan en la VSC, los indicadores son solicitados a las
1 Dashboard de Carlos N/A áreas, luego se procede a alimentar las fichas, luego se alimenta el
Mauricio histórico y para terminar se actualiza la ficha resumen. Se
actualizan los mini gráficos, y los indicadores diferenciales. Se
analizan tendencias y objetividad de los indicadores.
De parte de la Dirección de Servicios para los clientes, se presento a

Seguimiento a necesidades la Gerencia de Gestión el apoyo para cubrir ciertas necesidades en
5 de áreas especificas N/A un área, se analiza la factibilidad de los requerimientos y se
gestiona con las áreas correspondientes para que esta necesidad
pueda ser cubierta.

Apoyo en el levantamiento de solicitudes varias, como apoyo en

Apoyo en solicitudes de
7 Bancolombia(diversas) N/A actividades eventuales(Capacitación Deloitte), levantamiento de
indicadores(benchmark, gartner, mckinsey)
seguimiento a los planes de acción que ejecutan las áreas para

poder dar cierre de brechas. Para ellos se descarga la base desde el
sistema de audisoft, se analizan los cambios en ella y se recopila la
información y la evidencia que de soporte del procesos hasta que
estás se dan por finalizadas; cuando estás se encuentran en
9 Seguimiento Auditoría VPSC N/A vencimiento se analiza a que se debe y se actualiza la nueva fecha
cierre de compromiso y se da seguimiento a la resolución dada por
auditoría posterior a la revisión de evidencia enviada. Además, se
elabora un reporte sobre como se está al cierre de mes y los
Cabe realizar la aclaratoria que se debe dar seguimiento a los
del seguimiento.

el producto asignado para su monitero. En ella participan todas las
11 de Servicio GIS N/A áreas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara al
TDD-TDC cliente ha sido detectado.
Tarjeta de Débito
12 de Servicio GIS N/A el producto asignado para su monitero. En ella participan todas las
Crédito Hipotecario áreas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara al
cliente ha sido detectado.
Seguimiento de las iniciativas inscritas dentro de Productividad

para todos para las cuales se tiene un compromiso mensual de
ahorro según las proyecciones inscritas a inicio de año; estos
13 Productividad para todos N/A ahorros deben tener el soporte completo sobre los movimiento
contables para validar que efectivamente se ha dejado de pagar
por tales servicios
Consiste en elaborar el informe de indicadores a partir de los

14 Elaboración de tablero N/A insumos otorgados pos las áreas para su envío a Colombia, además
estratégico
de interpretar los cambios sufridos en relación a la meta estipulada
Consiste en dar seguimientos a las iniciativas inscritas dentro del

Seguimiento iniciativas mapa competitivo (8) y de transformación (13) para la VSC,
15 mapa competitivo y de N/A elaborar el estatus con avances, cambios y alertas para cada uno el
Los usuarios de diferentes área o de Colombia solicitan a la

Gerencia de Gestión diferente información dependiendo de la
16 Informes a demanda N/A necesidad que tengan en ese momento, estas pueden ser desde
cambios realizados en la operatividad del día a día cuyo impacto se
ve reflejado en indicadores, nuevos parámetros de medición para
homogenizar entre el grupo, etc.
Analizar las razones de las cifras de los gastos, la tendencias

19 Análisis y elaboración de N/A históricas y otros datos que sirvan de insumos para la toma de
informes financieros decisiones por medio de Informes de Financieros publicados
mensualmente
24 Apoyar con solicitudes de N/A Apoyar con la solicitud de Bancolombia a la Analista de la Gerencia.
Bancolombia a Analista
A solicitud de Carlos Mauricio, se requiere dar apoyo para impulsar

la transformación de la gestión del servicio en temas de incidentes,
5 Aseguramiento del Servicio N/A frameworks y tendencias para asegurar la disponibilidad y
confiabilidad de los servicios end to end
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019
TIEMPO
POR PROCESO (mensual) (minutos)
Validar calidad de información recibida 2 15

