Tabla de contenido

Introducción..........................................................................................................................3

Objetivo general....................................................................................................................4

Objetivos específicos..........................................................................................................4
Desarrollo...............................................................................................................................5

Identificación de la empresa.............................................................................................5

Misión.................................................................................................................................6

Visión..................................................................................................................................6

Tipos de comunicación......................................................................................................6

Canales de comunicación..................................................................................................7

Protocolo de comunicaciones internas y externas para el caso de la empresa Fabrica

de Colchones Dulces Sueños...............................................................................................10

El protocolo de comunicaciones externas se establece de la siguiente forma...............10

El protocolo de comunicaciones internas se establece de la siguiente forma................12

Metodología básica..........................................................................................................14

Plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo......16

Cronograma anual de actividades.................................................................................19

Conclusiones........................................................................................................................20

Referencias Bibliográficas..................................................................................................21
 Introducción

El desarrollo de un protocolo de comunicaciones y plan motivacional es muy

importante para identificar los diferentes factores asociados a su mantenimiento y a sus

relaciones tanto internas como externas, este diseño también es muy imperativo en la

organización de grandes, medianas y pequeñas empresas para un desarrollo efectivo de su

clima laboral, de su producción, de su distribución y su posición en el mercado.

Desde este diseño podremos encontrar cómo la “Fábrica de Colchones Dulces

Sueños" aplica diferentes estrategias de comunicación tanto internas como externas, para

lograr un funcionamiento adecuado y un plan motivacional que ayude al trabajo en equipo,

a la disminución del estrés laboral y generar un protocolo adecuado en cada uno de los

empleados que permita aportar de manera asertiva a los procesos de la empresa.

Con el desarrollo de las actividades propuestas, estudio de la comunicación en

empresas del sector, se pretende establecer la importancia que tiene una buena

comunicación tanto formal como informal en las organizaciones, comunicación que debe

ser asertiva, honesta y confiable, cuyas metas sean lograr los objetivos de la empresa a

través de la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo, donde primen las reglas

claras en cada área y siguiendo los lineamientos de la convivencia y armonía en el trabajo y

la motivación permanente para el desempeño y cumplimiento laboral.

 Objetivo general

Construir un protocolo de comunicaciones y Plan Motivacional para la empresa

“Fábrica de Colchones Dulces Sueños" que permita fortalecer las competencias

comunicativas y las relaciones interpersonales de la misma.

Objetivos específicos

 Definir los diferentes tipos de comunicaciones que manejará la empresa, definiendo

las estrategias de las comunicaciones externas e internas de la organización.

 Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para el caso de la

empresa desarrollada por el grupo “Fábrica de Colchones Dulces Sueños".

 Diseñar un plan motivacional que establezca y mantenga principios y valores

corporativos que orienten a los empleados a desarrollar un alto desempeño, de manera que

esta conducta repercuta positivamente en los intereses de la empresa.

 Desarrollo

Identificación de la empresa.

Nombre de la empresa: Fábrica de Colchones Dulces Sueños.

Slogan: "Suavidad y cuidado en cada uno de tus sueños".

Ciudad Sede Principal: Girardot, Cundinamarca.

Fecha de Creación: 22 de Agosto de 2010.

Número de empleados:

La empresa cuenta con un número de 25 empleados en donde 6 hacen parte de la planta

administrativa y jefes de departamento, y 19 personas son parte del personal operativo que

se distribuyen de la siguiente manera:

o Producción: 8 empleados.

o Talento humano: 3 empleados.

o Ventas: 5 empleados.

o Marketing: 3 empleados.

- Características de la empresa

La empresa Fábrica de Colchones Dulces Sueños hace parte del sector de las mipymes

en la ciudad de Girardot que abrió sus puertas en el año 2010 ofreciendo experiencia en la

fabricación, distribución y comercialización de productos para el descanso y confort. Posee

maquinaria y equipos diseñados con tecnología de punta para la fabricación de sus

productos, permaneciendo así a la vanguardia de la industria del descanso y confort del

país.

Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por planta administrativa

(gerente, secretaria, contador), los jefes de departamento (producción, talento humano,

ventas y marketing) y personal operativo de cada uno de los departamentos mencionados.

