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Código: 2DC-GU-0001 CRIMINALÍSTICA

Fecha: 14-05-2013 GUÍA DE RECEPCIÓN, CONSERVACIÓN,
Versión: 0 PROTECCIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS
MATERIALES PROBATORIOS Y EVIDENCIAS POLICÍA NACIONAL
FÍSICAS (E.M.P Y E.F).

Objetivo:

Establecer el manejo de los elementos materiales probatorios o evidencias físicas allegadas a la Dirección,
Laboratorios Regionales y Seccionales de Investigación Criminal pertenecientes a la Policía Nacional, desde el
momento en que ingresan, incluyendo acciones pertinentes en la recepción, custodia y entrega de resultados a
la autoridad solicitante.

Alcance:

Aplica a los servidores con funciones de policía judicial o a quienes hagan sus veces con relación a los E.M.P o
E.F. inicia al finalizar la recolección, embalaje y rotulado de los elementos materia de prueba o evidencia físicas
y terminar con la recepción de los E.M.P o E.F. en el laboratorio autorizado o el almacén general de evidencias.

Contenido de la Actividad

ASPECTOS RELEVANTES.
Corresponde a las actividades desplegadas por la policía judicial o quien haga sus veces para disponer el
almacenamiento transitorio de E.M.P o E.F dentro de sus sedes administrativas mientras se envía al laboratorio
autorizado o al almacén general de evidencias pertenecientes a la Fiscalía General de la Nación. Mientras se
realiza su análisis en los respectivos laboratorios y permanecen pendientes de destrucción o disposición final
diferente.

Los E.M.P o E.F se podrán guardar o mantener de manera transitoria en los almacenes de los organismos de
policía judicial destinados para tal fin. Cuando los E.M.P o E.F sean de origen biológico y requieran condiciones
especiales de preservación y no las posea la bodega de evidencias, deberá acudirse a entidades públicas de
salud que garanticen dichas condiciones para su almacenamiento transitorio.

El personal que labora en la Bodega de Evidencias de E.M.P o E.F procurara portar y usar los medios de
bioseguridad tales como guantes, tapabocas, batas entre otros.

Se podrá almacenar los E.M.P o E.F cuando el laboratorio autorizado o almacén general de evidencias no se
encuentre en servicio.

Se podrá almacenar los E.M.P o E.F cuando la complejidad de la diligencia no permita el traslado inmediato del
E.M.P o E.F al laboratorio autorizado o almacén general de evidencias.

Se podrá almacenar los E.M.P o E.F cuando no se tenga definido por la policía judicial el análisis o estudio por
solicitar al laboratorio autorizado y se espera para que dentro de las 36 horas siguientes a la diligencia de
recolección del E.M.P o E.F, de manera conjunta con el fiscal de conocimiento, se elabore el programa
metodológico de la investigación y se decida el destino de los mismos.

Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito sea imposible el traslado de manera inmediata al
laboratorio autorizado o almacén general de evidencias. De todas maneras el almacenamiento transitorio del
E.M.P o E.F, no podrá exceder a las 48 horas siguientes a la práctica de la diligencia donde se recolecto o al día
hábil siguiente de haberse cumplido este término, salvo que no se haya superado la fuerza mayor o caso
fortuito, en cuyo caso una vez superada tal circunstancia se trasladará de manera inmediata.
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La custodia transitoria en las sedes de Policía Judicial garantizara las condiciones de seguridad y preservación
del elemento material probatorio.

La Bodega de Evidencias tendrá preferiblemente las siguientes condiciones:

a) Área de recepción con acceso restringido en donde se traspasa el E.M.P.

b) Sistema de registro
c) Área de almacenamiento y archivo
d) Área de secado
e) Sistema para almacenar muestras biológicas que garantice cadena de frio

La Bodega de Evidencias perteneciente a la Dirección, Laboratorios Regionales o Seccionales de Investigación

Criminal; recibirá elementos materiales probatorios con destino y para análisis de los laboratorios que integran
los mismos.

El embalaje solo se podrá abrir por el perito designado para su estudio o análisis, salvo que en los sitios de
recepción del elemento por motivos de seguridad personal se tenga duda del contenido del embalaje, en cuyo
caso se procederá a abrir el contenedor con la ayuda de personal conocedor en el manejo de explosivos,
dejando adjunto al registro de continuidad un informe suscrito por quienes intervinieron, indicando las razones
que motivaron este proceder y a detallar las condiciones en que encontraron y dejaron el elemento. La
apertura del contenedor se hará por lado diferente de donde se encuentre el sello inicial, despejada la duda, el
elemento se introducirá preferiblemente en el embalaje inicial si las condiciones del mismo lo permiten, en
caso de utilizarse un nuevo embalaje se conservara el rotulo y cinta de sello inicial. Para sellar el embalaje se
procederá a imprimir la firma y numero de documento de la identificación del encargado de la recepción del
elemento en la parte de su cierre y sobre esta colocara la cinta y sello.