dministración de Dashboard de indicadores estratégicos, cuyo
bjetivo es proporcionar un panorama amplio en la gestión de las
ferentes áreas estratégicas de la Vicepresidencia de Servicios
orporativos, a medida de generar información valiosa que permita Almacenar información y actualizar
implementación de planes de acción, a través del análisis de las archivo histórico 2 60
ndencias de los indicadores.
Análisis tendencias y oportunidades de

mejora 2 60
Reuniones de revisión con Gerente/VP 2 60
Seguimiento a planes de mejora por área 5 60
presentarse de logros y alertas 1 120
ctividades/logros/implementaciones mas relevantes que han
ealizado las áreas de la VSC en el mes, se solicita la información, se Actualizar informe con información y
naliza, luego se prioriza y se selecciona que información se look &feel 1 30
olocará en el informe, luego de esto, se envía para q los Directores Socializar información con Comité
Gerentes de las áreas den su VoBo. Ya con la versión final, se Primario 1 10
omparte a los contactos Banco Agrícola y Bancolombia.
Revisar necesidades 1 30
a Gerencia de Gestión proporciona apoyo en necesidades
ansversales de la Vicepresidencia, y previo visto bueno del Análisis de plan de acción 1 120
cepresidente, se proporciona apoyo a las áreas en dichas
ecesidades, levantando planes de acción, analizando factibilidad
Reuniones con áreas involucradas 3 60
e desarrollo de iniciativas, y gestionando el apoyo con las áreas Elaboración Requerimiento 1 30
volucradas para solventar esa necesidad. Seguimiento a plan 3 60
Reunión de sensibilización con jefes 1 60
Reunión de sensibilización con área 1 60
Revisión del levantamiento de
actividades 1 60
s un modelo de Bancolombia, para gestionar la carga laboral, es
ecesario crear conciencia y confianza en el área a implementar, Revisión y Asignación de tiempo 1 60
on requeridas varias reuniones, revisión de los procesos, y
vantamiento de actividades además de revisión de tiempos, para Ingreso de colaboradores a la
herramienta 1 60
gresarlos al sistema. Se requiere mucho seguimiento con el área.
Asignación de actividades 1 30
Acompañamiento al área 5 60
on requeridas varias reuniones, revisión de los procesos, y
vantamiento de actividades además de revisión de tiempos, para
Reuniones/llamadas con gestor interno 4 30