Se tiene atención presencial, atención telefónica y página web.

Misión

Contribuir con la calidad de vida de nuestros clientes y equipo de trabajo, a través de la

fabricación, distribución y comercialización de Colchones, Colchonetas, Muebles y

Espumas, comprometidos con la calidad, innovación, crecimiento personal y empresarial.

Visión

En el 2020 FÁBRICA DE COLCHONES DULCES SUEÑOS, se consolidará como la

empresa líder en la fabricación de Colchones, Colchonetas y Muebles en el mercado

regional, al tiempo que se irá posicionando en la distribución y comercialización de sus

productos a nivel nacional, cumpliendo con los más altos estándares de calidad.

Tipos de comunicación

- Comunicación formal e informal:

 Dentro de la comunicación formal encontramos: toda la información que

se maneja mediante correos electrónicos y físicos (pedidos, cotizaciones, contratación,

inscripciones, permisos, poderes, entre otros), también las reuniones dirigidas con horario y

fecha establecida para la socialización de los puntos a resolver dentro de la actividad

mensual y poder organizar los detalles de mantenimiento, producción y distribución del

producto, con el fin de mantener los objetivos claros, apoyados de un buen manejo de las

relaciones laborales y comerciales.

Dentro de la comunicación formal usada en la empresa se le da relevancia a la

comunicación descendente, la cual se da entre el gerente y los jefes de departamento, donde

el gerente en su rol de líder, le da información oportuna al gerente, para que este a su vez

se los transmita a los demás empleados logrando con esto una información adecuada,

ayudando significativamente en el rendimiento de las tareas diarias, todo esto con el fin de

establecer una comunicación clara y eficaz, capaz de mantener el orden y el equilibrio de la

empresa.

 Dentro de la comunicación informal la fábrica: acostumbra usar

los aportes de los empleados buscando su opinión referente a al manejo, la visión y

la misión de la empresa como también como se encuentra el clima laboral entre

ellos. De esta forma diseña estrategias que promuevan los vínculos entre los

trabajadores, y que ayuden en las necesidades de los mismos, buscando así una

empresa con equidad y respeto laboral.

Canales de comunicación

 Conversaciones presenciales: Dentro de la fábrica se da en cualquier reunión o

actividad fuera de las oficinas.

 Correos electrónicos: se utilizan mucho por la comodidad de su uso y por el principio

de «lo escrito, escrito está». Es decir, escribir algo es la manera de demostrar que un

mensaje se ha comunicado y cómo se ha comunicado.

 Videoconferencias: son muy útiles en el caso de la fábrica que tiene pedidos contantes

a otras ciudades para tener comunicación efectiva con sus empleados y distribuidores.

Se usan aplicaciones gratuitas para esto, como Skype.

 Documentos formales: los sistemas de calidad han introducido mucha documentación

formal para que todo el que entre a la empresa sepa cómo se trabaja. Aquí se incluyen

manuales de calidad, de procedimientos y reglamentos.

 Hojas de cálculo: sobre todo para los departamentos de contabilidad y finanzas es muy

importante que se transmita la información en las hojas de cálculo ya que está mucho

más estructurada así.

 Dispositivos móviles: cualquier empleado los utiliza con algunas restricciones para no

interrumpir la productividad, pero sin duda son imprescindibles para aquellos que pasan

tiempo fuera de la oficina.

- Comunicación interna:
La comunicación interna es clave para el buen funcionamiento de la Fábrica de

Colchones Dulces Sueños para la correcta gestión de los recursos humanos. Existen

elementos de comunicación que favorecen una comunicación interna más efectiva, como

los tablones de anuncios, emails, intranet, revista corporativa, manuales de empleado, en

definitiva, muchos de los mencionados en el apartado anterior.

- Comunicación externa:
 La comunicación externa es un elemento importante para promocionar, dar a

conocer, ofrecer una buena imagen y resolver cualquier tipo de incidencia en la fábrica. Se

trata de ofrecer una imagen transparente que brinde confianza a los clientes y potenciales

clientes.

Dentro de los tipos de comunicación externa se encuentran la comunicación externa

operativa, la comunicación externa estratégica y la comunicación externa de notoriedad.