Cada una de las actividades que se llevan a cabo en la Bodega de Evidencias de E.M.P o E.F; están
reglamentadas y establecidas en la Ley Colombiana y el único propósito del desarrollo de las mismas es apoyar
a la administración de justicia de manera profesional, oportuna e imparcial; cada actividad está amparada por
orden o solicitud de autoridad competente.

MOTIVOS DE DEVOLUCION DE E.M.P/E.F.

La documentación originada en la aplicación de la presente guía deberá estar exenta de modificaciones o
alteraciones por raspado, borrado, lavado químico, injerto, tachadura, enmienda, retoque o cualquier otro
hecho que viole el principio de integridad.

En caso de recibir el custodio los elementos en mal estado o con alguna irregularidad, deberá informar
inmediatamente a la autoridad competente y a su superior inmediato, dejando la constancia respectiva en el
formato de registro de cadena de Custodia.

Cuando no se cuente con la técnica solicitada para el estudio solicitado.

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Será obligación de los servidores públicos y de las instituciones involucradas en el manejo del sistema de
cadena de custodia garantizar el diligenciamiento y la concordancia del rótulo y de los formatos de registro
establecidos en la presente guía.

El registro de cadena de custodia debe diligenciarse en un solo ejemplar original sin copias.

Quien reciba un EMP o EF deberá diligenciar el registro de continuidad de cadena de custodia en presencia de
quien entrega, dejando las constancias respectivas en el formato y en el oficio remisorio.

Cuando no cumpla con el formato de cadena de custodia establecida en el Manual de Procedimientos para
Cadena de Custodia Vigente.

Cuando los elementos no cumplan las características de embalaje recomendadas relacionadas a continuación.

TIPO DE ELEMENTO EMBALAJE

Armas de fuego En cajas de cartón, atar a la altura del cañón y de la empuñadura.
Proyectiles, Por separado y envueltas en papel, en cajas de cartón o bolsa plástica
cartuchos,
vainillas
Armas corto Cartón, ate el arma para inmovilizarla.
punzantes
Líquidos Frascos de polietileno de alta densidad o vidrio esterilizado (limpio y seco)
Alimentos Empaque original o frascos de vidrio o plástico.
Ropa Bolsas de papel, aislando con papel las manchas por las dos caras.
Medicamentos Enviar el blíster completo, y la caja original. Bolsa de papel o plástico.
sólidos
En estado líquido
Estupefacientes Bolsa de plástico.
sólidos
Estupefacientes Si está en proceso homogenizar y tomar muestra entre 100 y 500 mls, en frasco de
en solución vidrio. Envíe al laboratorio.
Sustancias Frasco de vidrio o polipropileno de alta densidad de 60 mls.
controladas
líquidas
Sustancias En bolsa plástica, aproximadamente 5 gramos.
controladas
sólidas
Muestras de suelo Bolsa plástica, de papel o tarro metálico.
en explosiones
Cabellos, pelos En bolsa plástica individual
fibras
Lazos, cuerdas, Bolsas de papel
sogas
Muestras secas Embalar el hisopo en tubo seco
Impresiones Transplante la huella revelada, teniendo en cuenta los diferentes elementos para
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dactilares este procedimiento depositándola en bolsa plástica. Si

no es posible en transplante fíjela.
Vidrios Ate a un cartón o caja del mismo material.
Documentos Bolsas de papel o plástico y cajas de cartón
Restos óseos Embalados de acuerdo a su tamaño en papel y a su vez en bolsas plásticas
Residuos de Tubos de polipropileno y luego bolsa plástica.
disparo en mano
Casetes de audio, Forrar con papel de aluminio, cubrir con cinta de seguridad y embalar en una bolsa
de video y CDS plástica.

A cada EMP o EF se le debe diligenciar un formato de registro de cadena de custodia, salvo en los siguientes
casos, en los cuales se podrá diligenciar un formato de registro para varios EMP o EF, sin perjuicio de la
observancia de las condiciones de embalaje y rotulo para cada EMP o EF:

a. Cuando los EMP o EF tengan las mismas características específicas, siempre y cuando sean de una
misma diligencia.
b. Cuando se requiera el estudio o análisis de laboratorio en una misma área especializada del Instituto
Nacional de Medicina Legal, siempre y cuando corresponda a un mismo cadáver.
c. Cuando el formato de cadena de custodia no sea suficiente para el registro de continuidad de los EMP
o EF, se podrá utilizar hojas adicionales cuantas sean necesarias y se deberá anotar en la parte superior
derecha de cada hoja el número que corresponde del total de hojas utilizadas.