Gestionar el local 1 10
Gestionar pruebas de sonido/proyección 1 60
poyo a Bancolombia o a la vicepresidencia en la organización de
ventos como capacitaciones vía streaming, planeación, etc. El Verificación de sonido y proyección 1 30
bjetivo de esta actividad es coordinar la logística, permitiendo
esarrollar la actividad especifica de la manera más óptima. Gestión de refrigerio 1 30
Gestión de parqueo 1 60
Gestión de invitaciones/accesos 1 60
Identificación de mensajes estratégicos 1 60
Levantamiento de insumos para
2 120
Organización, levantamiento y selección de iniciativas acorde a la transmitir mensajes estratégicos
estrategia de BA, entre las cuales se inscriben al mapa de Levantamiento de insumos para mostrar
2 120
transformación o competitivo el cual es monitoreado desde situación actual
Colombia y el mapa de transformación preparación de presentación de
estrategia y actualización 1 120
socialización de mensajes y estrategia 10 60
Reuniones para definir criterios 1 60
poyo a la Vicepresidencia de Servicios Corporativos de Reuniones con las áreas para explicar
necesidad 1 90
ancolombia en el levantamiento de indicadores estratégicos a
vel regional, el objetivo de dichos indicadores es homologar Solicitar información a las áreas 1 10
iterios, que permitan realizar la comparación de una entidad
nanciera con otra, perteneciente al Grupo Bancolombia. Verificación de calidad de la información 1 30
Consolidación de la información 1 60
Reuniónes con consultores 4 60
poyo en el levantamiento de solicitudes varias, como apoyo en
ctividades eventuales(Capacitación Deloitte), levantamiento de Solicitar información a las áreas 2 10
dicadores(benchmark, gartner, mckinsey) Consolidación de información 1 60
s planes de acción que ejecutan las áreas para poder dar cierre de Análisis de base de datos y Seguimiento
rechas. Para ellos se descarga la base desde el sistema de con usuarios responsables de planes de 3 200
udisoft, se analizan los cambios en ella y se recopila la información acción
la evidencia que de soporte del procesos hasta que estás se dan
or finalizadas; cuando estás se encuentran en vencimiento se Recopilación de evidencia, análisis de
información y actualización de bitácora 3 400
naliza a que se debe y se actualiza la nueva fecha cierre de
ompromiso y se da seguimiento a la resolución dada por auditoría Reporte de avances 3 60
osterior a la revisión de evidencia enviada. Además, se elabora un
eporte sobre como se está al cierre de mes y los avances logrados Reuniones con auditoría/usuarios y
Presentación de cambios/informe 7 90
la fecha
Actualización de la estructura de
formación según las necesidades de las 1 60
áreas
efinido el plan de formación para 2017, se da seguimiento a la
ecución del cursos, se establece cuando es la disponibilidad del Solicitar registro de cursos cancelados y
actualizar base interna 2 60
resupuesto, y acorde a ello se analiza si las nuevas necesidades
etectadas en el transcurso del año pueden incorporarse dentro Análisis de solicitudes de cambios o
adiciones de planes 1 60
el seguimiento.
Análisis de ejecución del presupuesto 1 30
Seguimiento a la ejecución de los cursos 2 60
Solicitud y seguimiento sobre los insumo

de mediciones relacionados a planes de 1 60
acción o indicadores estratégicos
entro del modelo de gestión integral de servicios GIS, se están
ealizando bajo la metodología de equipos articulados el Programación y ejecución de reuniones
eguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente según sobrepropuestas o seguimiento a planes 6 90
de acción
producto asignado para su monitoreo. En ella participan todas
s áreas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara Analizar y actualizar archivo con los
cliente ha sido detectado. insumos presentados, seguimiento a
ara este procesos se da seguimiento para Tarjeta de Crédito y temas pendientes y nuevos cambios para 1 330
arjeta de Débito ajuste
s áreas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara
ara este procesos se da seguimiento para Tarjeta de Crédito y
arjeta de Débito
Aclarar dudas sobre cambios entre los
indicadores 1 30
Preparar y realizar presentación 1 200

entro del modelo de gestión integral de servicios GIS, se están Programación y ejecución de reuniones
ealizando bajo la metodología de equipos articulados el sobrepropuestas o seguimiento a planes 6 90
eguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente según de acción
temas pendientes y nuevos cambios para 1 330
ara este procesos se da seguimiento a Crédito Hipotecario ajuste
indicadores 1 30