 Comunicación externa estratégica: este tipo de comunicación se centra en conseguir

información sobre aspectos estratégicos que conducen a una mejora de la posición

de la empresa con respecto a su competencia.

 Comunicación externa operativa: se trata de la actividad comunicativa que se refiere

al desarrollo al quehacer diario de la empresa.

 Comunicación externa de notoriedad: este tipo de comunicación es lo que solemos

imaginar cuando nos hablan de comunicación externa. Es la información que la

empresa emite para darse a conocer como marca, así como también para publicitar

sus productos y servicios.

 Protocolo de comunicaciones internas y externas para el caso de la empresa Fabrica
de Colchones Dulces Sueños.

El siguiente protocolo de comunicaciones, se establece de acuerdo a un conducto

regular que recepciona a agentes tanto internos como externos que llevan como objeto

manifestar disposiciones, informes, peticiones, quejas o recursos, conocidos más como

PQR; dependiendo de la calidad del ponente de la comunicación se podrá recepcionar

mediante correspondencias si son externos y en casos internos mediante comunicado

formal por medio electrónico e informe físico dirigido a jefe inmediato o superior

jerárquico que lo requiera.

El protocolo de comunicaciones externas se establece de la siguiente forma

 Organización de proveedores
 Encuentros con los publicistas del producto.
 Establecimiento de relaciones con el público.
 PQR

Estrategias a utilizar:
 Web Corporativa:
Portal de comunicación online entre la empresa y sus
clientes potenciales que posibilita solicitar
información relacionada a los bienes y servicios que
comercializan de una forma rápida y fácil acceso a
todo público.

 Call Centers:
 Canal de comunicación complejo que permite tener un
contacto directo entre la compañía – clientes- proveedores.
Adquirir clientes nuevos y mantener clientes antiguos es
posible por la estrecha comunicación y una atención de calidad
que ofrece esta estrategia.

 Redes Sociales

Espacios de interacción tecnológica que permite llegar a un

grupo de público amplio retransmitiendo en directo
información de interés. Es un espacio que invita a la
participación e interacción por constituir un contexto social que
puede utilizarse como medio de contacto o de publicidad (ej.
anuncios sociales a través de aplicaciones de juegos.)

 Boletín digital:

Un espacio de comunicación e interacción entre la empresa y

clientes siendo una forma de mantener informado sobre temas de
interés por medio de emails que comparte temas como:
Descuentos, promociones, entrada de blog o resumen de noticias.

 Publicidad:

Una forma de comunicación que utiliza la empresa para tener un

contacto con sus viejos y nuevos clientes ofreciendo información
con gran impacto para invitar a consumir los servicios y bienes que
venden utilizando anuncios y creando espacios patrocinados
digitales “Street marketing”.
El protocolo de comunicaciones internas se establece de la siguiente forma

Conducto regular
 Comunicación directa entre gerente y jefes de departamento (Establecer una

comunicación eficaz en la empresa).

 Comunicación entre jefes de departamentos y demás empleados de la empresa.

 Comunicación entre todo el equipo de trabajo, este último tiene un objetivo muy

imperante para el clima organizacional el cual es: transmitir mensajes, informar

sobre evolución de la empresa, motivar a los empleados, lograr el compromiso de

los trabajadores y las normas y pautas para los empleados, entre estas

encontramos un diseño dinámico para el reconocimiento del mismo.


Estrategias que se utilizarán:
 Correo electrónico:
 Tableros informativos:
 Boletín interno:
Medio de comunicación que será utilizado por la alta
gerencia y los líderes de cada dependencia para
presentar información importante de la semana. En
esta se presentará notificaciones de eventos, noticias
internas o cambios de programación… Serán ubicados
estos elementos tecnológicos en lugares estratégicos
dentro de las instalaciones para fácil acceso a la
comunicación.
Medio de comunicación rápido y accesible que
permite enviar información a un grupo ilimitado de
colaboradores y miembros de la empresa construyendo
un canal de comunicación virtual masiva y confiable a
través del uso del intranet.
Medio de comunicación alternativo y masivo, donde
la alta gerencia y los líderes de las dependencias
mantengan informado a sus colaboradores sobre
proyectos, logros empresariales, mensajes
motivadores y noticias de interés.
Se utiliza como medio la página oficial del Facebook
de la empresa quienes los empleados tienen acceso.
Responsable: Talento humano
  Reunión en los equipos de trabajo:

Espacio de comunicación para dialogar sobre

situaciones y definir acciones para implementarla en el
área. Permitirá una buena comunicación y activación
en la participación de todos los miembros.
Responsable: Líder de la dependencia.
Periodo de duración: 1 o 2 veces al mes, 30 minutos.