Elementos perecederos o peligrosos, aquellos que por sus características físicas o químicas, pueden perecer o
alterarse en condiciones normales con los pasos del tiempo (medicamentos, alimentos, especies vegetales o
animales, entre otros), o que puedan causar daños a los funcionarios o a los bienes de la Bodega de Evidencias,
sustancias corrosivas, explosivas o venenosas, entre otras.

RECEPCIÓN DE E.M.P/E.F.
Ningún servidor público recepcionará elemento material de prueba o evidencia física que no esté embalado,
sellado, rotulado, con registro de cadena de custodia y solicitud de análisis de conformidad con los establecidos
oficialmente, salvo que exista imposibilidad para ello, en cuyo caso se hará uso de los medios más adecuados
para tal fin garantizando siempre el principio de autenticidad del elemento. En todo caso, el que reemplace el
rotulo y el registro deberá contener la información mínima requerida.

Toda persona que entregue E.M.P o E.F deberá presentar físicamente su documento de identidad.

Toda persona que reciba un elemento material probatorio o evidencia física, antes de hacerlo, revisara el
recipiente que lo contiene y dejara constancia del estado en que se encuentre, en el formato de registro de
cadena de custodia adoptado en esta guía.

En caso de recepcionar elementos de gran tamaño (camuflados) por parte de las diferentes autoridades deberá
solicitarse a quien entrega el elemento orden de destrucción en original y con firma del funcionario
responsable quien emite la orden.
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Se deberá diligenciar la cadena de custodia del elemento entregado en presencia del funcionario quien
traspasa.

ENTREGA DE E.M.P/E.F. A LOS LABORATORIOS

Se asigna un número de orden de trabajo, se registra en el libro de la especialidad de acuerdo al laboratorio y
destina a un perito del listado establecido por parte del jefe del laboratorio, los casos serán asignados de forma
consecutiva.

Se ingresa los datos e información que acompañan al elemento al SIGIC y se genera una orden de trabajo.
Se notificara mediante correo electrónico a cada laboratorio que reposan solicitudes de análisis en la bodega
de evidencias con el propósito de recogerlos.

Al momento de reclamar el caso el perito asignado deberá firmar el libro y cadena de custodia en presencia del
responsable de la Bodega de Evidencias.
El perito tiene la potestad de retirar los E.M.P o E.F o de acuerdo a la congestión de casos podrá solicitar a la
bodega de evidencias su custodia temporalmente que no sobrepase 72 horas.

CONSERVACIÓN Y CUSTODIA E.M.P/E.F.

Los E.M.P o E.F que ingresen a la Bodega de Evidencias serán clasificadas por tipo, con espacios físicos cerrados
o abiertos según su naturaleza, que cumplen con los requisitos necesarios para garantizar su conservación,
considerando condiciones ambientales adecuadas y sistemas de seguridad.

Al momento de entregar E.M.P o E.F al perito asignado este deberá firmar el libro y cadena de custodia, previa
verificación del caso

Nadie a excepción del responsable de la Bodega de Evidencias podrá ingresar a las instalaciones de la misma,
lo casos serán entregados en la zona de recepción para los mismos.

Cada vez que el E.M.P o E.F ingrese o salga de la Bodega de Evidencias se procederá a firmar cadena de
custodia, dejando las observaciones en que se entrega y recibe.

ENVIO DE RESULTADOS Y E.M.P/E.F.

Los resultados obtenidos por parte de los diferentes peritos de las especialidades, serán entregados en original
y copia por medio de libro foliado y en los casos que haya lugar diligenciamiento de cadena de custodia a la
Bodega de Evidencias junto con sus anexos.

Si el informe presenta inconsistencias o sus anexos se le hará saber al perito inmediatamente para su
correspondiente corrección y así proceder con el envío del mismo.

Al momento de realizar el traspaso a los custodios trasportadores, se les deberá informar sobre las condiciones
de preservación, almacenamiento y seguridad que requiere el elemento material probatorio.

La bodega de evidencias es la encargada de recibir los diferentes resultados de las solicitudes de estudio y así
miso serán enviados por medio del correo certificado, para esta actividad tendrá tres días hábiles; los
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resultados de las diferentes disciplinas que estimen que sean entregados urgentemente se harán llegar
personalmente dentro de la ciudad de Bogotá.

Los resultados que se entreguen por ventanilla, deberán quedar registrados en el libro de evidencias
perteneciente a la Bodega de Evidencias, donde firma el funcionario que recibe.

Cuando el archivo correspondiente a cada informe de laboratorio enviado obtenga sello o recibido por parte de
la autoridad solicitante o empresa de correos, se devolverá mediante planilla perteneciente al laboratorio u
oficio procedente de la Bodega de Evidencias.

Realizada la disposición final del elemento se archivara en la bodega de evidencias del lugar o en el laboratorio,
según sea el caso, donde se someterá a las normas establecidas por el Archivo General de la Nación para
manejo documental.