entro del modelo de gestión integral de servicios GIS, se están Programación y ejecución de reuniones
ealizando bajo la metodología de equipos articulados el sobrepropuestas o seguimiento a planes 6 90
eguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente según de acción
temas pendientes y nuevos cambios para 1 330
ara este procesos se da seguimiento a Pequeña y Medianza ajuste
indicadores 1 30
Solicitar, Recopilar y análisis de
información 1 75
onsiste en elaborar el informe de indicadores a partir de los
sumos otorgados pos las áreas para su envío a Colombia, además Reunión con líderes para solucionar 1 60
e interpretar los cambios sufridos en relación a la meta estipulada inquietudes
Actualizar y enviar tablero a Colombia 1 60
Agendar reuniones según disponibilidad
de líderes 21 4
Reuniones con líderes de iniciativas 21 35
Análisis de documentos recibidos que
onsiste en dar seguimientos a las iniciativas inscritas dentro del den soporte o ayuden a comprender 8 30
apa competitivo (8) y de transformación (13) para la VSC, avances de las iniciativas
aborar el estatus con avances, cambios y alertas para cada uno el
Elaborar reporte sobre el estado actual
ual se comparte a estrategia y preparar el informe mensual para de las iniciativas 21 8
olombia. Actualmente se da seguimiento a 21 iniciativas en total
Elaborar documento sobre el estado
actual de las iniciativas 8 5
Compartir información a estrategia 1 5
Solventar inquietudes de remitentes 1 30
Reuniones de identificación de
necesidades y levantamiento de 1 60
requerimientos
Acompañar a las áreas de la vicepresidencia en la priorización y Priorización de requerimientos junto con
áreas solicitantes 5 60
tecnología con el objetivo de asegurar la generación de valor a levantar documentación para el ára de
través de los mismos. tecnología 1 60
tecnología con el objetivo de asegurar la generación de valor a
acompañar en reuniones de socialización