Metodología básica

 Se establece por medio de correo electrónico la información de la fecha, hora y

lugar de la reunión con anticipación de 3 días.

 Se elige un secretario asistente que se rotara el rol entre todos

los miembros quien tomara nota de los puntos a tratar.

 Exponer información importante sobre procesos que se estén

llevando a cabo en el área.

 Estrategias de mejora en el funcionamiento del

equipo de trabajo y del área.

 Lluvia de ideas

 Resolución de conflictos si es necesario.

 Actividad de integración, reflexión y fortalecimiento del equipo de trabajo.

  Conversatorios:

Reuniones de todos los empleados de la empresa para

conocer las metas alcanzadas y los objetivos
propuestos, nuevas políticas que se implementaran
como también en la creación de un espacio de diálogo
respetuoso para que fluya la comunicación y un
acercamiento a todos los miembros de la empresa
expresando ideas, sugerencias o quejas que ayude al
crecimiento de la empresa y a mejorar el ambiente
laboral.

Metodología básica:

 Tener el espacio organizado y todos los elementos electrónicos listos para la

reunión.

 Dar la bienvenida a los participantes.

 Los líderes de cada área realizaran una presentación breve sobre sus objetivos y

logros alcanzados además de los nuevos proyectos.

 Espacio para la escucha de comentarios, sugerencias o nuevas ideas orientados

por el líder de cada equipo o dependencia.

 Actividad de motivación o crecimiento personal y profesional

 Conclusiones y agradecimientos (por alta gerencia).

Periodo de duración: trimestral con duración de 3 horas (mínimo), con posibilidad de

reprogramación.

Política de la Comunicación:

 Utilizar lenguaje respetuoso cuando se esté comunicando sin importar el cargo o

responsabilidad que se tenga dentro de la empresa, recordando que “toda

persona merece respeto”.

  Asistir a los conversatorios o reuniones de equipo de trabajo que serán avisadas

con 5 días de anticipación informadas a través por correo electrónico y tablero

informativo

 Ser creador y motivador de una comunicación asertiva con sus compañeros y

colaboradores, construyendo entre todos unos ambientes laborales saludables y

enriquecedores.

 Todos los miembros de la empresa se comprometen a estar revisando las

notificaciones que serán enviadas por correos electrónicos o compartidos por las

paginas oficiales de la empresa

Plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo.