DESTRUCCION DE REMANENTES.
Se reciben los remanentes mediante registro de cadena de custodia y libro foliado perteneciente a la Bodega
de Evidencias por parte de los diferentes peritos de las especialidades sellados y con rotulo que especifique la
sustancia, peso, noticia criminal y orden de trabajo.

El almacenamiento de los remantes deberá ser en un contenedor con llave y dentro de las instalaciones de la
Bodega, para su posterior destrucción, una vez cumplan el tiempo establecido o sea allegada la orden de
destrucción de autoridad judicial correspondiente.

Para realizar la destrucción de los elementos que han cumplido el tiempo o se cuenta con la orden de
autoridad, se solicita con antelación mediante escrito al Ministerio Público la asignación de un funcionario
idóneo para que haga presencia en las instalaciones de la bodega de evidencias y avale el procedimiento de
destrucción, junto con un responsable del laboratorio comprometido, un fotógrafo y un perito que realice
análisis pertinentes a los diferentes remantes que se destruirán.

Se coordina una cita con antelación a la entidad encargada para su respectiva incineración, la cual pesara los
remanentes antes de proceder y entregara un acta del actuar por parte de la empresa contratada.

De lo anterior, se generará un acta por parte de la Bodega de Evidencias en la cual firmarán los que intervienen
en la destrucción de los remanentes e informara al jefe del área, grupo o laboratorio regional de lo actuado.

Las cadenas de custodia de cada uno de los remanentes se entregan a el laboratorio del cual provenían las
muestras, quienes deben aplicar las tablas de retención documental y dejar plasmado en las mismas la fecha y
acta de la respectiva destrucción.

Referencia documental
 Código de Procedimiento Penal
 Resolución No. 0-1890 del 05 de Noviembre de 2002 de la Fiscalía General de la Nación – Cadena de
Custodia.
 Resolución No. 0-2869 del 29 de Diciembre 2003, Manual de Procedimiento de Cadena de Custodia.
 Formato de Solicitud de Análisis
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 Rotulo de elementos materiales de prueba o evidencias físicas

 Ordenes de Trabajo
 Ordenes de Destrucción
 Registro de Cadena de Custodia
 Actas

Formatos y/o Anexos

 Solicitud de análisis
 Rotulo elemento material de prueba o evidencia física
 Cadena de custodia

Glosario

Acta: Documento en el cual el redactor de la misma refiere circunstancialmente un hecho o acto jurídico,
relatando la forma de su acontecimiento, el estado de las cosas y las manifestaciones de voluntad de las
personas que participaron en él.

Almacenamiento: Bodegaje de los elementos materia de prueba y evidencia física en los almacenes de
evidencias generales y transitorios teniendo en cuenta las condiciones mínimas necesarias para su
conservación.

Análisis: Estudio técnico-científico al lugar de los hechos y a los elementos materia de prueba y evidencia
física.

Diligencia: Inspección de tipo judicial que se realiza dentro de una investigación. Es el cuidado, actividad y
prontitud con que se realiza un acto al que e esta jurídicamente obligado. Es toda actuación que realizan el
juez, sus auxiliares o comisionados y las partes interesadas dentro de un proceso o con relación a este.

Documento: Escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos,
grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo
objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo y las inscripciones en lápidas, monumentos,
edificios o similares.

Elemento Materia de Prueba EMP o Evidencia Física EF: Elementos físicos que se recaudan por un
investigador como consecuencia de un acto delictivo, los cuales pueden servir en la etapa del juicio para
demostrar que la teoría del caso que se expone ante el juez es cierta y verificable.

Elementos relacionados con una conducta punible que sirven para determinar la verdad en una actuación
penal.

Embalaje: Es el procedimiento técnico utilizado para preservar y proteger en forma adecuada los elementos
materia de prueba y evidencia física hallados y recolectados en el lugar de los hechos, en los lugares
relacionados y en las diferentes actuaciones de Policía Judicial, con el fin de ser enviados a los respectivos
laboratorios o bodegas de evidencia.
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Informe: Entiéndase como el documento que rinden los funcionarios de Policía Judicial, o quienes hagan sus
veces por vía de excepción, en el cual se plasman todas las actividades desplegadas durante la indagación e
investigación con los requisitos de ley.

Raspado: Raer ligeramente una cosa.

Remanentes: ES el material que queda de una muestra luego de habérsele realizado un estudio y que puede
ser utilizado para un nuevo estudio o para reanálisis. Este material debe mantenerse almacenado en las
condiciones de preservación adecuadas.

Sistema: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí, que realizan una actividad para
alcanzar un objetivo.

Traslado: Es el movimiento que se hace de los elementos materia de prueba y evidencia física, de un sitio a
otro.