de las necesidades identificadas 5 60
Solicitar indicadores 2 10
Validar indicadores 5 15
aboración de un Dashboard que contiene indicadores específicos
ue se manejan en la VSC, los indicadores son solicitados a las 10 30
eas, luego se procede a alimentar las fichas, luego se alimenta el Almacenar indicadores
stórico y para terminar se actualiza la ficha resumen. Se Ingresar indicadores 10 60
ctualizan los mini gráficos, y los indicadores diferenciales. Se
nalizan tendencias y objetividad de los indicadores. Actualizar insumos 3 30
Análisis 3 60
Reuniones con Gerente/VP 2 60
Revisar necesidades 1 30
e parte de la Dirección de Servicios para los clientes, se presento a Análisis de plan de acción
1 240
Gerencia de Gestión el apoyo para cubrir ciertas necesidades en
n área, se analiza la factibilidad de los requerimientos y se Reuniones con áreas involucradas 2 60
estiona con las áreas correspondientes para que esta necesidad Elaboración Requerimiento
ueda ser cubierta. 1 30
Seguimiento a plan 1 300
Reunión de Sensibilización 1 60
Reunión de capacitación al gestor
s un modelo de Bancolombia, para gestionar la carga laboral, es interno 2 60
ecesario crear conciencia y confianza en el área a implementar,
on requeridas varias reuniones, revisión de los procesos, y Asignación de tiempo 1 60
vantamiento de actividades además de revisión de tiempos, para Asignación de actividades 1 30
Acompañamiento al área 5 60
Reuniones/llamadas con gestor interno 5 60
Apoyo en el levantamiento de solicitudes varias, como apoyo en
Levantamiento de información 1 240
actividades eventuales(Capacitación Deloitte), levantamiento de Consolidación de información 1 120
indicadores(benchmark, gartner, mckinsey) Validación de información con Gerente 1 60
Elaboración de Informe 1 120
seguimiento a los planes de acción que ejecutan las áreas para
oder dar cierre de brechas. Para ellos se descarga la base desde el Análisis de base de datos y Seguimiento
istema de audisoft, se analizan los cambios en ella y se recopila la con usuarios responsables de planes de 2 200
nformación y la evidencia que de soporte del procesos hasta que acción
estás se dan por finalizadas; cuando estás se encuentran en Recopilación de evidencia, análisis de
vencimiento se analiza a que se debe y se actualiza la nueva fecha información y actualización de bitácora 2 300
ierre de compromiso y se da seguimiento a la resolución dada por
auditoría posterior a la revisión de evidencia enviada. Además, se Reporte de avances 2 60
elabora un reporte sobre como se está al cierre de mes y los Reuniones con auditoría/usuarios y
avances logrados a la fecha Presentación de cambios/informe 5 90
Cabe realizar la aclaratoria que se debe dar seguimiento a los Solicitar registro de cursos cancelados y
Definido el plan de formación para 2017, se da seguimiento a la 2 60
actualizar base interna
presupuesto, y acorde a ello se analiza si las nuevas necesidades Validación nuevas solicitudes para ser
1 60
detectadas en el transcurso del año pueden incorporarse dentro inscritas al plan
del seguimiento. Seguimiento de cursos realizados 2 60
Solicitar y dar seguimiento hasta la
entrega de información de indicadores 1 60
realizando bajo la metodología de equipos articulados el Programar y realizar reuniones sobre
planes de acción 6 90
eguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente según
l producto asignado para su monitero. En ella participan todas las Analizar y actualizar archivo con los
reas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara al indicadores y dar seguimiento a temas 1 330
cliente ha sido detectado. pendientes
Para este procesos se da seguimiento para Tarjeta de Crédito y Aclarar dudas sobre cambios entre los
Tarjeta de Débito indicadores 1 30
Solicitar y dar seguimiento hasta la
entrega de información de indicadores 1 60
Dentro del modelo de gestión integral de servicios GIS, se están Programar y realizar reuniones sobre
realizando bajo la metodología de equipos articulados el planes de acción 6 90
eguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente según Analizar y actualizar archivo con los
l producto asignado para su monitero. En ella participan todas las indicadores y dar seguimiento a temas 1 330
reas involucradas en el producto y cuyo punto de dolor de cara al pendientes
Para este procesos se da seguimiento a Crédito Hipotecario Aclarar dudas sobre cambios entre los
indicadores 1 30
Programar reuniones 1 20
Realizar cambios de programación según
imprevistos por líderes 1 5
Revisar temas pendientes (información o
datos) y compromisos para el mes 1 30
Solicitar ahorros dentro de las iniciativas
y créditos fiscales que den soporte al 1 15
gasto
Revisar que los datos cuadren del gasto
vs ahorro 2 90
Resolver incongruencias y pedir
información adicional que de soporte 2 75
Reuniones de seguimiento a
Seguimiento de las iniciativas inscritas dentro de Productividad iniciativas y cumplimiento de 3 75
para todos para las cuales se tiene un compromiso mensual de compromisos
ahorro según las proyecciones inscritas a inicio de año; estos
ahorros deben tener el soporte completo sobre los movimiento Modificar cambios en seguimiento 3 20
contables para validar que efectivamente se ha dejado de pagar de iniciativas
por tales servicios Actualizar Dashboard 2 30
Compartir reporte y Dashboard al área
financiera 1 10
Reunión con dueño de la iniciativas 3 30
Resolver/analizar dudas del área
financiera 3 30
Validar con áreas líderes sobre
descubrimientos o cambios 3 20
Realizar cambios acorde a
descubrimientos 3 30
Compartir cambios a todas las áreas
implicadas 1 10
Actualizar presentación 1 75
Solicitar, Recopilar y análisis de
Consiste en elaborar el informe de indicadores a partir de los información 1 75
nsumos otorgados pos las áreas para su envío a Colombia, además Solventar inquietudes 1 60
e interpretar los cambios sufridos en relación a la meta estipulada
Actualizar y enviar tablero a Colombia 1 60
Agendar reuniones según disponibilidad
de líderes 21 4
Reuniones con líderes de iniciativas 21 35
Análisis de documentos recibidos que
Consiste en dar seguimientos a las iniciativas inscritas dentro del den soporte o ayuden a comprender 8 30
mapa competitivo (8) y de transformación (13) para la VSC, avances de las iniciativas
laborar el estatus con avances, cambios y alertas para cada uno el Elaborar reporte sobre el estado actual
cual se comparte a estrategia y preparar el informe mensual para de las iniciativas 21 8
Elaborar documento sobre el estado
actual de las iniciativas 8 5
Compartir información a estrategia 1 5
cual se comparte a estrategia y preparar el informe mensual para
Solventar inquietudes de remitentes 1 30