PLAN MOTIVACIONAL
Nombre Objetivo Actividad
Actividades Fomentar vínculos de -Juegos de roles
grupales compañerismo, trabajo en equipo y -Acertijos
socialización entre los empleados. -Preguntas y repuestas
-Concurso de talentos
Actividades de Conocer las opiniones personales -Reuniones trimestrales
evaluación y de cada uno de los empleados, -Espacios de conciliación
opiniones mutuas despejar dudas y dar solución a laboral
desacuerdos o intolerancias dentro
del entorno laboral
Aplicación de Reconocer el esfuerzo y -Dia compensatorio
incentivos rendimiento de los empleados, -Empleado del mes
contribuyendo a un efecto positivo -Reconocimiento por
que esto produce frente a los méritos
empleados
Salidas, paseos Busca fomentar las relaciones entre -Caminata ecológica
grupales y empleados e incentivar a la -Celebración día de la
festividades comunicación abierta y clara entre mujer
grupos. -Celebración día del
hombre
-Celebración día de los
niños
-Celebración navidad
Zonas confort Reconoce que el espacio laboral es Creación y adecuación de
un factor importante para la buena los espacios de la
convivencia y desempeño laboral, organización, teniendo en
por esta razón se diseña un plan cuenta mejor ventilación,
llamado zona confort con el fin de temperatura, iluminación,
que los empleados se encuentren en recursos y tonalidades.
un espacio que sea apto, digno y
confortable para realizar sus labores Espacios de zonas de
y para tomar un descanso; de esta confort:
forma los resultados laborales serán -Espacio de descanso
altos. -Espacio de alimentación
-Espacio de ejercicio
-Zona verde
-Sala de conferencias
-Sala de espera
-Baños suficientes
Creación y elección Dinamizar los intereses comunes de -Elección trimestral
de Grupo de cada dependencia y activando la rotativa por votación de 1
Representantes por visión compartida de cada equipo representante por
cada dependencia de trabajo, brindando como dependencia.
organización el espacio que los
empleados seleccionen a sus
representantes que participarán en
las reuniones del diseño de cada
temporada de vestuario,
 presentando las ideas de cada
equipo para crear nuevos productos
innovadores. La selección de los
representantes será trimestral y
debe ser rotado el personal.
Capacitaciones en Organizar e impartir por parte de la Capacitaciones en:
habilidades de empresa diferentes capacitaciones
comunicación sobre habilidades comunicativas y -Trabajo en equipo
asertiva, escucha en equipo de trabajo permite la -Manejo del tiempo
activa y trabajo en autoconciencia de los empleados y -Manejo de la expresión
equipo a todas las la incentivación de mejorar su rol y oral
dependencias. el ambiente de trabajo, -Asertividad
reconstruyendo habilidades y
perfiles que aumenta las
capacidades en el equipo de trabajo
y en un ambiente laboral sano.
Estas capacitaciones se dictaran
semestralmente siendo definido
según las evaluaciones realizadas
las falencias que tengan los
empleados en sus espacios laborales
y de relaciones.
Plan: Tomemos La implementación dentro de la -Creación de espacio de
aire-comamos un Fabrica Dulces Sueños comedores alimentación.
snack gratuitos y cómodos para que los
empleados tengan la posibilidad de -Una vez al mes se
tener reuniones de almuerzos repartirán pasabocas
gratuitos con sus compañeros de variados y gratuitos a los
trabajo o de equipo permite brindar colaboradores dentro del
seguridad y una relación de espacio de alimentación.
cercanía entre empleado-compañía
además del espacio para fomentar
 relaciones positivas entre ellos y
puedan bajar el nivel de estrés con
el cambio de ambiente aumentando
la productividad y creatividad de
los trabajadores.

Cronograma anual de actividades

Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Actividades
grupales
Concurso de
talentos
Reuniones
trimestrales
Empleado del
mes
Reconocimiento
por méritos
Caminata
ecológica
Día de la mujer

Día del hombre

Día de los niños

Navidad

Elección del
representante
Capacitaciones
 Tomemos aire,
comamos un
snack

Conclusiones

El desarrollo empresarial y sostenimiento en la productividad y competitividad en el

sector, se fundamenta en la calidad de las comunicaciones formal e informal, interna y

externa en la empresa, que genere confiabilidad, asertividad, compromiso, lealtad y

fidelidad del trabajador y construcción de la imagen organizacional, hacía la consolidación

del equipo de trabajo que busque la satisfacción del cliente y la comunicación con los

proveedores.

De acuerdo a lo anterior podemos concluir que en toda institución es importante el

"clima organizacional", éste se refiere al ambiente existente entre los miembros de una

organización, y está estrechamente ligado al grado de motivación de los empleados e indica

aquellos aspectos de la organización que desencadenan diversos tipos de motivación entre

sus miembros.
 La idea comunicada se relaciona íntimamente con las percepciones y motivaciones

del emisor y del receptor, por ejemplo, a la hora de fomentar vínculos de compañerismo y

socialización entre los empleados. El protocolo generado nos permite potenciar las

relaciones interpersonales que posibilitaría a sus trabajadores y trabajadoras orientarse

hacia lo que sucede en momentos en que los cambios pueden parecer arbitrarios o

violentos; también es importante que ellos y ellas puedan cuestionar lo que sucede y se

sientan escuchados y escuchadas en un ambiente respetuoso interno.

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