os usuarios de diferentes área o de Colombia solicitan a la Elaboración de informe 2 120
erencia de Gestión diferente información dependiendo de la Validación de información con el área
ecesidad que tengan en ese momento, estas pueden ser desde dueña de la información 1 30
ambios realizados en la operatividad del día a día cuyo impacto se
e reflejado en indicadores, nuevos parámetros de medición para Validación con Gerente 1 30
omogenizar entre el grupo, etc. Enviar informe 1 10
Analizar la información compartida por
control financiero 1 240
Validación con Control Financiero 1 60
nalizar las razones de las cifras de los gastos, la tendencias
stóricas y otros datos que sirvan de insumos para la toma de Actualizar archivo maestro con la
información financiera del mes 1 60
ecisiones por medio de Informes de Financieros publicados
ensualmente Actualización de información de los
1 30
gráficos
Elaboración de la informes financieros,
presentación e informes en Publisher 2 120
poyar con la solicitud de Bancolombia a la Analista de la Gerencia. Apoyo a demanda 2 60
Revisar necesidades y detectar brechas 1 30

solicitud de Carlos Mauricio, se requiere dar apoyo para impulsar Análisis de tendencias y levantamiento
de planes de acción 1 120
transformación de la gestión del servicio en temas de incidentes,
ameworks y tendencias para asegurar la disponibilidad y Reuniones con áreas involucradas 2 60
onfiabilidad de los servicios end to end Elaboración de informes a demanda 1 30
Seguimiento del plan 1 60
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)

ejecución del cursos, se establece cuando es la disponibilidad de
del seguimiento.
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019

(mensual)
Solicitar registro de cursos cancelados y actualizar base
Definido el plan de formación para 2017, se da seguimiento a la interna 2
ecución del cursos, se establece cuando es la disponibilidad del
resupuesto, y acorde a ello se analiza si las nuevas necesidades Validación nuevas solicitudes para ser inscritas al plan 1
etectadas en el transcurso del año pueden incorporarse dentro
del seguimiento. Seguimiento de cursos realizados 2
HA:12/09/2019
TIEMPO
UNITARIO
(minutos)
60
1
60
1
60
300 5 0.625
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO A solicitud de VP de auditoría, se ha centralizado en la gerencia

No. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD ASOCIADO de gestión el apoyo en el cierre
DETALLE DE LAdeACTIVIDAD
brechas para VSC donde se
(Actividades da seguimiento a los planes de acción que ejecutan las áreas
secuenciales) para poder dar cierre de brechas. Para ellos se descarga la base
desde el sistema de audisoft, se analizan los cambios en ella y se
recopila la información y la evidencia que de soporte del
procesos hasta que estás se dan por finalizadas; cuando estás se
9 Seguimiento Auditoría VPSC N/A encuentran en vencimiento se analiza a que se debe y se
actualiza la nueva fecha cierre de compromiso y se da
seguimiento a la resolución dada por auditoría posterior a la
revisión de evidencia enviada. Además, se elabora un reporte
sobre como se está al cierre de mes y los avances logrados a la
fecha
usuarios pues suelen no contestar en la primera semana
después de la solicitud
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019
A solicitud de VP de auditoría, se ha centralizado en la gerencia

de gestión el apoyo en el cierre
DETALLE DE LAdeACTIVIDAD
brechas para VSC donde se DISTRIBUCIÓN DE LA ACTIVIDAD POR PROCESO FRECUENCIA
da seguimiento a los planes de acción que ejecutan las áreas (mensual)
para poder dar cierre de brechas. Para ellos se descarga la base
esde el sistema de audisoft, se analizan los cambios en ella y se Análisis de base de datos y Seguimiento con usuarios
responsables de planes de acción 2
recopila la información y la evidencia que de soporte del
rocesos hasta que estás se dan por finalizadas; cuando estás se Recopilación de evidencia, análisis de información y
actualización de bitácora 2
encuentran en vencimiento se analiza a que se debe y se
actualiza la nueva fecha cierre de compromiso y se da
seguimiento a la resolución dada por auditoría posterior a la Reporte de avances 2
revisión de evidencia enviada. Además, se elabora un reporte Reuniones con auditoría/usuarios y Presentación de
sobre como se está al cierre de mes y los avances logrados a la cambios/informe 5
fecha
usuarios pues suelen no contestar en la primera semana
después de la solicitud
HA:12/09/2019
TIEMPO
UNITARIO
(minutos)
200
3
300
5
60
1
90
2
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)

seguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente
11 de Servicio GIS N/A según el producto asignado para su monitero. En ella participan
todas las áreas involucradas en el producto y cuyo punto de
TDD-TDC dolor de cara al cliente ha sido detectado.
Tarjeta de Débito

Modelo de Gestión Integral seguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente
12 de Servicio GIS N/A según el producto asignado para su monitero. En ella participan
Crédito Hipotecario todas las áreas involucradas en el producto y cuyo punto de
dolor de cara al cliente ha sido detectado.
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019

(mensual)
Solicitar y dar seguimiento hasta la entrega de

información de indicadores 1
seguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente Programar y realizar reuniones sobre planes de acción 6
egún el producto asignado para su monitero. En ella participan
todas las áreas involucradas en el producto y cuyo punto de Analizar y actualizar archivo con los indicadores y dar
dolor de cara al cliente ha sido detectado. seguimiento a temas pendientes 1
Tarjeta de Débito
Aclarar dudas sobre cambios entre los indicadores 1
Preparar y realizar presentación 1
Solicitar y dar seguimiento hasta la entrega de

información de indicadores 1

realizando bajo la metodología de equipos articulados el Programar y realizar reuniones sobre planes de acción 6
seguimiento de principio a fin de procesos de cara al cliente
egún el producto asignado para su monitero. En ella participan Analizar y actualizar archivo con los indicadores y dar
todas las áreas involucradas en el producto y cuyo punto de seguimiento a temas pendientes 1
dolor de cara al cliente ha sido detectado.
Aclarar dudas sobre cambios entre los indicadores 1
Preparar y realizar presentación 1

HA:12/09/2019
TIEMPO
UNITARIO
(minutos)
60
90
540
330
30
200
1160 19
60
90
330
30
200
1160
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)

son requeridas varias reuniones, revisión de los procesos, y
10 Capacidad Instalada N/A levantamiento de actividades además de revisión de tiempos,
para ingresarlos al sistema. Se requiere mucho seguimiento con
el área.
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019

(mensual)
Reunión de sensibilización con jefes 1
Reunión de sensibilización con área 1
s un modelo de Bancolombia, para gestionar la carga laboral, es Revisión del levantamiento de actividades 1
ecesario crear conciencia y confianza en el área a implementar,
on requeridas varias reuniones, revisión de los procesos, y Revisión y Asignación de tiempo 1
vantamiento de actividades además de revisión de tiempos, Ingreso de colaboradores a la herramienta 1
ara ingresarlos al sistema. Se requiere mucho seguimiento con
área. Asignación de actividades 1
Acompañamiento al área 5
Reuniones/llamadas con gestor interno 4
HA:12/09/2019
TIEMPO
UNITARIO
(minutos)
60
60
60
60
60
30
60
30
ÁREA EN ESTUDIO:
# PERSONAS:
SUBPROCESO
(Actividades
secuenciales)
A solicitud de Carlos Mauricio, se requiere dar apoyo para

impulsar la transformación de la gestión del servicio en temas de
5 Aseguramiento del Servicio N/A
incidentes, frameworks y tendencias para asegurar la
disponibilidad y confiabilidad de los servicios end to end
Apoyar en la formalización Apoyar en la coordinación del Comité de Cambios TI para

de la Gestión de Cambios N/A mantener la transversalidad y correcta ejecución de puestas a
producción velando por la integridad del servicio
ÁREA EN ESTUDIO:
FECHA:12/09/2019

(mensual)
Revisar necesidades y detectar brechas 1
Análisis de tendencias y levantamiento de planes de
acción 1
A solicitud de Carlos Mauricio, se requiere dar apoyo para Reuniones con áreas involucradas 2
mpulsar la transformación de la gestión del servicio en temas de
incidentes, frameworks y tendencias para asegurar la Elaboración de informes a demanda 1
disponibilidad y confiabilidad de los servicios end to end
Seguimiento del plan 1
Monitoreo Estado del servicio 22

Enviar presentación de cambios a evaluarse 4
Coordinar comité de cambios 4
Apoyar en la coordinación del Comité de Cambios TI para
mantener la transversalidad y correcta ejecución de puestas a Acciones de mejora y fortalecimiento de controles 2
producción velando por la integridad del servicio Seguimiento de cambios post producción 4
Informe mensual 1
HA:12/09/2019
TIEMPO
UNITARIO
(minutos)
30
120
60
30
300
5
10
90
30
30
60

Levantamiento de Cargas de Trabajo

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Levantamiento de Cargas de Trabajo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

FORMATO DE RECOLECCIÓN DE ACTIVIDADES

Administracióon entregables Monitorear la correcta y temprana ejecución de las diferentes

Programación de reuniones con lideres

Reuniones para conocer el avances de

Envío de minuta sobre avances

Estructutración de informe y capsula 1 120

Se elabora un informe con las

Solicitar información a las áreas 4 10

e elabora un informe con las Seleccionar y redactar noticias a

Enviar informe a contactos de

Administración de Dashboard de indicadores estratégicos,

Solicitar información a las áreas 4 10

Revisar fichas completitud y datos

Almacenar información y actualizar

Procesamiento de bases compartidas

dministración de Dashboard de indicadores estratégicos,

Análisis tendencias y oportunidades de

Validación con áreas para conocer el

Estructuración de informe y envío a 1 60

Gestionar el modelo de productividad y eficiencia, cuyo

Se ingresa el archivo de los movimientos del mes, se les

Apoyar a las áreas de la Vicepresidencia a realizar traslados

Identificar a través de los movimientos contables malas

Elaboración de evaluación mensual del presupuesto, el

Administrar y controlar la bolsa de presupuesto para viajes de

Monitorear de manera oportuna los saldos que se tienen en

Administración del Administrar y controlar el presupuesto asignado para planes

Gestión de solicitudes realizadas por las áreas, revisión de

Se elabora un informe con las

Administrar y controlar el presupuesto asignado para planes

El objetivo es poder hacer una cuadratura de ls

Monitorear de manera oportuna los diferentes gastos

Asignar clasificación de gastos a los

Actualizar en histórico nuevas

Ingreso de nuevas permutaciones no

Corroboración con áreas acerca de

Cuadratura en archivo maestro de

Ingresar clasificación nueva 1 30

Validar la información recibida con los

Validar el nivel de cumplimiento de las

Identificar gastos que están pendientes

Consolidar la información para enviar al

Soicitar a las áreas la revisión de

Identificar y consolidar posibles ajustes u

Validar observaciones enviadas por las

Validar si los ajustes y reclasificaciones

Si el ajuste del mes anterior no se aplicó,

Revisar el archivo compartido por el área

Elaborar la evaluación mensual del

Elaborar capsula informativa sobre el

Validar con las áreas los desfases en

Realizar temas asignados al área de los

Solicitudes de facturas en digital por

Recibir la información por parte de las

Validar contra normativa 5 10

dministrar y controlar la bolsa de presupuesto para viajes de

Preparar informe para Control Financiero 1 60

Enviar información a Control Financiero 1 5

Revisar información compartida por

Validación de la información recibida de

Actualizar archivo de control 1 45

Actualizar gráficos mensuales 1 15

Elaborar el informe de las cuentas